Sage Retail Instalação

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1 Sage Retail Instalação

2 ÍNDICE S A G E R E T A I L... 1 I N S T A L A Ç Ã O... 1 INTRODUÇÃO... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 O PACOTE SAGE RETAIL... 2 Conteúdo... 2 Acordo de licenciamento... 2 SAGE RETAIL... 3 Cuidados iniciais... 3 Instalação... 3 Arranque da aplicação... 7 As pastas de dados... 7 Criação de utilizadores, empresas e respectivo licenciamento... 9 Empresas...10 Licenciamento...16 Utilizadores e grupos...20 Acesso à aplicação...23 Acesso nos postos...25

3 Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de auxiliar no processo de instalação da aplicação Sage Retail. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

4 O pacote Sage Retail PARABÉNS PELA SUA ESCOLHA! Adquiriu o produto Sage Retail, uma ferramenta de gestão de alta qualidade e poderosa, que, ao mesmo tempo, é de uso fácil e intuitiva. Desenvolvemos os nossos aplicativos com qualidade e excelência e iremos fazer o melhor para continuarmos a oferecer software que satisfaça as suas necessidades. Os seus comentários e sugestões são bem-vindos. Conteúdo O pacote Sage Retail contém um DVD com o setup de instalação e diversos manuais, incluindo este manual de instalação, permitindo assim a instalação completa de todos os componentes necessários ao correcto funcionamento das aplicações Sage Retail. Acordo de licenciamento 1. Os produtos Sage Retail estão licenciados para um ou vários postos, dependendo da licença, podendo, desta forma, serem utilizados em sistemas de rede. Para instalar mais postos que o permitido pela licença inicial é necessário adquirir uma licença de "Node Extra". Para adquirir a referida licença, por favor contacte o seu fornecedor de software. 2. Copyright e outros direitos de autor: o software e a documentação são propriedade da Sage Portugal - Software S.A., protegidos pelas Leis Portuguesas de Direitos de Autor. Deverá realizar uma cópia do software unicamente para efeitos de cópia de segurança ou arquivo, podendo transferir o software para um disco duro ou outro dispositivo de armazenamento desde que mantenha na sua posse o dispositivo original com o software. A Sage Portugal - Software S.A. retém todos os direitos, interesses e posse sobre o software, cópias do software e documentação deste, reservando-se ainda no direito de alterar e/ou realizar o upgrade do software sem a obrigação de notificar sobre estas modificações. Está proibida a instalação do Software Sage Retail num disco rígido e utilizá-lo sem um comprovante de autorização, utilização esta que só pode ser feita em estrita conformidade com as instruções da Sage Portugal - Software S.A. 3. Restrições adicionais: não deve alugar, vender ou distribuir o software e/ou documentação. Não pode transferir esta licença sem obter uma permissão por escrito da Sage Portugal - Software S.A.. Não deve descompilar ou desassemblar este software, bem como modificar, traduzir ou criar trabalhos derivados dele ou da sua documentação. Deve proteger este software e documentação de publicações não autorizadas, uso, reproduções e/ou distribuição. 2

5 Sage Retail Cuidados iniciais A instalação do Sage Retail deverá ser feita em: Windows 7 (Service Pack 1) Windows Vista (Service Pack 2) Windows XP Professional (Service Pack 3) Windows Small Business Server 2011 (Service Pack 1) Windows Small Business Server 2008 (Service Pack 2) Windows Small Business Server 2003 (Service Pack 1) Windows Server 2008 R2 (Service Pack 1) Windows Server 2008 (Service Pack 3) Windows Server 2003 (Service Pack 2) Windows XP Home edition e Windows 2000 não suportado. Deverá dispor de 1Gb de RAM e SQL 2005 ou superior. SQL 2000 não suportado. As resoluções indicadas são: Back-office *768 ou superior Front-office 800*600 ou superior Certifique-se que o utilizador tem permissões de administrador e, antes de iniciar a instalação do Sage Retail, desactive qualquer aplicação de antivírus; verificamos que, com a utilização de determinados antivírus em memória, alguns componentes do Sage Retail não ficam registados correctamente. Instalação Depois dos cuidados acima referidos, inicie a instalação executando o setup que se encontra no DVD. 3

6 A instalação é efectuada de forma quase automática e inicia-se pela verificação dos pré-requisitos necessários ao produto. Se um ou mais dos pré-requisitos não se encontrar instalado, é apresentado ecrã informativo para que possa confirmar a instalação dos mesmos. Uma vez instalados os pré-requisitos obrigatórios será então iniciada a instalação do Sage Retail propriamente dita... Clique Seguinte... Leia atentamente os termos da licença de utilização e esclarecimentos sobre a certificação de software de facturação

7 A rotina de instalação avança sugerindo a directoria C:\Programas\Sage\Retail2012\ como sendo a localização onde será instalada a aplicação. Caso pretenda instalar o Sage Retail noutra directoria, clique em Alterar. De seguida deverá ser indicada a pasta de dados. Na pasta de dados irão constar os ficheiros alteráveis pelo utilizador, nomeadamente os layouts de documentos, imagens e base de dados (quando Access). O instalador irá sugerir a pasta C:\Sage Data, se pretender indicar outra localização clique em Alterar. 5

8 Não deverá indicar como pasta de dados a pasta Program files (Programas) nem tão pouco qualquer sua sub-pasta, aqui deverá apenas estar instalado o próprio produto. No ecrã seguinte escolha o tipo de configuração que pretende: Completa - para instalação de todas as funcionalidades da aplicação Personalizada para seleccionar as funcionalidades que pretende instalar Se optar pela instalação personalizada terá que seleccionar quais os componentes que pretende... A selecção/remoção de componentes efectua-se pressionando o componente pretendido e seleccionando a opção desejada do menu de opções indicado. 6

9 Após confirmar o tipo de configuração e/ou os componentes a instalar, dê seguimento à instalação clicando em Instalar... A instalação prosseguirá, sendo o utilizador informado assim que concluído o processo. Arranque da aplicação O instalador cria no ambiente de trabalho o ícone que permitirá o acesso aos diversos módulos da aplicação. As pastas de dados Executando o Sage Retail, deverá indicar quais as pastas de dados utilizadas pela aplicação. Existem dois tipos de pastas: Pasta de dados de rede: directoria da rede onde irão residir todos os ficheiros alteráveis desenho dos documentos, imagens e base de dados (quando Access) A pasta de rede terá que estar partilhada com direitos de leitura e escrita. Pasta de dados local: directoria no computador onde estarão os ficheiros locais alteráveis (desenho dos documentos e imagens). Esta pasta torna mais rápido o funcionamento do Sage Retail na medida em que, embora a base de dados possa estar na rede, todos os ficheiros de configuração são carregados mais rapidamente 7

10 Os ficheiros contidos nesta pasta serão actualizados diariamente, ou sempre que sejam detectadas diferenças entre os ficheiros existentes na pasta de dados de rede e os ficheiros existentes na pasta de dados local, aquando arranque da aplicação. Se for indicada como pasta de rede uma pasta não partilhada, o utilizador será alertado para o facto. Caso se trate de uma instalação monoposto, pode prosseguir confirmando a mensagem. Se é um sistema de rede, terá que indicar uma pasta partilhada na rede. Caso a máquina servidor possua o Sage Retail instalado, a directoria de dados local tem de ser, obrigatoriamente, diferente da directoria de dados de rede. Sempre que o utilizador alterar ou criar um layout de documento ou uma imagem de produto/cliente, por exemplo, estes serão gravados simultaneamente na Pasta de dados de rede e na Pasta de dados local de forma automática. Aquando arranque da aplicação, em qualquer terminal, será efectuada a verificação de dados de ambas as pastas. Caso haja ficheiros na pasta de rede com data posterior aos da pasta local, será efectuada a sincronização, sendo actualizada a pasta local com os ficheiros mais recentes. O mesmo se verificará caso haja novos ficheiros na pasta de rede. 8

11 Criação de utilizadores, empresas e respectivo licenciamento Uma vez definidas as pastas de dados poderá então proceder à definição dos utilizadores de todo o sistema, criação das empresas a gerir e respectivo licenciamento. Toda esta manutenção é efectuada na Área de Sistema Para mais informações relativamente à Área de Sistema leia SageRetail-ManualÁreaSistema. A primeira vez que aceder à aplicação Sage Retail será solicitada a password de Responsável de Sistema a qual será também atribuída ao utilizador Administrador criado automaticamente pela aplicação. Esta password poderá ser alterada posteriormente na Área de Sistema. Definida a password, o utilizador entrará na Área de Sistema para poder proceder às parametrizações base inerentes a utilizadores, empresas e licenciamento. O acesso à criação de utilizadores, empresas e licenciamento poderá ser efectuado através da opção do menu, da barra de comandos, dashboard ou task pane. 9

12 Analisemos a criação de uma empresa e respectivo licenciamento, bem como de novo utilizador Empresas O utilizador poderá ter apenas uma instalação na máquina e gerir várias empresas (ou várias bases de dados). Para auxiliar no processo de criação de empresas o utilizador terá ao seu dispor um wizard 10

13 Numa primeira fase será solicitada a licença Poderá efectuar o licenciamento posteriormente, avançando sem associar a licença desde já. De seguida serão solicitados os dados da empresa 11

14 A definição do espaço fiscal em que está inserida a empresa irá influenciar a configuração das definições de impostos. Uma vez definidos os dados da empresa deverão ser parametrizados os utilizadores que terão acesso à mesma 12

15 Deverá ainda seleccionar o tipo de base de dados que pretende Utilizar uma base de dados existente: usar uma base de dados anteriormente criada pela aplicação Criar nova base de dados vazia: criar uma nova base de dados Criar nova base de dados com dados demonstrativos: criar uma base de dados com alguns dados demonstrativos, nomeadamente produtos e famílias Em qualquer uma das opções poderá ser escolhida a tecnologia Access ou SQL Server. 13

16 De acordo com a sigla e pasta de dados local definidas, será sugerido o nome da base de dados e respectiva localização 14

17 Por fim resta indicar o terminal e país/idioma Avançando no wizard, bastará clicar Concluir para dar início à criação da base de dados 15

18 A nova empresa criada passará a constar no ecrã de empresas. Poderá editar os dados da empresa sempre que necessário, alterando a associação de utilizadores, por exemplo, ou até mesmo proceder ao respectivo licenciamento. As empresas criadas serão listadas nos ecrãs de acesso às aplicações, excepto se forem definidas como Inactiva. Licenciamento Por default está disponível uma licença demonstrativa. Esta licença está limitada a 100 movimentos, sendo os documentos impressos sem qualquer valor contabilístico, devendo ser apenas usada para demonstrações ou testes. As aplicações deverão ser devidamente licenciadas para que sejam garantidas todas as suas funcionalidades. O processo de licenciamento começa pelo registo da licença através do ecrã de manutenção de licenças 16

19 O registo de licenças poderá ser efectuado de duas formas: Via Internet: indicando o código de autenticação e respectiva password Via ficheiro: indicando localização do ficheiro DAT respectivo 17

20 Uma vez efectuada a validação será apresentada a lista de licenças associadas. Bastará confirmar a licença pretendida para que seja automaticamente activada. Ao confirmar o registo a aplicação irá tentar activar a licença. Caso não seja possível (máquina sem acesso à Internet, por exemplo), será fornecida uma chave para que o utilizador possa proceder à activação inserindo uma contra-chave. A contra-chave poderá ser obtida no portal My Sage ou via telefone. 18

21 Uma vez registadas as licenças poderá associar as empresas. Aquando criação da empresa poderá desde logo ser associada uma licença previamente registada, no entanto este processo poderá ser efectuado mais tarde editando a ficha da empresa ou através do ecrã de associação de licenças. 19

22 Aqui, será apresentada a árvore de licenças e respectivas empresas associadas. Bastará arrastar a empresa para a ramificação da licença pretendida para que seja assumido o licenciamento Utilizadores e grupos O utilizador Administrador é criado automaticamente pela aplicação, bem como o grupo Administradores, deverá entretanto criar os demais utilizadores e respectivos grupos. Além da configuração básica do utilizador deverá ser efectuada a associação ao respectivo grupo, definidas as suas permissões no que diz respeito à Área de Sistema, pesquisas e relatórios, bem como empresas e aplicações a que terá acesso. Poderá ainda ser configurada a conta de para uso em aplicações que apresentam a opção de envio de informação por

23 O código e nome do utilizador são de preenchimento obrigatório, podendo ainda ser associada uma fotografia. O utilizador poderá ter privilégios de Administrador (propriedade que permite ultrapassar qualquer inibição nas diversas aplicações) e/ou Administrador de Sistema (propriedade que permitirá o acesso à Área de Sistema). A propriedade de Administrador de Sistema é diferente de Responsável de Sistema. O Responsável de Sistema tem acesso à Área de Sistema sem qualquer limitação, ao passo que um utilizador com propriedade de Administrador de Sistema poderá aceder à Área de Sistema, no entanto, este acesso estará limitado pelas permissões associadas ao utilizador. Por default não está associada qualquer password ao utilizador, caso pretenda, poderá definir uma palavra-passe. Poderá ainda ser feita uma associação ao utilizador do Windows. Desta forma, não será solicitada a identificação do utilizador aquando acesso à aplicação (ecrã de login) sendo automaticamente assumido o utilizador de acordo com o utilizador que efectuou login no Windows. No que diz respeito aos grupos Os utilizadores podem ser associados a grupos o que permitirá definir níveis de acesso às diversas opções das aplicações tabulador Associação a grupos. Esta parametrização é efectuada na aplicação Sage Retail para cada empresa. 21

24 Poderá, no entanto, desde já definir as permissões do utilizador no que diz respeito à Área de Sistema, bem como à configuração de pesquisas e relatórios tabulador Permissões. O utilizador poderá apenas criar novos utilizadores com privilégios iguais ou de nível inferior ao seu. O acesso às diversas empresas/aplicações de todo o sistema poderá também ser parametrizado, independentemente do grupo a que está associado o utilizador tabulador Empresas e Aplicações. O acesso às empresas do sistema poderá ser definido na ficha de própria empresa. Os utilizadores criados serão listados no ecrã de Utilizadores. Poderá editar a sua ficha sempre que pretender, actualizando os respectivos dados, permissões, empresas e aplicações a que tem acesso, etc Os utilizadores criados passarão a ser listados nos ecrãs de login, excepto se forem definidos como Inactivo. 22

25 Acesso à aplicação Uma vez criados os diversos utilizadores e empresas do sistema, tendo procedido ao respectivo licenciamento, poderá aceder às aplicações O primeiro passo será a selecção da aplicação Será então solicitada a identificação do utilizador e empresa 23

26 Caso pretenda aceder a uma empresa/base de dados sem utilizar o ecrã de selecção de empresa, deverá criar um atalho e colocar os seguintes parâmetros: "C:\Programas\Sage\Retail2012\SAGE.RETAIL.PRTL.EXE" [nº posto] /EMP:[sigla empresa] 24

27 Poderá definir ainda como parâmetro de cada aplicação: Acesso nos postos Ao aceder à aplicação nos diversos postos, serão automaticamente identificados os utilizadores e empresas criadas assim que definida a pasta de rede. Apenas terá que indicar a localização da base de dados e nº de posto. Será então efectuada a sincronização de dados para a pasta local. 25