Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO PQFEAC 01 Folha 1, de 12 EMISSÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Nome Data Visto Elaborado por Rejane Duarte Aprovado por Eloi Dalla Vecchia 20.03.16 Data Revisão Descrição da revisão 20.03.16 07 Reavaliado 1 - OBJETIVO: Assegurar a elaboração, a emissão, o controle, a aprovação, a distribuição, a revisão e o arquivamento dos documentos e registros do SGQ da UPF - FEAC, bem como a estrutura documental e a remoção dos obsoletos. 2 - RESPONSABILIDADE: Representante da Direção. 3 - DETALHAMENTO DO PROCESSO: 3.1 - EMISSÃO DE DOCUMENTOS DO SGQ: 3.1.1 - Tipos de documentos: Os documentos do SGQ da UPF FEAC dividem-se em quatro níveis: Níveis Documentos do SGQ 1 MANUAL DA QUALIDADE 2 PROCEDIMENTOS 3 INSTRUÇÕES 4 REGISTROS Ainda podem existir documentos complementares que não são procedimentos ou instruções ex.: atestados, palestras, orientações, ofícios, memorandos, fichas de manutenção de máquinas e documentos externos. 3.1.2 - Numeração dos documentos: A numeração dos documentos dos níveis 1, 2 e 3 (Manual da Qualidade, Procedimentos e Instruções) segue a seguinte orientação: a) MQFEAC Manual da Qualidade FEAC b) PQFEAC Procedimento da Qualidade FEAC c) ITFEAC Instrução de Trabalho FEAC A numeração é seqüencial a partir de 1. A numeração dos documentos do nível 4 (registros) é definida no documento que o gera. É dispensável a numeração, se o registro permite identificar a exclusividade do mesmo. Neste caso, a data ou folha substitui a numeração.
Folha 2, de 12 3.1.3 - Cabeçalho Os documentos dos níveis 2 e 3 têm seu cabeçalho conforme anexo 3. No histórico de revisões é identificando: data, revisão e descrição da revisão. Somente são mantidas registradas as últimas duas revisões. 3.1.4 - Conteúdo dos documentos: O documento do nível 1 tem, em seu conteúdo, no mínimo, os itens a, b e c do requisito 4.2.2 da NBR ISO 9001:2008. Seu formato é definido pelo Representante da Direção, observando os anexos 1 (capa) e 2 (folha de continuação). Os documentos dos níveis 2 e 3 têm, no seu conteúdo, no mínimo, os seguintes itens: a) Objetivo: Definir o resultado esperado com o documento e com o processo; b) Responsabilidade: Definir quem é responsável por executar, verificar e administrar as atividades relativas ao documento e ao processo; c) Detalhamento do processo: Fazer o detalhamento completo do processo, com todos os dados necessários, quais sejam: textos, gravuras, fluxogramas e/ou tabelas para atendimento do objetivo; d) Anexos: Relacionar os anexos (quando existir) previstos no documento. Os documentos do nível 4, planos de ação, cronogramas, tabelas, etc., não seguirão esta formatação. 3.1.5 - Formato dos documentos: a) Nível 1: Capa e folha de continuação, conforme anexo 1 e 2; b) Níveis 2 e 3: Folha de rosto e folha de continuação, conforme anexos 3 e 4; c) Nível 4: A forma de apresentação é variável, em função do tipo de atividade a ser registrada; d) Para os documentos dos processos de apoio a formatação é diversa; e) Os documentos são legíveis (linguagem entendível por todos), datados e identificáveis em relação ao processo envolvido; f) Nome e/ou visto de quem fizer a emissão e a aprovação. 3.1.6 - Elaboração e análise crítica dos documentos: Quem elabora os documentos são os colaboradores que conhecem a atividade ou o conjunto de atividades, em conjunto com o RD. É responsabilidade do elaborador detalhar a atividade em questão, analisando as interfaces com outros processos, atividades ou setores. A aprovação dos documentos dos níveis 1, 2 e 3 é de responsabilidade do Diretor. 3.1.7 - Reaprovação de documentos do SGQ: As revisões dos documentos seguem os mesmos requisitos para sua emissão. Os documentos do SGQ serão reaprovados anualmente, nas auditorias internas ou externas, caso não estejam conformes. Deve-se atentar para alterações que afetem outros documentos.
Folha 3, de 12 O carimbo abaixo é utilizado para reaprovar os documentos (quando não houver alteração no período de um ano): REAVALIADO Data / / 3.2 - CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ: 3.2.1 - Emissão e distribuição de documentos: Os documentos de 3 possuem Controle de Emissão e Distribuição de Documentos, que é a Lista Mestra, anexo 5. Para os documentos de origem externa é utilizado o formulário de Controle de Documentos Externos (anexo 7). 3.2.2 - Controle de originais e cópias de documentos: a) Originais: São documentos iniciais, a partir dos quais se podem emitir cópias. Todos os documentos originais dos níveis 1, 2 e 3 ficarão arquivados e controlados no Comitê da Qualidade (Arquivo Qualidade ISO) computador da Secretaria da FEAC), backup. Os registros (documentos do nível 4) são controlados conforme requisitos do item 3.2.4, deste procedimento; b) Virtual: Os documentos dos níveis 1, 2 serão disponibilizados em PDF na página da FEAC www.upf.br/feac. Em caso de revisões, após atualizado, o mesmo será substituído. c) Cópias não controladas: As cópias não controladas serão identificadas com o carimbo abaixo e não asseguram que se encontram na última revisão. CÓPIA CONTROLADA ( ) CÓPIA NÃO CONTROLADA ( ) Nome/Visto RD: d) Arquivamento dos documentos: Os documentos originais serão arquivados em pastas no Comitê da Qualidade e permanecerão sob controle do RD. As cópias ficarão em pastas nos respectivos setores. As cópias dos documentos obsoletos serão destruídas, eliminando a possibilidade do uso não intencional dos mesmos. Para o controle dos documentos em computador é observada senha de acesso para evitar que ocorram mudanças não autorizadas em seu conteúdo. 3.2.3 - Documentos obsoletos internos (documentos dos níveis 1, 2 e 3) e externos: O responsável pelo controle de documentos faz a troca do registro obsoleto pelo atual revisado. Os originais que forem sendo revisados e substituídos serão rasgados.
Folha 4, de 12 A atualização do documento de origem externa é feita solicitando ou consultando o órgão competente da situação do documento. Os documentos de origem externa são arquivados em pasta específica e verificada sua atualização periodicamente conforme sua emissão (anexo 7). 3.2.4 - Controle de Registros: O responsável por processo/área que mantém o arquivamento de registros deve controlar os registros da qualidade envolvidos na sua área, de forma que todos os registros previstos/exigidos no Sistema de Gestão da Qualidade estejam previstos na Matriz de Registros da Qualidade (anexo 6). O controle deve ligar o registro ao procedimento ou instruções que o originaram, arquivamento, proteção, tempo de retenção e disposição após o término do prazo de retenção. A forma de identificação e a coleta de registros estão definidas no procedimento ou instrução que as gerarem ou na Matriz de Registros da Qualidade. O RD é responsável pela substituição de registros, quando de sua atualização. Quanto à proteção, todos os colaboradores da empresa têm acesso aos registros do SGQ. É assegurada por sistemáticas cópias em CDs, quando em meio eletrônico, e por arquivos adequados, quando em meio físico. Obs: Existe uma Matriz de Registro para cada área.
Folha 5, de 12 3.2.5 - Segurança dos documentos, registros e software de gestão: a) Backup: mensalmente (de 4 a 6 semanas), o Representante da Direção providencia cópias eletrônicas de segurança (backup) dos documentos vinculados ao SGQ onde uma cópia fica arquivada na empresa em local seguro e outra fora da empresa, sendo identificando a pasta e a data em que foi salva. É validada a cópia examinando o conteúdo salvo. b) Antivírus: é realizada atualização de software apropriado do antivírus através da Internet (Setor de Tecnologia da Informação da Universidade de Passo Fundo). c) Níveis de acesso: Para acesso ao Software de Gestão são observadas senhas de acesso de acordo com os níveis estabelecidos, ficando a cargo dos Diretores a liberação dos acessos. 4 - ANEXOS Anexo 1 Capa do documento de nível 1 Anexo 2 Folha de continuação do documento de nível 1 Anexo 3 Folha de rosto dos documentos dos níveis 2 e 3 Anexo 4 Folha de continuação dos documentos dos níveis 2 e 3 Anexo 5 Controle de Emissão e Distribuição de Documentos Anexo 6 Matriz de Registros da Qualidade Anexo 7 Formulário de controle de documentos externos
Folha 6, de 12 Anexo 1 Capa do documento de nível 1 MANUAL DA QUALIDADE Esse Manual da Qualidade apresenta a descrição do Sistema de Gestão da Qualidade da FEAC Faculdade de ciências econômicas, administrativas e contábeis de acordo com os requisitos da NBR ISO 9001:2008. As políticas, os procedimentos e a documentação estabelecidos neste manual são mandatórios e devem ser adotados por todos os colaboradores vinculados à FEAC. Este documento é de propriedade da FEAC. Só é permitido a cópia parcial ou total, com autorização escrita e expressa dessa empresa. Poderá haver alteração sem aviso-prévio. Elaboração e análise crítica Nome Data Visto Elaborado por Aprovado por Data Revisão Descrição da revisão
Folha 7, de 12 Anexo 2 Folha de continuação do documento do nível 1 Continuação do Manual da Qualidade Folha..., de...
Folha 8, de 12 Anexo 3 Folha de rosto dos documentos dos níveis 2 e 3 Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO OU INSTRUÇÃO PQFEAC Nº ou ITFEAC Nº Folha 1, de Nome do procedimento ou instrução Nome Data Visto Elaborado por Elaborado por Aprovado por Data Revisão Descrição da revisão 1 - Objetivo: 2 - Responsabilidade: 3 - Detalhamento do processo: 4 - Anexos (quando existir):
Folha 9, de 12 Anexo 4 Folha de continuação dos documentos dos níveis 2 e 3 Continuação do... para... Folha..., de...
Folha 10, de 12 Anexo 5 Controle de Emissão e Distribuição de Documentos SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE COMITÊ DA QUALIDADE Data Folha CONTROLE DE EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS Documento: Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nº Rev Título Cópia distribuída Visto RD
Folha 11, de 12 Anexo 6 Matriz dos Registros da Qualidade SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE COMITÊ DA QUALIDADE Folha Data Refere ao documento Identificação Nome do registro MATRIZ DOS REGISTROS DA QUALIDADE Armazenamento Pasta/ Local forma Recuperação Proteção (cuidados) Retenção Disposição após retenção
Folha 12, de 12 Anexo 7 Formulário de controle de documentos externos SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE COMITÊ DA QUALIDADE Folha Data FICHA DE CONTROLE DE ATUALIZAÇÕES DE DOCUMENTOS EXTERNOS Descrição Local de arquivamento Data public Próxima verificação Endereço p/ atualização Obs.