ERP AIRC. Transição de Ano - Área Administrativa Apresentado por: AIRC

Transcrição

1 Transição de Ano - Área Administrativa Apresentado por: AIRC

2 Índice 1. Introdução Objetivos Preparação para a transição de ano Procedimento [1] - ADM Procedimento [2] - MyDoc Procedimento [3] - SGA Procedimento [4] - SPO Procedimento [5] - STA... 7 AIRC, 2018 Página 2 de 6

3 1. Introdução Os procedimentos apresentados referem-se em exclusivo à Área Administrativa. As aplicações não mencionadas neste documento não requerem a realização de qualquer procedimento preparatório. 2. Objetivos O presente documento define os procedimentos a realizar nas aplicações da AIRC, com vista à alteração do ano corrente que entra em vigor. 3. Preparação para a transição de ano 3.1. Procedimento [1] - ADM ADM- Aplicação de Administração Proceder à correção de contadores Este procedimento deverá ser realizado apenas na aplicação ADM. A alteração refletir-se-á nas restantes aplicações. Na janela de Manutenção de Contadores, deve proceder à correção automática de todos os contadores registados, selecionando o botão Corr.Auto. AIRC, 2018 Página 3 de 6

4 3.2. Procedimento [2] - MyDoc Por cada aplicação referida, deverão ser consideradas as particularidades e operações abaixo mencionadas MGD MyDoc - Gestão Documental O MyDoc não requer procedimentos para a transição de ano, para além dos efetuados na ADM. Importante: Na versão do MyDoc encontra-se disponível a Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública LC e respetivos Tipos de Processo, para carregamento. Após a atualização da aplicação para esta versão, e na entrada com o utilizador admin, será automaticamente importada a LC. No entanto, a respetiva ativação e carregamento dos Tipos de processos correspondentes poderão ser efetuados à posteriori, por um utilizador com permissões de admin ou administrador. Este procedimento irá reiniciar a numeração dos Processos já existentes, pelo que é recomendada a sua execução no final do dia 31 de dezembro ou no início do dia 1 de janeiro, antes de proceder ao registo de documentos ou criação de processos. Integrações ERP - Aplicações AIRC sujeitas a alteração: A ativação da Lista Consolidada e carregamento dos novos Tipos de Processo terão impacto na integração com as aplicações da AIRC. O utilizador administrador de cada aplicação, terá de validar/alterar os parâmetros/configurações que façam referência aos Tipos de Processo do MyDoc. Estes ficarão como inativos obrigando à sua substituição, fazendo-os corresponder aos novos Tipos de Processo (ativos), de forma a proceder com a criação correta dos documentos ou processos no MyDoc. AIRC, 2018 Página 4 de 6

5 (Solução descontinuada) SGD Sistema de Gestão Documental Aos utilizadores que ainda têm o SGD ativo, na janela de Administração de Sistema Gestão Documental devem proceder à alteração do ano corrente, através da opção de menu Administração» Manutenção - Numerações, onde deve atualizar o Ano corrente. Importante: Esta operação apenas se encontra disponível a utilizadores com permissão de Administrador da aplicação do SGD. Deve ser executada no final do dia 31 de dezembro ou no início do dia 1 de janeiro, antes de proceder ao registo de documentos. Áreas da aplicação sujeitas: O ano corrente influencia a designação atribuída aos ficheiros associados aos documentos. AIRC, 2018 Página 5 de 6

6 3.3. Procedimento [3] - SGA SGA Sistema de Gestão de Águas No SGA, a transição de ano foi otimizada de forma a minimizar os procedimentos de transição de ano: As séries de numeração serão criadas automaticamente; A atualização das classificações económicas nos artigos de receita será automática caso tenha instalado o SGF (Sistema de Gestão de Faturação). No caso de ter o SCA ou SNC instalado e não ter o SGF, deve efetuar os procedimentos descritos no ponto abaixo (Atualizar classificações económicas dos artigos de receita). Atualizar classificações económicas dos artigos de receita Deverá efetuar esta operação através da opção de menu Ferramentas» Oficina» Atualizar classificações económicas para o ano económico atual. Importante: Esta operação apenas está disponível para utilizadores com permissão de Administrador da atual versão da aplicação do SGA. Deve ser executada após a entrada em vigor do orçamento para 2019 na aplicação SCA ou SNC (ver capítulo 2). Áreas da aplicação sujeitas: Esta atualização tem influência nos mapas por classificações e envio de dados para Tesouraria e Execução Fiscal. Se não for realizado através desta opção, o utilizador terá que atualizar de forma manual todos os artigos de receita envolvidos. Regras de estimativa Caso utilize a regra de estimativa Consumo médio do tipo de consumidor [definido nos T. Consumidor (ERSAR DL 194/2009)], de forma a respeitar a Alínea b) do Número 6 do Artigo 67.º do referido Decreto, deve-se obter o consumo médio de utilizadores com caraterísticas similares para 2017, através do menu Auxiliares» Consumidor» Tipo de consumidor. Relembramos que este procedimento deve ser executado em AIRC, 2018 Página 6 de 6

7 3.4. Procedimento [4] - SPO SPO Sistema de Processo de Obras Não é necessário efetuar procedimentos para a transição de ano no SPO, para além dos efetuados na ADM Procedimento [5] - STA STA Sistema de Tratamento de Atas Apenas para os casos em que tenham ativa a integração do STA com o MyDoc, e tenha procedido com a ativação da Lista Consolidada e carregamento dos novos Tipos de Processo no MyDoc: Como utilizador administrador terá de alterar o campo Tipos de Processo da reunião correspondente a cada órgão, através do menu Ferramentas» Parameterizações dos órgãos deliberativos Automatização. Que após a ativação da LC estes ficam inativos, não permitindo a criação dos processos da reunião no MyDoc. AIRC, 2018 Página 7 de 6

8 A consulta de documentos através do critério de pesquisa Todos ano corrente tem em conta o ano corrente. Para mais esclarecimentos ou informações, contacte os nossos serviços de suporte. Obrigado. Telefone Correio eletrónico adm@airc.pt sgd@airc.pt mgd@airc.pt sga@airc.pt spo@airc.pt sta@airc.pt Mais informações de contacto no nosso sítio Web AIRC, 2018 Página 8 de 6