CONTAB Contabilidade para o Sector da Educação Versão ABRIL de 2011 MUITO IMPORTANTE

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1 CONTAB Contabilidade para o Sector da Educação Versão ABRIL de 2011 MUITO IMPORTANTE - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da contabilidade; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. Atenção: - Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, actualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows); Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual. Relativamente ao registo das despesas com pessoal afectas à fonte de financiamento 242, tenha também em atenção as orientações divulgadas na Adenda da versão anterior. 1. Plano de Contas Orçamental Dando resposta a solicitações apresentadas por algumas escolas e depois de auscultado o GGF, foram acrescentadas novas contas para registo das despesas com pessoal imputadas à Fonte de Financiamento 242. Pessoal dos Quadros - Docente Pessoal dos Quadros - Não Docente Horas Extraordinárias - Docente CGA Ent. Patronal Não Docente A0A A0B A A0AB 2. Balancetes, alterações orçamentais e contas correntes O balancete e o mapa de alterações orçamentais foram reajustados para contemplar as alterações referidas no ponto anterior. Tendo em consideração que as despesas com pessoal na fonte de financiamento 242 continuam a ser requisitadas na classificação , no mapa Contas Correntes das despesas de material (página do resumo por meses) foi acrescentada uma coluna para considerar o valor das despesas com pessoal no apuramento do saldo. 3. Despesas com comunicações Na sequência do desdobramento das contas para registo de despesas de comunicações efectuada na versão anterior, veio a constatar-se que na actualização anterior foram indevidamente alterados os códigos destas contas nos lançamentos de anos anteriores. Com a instalação para esta nova versão a situação será revertida e os lançamentos ficarão com as contas correctas. 4. No Plano de Contas Financeiro crie a seguinte conta, a utilizar nos registos das despesas com pessoal na fonte de financiamento CGA Não Doc

2 5. Lançamentos das despesas com pessoal na Fonte de Financiamento 242. Dado que foram criadas mais contas para registo das despesas com pessoal na FF242, apresentase neste ponto a tabela actualizada de apoio aos lançamentos na contabilidade patrimonial, substituindo a que foi disponibilizada na adenda anterior. Neste esquema (exemplo) foi usada a data de 24/01/2011, o Nº de documento 222 e o valor de 0,01. Data Nº Doc Conta_Débito Conta_Crédito Valor Descrição ,01 Quadro - Docentes ,01 Quadro Não Docentes ,01 Termo Docentes ,01 Termo Não Docentes ,01 Além Quadro - Docentes ,01 HE - Docentes ,01 HE Não Docentes ,01 S. Ref. - Docentes ,01 S. Ref. Não Docentes ,01 S. Férias - Docentes ,01 S. Férias Não Docentes ,01 S. Natal - Docentes ,01 S. Natal Não Docentes ,01 ADSE EP - Docentes ,01 ADSE EP Não Docentes ,01 CGA EP Docentes ,01 S.Social EP - Docentes ,01 S.Social EP Não Docentes ,01 IRS Cat. A - Docentes ,01 IRS Cat. A - Não Docentes ,01 ADSE Docentes ,01 ADSE Não Docentes ,01 CGA - Docentes ,01 CGA - Não Docentes ,01 S. Social - Docentes ,01 S. Social Não Docentes ,01 ADM - Docentes ,01 ADM Não Docentes ,01 SAD - Docentes ,01 SAD Não Docentes ,01 Sindicatos - Docentes ,01 Sindicatos Não Docentes ,01 Assoc. Funcionários - Doc ,01 Assoc. Funcionários - NDoc ,01 Tribunais - Docentes ,01 Tribunais Não Docentes ,01 CPMF - Docentes ,01 CPMF Não Docentes ,01 CPME - Docentes ,01 CPME Não Docentes ,01 Seguros - Docentes ,01 Seguros Não Docentes ,01 Outros descontos - Docentes ,01 Outros descontos Não Doc ,01 Líquido abonado Docentes ,01 Líquido abonado N docentes

3 Na data em que efectuarem os pagamentos ao pessoal e às diversas entidades, deverão efectuar também na contabilidade patrimonial os lançamentos correspondentes, debitando as contas da classe 2 que foram creditadas anteriormente (ver tabela anterior) e creditando a conta bancária usada nos pagamentos. Exemplo: Data Nº Doc Conta_Débito Conta_Crédito Valor Descrição ,01 Pag. Sindicatos - Docentes 6. Folha de Cofre Tal como já acontece na FF111, a Folha de Cofre da fonte de financiamento 242 foi objecto de reajustamento para reflectir nas duas primeiras colunas os movimentos orçamentais apenas quando são efectuados os pagamentos na contabilidade patrimonial, mesmo quando os pagamentos ocorrem no mês seguinte. 7. Conta de Gerência em formato electrónico Na área de MAPAS foi criada uma nova opção que permite dar resposta à remessa para o Tribunal de Contas da conta de gerência em formato electrónico, dispensando desta forma o envio em formato de papel. Tenha no entanto em atenção que a conta de gerência deve continuar a ser elaborada de acordo com as normas legais em vigor, ficando arquivada na escola Na elaboração desta funcionalidade contámos com a colaboração do Tribunal de Contas, dando assim resposta à simplificação de procedimentos na Administração Pública. Os requisitos técnicos sobre esta nova funcionalidade podem ser consultados na página na Internet do TC, em Mapas que integram a Conta de Gerência Electrónica Controlo Orçamental Despesa ( m3110 ) Controlo Orçamental Receita ( m3111 ) Fluxo de Caixa Recebimentos ( m3105 ) Fluxo de Caixa Pagamentos ( m3106 ) Reconciliações Bancárias ( m3113 ) Contratação Administrativa ( m3112 ) Nestes mapas os valores agrupam-se pela classificação económica de base, ou seja, não é utilizado o desdobramento por alínea e subalínea. As tabelas das classificações económicas da despesa e receita a usar obrigatoriamente na conta de gerência em formato electrónico, foram-nos facultadas pelo Tribunal de Contas. Notas: Atendendo às nossas limitações de tempo para disponibilizar em tempo útil este novo procedimento, a informação registada no programa apenas é usada nos cálculos dos mapas de controlo orçamental da despesa e receita. Nos restantes mapas, tendo por base a informação obtida em outros mapas e listagens reproduzidos pelo programa, a informação deverá ser introduzida pelo utilizador. As escolas que apenas utilizam o CONTAB para a exportação de dados para o ME, têm também a possibilidade de elaborar a conta de gerência electrónica recorrendo à introdução manual dos valores directamente nos mapas.

4 Controlo Orçamental Despesa ( m3110 ) Tanto no mapa de execução orçamental da despesa como da receita, o recurso ao botão CALCULAR permite apresentar os valores com base nos registos efectuados na contabilidade orçamental. Os valores apresentados nestes mapas são os mesmos que podem ser obtidos nos mapas com o mesmo nome que são impressos na área de Mapas Execução Orçamental. Qualquer valor que seja incorrectamente apresentado poderá ter origem em erros de lançamento, mas não impede a correcção manual directamente nesta tabela. As classificações estão associadas a uma tabela integrada no programa. Para seleccionar a classificação, faça duplo clique nas células da coluna Classificação. ATENÇÃO: Sempre que usar o botão CALCULAR, todas as alterações manuais que tenha efectuado são eliminadas. Depois de conferir, actualizar ou preencher os dados da tabela, indique o local onde guardar o ficheiro XML e pressione o botão Criar Ficheiro. Será criado um ficheiro em formato XML com a identificação da referência do mapa. O mesmo procedimento é adoptado nos mapas seguintes. Fluxo de Caixa Recebimentos ( m3105 ) Fluxo de Caixa Pagamentos ( m3106 )

5 Estes mapas são preenchidos directamente pelo utilizador, não estando disponível para este ano a função de CALCULAR. O preenchimento destes formulários seguem as mesmas regras que o já conhecido mapa de conta. No parte inferior do mapa deverão ser criadas as linhas correspondentes a todas as classificações económicas onde a escola obteve receita e efectuou despesa. Reconciliações Bancárias ( m3113 ) Neste mapa deverá ser criado um registo para cada conta bancária usada pela escola, sendo os valores reportados a 31 de Dezembro. Contratação Administrativa ( m3112 ) As escolas deverão obter informações junto do Tribunal de Contas ou de outras entidades competentes sobre o tipo de contratação administrativa que deve ser objecto de registo nesta tabela, dado esse ser um domínio que ultrapassa a nossa intervenção de apoio junto das escolas. Deve ser criada uma ficha para cada contrato que se pretenda registar. Nota Final: As escolas que pretendam submeter electronicamente este conjunto de ficheiros, deverá obter junto do Tribunal de Contas a senha de acesso ao portal de submissão dos ficheiros. Depois de submetidos os ficheiros, a impressão dos mapas e eventuais alterações podem ser efectuadas directamente no portal. Consulte regularmente e mantenha o software actualizado