MANUAL Formação: TIC (Word) Maio a Jul/2011

Transcrição

1 AULA Nº 13 (29/06/2011) MANUAL Criar Tabela em Excel (folha de cálculo) 1ª Regra p/ utilizar o Excel: Por defeito em o Excel encosta à esquerda o texto e os números à direita Iniciar a tabela colocando os meses na coluna A, Despesas na coluna B, Receitas na coluna C e Saldo na coluna D Atribuir valores nas despesas e receitas. Na coluna do Saldo deverá aparecer a diferença entre as Receitas e as Despesas. Para isso devemos formatar a célula da seguinte forma: Na célula D2 efectuar Shift = C2 B2 (enter) irá surgir o valor do saldo. Utilizar a mesma formula para os meses seguintes. No mês de Fevereiro deu erro #VALOR dado que estava mencionado na despesa 20., pelo que o Excel não assumiu como valor (assumiu como texto). Forma mais simplificada: Depois de inserir a fórmula na 1ª célula, ou seja Shift = C2 B2 (enter) clicar na célula e arrastar o quadradinho preto no canto inferior do lado direito, pelas células pretendidas (automaticamente ficarão as restantes células formatadas da mesma forma que a 1ª). Se pretender que o saldo negativo apareça a vermelho e o saldo positivo apareça a azul poderá fazê-lo da seguinte forma: Seleccionar todas as células do saldo + formatar + formatação condicional

2 Condição o valor da célula é menor que Zero (número) + Formato + Tipo de Letra + cor (escolher vermelha) Para os valores positivos, no mesmo ecran da formatação condicional Adiciona irá aparecer condição 2 e colocar: o valor da célula é maior que Zero (indicar número) + formatar + tipo de letra cor Azul

3 Irá ficar da seguinte forma: MANUAL INSERIR GRÁFICO Seleccionar no n/ Mapa inicial as células seguintes: Meses Janeiro a Dezembro e a colunas dos valores Despesas de Janeiro a Dezembro Inserir gráfico: no ícone c/ o grafico ou efectuar Inserir + Imagem + Gráfico Obs: para arrastar o gráfico (mudar de sítio) clicar na parte branca e arrastar para o local pretendido

4 Se pretender reduzir o número de meses clicar c/ botão do rato do lado direito irá aparecer uma barra de ferramentas pequena c/ a opção Formatar Eixo seleccionar escala e na opção Nº de categorias entre as rótulas das marcas de escala e colocar 2 + Ok (irá reduzir apenas p/ 6 meses) Para alinhar o texto c/ o gráfico também poderá colocar os meses na horizontal, seguir os mesmos passos de Formatar eixo seleccionar Alinhamento rodar a bola vermelha para os 90º Para inserir novo gráfico, agora com os valores das despesas e das receitas fazer os mesmos passos, só que deverá seleccionar a coluna das receitas também.

5 Formatar Legenda (por ex: para ocupar menos espaço) Clicar c/ botão do lado direito do rato s/ a legenda Formatar legenda Posicionamento e seleccionar Em baixo + OK Aula 14-04/Jul/2011 Excel: Para efectuar operações aplicam-se a seguintes regras: Obs: Atenção às células onde são colocados os valores para cálculo, por ex: B3 tem o valor de 256 se por lapso colocarmos C3 irá dar erro, pois essa célula esta vazia

6 Para aplicar separadores de milhar, símbolo do Euro, ou separadores de milhar, poder-se-á clicar no(s) ícone(s) respectivo(s) disponível na Barra de ferramentas Formatação ou formatar a traves do Menu (seleccionar célula ou células pretendidas: Formatar + Células + Número (escolher as opções pretendidas Calcular o ano de nascimento: Datas de Nascimento Escrever a sua data de nascimento Formatar a célula e escolher a descrição pretendida para a data mencionada. Seleccionar célula, clicar no botão do lado direito do rato + Formatar Células + Seleccionar Número na categoria seleccionar Data e o tipo de descrição pretendida (ou utilizar o Menu + Formatar + Células + Número, etc) Para utilizar o mesmo tipo de formatação em + células poderá utilizar o ícone do pincel

7 Aproveitar os dados de uma célula para formatar outra Colocar datas pretendidas na coluna B Na coluna C irá colocar = B4 (irá aparecer a mesma data que na B4) Seleccionar a célula C4 e formatar a célula para outro modelo de apresentação da data. Copiar a formatação da célula C4 para as restantes linhas..(conforme exemplo abaixo indicado) Criar lista - Dados/Validação Criar Lista pretendida em Excel (por ex: tabela com despesas dos vendedores de uma empresa) Titulo: Despesas + nome vendedor, data da despesa, descrição da despesa e valor Separadamente Criar Lista com os nomes dos vendedores; Separadamente Criar Lista com os tipos de despesas; Para aceder à lista dos vendedores/despesas, colocar o cursos na célula pretendida (por ex: A14) e aceder ao Menu: Dados + Validação de dados + por: escolher lista clicar em origem e seleccionar a lista pretendida (por ex: da célula B5 até à B17) + primir ok. Poderá também formatar a coluna A para 50 linhas com a mesma formatação, bastará que seleccione todas as células pretendidas em vez de apenas 1 (por ex: de A14 até A40) Quando necessitar dos nomes constantes da lista de vendedores/despesas, bastará clicar na seta e escolher o vendedor/tipo de despesa da lista. Assim, poderá ter um número ilimitado de vendedores/despesas com a designação igual (este tipo de lista permite que várias pessoas a possam utilizar sem que designem de forma diferente o mesmo nome (por ex. colocando acentos) ou despesa.

8 Utilizar Fórmulas Pode-se formatar a célula de forma que esta não possa ser modificada caso nos tenhamos enganado no nome do vendedor, caso efectuemos alguma alteração no quadro amarela irá automaticamente ser actualizado o valor no quadro ao lado (resumo total por vendedor) Fórmula: =SOMA.SE($C$4:$C$26;J3;$F$4:$F$26) (pode ser inserida manualmente ou utilizando ícone fx ou Menu Inserir Função e seleccionar a formula SOMA.SE Ok) Para formatar (Manualmente) a célula com esta fórmula proceda da seguinte forma: colocar o cursor na célula K3 escrever =SOMA.SE- abrir parentises - clicar na 1ª célula do 1º vendedor C4 clicar na tecla F4 e arrastar até ao último C26 ponto e vírgula - clicar na célula do nome do vendedor pretendido para quadro resumo I3- ponto e virgula - Clicar na 1ª célula do 1º valor F4 + clicar tecla F4 e arrastar até à última F26 e fechar parêntisis enter Para copiar esta fórmula para as células seguinte bastará fazer Cntrl C e Cntrl V ou utilizar os ícones copiar e colar

9 Para formatar c/ Ícone função fx ou Menu Inserir função Escolher SOMA.SE e ok Ira aparecer novo quadro (abaixo) No Intervalo colocar o cursos na célula C4 (1º vendedor da lista) e seleccionar até à célula C26 (último vendedor da lista)- primir a tecla F4 No critério colocar o cursor na célula do mapa resumo do 1º vendedor célula I3 No intervalo_soma colocar o cursor na célula F4 (1º valor da lista) e seleccionar até ao último valor célula F26 + primir tecla F4 OK Para aparecer a data e hora em que estamos a fazer o documento, inserir numa célula em branco a seguinte fórmula: =AGORA() Irá aparecer a data e a hora: :42

10 Ordenar de A a Z (ascendente) Poderá ordenar a tabela por ordem alfabética: Seleccionar as células desde o nome até à despesa (inclusivé) e todos os nomes até aos valores e clicar no ícone de A a Z (ascendente) irá ficar ordenado por ordem alfabética de A a Z (também poderá ser efectuado da forma inversa de Z a A (descendente)) Aula 15 06/07/2011 Guardar os n/ documentos na Pen-Drive Para mais facilmente copiar do computador para a sua Pen-drive : Introduzir a PEN no USB No ambiente de trabalho clicar em simultâneo nas teclas Janela Windows + E - efectuar esta operação 2 vezes. No seu ambiente de trabalho irão aparecer 2 janelas conforme exemplo abaixo. Numa irá abrir a pasta os meus documentos na outra a sua Pen disco amovível

11 Poderá copiar ou enviar os documentos de um lado para o outro de diversas formas: 1) Por arrastamento (será necessário algum cuidado, pois poderá eliminar num lado e passar para o outro ou copiar) 2) Clicando no ficheiro pretendido e clicar no botão do lado direito do rato e fazer enviar para escolher para onde pretende enviar o ficheiro 3) Cortar / Copiar e Colar utilizando o Cntrl+C e Cntrl+V ou utilizando os ícones de Cortar / Copiar Colar

12 Fórmulas Excel (continuação aula 14) Quantidade Descrição Preço Unitário Valor Mercadoria TX IVA Valor IVA Valor Total C/ IVA 100 Produto 1 14, ,00 0,13 188, , Produto 3 0,23 287,50 0,13 37,38 324,88 Produto Produto Produto Produto Produto Produto Produto Produto Mercadoria 1.737,50 Valor do IVA 225,88 Valor a Pagar 1.963,38 OBS.: Cálculo do valor da mercadoria é igual à quantidade x o preço unitário Cálculo do valor do IVA é igual ao valor da mercadoria x a Taxa do IVA Cálculo do valor Total c/ IVA é igual ao valor da mercadoria + o Valor do IVA Mercadoria: Soma do todas das linhas da coluna Valor Mercadoria Valor do IVA: Soma de todas as linhas da coluna Valor do IVA Valor a Pagar: Soma da Mercadoria + Valor do IVA AULA 16 (11/Jul/2011)