ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO. Secção I - GPV

Transcrição

1 GPV Gestão de Pessoal e Vencimentos Versão março de 2015 Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual do programa. ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão das áreas de pessoal e vencimentos. Atenção: Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). Secção I - GPV Para além de outras correções pontuais e de pormenor, esta atualização tem como principal objetivo o reajustamento nos descontos para a ADSE, nomeadamente: 1. O artigo 77º do DL nº 36/2013 (LEO) mantinha em regime transitório como base de incidência dos descontos para a ADSE, a mesma base de incidência que era considerada para a CGA em 31 de dezembro de Neste contexto, a aplicação GPV efetuava descontos para a ADSE sobre a remuneração base, serviço normal noturno, gratificações certas e permanentes, trabalho em dias feriados e suplementos de coordenador de escola. 2. O Decreto-Lei nº 105/2013, de 30 de julho, veio alterar para 2,5% a percentagem de desconto dos trabalhadores para a ADSE, salvaguardando a norma transitória prevista no artigo 5º. Paralelamente este mesmo normativo legal no seu artigo 6º vem também revogar o citado artigo 77º do DL nº 36/2013, bem como o n.º 2 do artigo 8.º -A da Lei n.º 53 -D/2006, de 29 de dezembro, alterada pela Lei n.º 3-B/2010, de 28 de abril, e pelo Decreto -Lei n.º 29 -A/2011, de 1 de março. 3. Acontece que nos passou totalmente despercebido a revogação dos artigos mencionados no ponto anterior, bem como nenhum dos utilizadores / escolas nos reportou também essa situação. Só agora, alertados para esse facto e após uma análise mais atenta do disposto no DL nº 105/2013, constatamos que a aplicação, para além da remuneração base, continuou a processar indevidamente descontos para a ADSE sobre os seguintes abonos: - Suplementos de coordenador de escola - Gratificações certas e permanentes - Serviço normal noturno - Trabalho em dias feriados 4. Dado que a partir de 1 de AGOSTO de 2013, por força do artigo 6º do decreto-lei nº 105/2013, a base de incidência para a ADSE passou a contemplar apenas a Remuneração Base (vencimento base + remuneração por doença), detetada agora a situação importa proceder à sua correção. Solicitamos pois a V/ especial atenção para os procedimentos que a seguir se transmitem: 1

2 4.1 Atualizar o programa para a versão antes da fase do processamento das remunerações de ABRIL. Desta forma no processamento de abril a base de incidência para a ADSE apenas vai contemplar a Remuneração Base. 4.2 Identificar os trabalhadores beneficiários da ADSE e respetivos valores abonados no período compreendido entre 1 de agosto de 2013 e 31 de março de 2015, separados por meses, exclusivamente nas seguintes rubricas: - Suplemento de coordenador de escola - Gratificações certas e permanentes - Serviço normal noturno - Trabalho em dias feriado Para identificar os funcionários e obterem estes valores poderão recorrer à opção mapas mensais outros abonos (selecionando opção Todos os Meses), folhas de vencimentos, extratos de processamento ou diretamente na opção Consultar/Alterar. 4.3 Sobre os valores processados nas rubricas mencionadas em 4.2, calcule e apure mensalmente o valor das contribuições para a ADSE, tendo por base a seguinte tabela: Período Trabalhador Ent. Patronal Agosto 2013 a dezembro ,25 % 1,25 % Janeiro 2014 a abril ,5 % 1,25 % MAIO de 2014 (*) ver nota 1,25 % Junho 2014 a dezembro ,5 % 1,25 % Janeiro 2015 a março ,5 % 0,00 % (*) nota: Tenha em atenção que no mês de maio o trabalhador desconta 2,5% sobre 19 dias e 3,5% sobre 11 dias (ver ponto 2 da adenda que acompanhou a versão a) EXEMPLO (cálculo para um docente beneficiário da ADSE que exerceu as funções de coordenador de escola entre setembro de 2013 e junho de 2014). A base de incidência apresentada já se encontra deduzida da redução remuneratória. Período Base Declarada ( ) Desconto do Trabalhador ( ) Contribuição da Ent. Patronal ( ) Setembro ,93 2,27 1,26 Outubro ,93 2,27 1,26 Novembro ,93 2,27 1,26 Dezembro ,93 2,27 1,26 Janeiro ,93 2,52 1,26 Fevereiro ,93 2,52 1,26 Março ,93 2,52 1,26 Abril ,93 2,52 1,26 Maio ,93 2,90 1,26 Junho ,93 3,53 1,26 Maio 2014: [(100,93 x 19) / 30] = 63,92 x 2,5% ( = 1,60 ) [(100,93 x 11) / 30] = 37,01 x 3,5% ( = 1,30 ) ATENÇÃO: O apuramento dos valores a que se refere o ponto anterior e consequente regularização dos descontos entregues indevidamente à ADSE, pode ser efetuada já neste mês de ABRIL ou no mês seguinte, cabendo essa decisão à entidade. 2

3 5. Preparação e processamento de ABRIL Já com a nova versão instalada (v5.3.98) processe normalmente os vencimentos de ABRIL, tendo em atenção a orientação do ponto seguinte (5.2), caso se aplique. Na base de incidência para a ADSE apenas será considerada a Remuneração Base do trabalhador. 5.2 Caso tenha apurado, nos termos do ponto 4 desta adenda, algum valor a regularizar relativo aos meses de janeiro, fevereiro e março de 2015, ainda na fase de preparação do mês de ABRIL e para cada trabalhador nessas condições, no campo Acertos ADSE do separador Outros, introduza a positivo a totalidade desse valor correspondente aos três meses. Desta forma o acerto do ano 2015 fica automaticamente regularizado por compensação com o desconto normal do mês. 5.3 Após a conclusão do processamento, tal como é habitual proceder, calcule as relações de descontos, faça as verificações e correções necessárias e calcule o Modelo RF3. Relativamente à relação de descontos da ADSE e caso se tenha verificado o acerto para os três meses a que se refere o ponto anterior, tenha em atenção que ao calcular a relação de descontos vai ser apresentada uma linha a vermelho com o valor do acerto. Essa linha deve ser substituída por três novas linhas, cada uma reportada ao respetivo mês, contemplando a seguinte informação: Digito 9 na coluna M Na Data Efeito o dia 01 do mês/2015 a que se reporta a regularização Remuneração igual ao montante declarado nesse mês para a rubrica onde foi efetuado o desconto indevido (base de incidência já com a redução remuneratória aplicada) Na Remuneração Ent. Patronal digite o valor ZERO. Desconto indique o valor do desconto efetuado ao trabalhador sobre a base indicada na coluna Remuneração. Desc. Ent. Patronal digite o valor ZERO. 5.4 Após ter calculado o modelo RF3 e caso a escola tenha decidido regularizar em ABRIL os descontos indevidos mencionados no ponto 4 desta adenda (agosto de 2013 a dezembro de 2014), proceda a uma impressão da relação de descontos para a ADSE relativa ao mês de ABRIL/2015 e de seguida execute os procedimentos referidos no ponto seguinte (ponto 5.5). Não atrase o envio da requisição de fundos, pois o procedimento seguinte pode ser efetuado depois de exportado o ficheiro XML. 5.5 Aceda à relação de descontos para a ADSE (ABRIL 2015) e adicione para cada funcionário a quem foram efetuados descontos para a ADSE no período de agosto de 2013 a dezembro de 2014 sobre as rubricas indicadas no ponto 3, uma linha por cada mês a regularizar. Tenha em atenção que a eventual regularização dos meses de janeiro a março de 2015 já foram regularizados de acordo com as indicações dos pontos 5.2 e 5.3. EXEMPLO (com os valores indicados no ponto 4.3) 3

4 NOTAS: a) Na criação manual das linhas de estorno (regularização) indique: Nº do Funcionário Digito 9 na coluna M Na Data Efeito o dia 01 do mês/ano a que se reporta a regularização Remuneração igual ao montante declarado nesse mês (base de incidência já com a redução remuneratória aplicada) Remuneração Ent. Patronal é igual ao campo anterior entre agosto 2013 e dezembro A partir de janeiro de 2015 é ZERO. Desconto indique o valor do desconto efetuado ao trabalhador Desc. Ent. Patronal indique o valor correspondente à aplicação da taxa da entidade patronal. b) Na coluna FOLHA não deve fazer referência a qualquer folha de vencimentos. Por esse motivo estas linhas de estorno são apresentadas a vermelho, situação que no caso em concreto não impede a correta criação do ficheiro para submeter no portal da ADSE. (Muito importante) Esta operação apenas deve ser realizada depois de elaborada a requisição de fundos (modelo RF3) de ABRIL e antes de submeter a relação de descontos no portal da ADSE. Se a escola optar por efetuar estas regularizações apenas em MAIO, com exceção da imediata atualização para a nova versão, as orientações do ponto 5 deverão ser aplicadas ao processamento de MAIO. 5.6 Depois de introduzidas as linhas de regularização mencionadas no ponto anterior, volte a imprimir a relação de descontos para a ADSE. Ao cruzar a relação impressa após a introdução manual das linhas de regularização com a listagem impressa antes (ver ponto 5.4), a diferença encontrada vai corresponder ao valor a recuperar da ADSE relativo à regularização dos descontos de agosto 2013 a dezembro de Exemplo: O valor da retenção para a ADSE resultante do processamento de ABRIL é de 7.000,00 euros (valor obtido na listagem impressa antes de executados os procedimentos dos pontos 5.4 e 5.5). Pressupondo que das regularizações registadas após o cálculo do Modelo RF3 resulta um valor de 500,00 euros, a segunda listagem após regularizações apresenta-nos um valor global de 6.500,00 euros. Resulta daqui que a escola no processamento reteve um valor de 7.000,00 e só vai entregar à ADSE o valor de 6.500,00, ficando em seu poder com um saldo financeiro de 500,00. Deste valor (saldo financeiro) uma parte corresponde à contribuição da entidade patronal e outra parte ao desconto dos trabalhadores, ambos recuperados por descontos entregues indevidamente. 5.7 Relativamente ao montante que corresponde à contribuição da entidade patronal deverá ser entregue nos cofres do Tesouro através de guia. 5.8 A parte correspondente aos descontos dos trabalhadores deverá ser-lhe devolvida. Sem prejuízo de a escola adotar outro procedimento, para esta devolução recomendamos que no processamento do mês seguinte ao da regularização, recorrendo ao campo Outros Abonos da fase da preparação, introduza para cada trabalhador o valor a devolver. Mesmo que o trabalhador já não seja atualmente abonado pela escola (cessou funções), poderá ser efetuado o processamento apenas para lhe devolver esse valor. Para o efeito, antes da preparação aceda à ficha do funcionário e no separador Profissional 2 assinale o campo Autorizar o abono de remunerações no próximo processamento. Na fase da preparação ELIMINE todos os valores apresentados para o trabalhador, introduzindo apenas na coluna Outros Abonos o valor a devolver ao trabalhador. 4

5 Secção II CONTA-POCE As informações que a seguir se transmitem devem ser facultadas aos utilizadores do CONTAB-POCE, procedendo estes em conformidade para que na contabilidade sejam refletidos os movimentos resultantes dos procedimentos executados no GPV. 6. No mês em que no GPV forem efetuadas as regularizações referidas nas páginas anteriores, a importação dos vencimentos adota os procedimentos normais refletindo apenas os valores resultantes do processamento desse mês. 7. Relativamente aos valores de regularização que resultam das linhas criadas na relação da ADSE para o período de agosto 2013 a dezembro 2014, deverão ser registados na contabilidade os seguintes movimentos extra orçamentais: Na data em que efetuarem o pagamento à ADSE, através da opção Movimentos Lançamentos Novo, procedam ao lançamento de movimentos extra orçamentais para refletir em saldo financeiro o valor dos descontos recuperados referentes ao período de agosto de 2013 a dezembro de Entrada do valor relativo à entidade patronal a considerar como receita de Estado (a) (b) Restituição ADSE EP anos anteriores Entrada do valor relativo ao beneficiário a registar como operação de tesouraria (a) (b) ou Restituição ADSE Beneficiário anos anteriores (a) Data do movimento (b) Sequencial na contabilidade individualizado para cada lançamento Nas datas em que procederem à reposição nos cofres do Estado dos valores correspondentes à entidade patronal e a devolução aos trabalhadores, procedam ao registo do correspondente movimento extra orçamental. Entrega nos cofres do Estado do valor relativo à entidade patronal (a) (b) Guia Rep. Nº??? ADSE EP anos anteriores Devolução aos trabalhadores dos descontos efetuados indevidamente (a) (b) ou Devolução aos Beneficiários ADSE anos anteriores (c) Data do movimento (d) Sequencial na contabilidade individualizado para cada lançamento 5