FACTURA - RECIBO Com ou sem sistema de cobranças

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2 Sistema de emissão de recibos no mesmo documento de factura No layout do documento seleccionado para a emissão de facturas de venda poderá incluir, na parte inferior, uma caixa semelhante a um recibo, de forma a que aquando impressão do documento factura seja também impressa a informação relativa ao recibo. Tenha em atenção que tratando de um documento Factura terá que respeitar as variáveis disponíbilizadas para este tipo de documento. Assim sendo deverá ter em conta as seguintes configurações: ** O nome do documento RECIBO deverá ser adicionado como texto, ou seja entre aspas, pois a variável Cabecalho.Documento.Nome retornará FACTURA (o utilizador) ** Para os dados do cliente, deverá configurar conforme cabeçalho da factura (texto e variáveis) ** O valor total do documento deverá ser configurado conforme cabeçalho da factura (texto e variáveis) ** Para retornar o extenso do recibo deverá utilizar a variável Rodape.Totais.Extenso disponível na árvore de variáveis do gerador de documentos de venda, ramificação Rodapé / Totais Se pretender, poderá incluir um pequeno texto do tipo: Recebemos de V.Exa(s) acima mencionado o valor de variável do valor da factura, relativamente ao documento variável do documento factura conforme indicado na Figura 1. A fórmula definida neste campo será então algo do tipo: "Recebemos de V.Exa(s) a quantia de: " + FStr$(Rodape.Totais.Total,"###,###,###,##&.&&") + " referente a " + Cabecalho.Documento.Nome+" Nº "+fstr$(cabecalho.documento.numero,"*********") O documento que vai por defeito em configurações documentos, desenho documentos, com esta configuração, é o FacRec.LST. FIG. 1 Página 2 de 5

3 Definindo este documento para a impressão de facturas de venda será impressa então a informação relativa ao recibo, no entanto, tenha em atenção que o recibo não foi criado, o utilizador deverá também efectuar o registo do próprio recibo para que seja liquidada a conta corrente. Caso contrário, ou seja, se o utilizador pretender que com a emissão deste documento, a conta corrente seja de imediato actualizada, ou seja, que para além de ser debitada, seja automaticamente creditada sem lançar recibos, deverá criar um novo documento ( igual à factura em Tabela \Descritivos), e no local de tipo de actualização de contas correntes, deverá seleccior a opção AMBOS, ou seja, fará com que este documento ( e pode dar o nome, por exemplo, de FACTURARECIBO) efectue lançamento duplo, um a débito e o mesmo valor a crédito, saldando assim o documento de imediato. Para ambos os casos, ou seja, se o cliente emitir recibo ou emitir apenas este documento, e mais tarde desejar informar o aplicativo que já recebeu do cliente, deverá utilizar o sistema de COBRANÇAS. O GesPos dispõe de um sistema de cobranças, permitindo que o utilizador possa emitir o recibo (ou não, se criar o tal documento com a configuração de AMBOS a creditar a debitar automaticamente a conta corrente), mas que em caso de não ter conhecimento imediato se realmente vai ser liquidado(s) documento(s), possa consultar e verificar os verdadeiros pendentes. Como? - imagine, por exemplo, que envia a factura (a factura com a caixa do recibo em baixo do documento) para o seu cliente, mas ainda não sabe se o cliente vai pagar ou não. Neste caso, quando o cliente pagasse, poderia emitir então o recibo para liquidar a conta corrente e desta forma, controlar, como em qualquer situação, os seus pendentes. Mas e no caso de emitir o recibo (como consequencia é liquidada a conta corrente) e envia-lo para o seu cliente, mas não saber se este vai ou não liquidar as facturas? (ou emitir o documento que credita e debita a conta corrente, mas não recebeu ainda o dinheiro) : -- Se emitiu recibo (ou o documento de dupla movimentação credito e debito automatico), este liquidou a conta corrente e o utilizador não teria, à priori, qualquer mapa que lhe indicasse que o cliente ainda lhe deve, uma vez que o aquando da emissão do recibo, este liquidou de imediato a conta corrente. Para que o utilizador, mesmo emitindo o recibo e esse abatendo a conta corrente, tenha conhecimento do que está realmente pagou ou não, active, o sistema de COBRANÇAS. Sistema de Cobranças Após activar o sistema de cobranças em PARÂMETROS, o utilizador deverá parametrizar, nas CONFIGURAÇÕES \CONFIGURAÇÃO DE POSTOS \COMPORTAMENTO \DOCUMENTOS DE CONTA CORRENTE, o documento COBRANÇA a efectivar Conta Corrente (Fig.2). Entretanto deverá também desactivar a opção de Caixa no documento RECIBO em CONFIGURAÇÕES \CONFIGURAÇÕES DE DOCUMENTOS \TABELA DE DOCUMENTO (Fig. 3). (pode, conforme sugerido mais acimna, criar um novo documento com o nome, por exemplo, de FACTURARECIBO, em que creditará e debitará automaticamente e em simultâneo a conta corrente do cliente) FIG. 2 Página 3 de 5

4 FIG. 3 Como utilizar : Sempre que emite factura (incluido ou não a caixa do recibo), a conta corrente do cliente é debitada, ficando então esse valor em dívida. Quando emite o recibo, a conta corrente é liquidada, ou seja, será creditada (ou no caso de utilizar o documento que utiliza ambos os movimentos debito e crédito este também credita de imediato a conta). Para que o utilizador registe se efectivamente esse recibo (ou o documento de credito e debito automatico) deu origem a um valor recebido, deverá então lançar um documento COBRANÇA indicando quais os recibos que efectivamente liquidaram os pendentes (Movimentos \DOCUMENTOS DE VENDA \RECIBOS /COBRANÇAS ). Aqui aparecerá não só os recibos, como também os docuemntos que acima sugerimos em que o movimento destes tenha lançado o valor a débito e a crédito em simultâneo. Este movimento é identico ao recibo, ou seja, enquanto que no recibo indica as facturas a liquidar (com a barra de espaço ou o rato, por exemplo) também na Cobrança, seleccionará quais os recibos efectivamente liquidados (Fig. 4). Uma vez que o recibo não está a efectivar caixa, não enganará assim o utilizador, pois não entrou dinheiro em caixa, ao contrário da cobrança que tem essa opção activada e então sim movimentará caixa. Para visualizar os pendentes, e para verificar quais os recibos que ainda não deram origem efectiva à liquidação dos pendentes do cliente, o utilizador tem à sua disposição vários mapas em RELATÓRIOS TESOURARIA \COBRANÇAS, entre os quais destacamos o mapa de pendentes (Fig. 5). NOTA: se activar o sistema de cobranças, e utilizar apenas o recibo para actualização de contas correntes, não deverá retirar leituras efectivas dos extractos de contas correntes para obtenção de pendentes de dívidas, visto que os recibos estão na mesma a liquidar a conta corrente (não deverá nunca desactivar nas configurações de documentos, o visto das contas correntes, do documento Recibo). Esta é uma opção do utilizador. Página 4 de 5

5 FIG. 4 FIG. 5 Página 5 de 5