Sage CND
Índice 1. APRESENTAÇÃO... 1 1.1. Primeiro Acesso... 2 1.2. Conhecendo a Plataforma Sage... 4 1.2.1. Seleção de Empresa de Trabalho... 4 1.2.2. Sair do sistema/minhas Configurações... 5 1.2.3. Suporte Online... 6 1.2.4. Ajuda... 6 1.2.5. Retornar a Tela Principal.... 7 1.2.6. Acessos Rápidos... 7 2. CADASTRO DA EMPRESA... 8 2.1. 2.2. Configurações Cadastro da Empresa para o Relacionamento.... 8 Configurações Cadastro Cliente e Fornecedor...12 3. CONTROLE DE PERMISSÕES... 14 3.1. 3.2. 3.3. Controle de Permissões...14 Acesso as Rotinas...14 Cadastro de Usuários...15 4. CONFIGURAÇÕES DA EMPRESA... 19 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Geração de Calendário...19 Manutenção de Calendário...19 Integrações...20 Registros...20 5. CND... 22 5.1. 5.2. Cadastro CND...22 Painel de Controle...26
6. CND PORTAL DE RELACIONAMENTO.... 29
1. Apresentação A Plataforma Sage visa dinamizar os negócios e o fluxo de processos das empresas com ganho de tempo e maior controle. Através da Plataforma Sage CND, além de buscar e emitir automaticamente as CNDs (Certidões Negativas de Débitos) na internet, você armazena e controla a periodicidade e o vencimento dos documentos. A publicação da CND para o cliente é automática e você ainda possui a opção de enviar por e-mail. Rápido, fácil e organizado como você precisa para o seu escritório. Sua empresa ganha tempo, reduz custos e tudo isso com segurança, facilidade e flexibilidade, pois é uma ferramenta web e depende apenas de uma conexão de internet para ser acessado. A Plataforma Sage foi desenvolvida para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia Cloud Computing (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio da internet, e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet para que o acesse sua base de dados de qualquer local, apenas utilizando seu navegador de internet, sem a necessidade de um software instalado para acesso. Vejamos algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores: Na maioria dos casos o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso a internet. Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário. O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares. Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura habitual. Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de armazenamento. 1/29
1.1. Primeiro Acesso Para o primeiro acesso, digite no navegador o endereço da empresa, definido para utilização da Plataforma Sage. Na sequencia digite o usuário e senha. (Para um melhor desempenho recomenda-se o uso do navegador Google Chrome). Informado o login e a senha, no primeiro acesso será solicitada uma nova senha para o administrador. A nova senha deve conter, no mínimo, 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo: - Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9); - Caracteres não alfabéticos (!, @, $, _,-,*). 2/29
Marque a opção Lembrar meu login, para que, no próximo acesso, o campo login já venha preenchido com o último e-mail acessado. Caso tenha esquecido sua senha, clique em Esqueci minha senha. Na tela de Recuperação de Senha, informe o e-mail utilizado para acessar a Plataforma Sage. 3/29
1.2. Conhecendo a Plataforma Sage Na área de trabalho da Plataforma Sage, você irá encontrar as rotinas mais utilizadas no sistema e as principais informações macro sobre cada um dos Módulos, as quais são atualizadas conforme as movimentações que são realizadas no sistema. 1.2.1. Seleção de Empresa de Trabalho Ao clicar em na barra de ferramentas, onde esta informada a Razão Social da empresa selecionada para trabalho, será apresentada uma tela para seleção de outra empresa de trabalho e estabelecimento de trabalho. Conforme a empresa selecionada, as funções são alteradas. Você poderá ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas. 4/29
1.2.2. Sair do sistema/minhas Configurações Ao clicar sobre o seu usuário, aparecerão as seguintes opções: Minhas configurações: Nesta opção é possível selecionar a empresa de trabalho padrão. Todos os acessos à Plataforma irão abrir nesta empresa. Você também pode alterar sua senha de acesso a Plataforma Sage, basta informar a senha atual e a nova para alteração. 5/29
Selecione as rotinas que deseja receber alertas automáticos, todas as vezes que forem movimentadas. Opção Sair: Para sair do sistema, basta clicar sobre o seu usuário e em Sair. 1.2.3. Suporte Online Quando houver dúvidas sobre o sistema, o usuário pode recorrer ao nosso suporte online, basta selecionar o ícone do suporte e após, escolher o modulo no qual possuí dúvidas. Assim, o sistema irá direcionar o usuário ao suporte via chat. 1.2.4. Ajuda Na opção Ajuda, você ira encontrar os acessos rápidos para Academia Sage, a qual disponibiliza vídeoaulas gravadas que o ajudarão em suas dúvidas e acrescentarão conhecimento sobre o sistema. A Opção Espaço do Cliente possibilita a abertura de chamados offline ao suporte, ou seja, você detalhará sua dúvida, a qual será direcionada a um dos atendentes. 6/29
1.2.5. Retornar a Tela Principal. Para retornar a tela principal do sistema, após selecionar qualquer uma das funções, basta clicar em Home na Barra de Acessos. 1.2.6. Acessos Rápidos Basta passar o mouse sobre o nome Plataforma Sage para que as opções de acessos rápidos fiquem visíveis. 7/29
2. Cadastro da Empresa 2.1. Configurações Cadastro da Empresa para o Relacionamento. No menu Configurações, serão cadastradas as empresas para controle das atividades diárias e financeiras, como também, clientes, fornecedores e comunicados aos seus colaboradores internos. A Plataforma Sage é multiempresas, desta forma, poderá cadastrar as demais empresas que possui. Para iniciar o cadastro clique em Novo. Na tela Cadastro de empresa, preencha os campos conforme orientações abaixo: 8/29
Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e a Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização na Plataforma Sage da integração contábil e fiscal, com o Sage Contábil. CNPJ/CPF: Preencha com o CNPJ da empresa ou CPF. Razão Social: Informe a razão social da empresa Período máximo de fluxo de caixa: informe o número em meses que deseja visualizar o fluxo de caixa em Financeiro / Consultas /Fluxo de Caixa. Logomarca: Importe a logomarca da empresa. O tamanho máximo é de 500 KB. A logomarca da empresa será utilizada no Portal de Relacionamento e para emissão dos boletos de cobrança e recibo de serviços prestados. No menu Relacionamento, marque como deseja receber os alertas de não leitura dos clientes das publicação no portal de relacionamento. No menu Estabelecimentos serão cadastrados a matriz e filiais da empresa e seus parâmetros. Para cadastrar clique em Novo. 9/29
Na tela Cadastro do estabelecimento, teremos as abas: Gerais e Documentação. Preencha os dados solicitados nestas abas e clique em Salvar. Ao salvar será habilitado o menu lateral com as opções: parâmetros tarefas, parâmetros financeiros, parâmetros tributação, parâmetros faturamento, parâmetros contábeis, parâmetros esocial e usuários. 10/29
Os menus Parâmetros Tarefas, Parâmetros Financeiros, Parâmetros Tributação, Parâmetros Faturamento, Parâmetros contábeis e Parâmetros esocial, serão detalhados em cada um dos módulos. Usuários. Adicione os usuários que terão acesso ao estabelecimento para visualização dos serviços e cadastros, conforme configurações de permissão. 11/29
2.2. Configurações Cadastro Cliente e Fornecedor. Para cadastrar um Cliente ou fornecedor, acesse em Configurações/Cadastros/Clientes /Fornecedores, clique em Novo. Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e o Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização no Plataforma Sage da integração contábil e fiscal com o Sage Contábil. Razão Social: Informe a razão social da empresa Site: Informe o site da empresa caso tenha. Nome Requerente: pessoa responsável pela solicitação da CND (por exemplo: diretor, administrador, representante legal) CPF Requerente: CPF válido do requerente. Número do imóvel rural: informar o número do imóvel, quando possuir e desejar realizar o controle da certidão específico. Clique em salvar para habilitar o cadastro do Estabelecimento. Clique em novo e preencha todos os campos obrigatórios. 12/29
Os menus Parâmetros Financeiros, Parâmetros Contábeis do Cliente, Equipe de trabalho, Tabelas de Preços, tipos de cliente, usuário de relacionamento, controle de vencimentos e Parâmetros esocial, serão abordados em seus respectivos módulos. Em Controle de Certidões, você pode adicionar as certidões as quais deseja realizar o controle de situação e vencimento. Para isso, clique em Adicionar Certidões, selecione as certidões desejadas e clique em Adicionar. As certidões selecionadas serão listadas como certidões vinculadas ao cliente selecionado. Para cada certidão vinculada, será possível configurar o envio por e-mail, podendo ser automático ou não. Se desejar que isso ocorra a cada atualização das certidões ou quando a situação estiver Negativa, ou ainda se um e-mail seja enviado ao cliente, marque a opção Enviar por e-mail e preencha o campo e-mail (por padrão, ele será preenchido com o e-mail do cadastro e poderá ser alterado a qualquer momento). 13/29
3. Controle de Permissões 3.1. Controle de Permissões Defina as permissões que cada usuário terá na Plataforma Sage. O grupo 1-Publicações e Pendências já irá automaticamente cadastrado e, por ser um registro do sistema, não pode ser alterado ou excluído. Exemplos de grupos de permissões que podem ser cadastrados: Administradores (acesso total); Solicitações (permissão para solicitar serviços); Folha de pagamento (permissão a todas as rotinas deste módulo); Digitação de eventos (permissão apenas para digitar eventos da folha), etc. Para cadastrar, clique em Novo, informe a descrição e clique no botão salvar. 3.2. Acesso as Rotinas Defina os acessos para cada grupo de permissões cadastrado para acesso as rotinas da Plataforma Sage. Estão disponíveis as seguintes combinações de permissões: Sem acesso: para bloquear o acesso a uma determinada rotina, basta deixar desmarcada a opção Acesso. A rotina aparecerá desabilitada; Com acesso: esta permissão tem comportamento diferente dependendo das demais permissões de cada rotina. Se a rotina possuir checkbox também na coluna Alteração, a permissão de Acesso garantirá apenas acesso à consulta, já que os controles estarão nas permissões de alteração. Se, porém, a rotina possuir checkbox apenas na coluna Acesso, então esta permissão garantirá acesso total à consulta e aos controles que a rotina possuir; Com acesso e alteração: permite controle total da rotina, exceto exclusões; 14/29
Com acesso e exclusão: permite utilizar a rotina e excluir registros (somente cadastro de usuários ainda sem nenhuma publicação ou outro vínculo), mas não alterar; Com acesso, alteração e exclusão: disponível somente para o cadastro de usuários, permite controle total da rotina. Porém, conforme citado, a exclusão é bloqueada quando o cadastro do usuário já possuir algum vínculo, como publicações, solicitações, etc. 3.3. Cadastro de Usuários Para cadastrar um usuário clique em Novo. Será habilitada uma nova tela com o próximo código disponível para cadastro. Informe o Nome do usuário, o contexto já pré definido como Administrativo, o grupo de permissões, o login deve ser um e-mail válido e senha do usuário Ao clicar em Salvar, será habilitado o menu do lado esquerdo. No item Equipes, vincule o usuário a uma equipe já cadastrada, lembrando que essa informação pode ser vinculada no cadastro de equipes 15/29
do módulo Tarefas. Para adicionar equipes já cadastradas ao usuário, clique no botão Adicionar Equipes, marque as equipes desejadas na tela de inclusão e clique no botão Adicionar Selecionados no Usuário. A mesma lógica é utilizada na vinculação de estabelecimentos, o usuário pode ser vinculado aos estabelecimentos desejados. Pode ser informado, também, o custo do funcionário para o escritório bastando preencher os campos do item Controle de Custos. Deve ser informado o usuário, a data de inclusão da informação, o custo por hora, percentual de encargos, custo de encargos, valor hora de outros custos, e ao clicar no botão salvar, será vinculado o saldo do total dos custos ao cadastro de funcionário. Estas informações aliadas às informações de tarefas impactarão nos cálculos de custo e rentabilidade do escritório contábil. Em Grupos Relacionamento informe a que tipos de grupos de publicações que o usuário poderá enviar publicações. Por exemplo: poderá ser cadastrado o grupo Recursos Humanos e ao realizar publicações referentes à folha de pagamento, admissão, férias e demais documentos inerentes ao departamento o usuário deverá selecionar este grupo, assim somente os usuários da empresa pertencentes a ele terão acesso a estes documentos. 16/29
Para o escritório que possui o Sage Gestão Contábil (SGC), o cadastro de usuários é realizado em Sage Gerenciador de Sistemas / Usuários / Cadastro de usuários, marcando-se a opção "Integrar Usuário" e informando-se o e-mail deste usuário. Para os usuários integrados com Plataforma Sage através do Sage Gestão Contábil, é habilitada na barra de atalhos dos módulos fiscal, contábil, Folha de pagamento e Patrimônio, o acesso a movimentação dos serviços na aba Tarefas. 17/29
18/29
4. Configurações da Empresa 4.1. Geração de Calendário Nesta tela será gerado o calendário para as rotinas dentro do Sistema. Acesse Configurações> Configurações da Empresa,>Geração de Calendário, para geração do calendário. O sistema disponibiliza três opções: Considerar sábado como dia útil; Considerar domingo como dia útil; Considerar feriados como dia útil. É importante marcar a opção Considerar sábado como dia útil para controle das obrigações, especialmente os relacionados à folha de pagamento e impostos. 4.2. Manutenção de Calendário Na tela de manutenção de calendário, podem ser efetuadas novas alterações e fechamentos de datas no sistema como feriados municipais e estaduais. Os feriados nacionais em dias fixos já estão parametrizados como Dia fechado. Para alteração de uma data, é necessário selecioná-la no calendário, informar a observação, selecionar a opção Dia fechado e clicar no botão alterar dia. 19/29
4.3. Integrações Nesta tela é definida a chave de integração e o e-mail do administrador. Esta chave é a mesma informada no Sage Gerenciador de Sistemas para comunicação entre os dois sistemas. 4.4. Registros O sistema Plataforma Sage é dividido em três módulos. São eles: Relacionamento; Finanças, 20/29
Tarefas. 21/29
5. CND 5.1. Cadastro CND Para acessar os cadastros da CND, acesse o Módulo Relacionamento, menu CND. No menu Cadastro de CND, efetue o cadastro das Certidões Negativas sobre as quais irá efetuar o controle. Para cadastrar clique em Novo e preencha os campos conforme as orientações. Código: o sistema irá sugerir o próximo número a ser cadastrado, mas poderá ser alterado caso necessário. Descrição: Preencha com a descrição da Certidão Negativa. Certidão Automática: Clique em controle automático pelo sistema. para pesquisar as certidões que estão disponíveis para 22/29
Conforme a certidão selecionada o sistema irá preencher os próximos campos: Tipo de atualização: Automática ou Manual; UF: UF da certidão, quando for estadual ou municipal; Município: Município da certidão, quando for municipal; Periodicidade de vencimento: Informar a periodicidade conforme a certidão (Semanal, quinzenal, mensal e etc.) Para as certidões que não estiverem nesta lista, os campos anteriores não serão preenchidos e a certidão será de controle manual. Dias de antecedência: Informe a quantidade de dias de antecedência que deseja emitir nova certidão. Site para a emissão da certidão: Preencha com o site no qual irá emitir a certidão, se não for de controle automático do sistema. Será habilitado apenas se o campo Certidão Automática não for preenchido. 23/29
Vincular esta certidão automaticamente a todos os clientes: Marque esta opção, se deseja que a certidão torna-se padrão para todas as empresas. Ao gravar, criará automaticamente um vínculo desta certidão para todos os clientes. Vincular a um controle de vencimentos: Para a certidão que for de atualização manual e o cliente possuir o módulo Sage Tarefas, selecione o controle de vencimento já cadastrado. Ao vincular um controle de vencimento, se houver clientes vinculados a este controle, os mesmos clientes serão vinculados à CND que está sendo cadastrada. Passo a ser concluído: informe o passo do controle de vencimentos que deve ser concluído ao realizar a vinculação da emissão da nova certidão. No botão do passo a ser concluído. pode efetuar o cadastro rápido Clique em salvar, e o sistema irá habilitar a etapa para vincular os clientes. 24/29
Clique em Adicionar Clientes: em Adicionar. Selecione os clientes que terão o controle para esta certidão que está cadastrando e após, clique 25/29
Na tela preencha os campos de dias de antecedência e marque a opção Enviar por e-mail. Selecionando esta opção o sistema irá preencher com o e-mail cadastrado em: Configurações/ Cadastros/ Clientes\ fornecedores. O e-mail será enviado automaticamente após a atualização da certidão, desde que a situação retornada seja Negativa. 5.2. Painel de Controle Na tela principal do site no Menu Sage CND. Clique em Ver Todos que o sistema irá abrir o Painel de Controle. Nesta tela utilize os filtros por Cliente, Estabelecimento ou Tipo de cliente. No Painel o sistema lhe trará por cliente: 26/29
Quantidade de Certidões Negativas: quando as certidões foram atualizadas e demonstram que o cliente não possui pendências junto àquele órgão. Será utilizada tanto para o controle automático quanto manual. Quantidade de Certidões Positivas: quando as certidões foram atualizadas e o cliente possui pendências junto àquele órgão. Será utilizada tanto para o controle automático quanto manual Quantidade de Certidões a Vencer: certidões que estão no prazo de dias definidos para antecedência de emissão, parametrizado no cadastro da CND. Será utilizada tanto para o controle automático quanto manual, porém no automático fará a atualização da CND a partir desta data e pode ser que esta situação nem apareça ao usuário. Quantidade de Certidões Vencidas: após a data de vencimento não tiver sido atualizada a CND. Será usada tanto para o controle automático quanto manual, porém no automático poderá ocorrer se por algum motivo o sistema não conseguir atualizar automaticamente. Quantidade de Certidões que gerou alguma falha na atualização, neste caso clique no botão atualizar, caso a falha persista, poderá gerar a atualização manualmente acessando o site, gerar a certidão diretamente no mesmo e vinculando posteriormente o arquivo no sistema. Para maiores detalhes de cada certidão, clique sobre sendo controladas para aquele cliente. o sistema trará quais certidões estão Âmbito: (federal, estadual, municipal) Certidão: Nome da Certidão; 27/29
Situação: A situação da certidão (negativa, positiva, a vencer, vencida, falha); Emissão: Data da última emissão da certidão; Vencimento: Data do próximo vencimento da certidão; Renovação: (automática, manual); Visualizar: Para visualização da última certidão emitida. O sistema efetuará o download do documento anexo da certidão, para que seja possível visualizar o conteúdo. Quando a certidão passar a estar positiva, mas a anterior ainda é valida, será aberta a opção para o cliente decidir se deseja ver a certidão ainda válida ou os débitos da nova certidão. Vincular CND: Para as certidões que foram geradas manualmente. Será aberta uma tela para inclusão das informações da certidão: Data de emissão, Data de vencimento, situação e anexo (certidão digitalizada). Clique em Vincular certidão para que as informações sejam gravadas. Atualizar CND: Para atualizar as certidões. Para as automáticas, fará a requisição ao site e atualizará as informações automaticamente. Para certidões manuais abrirá o site para que você possa realizar o processo manualmente. Nesse caso, deverá posteriormente realizar a vinculação da CND e atualização das informações de forma manual. Enviar e-mail: Encaminhar a certidão por e-mail para o cliente. 28/29
6. CND Portal de Relacionamento. você. No portal de Relacionamento com o seu cliente na tela principal Mensagens do seu contador para Em Minhas Certidões: O seu cliente pode visualizar a situação das suas certidões e também imprimi las, para isso deve clicar em Ver todos. O sistema ira levar para o painel CND no qual o cliente terá uma visão ampla das certidões vencidas, com falhas e Negativas. Para visualizar a certidão basta clicar no botão visualizar. 29/29