Professor Gilberto Porto. Gerenciamento de Projetos PMBoK

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1 Professor Gilberto Porto Gerenciamento de Projetos PMBoK

2 Metodologias Prova: CESPE MME - Assistente Administrativo Em relação às características e aos objetivos de projetos, assinale a opção correta. a) Cada projeto cria produto, serviço ou resultado único. b) Na definição do projeto, estabelece-se o objetivo principal, relacionado à consecução de determinada(s) meta(s) e cuja execução pode ser indefinida no tempo. c) No projeto, a data de início é flexível; o importante é a obtenção de seus objetivos. d) Nenhum projeto deve ser encerrado sem que seus objetivos tenham sido alcançados por completo. e) A flexibilidade quanto aos fins a serem atingidos com a execução de um projeto contribui com o processo de tomada de decisão.

3 Metodologias Prova: CESPE TCE-ES - Auditor de Controle Externo - Tecnologia da Informação Em uma organização do tipo funcional, a equipe designada para trabalhar em um projeto subordina-se a um gerente de projetos e deve dedicar-se apenas ao desenvolvimento do projeto, desvinculando-se de outros trabalhos do departamento. Certo Errado. Na etapa do ciclo de vida de um projeto que está prestes a ser concluído, as mudanças tendem a ser mais onerosas. Certo Errado

4 Metodologias Prova: CESPE ANATEL - Analista Administrativo De acordo com o PMBOK, as nove áreas do conhecimento que precisam ser gerenciadas são integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Certo Errado Prova: CESPE MPE-PI - Analista Ministerial - Informática - Cargo 6 O processo de implantação de um escritório de projetos, por focalizar a implantação física desse escritório, requer uma mudança organizacional. Dessa forma, não é necessário que se realizem mudanças culturais nesse processo. Certo Errado

5 Metodologias PMI Project Management Institute Fundado em 1969 por cinco voluntários na Filadélfia, Pensilvânia EUA associados em 170 países 230 Chapters no mundo 10 no Brasil SP, RJ, MG, DF, PR, RGS, BA, PE, AM, SC (ES, MA, GO, CE) associados, mais de Profissionais Baseado em fases de projeto e áreas de conhecimento envolvidas PRINCE2 Project In a Controlled Environment Método de GP desenvolvido pelo governo do Reino Unido, Baseado em 8 processos e 45 sub-processos - definem as atividades que serão executadas ao longo do ciclo de vida do projeto. Oito componentes = áreas de conhecimento

6 PMI - Project Management Institute Associação educacional internacional sem fins lucrativos Objetivos: Definição de padrões para a profissão de gerenciamento de projetos Expansão de práticas e excelências em gerenciamento de projetos nas diversas áreas profissionais Desenvolvimento de programas educacionais em gerenciamento de projetos Compartilhamento de experiências, aplicações e conceitos em gerenciamento de projetos Aumento do número de associados internacionalmente

7 PMP Project Management Professional Certificação profissional em gerenciamento de projetos Credencial mais importante e reconhecida internacionalmente na carreira de gerenciamento de projetos por comprovar: Conhecimento dos processos de gerenciamento de projetos Treinamento e experiência necessários para praticar a linha metodológica definida pelo PMI Utilização prática do PMBOK Requisitos: Treinamento presencial com 35h/aula. Aderir ao código de ética. Categoria I - Graduados: 3 anos de experiência nos últimos 6 anos, horas de gestão de projetos. Certificação PMP Categoria II - Não graduados: 5 anos de experiência nos últimos 8 anos e horas. Certificação CAPM.

8 Áreas de especialização - Gerenciamento de projetos O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos descreve o conhecimento exclusivo da área de gerenciamento de projetos e que se sobrepõe às outras disciplinas de gerenciamento. O Guia PMBOK é um subconjunto do abrangente Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. O conhecimento de gerenciamento de projetos descrito no Guia PMBOK consiste em: Definição do ciclo de vida do projeto Cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos Nove áreas de conhecimento 8

9 Gerenciamento de Projetos - PMBoK Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Guia PMBOK 1ª Edição em ª Edição em ª Edição em ª Edição em ª Edição em

10 Gerenciamento de Projetos - PMBoK Prova: CESPE ANS - Analista Administrativo A organização que pretenda se estruturar para a gestão de projetos a partir de uma metodologia prescritiva poderá se basear no PRINCE2. Certo Errado 10

11 Professor Gilberto Porto Gerenciamento de Projetos - Conceitos básicos

12 O que é um Projeto? Um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço ou resultado exclusivo. PMBOK, PMI

13 Características do Projeto Temporário Projetos são empreendimentos temporários no sentido em que necessariamente devem possuir um início e um fim bem definidos. Podem ser horas, semanas, meses ou anos. Mas os limites de tempo devem estar definidos.

14 Características do Projeto Exclusivos Projetos criam entregas exclusivas. A presença de elementos repetitivos não muda a unicidade fundamental do esforço global.

15 Características do Projeto Elaboração Progressiva A determinação das características do produto ou serviço do projeto vão sendo determinadas pouco a pouco. Progressivamente. Significa desenvolver em etapas. Ex.O produto de um projeto de desenvolvimento econômico pode inicialmente ser definido como: Melhorar a qualidade de vida da população da comunidade XXXX. Posteriormente, passa a providenciar acesso a água potável para até 500 habitantes da comunidade XXX que recebem menos de yyy R$.

16 Características do Projeto Projeto x Trabalho Operacional Os trabalhos desenvolvidos dentro de uma organização, em sua maioria: Ø Ø Ø são executados por pessoas; têm sua execução restringida pela limitação de recursos; são planejados, executados e controlados. O que então difere Projetos das operações normais de uma organização?

17 O Que é um Projeto? Trabalho nas Empresas Tipos Operações Projetos Similaridades Realizados por Pessoas Limitados aos Recursos Disponíveis Planejados, Executados e Controlados Diferenças Contínuas e Repetitivas Temporários e Únicos

18 173- Q77/ANAL. ADM/ANEEL/2006/P2 - Analise as seguintes afirmações relacionadas a conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos segundo o PMBOK. I. Um projeto cria entregas exclusivas, que são produtos, serviços ou resultados. Os projetos podem criar uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à produção. II. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos III. A finalidade dos projetos e das operações são as mesmas, visando atingir seu objetivo e, em seguida, retornar ao seu ponto de partida, mantendo o negócio. IV. Um projeto é um esforço contínuo ou cíclico, sem um início nem fim definidos, empreendido para manter um produto, serviço ou resultado exclusivo. Indique a opção que contenha todas as afirmações verdadeiras. a) I e II b) II e III c) III e IV d) I e III e) II e IV

19 Exercícios Prova: CESPE CNPQ - Analista em Ciência e Tecnologia Júnior Geral Um projeto pode ser definido como o esforço temporário empreendido para se criar um produto, serviço ou resultado, e o seu término somente é alcançado quando se atingem os objetivos. Certo Errado

20 Professor Gilberto Porto O que é Gerenciamento de Projeto?

21 Gerenciamento de Projetos - Conceitos básicos Necessidades conflitantes de projetos envolvem uma tripla restrição escopo, tempo e custo A qualidade do projeto é afetada pelo equilíbrio desses três fatores Projetos de qualidade entregam o produto, serviço ou resultado esperado dentro do escopo, no prazo e dentro do orçamento O relacionamento entre esses fatores é tal que, se qualquer dos fatores muda, pelo menos um dos outros será afetado O risco de projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um dos objetivos do projeto 21

22 Gerenciamento de Projeto Gerenciamento de Projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do Projeto a fim de atender aos seus requisitos.

23 Gerenciamento de Projeto Mas,... O que são e quais são as expectativas que os stakeholders possuem em relação ao Projeto?

24 O que são Stakeholders? Stakeholders são indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que podem influenciar de maneira positiva ou negativa o projeto.

25 Gerenciamento de projetos - Partes interessadas Partes interessadas no projeto (stakeholders) são pessoas e organizações: ativamente envolvidas no projeto, ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto, ou que podem exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. A equipe de gerenciamento de projetos precisa: identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido. 25

26 Stakeholders de um Projeto Interesses Lucro, Aumento de Patrimônio Emprego, Remuneração, Crescimento Acionistas Governo Impostos, Investimentos, Políticas Relações comerciais, Lucros Fornecedores Comunidades Clientes Prazo, Custo e Qualidade Zelo com Meio Ambiente

27 Gerenciamento de Projetos - Projetos e planejamento estratégico Os projetos são um meio de organizar atividades que não podem ser abordadas dentro dos limites operacionais normais da organização. Projetos são freqüentemente utilizados como meio de atingir o plano estratégico de uma organização Os projetos são normalmente autorizados como resultado de considerações estratégicas: Uma demanda de mercado Uma necessidade organizacional Uma solicitação de um cliente Um avanço tecnológico Um requisito legal 27

28 Exercícios Prova: CESPE MME - Assistente Administrativo Em relação às diferentes partes envolvidas no projeto, tais como consultor e gerente de projeto, cliente, organização executora e patrocinador, assinale a opção correta. a) Patrocinador é o indivíduo ou grupo responsável, no âmbito da organização executora, pelo planejamento e execução do projeto. b) Gerente de projeto é o indivíduo ou grupo que provê os recursos financeiros para o projeto. c) O consultor de projeto subordina-se hierarquicamente ao gerente de projeto. d) Cliente é o indivíduo ou a organização que se contrata para satisfazer às necessidades do projeto. e) A organização executora é a empresa diretamente envolvida na execução e na geração de recursos para o planejamento e a execução dos objetivos do projeto.

29 Exercícios Prova: CESGRANRIO Petrobrás A pessoa ou o grupo que fornece recursos financeiros para realizar um projeto é o a) cliente b) usuário c) patrocinador d) gerente de portfólio e) gerente de programas

30 Exercícios Prova: FCC INFRAERO - Analista Sobre os envolvidos em um projeto, considere: I. Pessoa ou grupo que fornece os recursos financeiros para o projeto. II. Pessoas que estejam ativamente envolvidas no gerenciamento ou na execução do projeto. III. Pessoas e organizações cujos interesses possam ser afetados de forma positiva pelo projeto. IV. Pessoas e organizações cujos interesses possam ser afetados de forma negativa pelo projeto. É considerado stakeholder o que consta em a) I, II, III e IV. b) II, III e IV, apenas. c) II e III, apenas. d) II, apenas. e) I, apenas.

31 Exercícios Prova: CESPE CNPQ - Analista em Ciência e Tecnologia Júnior Geral As partes interessadas ou stakeholders correspondem às pessoas ou ao grupo de pessoas, empresas ou instituições cuja influência restringe-se à fase de elaboração de um projeto. Certo Errado

32 Exercícios De uma forma geral, pode-se afi rmar que os projetos possuem as seguintes características, exceto: a) têm objetivos definidos. b) eliminam a incerteza quanto aos resultados. c) têm um período de tempo limitado, com início e fi m bem defi nidos. d) ocasionam mudanças na organização. e) são não-repetitivos, ou seja: inexistem dois ou mais projetos iguais.

33 Professor Gilberto Porto Projetos, programas, portfólio e o PMO

34 Gerenciamento de projetos - Contexto de gerenciamento de projetos O gerenciamento de projetos existe em um contexto mais amplo que inclui: O gerenciamento de programas O gerenciamento de portfólios O escritório de projetos A estrutura organizacional Freqüentemente, existe uma hierarquia de plano estratégico, portfólio, programa, projeto e subprojeto Um programa constituído de diversos projetos associados contribui para o sucesso de um plano estratégico 34

35 O que é um Programa? Um programa é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios difíceis de serem a l c a n ç a d o s q u a n d o g e r e n c i a d o s isoladamente. Podem envolver uma série de empreendimentos cíclicos ou repetitivos.

36 Contexto de gerenciamento de projetos - Gerenciamento de portfólios Um portfólio é um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos. Os projetos ou programas no portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados. Meta: maximizar o valor do portfólio Exame cuidadoso dos projetos e programas candidatos para inclusão no portfólio Exclusão oportuna de projetos que não atendam aos objetivos estratégicos do portfólio. Equilíbrio entre investimentos incrementais e radicais Uso eficiente dos recursos. 36

37 Projetos, Programas e Portfólios Projetos Projetos Estratégia Projetos Resultados Projetos Projetos

38 Contexto de gerenciamento de projetos - Gerenciamento de portfólios 38

39 Exercícios Prova: CESPE MME - Assistente Administrativo Com base nos conhecimentos frequentemente aplicados na seleção e na definição de projetos a serem implantados em organizações, conforme seus objetivos e necessidades, assinale a opção correta. a) É dispensável que se faça constar, no porta-fólio de uma empresa, a direção e o planejamento estratégico da organização. b) Cada projeto é específico, sendo executado independemente do objetivo geral da entidade que o adota. c) O porta-fólio, que agrupa um conjunto de projetos, facilita o gerenciamento dos trabalhos e o cumprimento dos objetivos estratégicos da organização. d) Planejamento e operacionalização de projetos funcionam de forma independente na organização, não existindo relação direta entre esses processos. e) Todos os projetos componentes da carteira (porta-fólio) da organização devem ser interdependentes e diretamente relacionados entre si.

40 Exercícios Prova: CESPE TRE-ES - Analista - Análise de Sistemas Específicos O gerenciamento de portfólios, que, entre outras finalidades, visa garantir que projetos e programas sejam analisados de modo a se priorizar a alocação de recursos, deve ser consistente e estar alinhado às estratégias da organização. Certo Errado Prova: CESPE MI Administrador Um programa é um grupo de projetos, não necessariamente relacionados, com gerenciamento único e coordenado a fim de reduzir riscos e gerar economia de escala. Certo Errado

41 Exercícios Prova: CESPE Telebras - Especialista em Gestão de Telecomunicações Administrativo O gerente responsável pela administração de um portfólio conduz uma parte menor de um projeto da empresa. Certo Errado

42 Exercícios Prova: CESPE MME - Assistente Administrativo; Entre os objetivos do gerenciamento da carteira de projetos de determinada organização inclui-se a maximização do valor de retorno dos projetos, que está associada a) ao alinhamento entre a execução do projeto e o planejamento operacional, independentemente da estratégia da instituição. b) ao aumento de riscos. c) ao prolongamento do tempo de execução desses projetos. d) ao aumento da rentabilidade. e) à redução de riscos, ainda que haja redução da rentabilidade

43 Exercícios Prova: CESPE MME - Assistente Administrativo Considerando a diferença entre projeto, programa e operações, no âmbito das organizações, assinale a opção correta. a) Projeto e operações são comparáveis, têm as mesmas características e objetivos, e produzem os mesmos resultados para a organização. b) A construção de determinado estádio para a Copa do Mundo de futebol é exemplo de realização de projeto. c) A Copa do Mundo de futebol e os Jogos Olímpicos exemplificam melhor os projetos que os programas, pois seus objetivos se relacionam a um único evento. d) Eventos únicos correspondem, necessariamente, a programas. e) Diferentemente do programa, o projeto prescinde de gerenciamento coordenado, porque envolve poucas atividades.

44 Exercícios Prova: IADES CFA - Analista de Sistemas Considerando os conceitos descritos no PMBOK 2008, assinale a alternativa incorreta. a) Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. b) Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto com a finalidade de atender aos seus requisitos. c) Um portifólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas, interdependentes e relacionados, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz deste trabalho para atingir os objetivos de negócios estratégicos. d) Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.

45 Exercícios Prova: FCC INFRAERO - Analista de Sistemas - Desenvolvimento e Manutenção No tocante à abrangência do escopo, na sequência do mais reduzido e específico para o mais abrangente e alinhado à estratégia da organização, encontram-se os processos de gerenciamento de a) projeto, de portfólio e de programa. b) programa, de portfólio e de projeto. c) portfólio, de projeto e de programa. d) projeto, de programa e de portfólio. e) programa, de projeto e de portfólio.

46 Exercícios 33 Q10/AFC/STN/2008/P2-DES. INSTITUCIONAL - Segundo o Guia PMBOK as descrições do ciclo de vida do projeto podem ser muito genéricas ou muito detalhadas. A maioria dos ciclos de vida de um projeto compartilha características comuns, sendo uma delas: a) as fases são sempre seqüenciais e definidas por algum formulário de transferência de informações técnicas ou de entrega de componentes técnicos. b) os níveis de custos e de pessoal são altos no início, atingem o valor mínimo durante as fases intermediárias e aumentam rapidamente quando o projeto é finalizado. c) o nível de incertezas é mais alto e, portanto, o risco de não atingir os objetivos é maior no início do projeto. d) a certeza de término geralmente se torna cada vez menor à medida em que o projeto continua. e) a capacidade das partes interessadas de influenciarem nas características finais do produto do projeto e o custo final do projeto é mais baixa no início e torna-se cada vez mais alta conforme o projeto continua.

47 Exercícios 111- Q13/TEC. NIVEL SUPERIOR/ENAP/2006/P2 - Assinale a opção que não explicita corretamente conceitos relativos a programas, projetos e suas etapas. a) Por programa entende-se um conjunto organizado de atividades e projetos. b) Projetos caracterizam-se por serem finitos e terem um objetivo singular e recursos limitados. c) Na elaboração do projeto, realiza-se o estudo de viabilidades e na gestão o detalhamento do planejamento. d) Na gestão do projeto, analisam-se os resultados alcançados e na sua avaliação definem-se os objetivos a serem atingidos. e) Na elaboração do projeto definem-se objetivos e recursos e na avaliação analisam-se seus resultados.

48 Contexto de gerenciamento de projetos - Escritórios de projetos Um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio Os projetos suportados ou administrados por um PMO podem ou não ser relacionados entre si Foco no planejamento, priorização e execução de projetos alinhados aos objetivos de negócio O PMO pode atuar desde o simples suporte ao gerenciamento de projetos (treinamento, políticas, procedimentos e padrões) até o gerenciamento direto dos projetos, com responsabilidade pelo alcance de seus resultados 48

49 Contexto de gerenciamento de projetos - Escritórios de projetos Recursos compartilhados e coordenados em todos os projetos Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e normas de gerenciamento de projetos Centralização e gerenciamento das informações para políticas, procedimentos, modelos e outras documentações compartilhadas Gerenciamento de configuração centralizado em todos os projetos Repositório e gerenciamento centralizados para riscos compartilhados e exclusivos para todos os projetos Escritório central para operação e gerenciamento de ferramentas do projeto, como o software de gerenciamento de projetos Coordenação do gerenciamento das comunicações entre projetos Plataforma de aconselhamento para gerentes de projetos Monitoramento central de todos os prazos e orçamentos dos projetos Coordenação dos padrões de qualidade globais do projeto 49

50 Exercícios Prova: CESPE MI Administrador Cabe em geral ao escritório de projetos, estrutura presente nas organizações, uma das seguintes funções: determinar políticas, metodologia e modelos de gerenciar projetos; oferecer apoio e orientação a outras pessoas na organização sobre como gerenciar projetos com treinamentos nas ferramentas de auxílio; ou ainda fornecer gerentes de projeto que assumam a responsabilidade pelos resultados deste. Certo Errado

51 Exercícios 8- Q8/Analista Administrativo ANA/2009/P2 - Área: ADMINISTRAÇÃO - Considerando a definição de escritório de projetos segundo o PMBOK, analise as alternativas que se seguem e selecione a opção que corresponde ao resultado de sua análise: ( ) O escritório de projetos ou PMO é uma entidade organizacional à qual devem ser atribuídas responsabilidades relacionadas a elaboração de contratos, mas não ao gerenciamento de projetos; ( ) O escritório de projetos ou PMO pode ter responsabilidades que variam desde o fornecimento de funções de suporte ao gerenciamento de projetos, até o gerenciamento direto de um projeto; ( ) Um escritório de Projetos ou PMO é o órgão responsável pela emissão dos certificados PMP na organização, em especial a autorização de documentos de requisitos e demais especificações de escopo e esforço distinto. a) C, C, C b) C, C, E c) C, E, E d) E, E, E e) E, C, E

52 Exercícios Prova: CESGRANRIO Petrobrás - Técnico de Exploração de Petróleo Júnior Informática O escritório de projetos e o gerente de projetos em uma instituição desempenham diferentes papéis. São atividades a serem desempenhadas pelo escritório de projetos, EXCETO a) gerenciar os recursos compartilhados. b) identificar e desenvolver metodologias. c) gerar os cronogramas de projetos. d) desenvolver políticas institucionais. e) coordenar comunicação entre projetos.

53 Professor Gilberto Porto Estrutura organizacional e o contexto da gestão de projetos

54 Estruturas Organizacionais do Projeto Formas de Organização Formas de organização com maior focalização no Projeto: Organização funcional Organização matricial Organização por projetos

55 Tipos de Estruturas Organizacionais Organização Funcional Tradicional Organização Matricial (fraca, balanceada, forte) Organização Projetizada.

56 Contexto de Gerenciamento de projetos - Estruturas organizacionais 56

57 Estrutura Funcional ou Hierárquica Vantagens: Pessoas se reportam a apenas um gerente; Desenvolvimento mais fácil de excelência técnica; Objetivos e prioridades claras; Sinergia mais fácil entre especialistas; Fácil gerenciamento dos especiaslistas.

58 Estrutura Funcional ou Hierárquica Desvantagens: Dificuldade de coordenação entre funções diferentes; Conflito de interesses entre funções diferentes; Ninguém responsável por projetos multifuncionais; Adesão ao ponto de vista da função; Subordinação dos objetivos da gerência aos objetivos técnicos da função.

59 Contexto de Gerenciamento de projetos - Estruturas organizacionais As organizações matriciais são uma combinação de características das organizações funcional e por projeto. As matrizes fracas mantêm muitas das características de uma organização funcional e a função do gerente de projetos é mais parecida com a de um coordenador ou facilitador que com a de um gerente. Embora a organização matricial balanceada reconheça a necessidade de um gerente de projetos, ela não fornece ao gerente de projetos autoridade total sobre o projeto e os recursos financeiros do projeto As matrizes fortes possuem muitas das características da organização por projeto, e podem ter gerentes de projetos em tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo trabalhando para o projeto em tempo integral. 59

60 Estrutura Matricial Vantagens: Objetivos do projeto mais visíveis; Melhora o controle de recursos do ponto de vista do Gerente do Projeto; Maximiza utilização dos recursos escassos; Melhora alocação de recursos ociosos; Melhor coordenação do projeto.

61 Estrutura Matricial Desvantagens: Mais de um gerente para cada profissional do projeto; Problemas de alocação de recurso exigindo negociação; Necessidade de procedimentos e processos dem definidos; Gerentes funcionais podem ter prioridades diferentes; Alto potencial de conflito.

62 Contexto de Gerenciamento de projetos - Estruturas organizacionais 62

63 Contexto de Gerenciamento de projetos - Estruturas organizacionais 63

64 Contexto de Gerenciamento de projetos - Estruturas organizacionais 64

65 Estruturas Organizacionais do Projeto Organização por Projetos Todos os recursos necessários ao Projeto são agrupados sob a chefia do respectivo Gerente do Projeto, à exceção de serviços administrativos e de apoio, que continuam a ser prestados pelos departamentos funcionais correspondentes. Características principais de funcionamento: - autoridade centralizada na figura do Gerente de Projeto; - especialistas se deslocam de seus departamentos funcionais e passam a responder ao Gerente do Projeto, instalados fisicamente juntos.

66 Estrutura Projetizada

67 Estrutura Projetizada Vantagens: Orientada a resultados; Responsbilidades claras; Comunicação efetuva; Coordenação de tarefas multi-funcionais facilitada; Identidade de projeto: motivação; Alto poder de adaptabilidade.

68 Estrutura Projetizada Desvantagens: Desenvolvimento de Know-how limitado; Perda de memória corporativa; Instabilidade de emprego; Estrutura temporária; Funções e trabalhos duplicados; Perda de uniformidade.

69 Níveis de Autoridade do Gerente de Projeto Autoridade do Gerente de Projetos Autoridade Funcional Estrutura Funcional Matriz Fraca Matriz Balanceada Matriz Forte Estrutura Projetizada

70 Contexto de Gerenciamento de projetos - Estruturas organizacionais 70

71 Exercícios Prova: IADES CFA - Analista de Sistemas A estrutura organizacional é um fator ambiental da empresa que pode afetar diretamente a disponibilidade de recursos e influenciar a forma como os projetos são conduzidos. Estas estruturas variam de funcionais até projetizadas com diversas estruturas matriciais entre elas. Considerando a influência das características destas estruturas na implantação do gerenciamento de projetos nas organizações, assinale a sequência correta (por ordem decrescente de dificuldade). a) Funcional, matricial forte, matricial fraca, projetizada. b) Matricial fraca, matricial forte, funcional e projetizada. c) Projetizada, matricial forte, matricial fraca e funcional. d) Funcional, matricial fraca, matricial forte e projetizada. 71

72 Exercícios Prova: CESPE ANTT - Analista Administrativo O gerente de projeto que realiza suas atividades em uma estrutura matricial tem controle total sobre sua equipe e seu nível de autoridade é compatível com suas responsabilidades. Certo Errado 72

73 Professor Gilberto Porto Ciclo de Vida do Projeto

74 Gerenciamento de projetos - Ciclo de vida de projeto O ciclo de vida do projeto define as fases que ligam o início de um projeto ao seu fim. Não existe uma única melhor maneira para definir um ciclo de vida ideal do projeto. Algumas organizações estabeleceram políticas que padronizam todos os projetos com um único ciclo de vida, enquanto outras permitem que a equipe de gerenciamento de projetos escolha o ciclo de vida mais adequado para seu próprio projeto. As fases do ciclo de vida do projeto não são iguais aos grupos de processos de gerenciamento de projetos 74

75 Gerenciamento de projetos - Ciclo de vida de projeto A transição de uma fase para a outra normalmente é definida por alguma forma de entrega. As entregas de uma fase geralmente são revisadas, para garantir que estejam completas e exatas, e aprovadas antes que o trabalho seja iniciado na próxima fase. Não é incomum que uma fase seja iniciada antes da aprovação das entregas da fase anterior, quando os riscos envolvidos são considerados aceitáveis. Essa prática de sobreposição de fases é um exemplo da aplicação da técnica de compressão do cronograma denominada paralelismo (fast tracking). 75

76 Gerenciamento de projetos - Ciclo de vida de projeto 76

77 Gerenciamento de projetos - Ciclo de vida de projeto Prova: CESPE ANS - Analista Administrativo Os custos do projeto (recursos materiais, financeiros e pessoal) são elevados na fase de iniciação e diminuem gradativamente até o encerramento do projeto. Certo Errado 77

78 Gerenciamento de projetos - Ciclo de vida de projeto 78

79 Processos de Gerenciamento de Projetos - Grupos de processos Grupo de processos de iniciação. Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Grupo de processos de planejamento. Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. Grupo de processos de execução. Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto. Grupo de processos de monitoramento e controle. Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto. Grupo de processos de encerramento. Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado. 79

80 Processos de Gerenciamento de Projetos - Grupos de processos Os grupos de processos não são fases do ciclo de vida do projeto. Projetos grandes ou complexos podem ser separados em fases ou subprojetos distintos Estudo de viabilidade, desenvolvimento de conceitos, projeto, elaboração de protótipo, construção, teste, etc. Todos os processos do grupo de processos são repetidos para cada fase ou subprojeto. 80

81 Processos de Gerenciamento de Projetos - Grupos de processos 81

82 Processos de Gerenciamento de Projetos - Grupos de processos 82

83 Grupos de processos - Iniciação O Grupo de processos de iniciação inclui 2 processos de gerenciamento de projetos: Desenvolver o termo de abertura do projeto Autorização do projeto ou, em um projeto com várias fases, de uma fase do projeto. Identificar as partes interessadas Identificar os stakeholders do projeto. 83

84 Grupos de processos - Planejamento Processos para planejar e gerenciar um projeto bem sucedido para a organização. Os processos de planejamento: Desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto. Identificam, definem e amadurecem o escopo e o custo do projeto Agendam as atividades do projeto À medida que forem descobertas novas informações sobre o projeto, as dependências, os requisitos, os riscos, as oportunidades, as premissas e as restrições adicionais serão identificados ou resolvidos. Mudanças significativas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto irão provocar uma necessidade de reexaminar um ou mais processos de planejamento e, possivelmente, alguns processos de iniciação. 84

85 Grupos de processos - Planejamento As atualizações decorrentes de mudanças aprovadas durante a execução do projeto podem causar um impacto significativo em partes do plano de gerenciamento do projeto. As atualizações do plano de gerenciamento do projeto fornecem maior precisão em relação a cronograma, custos e recursos necessários, de forma a atender ao escopo definido do projeto como um todo. As atualizações podem ficar limitadas às atividades e aos problemas associados à execução de uma fase específica. Esse detalhamento progressivo do plano de gerenciamento do projeto é freqüentemente denominado planejamento em ondas sucessivas (rolling wave), indicando que o planejamento é um processo iterativo e contínuo 85

86 Grupos de processos - Planejamento O Grupo de processos de planejamento inclui 20 processos de gerenciamento de projetos: Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto. Coletar os requisitos Identificar os requisitos dos stakeholders do projeto. Definir o escopo Desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto como base para futuras decisões do projeto. Criar EAP Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. 86

87 Grupos de processos - Planejamento Definir a atividade Identificar as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. Seqüenciar as atividades Identificar e documentar as dependências entre as atividades do cronograma. Estimar os recursos da atividade Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma. Estimar duração da atividade Estimar o número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades do cronograma específicas. 87

88 Grupos de processos - Planejamento Desenvolver cronograma Analisar os recursos necessários, restrições do cronograma, durações e seqüências de atividades para criar o cronograma do projeto. Estimar custos Desenvolver uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto. Determinar o orçamento Agregar os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos. Planejamento da qualidade Identificar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los. 88

89 Grupos de processos - Planejamento Planejar recursos humanos Identificar e documentar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, além de criar o plano de gerenciamento de pessoal. Planejar comunicações Determinar as necessidades de informação e de comunicação das partes interessadas no projeto. Planejar o gerenciamento de riscos Decidir como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto. Identificar riscos Determinar os riscos que podem afetar o projeto e documentar suas características. 89

90 Grupos de processos - Planejamento Realizar a análise qualitativa de riscos Priorizar riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto. Realizar a análise quantitativa de riscos Analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. Planejar respostas aos riscos Desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Planejar aquisições Determinar o que comprar ou adquirir e quando e como fazer isso. 90

91 Grupos de processos - Execução Constituído pelos processos usados para terminar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os requisitos do projeto. A equipe do projeto deve determinar quais são os processos necessários para o projeto específico da equipe. Este grupo de processos envolve a coordenação das pessoas e dos recursos, além da integração e da realização das atividades do projeto de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Este grupo de processos também aborda o escopo definido na declaração do escopo do projeto e implementa as mudanças aprovadas 91

92 Grupos de processos - Execução O Grupo de processos de execução inclui 8 processos de gerenciamento de projetos: Orientar e gerenciar a execução do projeto Orientar as diversas interfaces técnicas e organizacionais que existem no projeto para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto. Realizar a garantia da qualidade Aplicar as atividades de qualidade planejadas e sistemáticas para garantir que o projeto emprega todos os processos necessários para atender aos requisitos. Mobilizar a equipe do projeto Obter os recursos humanos necessários para terminar o projeto. 92

93 Grupos de processos - Execução Gerenciar a equipe do projeto Lidera e motiva a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Melhorar as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Distribuir as informações Colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. Gerenciar as expectativas das partes interessadas Relacionamento com os stakeholders 93

94 Grupos de processos - Execução Conduzir as aquisições Obter informações, cotações, licitações, ofertas ou propostas. 94

95 Grupos de processos - Monitoramento e controle Constituído pelos processos realizados para observar a execução do projeto, de forma que: Possíveis problemas possam ser identificados no momento adequado Possam ser tomadas ações corretivas, quando necessário, para controlar a execução do projeto. O principal benefício deste grupo de processos é que o desempenho do projeto é observado e medido regularmente para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto. O Grupo de processos de monitoramento e controle também inclui o controle de mudanças e a recomendação de ações preventivas, antecipando possíveis problemas. 95

96 Grupos de processos - Monitoramento e controle O Grupo de processos de monitoramento e controle inclui 10 processos de gerenciamento de projetos: Monitorar e controlar o trabalho do projeto Coletar, medir e disseminar informações sobre o desempenho e avaliar as medições e as tendências para efetuar melhorias no processo. Realizar o controle integrado de mudanças Controlar os fatores que criam mudanças para garantir que essas mudanças sejam benéficas. Determinar se ocorreu uma mudança e gerenciar as mudanças aprovadas, inclusive o momento em que ocorrem. Verificar o escopo Formalizar a aceitação das entregas do projeto terminadas. 96

97 Grupos de processos - Monitoramento e controle Controlar o escopo Controlar as mudanças feitas no escopo do projeto. Controlar o cronograma Controlar as mudanças feitas no cronograma do projeto. Controlar os custos Influenciar os fatores que criam as variações e controlar as mudanças no orçamento do projeto. Realizar o controle da qualidade Monitorar resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade Identificar maneiras de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório. 97

98 Grupos de processos - Monitoramento e controle Reportar o desempenho Coletar e distribuir informações sobre o desempenho. Inclui relatório de andamento, medição do progresso e previsão. Monitorar e controle de riscos Acompanhar os riscos identificados Monitorar os riscos residuais Identificar novos riscos Executar planos de respostas a riscos e avaliar sua eficiência durante todo o ciclo de vida do projeto. Administração as aquisições Gerenciar o contrato e a relação entre o comprador e o fornecedor Analisar e documentar o desempenho atual ou passado de um fornecedor e, quando adequado, gerenciar a relação contratual com o comprador externo do projeto. 98

99 Grupos de processos - Encerramento Inclui os processos usados para: Finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto Entregar o produto terminado para outros Encerrar um projeto cancelado Este grupo de processos, quando terminado: Verifica se os processos definidos estão terminados dentro de todos os grupos de processos para encerrar o projeto ou uma fase do projeto Estabelece formalmente que o projeto ou a fase do projeto está concluída. 99

100 Grupos de processos - Encerramento O Grupo de processos de encerramento inclui 2 processos de gerenciamento de projetos: Encerrar o projeto ou fase Finalizar todas as atividades em todos os grupos de processos para encerrar formalmente o projeto ou uma fase do projeto. Encerramento as aquisições Terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto Encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto. 100

101 Processos de Gerenciamento de Projetos - Grupos de processos 101

102 Exercícios Q9/Analista Administrativo ANA/2009/P2 - Área: ADMINISTRAÇÃO - Entre as afirmativas que se seguem sobre ciclo de vida do projeto, selecione opção incorreta. a) Os gerentes podem dividir os projetos em fases para facilitar o controle gerencial. b) O conjunto das fases de um projeto corresponde ao ciclo de vida do projeto. c) O ciclo de vida do projeto define as fases que conectam o início de um projeto ao seu fim. d) A capacidade das partes interessadas influenciarem o produto do projeto é maior nas fases iniciais do ciclo de vida do projeto. e) O nível de custos e de pessoal é maior na primeira e na última fase do ciclo de vida de qualquer projeto.

103 Exercícios Prova: CESPE INPI - Analista de Planejamento Pedagogia A gestão do projeto forma um ciclo dinâmico, que se inicia no planejamento, com fixação de objetivos, estabelecimento de recursos e definição de estratégias, passando à execução, com alocação de recurso, gestão da execução e coordenação de esforços, e, finalmente, chegando ao controle, com avaliação de resultados, elaboração de relatórios e resolução de problemas com eventual tomada de medidas. Certo Errado

104 Exercícios Prova: FCC TRF - 1ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Administrativa Na fase de iniciação de um projeto, antes de tudo, deve-se a) decidir se um projeto deve ser iniciado, entre vários possíveis. b) definir as atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue. c) detalhar o escopo e os requisitos básicos do projeto. d) elaborar detalhadamente as informações sobre o projeto. e) escolher as pessoas certas para a implantação e avaliação do projeto.

105 Exercícios 174- Q78/ANAL. ADM/ANEEL/2006/P2 - De acordo com o PMBOK, Grupo de processos de iniciação a) define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. b) define e refina os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. c) planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. d) integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto. e) inicializa as medições do progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas, quando necessário, para atender aos objetivos do projeto.

106 Exercícios 25. Indique a opção que apresenta somente áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos do Project Management Body Of Knowledge Guide (PMBOK Guide). a) Qualidade, aquisições, segurança e confiabilidade. b) Integração, riscos, custos e comunicações. c) Recursos humanos, comunicações, conhecimento e controle. d) Custos, riscos, confiabilidade e segurança. e) Tempo, qualidade, controle e conhecimento.

107 Exercícios Prova: CESPE MI Administrador Tendo em vista que o gerenciamento de projetos deixou de ser diferencial competitivo e passou a ser considerado lugar-comum no universo administrativo, julgue os itens subsecutivos, acerca de elaboração, análise, avaliação e gestão de projetos. De acordo com a metodologia definida pelo PMBOK, são quatro os macroprocessos para gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle. () Certo () Errado

108 Exercícios Prova: CESPE ANATEL - Analista Administrativo Administração A satisfação do cliente é um dos critérios mais importantes para a avaliação do resultado de um projeto. Certo Errado

109 Exercícios Prova: CESPE ANTT - Analista Administrativo No plano de projeto, também denominado de escopo, o trabalho a ser executado é estabelecido, bem como as atividades são detalhadas e os recursos necessários para a execução da proposta são definidos. Certo Errado Prova: CESPE MS Administrador De acordo com o PMBOK, o termo de abertura de projeto é um documento que deve ser elaborado na fase de planejamento do projeto. Certo Errado

110 Exercícios Prova: CESPE Telebras - Especialista em Gestão de Telecomunicações Administrativo De acordo com o PMI (Project Management Institute), a identificação das partes interessadas no projeto e a elaboração do termo de abertura ocorrem na fase da iniciação. Certo Errado