ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO

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1 CONTAB-POCE Versão MARÇO de 2017 Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual do programa. ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da área da contabilidade. Atenção: Com a garantia de que as aplicações CONTAB-POCE, CIBE e OFICIAR se encontram encerradas em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). 1. Instalação Relembramos que na instalação em rede das atualizações relativas aos programas CIBE, CONTAB-POCE e OFICIAR, deverão ser adotados os seguintes procedimentos: a) Atualizar o programa no servidor, executando o ficheiro instalar_????_servidor.exe ; b) Os terminais serão automaticamente atualizados quando voltar a utilizar o programa; c) O recurso ao ficheiro instalar_????_cliente.exe apenas é necessário para atualizar algum terminal no caso de alguma anomalia pontual não permitir o procedimento automático referido na alínea anterior, ou no caso de se pretender instalar o programa num novo terminal. 2. QR Code nas Requisições de Fundos e Guias de Receita Dando cumprimento a orientações recebidas do IGeFE, designadamente a alteração nos procedimentos para envio das requisições de fundos mencionados na Nota Informativa nº 2/IGeFE/DOGEEBS/2017, nesta versão foram implementadas as seguintes alterações: Reajustada a informação a integrar na impressão do QR Code nas requisições de fundos de funcionamento. As Requisições de Fundos a remeter ao IGeFE através de , depois de calculadas, devem ser gravadas em formato PDF diretamente da aplicação (ver imagem seguinte). O ficheiro PDF deve ser posteriormente assinado digitalmente. 1

2 2.2 - Nas Guias de Receita que suportam a requisição de verbas relativas a receitas próprias passa a ser obrigatório imprimir o QR Code com a informação associada à guia, devendo ser observados os seguintes procedimentos: a) Na opção Movimentos Lançamentos Guias de Receita proceda ao registo das guias (GRF) que posteriormente irão ser associadas às requisições. Mantém-se o procedimento adotado em versões anteriores; b) Preencha o modelo da Guia de Receita a apresentar na Tesouraria do Estado, tal como sempre fez anteriormente; c) Ao elaborar as requisições de fundos, indique quais as guias de receita (GRF) que suportam as verbas requisitadas em receitas próprias. Mantém-se o procedimento adotado em versões anteriores; d) Depois de elaborada a requisição com as respetivas guias associadas, volte à opção de Movimentos Lançamentos Guias de Receita para proceder à impressão do QR Code diretamente no impresso da(s) guia(s) associada(s) à requisição. Como proceder? Clique em cima do número da guia pretendida para que esta fique destacada a amarelo. Na parte inferior é apresentada a informação da guia selecionada e a requsição de fundos a que está associada. De seguida coloque na impressora a guia (impresso que levou à Tesouraria do Estado) e pressione a função Imprimir QR Code. 2

3 ( A ) Clique para destacar a guia pretendida ( B ) Informação relativa à guia selecionada Repita este procedimento para todas as guias associadas à requisição de fundos de funcionamento. Conforme mencionado na adenda da versão do GPV, este mesmo procedimento deverá ser adotado no caso de existirem GRP (Guias de Receita de Pessoal) associadas à requisição de fundos de pessoal na FF243. A impressão do QR Code apenas está disponível para as Guias de Receita (GRF e GRP) que já se encontrem associadas a uma requisição de fundos. A impressão do QR Code não se aplica às Notas de Receita (NRF e NRP). e) O QR Code com a informação associada à guia selecionada vai ser impresso no modelo da guia previamente colocado na impressora, pelo que ao elaborarem a guia de receita não devem escrever no espaço reservado à impressão do QR Code, o qual se encontra identificado na imagem seguinte. 3

4 ATENÇÃO: Sobre as regras e procedimentos a adotar na nova metodologia para o envio através de das requisições de fundos e guias associadas, deverão as escolas aguardar a divulgação de orientações por parte do IGeFE. No que se refere à exportação de dados para o ME, nada se altera relativamente aos procedimentos em uso na versão anterior. 3. Auxiliar de Lançamentos Despesa Como certamernte já verificaram através do formulário da Proposta de Orçamento, pretende o IGeFE que no registo das despesas de funcionamento seja adotada uma relação direta entre as rubricas orçamentais e as contas da classe 4 e 6, independentemente da fonte de financiamento utilizada. Para dar resposta a este objetivo e paralelamente auxiliar os utilizadores, foi efetuada uma alteração no registo das despesas através do Auxiliar de Lançamentos, o qual passa a identificar a conta da classe 4 ou 6 associada à rubrica orçamental utilizada na fase do cabimento/compromisso. a) Na fase da obrigação o utilizador deverá selecionar a conta (ou subcontas) oferecidas pela aplicação, respeitando assim a correspondência (mapeamento) entre a rubrica orçamental e a contabilidade financeira. b) Para já, este mapeamento apenas se encontra implementado para as rubricas e contas previstas no formulário da Proposta de OE Funcionamento, as quais são apresentadas em tabela na parte final deste documento. c) Relativamente ao registo de obrigações (classe 4 e 6) associadas a rubricas orçamentais não previstas no formulário da proposta, não se verificando para já o automatismo referido na alínea a), devem os utilizadores continuar a adotar as orientações técnicas previstas na Portaria nº 794/2000 e no manual da aplicação, com as alterações posteriormente divulgadas através das adendas. d) Na eventualidade de efetuarem alterações pela via da opção NOVO em contas da classe 4 e 6 associadas ao ciclo da despesa, deverão os utilizadores respeitar a correspondência prevista na tabela apresentada na parte final desta adenda. 4

5 NOTA (muito importante): Após a instalação desta nova versão deverão os utilizadores verificar os lançamentos já efetuados, procedendo à identificação dos documentos (Nº DOC) onde as contas da classe 4 ou 6 nos movimentos de despesa não estejam de acordo com a correspondência agora introduzida. Para facilitar esta tarefa e exclusivamente para as contas da classe 4 e 6 que constam do mapeamento, poderão recorrer à consulta do Extrato de Conta no qual foram acrescentadas a classificação orçamental, fonte de financiamento e atividade. Considerando ainda o que foi referido na adenda da versão anterior, ou seja, que após a atribuição do orçamento para a FF111 é necessário desbloquear os meses já exportados, nessa altura deverá aproveitar a oportunidade para efetuar as correções já identificadas, sendo posteriormente toda a informação atualizada reexportada para o ME. 4. Conta de Gerência Eletrónica (2016) Conforme anteriormente divulgado no ponto 5 da adenda da versão , a conta de gerência relativa ao ano de 2016 não era validada no portal do TC em virtude do saldo da abertura de 2016 não coincidir com o saldo final de A razão desta diferença estava no saldo do ASE que transitou para 2016, o qual foi registado como receita no primeiro dia útil de 2016 de acordo com as orientações foram transmitidas pelo IGeFE. Colocada superiormente a questão com o objetivo de ultrapassar o problema, na elaboração da CGE de 2016 deverão as escolas proceder de acordo com as seguintes orientações: Fluxo de Caixa Recebimentos Fluxo de Caixa - Pagamentos a) Abra o ano de 2016 e aceda à opção MAPAS Conta de Gerência Eletrónica. b) No separador Fluxo de Caixa Recebimentos, exclusivamente para 2016, foi reativado o campo ASE Saldo da Gerência Anterior. Neste campo introduza o montante do saldo do ASE que transitou de 2015, valor esse que foi objeto de receita no primeiro dia últil de c) No separador Fluxo de Caixa Pagamentos, ao valor apresentado no campo Operações de Tesouraria (destacado na imagem anterior) adicione o montante referido na alínea anterior. Este procedimento destina-se a dar saída do saldo do ASE que transitou de 2015, dado que o mesmo foi considerado como receita no primeiro dia últil do ano. d) Paralelamente este mesmo valor (saldo do ASE que transitou de 2015) deve também ser considerado no separador Unidade de Tesouraria, ficando desta forma ultrapassada a validação da CGE de

6 e) Antes de criar os ficheiros XML para submissão da CGE no portal do TC, volte a calcular a parte inferior do mapa Controlo Orçamental Receita (m ). 5. Outras situações Para além da correção de alguns pormenores que nos foram reportados pelos utilizadores, destacamos ainda as seguintes alterações: a) No Extrato de Conta foram incluídas a rubrica orçamental, fonte de financiamento e atividade, para os lançamentos de despesa e receita, com execção das contas 64 (despesas com pessoal) onde para o mesmo número de documento poderão existir várias classificações económicas e atividades. b) No Diário de Movimentos foi introduzido o filtro por medida. c) Na opção Nota de Encomenda quando relativa à FF113 não estava a gravar a informação da fonte de financiamento. Nesta versão a anomalia foi corrigida, sendo necessário editar novamente essas requisições, indicar a fonte (FF113) e voltar a GRAVAR. d) Na opção Movimentos Cabimentos foi introduzida uma função que permite pesquisar e localizar o Nº de Cabimento indicado. 6

7 Classificação Orçamental Correspondência conta POCE A B C A B A A B C D E A E A B C D E A B C D F A B C A B

8 Classificação Orçamental Correspondência conta POCE A B C D E F PE A B A B A B D E0A E0B F G I R