manual Sistema de Gestão de Contribuições

Transcrição

1 manual Sistema de Gestão de Contribuições

2 Conteúdo 1. Login 4 2. Home 5 3. Informações básicas 3.1. Menus Números e status Ações 8 4. Ambientes da ferramenta 4.1. Sindicato Empresas Contabilidade Usuário Relatórios Guias Representação colaborativa 37

3 Login Como efetuar o login? 1º Preencha os campos obrigatórios. 2º Clique em entrar. Como recuperar senha? 1º Clique em Esqueci minha senha 2º Informe o 3º Clique em ok. 2. Home Identificando o painel Seja bem-vindo Nome do usuário conectado à ferramenta. Menu de navegação Menu com atalhos da Home (página inicial) e para sair da ferramenta. Dica: Todas as mensagens que o sistema envia ao usuário serão mostradas no campo superior direito, conforme imagem acima. Meu espaço Área do painel onde se encontram ícones para os seguintes ambientes: Sindicatos Empresas Contabilidade Usuários Emissão Área do painel focada em documentos como: Relatórios Guias Representação colaborativa

4 Informações básicas 3.1. Menus Menu de navegação no ambiente Este menu permite navegar pelas áreas disponíveis dentro de cada ambiente Números e status Exibindo números de empresas O sistema retorna e exibe o número de empresas e seus status. Menu de ações na ferramenta Este menu permite ir para a Home (página inicial), voltar para a tela anterior e sair da ferramenta. Paginação É possível explorar e navegar pelas páginas exibidas. Esse boxe retorna o número de páginas disponíveis conforme a informação buscada. Menu de inclusão e ações nas abas do sistema Permite inserir informações e fazer ações especificamente na aba atual. Status: empresas e relatórios Ativos tudo em ordem, ok, 100%. Inativos empresas sem movimentação, mas permanecem na base do sindicato. Ativos/inativos exibe os dois status juntos. Inconsistentes empresas com algum documento inválido, por exemplo, o CNPJ. Sugeridas empresas indicadas pela FecomercioSP de acordo com o enquadramento sindical. Desvinculadas empresas liberadas para serem usadas por qualquer outro sindicato, o histórico da empresa permanacerá para o sindicato durante o período vigente. Não identificadas quando a empresa gerou a guia pelo site da Caixa. Atualização de cadastro Exibe as empresas que sofrerão alterações de cadastro que o sindicato pode aceitar ou rejeitar.

5 Ações Exibindo dados ordenados A seta permite ajustar a ordem que as informações vão aparecer Ações É possível fazer uma busca por cada campo. Note que no fim de cada tabela tem o campo busca, insira um dado que deseja filtrar e clique em buscar para retornar o que procura. Incluir dados Este ícone aparece quando temos a ação de incluir dados, bancos, empresas etc. É possível exibir uma lista com mais de 5 resultados em todas as páginas da ferramenta, basta clicar em exibir e escolher a quantidade de empresas que deseja visualizar. Ação de sair O x que aparece em algumas caixas significa que você vai fechar e sair da ação. É possível exportar as informações buscadas e vários formatos ou copiar as informações. Basta clicar em exportar e escolher o formato desejado. Em configurar grid, você pode marcar quais informações devem ser exibidas. Alertas O sistema comunica alertas e avisos, que aparecem no canto superior direito.

6 Ações Campos obrigatórios Se os campos não forem preenchidos corretamente, não será possível efetuar a ação de inserção, o sistema apresentará os campos obrigatórios em amarelo Ações Ícones básicos Lupa visualizar informações detalhadas. Lápis editar Código de barra ver boleto. x desativar/desvincular envia a tabela pra uma lista de desvinculada. Não apaga a informação. x excluir esta ação só é possível caso não tenha sido utilizada a informação em nenhum momento pelo usuário. ok salva as informações. Histórico Algumas telas vão apresentar informações do usuário, a data de criação das informações inseridas, data de alteração dessa informação e usuário que alterou. Ícone da Caixa Sem cor a empresa foi cadastrada pela entidade ou via enquadramento sindical. Com cor a contribuição foi gerada pelo site da Caixa. IDs id identificação de cadastro. id pendência número de idenficação da guia. Box ticado Ativa/Inativa a informação. Em alguns casos esta ação significa uma confirmação ou escolha.

7 Ações Código de barras emissão de guias Existem dois tipos de ícones na emissão de guia. Este processo dependerá do status que a empresa se encontra no cadastro. Sistema permite duas formas de emissão de guias: Inserir valores manualmente se escolhida esta opção, abaixo apresentará campos que precisam ser preenchidos, caso contrário a guia sairá com os campos em branco. 4. Ambientes da ferramenta 4.1. Sindicato > Detalhes São os dados que constam do cadastro da FecomercioSP. Quando for necessário efetuar alguma alteração, entre em contato com a secretaria da FecomercioSP. Nesta aba, aparecem Informações e dados do sindicato, números de empresas e dados sobre o status de cada uma. Calcular valores automáticos para que a entidade consiga utilizar essa funcionalidade, precisará que duas abas estejam completamente preenchidas: valores históricos para cálculo de contribuições (aba detalhes no ambiente empresas) e tabela (dentro do ambiente sindicato). Caso não tenham esses dados preenchidos, a guia será apresentada em branco.

8 Sindicato > Bancos Cadastro de todas as contas bancárias de produtos da entidade. Ações dentro da aba: Editar Ativar/desativar Incluir novo banco 4.1. Sindicato > Tabelas Tabelas para cálculos de contribuição. A princípio, as tabelas de contribuição sindical são alimentadas pela FecomercioSP. Quando uma tabela é inativada, ela automaticamente aparecerá na lista de tabelas inativas. Dica: caso a contribuição seja assistencial e for cobrada pela FecomercioSP é necessário preencher os campos de agência e conta para repasse. Na associativa não tem repasse, o campo carteira é obrigatório. Caso não tenha conhecimento entre em contato com seu banco. Ao selecionar a opção de incluir um banco e preencher o campo de produto contribuição, o campo tipo de contribuição vai aparecer com as opções disponíveis. Caso selecionado qualquer outro tipo de produto, não será necessário o preenchimento. Dependendo do tipo de contribuição alguns campos serão preenchidos automaticamente. Lembrando que o codigo SAD e o número de convênio devem ser obtidos entrando em contato com seu banco. Ações dentro da aba: Visualizar valores Desativar Incluir tabela Para incluir uma tabela, selecione uma opção de tipo de contribuição. Em seguida, selecione um tipo de tabela de acordo com sua convenção coletiva/ata. Insira também o exercício da tabela. Será apresentada a opção de marcar somente o exercício atual ou, se preferir, o exercício atual e o seguinte. O sistema não acatará duplicidade de exercício com o mesmo tipo de contribuição/tipo tabela ativa.

9 Sindicato > Tabelas Os campos para cobrança de juros e multa separados em período parcial e subsequente. O campo incluir valores vai disponibilizar os parâmetros de construção de acordo com a opção selecionada em tipo tabela Sindicato > Produtos Ações dentro da aba: Incluir novo produto Editar Excluir (só se não houver nenhuma amarração com o sistema) Quando houver uma tabela cadastrada e for feita uma ação inserir, não haverá a possibilidade de exclusão, somente de desativar.

10 Sindicato > Arquivos 4.1. Sindicato > Empresas Essa aba empresas é um atalho para o item 4.2 do manual. Escolha o formato de impressão, preencha o exercício, anexe os arquivos e clique em concluir.

11 Empresas 4.2. Empresas > Detalhes Empresas Lista de empresas do sindicato. Ações dentro da aba: Incluir empresas Exportar dados das empresas para Excel Incluir empresas Para incluir uma empresa, deve-se clicar na opção incluir empresas. O sistema será redirecionado para a aba de cadastro, onde existem campos obrigatórios a serem preenchidos. O sistema alertará na tentativa de incluir uma empresa se houver campos faltando. Após a inclusão do CNPJ, o sistema fará uma busca no site da Receita Federal, trazendo as informações do mesmo. Existe a opção de incluir manualmente ou buscar os dados na Receita Federal. Essa funcionalidade também ocorre para o CNAE (que pode ser númerica ou pela descrição) e CEP. Se o CNPJ já estiver cadastrado em outro sindicato, não será permitido o cadastro até que seja desvinculada pelo sindicato que mantém a empresa.

12 Empresas > Detalhes Depois da realização do cadastro, o sistema alertará o usuário para que ele complete o restante das informações. Após a apresentação do alerta, serão habilitados campos importantes para automatização da troca de informações do sistema, facilitando processos e consultas. Valores históricos para o cálculo de contribuições campo onde pode-se inserir dados de acordo com tipo de categoria e outras informações Empresas > Filial Filial dentro de empresas Emissão em massa sistema agrupa matriz com as filiais que pertencem ao seu sindicato, permitindo ações em massa, do tipo emissão de guias e também agrupamento em formatos variados. Histórico de optante pelo simples empresas que anualmente apresentam declarações que são optantes pelo Simples. Este campo serve como registro e consultas futuras. Lista de contato este campo permite inserir uma lista de contato referente a empresa que foi cadastrada. Dica: Depois de tudo preenchido, atente para salvar as informações caso tenha editado algo. O mesmo processo deverá ser feito em caso de alteração.

13 Empresas > Contribuições Contribuições dentro de empresas: nesta tela é possível configurar os produtos que o contribuinte deverá pagar para a entidade. A lista de contribuições disponíveis para escolha está no campo adicionar novas contribuições. Conforme selecionado, a contribuição automaticamente subirá e aparecerá na lista de contribuições abaixo do campo razão social. Quando a contribuição estiver disponível na lista de contribuições, o usuário poderá realizar as seguintes ações: 4.2. Empresas > Contabilidade Contabilidade dentro de empresas Vincular e desvincular contabilidade: Ir para o módulo contabilidade para cadastrar uma contabilidade. Caso a entidade tenha interesse em encaminhar a cobrança diretamente para o escritório contábil, será necessário vincular a contabilidade desejada nesse ambiente para ocorrer o envio das guias para a contabilidade. Enviar para a contabilidade: marcando esta opção, a entidade encaminhará os documentos para o escritório contábil habilitado. Remover: caso a cobrança seja removida, a contribuição não ficará disponível para o contribuinte.

14 Empresas > Financeiro 4.2. Empresas > Ocorrências Financeiro dentro de empresas Ambiente que permite controle das movimentações financeiras de títulos que foram ou serão gerados para realização de cobranças de qualquer produto. Ocorrências dentro de empresas Permite envio de informações, dados e acompanhamento de status dentro das funcionalidades do sistema. Para isso, é preciso abrir um novo chamado. Ações dentro da aba: Visualizar é possível ver a guia, confirmar as informações, alterar se necessário e enviar a guia novamente. Detalhes exibe todas as informações da guia numa caixa. Baixa manual caso o recebimento não tenha sido processado pelo arquivo retorno do banco, existirá a possibilidade de efetuar a baixa manual. Os campos tornam-se dinâmicos de acordo com a escolha da forma de pagamento. É necessário salvar as informações para a baixa ser efetuada com sucesso. Abrir chamado é a opção de inserir uma observação sobre a empresa. Status para uma pendência: Pago contribuição baixada no sistema. Não pago contribuição não foi paga e não está vencida. Vencido contribuição vencida.

15 Contabilidade Caso na aba contabilidade, dentro do ambiente empresas, o CNPJ não constar no cadastro, o usuário deverá cadastrar o mesmo no ambiente contabilidade. Uma vez no ambiente contabilidade, é possível, além de incluir novo escritório, fazer uma busca pontual pelos dados disponíveis. Na tabela exibida, dentro do ambiente contabilidade, será apresentado ao lado da razão social a quantidade de empresas que estão vinculadas ao escritório contábil. Para mais detalhes, clique na lupa e abrirá a aba informações, onde constarão todas as empresas vinculadas Usuários Usuários Todos os usuários vinculados ao sindicato são listados. Ações dentro da aba: Adicionar Editar usuário Desativar Como adicionar um novo usuário? 1º Passe o mouse para rolar o menu. 2º Clique em Incluir um novo usuário. 3º Preencher os campos obrigatórios. 4º Clique em inserir. Na aba informações, se algum dado for alterado, será necessário salvar após a alteração. Ao selecionar a lupa ao lado da razão social será direcionado para o ambiente empresa. Dica: Antes de incluir os usuários, será necessário parametrizar os grupos de usuários. Para isto, clique em grupos de usuários, incluir e selecione as funcionalidades.

16 Relatórios É uma ferramenta para auxiliar na busca de informações das empresas pertencentes ao sindicato. Para gerar um relatório é necessário seguir os seguintes passos: 1º escolher o tipo de contribuição. 2º escolher a informação principal. 3º Preencher os filtros. 4º Clicar em Visualizar. Dica: Na visualização do relatório é possível exportar para outros formatos Relatórios > Arquivo retorno É um painel que apresenta os arquivos retornos recebidos pelo banco, que contém os pagamentos efetuados pelas empresas do sindicato. Filtros: Por bancos e tipos de contribuição. Ações: Visualizar Arquivo Retorno: Exibe a lista de registros contidos no arquivo selecionado. Permite visualizar o detalhe de cada registro clicando sobre a linha correspondente.

17 Guias > Emissão em massa Possibilidade de emissão de guias e etiquetas em massa das empresas do sindicato. Para emissão de guias é necessário seguir os passos obrigatórios: 1º Escolher o tipo de banco (contribuição banco). 2º Ano do exercício. 3º Data de vencimento Guias > Emissão em massa Parâmetros opcionais para emissão das guias Calcular valor automático, calcular multa automática, calcular juros automáticos e calcular atm (atualização monetária) automática: Calculam os valores baseados nas informações inseridas no histórico de pagamento no ambiente empresa. Todas as contas ativas no cadastro de banco vão aparecer como opções de escolha no campo banco na caixa emissão de guias. Quando essa guia é uma recobrança, o campo referente precisa ser marcado. Existe a opção de gerar o boleto com CNPJ no campo nosso número, basta marcar. Recobrança: Faz uma marcação no boleto informando que é uma recobrança. CNPJ no Nosso Número: Altera o campo Nosso Número do boleto pelo CNPJ do contribuinte. No campo parcelas, a entidade deverá inserir a quantidade de vezes que a empresa deseja parcelar o valor. Atente para o número de parcelas inseridas, pois representa a quantidade de guias geradas.

18 Guias > Emissão em massa Incluir PDFs: Adiciona o boleto em PDF no arquivo da emissão em massa. Guia e verso, somente guia e somente verso: são opções para impressão das guias Guias > Arquivos gerados São os arquivos gerados na emissão de guias em massa. Neste ambiente existe a possibilidade de realizar download destes arquivos. Mensagens: existe a possibilidade de inclusão de mensagens personalizadas nos boletos. Existem filtros e formas de ordenação para auxílio na listagem de empresas para a emissão das guias, por exemplo: Ordenação por razão social Porte da empresa Data de inclusão do registro

19 Guias > Mensagens São mensagens que podem ser incluídas nos boletos Representação colaborativa É um recurso do sistema que permite criar acordos entre sindicatos com maior transparência. Contratos É possível visualizar os contratos entre os sindicatos e seus detalhes. Ações dentro da aba: Selecionar o nome que será impresso na guia Indicar o responsável pela cobrança Incluir o contrato assinado entre os sindicatos Definir o tipo de contribuição Incluir os sindicatos envolvidos no acordo Incluir as empresas envolvidas Para o período do contrato é possível visualizar a movimentação destas empresas.

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