Ligação à Contabilidade

Transcrição

1 Ligação à Contabilidade Página 1 de 5

2 Para poder utilizar o módulo de ligação à contabilidade, antes de mais terá que configurar a forma como o GesPOS vai interligar com a contabilidade. Essa parametrização é feita acedendo ao menu Diversos/Utilitários/Ligação à Contabilidade/Configuração de Contas (figura 1). Figura 1 Na janela de configuração de exportação (Figura 2), poderemos, para cada modelo, configurar os documentos que serão exportados. Figura 2 Ao configurar um documento deverá ter em atenção as séries existentes, uma vez que cada série tem que ter uma configuração independente. Configurar um documento Para configurar um documento será necessário preencher os seguintes campos: Cabeçalho: Código do Diário: Corresponde ao diário na contabilidade onde o será lançado. Código do Documento: Corresponde ao documento na contabilidade onde o documento será lançado Página 2 de 5

3 Linhas: Conta: É a conta de lançamento na contabilidade. Neste campo poderá indicar directamente a conta ou uma fórmula. Se utilizar uma fórmula, poderá utilizar as variáveis disponíveis para o efeito. Se carregar no botão fx (coluna a seguir à conta), surgirá o editor de fórmulas (figura 3). Estas variáveis permitem o mapeamento entre a informação do GesPOS e a contabilidade. Figura 3 Variáveis Disponíveis: <V> Vendedor indicado no documento. <Z> Zona indicado no documento. <E> Cliente/Fornecedor indicado no documento <NIF> Número de contribuinte do Cliente/Fornecedor <MP> Modalidade de pagamento associada à entidade do documento <S> Série usada no documento Nota: Para indicar automaticamente o número do cliente sem ter de ir às tabelas e preencher manualmente o número do cliente, aceda a "Diversos/Utilitários/Ligação à Contabilidade/Configuração de Contas" no campo relativo a clientes (coluna Conta - 221) adicione a variável <E>, ficando 221<E>. No entanto, deve ser acrescentado um número para que se possa adicionar mais do que 9 clientes e para não criar subcontas. Por exemplo 221<E,3> para que a numeração fique 001, de forma a poder-se introduzir 999 clientes. Esta situação apenas funciona para clientes que tenham a mesma numeração no Gespos e na contabilidade. Como mapear a informação do GesPOS para a contabilidade através destas variáveis? Na janela inicial da configuração (figura 2), se carregar no botão Tabelas, aparecerá a janela de introdução de valores por tabela (figura 4). Do lado esquerdo está a lista das tabelas que podem ser mapeadas, do lado direito estão os registos existentes no GesPOS para a tabela seleccionada. Página 3 de 5

4 Figura 4 Por exemplo, para o fornecedor com o código 1, podemos associar a conta da contabilidade. Para criar esse mapeamento, basta na coluna Geral, indicar a conta Desta forma, sempre que for exportado um documento de compra do fornecedor 1, a variável <E> irá assumir o valor Sempre que a GesPOS não encontrar um valor mapeado para uma variável, essa variável não terá nenhum valor. Valor: É o valor a ser lançado na linha. Este campo deverá conter uma fórmula. Se o valor calculado neste campo for igual a zero, esta linha não será lançada na contabilidade Como configurar um novo documento utilizando um modelo já existente? Como para cada documento, temos que configurar cada uma das séries existentes, se tivermos muitas séries criadas no GesPOS, corremos o risco de ter que repetir os mesmos passos muitas vezes. Nesses casos, para que o processo de configuração seja mais rápido e menos trabalhoso, podemos recorrer ao uso dos botões de Copiar/Colar (figura 5). Figura 5 Copiar Colar Apagar Para isso basta abrir o documento que queremos utilizar como modelo e seleccionar as linhas que pretendemos copiar (na primeira coluna da tabela de configuração dos campos). Assim que alguma linha é seleccionada, o botão de copiar fica activo. Basta carregar no botão Copiar, seleccionar o novo documento a configurar e carregar no botão Colar, que entretanto ficou activo. Nota: ao colar, todas as linhas que eventualmente existam serão substituídas. Exportação para ficheiro de texto Acedendo ao menu Diversos / Utilitários / Ligação à Contabilidade / Exportação de Documentos (figura 1) surge a janela de exportação (figura 6). Figura 6 Página 4 de 5

5 Na parte esquerda da janela poderemos indicar qual o modelo da contabilidade a usar, o intervalo de datas desejado, bem como os documentos que queremos incluir no ficheiro de texto. Carregando no botão Actualizar, são carregados para a grelha todos os documentos que satisfaçam os critérios indicados. Fazendo duplo clique na grelha, será apresentada a pré-visualização do documento (figura 7). Podemos indicar ainda, para cada um dos documentos listados na grelha, se este será exportado ou não (primeira coluna). Figura 7 Depois de seleccionados os documentos a incluir no ficheiro é necessário carregar em Exportar para procedermos á exportação. No diálogo de gravação (figura 8) basta indicar o nome e a localização do ficheiro a gerar, para que o processo de exportação fique concluído. Figura 8 Página 5 de 5