CONTAB Contabilidade para o Setor da Educação Versão ABRIL de 2012 MUITO IMPORTANTE

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1 CONTAB Contabilidade para o Setor da Educação Versão ABRIL de 2012 MUITO IMPORTANTE - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da contabilidade; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. Atenção: - Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows); 1. Nota introdutória As alterações efetuadas nesta versão vêm dar resposta às disposições legais aprovadas pela Lei Nº 8/2012, de 21 de Fevereiro, designadamente os procedimentos referidos no artigo 5º da referida lei. Paralelamente foram também tomadas em consideração as informações divulgadas na página da Internet da Direção Geral do Orçamento (DGO) e as orientações obtidas junto da Direção Geral de Planeamento e Gestão Financeira do MEC ( DGPGF, anteriormente identificado por GGF). ATENÇÃO: Para além da leitura atenta das informações referidas neste documento (Adenda), os utilizadores do programa, outros responsáveis pela execução da contabilidade e as direções dos estabelecimentos de ensino, deverão também consultar as orientações que constam do Manual de Procedimentos sobre a Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, disponível na página da Internet da DGO. As novas funcionalidades implementadas nesta versão destinam-se às escolas que utilizam o CONTAB para registo de todos os movimentos contabilísticos e consequente elaboração dos mapas de controlo e escrituração. As escolas que ainda utilizam o CONTAB apenas com as opções necessárias à exportação de dados, terão que adotar mecanismos alternativos e externos à aplicação para dar resposta aos procedimentos previstos na Lei nº 8/2012. Depois de atualizado o programa para esta nova versão, tenha em especial atenção aos procedimentos referidos nos pontos seguintes. Para esclarecimentos de dúvidas técnicas sobre o manuseamento do programa poderão contactar os nossos serviços de apoio técnico. Considerando que a empresa reajustou o programa com base nos documentos publicamente divulgados pelos serviços da Administração Pública, documentos esses que estão disponíveis para consulta por parte da escolas, qualquer esclarecimento de dúvidas sobre a aplicação das normas legais em vigor que não possa ser obtido nesses documentos, deverá ser colocado às entidades competentes. 1

2 2. Ficheiro de Serviços Neste ficheiro foram introduzidos novos campos para registo do Capítulo e Divisão. O preenchimento destes campos é necessário para a impressão do Formulário de Cabimento Prévio. 3. Tabelas Fundos Disponíveis Na área de Tabelas foi criada uma nova opção designada por Fundos Disponíveis. A informação a registar nesta tabela é necessária para o cálculo do Mapa de Fundos Disponíveis, sendo solicitados os seguintes dados: (1) Valor do duodécimo atribuído para despesas correntes de material e capital na FF111 ou 112. Sem prejuízo de outras orientações que a qualquer momento venham a ser divulgadas e de acordo com informação recolhida junto da DGPGF (anteriormente designado por GGF), as despesas com pessoal na fonte de financiamento 111 ou 112 não são para já consideradas para o cálculo dos fundos disponíveis. (2) Previsão da receita própria a arrecadar nas fontes de financiamento 123, 242 e 280, distribuída por cada mês. Esta previsão deve ter por base valores muito aproximados da receita efetiva a arrecadar nesses meses, podendo no inicio de cada mês ser objeto de reajustamento para os 3 meses seguintes. (3) Nesta linha são registados os valores a receber do QREN por contrapartida de faturas já liquidadas e devidamente validadas, ou seja, o valor correspondente a faturas já liquidadas pela escola e cujo reembolso por parte do QREN ainda não ocorreu. Os valores a registar nesta linha não devem ser considerados na linha anterior. No mês em que ocorrer a receita efetiva de parte ou a totalidade dos valores registados nesta linha, deverá registar o valor recebido na linha 8. Exemplo: No mês de Março registou na linha 3 o valor de ,00, tendo recebido em maio por conta desta verba um reembolso de 7.000,00. Para além do registo da receita efetiva em maio, na coluna de maio do Mapa de Fundos Disponíveis deverá registar na linha 8 o valor de 7.000,00. (4) e (5) Outros montantes autorizados a título excecional pela Direção Geral de Planeamento e Gestão Financeira do MEC, seja a nível do OE ou por contrapartida de receitas próprias. A introdução de valores nestas linhas pressupõe sempre uma autorização de libertação de crédito por parte da DGPGF. 2

3 (6) Nesta coluna, regra geral num só mês, deve indicar-se o saldo transitado da gerência anterior e cujo valor foi autorizado a requisitar no ano seguinte. (7) e (8) Sempre que for necessário corrigir o valor de receitas gerais. Por exemplo: - Na requisição de maio a DGPGF autorizou a antecipação total do duodécimo de dezembro, no valor de 4.150,00 euros. - Na linha (1) deste mapa continua a manter-se o valor de 4.150,00 no mês de dezembro; - Na linha (4), coluna do mês de maio, regista-se o valor de 4.150,00; - Na linha (7), coluna do mês de dezembro, regista-se o valor de 4.150,00; Alterando apenas os valores na linha (1), colocando 0,00 no mês de dezembro e aumentando o valor no mês de maio, o efeito prático no cálculo dos fundos disponíveis seria o mesmo. Acontece que com este procedimento, embora o cálculo dos fundos disponíveis ficasse correto, o mapa não iria refletir com rigor a alteração que foi autorizada. Nesta mesma opção deverá calcular e imprimir o Mapa de Fundos Disponíveis. Este mapa deve ser calculado no inicio de cada mês (mês de reporte), sendo que: - Ao calcular o mapa de FD de janeiro, já deve estar registado no quadro acima reproduzido os valores correspondentes a janeiro, fevereiro e março; - Ao calcular o mapa de FD de fevereiro, já deve estar registado/reajustado no quadro acima reproduzido os valores para o mês de fevereiro, março e abril. Paralelamente já terão de estar registados no programa todos os lançamentos de janeiro relativos a receitas cobradas, compromissos assumidos e pagamentos efetuados. - Ao calcular o mapa de FD de março, já deve estar registado/reajustado no quadro acima reproduzido os valores para o mês de março, abril e maio. Paralelamente já terão de estar registados no programa todos os lançamentos relativos a receitas cobradas, compromissos assumidos e pagamentos efetuados, até final de fevereiro. Notas: Nada impede que a tabela esteja previamente preenchida em todos os meses com a previsão de valores já conhecidos até final do ano, sem prejuízo do reajustamento de valores no inicio de cada mês. Por exemplo, logo que conhecido o duodécimo para cada ano económico, poderá o utilizador preencher o valor da linha (1) nos 12 meses da tabela. A informação reproduzida no Mapa de Fundos Disponíveis poderá numa fase posterior vir a ser incluída no ficheiro XML com a exportação mensal de dados para o MEC. 3

4 4. Movimentos Lançamentos Quanto ao registo dos movimentos contabilísticos a efetuar no CONTAB nada se alterou na metodologia em uso até ao momento, exceto nas situações a seguir mencionadas: Cabimento Prévio Tendo por base as orientações recebidas da DGPGF, foi introduzida mais esta opção no programa para dar resposta à elaboração de um modelo de cabimento prévio. Ao selecionar esta opção, proceda da seguinte forma: a) Introduza o número de cabimento a atribuir. Este número corresponde a uma série autónoma e sequencial, a iniciar no número 1 em cada ano económico. O número de Cabimento Prévio deverá ser indicado no seguinte formato : CP + 4 números, por exemplo, CP0001, CP0002, CP0003, etc Ao premir o botão poderá obter uma listagem dos cabimentos prévios já emitidos, sendo apresentado em primeiro lugar o último cabimento registado; b) Escolha a RUBRICA tal como faz nos lançamentos de despesa; c) Digite a informação que identifique o cabimento prévio que está a ser registado; d) Indique a data do cabimento e a descrição a registar no lançamento da contabilidade. e) Indique a verba que pretende cabimentar (valor), podendo ser aproximada no caso de não ser nesta data conhecido o valor exato. Ao GRAVAR este movimento, o programa regista na contabilidade um lançamento a débito da conta 023 e a crédito da conta 026 Este movimento fica registado com a indicação de provisório e já não é possível eliminá-lo da grelha de lançamentos. Se pretender anular ou alterar este lançamento, através do Auxiliar de Movimentos e recorrendo ao botão ALTERAÇÃO, digite o Nº de documento para poder estornar ou aumentar o valor do cabimento prévio. A introdução de um valor a negativo corresponde a uma diminuição do cabimento, sendo o valor a positivo correspondente a um aumento desse mesmo cabimento. A opção de cabimento prévio permite também reservar dotações para fazer face a compromissos obrigatórios que a escola venha a assumir posteriormente. Por exemplo, no inicio do ano a escola pode cabimentar um valor médio aproximado das despesas com eletricidade, água, contratos fixos, etc, excluindo logo a utilização dessas dotações para assumir outros compromissos futuros. Por outro lado, deverão estar atentos a procedimentos que a qualquer momento poderão ser divulgados sobre a obrigatoriedade de em determinadas situações, o cabimento prévio e a comunicação das informações que lhe estão associadas terem de ser registados numa plataforma da DGO. 4

5 4.2 Tabelas Cabimentos Após a gravação de um novo Cabimento Prévio, o programa gera automaticamente um formulário que fica guardado na opção Cabimentos da área de Tabelas. Para a correta elaboração deste documento, em tempo real, todos os movimentos na contabilidade deverão estar atualizados, designadamente: - Lançamento dos orçamentos iniciais nas diversas fontes de financiamento; - Registadas eventuais alterações orçamentais (reforços ou anulações); - Registados na contabilidade todos os cabimentos e compromissos assumidos. 4.3 Despesas Na opção de lançamento das despesas foram efetuadas as seguintes alterações: A opção provisório passou a estar disponível apenas para o registo dos cabimentos prévios, sendo aplicada de forma automatizada pelo programa. Ao registar as fases do cabimento / compromisso (o registo continua a ser em paralelo) e no cumprimento das disposições legais em vigor, deverá ser atribuído um número sequencial de compromisso. Compromisso Nº: Neste campo deve ser registado o Nº sequencial de compromisso, sendo oferecido pelo programa o número do último compromisso + 1. Em regra o utilizador deverá aceitar o número sugerido, salvo anomalia do sistema. Poderá no entanto haver necessidade de repetir o mesmo Nº de Compromisso associado a vários lançamentos. Por exemplo: O CAPI solicita a elaboração de requisições de material separadas por fonte de financiamento, mas em cada uma destas requisições os bens requisitados não são desdobrados por atividade, sendo apenas possível indicar um único o Nº de Compromisso por requisição. No programa CONTAB, dada a necessidade de controlo por atividade e consequente elaboração dos respetivos balancetes, temos obrigatoriamente de efetuar os lançamentos desdobrados por atividade. Nos lançamentos que correspondam a situações equiparadas ao exemplo apresentado, poderá o utilizador alterar o número de compromisso apresentado e confirmar a mensagem de alerta que lhe será apresentada ao Gravar o lançamento. 5

6 Cabimento Nº: Sempre que o registo do cabimento/compromisso já tenha sido objeto de cabimento prévio, pressione o botão assinalado na figura anterior pela letra (A) para que lhe seja apresentada a tabela dos cabimentos prévios já registados. Faça duplo clique em cima do registo do cabimento prévio associado ao compromisso que está a ser registado, para que o número seja assumido no campo correspondente. Considerando que no ciclo da despesa registamos em paralelo as fases do cabimento e compromisso, havendo o registo anterior de um cabimento prévio, verifica-se a duplicação do cabimento pelo valor do compromisso. O programa automatiza um procedimento de correção, deduzindo ao cabimento prévio o valor do compromisso que está a ser registado. Exemplo: Consulta dos fundos disponíveis O botão assinalado na imagem anterior vem substituir o resumo de conta e permite em paralelo a consulta das dotações disponíveis e dos fundos disponíveis. Antes de registar cabimentos ou assumir compromissos, poderá consultar esta opção (recomendado). 6

7 Selecione a rubrica para a qual pretende consultar a situação orçamental e o mês de reporte para cálculo dos fundos disponíveis. Na parte superior do quadro é apresentado um resumo das dotações orçamentais para a rubrica indicada e a situação orçamental global para a rubrica 06 ou 11, atendendo à fonte de financiamento e actividade associados à conta selecionada. Na parte inferior é apresentado um resumo dos fundos disponíveis, tendo por base o mês de reporte indicado. Na última linha é apresentado a título informativo o valor do crédito disponível até final do mês referente à fonte de financiamento associada à conta indicada. Para que a informação seja apresentada corretamente nesta linha é necessário continuar a registar no início de cada mês o valor do crédito disponível (valor requisitado no Mod. RF3), a que correspondem os seguintes movimentos: Correntes Capital FF 111/ / / FF / / FF / / FF / / Relativamente à FF111/112 não são consideradas as verbas requisitadas para despesas com pessoal. Sempre que é registado um compromisso, o programa cria automaticamente o lançamento do crédito utilizado ( / ), abatendo o valor ao duodécimo/crédito disponível registado no inicio de cada mês. O duodécimo/crédito disponível corresponde em qualquer momento ao saldo das contas 024 ou 025. Considerando que no registo das despesas com pessoal da FF242 através da opção P242 não é criado o movimento / 02523, após a importação das fases de cabimento/compromisso, proceda manualmente ao registo deste lançamento pela totalidade dos valores, dando-lhe a mesma data e nº de documento. Anulação de registos na área de lançamentos Depois de gravado um lançamento de cabimento prévio ou de uma despesa com um número de compromisso atribuído, deixa de ser possível a sua anulação física. Através do Auxiliar de Movimentos está disponível a função Alterações que permite o estorno parcial ou total do lançamento em todas as fases já registadas, bem como aumentar o valor inicialmente registado nessas mesmas fases. Exemplo_1: O cabimento/compromisso de uma despesa foi registado inicialmente com base numa proposta de 1.200,00 euros e o valor da obrigação efetivamente faturado foi de 1.100,00 euros. Neste cenário, antes de registar a obrigação, proceda a uma alteração no valor de -100,00 (negativo). Exemplo_2: O cabimento/compromisso de uma despesa foi registado inicialmente com base numa estimativa de 1.200,00 euros e o valor da obrigação efetivamente faturado foi de 1.300,00 euros. Neste cenário, antes de registar a obrigação, proceda a uma alteração no valor de 100,00 (positivo). Associado a cada lançamento de despesa efetuado na contabilidade orçamental através do Auxiliar de Movimentos, passa a ficar registado o nome do utilizador, data e hora do lançamento, permitindo assim identificar o operador que efetuou os lançamentos. 7

8 5. Movimentos Requisição / Nota de Encomenda Esta opção foi totalmente reformulada, passando agora a funcionar em formato semelhante a uma folha de cálculo. Tendo a DGPGF obtido da INCM autorização para que o modelo 689 possa ser substituído pela reprodução informatizada de impressos equiparados, julgamos que fica ultrapassado o condicionalismo legal para utilização das requisições elaboradas através do CONTAB. A numeração das requisições continua a ser efetuada pelos utilizadores, não permitindo o programa a repetição do Nº Requisição. O Nº de Compromisso é um campo de preenchimento obrigatório. O Nº de Cabimento Prévio apenas é indicado no caso de ter sido emitido, sendo de considerar apenas a parte numérica, ignorando as letras CP. Após a gravação de uma requisição deixa de ser possível efetuar qualquer alteração, ficando registado o nome de utilizador, data e hora. A anulação física das requisições deixa de ser possível. Quando ELIMINA uma requisição é associado ao registo a informação do nome do utilizador, data e hora em que ocorreu a anulação. As requisições anuladas podem ser consultadas mas deixa de ser possível a sua impressão. Atenção: Com a instalação desta nova versão são convertidos para a nova estrutura do ficheiro as requisições elaboradas em versões anteriores. Dado que a estrutura dos ficheiros (anterior e atual) apresentam diferenças significativas, é bastante provável que os dados convertidos necessitem de ser reajustados para o novo formato. Após a instalação da nova versão é possível editar e alterar as requisições que foram objeto de conversão. Após a sua gravação já na nova versão, deixa de ser possível efetuar mais alterações à requisição. 8

9 6. Notas Finais ( Muito importante ) Após a instalação da nova versão tenha em especial atenção aos seguintes procedimentos: 6.1 No ficheiro de serviços preencher os campos Capítulo e Divisão. 6.2 Na área de lançamentos, orçamental e patrimonial, selecione todos os meses e verifique se existe algum movimento classificado como provisório Caso exista, faça duplo clique em cima da palavra SIM ou elimine o movimento. 6.3 Verifique se os orçamentos iniciais e eventuais alterações estão devidamente registados. 6.4 Verifique se no início de cada mês foram registados os movimentos do duodécimo vencido /crédito disponível ( / 024 ). 6.5 Preencha a tabela de fundos disponíveis desde o início do ano (janeiro). Quanto à linha das previsões de receita própria, atendendo ao momento em que esta nova versão é instalada, apenas necessita de ser preenchida a partir do mês de abril (inclusive) 6.6 Atendendo a que a Lei nº 8/2012 entrou em vigor no dia 23 de fevereiro e face às orientações divulgadas na Nota Informativa nº4/ggf/2012, até ao reajustamento das aplicações informáticas o controlo e atribuição do número de compromisso deveria ser efetuado por via manual. Face ao exposto, tenha em especial atenção: Confirme com rigor qual o número a atribuir ao próximo compromisso. Quando proceder ao primeiro lançamento de um compromisso já nesta nova versão, o programa vai oferecer por defeito o compromisso Nº 1. Apague o número oferecido e digite o número sequencial a atribuir a esse compromisso. Quanto ao registo no programa do Nº de Compromisso relativo a lançamentos efetuados na versão anterior, deverá adotar o seguinte procedimento: Identificando previamente o número correspondente a cada compromisso, faça duplo clique na coluna Compromisso e digite o número a atribuir. O número deve ser registado nas linhas 023/026, 026/027 e 024/025, nada impedindo que possa ser registado também nas restantes fases da despesa. Tenha em atenção que depois de registar o nº de compromisso, qualquer correção só é possível através da função Alteração disponível no Auxiliar de Movimentos ou efetuando manualmente na área de lançamentos os registos equivalentes. 6.7 Na opção Requisições/Notas de Encomenda edite e reajuste as requisições elaboradas na versão anterior. Tenha em atenção que depois de gravar a requisição já na nova versão, deixa de ser possível efetuar qualquer alteração. 6.8 Dado terem sido criadas duas novas opções na área de Tabelas, o GESTOR da aplicação deve aceder à opção de UTILIZADORES e dar acesso aos utilizadores que irão ter permissões para usar estas novas opções. 9

10 Alterações implementadas na versão a de abril 2012 ( disponibilizada em ) Em consequência de esclarecimentos obtidos após o lançamento da versão , para além da obrigatoriedade na atribuição do número de compromisso a partir da entrada em vigor da Lei nº 8/20123, é também obrigatória a atribuição do Nº de Cabimento Prévio a partir do inicio do presente ano económico. Para clarificar algumas dúvidas que nos têm sido colocadas, esclarecemos que a aplicação atual trabalha com sequências de numeração autónoma para cabimentos, compromissos e nº de documento da contabilidade. Face aos esclarecimentos adicionais agora obtidos, foram efetuados os seguintes reajustamentos no funcionamento da aplicação: a) As orientações referidas no ponto 6.6 passam a aplicar-se individualmente às colunas de CABIMENTO e COMPROMISSO, permitindo assim a introdução do Nº de Cabimento e o Nº de Compromisso de forma separada. b) Em caso de erro na indicação do Nº de Cabimento e recorrendo também ao procedimento referido no ponto 6.6, passa a ser possível ao GESTOR (apenas ao gestor da aplicação) alterar o referido número. A correcção do número de compromisso após registo na aplicação implica estornar pela totalidade o registo contabilístico e efetuar novo lançamento, devendo nestes casos atribuir o mesmo número de compromisso porque na prática ainda não foi utilizado para nenhum compromisso efetivamente assumido. c) Na grelha de lançamentos da contabilidade patrimonial foi criada também a possibilidade do GESTOR (apenas o gestor da aplicação) poder ANULAR ou ALTERAR movimentos que já tenham associado o número de compromisso na contabilidade orçamental, dado que estes movimentos não influenciam a gestão e controlo das dotações orçamentais. Tabela de Cabimentos Sempre que é registado um novo cabimento prévio através do Auxiliar de Movimentos, para além do correspondente registo na contabilidade (lançamentos) é também criado um registo na tabela de cabimentos onde fica associado u ficheiro PDF com a informação relativa ao cabimento. Esclarecemos que esta tabela apenas tem como objetivo arquivar os formulários de cabimento em formato PDF, em nada influenciando os movimentos efetuados na contabilidade. Os valores que constam nos formulários guardados nesta tabela são calculados com base nos cabimentos e compromissos já registados na área de lançamentos, sempre que é gerado um novo cabimento. Qualquer reajustamento aos valores iniciais do cabimento, quando devidamente autorizado pelos competentes órgãos da escola, deverá ser refletido nos lançamentos contabilísticos pela via da ALTERAÇÂO, mas não vai alterar o documento inicialmente elaborado. Para o cálculo de novos cabimentos são apenas considerados os valores registados na contabilidade (orçamentos iniciais, alterações orçamentais, cabimentos/compromissos) e NÃO os valores que constam dos documentos guardados na tabela de cabimentos. 10

11 Alterações implementadas na versão b de abril 2012 ( disponibilizada em ) Decorridos alguns dias sobre o lançamento da versão e após uma utilização significativa por parte dos utilizadores, foram identificadas algumas anomalias de pormenor e reajustados alguns procedimentos face à metodologia de trabalho usada nas escolas. Na versão agora disponibilizada (v b ) foram efetuadas as seguintes alterações: a) Corrigida uma anomalia que provocava uma mensagem de erro ao gravar pelo Auxiliar de Movimentos o último painel do ciclo da despesa ( quadro do centro de custos ); b) A data da alteração efetuada através do Auxiliar de Movimentos tem de ser igual ou superior à data do último movimento já registado para o número de documento que está a ser alterado. Não deixa efetuar alterações que originem um valor negativo no saldo final do documento que está a ser alterado; c) Foi corrigida uma anomalia que gravava o Nº de requisição / nota de encomenda mesmo quando o utilizador cancelava o procedimento e saía sem gravar. Para corrigir situações desta natureza ocorridas nas versões anteriores, basta efetuar uma MANUTENÇÂO de dados para que o número de requisição fique novamente disponível para utilização. d) Com o objetivo de facilitar a correção de eventuais erros de lançamento sem colocar em causa os necessários mecanismos de controlo sobre os movimentos registados, em especial com Nº de Compromisso já atribuído, tal como já acontece na área Patrimonial, passa também a ser possível ao utilizador GESTOR ( e apenas ao gestor) ANULAR lançamentos na área Orçamental, individualmente por linha na grelha de lançamentos. Sempre que é eliminado um lançamento na área orçamental é guardado numa tabela uma cópia integral do registo, acrescendo a informação da data e hora da anulação. Esta tabela está disponível na área de Movimentos opção Lançamentos Eliminados. Chama-se no entanto a V/ especial atenção que a anulação de lançamentos apenas deve ocorrer em situações excecionais de enganos. Para qualquer outra modificação, para mais ou para menos, aos valores inicialmente registados, devem fazer uso da opção ALTERAÇÂO através do Auxiliar de Movimentos. e) O procedimento acima referido não está disponível para os lançamentos dos cabimentos prévios (lançamentos com o número de documento CP????), mantendo-se para estes o recurso apenas à opção ALTERAÇÃO disponível no Auxiliar de Movimentos. 11

12 Alterações implementadas na versão de abril 2012 ( disponibilizada em ) Na versão foram efetuadas as seguintes alterações: a) A requisição / nota de encomenda para a permitir registar três casas decimais na coluna do valor unitário, arredondado o valor total à segunda casa decimal. b) Na tabela de cabimentos foi adicionada uma nova opção que permite a impressão de uma listagem dos cabimentos prévios emitidos, permitindo uma análise das dotações movimentadas. (1) Valor do registo inicial do Cabimento Prévio. (2) Valor dos movimentos seguintes efetuados para o mesmo Nº de Cabimento. (3) Saldo do cabimento (1 2) c) Na opção P242 foi adicionado um novo campo para registo do número de compromisso. Por defeito, tal como acontece no Auxiliar de Movimentos, é oferecido o número sequencial do compromisso a atribuir. d) Na opção para consulta das dotações orçamentais e fundos disponíveis que se encontra na área de Lançamentos, passa a apresentar por defeito o último mês com registos efetuados na área orçamental. A informação apresentada nessa consulta tem em consideração todos os movimentos já registados no programa, pelo que o mês de reporte a indicar para consulta dos fundos disponíveis deve corresponder ao mês de trabalho atual. Consulte regularmente e mantenha o software atualizado 12

13 Nota Informativa ( Anexa à Adenda das versões / ) Conforme já referido nas páginas anteriores deste documento, relembramos que as alterações implementas na versão e seguintes, tiveram por base as normas que constam nos documentos disponibilizados pela DGO e orientações complementares prestadas pela DGPGF. Após o lançamento da versão , para além dos contactos para apoio técnico no manuseamento do programa, a maioria das questões que nos são colocadas visam obter esclarecimentos sobre a interpretação e aplicação dos procedimentos legais. Como compreenderão, a JPM & ABREU, Lda deve limitar a sua atividade ao apoio técnico no manuseamento do software por si desenvolvido e distribuído, deixando os esclarecimentos sobre a interpretação das normas legais aos serviços da Administração Pública com competências nessas matérias. A análise dos normativos legais e documentos complementares divulgados pela DGO e DGPGF devem ser em cada escola/agrupamento objeto de uma análise conjunta entre os órgãos de direção e gestão, responsáveis pelos serviços administrativos e utilizadores da aplicação. Constatando no entanto que três ou quatro questões nos têm sido colocadas por um número elevado de escolas/agrupamentos e, sem prejuízo das orientações e esclarecimentos que superiormente venham a obter, apresentamos de seguida algumas considerações para V/ reflexão. 1. Cabimento Prévio O registo de cabimentos prévios deverá ocorrer nas situações em que a lei o determinar. O modelo gerado com o registo do cabimento prévio foi-nos facultado pela DGPGF, tendo sido implementada no programa uma reprodução adaptada do Anexo II à Resolução 13/2007 DR 2ª Série de 23-07, podendo ser utilizado, por exemplo, na instrução dos pedidos de parecer prévio previstos na Portaria nº 9/2012 relativos à contratação da prestação de serviços de consultadoria técnica, ou outros procedimentos em que seja solicitado comprovativo de cabimentação orçamental. O lançamento do cabimento prévio, quando registado no programa, permite a cativação (reserva) de dotações orçamentais para fazer face a compromissos futuros já previstos. Ao registar as duas primeiras fases do ciclo da despesa, tal como sempre aconteceu na metodologia técnica adotada no programa, são efetuadas em paralelo as fases do cabimento e compromisso. Associando a estes lançamentos o número do cabimento prévio (caso tenha sido registado) o programa adota um mecanismo de correção e cujo procedimento técnico foi explicado nas páginas anteriores. Independentemente dos procedimentos práticos adotados em cada escola para cumprimento das disposições legais, tenha em atenção ao disposto no nº 1 do artigo 45º da Lei de Enquadramento Orçamental: Apenas podem ser assumidos compromissos de despesa após os competentes serviços de contabilidade exararem informação prévia de cabimento no documento de autorização da despesa em causa. Nas situações em que a escola registe no programa um cabimento prévio, a sua numeração deve ser sequencial e autónoma desde o início do ano económico. 13

14 2. Atribuição do Número de Compromisso A atribuição do Nº de Compromisso é obrigatória desde a entrada em vigor da Lei nº 8/2012 (23 de fevereiro), obedecendo a uma série numérica, sequencial e autónoma. Nos casos em que a escola optou por numerar os compromissos desde o início do ano económico, em nossa opinião, não há qualquer irregularidade porque o procedimento não contraria as disposições legais. Até orientações em contrário da DGPGF, com exceção das despesas com pessoal nas fontes de financiamento 111 ou 112, todas as restantes despesas estão sujeitas à atribuição de Nº de Compromisso. A numeração dos compromissos deve ter como referência as requisições/notas de encomenda ou documentos equivalentes remetidos ao fornecedor, independentemente da quantidade de lançamentos a efetuar no programa. Por exemplo: - Envia ao fornecedor uma única nota de encomenda com produtos que se enquadram em várias classificações e/ou atividades. A este compromisso assumido perante o fornecedor deve corresponder um único número, sendo este repetido nos lançamentos a efetuar no programa por força do desdobramento por classificações e atividades. O mesmo procedimento deve ser adotado no caso de um compromisso assumido perante o fornecedor origine o seu desdobramento nos lançamentos a efetuar no programa, dado as faturas ou documentos equivalentes serem emitidos de forma parcial e em momentos diferentes. - A escola assume vários compromissos perante o mesmo fornecedor, correspondendo a cada compromisso requisições ou notas de encomenda distintas. A cada compromisso deve corresponder a atribuição autónoma e sequencial de um número. Neste cenário, em nossa opinião, não será desejável que as faturas emitidas pelo fornecedor misturem bens e/ou serviços relativos a requisições com números de compromisso diferentes. 3. Modelo de Requisição / Nota de Encomenda Em resposta à questão se é obrigatório e necessário utilizar o modelo de requisição/nota de encomenda para todos os compromissos assumidos, salvo melhor entendimento, entendemos que não. Sempre que o compromisso é assumido com base na elaboração de um contrato ou documento equivalente, bem como em qualquer outro modelo ou documento assinado e autenticado pela escola onde constem de forma clara e objetiva os bens e/ou serviços a fornecer, quantidades e preços (aproximados ou definitivos), não se justifica a duplicação de documentos. O mesmo entendimento se pode aplicar às requisições, notas de encomendas ou modelos equiparados, submetidos em formulários através de plataformas eletrónicas, quando assinados e autenticados, onde a cópia do documento submetido poderá servir de comprovativo do compromisso assumido. Consulte regularmente e mantenha o software atualizado 14