1. Em que consiste a Certificação de Software? Quem está obrigado a utilizar software certificado?... 2

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1 Conteúdo 1. Em que consiste a Certificação de Software? Quem está obrigado a utilizar software certificado? Quem se encontra excluído de utilizar software certificado? É possível utilizar um software certificado antes da data legalmente imposta? Mesmo que a empresa não esteja obrigada, poderá utilizar igualmente um software certificado? Qual a informação presente num documento que não pode ser alterada após ter sido efectuada uma transacção com a respectiva assinatura digital? Uma empresa que forneça apenas para um cliente que tem actividades exclusivamente de produção (logo está isenta de possuir software certificado), a meio do ano começa também a vender para clientes particulares. A partir de quando é que esta empresa é obrigada a possuir software certificado? Quais as facturas que devem possuir os requisitos da certificação? Quais são os documentos que estão sujeitos a assinatura digital e quais podem ser usados sem assinatura? Se acontecer um erro num documento que ainda não foi impresso, ou que já foi impresso mais ainda não foi entregue ao cliente, como se deve proceder? Caso uma empresa tenha duas actividades distintas (CAEs diferentes), em que uma esteja excluída da obrigatoriedade de utilizar programas de facturação certificados e a não, como se deve proceder? Quem utiliza programas de facturação multiempresa está obrigado a programas certificados? As Facturas Pro Forma, os orçamentos, entre outros, devem ser assinados?

2 1. Em que consiste a Certificação de Software? A certificação de software é uma imposição legal, actualizada pela Portaria 22-A/2012, de 24 de Janeiro e tem como objectivo regulamentar a utilização e certificação prévia dos programas informáticos de facturação. Devido ao aumento da utilização de sistemas de processamento electrónico de dados (em que se inclui a facturação da transmissão de bens e prestação de serviços), revelou-se necessário definir regras para que os programas de informáticos obedeçam a uma série de requisitos que mantenham a inviolabilidade da informação registada no momento da facturação. Com isto, pretende-se evitar a adulteração dos dados de natureza fiscal (art.º 36º do CIVA) dos documentos registados no momento da transacção. 2. Quem está obrigado a utilizar software certificado? Estão obrigados todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, para emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA) e que não se encontre excluído por nenhuma das situações previstas (artigo 2º da Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro). 3. Quem se encontra excluído de utilizar software certificado? Encontram-se excluídos da obrigatoriedade de utilizar software certificado, todos os sujeitos passivos que reúnam algum dos requisitos do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 22-A/2012, de 24 de Janeiro: Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor; Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a (a vigorar no ano 2012) e (a vigorar a partir 2013); Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades; Efectuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré -impresso e ao portador comprovativo do pagamento. 2

3 4. É possível utilizar um software certificado antes da data legalmente imposta? Sim, é possível. Nada na legislação impede que se antecipe a utilização de um software certificado. 5. Mesmo que a empresa não esteja obrigada, poderá utilizar igualmente um software certificado? Sim, pode. Aliás, quando um sujeito passivo utiliza um software certificado, mesmo que não esteja legalmente obrigado, está a garantir um maior rigor e transparência da informação de carácter fiscal dos seus documentos comprovativos das transacções. Importa ainda referir que, segundo a al. a) do n.º 3 do artigo 2º da Portaria 22-A/2012, de 24 de Janeiro, todos softwares de facturação adquiridos a partir de 1 de Abri de 2012, terão de ser certificados. 6. Qual a informação presente num documento que não pode ser alterada após ter sido efectuada uma transacção com a respectiva assinatura digital? Não poderá ser alterada qualquer informação fiscalmente relevante, decorrente da aplicação do artigo 36º do CIVA, do D.L. n.º 147/2003, de 11 de Julho e do art.º 6 da Portaria 22-1/2012, de 24 de Janeiro (Ponto 1.9 do Ofício Circulado n.º 50000/2012, da AT). 7. Uma empresa que forneça apenas para um cliente que tem actividades exclusivamente de produção (logo está isenta de possuir software certificado), a meio do ano começa também a vender para clientes particulares. A partir de quando é que esta empresa é obrigada a possuir software certificado? Quais as facturas que devem possuir os requisitos da certificação? Esta questão não se coloca, uma vez que esta exclusão deixou de fazer parte do n.º 2 do artigo 2º, da Portaria n.º 22-A/2012 de 24 de Janeiro. 8. Quais são os documentos que estão sujeitos a assinatura digital e quais podem ser usados sem assinatura? Os documentos que estão sujeitos a assinatura digital são as facturas ou documentos equivalentes, assim como os talões de venda. Os documentos considerados são: Factura, Nota de Débito, Venda a Dinheiro, Factura-Recibo, Talão de Venda, Nota de Crédito, Talão ou Nota de Devolução, Guia de Transporte, Guia de Remessa, outros documentos de transporte, bem como quaisquer outros documentos susceptíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação 3

4 de serviços, nomeadamente, as consultas de mesa (Ponto 1.1, 1.2 e 1.3 do Ofício Circulado n.º 50000/2012). 9. Se acontecer um erro num documento que ainda não foi impresso, ou que já foi impresso mais ainda não foi entregue ao cliente, como se deve proceder? No caso de acontecer um erro num documento, o procedimento a adoptar é anular o documento em que ocorreu o erro e emitir um novo documento, garantindo a sequência da série existente. Mesmo que o documento já tenha sido entregue ao cliente deverá procederse sempre desta forma. Caso a informação que esteja errada no documento não tenha relevância fiscal, poderá ser alterada directamente no documento. 10. Caso uma empresa tenha duas actividades distintas (CAEs diferentes), em que uma esteja excluída da obrigatoriedade de utilizar programas de facturação certificados e a não, como se deve proceder? A obrigatoriedade de utilização de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e não às actividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de facturas emitidas a considerar para efeitos de possível exclusão é o da entidade. A exigência de programa de facturação certificado aplica-se a todas as actividades exercidas, independentemente do seu local de prestação, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados. 11. Quem utiliza programas de facturação multiempresa está obrigado a programas certificados? Sim. (al. b) do n.º 3 do artigo 2º da Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro) 12. As Facturas Pro Forma, os orçamentos, entre outros, devem ser assinados? Não. No entanto, as facturas pro forma, orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de facturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão Este documento não serve de factura, competindo ao produtor de software criar condições que não permitam tais alterações de layouts, de modo a impedir qualquer confusão com uma factura. (artigo 36º do CIVA, do D.L. n.º 147/2003, de 11 de Julho e do art.º 6 da Portaria 22-1/2012, de 24 de Janeiro (Ponto 1.9 do Ofício Circulado n.º 50000/2012, da AT). 4

5 5 F3M Information Systems, S.A. 2012