Manual de Comissões de Vendedores

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1 Manual de Comissões de Vendedores Agosto de 2008

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3 ÍNDICE O MANUAL DE COMISSÕES DE VENDEDORES... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 COMISSÕES DE VENDEDORES... 2 Configuração do sistema... 2 Aplicação das comissões... 2 Documentos... 2 Vendedores... 2 Parametrização das comissões de vendedores... 3 Planeamento de comissões... 3 Regra de aplicação... 3 Escalões de comissão... 5 Validade... 6 Critério de escalonamento... 6 Cálculo da comissão... 7 Grupos de penalizações... 7 Parametrização de Vendedores... 8 Comissão do Vendedor... 9 Comissão sobre outros vendedores... 9 Processamento de comissões... 9 Pagamento das comissões aos vendedores...10 Perguntas e respostas...12

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5 O manual de comissões de vendedores Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento das comissões de vendedores existente no GesPOS, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

6 Comissões de Vendedores Base Prime Vision GesCafé Necessário Módulo (*) PME01PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 ENT01 SQL88 Este manual aborda a configuração da funcionalidade Comissões de Vendedores. Para uma melhor performance e viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração. Configuração do sistema De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam o tratamento das comissões de vendedores Aplicação das comissões Documentos Apenas serão aplicadas comissões relativamente a documentos configurados para tal campo Comissões, em Diversos Configurações Configuração de Postos Comportamento 2 O comportamento no cálculo das comissões soma ou subtrair será de acordo com a configuração do documento relativamente ao Mapa de Vendas (Diversos Configurações Configurações de Documentos Tabelas de Documentos) Vendedores No cálculo das comissões serão considerados os vendedores que estejam dentro dos parâmetros dos planeamentos de comissão em vigor.

7 Parametrização das comissões de vendedores As comissões são configuradas em Tabelas Vendedores Planeamento de Comissões. Planeamento de comissões Regra de aplicação A regra de aplicação da comissão permite definir a forma como as comissões serão aplicadas, podendo escolher uma das seguintes opções: Simples: será usado um único critério para o cálculo da comissão, podendo escolher entre Famílias, Artigos, Grupo de Vendedor ou Grupo de Cliente. Composta: para o cálculo da comissão serão usados critérios combinados, podendo definir um dos seguintes tipos: Grupo de Vendedor/Família, Grupo de Vendedor/Artigo, Grupo de Cliente/Família ou Grupo de Cliente/Artigo. Os grupos de vendedor e grupos de cliente são criados em Tabelas Vendedores Grupos de Vendedores e Tabelas Clientes Grupos de Clientes, respectivamente. Deverá ter em atenção o peso aplicado a cada uma das regras, isto é, da esquerda para a direita e de cima para baixo, os campos têm um peso de 1 a 8, sendo o último [Grupo de Cliente/Artigo] a regra com maior peso, logo prioritária na aplicação das comissões. 3 Tem uma Familia X e um Artigo Y Cria uma regra para a Família X onde uma venda terá uma comissão de 20% (preço=100 ; Comissão=20 ) Cria uma regra para o Artigo Y onde uma venda terá uma comissão de 10% (preço=100 ; Comissão=10 ) P: Qual a comissão a ser atribuída ao vendedor do Artigo Y da Família X?

8 R: A comissão atribuída será de 10%, porque a regra Artigos tem maior peso do que Famílias. Dependendo da regra de aplicação escolhida (Simples ou Composta) e do critério (Famílias, Artigos, etc...), a grelha de definição de valores para o cálculo do planeamento irá variar. Seleccionando, por exemplo, o critério simples Artigos, deverá definir na grelha os produtos abrangidos aquando cálculo da comissão. Segundo o exemplo da imagem abaixo, ao vender o produto Board ou Monitor, será concedida uma comissão de 10%. Percentagem a ser considerada aquando processamento da comissão. Optando por um planeamento composto com base no grupo de vendedores e artigo comercializado... 4

9 No planeamento de descontos apresentado na imagem acima, uma vez que foi usado o critério composto de Grupo de Cliente/Artigo, é necessário definir o grupo de cliente e os artigos abrangidos na comissão, neste caso o grupo de clientes 1 e o artigo PC. Escalões de comissão Seleccionada a regra de aplicação, poderá definir os escalões que serão aplicados às comissões. Não utiliza: Seleccionando esta opção estará a indicar ao sistema que não pretende utilizar escalões para o cálculo, sendo neste caso aplicada a comissão definida no campo Comissão. Percentagem que será considerada aquando processamento das comissões. Quantidade: Esta opção indicará ao sistema que o cálculo de comissões irá ser efectuado tendo em consideração as quantidades movimentadas. Valor s/ Imposto: Caso seleccione esta opção, as comissões serão calculadas de acordo com o preço unitário sem imposto do artigo. Valor c/ Imposto: Caso pretenda calcular as comissões tendo em consideração o preço unitário com imposto do produto deverá seleccionar esta opção. Para os escalões Quantidade, Valor s/ Imposto e Valor c/imposto, deverá configurar cada um dos escalões definindo os seguintes dados: Vendas até Neste campo deverá definir: 5

10 A quantidade máxima do produto à qual será aplicada a comissão, caso utilize escalão Quantidade. O valor sem imposto máximo ao qual será aplicada a comissão, se escolhido o escalão Valor s/imposto. O valor com imposto máximo ao qual será aplicada a comissão, se escolhido o escalão Valor s/imposto. Comissões (%) Percentagem a aplicar no cálculo da comissão a atribuir ao vendedor. Validade Activando a opção Válido em, estará a indicar ao sistema que o planeamento tem validade, isto é, mediante o intervalo de datas aqui definido, será ou não aplicada a comissão. Assim, se pretende restringir a um determinado período, deverá preencher a data início e data fim do planeamento. Critério de escalonamento Se optar por um planeamento de comissões por escalões (de quantidade ou valor) poderá seleccionar um dos critérios: por cada linha: os escalões definidos serão analisados/aplicados linha a linha do documento por cada documento: os escalões definidos serão analisados/aplicadosna globalidade do documento pelo período processado: os escalões definidos serão analisados/aplicados consoante o intervalo de tempo definido no processamento, sendo considerados todos os documentos desse intervalo Seguindo o planeamento acima descritos por quantidade... 6

11 FAC nº 1 com 3 linhas do artigo BOARD com quantidade 5 cada uma. FAC nº 2 com 1 linha do artigo BOARD com quantidade 5. P: Qual a comissão atribuída? R (se por cada linha): FAC nº 1 e FAC nº 2-1%, pois cada linha está no 1º escalão (5uni) R (se por cada documento): FAC nº1-3%, pois a globalidade do documento retorna quantidade 15 inserindo-se no 2º escalão de comissão. FAC nº 2-1%, uma vez que 5uni englobasse no 1º escalão R (se pelo período processado): FAC nº 1 e nº 2 3%, pois os dois documentos prefazem 20uni englobando-se por isso no 2º escalão Cálculo da comissão O cálculo da comissão poderá ser efectuado com base no preço de venda (valor líquido) ou com base no lucro. Ou seja, ao calcular a percentagem de comissão a atribuir consoante o planeamento definido, será tomado por base o valor líquido ou o lucro da venda. Poderá ainda optar por deduzir os descontos aplicados na venda na comissão do vendedor, para tal, active Indexado ao Desconto Comercial. Considerando como exemplo um vendedor que na venda de 1000 (s/imposto) tem comissão de 2,5%. Se este vender com um desconto de 2% na realidade a sua comissão será apenas de 0,5% (2,5%-2%=0,5%), ou seja irá receber 50 (1000 *0,5%=50 ). Caso o desconto efectuado pelo vendedor seja superior à sua percentagem de comissão não será atribuída qualquer comissão. Grupos de penalizações Consoante a data de vencimento do documento, poderão ser definidas regras de penalizações para as comissões. Descrição da penalização Dias desde a data de vencimento do documento Percentagem de penalização Botões para adicionar/remover regras de penalização 7

12 Após criar as regras de penalização terá que as associar aos vendedores para que sejam consideradas aquando processamento da comissão. Ao ser processada a comissão para o vendedor 1 será analisada a data de vencimento do documento e caso já tenham passado 30 dias a comissão será penalizada em 0,5% De acordo com os planeamentos acima descritos em que o vendedor tem uma comissão de 1% na venda até 10uni... FAC nº1, com data de vencimento dia 01/07/2008, com 1 linha de 8uni do artigo BOARD. Uma vez que o documento já venceu há mais de 30 dias será aplicada a penalização, assim sendo, a comissão será apenas de 0,5% em vez de 1%. Parametrização de Vendedores Após criar os planeamentos de comissão e definidas as regras de penalização, terão que ser configurados os vendedores para que sejam aplicadas as respectivas comissões - separador Comissões da ficha de vendedor. Este ecrã é dividido em duas secções : 8

13 Comissão do Vendedor Grupo de vendedor: agrupamento de vendedores permite a associação de planeamentos de comissão a diversos vendedores Desconto máximo: valor máximo de desconto que o vendedor pode efectuar. Grupo de penalizações: penalização a que está sujeito o vendedor aquando processamento das comissões. Pagamento de comissões (Venda/Liquidação): percentagem de comissão a atribuir aquando emissão da venda e/ou aquando liquidação do documento (a soma de ambos terá que ser 100%). Se pagamento de comissão 100% na liquidação, apenas quando for pago o documento documento configurado para registar em caixa e finalizado não a crédito ou emissão de recibo é que será atribuída a comissão. Os grupos de vendedor são criados em Tabelas Vendedores Grupos de Vendedores. Consulte Grupos de penalizações para mais informações acerca desta opção. Comissão sobre outros vendedores Grelha de vendedores: identificação dos vendedores sobre os quais irá ter comissão e respectiva percentagem A comissão incide sobre (O valor da comissão calculada/o valor das vendas): valor base para cálculo das comissões sobre outros vendedores valor de comissão dos vendedores ou valor líquido dos documentos Tendo em conta os planeamentos acima descritos por quantidade e comissão sobre o valor da comissão calculada de outros vendedores... O vendedor Bruno vendeu 8uni do artigo BOARD obtendo uma comissão de 10. P: Qual a comissão do vendedor 1? R (comissão incide sobre valor da comissão calculada): 0,05, ou seja 0,5% de 10. R (comissão incide sobre o valor das vendas): 0,5% do valor líquido do documento. Para ter comissão sobre outros vendedores, o vendedor terá que ter associado um grupo. Um vendedor apenas poderá ter comissões sobre vendedores de nível (grupo) inferior. Caso associe um vendedor de grupo igual ou superior será apresentada a mensagem Processamento de comissões O processamento de comissões é efectuado em Movimentos Movimentos de Contas Correntes Vendedores Processamento de Comissões Uma vez definido o intervalo de datas para processamento, clique em Processar. Serão geradas as linhas relativas às comissões dos vendedores que estejam englobados neste período e que respeitem os planeamentos de comissão criados. 9

14 Para que o valor de comissão seja registado no respectivo c/c clique no botão Gravar. Se após gravar as comissões for alterado o documento que deu origem a estas, no próximo processamento será lançado o valor de comissão relativo ao diferencial positivo ou negativo, consoante a alteração efectuada. O mesmo se verificará caso seja alterado o planeamento de comissão, sendo consequentemente alterada a percentagem de comissão a atribuir ao vendedor. Pagamento das comissões aos vendedores Após processadas e gravadas as comissões poderão ser efectuados os pagamentos aos vendedores Movimentos - Movimentos de Contas Correntes Vendedores - Recibos 10

15 Os pagamentos a vendedor funcionam de forma semelhante à emissão de recibos. Seleccione os documentos a liquidar documentos que deram origem às comissões que pretende pagar e finalize o documento. 11

16 Perguntas e respostas A comissão do vendedor pode ser atribuída mediante o lucro da venda? Sim, para tal, no planeamento de comissão, defina Cálculo da comissão baseado no lucro. Já defini as penalizações, mas não são assumidas aquando processamento da comissão?! Tenha em atenção que além de criar as regras de penalização terá que associar o vendedor ao grupo de penalização em questão Tabelas Vendedores separador Comissões campo Grupo de penalizações. Se defino escalões de comissão consoante o valor vendido a % será calculada com base nas vendas do intervalo de datas processado ou será a análise feita documento a documento? Ao criar um planeamento de comissões por escalões (de quantidade ou valor) poderá seleccionar o critério pretendido por documento, por período processado ou por linha de documento. O cálculo da comissão terá em conta esta parametrização. As vendas a dinheiro não são consideradas no processamento de comissões! Apenas as VB aperecem! Verifique se está activo o processamento de comissão para o documento Venda a Dinheiro Diversos Configurações Configurações de Postos Comportamento campo Comissões. Se configurar agora as comissões e processar os dias atrás, serão assumidas as comissões? Sim, a não ser que defina um intervalo de validade que exclua esses dias. Ao processar as comissões de vendedores são mencionados valores negativos! Ou alterou um dos documentos para o qual já havia sido processada a comissão ou foi alterada a percentagem de comissão. Se processar a comissão e for atribuído por exemplo 10, caso altere posteriormente o documento para valor inferior ou a % de comissão do vendedor para menos, o valor de comissão será inferior a 10, assim sendo, será efectuado o lançamento do diferencial de forma a poder descontar ao já lançado. 12