REVVASE Mapas de Análise Financeira

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1 Data do Manual: 22/05/2015 Atualizado em: 15/07/2016 Verifique a sua versão Manual da Aplicação REVVASE Mapas de Análise Financeira O Registo de Verbas e Valores da Ação Social Escolar (REVVASE) é uma plataforma de aplicações que tem como objetivo a recolha e tratamento de informação em tempo real das operações associadas à gestão da Ação Social Escolar. Este manual informa sobre o funcionamento da aplicação REVVASE - Mapas de Análise Financeira (MAF) e indica procedimentos necessários ao registo e submissão da informação nesta aplicação, mantendo-se em paralelo a emissão dos mapas mensais (7 A) em papel, que devem ser assinados, carimbados e, depois de digitalizados, podem ser submetidos nesta aplicação. Embora a aplicação seja intuitiva, recomenda-se a leitura do manual. A aplicação tem como objetivos: Concentrar a informação económica e financeira, relativa à execução dos Programas da ASE, inserida neste módulo ou disponibilizada por outros módulos do REVVASE (Ex: Leite escola, Bolsas de Mérito, Livros e Material Escolar); Permitir um funcionamento eficiente para os Agrupamentos de Escolas e para as Direções de Serviço Regionais (DSRs) da DGEstE, pela facilidade de utilização da informação, contida nos MAF, em formato digital, nomeadamente no financiamento e acompanhamento dos programas da ASE. Garantir que os organismos do ME que utilizam informação financeira das UOs partilham dados coerentes. Após leitura deste manual e restante informação, caso necessite entrar em contacto com a Direção de Serviços Regional da sua área geográfica, poderá utilizar o respetivo, que consta da tabela infra. DSR Norte Centro Lisboa e Vale do Tejo Alentejo Algarve Contacto ase.dsrn@dgeste.mec.pt dsrc.ase@dgeste.mec.pt dsrlvt.ase@dgeste.mec.pt atendimento.dsrale@dgeste.mec.pt dsral_ase@dgeste.mec.pt

2 1- Acesso à Aplicação A aplicação encontra-se no endereço: Os códigos de acesso à aplicação (Utilizador e Palavra-Chave) são definidos pelo Diretor da UO / Escola. As alterações no acesso à aplicação, que se verifiquem necessárias, também devem ser solicitadas à Direção da UO. Cada módulo da aplicação REVVASE pode ter utilizadores diferentes, definidos pela Direção, que tem de criar os utilizadores da REVVASE e dar-lhes permissão de utilização dos módulos existentes. No momento em que é criado um utilizador este recebe, por , os códigos de acesso necessários. Quando entra na aplicação do MAF, a página inicial contém: Lista de Controlo dos Mapa de Análise Financeira introduzidos no Sistema Painel de navegação - (do lado esquerdo) - dá acesso às paginas da aplicação, com funções descritas na tabela 1. Tabela 1 Funções das páginas da aplicação Painel de navegação Função da página Página inicial Contém a informação já referida, permitindo acesso às restantes páginas através do painel de navegação Registar/Alterar MAF Página que permite introduzir e alterar a informação das verbas relativas ao MAF de cada mês, em cada UO/Escola Enviar Mapa 7 A Permite efetuar o upload do MAF (7 A) da UO Enviar Conta de Gerência Permite efetuar o upload da Conta de Gerência da UO (2015) Ciclo de Receita Permite conhecer a Fonte de Financiamento (FF) a utilizar, para registo das receitas correspondentes às transferências efetuadas pela DGESTE Visualizar Histórico Permite visualizar os dados colocados pela UO, entre janeiro e junho. Manual/Notícias/Informações Permite ter acesso a este manual e a outros documentos considerados necessários 2 Páginas/Funções da aplicação REVVASE - MAF 2.1 Página Inicial A Lista de Controlo dos Mapa de Análise Financeira introduzidos no Sistema permite verificar o preenchimento dos dados da UO/Escola, em cada mês. Pode visualizar os dados inseridos ao clicar nos Vistos a verde.

3 2.2 Registar / Alterar MAF Este módulo do REVVASE permite elaborar o MAF referente aos diferentes programas da ASE, nomeadamente: Livros e Material Escolar Bolsa de Manuais Escolares Bolsas de Mérito Leite Escolar Transporte de alunos com Necessidades Educativas Especiais Seguro Escolar Refeitórios(s) Bufete(s) Papelaria(s) Outros Solicita-se que a realização do MAF seja efetuada, até ao dia 8 do mês seguinte, àquele a que reportam os dados. O carregamento destes dados é essencial para que as DSRs acompanhem e financiem a ASE. Tabela 2 Campos das Verbas Designação Notas Saldo Inicial (2) Saldo do mês anterior Receitas Próprias em Numerário (3) Valor de verbas recebidas na escola Verba enviada pela DGEstE (4) Valor de verbas enviado pela DSR Despesas Pagas (5) Valor efetivamente pago Saldo Final (6) Deve corresponder ao cálculo 6= Receitas não Cobradas Acumuladas (7) Só é aplicável a alguns Programas. Enc. Assumidos e não satisfeitos Valor das faturas por pagar, ou de requisições já acumulados (8) emitidas e por faturar. Posição Económica (9) Deve corresponder ao cálculo 9 = 6+7-8

4 Com a presente atualização da aplicação, deixa de ser possível introduzir os dados de forma direta, sendo necessária a submissão prévia dos dados no programa de contabilidade (POCE) e sua exportação para o IGEFE. Deixou, também, de ser necessário proceder à operação de clicar na imagem da calculadora. Assim, após seleção do botão Registar MAF tem de ser seleccionado o mês cujo MAF se pretende efetuar. Surgem, de imediato, 9 quadros correspondentes aos diversos Programas da ASE, com valores preenchidos a partir dos dados da exportação para o IGeFE. Embora não seja necessário digitar os dados é essencial que seja verificada a sua coerência e que efetuem a operação de Gravar dados para que a aplicação guarde a informação necessária (clicar em Gravar dados ). Caso verifique que os dados carregados não estão corretos, deverá proceder a uma nova exportação de dados para o IGeFE e, posteriormente, repetir a operação de carregamento dos dados. Assim, depois de ter gravado o MAF de um mês, para alterar os valores terá que proceder a nova exportação para o IGeFE e, posteriormente, utilizar a opção Alterar MAF, no painel de navegação. Sempre que seja necessário Alterar MAF, deve escolher o mês em causa, clicar na figura relativa ao mês que se pretende alterar e, depois de carregados os valores, clicar em gravar dados, verificando se surgem avisos de ajuda ao preenchimento ou, caso esteja tudo conforme, surge a informação Os seus dados foram alterados com sucesso. Alerta-se para a necessidade de verificarem se os valores enviados pela DSR correspondem aos que surgem nesse campo. Esta verificação pode ser efetuada na opção Ciclo da Receita. 2.3 Enviar Mapa 7 A Permite efetuar o upload do MAF (7 A) da UO. Recomenda-se a utilização de ficheiros em formato pdf e leves.

5 2.4 Enviar Conta de Gerência. Permite efetuar o upload da Conta de Gerência da UO, (só a que respeita a 2015) restringindo-se a apresentação de documentos ao balancete e a documento de saldo bancário, digitalizados. 2.5 Ciclo da Receita Permite conhecer a fonte de financiamento a utilizar, para registo das receitas, correspondentes às transferências efetuadas pela DGESTE. É disponibilizada a lista de verbas enviadas para os diferentes programas da ASE, bem como, os valores das verbas que foram enviadas, para registo, em cada fonte de financiamento. A última coluna respeita ao valor que foi carregado no MAF (a partir dos dados exportados para o IGeFE, pela UO), considerando o mês e o programa indicados. Caso o valor não coincida com o indicado pela DSR, os campos ficam em evidência com uma cor diferente. A não coincidência dos valores poderá resultar de não terem sido carregados, no mesmo mês, pela escola e pela DSR. Importa verificar a necessidade de proceder a nova exportação, para o IGEFE, ou confirmar se a diferença verificada decorre de registos em meses diferentes. Para evitar esta dissonância entre os dados, foi solicitado às DSRs que os valores, colocados no MAF, depois da data em que as escolas fazem a requisição de fundos, sejam carregados no mês seguinte, uma vez que as UOs só podem registar e utilizar essa verbas depois de efetuado o ciclo da receita. 2.6 Visualizar Histórico Permite aceder aos dados que foram digitados pela UO, entre janeiro e junho de 2016, para possibilitar alguma conferência ou para promover alterações que se considerem necessárias. Estes dados não são alteráveis, nem servem para indicar o financiamento necessário. Ficam apenas disponíveis para justificar eventuais dúvidas que possam surgir. 2.7 Manual/Notícias/Informações Esta página contém informação sobre a aplicação (Manual) e poderá alojar outros documentos de ajuda.