Microsoft Excel Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Informações básicas Uma planilha é simplesmente um conjunto de linhas e colunas e cada junção de uma linha com uma coluna chama-se célula, que é a unidade básica de uma planilha, onde ficam armazenados os dados. Cada célula possui seu endereço próprio, formado pela letra da coluna e pelo número da linha. Exemplo: A1 identifica a célula da coluna A com a linha 1. B1 identifica a célula da coluna B com a linha 1. Uma planilha é dita eletrônica por permitir a construção e gravação em meios magnéticos, o que possibilita a recuperação e a alteração eficiente, confiável e veloz, além de impressão. Uma planilha tem como função substituir o processo manual ou mecânico de registrar contas comerciais e cálculos, sendo mais utilizadas para formulações de projeções de tabelas, folhas de pagamento, entre outros. A palavra Excel veio da palavra Excelent ou seja, excelente, por ser considerado um excelente programa na área de planilhas eletrônicas. O Excel é um poderoso editor de planilha eletrônica que pode ser imaginada como uma grande folha de papel dividida em 256 colunas e 65536 linhas nas quais podemos armazenar textos e números. A grande vantagem do Excel está na forma que o usuário pode manipular os dados através do uso de um grande número de fórmulas, funções e outros recursos que veremos durante o curso. Guias do Microsoft Excel O Microsoft Excel 2007 possui guias ao invés dos menus da versão 2003. Dentro dessas guias estão todos os recursos disponíveis. Abaixo vemos uma imagem da guia Início. Para sabermos o nome de algum item basta posicionar a seta do mouse sobre ele e surgirá uma caixa como o nome, função e atalho. Principais itens da guia Início: Recortar, copiar, colar, fonte, tamanho da fonte, aumentar fonte, diminuir fonte, negrito, itálico, sublinhado, Bordas, cor de preenchimento, cor da fonte, alinhar em cima, alinhar no meio, alinhar embaixo, orientação, alinhas texto a esquerda, centralizar, alinhar texto a direita, quebrar texto automaticamente, mesclar e centralizar, formato de número, formato de número de contabilização, estilo de porcentagem, separador de milhares, aumentar casas decimais, diminuir casas decimais, formatação condicional, formatar como tabela, estilos de célula, inserir, excluir, formatar, botão de funções, preencher, limpar, classificar e filtrar, selecionar e localizar. 1
Guia Inserir Principais itens da guia Inserir: Inserir Tabela dinâmica, Tabela, imagem, clip-art, formas, smart-art, colunas, linhas, pizza, dispersão, outros gráficos, hiperlink, caixa de texto, cabeçalho e rodapé, WordArt, linha de assinatura, objeto, símbolo. Barra de fórmulas: A barra de fórmula permite que vejamos a fórmula ou função que digitamos em alguma celular. Também na barra de fórmulas está presente do lado esquerdo a caixa de nome a qual podemos utilizar para colocar um nome para um determinado intervalo de células. Área de trabalho A área de trabalho é local onde ficam as células. Célula é onde digitamos o texto e números que serão utilizados para nossos cálculos. As células possuem um endereço (referência). Cada endereço é o encontro de uma coluna (identificada por uma letra) com uma linha (identificada por um número). Guia de planilhas Por padrão o Excel possui 3 planilhas. Se precisarmos inserir mais basta clicar em Inserir Planilha Com um clique direito na planilha podemos copiar, renomear e realizar outras ações com a planilha. Renomeando uma planilha Para trocar o nome de uma planilha clique com o botão direito no nome da planilha e escolha Renomear. Digite o novo nome e tecle <Enter> 2
Fórmula Uma fórmula é uma equação que efetua operações com dados da planilha. As fórmulas podem executar operações matemáticas, como adição e multiplicação, ou podem comparar valores da planilha ou relacionar texto. As fórmulas podem fazer referência a outras células da mesma planilha, a células de outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células de planilhas de outras pastas de trabalho. Se quisermos, por exemplo, somar o conteúdo da célula A1 ao conteúdo da célula A2 usaremos a seguinte fórmula: =A1 + A2 O sinal de igualdade informa ao Excel que os próximos caracteres constituem uma fórmula. Operadores matemáticos + (sinal de mais) para adição; - (sinal de menos ou hífen) para subtração; * (asterisco) para multiplicação; / (barra) para divisão; ^ (acento circunflexo) para potenciação; Vejamos um exemplo Produto Preço Unit. Quantidade Total arroz 6,2 2 feijão 3,65 5 açúcar 3,25 3 macarrão 2,85 2 sal 2,35 1 O Total será calculado com a seguinte fórmula Total = Preço Unit. * Quantidade. Posicionamos na célula D2 e escrevemos a fórmula =B2*C2 e teclamos <Enter> Produto Preço Unit. Quantidade Total arroz 6,2 2 12,4 feijão 3,65 5 açúcar 3,25 3 macarrão 2,85 2 sal 2,35 1 Endereço relativo Dizemos então que a fórmula possui endereços relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereços alteram-se, adaptando-se ás novas coordenadas e fazendo com que não seja necessário digitar várias fórmulas idênticas. 3
Para o exemplo acima basta clicar novamente na célula D2 e arrastar na alça de preenchimento (cruz localizada no canto inferior direito) para obter as fórmulas para as outras células. Endereço absoluto É o endereço de célula que não muda quando copiamos para linhas seguintes, uma fórmula. Veja o exemplo Dólar 1,95 Produto preço em dólar preço em real monitor 300 webcam 110 pen-drive 30 CD-R 1,5 DVD-R 2,5 Posicione na célula C4 e coloque a fórmula = B4*$B$1 e tecle <Enter> Clique novamente na célula C4 e arraste para baixo na alça de preenchimento e resultado será Dólar 1,95 Produto preço em dólar preço em real monitor 300 585 webcam 110 214,5 pen-drive 30 58,5 CD-R 1,5 2,925 DVD-R 2,5 4,875 Se posicionarmos sobre qualquer uma das células que possui a fórmula veremos que aparece o endereço $B$1. O símbolo de $ indica que estamos fazendo com que a célula B1 tenha endereço absoluto. Inserindo linhas Clique com o botão direito no cabeçalho da linha desejado e escolha Inserir. Por exemplo, se quisermos inserir uma linha acima da linha 2 então clicamos com o direito no número 2 (número da linha) e escolhemos Inserir. 4
Inserindo colunas Clique com o botão direito no cabeçalho da coluna desejado e escolha Inserir. Por exemplo, se quisermos inserir uma coluna à esquerda da coluna B então clicamos com o direito na letra B (letra da coluna) e escolhemos Inserir. Excluindo linhas Clique com o botão direito no número da linha a ser excluída e escolha Excluir. Excluindo linhas Clique com o botão direito no número da coluna a ser excluída e escolha Excluir. Funções O Microsoft Excel contém muitas fórmulas predefinidas, ou internas, que são conhecidas como funções. Funções podem ser usadas para executar cálculos simples ou complexos. As funções são fórmulas predefinidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. Por exemplo, a função SOMA adiciona valores ou intervalos de células, e a função PGTO calcula os pagamentos de empréstimos com base em uma taxa de juros, na extensão do empréstimo e no valor principal do empréstimo. Argumentos Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como #N/D, ou referências de célula. O argumento atribuído deve produzir um valor válido para este argumento. Os argumentos também podem ser constantes, fórmulas ou outras funções. Estrutura (sintaxe). A estrutura de uma função começa com o nome da função, seguido de um parêntese de abertura, os argumentos da função separados por vírgulas e um parêntese de fechamento. Se a função iniciar uma fórmula, digite um sinal de igual (=) antes do nome da função. Podemos inserir uma função utilizando o assistente de função. Para isso basta acessar Fórmulas Inserir função. 5
As funções estão divididas em categorias e por padrão logo que esta janela surge ficam armazenadas as funções mais recentemente utilizadas. Veremos agora o uso de algumas funções. Função SOMA Soma todos os números em um intervalo de células. Sintaxe: SOMA(num1;num2;...) Funcionário Trim 1 Trim 2 Soma Ana 500 300 Mariana 600 350 Cássio 450 450 Murilo 500 500 Núbia 550 500 Soraia 450 450 Posicionamos na célula D2 e escrevemos =SOMA(B2:C2) e teclamos <Enter> para obter o resultado. Também podemos clicar no botão Soma. Função MÉDIA Retorna a média (aritmética) de um intervalo de células. Sintaxe: MÉDIA(num1;num2;...) Funcionário Trim 1 Trim 2 Soma Média 6
Ana 500 300 Mariana 600 350 Cássio 450 450 Murilo 500 500 Núbia 550 500 Soraia 450 450 Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Posicionamos na célula E2 e escrevemos =MÉDIA(B2:C2) e teclamos <Enter> para obter o resultado. Também podemos clicar na seta ao lado direito do botão Soma (guia Início) e escolher Média. Função MÁXIMO Retorna o valor máximo de um intervalo de células. Sintaxe: MÁXIMO(num1;num2;...) Funcionário Trim 1 Trim 2 Soma Média Maior venda Ana 500 300 Mariana 600 350 Cássio 450 450 Murilo 500 500 Núbia 550 500 Soraia 450 450 Posicionamos na célula F2 e escrevemos =MÁXIMO(B2:C2) e teclamos <Enter> para obter o resultado. Também podemos clicar na seta ao lado direito do botão Soma (guia Início) e escolher Máx. Função MÍNIMO Retorna o valor mínimo de um intervalo de células. Sintaxe: MÍNIMO(num1;num2;...) Funcionário Trim 1 Trim 2 Soma Média Maior venda Menor venda Ana 500 300 Mariana 600 350 Cássio 450 450 Murilo 500 500 Núbia 550 500 Soraia 450 450 Posicionamos na célula G2 e escrevemos: =MÍNIMO(B2:C2) e teclamos <Enter> para obter o resultado. Também podemos clicar na seta ao lado direito do botão Soma (guia Início) e escolher Min. 7
Função SE Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Retorna um valor se a condição especificada for avaliada como VERDADEIRO e retorna um outro valor caso seja avaliada como FALSO. Sintaxe: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Pela sintaxe (forma de se escrever a função) podemos notar que são três os argumentos da função SE. Teste_lógico: é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Valor_se_verdadeiro: É o valor retornado se teste_lógico for VERDADEIRO. Valor_se_falso: É o valor retornado se teste_lógico for FALSO. Digite a seguinte planilha Vendedor Trim 1 Trim 2 Trim 3 Média Resultado Arnaldo 450 550 250 Bianca 500 600 400 Moisés 550 500 450 Juliano 450 450 500 Mônica 500 500 450 Joana 700 600 400 Posicione na célula E2, clique na seta a direita do botão Soma (guia Início) e escolha Média. A função média é inserida e basta apenas confirmar o intervalo que se deseja a soma. Para confirmar tecle <Enter> Clique na célula E2 e arraste para obter as médias das células abaixo. Agora em Resultado utilizaremos a função SE Seguiremos o seguinte raciocínio: SE média > 500 alcançou meta Senão não alcançou meta 8
Analisando o raciocínio acima significa que se a média do vendedor for maior que 500 então aparecerá escrito alcançou meta senão aparecerá escrito não alcançou meta. Posicione na célula F2 e escreva a seguinte fórmula =SE(E2 > 500; alcançou meta ; não alcançou meta ) e tecle <Enter>. Se a fórmula for digitada corretamente então aparecerá não alcançou meta. Também podemos utilizar o assistente de função. Apague a célula F2 e clique em Fórmula Inserir Função Podemos procurar uma função pelo nome ou então pela categoria. Localize a função SE, selecione e clique OK. Preencha com os dados abaixo e clique OK. Todas as funções do Excel podem ser inseridas utilizando a janela Inserir Função. A vantagem é que pode-se verificar se o resultado está sendo calculado corretamente ou não. Trabalhando com mais de uma planilha Normalmente fazemos os cálculos na mesma planilha em que estamos trabalhando. Mas pode ser necessário utilizar um valor que esteja armazenado em uma célula localizada em outra planilha. Para isto precisamos saber como recuperar este valor. Veremos então como trabalhar com mais de uma planilha. Digite a planilha 9
Funcionário Janeiro Fevereiro Março Marta 450 500 550 Ana 500 650 500 Gilberto 550 500 500 Miguel 450 450 400 Rafaela 400 300 450 Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Renomeie para vendas2006 Agora copie a mesma planilha para uma outra. Pode-se fazer isto dando um clique direito na planilha e escolhendo Mover ou copiar... Na janela que surge marque a opção Criar uma cópia e clique Ok. Renomeie esta nova planilha para vendas2007 e altere alguns dos valores de vendas. Agora numa outra planilha coloque os seguintes valores Soma Marta 2006 Soma Marta 2007 Total Marta Colocamos agora a seguinte fórmula na célula A2 =vendas2006!b2 + vendas2006!c2 + vendas2006!d2 e ao teclarmos <Enter> teremos o resultado da soma das vendas em janeiro, fevereiro e março de 2006 da Marta. Colocamos agora a seguinte fórmula na célula B2 =vendas2007!b2 + vendas2007!c2 + vendas2007!d2 e ao teclarmos <Enter> teremos o resultado da soma das vendas em janeiro, fevereiro e março de 2007 da Marta. Colocamos agora a seguinte fórmula na célula C2 =B2 + C2 e ao teclarmos <Enter> teremos o resultado da soma das vendas em 2006 e 2007 da Marta. Observamos então que para acessarmos o conteúdo de uma célula em outra planilha precisamos do nome da planilha seguido do caracter! e depois a célula que ser quer utilizar. SOMASE Soma um intervalo de células de acordo com uma condição. Digite a seguinte planilha: 10
Cód Artista Cidade Preço 35 Skank Campo Grande 25,00 40 Jota Quest Vitória 24,00 52 Jota Quest Recife 28,00 13 Skank Recife 28,00 54 Titãs Vitória 25,00 34 Jota Quest Campo Grande 23,00 65 Titãs Campo Grande 25,00 Soma Preços Campo Grande Soma Preços Jota Quest Vamos primeiramente calcular a soma dos preços da cidade de Campo Grande. Posicione na célula D10 Clique em Fórmula Inserir Função Localize e escolha a função SOMASE. A janela com os argumentos da função SOMASE é exibida a seguir Intervalo: é o intervalo de células que se quer calculado. Critérios: é a condição que define quais células serão adicionadas. Intervalo_soma: é o intervalo de células a serem somadas. Para o nosso exemplo vamos preencher da seguinte forma: Intervalo: C2:C8 Critérios: Campo Grande Intervalo_soma: D2:D8 Clique OK para terminar. Para calcularmos a soma dos preços para Jota Quest na célula D11 devemos seguir os mesmos passos. Na janela dos argumentos da função vamos preencher: 11
Intervalo: B2:B8 Critérios: Jota Quest Intervalo_soma: D2:D8 E a nossa planilha fica assim: Cód Artista Cidade Preço 35 Skank Campo Grande 25,00 40 Jota Quest Vitória 24,00 52 Jota Quest Recife 28,00 13 Skank Recife 28,00 54 Titãs Vitória 25,00 34 Jota Quest Campo Grande 23,00 65 Titãs Campo Grande 25,00 Soma Preços Campo Grande 73,00 Soma Preços Jota Quest 75,00 CONT.SE Esta função calcula o número de células não vazias em um intervalo e que corresponde a uma determinada condição. Veja no exemplo abaixo que queremos saber o número de alunos com média maior ou igual a 7. Digite a planilha abaixo: Aluno Nota 1 Nota 2 Média Ana 6 8 7 Michele 8 7 7,5 Nilza 4 3 3,5 Olavo 6 8 7 Pedro 7 5 6 Num alunos MÉDIA >=7 Posicione na célula D7 e clique em Fórmula Inserir Função Surge a janela Argumentos da função. 12
Intervalo: é o intervalo de células no qual deseja-se contar e que não estão em branco. Critérios: é a condição que define quais células serão contadas. Preencha da seguinte forma: Intervalo: D2:D6 Critério: >=7 Clique OK para terminar. A planilha fica da seguinte forma: Aluno Nota 1 Nota 2 Média Ana 6 8 7 Michele 8 7 7,5 Nilza 4 3 3,5 Olavo 6 8 7 Pedro 7 5 6 Num alunos MÉDIA >=7 3 Exercício. Digite a seguinte planilha e utilize as funções SOMASE e CONT.SE para encontrar os resultados. Funcionário Salário Desconto Cargo Isabel 500,00 5% Administração Marcos 600,00 5% Analista Regina 700,00 5% Secretária Sílvio 600,00 10% Analista Moisés 800,00 10% Gerente Roberta 400,00 10% Auxiliar Soma salário func. ="ANALISTA" Num. de func. Com 10% de desconto Exercício Digite a seguinte planilha e utilize a função CONT.SE para encontrar o resultado. Código Peça Qtd. Preço 560 pastilha de freio 5 20,00 870 bobina 6 8,00 motor de 941 arranque 5 50,00 968 carburador 3 35,00 789 válvula de óleo 3 12,00 985 lanterna traseira 20 20,00 13
741 lanterna dianteira 20 22,00 120 retrovisor 4 25,00 875 jogo de velas 5 18,00 Total 210,00 Num. Peças > 20,00 Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Formatação condicional Em alguns momentos podemos querer que as nossas células recebam uma formatação através de uma determinada condição, como por exemplo, deixar as células com notas de alunos que obtiveram média maior ou igual a 7 na cor verde. Digite a seguinte planilha Aluno Nota 1 Nota 2 Nota 3 Média Marta 5 6 9 Miguel 4 8 Roberta 7 6 Simone 6 9 7 Vânia 7 3,5 9,8 Sérgio 6,5 8,4 7,6 Manoela 4 9,4 8,4 Sandra 7,4 7,9 8,4 Leopoldo 4 7 Sandro 2 6 5 Michel 6 8 Maria 4 6,8 4,6 Jorge 9,4 7,4 8,3 Lauro 8,6 4,5 7,6 A média podemos calcular posicionando na célula E2 e digitando a função =MÉDIA(B2:D2) ou então clicando à direita do botão Soma e escolhendo a função média. Para calcular as médias logo abaixo basta clicar no canto inferior direito da célula e arrastar para baixo. Selecione o intervalo E2:E15 e clique em Formatação Condicional Nova regra Surge a seguinte janela Escolha em tipo de regra: Formatar apenas células que contenham 14
Preencha da maneira que está na figura acima e clique em formatar... Na janela Formatar células vamos escolher a cor da fonte para verde e clicar no botão OK. Clique novamente no botão Ok para terminar a formatação condicional. Podemos aplicar mais de uma condição no intervalo selecionado. Selecione novamente o intervalo E2:E15 e repita os passos acima colocando menor do que 7 e formatando a cor da fonte da célula para vermelho. ANOTAÇÕES 15
Filtro Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Filtrar é uma maneira rápida e fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados em um intervalo. Um intervalo filtrado exibe somente as linhas que atendem aos critérios (critérios: condições que você especifica para limitar os registros que devem ser incluídos no conjunto de resultados de uma consulta ou de um filtro) especificados para uma coluna. Código Nome Sobrenome Cidade Salário 2432 Elias Silva Campo Grande 440 6578 Ernani Saraiva Três Lagoas 400 6576 Francisco Melgado Dourados 700 5654 Isadora Souza Ponta Porã 460 4354 Joana Fohn Campo Grande 600 7645 Jonas Ferreira Ponta Porã 450 8976 Laura Silva Porto Murtinho 600 6543 Lauro Moreira Bonito 800 1343 Mateus Silva Três Lagoas 750 4532 Mauro Medeiros Camapuã 800 6576 Michel Dias Bonito 600 2435 Miguel Sutil Campo Grande 450 4533 Roberto Alves Campo Grande 800 3213 Ruth Sobrinho Dourados 550 2354 Silvia Araújo Bonito 550 5465 Solange Santos Bonito 450 1324 Thiago Santos Dourados 530 Selecione toda a planilha e clique em Dados Filtro A planilha fica da seguinte forma Surgiram em cada coluna menus suspensos os quais também chamamos de drop-down pois eles abrem para baixo. Estes menus são os filtros que podemos utilizar para exibirmos apenas as células que nos interessa. Por exemplo, se clicarmos no menu referente a coluna Cidade poderemos escolher apenas as linhas da planilha que correspondem a cidade de Campo Grande. 16
E a nossa planilha fica assim: Se quisermos exibir todos os dados novamente vamos em Dados Filtro Com o recurso de filtro podemos também utilizar as condições E e OU para exibir resultados como por exemplo: exibir os dados cujos salários sejam maior que 500 e menor que 800. Clique no menu correspondente a coluna Salário e escolha Filtros de números Personalizar filtro... Surge a seguinte janela: No primeiro menu do salário escolha a opção é maior do que Ao lado direito escolha o valor 500. Caso não exista o valor pode-se digitar. Deixe marcado a opção E. No menu abaixo a opção E escolha a opção é menor do que e ao lado escolha ou digite o valor 800 Clique OK para terminar. E ficamos com os seguintes dados: 17
Exercício 1 Utilizando auto filtro: Selecione os funcionários com sobrenome Santos. Selecione os funcionários da cidade Dourados. Selecione os salários maiores que 600. Exercício 2 Digite a seguinte planilha Empresa Origem Destino Dt. Embarque Preço Andorinha Campo Grande Cuiabá 5/2/2007 80 Motta Cuiabá Campo Grande 1/2/2007 85 Eucatur Bonito Corumbá 1/6/2006 50 Gontijo Campo Grande Dourados 4/5/2007 65 Andorinha Bonito Vilhena 3/10/2007 120 Eucatur Corumbá Curitiba 20/5/2007 250 São Luiz Corumbá Campo Grande 12/5/2007 60 Queiroz Campo Grande Ponta Porã 2/4/2007 35 Andorinha Dourados Campo Grande 21/4/2007 70 Queiroz Campo Grande Ponta Porã 21/5/2007 32 Queiroz Ponta Porã Campo Grande 20/5/2007 35 Utilize o recurso de AutoFiltro para: Selecionar os dados referentes aos ônibus que são da empresa Queiroz Selecionar os dados referentes aos ônibus que são da empresa Andorinha e com preço maior que 70 ANOTAÇÕES 18
Construindo gráficos Apostila de Excel 2007 Breno Damasceno Um gráfico é uma representação visual de um conjunto de valores. O Excel permite que construamos um gráfico de maneira simples e rápida com o uso do assistente de gráfico. Digite a seguinte planilha Aluno Nota 1 Nota 2 Nota 3 Moisés 5 6 5 Mariana 5,5 4 6 Silmara 4 5 8 Joana 8 2 8 Rafael 7 5 8 Juliano 8 8 5 Rafaela 6 6 8 Sílvia 6 2 9 Renata 5,5 1 5 Selecione todo o intervalo de valores (A1:D10) e clique em Inserir Colunas e escolha um tipo. Em nosso exemplo escolheremos Colunas agrupadas que é a primeira opção da imagem abaixo. 19
Após a escolha surge o gráfico: Para colocar o título do gráfico e os textos dos eixos das categorias e valores utilizamos a guia Design da barra de ferramentas de gráfico. Clique no botão Mais e escolha Layout 9. Digite Notas de informática em Titulo, Alunos no eixo das categorias (horizontal) e Notas no eixo dos valores (vertical). 20