Sage 50. Procedimentos para efectuar a Passagem de Ano.

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1 Sage 50 Procedimentos para efectuar a Passagem de Ano

2 ÍNDICE PROCEDIMENTOS INICIAIS... 1 NOTA PRÉVIA... 1 ORDEM CORRECTA DE PASSAGEM ANO ENTRE APLICAÇÕES... 1 EXECUÇÃO DA PASSAGEM DE ANO... 1 PASSAGEM DE ANO DE CONTABILIDADE... 2 ASSISTENTE DE PASSAGEM DE ANO... 2 Bem vindo ao assistente de Passagem de Ano de Contabilidade... 2 Passo 1 de 4 Selecção de passagem de ano... 3 Passo 2 de 4 Bancos... 3 Passo 3 de 4 Contabilidade... 5 Passo 4 de 4 Execução... 7 PASSAGEM DE ANO DE GESTÃO DE ACTIVOS... 8 PASSAGEM DE ANO DE GESTÃO DE PESSOAL ACCESS

3 Procedimentos Iniciais Este tópico aborda as considerações e procedimentos iniciais que devem estar presentes antes da realização da Passagem de Ano, nomeadamente: Ordem de execução de Passagem de Ano entre aplicações; Menu e ano de Passagem de Ano entre aplicações. Nota prévia Para uniformizar o processo das passagens de ano nas aplicações Linha 50, este passa a ser executado no exercício que finda (Ano N) para o exercício actual (Ano N+1). Exemplo: Para efectuar a passagem de ano de 2014 para 2015 tem de entrar na empresa de D14 para proceder à transferência dos saldos e dados para D15. O utilizador entra na empresa que cessa o ano para fazer a abertura da empresa no novo ano. Este processo encarrega-se de criar a nova empresa e atribuir o acesso aos mesmos utilizadores. Tendo em conta o automatismo introduzido no processo de passagem de ano torna-se desnecessária a utilização da área de responsável de sistema. Em suma e por outras palavras não é necessário executar: Duplicação de Empresas. Associar utilizadores à (s) empresa (s) criada (s) no novo ano. Ordem correcta de passagem ano entre aplicações Não existe uma ordem rígida para proceder à passagem de ano entre as 3 aplicações de Linha 50 Contabilidade, Gestão de Activos e Gestão de Pessoal é, portanto, facultativa. Execução da Passagem de Ano A opção de menu de Passagem de Ano está disponível no menu de Utilitários e deverá ser sempre executada na base de dados do ano que finda e nunca no novo ano. Neste contexto, deve entrar no Ano N (ano que terminou) e aceder à seguinte opção: Contabilidade o Utilitários Passagem de Ano Gestão de Activos o Utilitários Passagem de Ano Gestão de Pessoal o Utilitários Passagem de Ano 1

4 Passagem de ano de Contabilidade Esta função é executada no ano que findou (Ano N) e procede automaticamente à abertura de um novo ano (Ano N+1). Esta opção procede automaticamente à transferência de dados das tabelas e ficheiros de uma empresa, de um ano terminado para o novo ano. As Passagens de Ano de Contabilidade e dos módulos de Documentos em Aberto e Bancos estão integradas numa só opção. A Passagem de Ano é acompanhada por um Assistente que recolhe todos os pedidos necessários à execução e é efectuada a partir do ano origem criando automaticamente a nova empresa e garantido que esta herda todas as permissões da anterior. Assistente de Passagem de Ano Este assistente tem como finalidade efectuar a passagem de ano dos dados do ano que findou para o novo ano. É composto pelos seguintes passos: Bem vindo ao assistente de Passagem de Ano de Contabilidade Antes de iniciar o assistente deve executar cópias de segurança. Este assistente não executa cópias de segurança aos dados. Por este motivo antes de efectuar a passagem de ano ou a repetição de passagem de ano tem de realizar cópias de segurança. Para avançar deverá assinalar o respectivo campo Executei e garanto cópias de segurança actualizadas. 2

5 Passo 1 de 4 Selecção de passagem de ano Configuração das operações e selecção das operações a executar. Deverá selecionar as opções que pretende executar e de seguida premir Seguinte : Contabilidade Caso trabalhe com o módulo de Documentos em Aberto saiba que a passagem de ano é simultânea à de Contabilidade. Bancos Passagem de Ano do módulo de Bancos. Caso pretenda sair do assistente deve premir Cancelar. Passo 2 de 4 Bancos Esta operação é executada de forma autónoma e isolada à passagem de ano da aplicação de Contabilidade. Estas opções estão inibidas se no passo anterior não assinalar Bancos. 3

6 O utilizador é interpelado com os seguintes pedidos: Código do Documento Bancário. Indique qual o documento bancário em que vão ficar associados os movimentos de abertura. Nesta fase deve ser dado a conhecer ao sistema um documento com a tipificação de Saldo de Abertura, isto é, tipificação igual a 3 (consulte pormenores da tipificação no manual de Contabilidade Linha 50). Ao repetir a Passagem de Ano todos os Movimentos Bancários existentes no novo ano com Tipo de Documento = "Abertura" serão eliminados. Contudo, nos Movimentos de Banco o conceito de Tipo de Documento não existe, o que implica não haver o conceito de Saldo de Abertura. Desta forma, a informação será baseada na Data do Movimento. Deste modo, aquando da repetição da Passagem da Ano serão eliminados todos os Movimentos do Banco cujo ano seja inferior ao novo ano. Talões de Depósito em Aberto e de Movimentos Bancários Em relação aos Talões de Depósito em Aberto e de Movimentos Bancários Temporários, deverá assinalar/decidir se são ou não transferidos para o novo ano. Movimentos Bancários (da empresa) A passagem de ano, na primeira vez que é realizada, efectua uma cópia para a nova base de dados das tabelas específicas de bancos. Esta operação tem também em conta os itens não reconciliados de forma a passarem para o exercício seguinte. São movimentos automáticos do sistema que aparecem de forma detalhada no extracto bancário (inalteráveis). A descrição dos mesmos é finalizada com as letras SA (saldo de abertura). O saldo das contas bancárias (saldo inicial) é construído, em bolo, com o valor reconciliado, que compõe o saldo a 31 de Dezembro de cada ano, também com a descrição de Saldo inicial, mas com a marcação de reconciliado. Este movimento está, para todos os efeitos reconciliado, logo não é possível efectuar qualquer alteração. Em caso de repetição da operação de passagem de ano, estas linhas são apagadas e criadas novas linhas, em função da situação existente no momento em que a nova passagem de ano é efectuada. Os movimentos já lançados no ano N+1, com um tipo de documento diferente do de abertura não são apagados. 4

7 Exemplo: O saldo do banco XPTO a 31 de Dezembro de N é de 2,345.90, sendo composto por: 2, em valores reconciliados (calculado por diferença) e em valores não reconciliados. Na passagem de ano os movimentos que compõem o saldo não reconciliado ( ) passam de forma detalhada, com um documento com a tipificação saldo de abertura e à descrição original são acrescentadas as letras SA. O remanescente para perfazer o saldo (2, ) com o mesmo tipo de documento e a descrição Saldo de abertura reconciliado. As datas (data valor e data do movimento) destes movimentos são a do primeiro dia do ano, neste caso, 01/01/N+1. Movimentos do Banco Na operação de passagem de ano, também os movimentos constantes na tabela de movimentos do banco que não estejam reconciliados (campo data de reconciliação vazio), passam para a nova base de dados. Estes passam exactamente com os mesmos dados que existem na tabela. Passo 3 de 4 Contabilidade A Passagem de Ano de Contabilidade é a operação de passagem de saldos do exercício anterior para o exercício actual. Esta operação pode ser executada quantas vezes forem necessárias sem alterar os movimentos e acumulados do mês de Janeiro e seguintes do exercício (empresa) actual. Basta, para esse efeito, reiniciar o assistente. Desta forma é possível continuar a lançar o ano anterior e simultaneamente começar a lançar o ano actual. Primeira Passagem de Ano Nesta operação, e só na primeira passagem de ano, são copiados todos os Ficheiros e Tabelas do ano anterior para o novo ano. Código do diário Código do diário no qual vão ser lançados os movimentos de abertura. Este código tem que existir na tabela de Diários. Dado que cada movimento vai constituir um documento, portanto sem balanço entre débito e crédito, deve colocar na ficha deste diário a indicação de que não pretende este tipo de controlo. 5

8 Número do diário Número de início da numeração dos documentos. A numeração destes documentos a nível de diário é distinta e é feita sequencialmente a partir do número aqui indicado. Código do documento Código de documento que vai ser usado para os movimentos de abertura. Este código tem que existir na tabela de Documentos. O número do documento vai ser 1 para todos os movimentos de abertura. O sistema vai apagar eventuais movimentos de abertura já existentes no novo ano e, de seguida, percorrer o plano de contas do ano anterior e, para cada saldo das contas de movimentação criar um movimento de abertura. Para transferir os saldos existentes nas contas 6 e 7, bem como das contas da analítica, deve assinalar essa intenção na Definição Complementar Passagem de Ano. O Diário e o Documento pedidos são utilizados na passagem de ano do módulo de Documentos em Aberto. Repetição da Passagem de Ano Esta função é executada no ano que findou (Ano N) e procede automaticamente à abertura de um novo ano (Ano N+1). Para proceder à repetição da passagem de ano de Contabilidade reinicie o Assistente de Passagem de Ano. Após efectuar a repetição da Passagem de Ano de Contabilidade, algumas tabelas podem ser novamente transferidas do ano transacto, basta para isso que o utilizador marque as respectivas tabelas da lista que surge no Passo 3 de 4, aquando da repetição da passagem de ano. Exemplo: Na primeira passagem de ano são transferidas todas as tabelas incluindo a Tabela de Reflexões. No novo ano foram elaboradas algumas alterações nesta tabela. Se eventualmente pretender recuperar a tabela do ano transacto será suficiente efectuar uma nova passagem de ano e seleccionar a respectiva tabela na janela de Selecção de Tabelas que surge durante a repetição da Passagem de Ano. Desta forma a tabela do Ano N+1 será apagada e reposta a do ano passado. Note ainda que repetição da Passagem de Ano não volta a copiar o Plano de Contas na íntegra, pois este já foi transposto aquando da primeira Passagem de Ano realizada. Logo, sempre que criar uma ou mais contas novas no exercício anterior (Ano N), e repetir a rotina da Passagem de Ano para N+1, essas novas contas são transferidas individualmente. No entanto, no que concerne ao exercício novo (Ano N+1), não é recomendável que seja criado um plano de contas distinto antes de executar a mudança definitiva de ano, já que o novo plano pode revelar-se incompatível com os movimentos de abertura do ano. As alterações à estrutura do plano de contas, 6

9 nomeadamente aquelas que alteram os níveis das contas integradoras, devem ser feitas apenas após a passagem de ano. Documentos aberto A Passagem de Ano de Documentos em Aberto consiste na passagem de Saldos e Histórico e na cópia do ficheiro de Pendentes, Liquidações, Letras e Tabelas de apoio do exercício anterior para o exercício actual. Neste módulo não existe o conceito de repetição de passagem de ano. Passo 4 de 4 Execução Neste passo final o assistente está pronto para executar as operações configuradas. Deverá premir Iniciar para executar o assistente. Se pretende rever ou alterar as definições estabelecidas deve premir Anterior. Para sair do assistente sem executar deve premir Cancelar. 7

10 Passagem de Ano de Gestão de Activos Esta função é executada no ano que findou (Ano N) e procede automaticamente à abertura de um novo ano (Ano N+1). Novas Datas Deve indicar a nova data de processamento activos, tem em conta que a mesma pode ter implicações no cálculo das depreciações e reavaliações, nomeadamente a indicação de processamento anual (31-12-AAAA) ou processamento duodecimal (31-01-AAAA) Ter em atenção à modalidade pretendida para o cálculo das depreciações (Anual / Duodecimal). A nova data inicial e final de tributação é sugerida automaticamente e corresponde ao ano fiscal da aplicação. Em Utilitários existe uma função para Alteração da Data de activos. Quando se pretende alterar o ano de processamento, é nesta opção que deve ser feito. Passar activos abatidos Esta opção, caso se encontre marcada, permite indicar ao sistema que os activos abatidos, cuja data de abate seja inferior ou igual à data final de tributação do ano origem, serão copiados para o novo ano. Passar activos desreconhecidos Esta opção, caso se encontre marcada, permite indicar ao sistema que os activos desreconhecidos, cuja data de desreconhecimento seja inferior ou igual à data final de tributação do ano origem, serão copiados para o novo ano. Caso se trate de uma repetição de Passagem de Ano a aplicação alerta-o com a seguinte mensagem: Se premir SIM os dados do novo ano serão apagados 8

11 Passagem de Ano de Gestão de Pessoal Access Esta função é executada no ano que findou (Ano N) e procede automaticamente à abertura de um novo ano (Ano N+1). Esta opção procede automaticamente à transferência de dados das tabelas e ficheiros de uma empresa, de um ano terminado para o novo ano. A Passagem de Ano é acompanhada por um assistente. Primeiro passo No primeiro passo deste assistente a aplicação questiona se pretende: Manter as datas de férias na ficha de pessoal; Limpar as datas de férias da ficha de pessoal; Incrementar um ano à data de férias da ficha de pessoal 9

12 Segundo passo No segundo passo do assistente o utilizador decide se pretende: Manter o mesmo arquivo digital Transferir para o novo ano os funcionários em situação de inactivos. Renumerar as fichas dos funcionários. Por exemplo: o funcionário 2 está inactivo e não se pretende transpor a sua ficha para o novo ano. Se escolher a opção Renumerar o funcionário 3 passa a ser o 2 e assim sucessivamente. Último passo Para efectivar a Passagem de Ano, deve rever as decisões tomadas nos passos anteriores e confirmar no botão Terminar : 10

13 Caso se trate de uma repetição de Passagem de Ano a aplicação alerta-o com a seguinte mensagem: Se premir SIM os dados do novo ano serão apagados 11