AULA TEÓRICA 11 Tema 7. Introdução ao Microsoft Access (cont.)

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1 AULA TEÓRICA 11 Tema 7. Introdução ao Microsoft Access (cont.) Ø Listas de pesquisa Ø Edição e formatação de tabelas Ø Ordenação de dados Ø Relações entre tabelas Ø Consultas Ø Relatórios Ø Formulários 1

2 Listas de Pesquisa (Lookup Lists) Permitem a selecção de informação existente, em vez da sua constante digitação: 2

3 Para isso ao criar a estrutura da tabela, nomeadamente no campo Estado civil, aceder as suas propriedades depesquisa (Lookup): 3

4 Edição e Formatação de Tabelas Introdução de Dados A tabela foi criada em modo Estrutura (Design View). Para inserir dados/ registos na tabela utiliza-se o modo Tabela de Dados (Datasheet View), através dobotão Abrir (Open). Insere os dados relativos aoscampos de cada registo: Para inserir um novo registo, a qualquer momento, clique no botão 4

5 Alteração da largura das colunas e da altura das linhas Tal como no Excel, a forma mais fácil e rápida é utilizar o mouse. No entanto, a alteração da altura da linha afecta sempre todas as linhas da tabela de Access. Para voltar à situação normal, aceder ao menu Formatar (Format), comando Mostrar Colunas (Unhide Columns). Esconder e congelar colunas Para esconder coluna(s) seleccione a(s) coluna(s) pretendida(s), acede ao menu Formatar (Format), comando Ocultar Colunas (Hide Columns). Congelar colunas é uma opção que utilizamos quando queremos fixar um (ou vários) campos, do lado esquerdo do ecrã, de forma a que estes não desapareçam à medida que avançarmos para os campos mais à direita. Seleccione a(s) coluna(s) pretendida(s), acede ao menu Formatar (Format), comando Fixar Colunas (Freeze Columns). Para voltar à situação normal, aceder ao menu Formatar (Format), comando LibertarTodas ascolunas (Unfreeze Columns). 5

6 Alterar Estrutura da Tabela Pode apagar campos (colunas) em modo Tabela de Dados (Datasheet View), seleccionando a coluna e utilizando o comando Eliminar Coluna (Delete Column) do menu Editar (Edit). Os próprios nomes dos campos podem ser alterados em modo Tabela de Dados (Datasheet View), sendo apenas necessário fazer clique duplo sobre o nome do campo respectivo e alterar. Formatação dos Dados Através do menu Formatar (Format), Tipo (Font). Copiar, mover e Apagar Dados Estas operações básicas com os dados são também utilizadas no Access como qualquer outra aplicação Windows, seja através do menu Editar (Edit), comandos Cortar/Copiar/Colar (Cut/ Copy/ 6 Paste) ou dos respectivos botões.

7 Ordenação Rápida dos Dados A qualquer momento, o utilizador pode ordenar a sua tabela, de forma ascendente ou descendente, bastando para isso: Posicionar o cursor no campo pretendido Aceder ao menu Registos (Records) e seleccionar o comando Ordenar (Sort) ou fazer clique num dos botões 7

8 Relações entre Tabelas Sempre que possível, ao analisarmos a estrutura da nossa base de dados, devemos ter a preocupação de subdividir a informação em vários grupos (várias tabelas), de forma a possibilitar uma óptima gestão e organização da informação. Deste modo, ao criarmos a base de dados, serão constituídas várias tabelas, muitas das quais terão de ser relacionadas. 8

9 A definição de relações entre tabelas (Relationships) pode assumir várias formas, nomeadamente: um-para-um (one-to-one), que significa que para cada registo de uma tabela, existe um só registo relacionado em outra tabela. Por exemplo, entre uma tabela de vendedores e outra de viaturas atribuídas. um-para-muitos (one-to-many), que significa que para cada registo de uma tabela, existem muitos outros registos relacionados em outra tabela. Por exemplo, entre uma tabela de dados de clientes e outra de cursos facturados. muitos-para-muitos (many-to-many), que significa que para vários registos de uma tabela, existem muitos outros registos relacionados em outra tabela. Estas situações devem sempre ser decompostas em relações do tipo um-para-muitos. 9

10 Para definir relações entre tabelas: Acede ao menu Ferramentas (Tools) e seleccione o comando Relacionamentos (Relationships) ou fazer um clique no botão Ao surgir uma caixa de diálogo seleccione as tabelas e/ou consultas a relacionar. Se as tabelas em causa já possuem chaves primárias, definidas em campos com a mesma designação, elas são de imediato construídas pelo Access. O campo de ligação deve ter, se possível, o mesmo nome e tem de ser do mesmo tipo em ambas as tabelas, excepção feita à relação entre um campo Numeração Automática (AutoNumber) e um campo Número(Number), em que este tem de ser obrigatoriamente do tipo Número-Inteiro Longo (Number-Long Integer). 10

11 Consultas (Queres) Uma consulta (query) é uma forma de analisar a informação nas tabelas da base de dados, de forma a obter um conjunto filtrado de informação. As consultas permitem a visualização de dados contidos em uma ou várias tabelas, ou consultas. A alteração dos dados na consulta implica a sua imediata alteração na(s) tabela(s) a que está associada. Existem no Access quatro tipos principais de consultas: 11

12 Consulta Selecção (Select Query) São as consultas mais usadas pela maioria dos utilizadores, normalmente direccionadas para: seleccionar um conjunto de campos de uma ou várias tabelas criar condições que permitam filtrar um conjunto específico de registos criação de campos calculados e operações estatísticas com osregistos. Consulta Tabela de Referência Cruzada (Crosstab Query) São utilizados para a visualização dos registos em formato folha de cálculo, em que os dados obtidos surgem na intersecção entre dois campos. 12

13 Consultas de Acção (Action Query) Ao contrário das Consultas de Selecção, as consultas de acção têm como objectivo realizar um conjunto de operações que implicam mover ou alterar os dados contidos na(s) tabela(s). Existem vários tipos de consultas de acção: Consulta Criar Tabela (Make-Table Query) utilizada para a criaçãode tabelas Consulta Eliminar (Delete Query) permite o apagamento de conjuntos específicos de registos numa tabela Consulta Acrescentar (Append Query) utilizada para adicionar registos a uma tabela já existente Consulta Actualizar (Update query) possibilita a alteração de dados numa tabela. Consultas Específicas SQL (SQL Specific) São consultas que apenas podem ser criadas com declarações escritas em linguagem SQL, não podendo ser convertidos para Consultas do tipo Selecção. 13

14 Criação de uma Consulta de Selecção Para criar qualquer consulta, seja qual for o seu tipo: posicione-se na janela de base de dados seleccione o objecto consultas (Queres) faça um clique no botão Novo (New). O Access apresenta-nos quatro assistentes (Wizard) para a criação de consultas: 14

15 Pode escolher o processo manual (sem assistentes), seleccionando o modo de Estrutura (Design View), ou usar o Assistente de Consulta Simples (Simple Query Wizard). Condições Simples e Múltiplas Uma das funções mais importantes nas consultas é a possibilidade de criar um conjunto filtrado de dados, tendo por base condições (simples ou múltiplas). a) Consulta com condição simples. Por exemplo, pretende-se uma consulta que visualize somente os registos cujo estado civil seja casado. Para isso é necessário abrir a consulta em modo de Estrutura (Design) e indicar a condição simples na linha de Critérios (Criteria). 15

16 Existem inúmeras possibilidades de enunciar condições na consulta. Algumas das situações mais utilizadas: 16

17 Consulta com condição múltipla Pretende-se uma consulta com registos ordenados por ordem crescente dos Apelidos, em que Data de Nascimento seja superior a e Estado Civil seja casado(a) ou Viuvo(a): 17

18 Consultas com Relações entre Tabelas Em algumas situações pode ser necessário obter uma consulta com um conjunto de registos constituído por dados oriundos de várias tabelas, pelo que surge a necessidadedeas relacionar. Essa relação tem por base um campo comum (por exemplo, o NºBI); A grande diferença é que enquanto ao definir relações entre as tabelas na janela Relacionamento (Relationships), estas mantêm-se globalmente, as relações criadas numa consulta dizem apenas respeito a essa consulta específica. 18

19 Relatórios (Reports) Um relatório é o objecto do Access normalmente utilizado para apresentar um conjunto de informação da base de dados, sob a forma de um documento impresso. Os relatórios podem ser criados através de três processos: Estrutura (Design View) Assistente de Relatórios (Report Wizard) Relatórios Automáticos (Auto Reports) Isso significa que é possível personalizar um relatório, embora as possibilidades apresentadas pelos Assistentes sejam bastante próximas das necessidades usuais. 19

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21 Formulários (Forms) Com os Formulários é possível apresentar, introduzir e alterar os dados dos registos de uma forma agradável através da utilização de vários tipos de fontes de letra, de outros tipos de efeitos gráficos, tais como as cores e os sombreados e vários recursos de desenho. É possível personalizar um formulário a partir de Vista de Estrutura (Design View). 21

22 Importar uma tabela de Excel para Access e exportar uma tabela de Access para Excel Uma das características mais positivas do Access é a facilidade com que trabalha dados em outros formatos, não só das aplicações que constituem o Office, mas de uma grande variedade de folhas de cálculo, processadores de texto e outros sistemas degestão debasesdedados. É possível até arrastar um conjunto de células do Excel (Drag and Drop) e, ao largá-las na janela da base de dados do Access, obter, de imediato, uma tabela. Poderá também exportar directamente por Arrastar e Largar (Drag and Drop) uma tabela de Access para o Word ou Excel. 22