Manual de Utilizador. Requisição de Viaturas. Frota Interna. Manual de Utilizador. Frota Interna Requisição de Viaturas V 1.0

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1 Manual de Utilizador /8

2 Índice 1. Âmbito Indicação dos Processos Abrangidos Descrição de Procedimentos Acesso ao Sistema de de Nova Viagem Lista de Viagens Reservas suspensas por falta de viatura Histórico de Versões do Manual Página 2 de 8

3 1. Âmbito 1.1. Indicação dos Processos Abrangidos Este documento contempla as actividades disponíveis no portal de requisição de viaturas da frota interna, de modo a que seja possível efectuar a reserva de viatura através de portal. 2. Descrição de Procedimentos 2.1. Acesso ao Sistema de de Todas as etapas do processo de requisição de viaturas de frota interna descritas neste manual, devem ser executadas no link que está disponível na Intranet através do menu Utilidades. Se estiver a utilizar o computador com o seu login, será reconhecido de imediato, apresentando a sua informação. Caso tal não aconteça e seja indicado que tem de iniciar a sessão, valide a sua sessão com o utilizador e senha: Utilizador: é o seu nº de colaborador Senha: password de acesso com que acede ao PC Página 3 de 8

4 Após validação da sessão, é direccionado para a página onde poderá reservar uma viatura. O Sistema de da considera 2 actividades correspondentes às opções disponíveis no menu: Nova Viagem, onde se procede à reserva de uma viatura. Lista de Viagens, onde é possível verificar as viagens já efectuadas e adicionalmente alterar viagens agendas para o futuro Nova Viagem Para efectuar uma nova reserva de viatura deverá escolher a opção Nova Viagem: Deverá de seguida preencher toda a informação necessária para proceder à reserva: Página 4 de 8

5 Condutor: esta informação é preenchida automaticamente com o nome do colaborador que está a efectuar a reserva. Origem: local de partida, no qual a viatura será levantada e devolvida. Destino: poderá ser um dos centros de produção ou outro local diferente. Quando o destino seleccionado é conhecido surge no ecrã informação relevante tal como o percurso aconselhado e uma estimativa de custo de viagem. Destino (se não listado acima): deverá ser indicado quando no campo anterior é escolhida a opção Outros. Partida e Chegada: dataa e hora de levantamento e devolução da viatura. Motivo: Breve descrição Ocupantes Nota: Não são permitidas reservas em dias consecutivos durante mais de uma semana, nem que a mesma pessoa tenha várias reservas paralelas. Ao indicar a hora de partida e de chegada é verificado se existe algum veículo que vá para esse destino e com horário semelhante. Nesse caso é recomendado que partilhe veículo com o colaborador. Deste modo poupamos custos e o ambiente! Após preenchimento do formulário e confirmação de aceitação das condições de utilização, deverá carregar no botão Reservar Viatura Página 5 de 8

6 Ao continuar a reserva, será direccionado para a lista de viagens, onde poderá visualizar todas as viagens, incluindo a nova reserva. Na coluna Estado, é indicado o resultado do pedido de reserva, ficando Activa em caso de sucesso, ou Suspensa por falta de viatura no caso de não existir viatura disponível. Se o estado da reserva for Activa, o próximo passo será dirigir-se à portaria na data e hora definida para levantar a viatura. Terá entretanto recebido um automático com toda a informação sobre a reserva Lista de Viagens Para verificar as últimas viagens ocorridas e as reservas de viaturas efectuadas, deverá escolher a opção Lista de Viagens : As reservas de viagens são apresentadas a verde, estando a branco as viagens ocorridas no passado. Através desta opção poderá modificar ou cancelar qualquer reserva Página 6 de 8

7 Reservas suspensas por falta de viatura No caso de ter uma reserva suspensa por falta de viatura disponível, esta poderá ser modificada para outra data, ou mesmo cancelada. Para visualizar e/ou modificar uma reserva deverá carregar no motivo. Se uma reserva estiver suspensa, e uma outra viatura entretanto ficar disponível, receberá um automático notificando essa disponibilidade. Se pretender abrir a sua reserva deverá seguir o link presente no . Verificará que não existe ainda viatura atribuída à sua reserva que se encontra ainda suspensa. Gravando-a de novo, através da opção Reservar Viatura, será efectuado novamente a pesquisa por viatura, e se esta ainda estiver disponível será então atribuída. De forma a cancelar reservas sem antecedência, devido a imprevistos surgidos, as reservas de viatura para o próprio dia podem ser canceladas directamente a partir da lista. Nota: Caso não possa realizar uma viagem, por favor cancele a mesma o mais brevemente possível, de modo a optimizar os recursos Página 7 de 8

8 Histórico de Versões do Manual Nº Versão Autor colaborador Descrição da Modificação Data Publicação 1.0 Rui Ramos / Ferreira Orquídea / Primeira edição 21/07/ Página 8 de 8