Mapeamento de demandas e propostas

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1 Mapeamento de demandas e propostas

2 1. Comunicação Institucional 1.1. Assessoria de Imprensa - cobertura jornalística de eventos e atividades institucionais; - em média três coberturas diárias de atividades externas em setores e unidades acadêmicas. - produção de sugestões de pauta e produção de releases; - em média, de 8 a 10 releases diários de atividades institucionais. - atendimento das demandas da imprensa (textos, fotos, entrevistas neste último caso, mapeando a fonte correta para cada demanda apresentada); - atendimento de aproximadamente 5 solicitações diárias da imprensa regional, seja para marcar entrevistas, produzir informações ou especiais, fotografias, além de solicitações dos veículos estaduais e nacionais (ex. Guia das Profissões para O Nacional). *Salienta-se que há inúmeros pedidos para coberturas de outros eventos, como palestras e semanas acadêmicas por ex., que não são realizadas.

3 1. Comunicação Institucional 1.1. Assessoria de Imprensa - atendimento das demandas vinculadas à Reitoria; - cobertura jornalística de eventos cotidianos e produção de textos especiais relativos ao gabinete do reitor e vice-reitorias (demanda diária de, em média, dois textos). - organização de coletivas e lançamentos de campanhas e eventos; - são dois lançamentos anuais de vestibular, lançamento de campanha de pósgraduação e outras campanhas institucionais, além de atendimento à imprensa e eventos em que a UPF é promotora juntamente com outras instituições (ex: Agrotecno Leite). -cabe a este setor a organização de toda a estrutura da Sala de Imprensa para o dia do Vestibular e Sala de Imprensa para eventos como a Jornada de Literatura, por ex. - solicitações por Diariamente, a equipe recebe pelo [email protected] entre 15 e 20 solicitações, seja por parte da comunidade interna ou da imprensa regional.

4 1. Comunicação Institucional 1.1 Assessoria de Imprensa: - organização do Clipping institucional (realização de consulta diária, análise, montagem de pasta e arquivo online de notícias veiculadas sobre a UPF); Diariamente são verificados os jornais Diário da Manhã, O Nacional, Zero Hora, Correio do Povo, Jornal do Comércio, Folha de S.Paulo e sites locais, regionais, estaduais e nacionais, além de jornais semanais da região. As matérias são contabilizadas, escaneadas e postadas no site da UPF para consulta. Em 2009, por exemplo, contabilizamos: * textos publicados em jornais da região, estado e país; * ,4 cm/col obtidos em publicações impressas; * R$ ,12 obtidos em exposição da marca sem precisar investir em propaganda (nos veículos impressos em que é feito o clipping) de acordo com tabela comercial de cada veículo mídia espontânea;

5 Proposições: 1. Comunicação Institucional 1.1 Assessoria de Imprensa: - Que a equipe possa fazer a prospecção e o planejamento para a exposição da marca. Ex: ampliar a divulgação de projetos de pesquisa/extensão. - envio do clipping semanalmente aos diretores de unidades e campi; - criação de um guia de fontes da UPF: em razão da quantidade de entrevistas solicitadas diariamente, necessita-se conhecer a especialidade dos professores pesquisadores para realizar a indicação correta para as demandas de entrevista dos jornalistas/radialistas. - atualização do mailing-list de jornalistas e de veículos de comunicação locais, regionais, estaduais e por editorias (cultura, saúde, educação, rural...); - integração das atividades da Assessoria de Imprensa com as agências experimentais de Rádio e TV e de Jornalismo; - integração e fortalecimento da relação com a UPFTV e as rádios da UPF, além da Editora.

6 1. Comunicação Institucional 1.2 Núcleo Editorial - fortalecer a imagem da Universidade com publicações específicas para os diferentes públicos: - planejar e organizar toda a distribuição das publicações. - Produção do UPF Jornal: editado 3 vezes ao ano com 5 mil exemplares cada. Não tem conteúdo direcionado e é distribuída pela própria Assessoria de Imprensa a professores, alunos, funcionários e comunidade externa. Proposições: - Oferecer publicações distintas a cada público. Para tanto, a demanda inicial constitui-se em uma pesquisa junto aos diferentes públicos a respeito de qual meio e que tipo de mensagem deve ser editado/produzido por este Núcleo. - Revista UPF (caráter externo) demanda futura - blog/ jornal mural/ especial para os estudantes demanda futura. - a AgexPP deve estar integrada a este trabalho (organização da distribuição dos materiais).

7 1. Comunicação Institucional 1.3 Comunicação interna - edição do Newsletter Destaques UPF; -produção, edição e envio de três Newsletters por semana, com conteúdos distintos para cada público interno (professores, alunos e funcionários). Somente no ano 2010 já foram mais de 240 newsletters (até o momento). Proposições: - fortalecer a imagem da Universidade com publicações específicas para a comunidade interna, diferenciada para cada público (professores, alunos e funcionários); - aproximar o setor de comunicação dos diretores e coordenadores de curso; - Integração com o setor de Relações Públicas para ações específicas de comunicação interna.

8 1. Comunicação Institucional 1.4 Conteúdo Multimídia - produção de fotos jornalísticas pela AI para os canais de divulgação institucional (site, jornais, revista...); - produção de conteúdos audiovisuais pela AgexRTV e AgexPP. - cobertura fotográfica de atividades institucionais variadas; - Integração de conteúdos audiovisuais produzidos pelos diferentes setores. Proposições: - setor deverá atender às demandas de produção de áudio, vídeo e foto (jornalísticas e publicitárias, para as diferentes demandas); - organizar um amplo arquivo fotográfico da UPF; - criar um Banco de conteúdos multimídia para o site da UPF e outros sites institucionais.

9 2. Relações Públicas 2.1. Assessoria a eventos - organizar ou oferecer apoio operacional e logístico aos eventos da instituição (cerimonial, protocolo, organização do espaço...); Demanda atual A UPF conta com eventos diários: semanas acadêmicas, congressos, seminários, palestras, formaturas, lançamento de eventos, etc. Atividades de grande porte, como Vestibular, Recepção Acalourada e Jornada de Literatura necessitam de apoio especial. Além disso, disponibiliza a estrutura para eventos nos mais variados segmentos. Proposições: - assessorar a representação da instituição em eventos externos; - representar a Universidade em compromissos oficiais, mediante designação; - trabalhar em conjunto com a coordenação de extensão da UPF; -trabalhar em parceria com o Setor de Informações Institucionais;

10 2. Relações Públicas 2.2. Comunicação com públicos interno e externo Existe uma única ferramenta de comunicação interna que é o Newsletter Destaques UPF. Ações específicas de comunicação e relacionamento não são desenvolvidas (nem com público interno e nem com ex-alunos, por ex.). Proposições: - promover ações de relacionamento com o público interno e externo; - promover ações de relacionamento com ex-alunos da instituição (atualmente a UPF não mantém banco de dados de ex-alunos para promover atividades de relacionamento); - manter um canal de comunicação constante com outras Universidades; - estreitar as relações da Universidade com órgãos públicos, empresas e lideranças políticas; - organizar o Tour UPF.

11 3. Comunicação Digital 3.1. Sites institucionais e intranet - gerenciamento de conteúdos no site institucional da UPF, sites de vestibulares, site de pós-graduação, sites dos campi, etc. (produção de conteúdo permanente e cadastro de todos os conteúdos produzidos pelo setor de Comunicação Institucional) O atual site foi colocado no ar no segundo semestre de 2008, porém, necessita urgente de reformulação de conteúdo, tecnologia e visual. Quanto ao conteúdo, faz-se somente a atualização de informações, na medida em que elas são comunicadas à Assessoria de Imprensa. Hoje, em razão do sistema adotado, fica inviável, por nós, a colocação de fotos, tabelas, gráficos no site, com exceção do sistema de notícias. Todo o conteúdo é produzido e alterado no sistema pela Assessoria de Imprensa. A parte gráfica do site está a cargo do Setor Web e Divisão de Marketing. O sistema utilizado para o site é um software livre, o Joomla.

12 3. Comunicação Digital 3.1. Sites institucionais e intranet - Desenvolvimentos de sites de campanhas institucionais O site do vestibular tem três atualizações por ano: para cada novo processo seletivo é produzido novo conteúdo, de acordo com as especificações de edital. No restante do tempo, o site permanece apenas com conteúdo institucional. O conteúdo é produzido pela Assessoria de Imprensa e a parte gráfica é feita em parceria entre Setor Web e Marketing. As alterações na parte destinada aos cursos de pós-graduação Lato sensu são feitas pela Assessoria de Imprensa, mediante encaminhamento do conteúdo pelos coordenadores dos cursos (e via Divisão de Pós-Graduação). O conteúdo dos sites Stricto sensu é atualizado pelas próprias coordenações.

13 3. Comunicação Digital 3.1. Sites institucionais e intranet - atualização de conteúdos da intranet (documentos como Ordens de Serviço ou Instruções Normativas, atualização do Calendário Acadêmico, etc..); - diariamente é necessário alterar conteúdos da intranet (incluir ou substituir documentações). - desenvolvimento de CD-ROMs solicitados (anais de congressos, seminários, etc..) - com o fechamento da Gráfica, aumentou sobremaneira a demanda por CD-ROMs de anais de congressos.

14 Proposições: 3. Comunicação Digital 3.1. Sites institucionais e intranet - desenvolvimento de sites institucionais e/ou reformulações a partir de campanhas institucionais propostas e desenvolvimento de produtos subsequentes às campanhas, como banners; - desenvolvimento de uma política para gerenciamento dos sites de unidades, cursos (atualmente não existe um padrão para os sites institucionais, nem de visual e nem em termos de conteúdo); - desenvolvimento de sites especiais para os campi, com conteúdos focados na realidade local;

15 Proposições: 3. Comunicação Digital 3.1. Sites institucionais e intranet - estabelecer uma política para o desenvolvimento de hot sites. Ex: de eventos; - reformulação da intranet (avaliação de todo o conteúdo desenvolvido atualmente e fortalecimento da intranet como canal de comunicação interna); - organização de uma política para o desenvolvimento de CD-ROMs na instituição; - desenvolvimento de CD Card.

16 3. Comunicação Digital 3.2. Mídias Sociais A UPF mantém um twitter (VestibularUPF). Em 9 de agosto foi verificado que a última atualização datava de mais de um mês atrás. Existe uma comunidade denominada UPF com 9728 membros, criada em 2004 e que pertence a Aline de Campos. A UPF não tem perfil no Orkut, não tem Facebook, não tem um canal noyoutube. Proposições: - desenvolvimento de uma política e de ações específicas para gerenciamento das redes sociais da instituição; - gerenciamento de informações em todas as redes sociais da Universidade; - promoção de campanhas internas que motivem a comunidade interna a se integrar e a participar das mídias sociais.

17 4. Publicidade e Propaganda 4.1.Publicidade e propaganda - desenvolver campanhas institucionais e educativas de divulgação da instituição; - gerenciamento de contratos de mídia com veículos de comunicação; - relacionamento comercial com os veículos de comunicação; - assessorar as unidades no que diz respeito às políticas e ações de comunicação.

18 4. Publicidade e Propaganda 4.2. Design Gráfico - Repensar e gerenciar a marca UPF; - Desenvolver e manter um Manual de Identidade Visual; - projeto gráfico e editoração dos materiais produzidos pelo Núcleo Editorial de Comunicação Institucional; - gerenciamento das demandas de criação e produção de arte; - produção de layout para mídias digitais institucionais.