Índice 1. APRESENTAÇÃO CADASTRO DA EMPRESA CONTROLE DE PERMISSÕES MINHAS CONFIGURAÇÕES... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

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1 Finanças

2 Índice 1. APRESENTAÇÃO Primeiro Acesso Conhecendo a Plataforma Seleção de Empresa Sair do sistema/minhas Configurações Suporte Online Ajuda Retornar a Tela Principal CADASTRO DA EMPRESA Configurando cadastro da Empresa para o Finanças CONTROLE DE PERMISSÕES Controle de Permissões Cadastro de Usuários MINHAS CONFIGURAÇÕES... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 5. CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA Geração de Calendário Manutenção de Calendário Integrações FINANÇAS Primeiro Acesso Finanças Menu Cadastros Contas Tesouraria ou Portadores Plano Financeiro...37

3 6.5. Serie Centro de Custos Critérios de Rateio Operação Financeira Operação Contábil CONTRATOS Cadastros de Contratos Reajuste de Contratos Analise de Rentabilidade CONTAS A RECEBER Títulos a Receber Manutenção de Títulos Baixa de Parcelas Estornar Baixa de Parcelas Cancelar Títulos Renegociar Títulos a Receber Cobrança Bancaria Gerar Boleto Gera Remessa Importar retorno Enviar e Publicar boletos CONTAS A PAGAR Títulos a Pagar Manutenção De Títulos Autorizar Pagamentos Baixa de Parcelas Estornar baixas de parcelas a pagar Cancelar títulos a pagar

4 9.3. Previsão a Pagar Manutenção da Previsão FINANCEIRO Manutenção de Faturamento Estorno de Faturamento Lançamento Simplificado Conta Corerente Tesouraria Lançamentos Conciliação Bancaria Fluxo de Caixa Fluxo Financeiro INTEGRAÇÃO Integração Contábil Integração Fiscal RELATÓRIOS Recibo de Serviços Prestados Conta Corrente Títulos a Receber Títulos a Pagar Títulos Ativos Baixa de Títulos Retorno Bancário Previsão a Pagar Resultado por Centro de Custo Previsões por Centros de Custo

5 13. CONFIGURAÇÃO DA INTEGRAÇÃO SGC X PS Conceitos Iniciais

6 1.Apresentação A Plataforma Sage visa dinamizar os negócios e o fluxo de processos das empresas com ganho de tempo e maior controle. Através do Portal de Relacionamento, além de digitar eventos variáveis para a folha de pagamento, ler publicações e enviar solicitações de serviços, poderá registrar novos funcionários e consultar os registros dos funcionários já cadastrados, gerar protocolos e controlar as pendências de documentos para envio a empresa contábil Primeiro Acesso A Plataforma Sage foi desenvolvida para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia CLOUD COMPUTING (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio da internet, e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet, e o usuário poderá acessar sua base de dados de qualquer local, apenas utilizando seu navegador de internet, sem a necessidade de um software instalado para acesso. Algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores: Na maioria dos casos o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso a internet. Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário. O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares. Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura habitual. Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de armazenamento. Para o primeiro acesso a Plataforma Sage, digite no navegador o endereço da empresa, definido para utilização da Plataforma Sage. Na sequencia digite o usuário e senha. Para um melhor desempenho recomenda-se o uso do navegador Google Chrome. 1/136

7 Informados o login e a senha, marque a opção para lembrar meu login e senha no computador. No primeiro acesso será solicitada uma nova senha para o administrador. A nova senha deve conter, no mínimo, 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo: - Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9); - Caracteres não alfabéticos $, _,-,*). 2/136

8 1.2. Conhecendo a Plataforma Na área de trabalho da Plataforma Sage, você irá encontrar as rotinas mais utilizadas no sistema e as principais informações macro sobre cada um dos Módulos, as quais são atualizadas conforme as movimentações que são realizadas no sistema Seleção de Empresa Ao clicar em na barra de ferramentas, onde esta informada a Razão Social da empresa selecionada para trabalho, será apresentada uma tela para seleção de outra empresa de trabalho e estabelecimento de trabalho. Conforme a empresa selecionada as informações contidas nas funções são alteradas. Você pode ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas. 3/136

9 Sair do sistema/minhas Configurações Em Minhas configurações selecione a empresa de trabalho padrão, todos os acessos a plataforma irão abrir nesta empresa. Você também poderá alterar a sua senha de acesso a Plataforma, basta informar a senha atual e a nova para alteração. movimentadas. Após, selecione as rotinas na que deseja receber alertas automáticos de quando forem Os alertas serão gerados no ícone. Selecione o aviso desejado, para que o sistema abra a rotina. 4/136

10 Para sair do sistema, basta clicar sobre o seu usuário e em Sair Suporte Online Quando houver dúvidas sobre o sistema, o usuário pode recorrer ao nosso suporte online, basta selecionar o ícone do suporte e após, escolher o modulo no qual possuí dúvidas. Assim, o sistema irá direcionar o usuário ao suporte via chat. 5/136

11 Ajuda. Na opção Ajuda, você ira encontrar os acessos rápidos para Academia Sage, a qual disponibiliza vídeoaulas gravadas que o ajudarão em suas dúvidas e acrescentarão conhecimento sobre o sistema. A Opção Espaço do Cliente possibilita a abertura de chamados off-line ao suporte, ou seja, você detalhará sua dúvida, que será direcionada a um dos atendentes Retornar a Tela Principal Para retornar a tela principal do sistema, após selecionar qualquer uma das funções, basta clicar em Home na Barra de Acessos. fiquem visíveis Acessos Rápidos Basta passar o mouse sobre o nome Plataforma Sage para que as opções de acessos rápidos 6/136

12 2.Cadastro da Empresa 2.1. Configurando cadastro da Empresa para o Finanças No menu Configurações serão cadastradas as empresas para controle das atividades diárias e financeiras, os clientes e fornecedores e comunicados aos seus colaboradores internos. A Plataforma Sage é multiempresas, desta forma, poderá cadastrar as demais empresas que possui. Para iniciar o cadastro clique em Novo. Na tela Cadastro de empresa, preencha os campos conforme orientações abaixo: 7/136

13 Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e a Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado, para que seja realizada a parametrização na Plataforma Sage da integração contábil e fiscal, com o Sage Contábil. CNPJ/CPF: Preencha com o CNPJ da empresa ou CPF. Razão Social: Informe a razão social da empresa Período máximo de fluxo de caixa: informe o número de meses que deseja visualizar o fluxo de caixa em Financeiro / Consultas /Fluxo de Caixa. Logomarca: Importe a logomarca da empresa. O tamanho máximo é de 500 KB. A logomarca da empresa será utilizada no Portal de Relacionamento e para emissão dos boletos de cobrança e recibo de serviços prestados. No menu Relacionamento, marque como deseja receber os alertas de não leitura dos clientes das publicação no portal de relacionamento. 8/136

14 No menu Estabelecimentos serão cadastrados matriz e filiais da empresa e seus parâmetros. Para cadastrar clique em Novo. Na tela Cadastro do estabelecimento, teremos as abas: Gerais e Documentação. Preencha os dados solicitados nestas abas e clique em Salvar. 9/136

15 Ao salvar será habilitado o menu lateral com as opções: parâmetros tarefas, financeiros, faturamento, contábeis, usuários e parâmetros esocial. O menu Parâmetros Tarefas possui as abas: Parâmetros e Movimentação. Em parâmetros temos as seguintes opções: Usuários podem executar múltiplas tarefas simultaneamente: Marque esta opção para que o analista possa iniciar a execução de mais um serviço ao mesmo tempo. Utiliza apontamento de horas: Ao marcar esta opção, na movimentação das tarefas, a informação da data e hora inicial e final será obrigatória. Este apontamento é utilizado para apuração de custos. Permite a conclusão de tarefas sem iniciá-las: Marcada esta opção, o analista não precisa iniciar a tarefas e poderá pará-la ou concluí-la, informando manualmente a hora inicial. Desmarcada, obrigatoriamente, deverá iniciar a tarefas antes de parar ou concluir. 10/136

16 Listar serviços recorrentes na abertura de Ordem de Serviço: Marcada esta opção, na geração de ordens de serviços pela rotina Tarefas / Cadastros/Ordem de Serviço, trará todos os serviços cadastrados (eventuais e recorrentes). Desmarcada trará apenas os eventuais para seleção. Geração de calendário: Marque as opções que deseja considerar como dia útil. Dica: marque Considerar sábado como dia útil, para que na geração do serviço folha de pagamento e, por exemplo, sábado, seja considerado como dia útil. Na aba Movimentação, estando marcadas as opções ao parar, concluir ou transferir as tarefas o preenchimento do histórico é obrigatório. Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros Financeiros. Os campos de percentual de multa por atraso e juros por dia serão utilizados para cálculo de valores referentes à baixa de títulos a receber em atraso. 11/136

17 Nos campos Conta tesouraria, deverá informar a conta tesouraria que utilizará para gerar títulos a receber e a pagar. A conta tesouraria preenchida no cadastro do cliente tem prioridade sobre a informada no cadastro do estabelecimento. O campo Série determina a sequência numérica dos títulos a receber e a pagar. Definido no cadastro das Séries. Na opção Exige autorização para pagamentos de títulos, ao seleciona lá, todos os pagamentos de títulos, só serão gerados mediante a autorização, caso ao contrario, não serão listados na grid para a baixa de parcelas. Para autorizar os pagamentos, acesse: Contas a Pagar/Manutenção de Títulos/Autorizar Pagamento. Nas informações para faturamento, informe a descrição para o contrato e décimo terceiro. Exemplo: Honorário Mensal e Fechamento de Balanço. Esta denominação sairá no demonstrativo do recibo e boleto. No quadro Envio de boletos informe o do departamento responsável pelo financeiro e a quantidade de dias para receber um de aviso de não leitura do boleto pelo cliente quando este for 12/136

18 enviado através do portal de relacionamento. Este será apresentado na mensagem enviada aos clientes com os boletos de cobrança. Na aba Baixa de títulos, informe as contas de Multas recebidas, Juros recebidos, Multas pagas e Juros Pagos, como também os Centros de custo. Utilize as contas cadastradas no plano financeiro. Clique em salvar no menu lateral, em Parâmetros Tributação. Este parâmetro deve ser preenchido para empresas não optantes pelo simples. 13/136

19 Neste caso, preencha a alíquota de contribuição do ISS e as alíquotas para retenção de tributos (PIS, COFINS, CSLL e IRRF), de acordo com a tributação da empresa. Também é necessário informar a base de mínima para retenção desses tributos, as quais já são automaticamente sugeridas pelo sistema. Se informada alíquota, a retenção será processada automaticamente ao faturar itens que tenham esta incidência (cuja opção Não sujeito à retenção de INSS não esteja marcada) e cujo valor a ser retido seja igual ou maior do que o valor mínimo. A opção Não sujeito à retenção de INSS está presente nos cadastros de Serviços, Contratos e Itens de Faturamento da Conta Corrente. Em Parâmetros de Faturamento: Informe o número da última NF ou RPS emitida, a espécie e o modelo de nota emitida. Deseja-se que os serviços sejam discriminados na nota fiscal deverá marcar a opção Discriminar os serviços na 14/136

20 nota fiscal, bem como as opções Listas número e vencimento do título na nota fiscal e Listar retenção de impostos na nota fiscal. Descrição dos Serviços para NF: Descreva qual e o serviço que a sua empresa presta para o seu cliente, exemplo contabilidade o serviços prestado, serviços contábeis. fiscal. Observação a listar na NF: Informe as observações que deseja que apareça descrito na nota Empresas enquadradas na lei da transparência pública da União, dos estados e municípios conforme Lei Complementar nº 131/ LC 131 marque Listar valor aproximado dos tributos. Selecione o código NBS, o percentual e fonte o sistema ira preenche automaticamente conforme o serviço selecionado. 15/136

21 Em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica deve ser preenchida caso emita NFS-e. Preencha todos os campos em negrito, se a empresa e optante pelo simples ou não, o Cnae da empresa sendo qual e a atividade que a empresa exerce, qual e o grupo de serviço e tipo de serviços. O campo Certificado digital A-1 será habilitado sempre que a prefeitura do município informado no cadastro do estabelecimento exigir assinatura digital para o envio de lotes de RPS. 16/136

22 Se possuir o sistema Sage Gestão Contábil e realizar a integração fiscal, informe o tipo do lançamento e serviço. Caso não emita Nota fiscal eletrônica (Nfs-e), carregue o modelo ERC da Nota fiscal. Este procedimento deverá ser realizado pelo Consultor de Implantação. Nesta tela é disponibilizado link para acesso à área de download do instalador do aplicativo Cliente de Impressão Plataforma Sage: Este programa deve ser instalado em um computador local, através do qual a impressão será realizada. Na opção de Incidência de impostos nos lançamentos de reembolso, com as opções: Não sujeito à retenção de IRRF; Não sujeito à retenção de ISS; Não sujeito à retenção de INSS; Não sujeito à retenção de PIS/COFINS/CSLL; As opções devem ser selecionadas conforme o padrão da empresa, podendo ser alteradas conforme a necessidade do estabelecimento. Essa configuração será considerada na rotina de lançamento simplificado, no lançamento em conta corrente e na rotina de lançamento de reembolso pela Tesouraria. Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros Contábeis. 17/136

23 Se utilizar a integração contábil, poderá parametrizar nesta tela as contas contábeis para títulos a receber e a pagar. Os campos clientes e adiantamentos de clientes só precisam ser informados caso a empresa utilize uma mesma conta contábil para todos os clientes, caso contrário será necessário informar as contas contábeis no cadastro de cada cliente. Observação: Não há cadastro de contas contábeis no sistema. O plano contábil do escritório é importado do Sage Gestão Contábil no momento em que a integração é realizada. Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros esocial:. Adicione as empresas que irão receber os lançamentos de afastamentos e comunicados de acidente de trabalho. Clique em Salvar e no menu lateral em Usuários. Adicione os usuários que terão acesso ao estabelecimento para visualização dos serviços e cadastros, conforme configurações de permissão Configurações Cadastro Cliente e Fornecedor. Para cadastrar um Cliente ou fornecedor, acesse em Configurações/Cadastros/Clientes /Fornecedores, clique em Novo. 18/136

24 Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e o Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização no Plataforma Sage da integração contábil e fiscal com o Sage Contábil. Razão Social: Informe a razão social da empresa Site: Informe o site da empresa caso tenha. Nome Requerente: pessoa responsável pela solicitação da CND (por exemplo: diretor, administrador, representante legal) CPF Requerente: CPF válido do requerente. Número do imóvel rural: informar o número do imóvel, quando possuir e desejar realizar o controle da certidão específico. Clique em salvar para habilitar o cadastro do Estabelecimento. Clique em novo e preencha todos os campos obrigatórios. 19/136

25 Os menus Equipe de trabalho, Tabelas de Preços, tipos de cliente, usuário de relacionamento, controle de vencimentos e Parâmetros esocial, serão abordados em seus respectivos módulos. No Menu Parâmetros Financeiros, no cadastro do cliente ou fornecedor este campo só será preenchido caso as informações deste cliente for diferente do que cadastrou nos parâmetros financeiros da sua empresa. Preencha todos os campos em negrito conforme descrito abaixo: Conta Tesouraria: Informe qual e a conta tesouraria ( Banco ou caixa ) no qual ira gerar a movimentação com os boletos. 20/136

26 Serie: Informe a serie que ira utilizar para estes lançamentos, percentual de multa por atraso no qual gera nos boletos e o percentual de juros por dia, a quantidade de dias que dará para que este boleto vá para protesto. Instruções: Preencha com as instruções do banco, que consta nos seus boletos bancários. Em informação para Envio e publicação de Boletos: Selecione qual e a forma que deseja encaminhar estes boletos para o seu cliente, podendo ser por e pelo Sage Relacionamento selecionando a opção informe qual e o . A opção de informações para geração de Títulos a pagar só será habilitada quando o cadastro do estabelecimento/em classificação estiver informado Ambos ou Fornecedor. Informe a conta contábil deste cliente em Parâmetros Contábeis do Cliente. bancários. Em Destinatários de Boleto: Informe o do seu cliente que deve receber os boletos 21/136

27 3. Controle de Permissões 3.1. Controle de Permissões Defina as permissões que cada usuário terá na Plataforma Sage. O grupo 1-Publicações e Pendências já irão automaticamente cadastrado e, por ser um registro do sistema, não pode ser alterado ou excluído. Exemplos de grupos de permissões que podem ser cadastrados: Administradores (acesso total); Solicitações (permissão para solicitar serviços); Folha de pagamento (permissão a todas as rotinas deste módulo); Digitação de eventos (permissão apenas para digitar eventos da folha), etc. Para cadastrar, clique em Novo, informe a descrição e clique no botão salvar Acesso as Rotinas Defina os acessos para cada grupo de permissões cadastrado para acesso as rotinas da Plataforma Sage. Estão disponíveis as seguintes combinações de permissões: Sem acesso: para bloquear o acesso a uma determinada rotina, basta deixar desmarcada a opção Acesso. A rotina aparecerá desabilitada; Com acesso: esta permissão tem comportamento diferente dependendo das demais permissões de cada rotina. Se a rotina possuir checkbox também na coluna Alteração, a permissão de Acesso garantirá apenas acesso à consulta, já que os controles estarão nas permissões de alteração. Se, porém, a rotina possuir checkbox apenas na coluna Acesso, então esta permissão garantirá acesso total à consulta e aos controles que a rotina possuir; 22/136

28 Com acesso e alteração: permite controle total da rotina, exceto exclusões; Com acesso e exclusão: permite utilizar a rotina e excluir registros (somente cadastro de usuários ainda sem nenhuma publicação ou outro vínculo), mas não alterar; Com acesso, alteração e exclusão: disponível somente para o cadastro de usuários, permite controle total da rotina. Porém, conforme citado, a exclusão é bloqueada quando o cadastro do usuário já possuir algum vínculo, como publicações, solicitações, etc Cadastro de Usuários Para cadastrar um usuário clique em Novo. Será habilitada uma nova tela com o próximo código disponível para cadastro. Informe o Nome do usuário, o contexto já pré definido como Administrativo, o grupo de permissões, o login deve ser um válido e senha do usuário 23/136

29 Ao clicar em Salvar, será habilitado o menu do lado esquerdo. No item Equipes, vincule o usuário a uma equipe já cadastrada, lembrando que essa informação pode ser vinculada no cadastro de equipes do módulo Tarefas. Para adicionar equipes já cadastradas ao usuário, clique no botão Adicionar Equipes, marque as equipes desejadas na tela de inclusão e clique no botão Adicionar Selecionados no Usuário. A mesma lógica é utilizada na vinculação de estabelecimentos, o usuário pode ser vinculado aos estabelecimentos desejados. Pode ser informado, também, o custo do funcionário para o escritório bastando preencher os campos do item Controle de Custos. Deve ser informado o usuário, a data de inclusão da informação, o custo por hora, percentual de encargos, custo de encargos, valor hora de outros custos, e ao clicar no botão salvar, será vinculado o saldo do total dos custos ao cadastro de funcionário. Estas informações aliadas às informações de tarefas impactarão nos cálculos de custo e rentabilidade do escritório contábil. 24/136

30 Em Grupos Relacionamento informe a que tipos de grupos de publicações que o usuário poderá enviar publicações. Por exemplo: poderá ser cadastrado o grupo Recursos Humanos e ao realizar publicações referentes à folha de pagamento, admissão, férias e demais documentos inerentes ao departamento o usuário deverá selecionar este grupo, assim somente os usuários da empresa pertencentes a ele terão acesso a estes documentos. Para o escritório que possui o Sage Gestão Contábil (SGC), o cadastro de usuários é realizado em Sage Gerenciador de Sistemas / Usuários / Cadastro de usuários, marcando-se a opção "Integrar Usuário" e informando-se o deste usuário. 25/136

31 Para os usuários integrados com Plataforma Sage através do Sage Gestão Contábil, é habilitada na barra de atalhos dos módulos fiscal, contábil, Folha de pagamento e Patrimônio, o acesso a movimentação dos serviços na aba Tarefas. 26/136

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33 4.Configuração da Empresa 4.1. Geração de Calendário Nesta tela será gerado o calendário para as rotinas dentro do Sistema. Acesse Configurações> Configurações da Empresa,>Geração de Calendário, para geração do calendário. O sistema disponibiliza três opções: Considerar sábado como dia útil; Considerar domingo como dia útil; Considerar feriados como dia útil. É importante marcar a opção Considerar sábado como dia útil para controle das obrigações, especialmente os relacionados à folha de pagamento e impostos Manutenção de Calendário Na tela de manutenção de calendário, podem ser efetuadas novas alterações e fechamentos de datas no sistema, como feriados municipais e estaduais. Os feriados nacionais em dias fixos já estão parametrizados como Dia fechado. Para alteração de uma data, é necessário selecioná-la no calendário, informar a observação, selecionar a opção Dia fechado e clicar no botão alterar dia. 28/136

34 4.3. Integrações Nesta tela é definida a chave de integração e o do administrador. Esta chave é a mesma informada no Sage Gerenciador de Sistemas para comunicação entre os dois sistemas 29/136

35 4.4. Registros O sistema Plataforma Sage é dividido em três módulos. São eles: Relacionamento; Finanças, Tarefas. 30/136

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37 5.Finanças Finanças é a arte e a ciência da gestão de ativos financeiros, sendo assim as finanças corporativas, dizem respeito às formas que têm as empresas para criar valor através do uso de recursos financeiros. O Sage finanças permite o controle de todos os contratos que sua empresa possui com seus clientes, facilitando o faturamento, tanto dos valores contratuais, quanto de outros valores cobrados dos clientes, como: reembolsos, emissão de decore, entre outros Primeiro Acesso Finanças No seu primeiro acesso ao Modulo Finanças efetue a configuração inicial, conforme as necessidades do seu dia a dia. O sistema trará um passo a passo com opções, na qual deve selecionar o que ira ou não utilizar dentro do sistema. Você Emitira boletos, Remessa e Retorno bancário? ( ) Sim ou ( ) Não Você Emitira Notas Fiscais de Serviços? ( ) Sim ou ( ) Não Você Pretende Utilizar o Controle de Contas a Pagar ( ) Sim ou ( ) Não Você Pretende Utilizar Controle de Previsão de Contas a Pagar? 32/136

38 ( ) Sim ou ( ) Não Você realizara integração com o Sistema de Escrita Fiscal? ( ) Sim ou ( ) Não Você realizar a integração dos lançamentos da Tesouraria com o Sistema Contábil? ( ) Sim ou ( ) Não Conforme as opções selecionadas, as rotinas poderão se tornar ocultas, assim como campos, painéis e etapas. Também deixarão de ser apresentados em: cadastros, filtros de pesquisa e relatórios. Importante: O usuário que iniciar esta configuração deve concluir todos os passos para que seja liberado o acesso ao sistema para os outros usuários, caso um usuário tente acessar o sistema antes da conclusão completa desta configuração, o sistema ira gerar a mensagem sobre qual usuário está realizando a configuração inicial. Esta configuração só ira aparecer quando for o primeiro acesso ao modulo Finanças, para os clientes que já utilizam o sistema a mesma fica disponível na rotina Finanças/Configurações, no qual você pode alterar sempre que necessário Menu Cadastros 33/136

39 Neste menu você cadastra as rotinas essenciais para utilização do módulo Finanças, como contas que serão movimentas (Caixa e Bancos), plano financeiro para detalhamento das receitas e despesas para tomada de decisões, operações financeiras, entre outros Contas Tesouraria. Representa as contas bancárias e a conta caixa da empresa. Para cadastrar as contas tesouraria clique em Novo e preencha os campos obrigatórios. Selecione o Tipo Banco para cadastrar as contas bancárias, e caixa para cadastrar o caixa geral. Ao salvar, habilitará a aba Contas contábeis para o tipo Caixa, e Contas contábeis e Carteiras para o tipo Banco. 34/136

40 A seleção da Conta contábil não é obrigatória, mas recomendável, pois, caso utilize a integração contábil com o Sage Gestão Contábil ou Cordilheira, esta informação será exigida. Se utilizar, selecione a empresa, a conta contábil e clique em Adicionar. 35/136

41 A configuração da carteira deve ser realizada com auxilio do Consultor de Implantação, pois é necessário o arquivo CONF com os dados da conta bancária. Para cadastrar uma carteira, clique em Novo. Informe uma descrição para identificar esta conta, pois para uma mesma conta corrente é possível ter mais de uma carteira. Ex: Com registro, Sem registro, etc. Clique em Carregar e localize o arquivo CONF que liberará os dados que deverão ser preenchidos (As informações a serem preenchidas variam de acordo com a Carteira). Informe o nosso número inicial e final para geração de boletos bancários, conforme contrato com o banco. Verifique o formato de preenchimento fixando o cursor do mouse sobre o campo. Ao iniciar a emissão de boletos pela Plataforma Sage, deverá verificar qual o último nosso número emitido pelo sistema anterior e após, informar no campo próximo nosso número para manter a sequencia correta dos boletos, evitando duplicidade de nosso número e rejeição da remessa junto ao banco. Selecione a espécie de documento, os layouts de Remessa, Retorno, Boleto impresso e Boleto por . *Verifique estas informações com o Banco. Em Informações ao banco, preencha com as mensagens que serão visualizadas no demonstrativo do boleto e nas instruções. 36/136

42 Ao preencher o percentual de multa, juros e dias para protesto o sistema emitira automaticamente no boleto bancário a seguinte mensagem: Mensagem preenchida automaticamente com as informações dos campos percentual de juros, multas e dias de protesto. Mensagem informada no quadro Instruções. As opções Nosso número gerado pelo banco e Banco emite o boleto devem ser marcadas conforme contrato junto à instituição bancária. Clique em Salvar para finalizar o cadastro Plano Financeiro Representa as contas de receitas e despesas. A quantidade de contas financeiras irá variar de acordo com a complexidade e a variedade de origens e destinos dos recursos da empresa. Sugere-se iniciar a utilização do sistema com as contas mais básicas ou comuns utilizadas e, conforme aumenta o controle dos processos financeiros, podem-se criar novas contas para obter um fluxo financeiro mais detalhado. Para cadastrar clique em Novo, informe a descrição da conta e o tipo Despesa ou Receita, caso utilize a integração contábil com o Sage Gestão Contábil ou Cordilheira esta informação será exigida. informe a e clique no botão salvar. O código pode ser alterado a qualquer momento. 37/136

43 5.5. Serie Determina a sequência numérica dos títulos a receber e a pagar. Deve-se cadastrar ao menos uma série para o Contas a receber e uma série para o Contas a pagar. Esta série é solicitada na geração de títulos a pagar e receber. Todos os campos do cadastro são obrigatórios, porém o campo Número da última identificação, pode ser preenchido com 0 (zero). Ao gerar um título a receber ou a pagar o código atribuído será sempre o Número da última identificação + 1. A Sigla é o identificador da série e será solicitada ao criar um novo título. Dica: procure criar uma série REC, para títulos a receber e uma PAG, para títulos a pagar, facilitando a identificação Centro de Custos O cadastro de centros de custo não é obrigatório, no entanto, sugere-se cadastrar ao menos um centro de custo Geral, que será utilizado nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa para receber os valores de juros e multas relativos às baixas de títulos. Este cadastro representa uma hierarquia que pode assumir diversos níveis para facilitar a visualização dos grupos de custos. Para cadastrar um novo centro de custos secundário, pode-se utilizar o botão subconta diretamente no grid do registro desejado. Adicionar Também é possível adicionar contas secundárias através da tela de Cadastro de Centro de Custo, selecionando o botão Adicionar subconta. 38/136

44 5.7. Critérios de Rateio Permite criar grupos de custo padronizados, com percentuais fixos para facilitar o rateio de custos ao cadastrar títulos ou previsões. O cadastro é composto pelos painéis Critério de rateio, com os campos Código e Descrição e Inclusão de centros de custo, com os campos Centros de custo e Percentual de rateio, além da grid que lista os registros adicionados com seus respectivos percentuais. A coluna Estrutura demonstra a hierarquia de cada centro de custo, ou seja, seus registros-pai. O percentual total do rateio sempre deverá ser igual a 100% para que o cadastro possa ser gravado Operação Financeira É um dos cadastros mais importantes do módulo Finanças. Sua correta parametrização facilita os lançamentos na tesouraria, pois permite pré-definir a maior parte dos dados exigidos. As operações financeiras são classificadas de acordo com as seguintes características: Natureza: define se a operação será utilizada para lançamentos de Entrada ou Saída; Tipo: define se a operação será utilizada para lançamentos manuais na tesouraria ou para baixa de títulos. 39/136

45 Observação: As operações de baixa de título com natureza de saída serão utilizadas na baixa de títulos a pagar e as operações de baixa de título com natureza de entrada serão utilizadas na baixa de títulos a receber. Na tela de cadastro da operação financeira, selecione a natureza Saída ou Entrada. O Tipo Tesouraria é utilizado nos lançamentos realizados diretamente em Tesouraria / Lançamentos. E o Tipo Baixa de Título, é utilizado nas rotinas Contas a receber / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas e Contas a pagar / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas. Informe a descrição da operação, que será utilizada apenas para identificação do registro. Os campos Histórico e Histórico de estorno devem conter a parte genérica do texto que será gravado como histórico detalhado do lançamento ou estorno de lançamento, respectivamente e visualizado nos relatórios e consultas financeiras. Na tela de cadastro da operação financeira, selecione a natureza Saída ou Entrada. 40/136

46 O Tipo Tesouraria é utilizado nos lançamentos realizados diretamente em Tesouraria / Lançamentos. E o Tipo Baixa de Título, é utilizado nas rotinas Contas a receber / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas e Contas a pagar / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas. Informe a descrição da operação, que será utilizada apenas para identificação do registro. Os campos Histórico e Histórico de estorno devem conter a parte genérica do texto, que será gravado como histórico detalhado do lançamento ou estorno de lançamento, respectivamente e visualizado nos relatórios e consultas financeiras. É possível vincular a operação financeira a uma operação contábil padrão, para facilitar a contabilização dos lançamentos financeiros. A operação contábil que for informada neste cadastro será sugerida nas rotinas que geram lançamentos financeiros (lançamento da tesouraria e baixa de títulos), permitindo alteração se necessário. O quadro Inclusão de contas financeiras fica desabilitado para operações do tipo Baixa de título, pois, neste caso, o rateio financeiro já terá sido previamente cadastrado no título a pagar ou receber, cuja baixa for efetuada. Será habilitado, mas não obrigatório para operações do tipo Tesouraria, funcionando como um facilitador para o cadastro de lançamentos manuais na tesouraria, onde as contas financeiras são obrigatórias. Se não informado neste cadastro, o rateio financeiro deverá ser informado ao efetuar lançamentos na tesouraria. Ao finalizar o preenchimento dos campos, clique em Salvar Operação Contábil. Esta rotina possui os parâmetros necessários para gerar os lançamentos contábeis do módulo Financeiro. Diferentemente das operações financeiras, as operações contábeis não são classificadas por natureza (entrada ou saída), sendo apenas por tipo: Tesouraria ou Baixa de título. A quantidade de operações contábeis a serem cadastradas pelo escritório dependerá muito da quantidade de detalhes do histórico e lançamentos contábeis que deseja gerar para cada lançamento financeiro. A contabilização mais genérica possível é conseguida com o cadastro de apenas 4 (quatro) operações contábeis, as quais serão detalhadas a seguir. 41/136

47 Clique em novo para cadastrar uma operação contábil. Selecione o Tipo Tesouraria ou Baixa de títulos, informe a descrição da operação e clique em Salvar para habilitar o quadro Lançamentos e neste quadro em Novo para incluir as contas que serão vinculadas ao lançamento. 42/136

48 Por exemplo, o elemento de conta contábil Conta tesouraria define que, quando for efetuado um lançamento com esta operação contábil será vinculada a conta contábil que estiver informada no cadastro da Conta tesouraria, lançando seu valor a débito ou a crédito conforme o campo em que o elemento estiver selecionado. No exemplo da figura acima, em um único cadastro de lançamento contábil foi informada tanto a conta Débito quanto a conta Crédito. Desta forma será gerado um único lançamento contábil com Débito = conta contábil da conta tesouraria e Crédito = conta contábil do cliente. Portanto, os elementos de Conta contábil são definidos através dos campos Débito e Crédito. Para operações contábeis de tesouraria estão disponíveis os elementos Conta tesouraria, Cliente e Fornecedor. 43/136

49 O campo Valor define como será calculado o valor do lançamento contábil. Para operações contábeis de tesouraria somente está disponível o elemento Total pago/recebido. Para este campo ainda é possível definir operações de soma ou subtração a fim de obter o valor contábil de cada lançamento. A figura acima apresenta, na ordem, os botões Somar, Subtrair e Limpar valores. Ao clicar em Somar, por exemplo, será acrescentado o símbolo <+> ao campo, devendo ser selecionado o próximo elemento que será somado. Lançamentos contábeis de tesouraria, no entanto, não utilizam soma ou subtração, já que há apenas um elemento de valor. Uma operação contábil de tesouraria pode conter somente um lançamento quando elementos débito e crédito são informados no mesmo lançamento ou dois lançamentos quando um dos lançamentos contém o elemento débito e o outro o elemento crédito. 44/136

50 As operações contábeis de baixa de título possuem mais elementos do que as operações de tesouraria, pois os títulos podem conter valores adicionais, como descontos, juros e multas, que podem ser contabilizados agrupados ou separadamente. No exemplo da tela anterior foi cadastrado um lançamento contábil separado para cada valor possível em um título a receber: Lançamentos a débito: Conta tesouraria e Descontos concedidos. Lançamentos a crédito: Cliente, Juros recebidos e Multas recebidas. 45/136

51 46/136

52 Os lançamentos acima contabilizam baixas de títulos recebidos. Para baixa de títulos pagos a forma de cadastro é a mesma, mudando apenas os elementos de conta contábil e o histórico. Lançamentos a débito: Fornecedor, Juros pagos e Multas pagas. Lançamentos a crédito: Conta tesouraria e Descontos obtidos. 47/136

53 6.Contratos O controle contratual é uma tarefa muito importante para empresas de serviços, já que nos contratos são definidos os direitos e deveres tanto do cliente quanto da empresa prestadora dos serviços. A rotina Contratos foi desenvolvida para facilitar este controle, contendo as informações objetivas definidas no contrato, como o valor a ser cobrado, a forma de reajuste, a data de vencimento, os descontos concedidos, os serviços a serem prestados e a vigência, além de manter um histórico detalhado de todas as alterações contratuais efetuadas Cadastros de Contratos. Cadastre para cada estabelecimento do cliente um contrato que será utilizado para o faturamento. Cada contrato contem os valores a receber a título de honorários e décimo terceiro e são utilizados para a geração dos serviços recorrentes. Na tela principal, são exibidos os contratos cadastrados para cada estabelecimento. A coluna Tipo de cálculo exibe se o contrato possui valor determinado por um indicador do tipo valor de referência ou se é um valor fixo. Também é exibida a data de encerramento dos contratos por prazo determinado. Há duas formas de criar contratos: individual ou em lote. A criação de contratos em lote não permite a definição de valores de cobrança, parâmetros financeiros ou itens de contrato (serviços), os quais devem ser adicionados a cada contrato após a criação em lote. Clique em Criar contratos em lote: 48/136

54 Na tela de criação, no quadro filtros de pesquisa, a opção exibir apenas clientes que não possuem contrato vem marcado. Se desmarcada exibirá todos os clientes com e sem contrato gerado. No quadro Informações cadastrais preencha com os dados comuns a todos os contratos a serem gerados no lote e no quadro Resultados da pesquisa, selecione os clientes que irá gerar os contratos. Após clique no botão Gerar contrato para os clientes selecionados para gerar os contratos. Após gerar os contratos em lote, é necessária a manutenção destes contratos. Na tela de pesquisa de contratos, dê duplo clique sobre o contrato ou para criar um contrato individual, clique em Novo. 49/136

55 Se novo, selecione o cliente e o estabelecimento do cliente. Caso o cliente possua mais de um estabelecimento poderá cadastrar um contrato para cada estabelecimento. Os serviços e faturamento serão gerados por estabelecimento. Informe ou altere a data de inicio do contrato com o cliente. Caso este contrato seja encerrado, informe a data de encerramento. A partir desta informação de encerramento, não será gerado serviços recorrentes nem faturamento dos valores contratados. Será permitido o faturamento de serviços extras lançados em Conta Corrente. Marque as opções de retenção caso o cliente não esteja sujeito a estas tributações. Sendo um contrato Novo, clique em Salvar para habilitar as demais opções. Na tela Valores do Contrato clique em Novo para incluir o valor do contrato. Escolha o tipo do cálculo do honorário mensal: valor fixo ou indicador. Sendo valor fixo, informe o valor do contrato (honorário), sendo Indicador, selecione o indicador e informe o fator de multiplicação (quantas vezes o valor do indicador). Se possuir desconto, selecione a opção de desconto valor ou percentual e preencha o campo correspondente. No campo acréscimo, informe o valor do acréscimo. Visualize no campo Valor total o que será faturado a título de honorário. Selecione o dia do vencimento do honorário e marque Vencimento no mês seguinte ao faturamento, ou seja, faturo o mês agosto, mas o vencimento é em setembro e antecipar, manter ou prorrogar, caso o vencimento seja em dia não útil (domingos ou feriados). Clique em Salvar e fechar. 50/136

56 No menu lateral, em parâmetros financeiros, informe a conta referente ao honorário mensal e o percentual correspondente. As contas financeiras são necessárias para a geração dos títulos a receber e para o controle gerencial, permitindo visualizar melhor a composição e distribuição das despesas e receitas do escritório através da consulta de fluxo financeiro, em Financeiro / Fluxo Financeiro. Em Parâmetros de Faturamento, informe as especificações do contrato é décimo terceiro para o faturamento, as descrições dos serviços da nota fiscal e as informações relevantes que irão aparecer em observações da nota. Importante: As informações para faturamento do contrato são necessárias somente se forem diferentes das informações dos parâmetros do estabelecimento da empresa. 51/136

57 Em Itens do Contrato, vincule todos os serviços recorrentes que devem ser gerados periodicamente para o cliente. Os serviços vinculados ao contrato serão gerados automaticamente conforme os parâmetros de geração definidos no cadastro de cada serviço. Poderá vincular os serviços selecionando um a um ou através do grupo de serviços. É possível limitar a quantidade para posterior cobrança do excedente. Na coluna o tipo de quantidade altere para Limitada e na coluna quantidade o limite a ser executado sem custo. Se para este cliente determinado serviço não for mais realizado é possível informar uma data de encerramento para a geração automática. O serviço continuará sendo gerado para os demais contratos, menos para este. Esta coluna só tem função para serviços do tipo recorrente. 52/136

58 Em Décimo terceiro, selecione o número de parcelas do honorário extra cobrado, marque a opção de cálculo e preencha os campos correspondentes a opção marcada. Para contratos com menos de um ano, marque como será a cobrança deste valor: 'Proporcional', 'Integral' ou 'Não cobrar'. As opções 'Proporcional' e 'Não cobrar' só serão aplicadas caso a data de Início do contrato seja maior do que 17 de janeiro do ano atual, pois para cálculo dos avos o sistema utiliza o mesmo critério do décimo terceiro de empregados, ou seja, fração de mês igual ou superior a 15 dias será considerada como 1 avo integral e fração inferior a 15 dias será desconsiderada. O campo vencimento no quadro Parcelas é preenchido quando o Número de parcelas é selecionado. As parcelas serão automaticamente preenchidas, começando sempre por dezembro. Por exemplo, se selecionado Número de parcelas = 1, será carregado apenas o mês de Dezembro, com percentual = 100, Se selecionadas 2 parcelas, serão carregados os meses de Dezembro e Novembro, ambos com percentual = 50, E assim sucessivamente para todos os números de parcelas, até o máximo de 12. Se o faturamento do contrato é no mês seguinte ao faturamento, o vencimento será no caso do mês Dezembro, dia 05 de janeiro. Para alterar, clique sobre o mês e altere. O mesmo poderá ser feito com os demais campos Todas as alterações e cadastros vinculados ao contrato são armazenados automaticamente em um histórico completo, que pode ser consultado a qualquer momento. A tela principal da consulta dos históricos, lista a data e hora da alteração, uma breve descrição da natureza da informação alterada e o usuário que o fez. A coluna Tipo classifica os históricos em automático ou manual. Um histórico manual pode ser inserido ao clicar no botão Novo Reajuste de Contratos Nesta rotina realiza-se o reajuste dos valores dos contratos de forma rápida e simples. 53/136

59 Informe o mês/ano do reajuste, selecione a forma de cálculo: percentual ou indicador e preencha os campos correspondentes à opção, o arredondamento, caso deseje e marque os contratos que terão reajuste. Após clique em Reajustar. Observe que a coluna valor base será alterada Analise de Rentabilidade A análise de rentabilidade de contratos é uma excelente ferramenta demonstrativa dos fluxos de cada contrato dentro do escritório contábil. Para obter o demonstrativo, informe os filtros de Pesquisa e clique em apurar rentabilidade, será exibido gráfico em formato de pizza com as faixas de rentabilidade. Ao clicar no setor, conforme a legenda, serão exibidos abaixo os contratos englobados na faixa de rentabilidade. Observação: Para calcular o custo é necessário informar valores para apuração de custos no cadastro do usuário em Configurações /Controle de permissões/ Usuários e o cliente devem possuir valores de contrato. 54/136

60 7.Contas a Receber Este menu possui as rotinas que permitem criar e efetuar a manutenção dos títulos a receber e suas respectivas parcelas Títulos a Receber Nesta rotina, consulte todos os títulos Não finalizados, A receber, Recebidos ou Cancelados. Os títulos são gerados através do faturamento da Ordem de Serviço ou pela rotina de faturamento, no entanto é possível incluir títulos manuais através do contas a receber. Esta inclusão manual não terá rastreamento no sistema, uma vez que não terá informação do serviço cobrado, somente o valor. O título não corresponde a um boleto bancário. Para emitir o boleto bancário deverá acessar a rotina Cobrança Bancária para gerar e emitir o boleto. Para incluir um título manual, clique em Novo: 55/136

61 Selecione a série, o estabelecimento da empresa contábil, o cliente e estabelecimento do cliente e informe o valor do título, data para o primeiro vencimento, conta tesouraria e demais campos conforme o titulo, as informações de entrada, no qual corresponde ao valor que foi recebido como uma espécie de adiantamento do título. Preencha com as informações para os títulos com parcelamento, informe a quantidade de parcelas para o vencimento, se a mesma será no dia fixo ou por intervalo de dias. Se optar por dia fixo informe a data e se este dia for feriado ou dia não útil, antecipa, prorroga ou matem. Clique em Próximo. 56/136

62 A entrada criará uma parcela específica no título com situação Recebido, e seu valor será lançado automaticamente na conta tesouraria selecionado (caixa ou bancos). Na tela Entrada informe o valor da entrada, a data do lançamento, a operação financeira e a conta tesouraria. Os campos operação contábil documento e outras informações não são obrigatórios. Após preencher clique em Próximo. Preencha com as informações do Rateio Financeiro, informando a conta financeira e sua porcentagem e clique em adicionar. O rateio financeiro (contas financeiras e percentuais), obrigatoriamente, e o rateio de custos (para cada conta financeira), opcionalmente. Para títulos a receber são listadas apenas as contas financeiras de Receita. 57/136

63 Na tela de Rateio por Centro de custo, a tela de Rateio de Conta Financeira por Centro de Custo. Podem-se adicionar vários centros de custo, contanto que o percentual total seja igual a 100,00%. Também é possível utilizar um Critério de rateio que tenha sido previamente cadastrado, o que agiliza o cadastro, pois os centros de custo e respectivos percentuais já serão carregados do critério de rateio. Ao clicar em próximo, o cadastro seguirá para a aba Edição de Parcelas. Esta etapa não exige preenchimento, servindo apenas para conferência. No exemplo utilizado nas telas da rotina de contas a receber, foi criado um título com Valor do titulo = 100,00, Número de parcelas = 2, Primeiro vencimento = 26/07/2015 e o próximo vencimento com Dia fixo =26, antecipando em caso de dia não útil. 58/136

64 Com dois cliques sobre uma movimentação qualquer da parcela será aberta a tela de Movimentação da Parcela, com os detalhes da movimentação selecionada, se houver. O campo Amortização lista o valor efetivamente abatido da parcela, para as movimentações de recebimento ou pagamento. Para baixas integrais, seu valor será sempre igual ao valor da parcela. Para baixas parciais com juros, multas ou descontos, este campo é útil para verificar o valor que efetivamente foi deduzido do principal. Por exemplo, para um débito de 100,00 para o qual foi dado um desconto de 10,00, o valor efetivamente recebido será 90,00, mas o valor a ser amortizado para o cliente serão os 100,00. O valor amortizado é calculado de acordo com a fórmula: Total recebido Multa Juros + Desconto Observação: O título permitirá exclusão enquanto estiver com situação Não finalizado, e suas informações poderão ser alteradas, incluindo valores, vencimentos, número de parcelas, etc. Ao clicar no botão Avançar as parcelas serão recalculadas de acordo com as alterações efetuadas. No entanto, ao clicar no botão Finalizar a situação do título mudará para A receber e alterações não serão mais permitidas. Ele poderá ser apenas cancelado ou suas parcelas movimentadas Manutenção de Títulos Em manutenção de títulos é realizada a baixa de parcelas, o estorno da baixa, o cancelamento de títulos e a substituição de títulos renegociados Baixa de Parcelas As parcelas podem ser baixadas em lote ou individualmente. Os recebimentos parciais só podem ser efetuados através da baixa individual. Na baixa em lote, serão baixadas integralmente todas as parcelas selecionadas e o cálculo da multa e dos juros serão automáticos se estiver configurados os campos Percentual de multa por atraso e Percentual de juros por dia nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa (Configurações/cadastros / Empresas), senão será exibido alerta para o usuário de que as parcelas em atraso serão baixadas sem valor de multa e juros. 59/136

65 Para efetuar a baixa em lote informe os campos do painel Parâmetros para baixa em lote : Data da baixa, data da liberação e Operação financeira, que são obrigatórios. A Operação contábil e Conta tesouraria são opcionais. Ao selecionar a Operação financeira a Operação contábil já será sugerida, se tiver sido previamente vinculada à operação financeira. A Operação contábil não é obrigatória, contudo, se não informada não serão gerados lançamentos contábeis das baixas. O campo Conta tesouraria só será informado se uma parcela estiver vinculada a conta tesouraria diferente daquela onde o recebimento efetivamente ocorreu. Por exemplo, a parcela foi criada utilizando a conta tesouraria C/C Banco do Brasil, mas o cliente efetuou o pagamento em dinheiro. Neste caso, deverá informar a conta Caixa. Após preencher os parâmetros e selecionar as parcelas que serão baixadas clique em Baixar. Para efetuar uma baixa individual, basta selecionar a parcela e clicar no botão a tela de Baixa de Parcela, com os seguintes campos habilitados:. Será aberta Data da Baixa: É a data do lançamento que será criado na tesouraria. O sistema ira preencher automaticamente com a data atual, mas pode ser alterado para uma data menor. Não pode ser informada uma data futura. Se a data estiver fechada na tesouraria (conciliada) não será permitido o lançamento na mesma; Data da Liberação: O sistema ira preencher com a data atual, mas pode ser alterado para uma data menor. Não pode ser informada uma data futura. Se a data estiver fechada na tesouraria (conciliada) não será permitido o lançamento na mesma; Dias em atraso: Neste campo o sistema ira trazer a quantidade de dias, que o titulo esta em atraso. Saldo Inicial: O valor original do titulo. Desconto: Informar o valor do desconto concedido se houver; 60/136

66 Multa: O valor da multa é calculado automaticamente quando em atraso e permite alteração; Juros: Também calculado automaticamente, permitindo alteração; Valor Total: O sistema ira efetuar o calculo de todos os valores deste titulo, valor original descontos + Multas e juros. Valor recebido: Este valor não é sugerido pelo sistema, e deve ser preenchido pelo usuário com o valor efetivamente recebido, já considerando descontos, multa e juros. Se for informado o mesmo valor do campo Valor total a baixa será integral, ou seja, a parcela terá sua situação alterada para Recebido. Se informado valor menor do que o Valor total será uma baixa parcial, e a parcela continuará com situação A receber. Valor da Amortização: Este valor é preenchido automaticamente, após ter preenchido o campo valor recebido. Operação financeira: Será carregada da pesquisa da baixa em lote. Somente são listadas operações financeiras do Tipo = Baixa de título com Natureza = Entrada ; Operação contábil: Será sugerida a operação contábil vinculada à operação financeira selecionada. Mas pode ser alterada ou deixada em branco (neste caso a baixa não irá gerar lançamentos contábeis); Conta tesouraria: Este campo já está cadastrado na parcela, mas pode ser alterado na baixa, já que há situações em que o recebimento é realizado em conta tesouraria diferente da prevista; Observações: Campo descritivo opcional, o que for informado neste campo será gravado no campo de Observação da movimentação de baixa da parcela. Preencha os campos e necessários e clique em Baixar. 61/136

67 Estornar Baixa de Parcelas. Permite consultar e efetuar o estorno dos recebimentos das parcelas. Para gravar o estorno basta selecionar o recebimento desejado, informar a data do estorno o Motivo e clicar em Estornar. Será criada uma movimentação de estorno na parcela e um lançamento inverso à baixa na conta tesouraria (lançamento de saída), reabrindo o saldo da parcela. Se a parcela estiver com situação = Recebido, voltará a ficar com situação A receber. Também serão criados os lançamentos contábeis com natureza invertida, caso o lançamento estornado possua operação contábil informada. O estorno é sempre lançado na tesouraria com a data em que foi criado (data atual). Se a data estiver conciliada não será permitido o lançamento. Se estiver aberta, o campo Data de lançamento pode ser posteriormente editado no lançamento da tesouraria, se necessário Cancelar Títulos Permite cancelar o saldo a receber dos títulos e suas respectivas parcelas. Nesta rotina não é possível selecionar parcelas, somente títulos. Ao selecionar um título e executar seu cancelamento todas as suas respectivas parcelas com situação A receber ou Não finalizada serão automaticamente canceladas. 62/136

68 A tela acima apresenta a movimentação de cancelamento criada em cada parcela de um título cancelado. Parcelas parcialmente baixadas ou com situação Recebido, se houver, não serão canceladas. Apenas o seu Saldo a receber será zerado para não ser considerado no fluxo de caixa e no fluxo financeiro. A situação da parcela só será alterada para Cancelado se não contiver nenhuma baixa. Se houver alguma baixa, parcial ou integral, a situação da parcela ficará como Recebido, pois ao menos parte de seu valor foi recebido. Se este caso não ocorrer e todas as parcelas ficarem com situação Cancelado, então o título também terá sua situação alterada para Cancelado. O cancelamento de um título não gera lançamentos financeiros ou contábeis, afetando apenas as previsões a receber Renegociar Títulos a Receber Permite selecionar um ou mais títulos de um cliente e gerar um novo título para substituí-lo, já com juros e multas ou descontos, conforme parâmetros selecionados. 63/136

69 Utilize os filtros para localizar os títulos desejados e clique em Pesquisar. No quadro Resultados da Pesquisa selecione os títulos que serão substituídos. No quadro Parâmetros para renegociação, selecione a opção de juros, multas, a data para o calculo e descontos sobre o saldo em percentual ou valor fixo. O cálculo da multa e dos juros será automático se foram configurados os campos Percentual de multa por atraso e Percentual de juros por dia nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa (Configurações/Cadastros/ Empresas). Para não gerar juros e multas, não selecione a opção de Juros, multa e selecione a opção sem desconto. Ao clicar em Renegociar, será aberta a tela de Cadastro de títulos a Receber. Preencha as informações necessárias para gerar o novo título. 64/136

70 Observação: Os títulos selecionados terão sua situação atualizada para Substituído, e será criado um novo título a receber. Todos os títulos selecionados, mesmo que sejam de clientes diferentes, irão gerar um novo único título. Por isso, é necessário atenção ao selecionar os registros que serão substituídos Cobrança Bancaria Reúne as ações relacionadas à geração e controle dos boletos, remessas e retornos bancários. Antes da efetiva utilização desta rotina é necessário configurar as Carteiras que serão utilizadas para as contas tesouraria do tipo = Banco. Nesta rotina estão disponíveis as seguintes ações: Gerar boleto: permite gerar os boletos bancários para os casos em que o convênio não prevê que o banco efetuará a geração e envio dos boletos; Gerar remessa: permite a geração de um arquivo de remessa com os títulos, para ser enviado ao banco. Se for utilizada remessa bancária não é necessário gerar os boletos; 65/136

71 Importar retorno: permite importar o arquivo de retorno bancário com os títulos que foram processados, recebidos, enviados para cartório, etc.; Enviar e publicar boletos: esta ação permite imprimir os boletos bancários, enviá-los por e- mails ou publicá-los no portal de relacionamento, através de uma única tela Gerar Boleto Utilizada sempre que a empresa não utilizar a geração de remessa bancária. Caso utilize remessa bancária, a rotina Gerar remessa gera os boletos e o arquivo que será transmitido ao banco. Informe os filtros obrigatórios Conta tesouraria Só serão listadas contas bancárias e o Período de vencimento dos títulos a serem gerados. Os demais filtros são opcionais. No painel Parâmetros deve ser selecionada a Carteira que será utilizada. Se a conta bancária possuir apenas uma carteira cadastrada, ela será carregada automaticamente ao preencher o campo Conta tesouraria. Ao clicar em Pesquisar serão listados todos os títulos que correspondam aos filtros utilizados. Todos serão listados já marcados para agilizar o processo. Para não gerar algum título, basta desmarcar a checkbox corresponde ao título. Ao clicar em Gerar, as informações necessárias para emissão dos boletos serão gravadas para cada título Gera Remessa Gera os boletos e o arquivo que será transmitido ao banco. 66/136

72 Para efetuar a pesquisa é necessário informar a Conta tesouraria Só serão listadas contas bancárias, Carteira e o Período de vencimento dos títulos. Os demais filtros são opcionais. A opção Listar parcelas com remessa já gerada deve ser marcada apenas se for necessário gerar a remessa de títulos cujo arquivo já tenha sido gerado anteriormente. Ao clicar em Pesquisar serão listados todos os títulos que correspondam aos filtros utilizados. Todos serão listados já marcados para agilizar o processo. Para não gerar algum título, basta desmarcar a checkbox corresponde ao título. Ao clicar em Gerar remessa, será aberta a tela do navegador para efetuar o download do arquivo gerado. Importante: Deve-se desabilitar o bloqueador de pop ups do navegador antes de efetuar a geração da remessa, pois ele poderá bloquear a abertura da tela que efetua o download do arquivo. Após salvar o arquivo, deve-se enviá-lo ao banco para que seja processado Importar retorno Permite importar o arquivo disponibilizado pelo banco para atualizar automaticamente a situação das parcelas enviadas via remessa bancária. 67/136

73 Preencher os filtros Conta tesouraria e Carteira. No campo Operação financeira selecione a operação a ser gravada nos lançamentos na tesouraria, quando houver títulos recebidos no arquivo de retorno. A Operação contábil será carregada automaticamente, se estiver vinculada à operação financeira selecionada. Caso contrário deve ser selecionada uma operação contábil de baixa de títulos a receber. Se o campo não for preenchido, as baixas não serão contabilizadas. Clique no botão Carregar para localizar e selecionar o arquivo retorno. Ao selecioná-lo, o grid será então preenchido de acordo com as informações importadas. O grid é composto por duas abas: Baixas: Lista as parcelas que foram baixadas pela importação do arquivo de retorno. Na coluna Observações serão listados os detalhes da baixa, se informados pelo banco; Ocorrências: Nesta aba serão listadas as parcelas que não puderam ser baixadas ou processadas pelo banco, com os detalhes da ocorrência. Detalhes das ocorrências: tanto de baixas quanto de problemas, serão gravados na movimentação das parcelas para que possam ser consultadas posteriormente Enviar e Publicar boletos Proporciona agilidade e flexibilidade no controle dos boletos gerados. Através desta rotina podese consultar a situação de envio dos boletos, imprimi-los, enviá-los por ou publicá-los no portal de relacionamento. Preencha os filtros e clique em Pesquisar. A tela Resultados de pesquisa traz as colunas vencimento, cliente, valor, parcela, nosso número, enviado, publicado, data, e usuário relacionamento. As colunas Enviado e Publicado identificam quais boletos já foram enviados aos clientes por ou publicados no portal de relacionamento, respectivamente: 68/136

74 este ícone identifica os boletos já enviados ou publicados; este ícone identifica os boletos ainda não enviados ou não publicados. A coluna Data traz a última data em que o boleto foi enviado por ou publicado. As colunas e Usuário relacionamento são carregadas de acordo com a situação de envio/publicação de cada boleto: Enviado: se o boleto foi enviado por serão listados os endereços para os quais ele foi enviado; Publicado: se foi publicado serão listados os respectivos usuários relacionamento; Não enviado: neste caso serão listados os s cadastrados para envio em Geral/ Cadastros/ Clientes/Fornecedores/ Estabelecimento do Cliente/Fornecedor, menu Parâmetros Financeiros, campo do painel Informações para envio e publicação de boletos ; Não publicado: serão listados os usuários relacionamento vinculados em Geral/ Cadastros/ Clientes/Fornecedores/ Estabelecimento do Cliente/Fornecedor, menu Parâmetros Financeiros, campo Usuário relacionamento do painel Informações para envio e publicação de boletos ; 69/136

75 8.Contas a Pagar Este menu possui as rotinas que permitem criar e efetuar a manutenção dos títulos a receber e suas respectivas parcelas Títulos a Pagar São listados todos os títulos com as situações: Não finalizado, A pagar, Pagamento autorizado, Pago e Cancelado. A principal diferença entre o cadastro de títulos a pagar em relação aos títulos a receber é a situação Pagamento autorizado, que só existe para títulos a pagar. Para incluir um novo título a pagar, clique em Novo. O cadastro de títulos a pagar é composto pelas mesmas etapas do título a receber. 1.Título, 2.Entrada, 3. Rateio Financeiro, 4. Rateio por Centro de Custos, e 5.. Edição de Parcelas. Na etapa 1.Título devem ser informados os dados básicos para a geração das parcelas, tais como Valor do título, Primeiro vencimento e conta tesouraria. O Valor do título a ser informado deve ser o valor total, e não o valor de cada parcela. Caso seja informado um Número de parcelas maior do que 1 preencha a Opção de Vencimento para que seja definida a regra de cálculo do vencimento das parcelas seguintes. 70/136

76 Na segunda etapa do lançamento o valor da entrada corresponde ao valor pago imediatamente. A entrada criará uma parcela específica no título com situação = Pago e seu valor será lançado automaticamente na conta tesouraria selecionada (caixa ou bancos). Nesta etapa deve ser informado o rateio financeiro (contas financeiras e percentuais), obrigatoriamente, e o rateio de custos (para cada conta financeira), opcionalmente. Para títulos a pagar são listadas apenas as contas financeiras de Despesa. Selecione a conta Financeira e clique no botão adicionar em seguida em Próximo. 71/136

77 Rateio de Conta Financeira por Centro de Custo, podem-se adicionar vários centros de custo, desde que o percentual total seja igual a 100,00%. Também é possível utilizar um Critério de rateio previamente cadastrado. Ao clicar em próximo o cadastro seguirá para última etapa. Edição de Parcelas. Esta etapa não exige preenchimento, servindo apenas para conferência. A parcela /0 sempre se referirá ao valor da entrada, quando houver. Todas as parcelas aparecem como Não finalizadas enquanto não for selecionado o botão Conclui. Ao selecionar uma parcela qualquer com dois cliques é possível consultar suas informações específicas, seu rateio e movimentações. Todas as alterações que as parcelas sofrerem após a finalização do título, tais como baixas, cancelamento, estornos, etc., serão listadas na aba Movimentação. 72/136

78 Com dois cliques sobre um registro da aba Movimentação será aberta tela com os detalhes da movimentação selecionada. Nesta tela, o campo Amortização lista o valor efetivamente abatido da parcela, para as movimentações de pagamento ou recebimento. Para baixas integrais, seu valor será sempre igual ao valor da parcela. Para baixas parciais com juros, multas ou descontos, este campo é útil para verificar o valor que efetivamente foi deduzido do principal. Por exemplo, para um débito de 100,00 para o qual foi obtido um desconto de 10,00, o valor efetivamente pago será 90,00, mas o valor a ser amortizado no fornecedor serão os 100,00. Valor amortizado é calculado de acordo com a fórmula: Total pago Multa Juros + Desconto Observação: O título permitirá exclusão enquanto estiver com situação Não finalizado, e suas informações poderão ser alteradas, incluindo valores, vencimentos, número de parcelas, etc. Ao clicar no botão Avançar as parcelas serão recalculadas de acordo com as alterações efetuadas. No entanto, ao clicar no botão Concluir a situação do título mudará para A pagar e alterações não serão mais permitidas. Ele poderá ser apenas cancelado ou suas parcelas movimentadas Manutenção De Títulos Em manutenção de título é realizada a autorização de pagamento de títulos, baixa de parcelas, estorno da baixa de parcelas e cancelamento de título. 73/136

79 Autorizar Pagamentos Esta rotina gera mais segurança para a utilização do contas a pagar, uma vez que somente poderão ser baixados os títulos com pagamento previamente autorizado. Desta forma um supervisor pode definir quais títulos a pagar devem ser quitados, e outro usuário poderá efetuar as baixas, sem risco de quitar títulos indevidamente. Observação: A autorização de pagamento só se torna obrigatória para os cliente que optarem pela mesma no cadastro da empresa em: Configurações/ Cadastros/Empresas/ Estabelecimentos/Parâmetros Financeiros. Na rotina de baixa somente serão listadas as parcelas com situação Pagamento autorizado. Para executar a autorização basta efetuar a pesquisa, selecionar os títulos e clicar no botão Autorizar pagamento. Ao autorizar a situação muda para Pagamento autorizado Baixa de Parcelas Nesta rotina são listadas as parcelas com situação igual a Pagamento autorizado. 74/136

80 As parcelas podem ser baixadas em lote ou individualmente. Para efetuar baixa em lote basta informar os campos do painel Parâmetros para baixa em lote : Data do lançamento e Operação financeira, obrigatórios, e Operação contábil e Conta tesouraria, opcionais. Ao selecionar a Operação financeira a Operação contábil já será sugerida, se tiver sido previamente vinculada à operação financeira. A Operação contábil não é obrigatória, contudo, se não informada não serão gerados lançamentos contábeis das baixas. Já o campo Conta tesouraria só precisa ser informado se uma parcela estiver vinculada a uma conta tesouraria diferente daquela onde o recebimento efetivamente ocorreu. Por exemplo, a parcela pode ter sido criada utilizando a conta tesouraria C/C Banco do Brasil, mas o cliente efetuou o pagamento em dinheiro. Neste caso, seria informada a conta Caixa no campo para o lançamento ser criado na conta correta. Observação: A baixa em lote efetuará o pagamento integral de todas as parcelas selecionadas. Porém, não é permitido baixar em lote parcelas em atraso. Pagamentos parciais ou em atraso só podem ser efetuados através da baixa individual. Como não há percentuais predefinidos de multa e juros para pagamentos em atraso (esses dados são definidos por cada fornecedor), não há cálculo automático de juros e multa no contas a pagar. Estes valores devem ser informados diretamente na tela de Baixa da Parcela. Conta tesouraria: Este campo já está cadastrado na parcela, mas pode ser alterado na baixa, já que há situações em que o pagamento é realizado em conta tesouraria diferente da prevista; Observações: Campo descritivo opcional, o que for informado neste campo será gravado no campo de Observação da movimentação de baixa da parcela. 75/136

81 Estornar baixas de parcelas a pagar Esta rotina permite consultar e efetuar o estorno dos pagamentos das parcelas. Para gravar o estorno basta selecionar o pagamento desejado, informar o Motivo do estorno e clicar em Estornar. Será criada uma movimentação de estorno na parcela e um lançamento inverso à baixa na conta tesouraria (lançamento de entrada), reabrindo o saldo da parcela. Se a parcela estiver com situação = Pago, voltará a ficar com situação A pagar. Também serão criados os lançamentos contábeis com natureza inversa, caso o lançamento estornado possua operação contábil informada. O estorno é sempre lançado na tesouraria com a data em que foi criado (data atual). Se a data estiver conciliada não será permitido o lançamento. Se estiver aberta, o campo Data de lançamento pode ser posteriormente editado na tesouraria, se necessário. 76/136

82 A tela acima apresenta uma movimentação de estorno de baixa na parcela, com os valores negativos para reverter o lançamento da baixa original. A tela acima apresenta o lançamento de estorno criado na conta tesouraria. O sistema utiliza no estorno as mesmas operações financeira e contábil, e rateio financeiro e de custos gravados no lançamento original, apenas invertendo sua natureza. Assim não é necessário criar operações específicas só para estorno, reduzindo o número de cadastros. 77/136

83 Cancelar títulos a pagar. A rotina permite cancelar o saldo a pagar dos títulos e suas respectivas parcelas. Não é possível selecionar parcelas, somente títulos. Ao selecioná-los e executar seu cancelamento todas as respectivas parcelas com situação A pagar, Pagamento autorizado ou Não finalizada serão automaticamente canceladas. A tela abaixo apresenta a movimentação de cancelamento criada em cada parcela de um título cancelado. Parcelas parcialmente baixadas ou com situação Pago não serão canceladas. Apenas o seu Saldo a pagar será zerado para não ser considerado no fluxo de caixa e no fluxo financeiro. 78/136

84 A situação da parcela só será alterada para Cancelado se não contiver nenhuma baixa. Se houver alguma, parcial ou integral, a situação da parcela ficará como Pago, pois ao menos parte de seu valor foi pago. Se este caso não ocorrer e todas as parcelas ficarem com situação Cancelado, então o título também terá sua situação alterada para Cancelado. O cancelamento de um título não gera lançamentos financeiros ou contábeis, afetando apenas as previsões a pagar Previsão a Pagar. Permite consultar os valores das despesas previstas com cada fornecedor em um determinado período. Também é possível criar novas previsões e gerar título a pagar diretamente a partir da previsão. As previsões a pagar são úteis para empresas que emitem fluxo de caixa de períodos acima de 30 dias, pois ajustam o saldo operacional dos fluxos de caixa e financeiro, gerando uma posição financeira prevista mais próxima da realidade. Por exemplo, podem-se cadastrar as previsões de gastos com energia elétrica, internet, aluguéis, etc., para os próximos 6 meses. Nos fluxos de caixa e financeiro estes gastos já aparecerão como despesas, em uma coluna separada, de forma que o saldo operacional será ajustado. Se a empresa só utilizar períodos menores do que 30 dias na emissão dos fluxos, pode optar por cadastrar diretamente os títulos a pagar em vez das previsões. Observação: Cadastrar previsões, em vez de títulos diretamente, facilita o controle do contas a pagar, pois permite visualizar a posição financeira da empresa em relação a cada fornecedor. Podem-se ainda editar as previsões antes de transformá-las em títulos e consultar despesas já realizadas. Para consultar as previsões a pagar deve-se selecionar a situação, dentre as opções: Previsto, Realizado ou Cancelado. Também é necessário selecionar o Fornecedor e o respectivo Estabelecimento do fornecedor. 79/136

85 O filtro Vencimento até será obrigatório quando selecionada a situação Previsto. O filtro Período realizado será obrigatório quando selecionada a situação Realizado. Para a situação Cancelado estes dois filtros serão desabilitados. Para novas previsões, clicando no botão Lançamento, será exibida nova tela com as configurações da previsão a pagar. Informe na aba geral, o tipo, o vencimento, o valor, a descrição, a conta tesouraria, e a quantidade. Na aba Contas financeiras informe a conta financeira e o percentual. Poderá informar as opções de rateio. E clique em Salvar. 80/136

86 Ao salvar a aba Previsões trará um resumo da previsão cadastrada. Importante: Diferentemente dos títulos a pagar, em que é informado o valor total do título e este é rateado entre as parcelas, na previsão deve ser informado o valor de uma única parcela e ele será repetido conforme a quantidade informada. 81/136

87 8.4. Manutenção da Previsão. Após efetuar a pesquisa, serão exibidos os itens da previsão com as vencimento, valor, descontos, acréscimos e o total. Ao clicar em Gerar títulos, serão gerados títulos de todos os itens da tela da forma como estão informados. Para retirar temporariamente da geração ou excluir algum título, clique no ícones. A opção remove temporariamente da geração de títulos o lançamento. Ao efetuar a consulta, voltará a aparecer na lista e a opção previsão. exclui definitivamente o lançamento, cancelando a Para realizar alterações nos lançamentos, dê duplo clique sobre o lançamento desejado e na tela Detalhes da previsão faça as alterações de vencimento, valor, descrição e conta tesouraria e clique em Gerar Título. 82/136

88 Se houver inconsistências que impedem a geração do título, clique sobre o ícone visualizar o que deve ser corrigido para possibilitar a geração do título. para 83/136

89 9.Financeiro Realize o faturamento dos valores dos contratos (Honorários e Décimo Terceiro) e dos serviços extras contratados pelo cliente de forma simples e rápida Manutenção de Faturamento. Esta rotina reúne funções avançadas para validar e editar itens a faturar, além de gerar os títulos a receber, Gerar Boletos, remessas Bancarias, Enviar os boletos por s, Publicar os boletos no Sage Relacionamento e imprimir os relatórios de faturamento. Esta tela foi desenvolvida para ser intuitiva e prática, ao mesmo tempo em que dá flexibilidade e aumenta o controle do processo. Suas diversas funcionalidades garantem fácil adaptação ao processo de negócio de diferentes tipos de empresas prestadoras de serviços. No quadro Filtros de pesquisa é obrigatória a informação do campo Vencimento até. Os demais filtros são opcionais. É possível efetuar o faturamento por tipo de itens separadamente. Por exemplo, é possível faturar somente os valores de contrato, sem os valores lançados no conta corrente, ou os valores somente do décimo terceiro ou somente as ordens de serviço. Ao serem faturados juntos, será emitido um único título e recibo. Na tela Parâmetros de faturamento selecione as rotinas que você deseja execultar junto ao faturamento. Gera Boletos: Selecionando esta opção o sistema ira gerar todos os boletos para cada titulo faturado. Gerar Remessas Bancaria: Para os clientes que geram a remessa bancaria. 84/136

90 Enviar boleto por Na grid será listado os dos cliente, na mesma estes podem ser alterados, basta clicar sobre o campo, o informado nesta rotina será atualizado no cadastro do cliente. A opção considerar conta tesouraria e carteira especifica: A conta tesouraria informada no cadastro da empresa e no cadastro do cliente serão desconsideradas, mas os cadastros não serão afetados. Os boletos serão gerados conforme a conta tesouraria e carteira específicas informadas nos parâmetros. Ao executar a pesquisa é apresentada a tela acima, já com todos os valores e vencimentos apurados. Para retirar temporariamente da geração ou excluir algum item, clique no ícones. A opção remove temporariamente o item. Ao efetuar a consulta, voltará a aparecer na lista e a opção exclui definitivamente o item não sendo possível faturar novamente este item excluído. Deverá ser lançado na conta corrente novamente. Ao clicar no ícone, verá os erros que impedem o faturamento dos itens. 85/136

91 As deduções são listadas em fonte vermelha e os valores a receber em fonte normal. A coluna Total lista o saldo a receber de cada cliente, este é o valor que será gerado no título, a não ser que haja retenções de tributos. Clientes com o Total em vermelho, ou seja, saldo credor, não poderão ser faturados. Deve-se aguardar até que o cliente gere valores a receber suficientes para cobrir o saldo. Ao selecionar um item de faturamento qualquer com dois cliques será aberta a tela de Detalhes do Lançamento em Conta Corrente, permitindo alterar os dados principais, como: Descrição, Valor, Vencimento, etc. Só não é possível alterar as informações de rateio. Se esta alteração for necessária, deve-se fazê-lo através da edição do registro na rotina Faturamento/ Manutenção/ Conta Corrente. As alterações dos valores e demais dados dos itens de faturamento só são possíveis para usuários com permissão de alteração para a rotina de Conta Corrente. Se, por exemplo, o usuário possuir permissão de alteração para a rotina de Faturamento, mas não para a rotina de Conta Corrente, não poderá alterar os dados previamente gravados dos itens a faturar através da rotina de Faturamento. Este tratamento dá mais segurança para definir quais usuários podem alterar e quais podem apenas faturar. Ao clicar em faturar será exibida tela de confirmação do Sistema. 86/136

92 9.2. Estorno de Faturamento. Lista os títulos, com os respectivos RPS ou NFS-e, que tenham sido gerados através da rotina de Faturamento, permitindo efetuar o estorno agrupado dos mesmos. O único filtro obrigatório é o Período, os demais campos são opcionais e auxiliam na localização dos registros que devem ser estornados. A opção Listar somente faturamentos que possam ser estornados facilita o filtro de registros que não sofreram alterações, não listando os faturamentos que estão bloqueados para estorno. É obrigatório a informação do período em que o faturamento foi gerado. As seguintes situações bloqueiam o estorno do faturamento: Título com movimentações: por segurança, só é permitido estornar títulos que não tenham sido movimentados, exceto aqueles com movimentação de cancelamento. Títulos que sofreram alguma baixa, por exemplo, serão bloqueados para estorno; NFS-e ativa: se foi gerada NFS-e para o item, não será permitido seu estorno. Neste caso, devese cancelar a NFS-e e depois efetuar o estorno. As seguintes situações exibem apenas um alerta para o usuário, mas permitem o estorno: RPS gerado: se o registro possui apenas o RPS gerado, mas não a NFS-e, o sistema exibirá um alerta para que o usuário confirme o estorno. Neste caso, o estorno só deve ser confirmado se o lote de RPS não foi enviado à Prefeitura; Boleto ou remessa bancária gerados: quando o título a receber estiver vinculado a um boleto ou remessa bancária, também será exibido alerta solicitando confirmação. Neste caso, o estorno só deve ser 87/136

93 confirmado se o boleto não foi enviado ao cliente ou se ele tiver sido previamente avisado, pois ocorrerá a exclusão automática do boleto e do título, impedindo sua baixa. Se houver algum item com bloqueio dentre os selecionados para estorno, nenhum registro será estornado, sendo exibida a mensagem: Estorno não efetuado. Foram selecionados registros com alerta de bloqueio. Desmarque-os e tente novamente.. Quando não houver nenhum item selecionado que possua bloqueio, o estorno excluirá automaticamente os títulos a receber e os boletos, caso o título esteja com situação A receber. Se o título estiver com situação Cancelado, não será excluído. Os RPS serão excluídos se não houver NFS-e vinculada. Se houver e ela estiver cancelada, o estorno apenas apagará o faturamento, mantendo a NFSe. O estorno de um faturamento fará com que todos os itens faturados que o compõem voltem à situação original, aparecendo novamente na rotina de Faturamento com situação Não faturado Lançamento Simplificado Esta rotina foi criada para simplificar os lançamentos de tesouraria (Caixa ou banco) e Previsões a pagar/receber. Permitindo que na mesma sejam efetuados alguns cadastros rápidos para que o lançamento seja concluído. 88/136

94 Para efetuar um lançamento basta clicar em Novo, selecionar qual e o tipo do lançamento, a natureza, cliente ou fornecedor, data do lançamento, conta, tesouraria e operação financeira os campos que não estão em negrito são opcionais. Para os lançamentos com a natureza de saída o sistema trará a opção de reembolso, selecionando a opção Sim deve preencher as informações do reembolso. Em todos os campos para preenchimento do lançamento além do botão de pesquisa tem para os cadastros rápidos. 89/136

95 Acima esta a tela do cadastro rápido da operação financeira. Importante: Todos os cadastros rápidos efetuados nesta rotina, deve ser complementado nas respectivas rotinas de cadastros, por exemplo, a operação financeira deve acessar o cadastro em: Finanças\Cadastros\Operação Financeira Conta Corrente 90/136

96 Nesta rotina é possível consultar e editar os itens a faturar de cada cliente. Os valores contratuais, décimo terceiro, ordens de serviço, bem como créditos que os clientes possuam, tais como bonificações e adiantamentos, serão mostrados nesta rotina. Podem-se consultar os itens não faturados (previsões), os itens já faturados (que já geraram títulos) e os cancelados, selecionando uma das opções de Situação. Os campos Cliente, Estabelecimento do cliente e Vencimento até, são obrigatórios quando selecionada a situação 'Não faturado'. Se selecionada a situação 'Faturado', o campo Vencimento até, será desabilitado e o campo Período de faturamento, será obrigatório. Em saldo é demonstrado o saldo do período. É possível incluir novos itens de faturamento manualmente, tanto a receber como deduções, selecionando o botão Novo. Também é possível editar os itens ainda não faturados, com dois cliques sobre o registro desejado. 91/136

97 A tela de Cadastro de Lançamento em Conta Corrente permite cadastrar e editar previsões e deduções de contas a receber. A rotina foi desenvolvida para facilitar o cadastro de previsões com valores que se repetem. Por exemplo, pode-se cadastrar de uma só vez uma bonificação de R$ 50,00 que se repete por 4 meses, bastando informar o valor e a quantidade de previsões que serão geradas, e informar a regra geral para cálculo do vencimento. Ao cadastrar a previsão é necessário selecionar seu tipo, que pode ser 'A receber' ou 'Dedução', e as contas financeiras que serão utilizadas para considerar seu valor no fluxo financeiro. Os lançamentos gerados pelo cadastro da previsão podem ser visualizados em grupo na aba Lançamentos, onde também é demonstrada a evolução do saldo geral da previsão, conforme os itens forem sendo faturados. Cada lançamento pode ser alterado individualmente ao selecioná-lo com dois cliques, desde que sua situação seja igual a 'Não faturado'. 92/136

98 Ao selecionar um lançamento é aberta a tela de Detalhes do Lançamento em Conta Corrente. Na aba Geral podem ser editados os dados específicos de cada previsão ou dedução. Os campos Desconto e Acréscimo só são habilitados para lançamentos do tipo 'A receber'. Já os campos Vencimento, Descrição, Conta tesouraria e Observações podem ser editados para os dois tipos de lançamento, desde que sua situação seja igual a 'Não faturado' 93/136

99 Já a aba Rateio é apenas informativa e não pode ser editada. A edição do rateio, se necessária, deve ser realizada através da tela de Cadastro de Lançamento em Conta Corrente. Esta aba apresenta os percentuais de cada conta financeira e o respectivo valor rateado entre as contas. Ao selecionar o botão Rateio também será possível verificar os valores rateados entre os centros de custo, se houver.. A tela de Pesquisa de Conta Corrente permite ainda emitir dois relatórios. Se selecionada a situação 'Não faturado' será emitido o relatório de 'Previsão de Itens a Faturar'. Se selecionada a situação 'Faturado' será emitido o relatório 'Extrato de Serviços Faturados no Período'. Todos os relatórios do sistema permitem exportação para diversos formatos, tais como PDF, Excel e Word. Antes de efetuar a impressão de qualquer relatório do sistema, sugere-se exportá-lo para o formato PDF (Acrobat PDF file), pois a impressão direta pelo navegador desconfigura o relatório. Utilize os filtros de pesquisa e se desejar imprimir, clique no botão imprimir. 94/136

100 Para inclusão de novos lançamentos, clique no botão novo e informe os parâmetros e em negrito. Clique na aba Lançamentos para mais informações do lançamento. 95/136

101 9.5. Tesouraria Realize os lançamentos diários das contas tesouraria Caixa e Bancos, emita extratos e realize a conciliação bancária dos lançamentos Lançamentos Nesta rotina estão disponíveis as funções de pesquisa, cadastro e alteração de lançamentos das contas tesouraria (bancos e caixa), além da emissão de extrato. Para efetuar a pesquisa é necessário selecionar a Conta tesouraria desejada e o período de lançamentos. Por padrão, os filtros da Data de lançamento já vêm automaticamente preenchidos com os últimos 7 dias, para facilitar a pesquisa e reduzir a quantidade de lançamentos na tela. Mas é possível alterar o período ou deixá-lo em branco, para uma pesquisa mais abrangente. 96/136

102 No grid são listados: Resumo do dia: apresenta o saldo inicial e final do dia e a situação do movimento em relação à permissão para alterações. A situação aparecerá como Aberto se o dia não foi conciliado e Fechado se conciliado. Os saldos aparecerão em fonte vermelha caso apresentem resultado negativo, para facilitar o controle; Lançamentos: são listados logo abaixo do respectivo resumo do dia e apresentam as seguintes informações: Descrição: lista o histórico gravado para o lançamento; Documento: apresenta o número do documento, que pode ser o código da parcela, número da NFS-e, etc.; Valor: valores dos lançamentos de saída são apresentados em fonte vermelha e de entrada em fonte padrão; Natureza: coluna sem rótulo, apresenta o código E para entradas e S para saídas; Operação financeira: código e descrição da operação financeira utilizada no lançamento; Cliente/fornecedor: código e razão social do cliente/fornecedor para o qual foi efetuado o pagamento (saída) ou recebimento (entrada). Para efetuar um lançamento clique em Novo. Na tela de cadastros de lançamentos da tesouraria, informe a conta tesouraria, a natureza, operação financeira, cliente ou fornecedor, o valor do lançamento e a data. O campo documento é opcional. 97/136

103 Na aba Contas financeiras, informe as contas e o percentual. Caso esta despesa seja reembolsável, ou seja, o escritório pagou o fornecedor e cobrará em fatura o valor do cliente, clique em Lançar reembolso. O valor será lançado na conta corrente do cliente para futuro faturamento. Informe a descrição e detalhes adicionais na tela de Cadastro de Lançamento de Reembolso e salve (os dados do lançamento de reembolso podem ser editados, permitindo inclusive parcelamento). A geração de RPS irá desconsiderar os lançamentos de reembolso, desde que não tenham sido tributados. 98/136

104 OBSERVAÇÃO: O reembolso também pode ser lançado sem vinculação com a tesouraria através da rotina Faturamento/ Manutenção/ Conta Corrente, marcando a opção Lançamento de reembolso. Note que as opções de NÃO RETENÇÃO de tributos virão sempre marcadas para estes lançamentos, embora permitam alteração. Para que os lançamentos de reembolso não sejam listados nas notas fiscais é necessário manter checada a opção Não incide ISS. É possível efetuar alterações e estornos de lançamentos da tesouraria de forma rápida, acessando o lançamento com duplo clique e alterando os campos necessários e após salvar, ou a ser estornado e selecionando o botão Estornar. Observação: o estorno de lançamentos da tesouraria só pode ser efetuado para lançamentos manuais. Lançamentos gerados através da baixa de parcelas devem ser estornados nas rotinas próprias de estorno de baixas de títulos a receber e a pagar, as quais criam automaticamente os lançamentos de estorno na tesouraria e nas parcelas. Dica: utilize esta rotina para movimentar a conta caixa. Os lançamentos nas contas banco são originadas nas rotinas Contas a pagar e a receber pelas baixas das parcelas e também poderão vir da importação do extrato bancário Conciliação Bancaria Disponibiliza as seguintes ações: Cadastrar extrato bancário: permite o cadastro manual ou a importação dos extratos bancários nos formatos *.ofc e *.ofx (utilizados pela maioria das instituições bancárias); 99/136

105 Conciliar lançamentos: reúne diversos recursos para agilizar e facilitar a conciliação dos lançamentos da tesouraria com os extratos bancários. A conciliação bancária proporciona maior segurança e controle para os lançamentos e saldos da tesouraria, pois, além de vincular os lançamentos para manter a rastreabilidade, bloqueia os períodos conciliados para impedir alterações que impactem nos saldos Cadastro de Extrato Bancário Selecione uma Conta tesouraria e clique em Pesquisar. Serão listados todos os extratos cadastrados manualmente ou através de importação, com as seguintes informações: Período inicial e final: As colunas Início e Final listam o período a que o extrato se refere; Código e descrição: facilitam a identificação dos registros. A descrição é criada automaticamente pelo sistema ao importar ou digitar um extrato, sendo composta pela descrição da conta bancária seguida do período de referência; Situação: pode ser Conciliado ou Não conciliado ; Saldo inicial: lista o saldo anterior imediatamente anterior ao período, que pode ser o saldo do dia anterior da tesouraria (se for o primeiro extrato cadastrado para a conta) ou o saldo do extrato anterior; Débitos e créditos: total dos lançamentos a débito e a crédito; Saldo final: correspondente ao valor final do extrato, calculado da seguinte forma: Saldo inicial Débitos + Créditos. Será apresentado em fonte azul se credor e em fonte vermelha se devedor; Forma de cadastro: pode ser Digitação ou Importação. O cadastro manual de um extrato é composto por três etapas: 100/136

106 1. Cadastrar o extrato: quando selecionado o botão Novo na tela de pesquisa será aberta a tela de Cadastro de Extrato Bancário, com o grid de lançamentos desabilitado. É necessário preencher o Código e a data final do Período e salvar para habilitá-lo. No campo Período serão habilitadas as duas datas somente quando se tratar do primeiro extrato da conta. Quando já houver extrato anterior, a data inicial será automaticamente preenchida (data final do extrato anterior + 1). Os saldos apresentados na tela são informativos, carregados automaticamente do extrato anterior, ou, no caso de ser o primeiro extrato, da conta tesouraria. 101/136

107 2. Cadastrar históricos bancários: antes de cadastrar os lançamentos é necessário criar os históricos que serão utilizados. Eles são criados automaticamente quando um extrato é importado. Para cadastrar um novo histórico, basta selecionar o botão Cadastrar históricos na tela de Cadastro de Extrato Bancário, selecionar a Natureza, preencher o Código e a Descrição e clicar em Adicionar; 3. Cadastrar lançamentos do extrato: para cadastrar os lançamentos deve-se clicar no botão Novo do painel Lançamentos do extrato. Devem-se preencher a Data, o Documento e o Valor, e selecionar um Histórico. A natureza do lançamento (Débito ou Crédito) será determinada pelo histórico selecionado. Já a importação do extrato é efetuada em uma única etapa. Deve-se clicar no botão Importar extrato da tela de pesquisa e selecionar o arquivo no padrão *.ofc ou *.ofx. O período, saldos, históricos e lançamentos serão importados automaticamente Conciliar lançamentos A rotina necessita que um extrato bancário tenha sido previamente cadastrado ou importado. O único Parâmetro necessário é o campo Extrato bancário. Podem ser selecionados extratos conciliados (consulta) ou não conciliados. Extratos conciliados apresentam um ícone indicativo no final deste campo. Para iniciar a conciliação é necessário que o saldo inicial da conta tesouraria e do extrato sejam iguais. Se não forem, o sistema apresentará mensagem de alerta, e não carregará os lançamentos. Neste caso, o usuário deve acessar a rotina Financeiro/ Tesouraria/ Lançamento e efetuar os lançamentos necessários no dia anterior à data inicial do extrato para ajustar os saldos. 102/136

108 Ao selecionar o extrato, caso os saldos iniciais do extrato e da tesouraria sejam iguais, seus lançamentos são carregados no painel Lançamentos não conciliados do extrato bancário, e os lançamentos da tesouraria são carregados no painel Lançamentos não conciliados da tesouraria. No momento em que o extrato é informado, o sistema já executa sua conciliação automática, conciliando todos os lançamentos cuja Data, Documento, Valor e Natureza sejam. Caso reste algum lançamento não conciliado, será exibida mensagem para que o usuário decida se deseja efetuar mais uma conciliação automática desconsiderando o número do documento (pois alguns bancos não geram esta informação no extrato exportado) ou se conciliará manualmente. Se optar pela automática, o sistema considerará apenas a Data, o Valor e a Natureza. Caso ainda assim restem lançamentos não conciliados, serão carregados nos painéis para que seja efetuada a conciliação manual. Para conciliar manualmente, basta selecionar um ou mais lançamentos em um dos painéis e selecionar o lançamento correspondente no outro painel. O sistema verificará se a data e a natureza dos lançamentos são iguais. Se forem, verificará se o valor total selecionado em um painel bate com o valor do lançamento selecionado no painel seguinte. Quando os valores forem iguais a conciliação será efetuada, e os lançamentos irão para a aba Conciliados. Quando o último lançamento do extrato for conciliado e os saldos do extrato e da tesouraria forem iguais, o extrato será alterado para conciliado e o período será fechado para alterações na tesouraria. 103/136

109 Na aba Conciliado podem ser consultados os lançamentos que já foram vinculados. A opção Lançamento do extrato, lista primeiro o extrato e abaixo dele os lançamentos correspondentes da tesouraria. A opção Lançamento da tesouraria traz a visualização inversa. Para desfazer a conciliação de um ou mais lançamentos, basta selecioná-los e clicar em Desfazer conciliação. Os registros voltarão a ser listados na aba Não conciliado. Importante: sempre que um lançamento for desconciliado não será mais efetuada sua conciliação automática, já que esta rotina só deve ser utilizada quando, por algum motivo, a conciliação foi efetuada incorretamente. Desta forma, lançamentos desconciliados só poderão ser conciliados manualmente. 104/136

110 A conciliação exige que os saldos inicial e final do extrato e da tesouraria sejam iguais para o período. No entanto, não há problema em restarem lançamentos não conciliados na tesouraria, desde que eles não afetem o saldo (lançamentos e seus estornos, por exemplo). Sempre que restar algum lançamento na tesouraria, mas não houver mais nenhum no extrato, devem ser efetuados ajustes nos lançamentos da tesouraria, alterando sua data ou estornando-os para que não afetem o saldo. Também pode haver lançamentos no extrato que não estão presentes na tesouraria (como taxas bancárias). Neste caso, pode-se utilizar o botão para adicioná-los à tesouraria. Será aberta a tela de Cadastro de Lançamento da Tesouraria com os seguintes campos preenchidos: Estabelecimento: sugere o estabelecimento de trabalho atual (selecionado no campo Empresa do quadro de login, no cabeçalho do sistema), permitindo alteração; Conta tesouraria: traz a conta tesouraria que está sendo conciliada. Não permite alteração; Natureza: mesma natureza do lançamento do extrato. Não permite alteração; Operação financeira: deve ser selecionada pelo usuário. Ao selecioná-la, a descrição do lançamento é alterada e as contas financeiras são carregadas, habilitando os demais campos para serem preenchidos; Cliente/fornecedor e estabelecimento: devem ser preenchidos pelo usuário; Valor e data de lançamento: carrega do lançamento do extrato. Não permite alteração; Documento: carrega do extrato, mas permite alteração; Operação Contábil: preenche automaticamente ao informar a operação financeira, se estiver vinculada. Ao gravar, o lançamento será automaticamente conciliado Fluxo de Caixa O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas gerenciais de um software financeiro, pois demonstra a quantidade de dinheiro que entrará e sairá de suas contas em um determinado período futuro, permitindo melhorar o planejamento e o controle dos recursos financeiros da empresa. 105/136

111 O Período deve sempre corresponder a uma data maior do que a atual. A consulta de lançamentos já realizados até a data atual pode ser realizada diretamente na tesouraria, em Financeiro/ Tesouraria/ Lançamento. Os demais campos do painel Filtros de Pesquisa são opcionais. O campo Percentual de inadimplência pode ser utilizado para projetar o impacto da inadimplência histórica no fluxo de caixa futuro da empresa. Por exemplo, se empresa possui a informação de que sua inadimplência média é de 2,5%, ao informar este dado no campo e clicar em Pesquisar, o valor correspondente será apresentado na coluna Inadimplência, sendo deduzida do saldo final. No quadro Títulos em atraso são exibidos os valores dos títulos a receber e a pagar em atraso até a data atual, separando-os de acordo com a quantidade de dias de atraso: Até 30 dias e Mais de 30 dias. 106/136

112 No grid de Resultados da Pesquisa são exibidos os totais de entradas, saídas e saldos diários das contas selecionadas. Os quadros Entradas e Saídas apresentam as colunas: Títulos: lista o valor total dos títulos a receber (Entradas) e a pagar (Saídas) com vencimento para o dia apresentado na coluna Descrição; Previsões: lista o valor total das previsões a receber (Entradas) e a pagar (Saídas) não realizadas, ou seja, que não geraram títulos a receber ou a pagar; Outros: valores lançados nas contas tesouraria que ainda não foram realizados (lançamentos com data futura); Total: Correspondem à soma das colunas Títulos, Previsões e Outros. O quadro Saldos apresenta as colunas: Inicial: corresponde ao saldo do dia imediatamente anterior; do dia; Operacional: o saldo operacional é calculado subtraindo o Total das saídas do Total das entradas Inadimplência: é calculada aplicando o Percentual de inadimplência sobre o valor Total do quadro Entradas; Final: é o resultado final do dia, calculado de acordo com a fórmula: Inicial + Operacional Inadimplência. Este é o saldo que será transportado para o dia seguinte. Observação: os valores das colunas do quadro Saldos são apresentados em fonte azul quando o resultado é positivo e em fonte vermelha quando negativo. 107/136

113 da data Para consultar os totais diários por conta tesouraria basta clicar no ícone no canto esquerdo 9.6. Fluxo Financeiro Permite a consulta das entradas e saídas da tesouraria através das contas financeiras, apresentando uma visualização mais gerencial e detalhada das origens e destinos das receitas e despesas da empresa. Assim como no fluxo de caixa, esta consulta só pode ser efetuada para períodos futuros. Além dos filtros Conta financeira e Estabelecimento, pode-se optar pela consulta analítica ou sintética. A consulta analítica habilita ainda duas opções de agrupamento: por dia ou por mês. A consulta sintética não lista dias ou meses, somente as contas, por isso quando selecionado Tipo = Sintético a opção de agrupamento será desabilitada. Após preencher o Período e demais filtros e selecionar o Tipo e Agrupamento, deve-se clicar em Pesquisar 108/136

114 No quadro Resumo do Período são listadas as seguintes informações: Entradas Saídas: apresenta a diferença entre o total de entradas (receitas) e o total de saídas (despesas), correspondendo ao saldo operacional do período informado. Se resultar devedor, será apresentado em fonte vermelha; Pendências a receber: lista o saldo total dos títulos a receber em atraso; Pendências a pagar: lista o saldo total dos títulos a pagar em atraso; Saldo do período: corresponde ao saldo final, calculado através da seguinte fórmula: Entradas Saídas + Pendências a receber Pendências a pagar. Se resultar devedor, será apresentado em fonte vermelha. O fluxo financeiro analítico agrupado por dia apresenta os resultados em três níveis: o primeiro nível lista a natureza (entradas ou saídas), o segundo apresenta as contas financeiras e o terceiro os dias com lançamentos. 109/136

115 O fluxo financeiro analítico agrupado por mês altera somente o terceiro nível, em vez de listar o movimento diário, lista os valores totalizados por mês. Já a consulta sintética do fluxo financeiro não apresenta terceiro nível, listando somente a natureza e as contas financeiras. 110/136

116 10. Integração Integração Contábil Permite consultar todos os lançamentos financeiros gerados para um período (contabilizados e não contabilizados), verificar os lançamentos contábeis a eles vinculados e gerar a integração com o Cordilheira Sistema Contábil e Sage Gestão Contábil. Tudo através de uma única rotina. A tela é possui as seguintes características e funcionalidades: Filtro por situação, período e estabelecimento: para listar as operações do período, é necessário selecionar a Situação, que pode ser Não integrado ou Integrado, informar o Mês/Ano e opcionalmente delimitar um Período específico do mês/ano ou filtrar apenas os lançamentos de um Estabelecimento. Observação: o sistema permite que sejam efetuadas várias integrações para o mesmo mês/ano. Cada integração gerada criará um lote diferente no Cordilheira Sistema Contábil. Desta forma a rotina permite o controle flexível dos períodos de integração, tais como: integração diária, semanal, quinzenal, mensal. 111/136

117 Resumo financeiro e resumo contábil: estes dois painéis facilitam a consulta e a conferência das operações financeiras do período e dos lançamentos contábeis por elas gerados. As saídas e entradas financeiras devem corresponder em valor aos débitos e créditos contábeis. O número de operações e lançamentos, no entanto, não necessariamente serão iguais. O campo Operações com erro do painel Resumo financeiro lista a quantidade de registros financeiros com algum problema. O campo Lançamentos com erro do painel Resumo contábil lista a quantidade de lançamentos contábeis vinculados às operações com erro. Lista de operações contabilizadas: o painel de operações é dividido em duas abas: operações contabilizadas e operações não contabilizadas. O grid de operações contabilizadas lista todas as operações que possuem lançamentos contábeis vinculados. Esta aba lista as seguintes informações: estabelecimento, data do lançamento, valor, número do documento, operação financeira, operação contábil, processamento e conta tesouraria. É possível consultar os detalhes de cada operação e seus lançamentos contábeis selecionando um registro com dois cliques. 112/136

118 Validação de erros: ao efetuar a pesquisa dos lançamentos não integrados o sistema já efetua toda a validação necessária para gerar a integração, apresentando o ícone em cada operação que apresentar problemas. Para obter os detalhes do problema, basta clicar sobre o ícone. A integração só será permitida quando não houver nenhum lançamento com erro no movimento. Lista de operações não contabilizadas: este grid lista todas as operações que não possuem lançamentos contábeis vinculados, ou seja, os lançamentos da tesouraria aos quais não foi atribuída nenhuma operação contábil. É possível consultar os detalhes, informar uma operação contábil ou até mesmo adicionar os lançamentos contábeis manualmente acessando a tela de Detalhes da Operação, com dois cliques sobre o registro. Se for informada uma Operação contábil para uma operação financeira não contabilizada, ela será movida para a aba Operações contabilizadas. 113/136

119 Detalhes da operação: a tela de Detalhes da Operação é composta pelos painéis Informações do lançamento e Inclusão de contas contábeis. 114/136

120 Informações do lançamento: traz todos os detalhes do lançamento financeiro para consulta, facilitando a conferência e a rastreabilidade. O campo Operação contábil permite alteração, assim a manutenção dos lançamentos contábeis pode ser feita diretamente por esta rotina. Ao alterar a operação contábil, os lançamentos contábeis serão apagados e recriados. Se a operação contábil for removida, o registro será movido para a aba Operações não contabilizadas ; Inclusão de contas contábeis: este painel permite consultar os detalhes de cada lançamento ou mesmo alterá-los ou exclui-los. Para alterar um lançamento, basta selecioná-lo com dois cliques, efetuar as mudanças necessárias e clicar em Adicionar. Importante: Devem-se evitar alterações manuais nos lançamentos contábeis, a não ser para manutenções esparsas e específicas. Se a alteração deve ser genérica, ou seja, se todos os lançamentos que utilizarem a operação contábil devem ser alterados, então se deve acessar o cadastro da operação contábil e mudar seus lançamentos diretamente. Todos os lançamentos ainda não integrados da operação contábil serão recriados, eliminando a necessidade de alterações manuais. Quando não houver nenhuma operação com ícone de erro, basta clicar no botão Gerar integração. Será exibida mensagem do sistema solicitando confirmação. Ao clicar em Sim, todos os lançamentos da aba Operações contabilizadas terão a situação alterada para Em processamento. 115/136

121 A integração contábil pode apresentar as seguintes situações de processamento: Não gerado: esta situação indica que o lançamento ainda não teve sua integração contábil gerada; Em processamento: indica que a integração foi gerada, mas o Agendador do Cordilheira Software Contábil ainda não executou a importação do lote; Recusado: esta situação aparecerá quando o Cordilheira Sistema Contábil recusar o lançamento. Neste caso o motivo poderá ser consultado clicando no ícone de erro. Motivos comuns são data fechada na contabilidade e calendário não gerado para o período. Neste caso, deve-se corrigir o motivo no Cordilheira Software Contábil e gerar novamente a integração contábil, que voltará a ficar Em processamento ; Integrado: para consultar os lançamentos com esta situação é necessário alterar o filtro de situação na tela de pesquisa para Integrado. 116/136

122 No Gerenciador Sage gestão contábil, em Serviços/ Plataforma Sage/ Consultas, também é possível consultar a situação da integração. Nesta tela, são apresentadas as seguintes situações: Integrado com sucesso: lotes importados sem erros; Com erro na integração: lotes recusados por alguma configuração conflitante; Não integrado: situação padrão quando o movimento ainda não foi integrado. Importante: o lote será importado para a empresa previamente informada no campo Empresa do escritório da tela de configuração da integração do Sage Gestão Contábil com a Plataforma Sage Integração Fiscal. Gera a integração das NFS-e emitidas com o Cordilheira Escrita Fiscal. A tela permite listar as notas ainda não integradas ou consultar as notas que já foram integradas, apresentando a data em que a integração foi realizada. 117/136

123 Quando selecionada a situação Não integrado, será exibida a coluna Processamento com a situação atual de cada registro em relação à integração. Os processamentos podem ser: Não gerado: notas cuja geração da integração fiscal ainda não foi efetuada pelo cliente; Em processamento: notas cuja geração já foi efetuada, mas que estão aguardando o Agendador de Rotinas do Sage Gestão Contábil executar a tarefa Integrador de Lançamentos Sage Contabilidade e Sage Fiscal; Recusado: notas que foram processadas e recusadas pelo Sage Fiscal por diversos motivos, como por exemplo, período fechado para novos lançamentos. Neste caso, o cliente deve alterar a configuração no Cordilheira Escrita Fiscal e gerar novamente a integração das notas recusadas; Integrado: Este processamento só é listado quando marcado o filtro de situação Integrado. Serão listadas todas as notas que tenham sido integradas com o Cordilheira Escrita Fiscal, apresentando a data em que a integração ocorreu na coluna Integrado. O painel Resumo das notas fiscais apresenta o valor total das notas listadas, os valores das retenções totais e a quantidade de notas, para simples conferência. Consulta da integração no Cordilheira Software Contábil Após ser gerada a integração fiscal na Plataforma Sage e os lançamentos serem processados pelo Sage Fiscal, será possível consultar os lançamentos através da rotina Serviços Plataforma Sage/ Consultas, no Sage Gerenciador de Sistemas. 118/136

124 Sempre que os lançamentos aparecerem com situação Integrado com sucesso, estarão lançados no Sage Fiscal. Se aparecerem com situação Não integrado, significa que não foi gerada a integração fiscal na Plataforma Sage ou que a tarefa do Agendador de Rotinas que efetua esta integração ainda não foi executada (a hora agendada ainda não foi atingida). A situação Com erro na integração apresenta, em cada nota, os motivos que impossibilitaram a importação, bastando clicar duas vezes sobre o registro ou imprimir o relatório para visualizá-los. Devem-se corrigir os problemas listados e então gerar nova integração na Plataforma Sage. Manutenção de Notas Fiscais (NF não eletrônica) Possibilita a geração e impressão das notas fiscais de serviço em modo texto ou gráfico, para empresas sem permissão de emissão de NFS-e ou situadas em municípios ainda não atendidos pela geração de NFS-e. Para este processo deve disponibilizar o modelo das notas fiscais utilizadas para que seja desenvolvido o arquivo de layout específico pelo Consultor de Implantação. 119/136

125 Ao ser disponibilizado pelo consultor o arquivo de layout (com a extensão.erd), deve-se carregar o arquivo no cadastro do Estabelecimento, em Configurações/ Cadastros/ Empresas/ Estabelecimentos, menu Parâmetros Faturamento, aba Geral. Nesta tela foi disponibilizado link para acesso à área de download do instalador do aplicativo Cliente de Impressão Plataforma Sage, cujo caminho é Este programa deve ser instalado em um computador local, através do qual a impressão será realizada. Depois de instalado o aplicativo, localize o atalho criado na área de trabalho do computador e abra o programa. Será exibida a tela abaixo no primeiro acesso: 120/136

126 Informe o endereço de seu site do Cordilheira Gestão Web e os dados do servidor Proxy, se utilizar. Em seguida, clique em Gravar. Se aparecer mensagem de problema de comunicação, verifique com seu técnico se o proxy está bloqueando algum dos serviços: Configurado o acesso ao site do escritório, pode-se então voltar ao Cordilheira Gestão Web para gerar as notas fiscais que serão impressas. Deve-se efetuar o faturamento dos clientes normalmente. Em seguida, acessar Faturamento/ Notas Fiscais/ Manutenção de Notas Fiscais/ Gerar notas de serviço, informar a Data de emissão, selecionar os faturamentos e Gerar. 121/136

127 Após a geração das notas, o aplicativo Cliente de Impressão Plataforma Sage já poderá ser utilizado. Para acessá-lo utilize um login da Plataforma Sage com permissão de alteração à rotina de Manutenção de Notas Fiscais. No aplicativo, acesse Impressões/ Notas Fiscais, selecione a Empresa e o Estabelecimento, informe o Período (o sistema sugere o mês atual) e clique em Consultar. A performance do carregamento depende da quantidade de notas e da velocidade da conexão à internet. Aguarde até que seja concluído. 122/136

128 Serão carregadas as notas geradas de acordo com os filtros informados. Verifique se os formulários estão corretamente posicionados na impressora, selecione as notas desejadas, clique em Imprimir, escolha a impressora e envie. A partir do envio para a impressora, o sistema irá alterar a coluna NF impressa das notas selecionadas para Sim. Se ocorrer algum problema no processo e não forem impressas todas as notas, podem-se listar as notas já impressas marcando a opção correspondente. Observação: A numeração das notas é atribuída automaticamente pelo sistema com base no campo Última NF ou RPS emitida do cadastro do Estabelecimento da Empresa, menu Parâmetros Faturamento, aba Geral. Neste campo deve ser previamente informado o número da última nota emitida antes da utilização do cliente de impressão. A partir da geração das notas este número será atualizado automaticamente. A numeração das notas geradas pelo sistema é independente da numeração dos formulários préimpressos das notas (contínuos ou em A4), que são numerados tipograficamente. Por isso, em caso de inutilização de um formulário, não há necessidade de cancelar a nota gerada, basta imprimi-la em outro formulário. 123/136

129 11. Relatórios Recibo de Serviços Prestados É possível emitir recibo dos serviços prestados para envio ao cliente, ou para recebimento em carteira, onde não haverá geração de títulos. Se for emitido boleto para o cliente, a lista de serviços faturados já será apresentada no boleto, no quadro Recibo do Sacado, não sendo necessário emitir este relatório. Preencha os campos em negrito com as informações solicitadas e clique em imprimir. 124/136

130 11.2. Conta Corrente E possível imprimir dois relatórios se selecionada a situação 'Não faturado' será emitido o relatório de 'Previsão de Itens a Faturar'. Se selecionada a situação 'Faturado' será emitido o relatório 'Extrato de Serviços Faturados no Período'. Todos os relatórios do sistema permitem exportação para diversos formatos, tais como PDF, Excel e Word. Antes de efetuar a impressão de qualquer relatório do sistema, sugere-se exportá-lo para o formato PDF (Acrobat PDF file), pois a impressão direta pelo navegador desconfigurar o relatório. Utilize os filtros de pesquisa e se desejar imprimir, clique no botão imprimir. Preencha os campos em negrito, e as informações solicitadas: Títulos a Receber Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar. 125/136

131 11.4. Títulos a Pagar Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar Títulos Ativos 126/136

132 Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar Baixa de Títulos Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar Retorno Bancário 127/136

133 Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar Previsão a Pagar. Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar Resultado por Centro de Custo Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar. 128/136

134 Previsões por Centros de Custo Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão visualizar. 129/136

135 12. Configuração da Integração SGC X PS Conceitos Iniciais Agendador: É o aplicativo executado no servidor, independente do SGC ou do PS, e que permite que os dois sistemas se mantenham em comunicação. É responsável por controlar as integrações recorrentes, bem como rodar as tarefas que copiam dados do PS para o SGC, como admissões eletrônicas, digitação de eventos, lotes contábeis e fiscais, além de permitir a programação do backup automático do banco de dados do SGC; Tarefas ou plug-ins: São as tarefas adicionadas ao Agendador. Por exemplo: backup, integração de funcionários, integração de eventos, etc. Cada tarefa é responsável por um tipo de integração e, se não estiver adicionada ao Agendador, a respectiva integração não será realizada; Integração geral: A integração geral ocorre quando é configurado a integração no Sage Gerenciador de Sistemas pela primeira vez, ou quando utiliza o botão Reintegrar tudo. A integração geral envia todos os cadastros que devem ser integrados do Sage gestão Contábil para a Plataforma Sage, por isto deve ser utilizada somente em caso de problemas, devido ao volume de dados trafegado. Observação: A integração geral apenas integra os dados do SGC para a PS, mas não busca os dados do PS para o SGC, tais como: admissões eletrônicas, digitação de eventos, etc., pois estes processos possuem tarefas específicas; Integração normal: Chamamos de integração normal o processo que leva os cadastros do SGC para o PS e que pode ter a recorrência configurada pelo cliente, definindo a periodicidade desejada. Esta integração é seletiva, ou seja, embora possa rodar de minuto e minuto, só trafega dados se houver arquivos a integrar, por isso, mesmo que no histórico apresente o ícone verde, não significa que tenha de fato levado dados para o PS. Os cadastros integrados do Sage Gestão Contábil, tais como: Empresas, Estabelecimentos, Funcionários, Planos de contas, Usuários, etc., sempre que tiverem alguma alteração ou novo registro, geram um arquivo dentro da pasta \SageGestaoContabil\Configurações\Integração do servidor Sage Gestão Contábil. A integração só trafega dados para o PS se houver arquivos nesta pasta e, após integrá-los, apaga-os da pasta automaticamente; Integração dos Cadastros. O primeiro passo da integração é a definição da [Chave de integração] e do [ do administrador] na Plataforma Sage, na rotina Configurações/ Configurações da Empresa/ Integração. A 130/136

136 chave pode ser qualquer conjunto de até 50 caracteres alfanuméricos, ou seja, uma palavra, uma frase, etc. O do administrador é o endereço para o qual serão enviadas as mensagens de sucesso ou erro, sempre que for realizada uma integração geral, uma reintegração ou quando ocorrerem erros na integração normal. Antes de passar diretamente à integração, é necessário definir qual será o servidor do Agendador de Rotinas, no Sage Gestão Contábil, em Utilitários/ Configurações/ Agendador de Rotinas. Por padrão, este servidor será o mesmo utilizado pelo Sage Contábil (se for um servidor Windows), não necessitando efetuar esta configuração. Para servidores com outras plataformas, como Linux, o Agendador de Rotinas não poderá rodar. Neste caso, deve ser definida uma estação da rede, na qual o Sage Gestão esteja instalado, para ser o servidor exclusivo do Agendador de Rotinas. Para que a integração ocorra, esta máquina deverá estar ligada e conectada à internet. Em seguida, deve ser definida a mesma unidade de rede (G:/, por exemplo) em cada estação que utilizar o Sage Gestão Contábil, apontando para o caminho de rede da estação eleita como servidor do Agendador de Rotinas. 131/136