HISTÓRICO DAS REVISÕES

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1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO Página 1 de 8 HISTÓRICO DAS REVISÕES REVISÃO DATA DESCRIÇÃO 00 06/02/2015 Emissão inicial 1. OBJETIVO Estabelecer uma sistemática de gestão da comunicação organizacional. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Inspetoria São João Bosco. 3. RESPONSABILIDADES RESPONSÁVEL ATIVIDADES Delegado do SSCS Alinhar as diretrizes e linhas de atuação; Zelar para que as produções mantenham o carisma e filosofia de instituição. Coordenador Executar estes procedimentos. Profissionais referências comunicação e/ou de Executar os procedimentos da área de gestão da comunicação organizacional. (unidades da ISJB) 4. DEFINIÇÕES Briefing: é um conjunto de informações (como prazo, escopo objetivo) coletadas em um formulário, para o desenvolvimento de um trabalho. Eventos institucionais: eventos que tem a perspectiva de promover a instituição e a sua marca junto aos seus públicos. São exemplos destes eventos: posses, inaugurações de novas sedes, open house (quando a instituição abre as portas para seus parceiros), abertura de congressos e atividades afins, exposição, feiras,

2 Página 2 de 8 recepção de convidados especiais (líderes religiosos, representantes de organizações parceiras, etc). Follow-up: termo em inglês que significa acompanhar ou fazer acompanhamento. Entre as várias formas de fazer o acompanhamento das atividades em execução e seus responsáveis, utiliza-se uma planilha do Excel ou Project (ambos programas do Microsoft Office). ISJB: Inspetoria São João Bosco. Media training: é um processo de treinamento dos porta-vozes da instituição com o objetivo de aperfeiçoar sua capacidade de se relacionar com os jornalistas na hora das entrevistas e/ou debates públicos. Núcleo de Comunicação: profissionais de comunicação que atuam no Centro Inspetorial, em prol de toda a Inspetoria São João Bosco. Público externo: pessoas e grupos que não possuem vínculo direto com a ISJB. Ex.: parceiros em potencial, ex-salesianos/colaboradores, jovens, etc. Público interno: salesianos e colaboradores. SSCS: Sistema Salesiano de Comunicação Social 5. REFERÊNCIAS Manual de comunicação e identidade visual da ISJB, (ISJB, 2012); 6. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO Gestão da comunicação organizacional é zelar para que as atividades de comunicação da instituição sejam concebidas de maneira eficaz e eficiente, alinhadas com a missão e valores da ISJB.

3 Página 3 de 8 Compete aos profissionais da área: Planejar e executar: a) Alinhar demandas, expectativas e necessidades da unidade com os salesianos e gestores em relação à comunicação e marketing; b) Organizar as atividades e construir uma linha de atuação de acordo com o item anterior e baseado nas diretrizes do Manual de Comunicação da ISJB (2012): i) Relacionamento; ii) Reconhecimento; iii) Relevância; iv) Reputação. c) Ajustar as ações com o planejamento financeiro. i) Na ISJB o planejamento econômico financeiro é para o triênio e a revisão acontece anualmente no primeiro semestre. d) Coordenar, acompanhar e executar as atividades propostas no planejamento Gerenciar a comunicação organizacional: Eventos institucionais (ver definição de eventos institucionais : item 4). a) Nas solicitações para a organização de um evento institucional, enviar ao requerente o briefing para ser respondido; i) O briefing é um instrumento que auxilia o entendimento da solicitação e servirá para quantificar os atendimentos da área. b) Analisar a necessidade e a viabilidade do evento de acordo com o seu objetivo e público de interesse; c) Criar um follow-up para acompanhar a execução das atividades. i) Entre as atividades, é necessário considerar ações pré, durante e pós evento. d) Após o evento, fazer uma breve avaliação com os requerentes para aferir as metas e objetivos. e) Gerar relatório baseado no briefing e produto desenvolvido Posicionamento na mídia (porta-voz).

4 Página 4 de 8 a) Atender as solicitações de veículos de comunicação de forma ágil e alinhada com os salesianos e gestores. i) Mídia impresso: construir uma informação objetiva e clara de acordo com o alinhamento dos gestores da unidade. ii) Mídia áudio visual: (1) Apontar, junto com os gestores, a pessoa indicada para representar a instituição. (2) Realizar o media training (ver definição no item 4) com o porta voz Gerenciamento da marca (imagem da marca). a) Identificar, junto aos públicos da instituição, qual a percepção sobre a imagem da marca (o que o público entende sobre a instituição por meio da sua marca). i) Caso a leitura não esteja alinhada com o escopo de atuação da instituição, promover ações de relacionamento e marketing para alterar esta percepção (vide diretrizes de comunicação em Manual de Comunicação da ISJB). b) Promover, sistematicamente, ações de comunicação e marketing para reforçar a marca junto aos públicos de interesse. Ex.: i) Realizar eventos de open house (quando a instituição abre as portas para seus parceiros). ii) Realizar propagandas institucionais (propagandas com a intenção de apresentar e/ou reforçar a marca e a imagem da instituição, sem, necessariamente, vender algo) iii) Promover atividades de assessoria de imprensa junto à imprensa local e regional. c) Atuar de maneira preventiva e corretiva em crises para que estas não afetem a marca e a instituição. i) Prevenção: Atentar-se para fatos que possam gerar problemas para a instituição (ex.: salesianos e gestores que não são bem acolhidos pelos públicos; pessoas que publicam informações negativas sobre a instituição nas mídias; atitudes de colaboradores que são contrárias aos valores da instituição). (1) Alertar os gestores sobre este fato e indicar soluções (2) Informar aos gestores da mantenedora e ao núcleo de comunicação o fato e as providências tomadas.

5 Página 5 de 8 ii) Correção: (1) Informar aos gestores da mantenedora e ao núcleo de comunicação o fato e criar um plano de ação para a correção. (2) Entender o contexto do problema (escutar as partes envolvidas); (3) Informar aos gestores as causas do problema e sugerir uma linha de atuação (publicações de notícias e posicionamento nas entrevistas e apresentações); (4) Publicar informações claras e objetivas para os envolvidos, demonstrando atenção e seriedade na resolução dos problemas; (5) Sempre publicar informações verdadeiras. Uma informação falsa pode agravar a crise. (6) Monitorar a crise de modo a conter e diminuir de forma sistemática Gerenciar a comunicação interna: Informações: a) Alinhar com o diretor salesiano, gestores a linha e o tipo de informações a serem publicados para os colaboradores. i) Participação do setor de Recursos Humanos (RH): (1) Para o Centro Inspetorial o setor de RH deverá ser considerando para a consulta e discussões sobre a atuação na comunicação interna (2) Para as unidades, o RH pode ser consultado sob avaliação dos gestores de acordo com a necessidade do posicionamento e comunicados. b) As informações a serem veiculados para os colaboradores devem seguir a seguinte prioridade: ii) Notícias e informações sobre os processos administrativos que tenham relação direta com o colaborador (ex.: acordos trabalhistas, informações sobre benefícios, informações sobre o uso de uniforme e/ou crachás, etc); iii) Notícias e informações sobre eventos e acontecimentos na unidade (ex.: Festa da Família/colaboradores) iv) Notícias e informações sobre a Congregação e a Família Salesiana (ex.: anúncio sobre a Estreia apresentada pelo Reitor-mor, eventos dos grupos da Família Salesiana, etc);

6 Página 6 de 8 v) As notícias e informações particulares (convites de casamento, doações de sangue e outras) deverão ser avaliadas pela gestão. vi) Propagandas de serviços e produtos de colaboradores e de terceiros não poderão ser veiculadas pela unidade. c) Alinhar a criação do conteúdo (texto e fotos) de acordo com a área e/ou profissionais da área de gestão da informação d) As informações devem ser divulgadas pelos veículos internos utilizados pela unidade. A saber: i) Jornal impresso (afixado nos murais) ii) Cartazes (afixados nos murais) iii) Intranet (via web) iv) Observação: Podem haver outros meios ou recursos de comunicação adequados de acordo com o perfil do público e da mensagem Campanhas (internas): a) As campanas internas, com o objetivo de apresentar uma ideia/conceito ou mobilizar os colaboradores para alguma meta ou ação, devem ser alinhadas com o diretor salesiano e gestores, e também com o setor de RH. i) Verificar qual o objetivo da campanha; ii) Avaliar o período de vigência (um dia, uma semana, um mês, etc.) iii) Avaliar e propor meios e ações para o desenvolvimento da campanha (mobilização por meio de eventos, cartazes informativos, reuniões sistemáticas, etc); b) Após a campanha, avaliar, junto com os gestores, a eficácia das ações Marketing Marketing institucional (Reforçar a imagem, a marca e o propósito da instituição junto aos seus públicos e sociedade) a) Alinhar com o diretor salesiano e gestores qual será a linha ou ideia que nortearão as ações e/ou campanhas (ex.: novos rumos para o colégio, o melhor colégio da região, aprendizagem com seriedade, um mundo melhor em nossas mãos, etc.). b) O tempo de permanência das ações/campanha deverá ser definido pela equipe (salesiano, gestores e profissionais de comunicação).

7 Página 7 de 8 i) Considerando que as ações e campanhas do marketing institucional visam apresentar ou reforçar um conceito, recomenda-se um tempo razoável de aproximadamente um semestre para o desenvolvimento das ações. c) Após definir o conceito e o tempo, desenvolver um plano de ação considerando atividades diferenciadas de acordo com os públicos. Ex.: Conceito Público Atividades Um mundo melhor em nossas mãos Um mundo melhor em nossas mãos Os melhores professores estão aqui Alunos do ensino fundamental; Usuários das unidades sociais. Colaboradores Pais de alunos; Clientes em potencial Desenvolver uma peça de teatro para apresentar o conceito de forma lúdica e divertida. Cartazes e informativos nas áreas comuns; Alterar o papel de parede dos computadores Outdoor na porta do colégio com a mensagem. Camisa para os colaboradores que ficam em contato com o público externo. Folder com a mensagem do colégio para os pais. d) Alinhar o custo das ações de acordo com o planejamento financeiro da unidade. e) Após o prazo estabelecido, avaliar, junto com a gestão, a eficiência das ações Marketing promocional (Apresentar a instituição e seu diferencial com o objetivo de vender, angariar novos clientes ou parceiros) a) Alinhar com o diretor salesiano e gestores qual será a linha ou ideia que nortearão as ações e/ou campanhas (ex.: Estude com os melhores, O Colégio que mais aprova, Somos o melhor parceiro para a sua aprendizagem, etc). b) O tempo de permanência deverá ser definida pela equipe (salesiano, gestores e profissionais de comunicação).

8 Página 8 de 8 i) Considere o tempo de acordo com os objetivos da campanha. Ex.: para os colégios, as campanhas promocionais (de matrícula) devem durar o período de matrículas. c) Após definir o conceito e o tempo, desenvolver um plano de ação considerando atividades diferenciadas de acordo com os públicos. Ex.: Conceito Público Atividades Estude com os melhores Somos o melhor parceiro para a sua aprendizagem Clientes em potencial Parceiros em potencial Outdoor nas imediações do colégio; Kit promocional (bolsa, folder, chaveiro, boné, etc.) para as pessoas que visitarem o colégio. Estruturar uma sala de matrícula, onde os pais possam ser recebidos de maneira acolhedora e rápida. Convidar as empresas para um Café com a instituição no convite, enviar uma lembrança, um presente; Outdoor próximo a instituição; d) Alinhar o custo das ações de acordo com o planejamento financeiro da unidade. e) Após o prazo estabelecido, avaliar, junto com a gestão, a eficiência das ações. 7.REGISTROS APLICÁVEIS Relatório; Indicadores; Briefing ELABORAÇÃO APROVAÇÃO Coordenador de Comunicação e Marketing Delegado SSCS Data: 20/01/2015 Data: 02/03/2015 Nome: Guilherme Tell Barbosa Silva Nome: Ir. Cledson Rodrigues