FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento PO-IPN-0101.04 Revisão 02 Data 15/08/2016 Título Assessoria de Comunicação Institucional ACI Classificação Ostensivo n o de páginas 03 n o de anexos 01 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Elaborado Responsáveis das áreas do SCI SCI 08/08/16 Analisado Tereza Cristina Salvetti CQAS 11/08/16 Aprovado Afonso Rodrigues de Aquino ACI 12/08/16 Data 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data Intranet Todos IPEN 15/08/16 4) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento PG-IPN-0101 Organização Título FM-IPN-0503-01 V3 1 de 2
FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 13/05/2011 Implantação do documento no SGI do ipen 01 17/11/2015 Adequação do documento, conforme procedimentos de Gestão de Documentos, atendendo ao plano de ação corretiva de não conformidade apontada na auditoria interna. Atualizadas siglas, documentos de referência, título de documentos. Também foi atualizado título do documento. 02 12/08/2016 Substituição da sigla SCI ou ACI. FM-IPN-0503-01 V3 2 de 2
1 Objetivo O objetivo deste procedimento é descrever a organização interna da Assessoria de Comunicação Institucional (ACI) do ipen e respectivas responsabilidades e atribuições. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao ipen. 3 Definições e Abreviaturas Para efeito deste procedimento são aplicáveis as definições e abreviaturas do LT-IPN-0501.01 e LT-IPN-0501.02. 4 Documentos de Referência LT-IPN-0501.01 LT-IPN-0501.02 5 Procedimento Lista de Definições Usadas no SGI Lista de Siglas Relacionadas à Organização A Direção do ipen instituiu a Assessoria de Comunicação Institucional ACI tendo como objetivos gerais: Intensificar a divulgação do ipen junto aos diferentes públicos, Elevar a auto-estima dos funcionários do ipen, Popularizar no ipen o uso das tecnologias da informação e comunicação, Assessorar a Superintendência nas questões de comunicação. Há ainda o objetivo específico de estruturar as atividades relacionadas com comunicação empresarial, assessoria de imprensa, marketing empresarial e relações institucionais. 5.1 Organização Para condução das atividades, a ACI está organizada com as seguintes áreas de atuação: comunicação, assessoria de imprensa, marketing e relações institucionais, conforme organograma apresentado no Anexo 1. 5.2 Responsabilidade e Autoridade Áreas de atuação Comunicação Responsabilidade e Autoridade Cerimonial trabalho de Mestre de Cerimônia incluindo: montagem de mesas nas solenidades do ipen, anúncio dos presentes, recepção de autoridades. Eventos Internos organização de eventos para o público interno: dia das mães, dia da mulher, open house, etc. Organização do aniversário do ipen. Encaminhamento das perguntas dirigidas à página do ipen para resposta dos nossos especialistas. Acompanhamento de visitas de estudantes e entidades de classe. Atualização de partes do site do ipen: notícias. Divulgação dos comunicados de interesse da superintendência. 1 de 3
Áreas de atuação Assessoria de Imprensa Marketing Relações Institucionais Responsabilidade e Autoridade Preparação de concorrências na área de audiovisuais. Elaboração de convites para autoridades. Elaboração de calendário de eventos. Preparação de diferentes Kits para públicos segmentados. Organização de eventos para divulgação de projetos importantes. Elaboração do informativo Órbita. Acompanhamento de jornalistas durante as coberturas no ipen. Acompanhamento de pesquisadores durante entrevistas. Preparação de pesquisadores para entrevistas. Monitoramento do ipen na mídia. Atualização de partes do site ipen (IPEN na mídia). Organização de coletivas. Prospecção de oportunidades de ocupação de espaço na mídia. Planejamento do Comitê Gestor de Crise. Preparação de releases para mídia especializada. Convidar jornalistas para visitas monitoradas pelo ipen. Pesquisas de opinião sobre imagem, marca, grau de satisfação, etc. Criação de identidades visual, sonora, slogan, etc. Criação de embalagens e material de comunicação. Participação em feiras, exposições, seminários, etc. Análise e interpretação de pesquisas. Colaboração na elaboração dos Relatórios Oficiais do ipen: Informe IPEN, Progress Report, Relatório Anual de Atividades, etc. Criar, consolidar e fortalecer redes de relacionamento com as instituições mais próximas, Eletronuclear, INB, CTMSP, Institutos da CNEN, Institutos do MCT, Institutos do GESP, ABBMN, etc. Consolidar o nome do IPEN no setor empresarial Estabelecer parcerias Aprender com as empresas líder (setor de comunicação e gestão)* Ampliar e fortalecer a network ipen Ampliar os espaços de divulgação científica Melhorar continuamente a imagem institucional Associar o nome do ipen ao de empresas com grande credibilidade 6 Anexos Anexo 1 - Estrutura organizacional da ACI 2 de 3
Anexo 1 - Estrutura organizacional da Assessoria de Comunicação Institucional Coordenação Comunicação Assessoria de Imprensa Marketing Relações Institucionais 3 de 3