INTRODUÇÃO MICROSOFT OFFICE 97

Transcrição

1 1 INTRODUÇÃO AO MICROSOFT OFFICE 97

2 2 Apresentação O Pacote Office97 da Microsoft, é composto por poderosos softwares, (Word, Excel, Power Point, Access e outros), interagindo um com o outro. O Office97 é um produto ideal para criar, editar e analisar informações. Nesta palestra abordaremos os aspectos básicos do pacote Office97, em particular o Word, Excel e Power Point. Ao término deste treinamento, você estará apto a criar e editar documentos do Word, planilhas e gráficos no Excel, e apresentações no Power Point Desejamos que este treinamento venha a facilitar sua rotina de trabalho. Desde já, agradecemos as críticas e sugestões. GTTEC Gerência de Transferência de Tecnologia

3 3 INDÍCE DO WORD INSTALANDO O MICROSOFT OFFICE... 5 PARA INSTALAR SIGA OS SEGUINTES PASSOS:... 5 INICIANDO O WORD... 6 O QUE É O WORD?... 6 PROTEÇÃO CONTRA VÍRUS DE MACRO... 6 TELA BÁSICA DO WORD... 7 MODOS DE EXIBIÇÃO... 8 BARRA DE STATUS... 8 ASSISTENTE DO OFFICE... 9 CRIANDO UM DOCUMENTO NO WORD VERIFICANDO A ORTOGRAFIA INSERINDO DATA E HORA SÍMBOLO FIGURA SALVANDO O SEU DOCUMENTO FECHANDO O DOCUMENTO SAINDO DO WORD ABRINDO ARQUIVOS EXISTENTES TRABALHANDO COM VÁRIOS ARQUIVOS ABERTOS INSERINDO TEXTO EDITANDO UM DOCUMENTO SELECIONANDO O TEXTO PARA ALTERAÇÃO EXCLUINDO TEXTO MOVENDO E COPIANDO TEXTO RECORTAR, COPIAR E COLAR FORMATANDO UM TEXTO... 16

4 4 TRABALHANDO COM FORMATAÇÃO AUTOMÁTICA DE TÍTULOS, BORDAS, LISTAS INSERINDO UM TEXTO EM AUTOCORREÇÃO INSERINDO UM TEXTO EM AUTOTEXTO AUTOCOMPLETAR DEFININDO CONFIGURAÇÃO DE PÁGINAS INSERINDO NUMERAÇÃO DE PÁGINAS REMOVENDO NUMERAÇÃO DE PÁGINAS CABEÇALHO E RODAPÉ CRIANDO CABEÇALHOS E RODAPÉS TRABALHANDO COM QUEBRAS INSERINDO QUEBRA DE PÁGINA INSERINDO QUEBRA DE SEÇÃO INSERINDO ÍNDICE ANALÍTICO VISUALIZANDO O DOCUMENTO ANTES DE IMPRIMIR CRIANDO TABELA TRABALHANDO COM TABELAS CRIANDO MALA DIRETA CRIANDO UM DOCUMENTO PRINCIPAL CRIANDO DOCUMENTO DE DADOS MESCLANDO OS DOIS ARQUIVOS CRIANDO ETIQUETAS DE ENDEREÇAMENTO NOVIDADES DO WORD

5 5 Instalando o Microsoft Office Ao instalar o pacote Microsoft Office você poderá incluir apenas os componentes desejados. É recomendado para um maior desempenho, que o seu computador tenha pelo menos 16 MB de memória. A instalação está mais fácil do que nunca, pois recomenda os componentes e o local onde eles devem ser instalados. Ao instalar o programa a versão atual substitui a antiga. Caso você não queira a substituição é só indicar um diretório diferente no hora da instalação. Dica: caso você esteja utilizando algum utilitário de antivírus desative-o e feche todos os aplicativos do Windows que estejam abertos. Para instalar siga os seguintes passos: 1. Se você estiver instalando a partir de um disco de CD- ROM, insira o CD do Office na unidade de CD-ROM e clique sobre o botão instalar ou caso você esteja fazendo a instalação a partir de disquetes, insira o primeiro disco do Programa Instalação na unidade A ou B. 2. clique sobre o botão Iniciar, clique sobre Configurações e em seguida sobre Painel de Controle. 3. clique duas vezes sobre o ícone Adicionar ou Remover Programas 4. no guia instalar/desinstalar, clique sobre o botão Instalar Siga as instruções do programa.

6 6 Iniciando o Word Para iniciar um aplicativo do Office no Windows 95, clique sobre o botão Iniciar, clique sobre Programas e, em seguida, clique sobre o aplicativo WORD Quando o Word é inicializado, a tela contém um documento novo cercado de um painel de botões, menus e outras ferramentas úteis que você poderá utilizar para trabalhar no documento. O que é o word? O Microsoft Word é um editor de textos, onde você poderá confeccionar documentos, cartas, memorandos, trabalhar com mala direta e com tabelas. Proteção contra vírus de macro O Word pode exibir uma mensagem de aviso sempre que você abrir um documento que contenha macros que possam conter um vírus. Você pode então escolher abrir o documento com ou sem suas macros: Para ativar a verificação de macros a qualquer momento: No menu Ferramentas, clique em Opções, na guia Geral e, em seguida, marque a caixa de seleção "Ativar proteção contra vírus de macro".

7 7 Tela Básica do Word Botão de Sair do programa: clique neste botão para Sair do Programa ou Fechar o seu arquivo Barra de Título: quando salvar o seu arquivo o nome aparecerá nesta Barra de Título. Botão Minimizar/Maximizar: neste botão você poderá Minimizar ou Maximizar a sua tela Barra de Menu: aqui nesta barra você poderá acessar todos os menus com suas opções. Barra de Ferramentas Padrão: neste barra será possível trabalhar com as ferramentas que o Word oferece, e você poderá, através do Menu Utilitários, na opção Personalizar, adicionar novas ferramentas. Barra de Ferramentas Formatação: esta barra permite formatar o seu texto com negrito, sublinhado, justificando o seu texto, alterando o tamanho do fonte ou alterando o estilo do parágrafo. Régua: esta barra exibe uma escala com medidas e marcadores que permitem ajustar recuos, margens, paradas de tabulação e colunas de uma tabela. Dica: Para saber o que significa qualquer botão da barra de ferramentas, aponte para ele, simultaneamente aparecerá o nome dele e uma breve descrição na barra de status.

8 8 Modos de Exibição Normal Layout on-line Layout da página Estrutura de tópicos Estes botões permitem que altere a parte de visualização do seu trabalho. Modo normal: É o modo geral para digitação, edição e formatação do texto. Linhas pontilhadas indicam quebras de página, várias colunas aparecem como uma única coluna e você não verá as margens superior e inferior. Modo layout on-line: Novo recurso, facilita a leitura on-line, inclui uma navegação, clicando no tópico desejado você irá direto para a parte do documento. Modo de layout da página: Você irá visualizar como ficará a impressão do documento, utilizado para trabalhar com cabeçalhos e rodapés, ajustar margens, trabalhar com colunas, desenhos e molduras. Modo de estrutura de tópicos: Facilita a visualização da estrutura do documento e a reorganização do texto. Barra de Status Esta barra dá posição exata do seu arquivo em relação as páginas, as margens. Controlar Alterações(ALT): Irá controlar as alterações do documento, colocando o nome da pessoa e data da alteração. Estender seleção(est): Irá continuar a seleção, sem tirar a marcação do que já está selecionado. Sobrescrever(SE): Se estiver ativado escreve por cima da palavra, se estiver desativado conseguirá incluir uma palavra do meio do texto.

9 9 Assistente do Office O assistente do Office é compartilhado por todos do Office e oferece ajuda relacionada ao item que você está trabalhando. Quando você estiver no meio de uma tarefa e precisar de ajuda, bastará clicar no Assistente do Office para obter a ajuda necessária. Digite a pergunta que deseja com suas próprias palavras e clique no botao pesquisar Ou então clique na opcao menu Ajuda e escolha a opção Ajuda do Microsoft Word digite sua pergunta com suas próprias palavras e clique em pesquisar Você poderá escolher o assistente que tem mais a ver com a sua personalidade ou modo de trabalhar, clicar com o botão direito do mouse em cima do assistente e escolher o asssistente com as opções que deseja.

10 10 Criando um documento no Word Com o Word, você poderá começar a criar rapidamente seus documentos. O Word fornece alguns documentos que você pode criar usando assistentes e modelos: petições, memorandos, cartas, faxes, relatórios, teses, catálogos, boletins informativos, manuais, folhetos, calendários, páginas da Web, cronogramas, agendas, currículos, pedidos de compra e faturas.clique em Novo no menu Arquivo, clique na guia do tipo de documento desejado e, em seguida, clique duas vezes no modelo ou assistente. Caso você queira criar seu próprio documento, clique no botão Novo com a tela em branco comece a digitar o seu documento. Quando o texto chegar ao fim da linha, não pressione ENTER; o Word executará o retorno automático do texto. Pressione ENTER somente quando quiser iniciar um novo parágrafo. Dicas: Exibir/Ocultar.-O Word utiliza estes caracteres não imprimíveis para mostrar os retornos de carro, os espaços e as tabulações inseridas. Se você achar que eles estão confundindo, desative-o. Para acentuar, digitar primeiro o acento depois a letra. Não use espaços em branco para alinhar o seu texto, para isso, existe na barra de ferramentas formatação os botões de alinhamento (esquerda, centralizado, direita e justificado).

11 11 Verificando a Ortografia Inserindo Na versão atual o Word possui o Verificador Ortográfico Automático, onde ele atua como um revisor - verificando erros de ortografia e de digitação. À medida em que você digita. Ele colocará um sublinhado vermelho na palavra errada, para corrigir a palavra, clique no botão direito do mouse. Caso você não queira esta opção ativa é necessário que você desative, para isso clique no menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, na guia Ortografia e gramática. e desative a opção verificar ortografia Data e Hora Símbolo Para inserir Data e Hora no seu documento, clique no Menu Inserir, opção Data e Hora, especifique o formato desejado na caixa Formatos disponíveis e verifique se deseja atualizar automaticamente a data e a hora sempre que abrir o documento ou imprimir. Para inserir símbolos especiais, clique no Menu Inserir, opção Símbolo. Figura Para inserir figuras, clique no Menu Inserir, opção Figura e escolha uma figura do clipart ou uma figura armazenada em um arquivo.

12 12 Salvando o seu documento Você pode salvar o seu documento clicando no botão Salvar da Barra de Ferramentas ou através do Menu Arquivo, opção Salvar. Se estiver salvando pela primeira vez, será aberta uma caixa de diálogo Salvar Como para que você digite um nome para o arquivo. Você deverá escolher também a unidade de disco (pasta de trabalho) onde será gravado, ou ainda escolher um outro formato de arquivo, clicando na opção Salvar como Tipo e escolher a opção. Depois de salvo uma vez, ele não abrirá mais a caixa de diálogo e sim atualizará o arquivo. Fechando o Documento Sair do documento Para fechar apenas a janela do documento ativo, vá para o Menu Arquivo, opção Fechar ou através do botão fechar na Barra de Menu, se você ainda não salvou o documento terá a chance de fazê-lo neste momento Saindo do Word Sair do programa Para sair do programa, vá para o Menu Arquivo, opção Sair ou através do botão Sair do Programa na barra de Título, no canto superior esquerdo da janela.

13 13 Abrindo Arquivos Existentes Para abrir qualquer documento já existente, basta ir para a barra de ferramentas, Botão Abrir ou através do Menu Arquivo, opção Abrir, será aberta uma caixa de diálogo onde deverá ser selecionado o nome do arquivo desejado na lista de opções e o tipo de arquivo em "Arquivos do Tipo". Trabalhando com vários arquivos abertos Você pode trabalhar com vários arquivos abertos ao mesmo tempo, para saber exatamente qual o arquivo que você está no momento, verifique o nome na Barra de Título. Para visualizar quais são os arquivos que estão abertos, entre no menu Janela, o arquivo selecionado é o arquivo que você está trabalhando no momento, se quiser mudar de arquivo selecione outro no menu Janela. Inserindo texto O Word trabalha sempre com o modo de inserção ativo, isto quer dizer que, se você esqueceu uma palavra no meio do seu texto, é só posicionar o cursor e digitar a palavra. Se quiser trabalhar com o modo de sobrescrever ativo, clique duas vezes na barra de status sobre SE, se quiser desativar faça a mesma coisa.

14 14 Editando um documento Selecionando o texto para alteração Para fazer qualquer alteração você deve selecionar o texto. Para selecionar qualquer extensão de texto, arraste o cursor do mouse sobre ele. Para selecionar uma palavra, clique duas vezes sobre ela. Para selecionar um linha inteira, posicione a seta do mouse para a linha desejada e dê um clique. Se quiser selecionar múltiplas linhas, selecione a primeira e arraste. Para selecionar um parágrafo, posicione a seta do mouse para o parágrafo desejado e dê duplo clique. Para selecionar o documento inteiro, posicione a seta do mouse para uma linha qualquer e dê três cliques. Para cancelar a seleção, basta clicar fora da seleção na janela do documento. Excluindo texto Selecione o texto a ser removido e pressione a tecla DEL ou BAKSPACE. Se deseja substituir o texto que está excluindo, selecione o texto e em seguida comece a digitar a nova informação sobre o texto selecionado. Se quiser desfazer a ação, utilize o botão Desfazer

15 15 Movendo e copiando texto Uma das maneiras de mover ou copiar texto é utilizar o recurso de edição arrastar-e-soltar. Para mover o texto, selecione-o, aponte o mouse para ele e clique, aparecerá uma caixa pontilhada, arraste esta caixa para a nova posição e em seguida, solte o botão do mouse. Para copiar o texto, mantenha pressionada a tecla CTRL à medida que arrasta o texto selecionado para a nova posição e, em seguida, solte o mouse e a tecla CTRL. Recortar, Copiar e Colar Um outro recurso a ser utilizado são os botões de Recortar, Copiar e Colar da barra de ferramentas; selecione o texto a ser movido, clique no botão Recortar, mova o cursor para a posição que deseja inserir o texto e clique no botão Colar. Para copiar selecione o texto a ser copiado, clique no botão Copiar, em seguida leve o cursor para a nova posição e clique no botão Colar. Para copiar um texto de um documento para outro basta estar com o documento ativo e abrir o documento desejado, selecionar o texto a ser copiado e clicar no botão Copiar. Vá para o Menu Janela; você perceberá que existe dois documentos abertos, clique no documento que será inserido o texto selecionado, mova o cursor para a posição desejada e clique no botão Colar.

16 16 Formatando um texto Fonte Negrito, Itálico e Sublinhado Marcadores Para aplicar formatos no seu texto como negrito, itálico ou sublinhado, tamanho e tipo do fonte, você deve selecioná-lo e em seguida, clicar sobre os formatos desejados na barra de formatação, ou através do Menu Formatar, opção Fonte. Para mudar o alinhamento do seu texto, posicione o cursor ou selecione os parágrafos a serem alterados, clique no botão desejado na barra de formatação. Estilos de Parágrafos Tamanho da Fonte Opções de Alinhamento Opções de Recuo Trabalhando com Formatação Automática de Títulos, Bordas, Listas. Para deixar seu documento com formatação automática você deve no menu ferramentas, opção AutoCorreção: na guia AutoFormatação ao digitar, selecionar as opções que deseja deixar automáticas ao digitar o texto. na guia AutoFormatação selecionar as opções que deseja deixar automáticas para formatar o texto de uma só vez. No texto selecione a parte a ser formatada, clicar no menu formatar, opção AutoFormatação.

17 17 Inserindo um texto em AutoCorreção Inserindo um texto em Autotexto AutoCompletar O Word possui um corretor ortográfico automático, essas correções que o programa faz são recursos de AutoCorreção. Além disso, você pode usar este recurso para inserir palavras e frases que você utiliza frequentemente. Para inserir um texto na AutoCorreção, vá para o Menu Ferramentas, clique na opção AutoCorreção. Insira o texto na caixa de diálogo na opção Substituir (digite o texto a ser substituído) e opção Por (digite o novo texto). Da mesma forma, você pode usar o recurso AutoTexto para inserir um texto usado com freqüência. Para criar uma entrada de AutoTexto, primeiro você terá que selecionar o texto, depois vá para o Menu Inserir, clique na opção AutoTexto. Insira na caixa Nome, o nome da variável a ser criada e clique no botão Adicionar. Para inserir a variável no texto basta digitar o nome da variável e teclar F3. Para utilizar o AutoCompletar, digite os primeiros caracteres de um item (por exemplo, digite agos para o mês atual). Quando o Word sugerir o item completo, como "Agosto", pressione a tecla ENTER ou F3 para aceitá-lo. Se você em seguida digitar um espaço extra, o Word irá sugerir "Agosto de 1998". Para rejeitar o item, basta continuar digitando. Para ativar ou desativar o AutoCompletar, aponte para AutoTexto no menu Inserir, clique em AutoTexto; em seguida, selecione ou desmarque a caixa de seleção "Sugerir dica de AutoCompletar para AutoTexto e datas".

18 18 Definindo Configuração de Páginas O Word possui uma configuração de página pré-definida, para alterá-la vá para o Menu Arquivo, opção Configurar Página. Será aberta uma caixa de diálogo Configurar Página, onde existem quatro guias: Margens Alteram as medidas das margens Superior, Inferior, Esquerda e Direita. Medianiz - Se você pretende encadernar o seu documento, use a medianiz para adicionar espaços extras à margem interna. Margem Espelho - Se você quiser imprimir um documento frente e verso do papel, poderá ativar a caixa de verificação Margem espelho, com isso as margens internas e externas terão a mesma largura, isto é, uma será espelho da outra. Tamanho do Papel Altera a largura e altura do papel a ser utilizado e a orientação da página, isto é, se você quer imprimir na forma Paisagem (horizontal) ou Retrato (vertical). Origem do Papel Define opções para impressão de uma página em sua impressora, como por exemplo, se a alimentação da impressora será manual ou automática. Layout Define opções de cabeçalhos e rodapés, quebras de seção, alinhamento vertical e numeração de linhas. Alterando qualquer uma dessas guias, você poderá utilizá-las no documento todo, numa determinada seção ou a partir de um determinado ponto.

19 19 Inserindo Numeração de Páginas Removendo Numeração de Páginas Para inserir números de página em seu documento, vá para o Menu Inserir, opção Números de Páginas. Será aberta uma caixa de diálogo onde poderá se alterar o formato, a posição, o alinhamento do número. Você tem que estar no modo de exibição Layout da Página para poder visualizar os números, ou através do botão visualizar a impressão da barra de ferramentas. Para remover a numeração de página, vá para o Menu Exibir opção Cabeçalho e Rodapé, selecione o número de qualquer uma das páginas e dê um DEL. Cabeçalho e Rodapé Um cabeçalho ou rodapé é um trecho de texto geralmente impresso no topo ou na base de todas as páginas do documento. O cabeçalho é impresso na margem superior e o rodapé na margem inferior. Você pode usar um cabeçalho ou rodapé único na primeira página ou em cada seção do documento, ou ainda usar cabeçalhos e rodapés diferentes para as páginas pares e ímpares.

20 20 Criando Cabeçalhos e Rodapés Para criar um cabeçalho ou rodapé vá para o Menu Exibir, opção Cabeçalho e Rodapé. Aparecerá uma barra de ferramentas Cabeçalho e Rodapé e uma caixa tracejada. Para mover-se do cabeçalho para o rodapé, utilize o primeiro botão da barra de ferramentas Alternar entre Cabeçalho e Rodapé. Digite o texto que será repetido em todas as páginas do documento dentro da caixa tracejada que limita a área do cabeçalho ou rodapé e clique no botão Fechar, para voltar para o documento. Trabalhando com quebras Inserindo Quebra de Página O Word insere quebra de página automaticamente em seu documento, essas marcas não podem ser eliminadas. Mas ele permite que se insere uma quebra de página manual, e essa é possível eliminar. Para inserir uma quebra de página manual, pressione CTRL+ENTER ou Menu Inserir - Quebra - Quebras de página. Inserindo Quebra de Seção A quebra de sessão é utilizada para definir tipos diferentes de formatação (margens, cabeçalhos, números de página, orientação da página) em um mesmo documento. Para inserir uma quebra de seção, Menu Inserir - Quebra - Quebras de seção.

21 21 Inserindo Índice Analítico Instalando o Office (Título 1) 1 Iniciando o Word (Título 1) 1 Criando o seu primeiro documento (Título 1) 2 Selecionando o texto que você deseja alterar (Título 2) 2 Inserindo Texto 3 Excluindo Texto 3 O Word cria um índice analítico no documento usando os estilos especificados para os títulos. Você pode usar os estilos de título que vêm com o Word (Título 1 a 9), ou pode especificar os estilos de títulos a serem utilizados. Para aplicar um estilo, posicione o cursor no parágrafo desejado e clique na caixa de estilo na barra de ferramentas Formatação. Serão listados os estilos disponíveis, selecione um. Depois de ter colocado todos os estilos no documento, mova o cursor para a página onde deseja inserir o índice, vá para o Menu Inserir, opção Índices e em seguida clique na guia Índice Analítico, escolha um formato e clique Ok Para atualizar o índice, estando com o cursor sobre a página de índice, tecle F9 no teclado.

22 22 Visualizando o documento antes de Imprimir Você poderá visualizar o seu documento antes de imprimi-lo, clique no botão Visualizar Impressão da Barra de Ferramentas Padrão, ou através do Menu Arquivo, opção Visualizar Impressão. Imprimindo um documento Para imprimir um documento é necessário que sua impressora esteja configurada corretamente, caso não esteja, instale-a através do Menu Iniciar, Configurações, Impressoras, Adicionar Impressora. Estando configurada corretamente a sua impressora, vá para o Menu Arquivo, opção Imprimir, será aberta uma caixa de diálogo, com várias opções para a impressão de seu documento. Dica: Muitas vezes você tem um documento com muitas páginas e ocasionalmente na última página uma pequena quantidade de texto. Você poderá na janela de visualizar impressão, usar o recurso de Ajustar para exibir na tela.

23 23 Criando Tabela As tabelas podem ser usadas para organizar informações e criar layouts de páginas interessantes com colunas de texto e gráficos lado a lado. Uma tabela é composta por linhas e colunas e a intersecção se chama célula. Para criar uma tabela simples, clique onde você deseja criar uma tabela. Clique na barra de ferramentas o ícone inserir tabela e arraste o mouse para selecionar o número de linhas e colunas desejado. Para aplicar bordas e sombreamento, utilize o menu formatar, bordas e sombreamento. Para selecionar colunas, linhas ou tabela posicione o cursor no local desejado e clique no menu tabela. Trabalhando com Tabelas Utilize o novo recurso Desenhar Tabela, no menu Tabela, ele abrirá uma barra de ferramentas que o ajudará a desenhar sua tabela.

24 24 Criando Mala Direta Você poderá usar o recurso de Mala Direta para criar uma carta e um cadastro de endereços para correspondência, através do Menu Ferramentas, opção Mala Direta. A criação de um documento de Mala Direta, envolve três passos: Criar um documento principal, que conterá o seu texto e os campos de mesclagem, que permanecem iguais em todas as cartas. Criar uma origem de dados, que contém informações que se alteram a cada carta, como nome e endereço do destinatário. Com os dois arquivos criados será necessário mesclar os documentos para gerar a Mala Direta. Criando um Documento Principal 1) Abra o documento a ser usado como documento principal; 2) Vá para o Menu Ferramentas, opção Mala Direta; 3) Será aberta uma caixa de diálogo Auxiliar de Mala Direta 4) Na guia 1. Documento Principal, escolha a opção Criar e em seguida a opção Cartas Modelo; 5) Aparecerá uma mensagem, escolha a opção Janela Ativa

25 25 Criando Documento de Dados O arquivo de dados deverá conter os nomes, endereços e outras informações que você deseja mesclar com o documento principal. 1) Na guia 2. Origem de Dados, escolha a opção Obter dados e em seguida Criar Origem de Dados; Será aberta uma caixa de diálogo Criar Origem de Dados, com sugestões dos nomes dos campos, onde você poderá adicionar novos campos ou remover os já existentes. Quando a lista de campos estiver pronta, clique no botão OK. 2) Abrirá uma caixa de diálogo Salvar Como, onde você deverá informar um nome para esse documento de dados. Em seguida, ele exibirá uma mensagem onde você pode escolher entre editar o documento principal ou a origem de dados, escolha editar origem de dados. 3) Preencha o formulário de dados, quando terminar dê OK, para retornar ao documento principal. 4) Com o documento principal ativo, aparecerá uma nova barra de ferramentas, a chamada Barra de Mala Direta. Através do botão Inserir Campo, da Barra de Mala Direta, escolha os campos que deseja inserir em sua carta.

26 26 Mesclando os dois arquivos 1) Para mesclar o documento, escolha o botão Mesclar para novo documento, ou Mesclar para a impressora. 2) Aparecerá uma nova janela Mala Direta, este é o seu documento mesclado, a união do principal com os dados. Importante: O arquivo mesclado não é necessário salvar, pois com os dois (principal e dados) você sempre terá o terceiro (mesclado - mala direta) Não se esqueça ao sair do Word, de salvar o documento principal e o de fonte de dados, pois senão serão perdidos todos os dados. Criando Etiquetas de Endereçamento Com os mesmos procedimentos da Mala Direta, você também poderá criar uma Mala Direta para impressão de etiquetas. 1) Menu Ferramentas, opção Mala Direta 2) Será aberta uma caixa de diálogo Auxiliar de Mala Direta 3) Na guia 1. Documento Principal, Clique em Criar, escolha a opção Etiquetas de Endereçamento; Aparecerá uma mensagem, escolha a opção Janela Ativa se a tela estiver em branco

27 27 1) Vá para a guia 2. Origem de Dados, opção Obter Origem de Dados, escolha a opção Criar Origem de Dados, adicione novos campos ou remova os já existentes. Quando a lista de campos estiver pronta, clique no botão OK. 2) Abrirá uma caixa de diálogo Salvar Como, onde você deverá informar um nome para esse documento de dados. Em seguida, ele exibirá uma mensagem onde você pode escolher entre configurar o documento principal ou editar a origem de dados, escolha configurar documento principal. 3) Abrirá uma janela onde você deve informar que tipo de etiqueta será utilizada. Clique no botão Detalhes, para definir altura, largura, e quantidade de etiquetas pôr página, dê Ok, quando terminar. 4) Abrirá uma janela Criar Etiquetas, Insira os campos na Etiqueta Modelo através do botão Inserir Campos, e dê Ok. 5) De volta a Janela auxiliar de Mala Direta, guia 2. Origem de Dados, clique em Editar Dados. Insira os dados e dê Ok. 6) Aparecerá a Barra de Mala Direta, escolha o botão Mesclar para Novo Documento.

28 28 Novidades do Word 97 AutoCorreção, AutoCompletar e Auto Texto Novidades no Word 95 e aprimoradas no Word97, esses recursos IntelliSense economizam o seu tempo de digitação, corrigindo erros de digitação e inserindo frases e palavras completas. AutoFormatação Verificador gramatical Como automatizar tarefas Como aprimorar o trabalho Digite um asterisco antes e depois de uma palavras para colocá-la em negrito, digite três hífens consecutivos para adicionar um sublinhado da largura da página. Para iniciar uma lista numerada. Para ativar esses recursos entre no menu Ferramentas, opção Autocorreção, guia "Autoformatação ao digitar". O Verificador gramatical foi inteiramente reestruturado para Word97 e agora está mais inteligente em relação aos erros que encontra. O Microsoft Visual Basic para Aplicativos é agora o ambiente de programas do Word e substitui o WordBasic. No entanto, as macros gravadas no WordBasic ainda irão funcionar no Word97. O trabalho no Visual Basic for Applications permite que as macros gravadas para o Word possam ser facilmente adaptadas para o Microsoft Excel e o PowerPoint. Tabelas, No Word97, a criação de uma tabela é uma tarefa simples. Com o recurso Desenhar tabela, você pode criar rapidamente tabelas complexas e adicionar células com várias larguras e com diversas alturas.

29 29 Como manipular texto e elementos gráficos. Assistentes e modelos Como compartilhar alterações Auxiliar de mala direta O Word 97, facilita a adição de efeitos de editoração eletrônica, como dispor texto ao redor de figuras ou saltar um texto da página 1 para a página 4. Um elemento gráfico pode ser posicionado em qualquer parte da página e você pode fazer o texto fluir ao redor do elemento gráfico de diversas maneiras. Se quiser criar os seus próprios elementos gráficos ou adicionar efeitos de texto, você irá encontrar um conjunto completo de ferramentas de desenho e figura. O Word97 vem com vários modelos e assistentes para ajudalo a criar uma variedade de documentos. Os modelos fornecem diversas estruturas alternativas; os assistentes irão orientá-los durante a criação de um documento e o assistente do Office está inteiramente integrado aos assistentes de modo a facilitar o acesso à Ajuda. Se for necessário controlar as alterações, você irá encontrar um controle de alterações aprimorado e fácil de usar. É fácil verificar quem fez uma alteração e quando. Se for necessário manter diversas versões de um documento, o Word agora permite que você salve essas versões dentro do mesmo documento. Menu arquivo, opção versões, botão "Salvar Agora" Simplifique o complexo processo de criação de cartas modelo com o Auxiliar de mala direta. Configure consultas na origem de dados para enfocar nomes específicos. Além disso, salve a carta modelo com campos de mesclagem para uso futuro.

30 30 O Word e a Web Use o Word97 para criar documentos de modo que você e seus assistentes possam utiliza-los em uma intranet ou na World Wide Web. O Word adiciona facilmente hyperlinks a documentos para que você possa saltar para qualquer posição em um documento, entre documentos, para documentos em outros aplicativos do Office ou para qualquer local na Internet. O Assistente de página da Web do Word facilita a criação de home pages e de outros documentos da Web, mesmo que você não conheça HTML.

31 31 Criando sua 1 ª Pasta de Trabalho Tela do Excel Selecionando Dados da Planilha Menu de Atalho Comando Desfazer Salvando sua pasta de trabalho Inserindo dados através de Listas Alinhando dados digitados Inserindo Linhas e Colunas em sua planilha Inserindo nova planilha na pasta de Trabalho Limpar ou excluir células Excluir planilhas de uma pasta de trabalho Usando fórmulas para fazer cálculos Valor Absoluto Formatando a aparência dos dados Melhorando a apresentação da sua planilha Reutilizando a formatação personalizada Usando as ferramentas de Desenho Usando o Assistente de Funções Criando um Gráfico Tipos de Gráfico Classificando os Dados e Filtros Auto Filtro Tabela Dinâmica Visualizando e Imprimindo sua Planilha Configuração de Página... 46

32 32 Criando sua 1 ª Pasta de Trabalho Organize, calcule e analise os seus dados com o Microsoft Excel.Para isso, você poderá trabalhar com uma ou mais planilhas na sua pasta de trabalho. Digite os valores e textos nas células de uma planilha em branco ou você poderá usar uma pasta de trabalho existente, ou modelo, e preenche-la com dados. Perceba que quando você digita números ele é alinhado automaticamente à direita da célula e os textos à esquerda. Isso é feito automaticamente pelo Excel e se chama Alinhamento Geral Diferença entre Pasta de Trabalho e Planilha. Pasta de Trabalho = um arquivo inicialmente com 16 planilhas com limite de até 255 planilhas. Planilha = Conjunto de linhas, colunas e células em que você armazena e manipula dados da pasta de trabalho. 256 colunas X linhas

33 33 Tela do Excel Barra de Título Barra de Ferramentas Padrão Botão Sair Barra de Ferramentas Formatação do Programa Barra de Menu Botão Fechar o Arquivo Célula Selecionada Títulos de Linhas Títulos de Colunas Botão Minimizar, Maximizar Janela e Sair do Programa Quando você criar uma nova pasta de trabalho, será exibida uma planilha com grade de linhas e colunas, formando células. Cada célula possui um endereço, que será exibida na caixa de Nome Existem: Barra de Ferramentas Padrão Barra de Ferramentas Formatação Títulos da Coluna (letras) Título de Linhas (números) Barras de Rolagem vertical/horizontal As barras de ferramentas Padrão e Formatação são exibidas com botões de fácil acesso e tarefas comuns. Barra de Rolagem Vertical e Horizontal Usar símbolos especiais nas células Para digitar alguns símbolos especiais é necessário que você digite o código ANSI no teclado numérico. Para digitar, mantenha pressionada a tecla ALT e digite o número abaixo: ALT 167 º ALT 166 ª ALT 163

34 34 Selecionando Dados da Planilha Com os seus dados digitados você poderá fazer a seleção de uma única célula ou de um intervalo. Para fazer uma seleção Adjacente veja o quadro abaixo: Uma célula Um intervalo Uma coluna Uma linha Clique sobre a célula Clique na célula inicial e arraste com o mouse até o final do intervalo Clique na letra do título da coluna Clique no número do título da linha Para fazer uma seleção Não Adjacente execute as mesmas operações acima e segure a tecla CRTL Menu de Atalho Este comando muitas vezes é utilizado, por exemplo quando uma célula ou intervalo é selecionado, o menu de atalho exibe comandos que permitem recortar, copiar, excluir, inserir ou formatar dados. Para isso clique no botão direito do mouse para exibir o menu de atalho

35 35 Comando Desfazer Para desfazer uma ação, use ícone desfazer. Salvando sua pasta de trabalho Inserindo dados através de Listas Não se esqueça de salvar sua pasta de trabalho, para isso, clique sobre o botão Salvar, digite o nome do arquivo e dê OK. Sempre procure ir salvando seus dados, uma vez fornecido o nome do arquivo, não será mais necessário fornecê-lo, apenas clique no botão Salvar, para atualizar o arquivo. No Excel existe uma forma de inserir dados automaticamente é necessário que você digite uma seqüência. Esta seqüência pode ser: números, datas, meses, etc. Existe uma seqüência pré-definida, mas você pode criar uma seqüência personalizada, para isso entre no Menu Ferramentas, escolha Opção, clique em Listas, digite as informações e clique no botão Adicionar Alinhando dados digitados Centralizar Centralizar colunas Esquerda Direita Quando você digita textos muitos longos, eles ultrapassam a grade original da planilha e você quer centralizar dentro de várias colunas, por exemplo o título de uma planilha, use para isto o botão de alinhamento Centralizar colunas selecionadas ou então utilize os demais botões para fazer o alinhamento. Para alinhar verticalmente dentro da célula, use o Menu Formatar, opção Células, escolha guia Alinhamento clique Superior, Centralizado ou Inferior. Para distribuir o texto selecionado dentro da altura da célula, clique sobre Justificado

36 36 Inserindo Linhas e Colunas em sua planilha Muitas vezes é necessário inserir linhas ou colunas depois da tabela pronta. Inserir Linhas, posicione o cursor abaixo da linha a ser inserida, clique no Menu Inserir, opção Linha. Inserir Colunas, posicione o cursos a direita da coluna a ser inserida, clique no Menu Inserir, opção Coluna Se precisar inserir mais de uma linha ou coluna, selecione um número maior de linhas/colunas antes de usar o menu Inserir Inserindo nova planilha na pasta de Trabalho Muitas vezes é necessário que você insira uma nova planilha, para isso, vá para o menu Inserir, opção Planilha perceba que a planilha será inserida a esquerda da plan que você está trabalhando Limpar ou excluir células Para excluir ou limpar células, vá para o Menu Editar e escolha a opção desejada. Quando você exclui células, elas são removidas da planilha e as células adjacentes movem-se para preencher o espaço. Quando limpa células, você remove o conteúdo, os formatos ou as notas das células, mas deixa as células vazias na planilha. Excluir planilhas de uma pasta de trabalho Selecione as planilhas que você deseja excluir. Vá para o Menu editar, clique sobre Excluir Planilha. Atenção este processo de exclusão não tem volta.

37 37 Usando fórmulas para fazer cálculos Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário que você saiba os endereços das células e também iniciar a fórmula com o sinal de =. Os operadores a serem usados são: * multiplicação + soma ^ exponenciação / divisão - subtração Pôr exemplo, se quiser somar o valor da célula = C1+C2+C3 ele irá totalizar o valor destas três células. Mas existe a Função AutoSoma, que fará esta totalização automática, para isso basta selecionar as células envolvidas na operação e clicar o botão de Autosoma. A soma das células selecionadas, aparecem no canto inferior direito da janela, antes mesmo de você clicar o botão do Autosoma. Valor Absoluto Valor Absoluto Podemos copiar as fórmulas arrastando a alça de preenchimento por entre as colunas ou linhas. Quando estou arrastando nas linhas fica fixo a coluna, e arrastando por entre as colunas fica fixo a linha dentro da fórmula. Para ficar fixo linha e/ou coluna no movimento do mouse, devemos colocar o $. Por exemplo =A5 * B7 para fixar o A5 use = $A$5 * B7

38 38 Formatando a aparência dos dados Estando pronta a estrutura básica da planilha, precisamos melhorar o visual, destacando os títulos, os totais e colocar bordas nas células ou nas regiões. Para formatar os dados será necessário que você selecione a área a ser formatada. Perceba que existe uma Barra de Ferramentas Formatação, com botões específicos para agilizar o trabalho. Existe ainda o menu de atalho, para isso clique no botão direito do mouse para ver os comandos de formatação disponíveis No Menu Formatar, opção Células existem mais detalhes sobree a formatação das células, cada guia fornece novas opções. As guias são Número: formatos pré-definidos ou personalizado Alinhamento: horizontal/vertical e orientação do texto. Fonte: estilo, tamanho sublinhado, cor e efeitos Borda: todos os tipos de borda e os estilos Padrões: aplica novos padrões de preenchimento para célula Proteção: trava as células e oculta as fórmulas Dica: você pode utilizar colunas estreitas para criar um efeito de recuo na célula. Utilize linhas superficiais para obter uma flexibilidade de espaçamento semelhante.

39 39 Melhorando a apresentação da sua planilha Com a Autoformatação você conseguirá um excelente resultado para a apresentação da sua planilha. Para aplicar uma autoformatação, selecione qualquer célula na região atual, vá para o Menu Formatar, opção Autoformatação, selecione o estilo desejado na lista. Quando você aplica a autoformatação, serão analisados a região atual da planilha e será aplicada automaticamente a formatação com base na posição dos cabeçalhos, fórmulas e dados. Reutilizando a formatação personalizada Com a ferramenta Pincel, você consegue copiar a formatação de uma célula para outra. È necessário, primeiro, que você selecione a célula ou intervalo de células com formatos diferentes e depois aplique a ferramenta pincel. Usando as ferramentas de Desenho Com as ferramentas de desenho, você poderá criar efeitos especiais em sua planilha, tais como: linhas com setas, círculos, caixa, caixa de texto que flutuam sobre a planilha. Para formar as ferramentas de desenho disponíveis, clique sobre o botão desenho na Barra de Ferramentas Padrão.

40 40 Usando o Assistente de Funções As funções pré-definidas no Excel efetuam cálculos rapidamente, facilitando as digitações de fórmulas. Os valores em que uma função efetua as operações são chamados de argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados. A seqüência de caracteres usada em uma função é chamada de sintaxe. A sintaxe de uma fórmula começa com um sinal de igual(=) e é seguida por uma combinação de valores e operadores. Para utilizar as funções de Excel, basta clicar no botão do Assistente de Função, na Barra de Ferramentas Padrão e escolher a função mais apropriada. Existem uma grande variedade de funções disponíveis para facilitar a sua tarefa do dia a dia. As funções mais utilizadas, podem ser subdividida em : Funções Matemáticas Funções Estatísticas Funções Data/Hora Funções Lógicas Funções de Busca

41 41 Criando um Gráfico Muitas vezes será necessário que você organize os dados de sua planilha em forma de gráfico, para ficar claro e objetivo. Você conseguirá fazer gráficos de barra de coluna, de torta, e até mesmo combinar marcadores diferentes no mesmo gráfico. Você poderá criar um gráfico incorporado diretamente à planilha ou quando você precisar apenas do gráfico, crie uma folha de gráfico separada. Nos dois casos, os valores do gráfico são atualizados sempre que os dados da planilha de origem são alterados. Para criar um gráfico, é necessário que você selecione a região da planilha que deseja incluir como dados do seu gráfico. Se você quiser um gráfico em uma folha separada, clique no Menu Inserir, opção Gráfico, em seguida, clique sobre Como Nova Planilha Para criar um gráfico incorporado à planilha, selecione os dados, clique no botão Auxiliar Gráfico, na barra de Ferramentas Padrão. Arraste para indicar, a região da planilha onde será posicionado o gráfico. Para fazer uma alteração em um gráfico que você criou clique duas vezes sobre o gráfico incorporado; quando ativo, a sua borda fica mais espessa. Neste momento estará ativo também a Barra de Ferramentas do Gráfico No caso de gráfico incorporado à planilha, selecione os dados a serem inseridos, arraste-os para dentro do gráfico. Se estiver trabalhando com uma folha de gráfico, utilize os comandos Copiar e Colar (menu Editar) para adicionar os dados no gráfico. OBS: muitas vezes é necessário, que você utilize o comando no Menu Editar, opção Colar Especial.

42 42 Tipos de Gráfico Existem no Excel 14 tipos de gráficos diferentes, você poderá experimentar cada um deles, bastando para isso, ativar o gráfico, e clicar no botão tipos de Gráfico Você poderá utilizar a Autoformatação para alterar rapidamente a aparência de um gráfico. Para aplicar uma Autoformatação, ative o gráfico e clique no Menu Formatar opção Autoformatação. Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo Quando você adiciona uma gráfico a outro aplicativo, aconselha-se que você vincule o gráfico ao seu texto, ou a sua apresentação. Pois neste caso, todas as vezes que o gráfico for alterado, automaticamente ele será atualizado no documento vinculado. Para isso, ative o gráfico e clique sobre o botão Copiar- (Menu Editar), vá para o documento Word e clique sobre o local onde deseja inserir o gráfico. Clique sobre Colar Especial (Menu Editar) e selecione Colar Vincular OBS: aconselha-se os arquivos estarem sempre juntos numa pasta de trabalho (diretório) ou no mesmo disquete.

43 43 Nesta fase escolhe por Coluna e/ou Linha Nota-se que a simples mudança de linhas por colunas o gráfico ficou totalmente alterado Após o a finalização do Gráfico, podemos alterar na cor, formato, tipo de linhas, títulos, legenda, dados, etc. Podemos alterar também o tipo do gráfico trocando a visualização do mesmo.

44 44 Classificando os Dados e Filtros Ordem Ascendente Ordem descendente Para fazer uma classificação dos seus dados, você poderá faze-lo por qualquer coluna, basta para isso, clicar em qualquer lugar da célula e, em seguida, clique no Botão de Ferramentas Classificar em ordem Ascendente Auto Filtro Para visualizar apenas os contatos desejados de uma tabela utilize o AutoFiltro. Para isso digite a sua tabela com todos os títulos das colunas e seus dados. Depois de inserir a lista ative o AutoFiltro, menu Dados, opção Filtro. Será automaticamente colocado em todas as colunas um filtro, para ativar um dos filtros, basta clicar na seta do lado da coluna e ativar a condição desejada. Para voltar a tabela ao normal ( com todos os dados) clique no filtro e coloque a opção de Todos. Quando você utiliza o AutoFiltro, determinados comandos de edição, formatação e impressão funcionam de uma maneira diferente.

45 45 Tabela Dinâmica Arrastar Muitas vezes o volume dos seus dados pode ser grande demais e você precisa uma maneira de resumir essas informações, para isso existe no Excel a Tabela Dinâmica. Para criar a tabela Dinâmica é necessário que você ative a célula do início da tabela que você vai gerar, e na barra de menus em Dados, escolha Tabela Dinâmica. A seguir teremos 4 etapas: Etapa 1 : Texto explicativo sobre a tabela dinâmica Etapa 2: o programa sugere a área selecionada Etapa 3: Crie uma nova tabela escolhendo os campos que serão consolidados: Coluna=depto e Dados=Salário Etapa 4: Selecione o início da tabela resultado. É aconselhável escolher uma planilha vazia. Exemplo de uma tabela criada pela consolidação Quando alterar algum valor na tabela onde se originou a tabela Dinâmica, verifica-se que a tabela dinâmica não altera automaticamente. Devemos então colocar a célula ativa no início da tabela dinâmica e clicar no botão Atualizar dados

46 46 Visualizando e Imprimindo sua Planilha Quando você precisar imprimir uma planilha, é aconselhável que se utilize o comando Visualizar Impressão, pois ele permite reduzir as ocorrências do procedimento de tentativa/erro e o desperdício de papel. Configuração de Página Estando na janela de visualizar impressão, clique sobre ZOOM para obter um modo de exibição mais ampliado, caso não seja necessário alterações clique sobre o botão Imprimir. E para ajustar o layout da página, clique sobre o botão Configurar No Configurar Página que também está disponível no menu arquivo, você pode definir novas margens, alinhamentos, editar Cabeçalhos e Rodapés, e definir linhas/colunas que devem aparecer em todas as páginas.

47 47 Índice do Power Point Visão Geral do PowerPoint Com o PowerPoint é possível: Tela Básica: Criando uma apresentação no PowerPoint: Assistente de AutoConteúdo: Conhecendo PowerPoint: Escolhendo uma nova aparência para sua apresentaçaõ: Slide Mestre: Criando Slide Mestre: Como colocar efeitos no modo de Classificação O que são Modelos? Começando uma Apresentação a partir de um Modelo: Imprimindo sua apresentação:... 54

48 48 Visão Geral do PowerPoint 7.0 É um pacote gráfico de apresentação. Possui ferramentas que o ajudarão a fazer apresentações com aparência profissional de forma rápida e simples. Usando alguns dos novos recursos de desenvolvimento de AutoConteúdo, será possível alcançar o seu objetivo de maneira mais eficaz. Se você necessita de transparências rápidas para dar instruções à sua equipe, slides para reunião de vendas ou efeitos especiais para uma apresentação na tela, o PowerPoint dispõe de tudo isso. Com o PowerPoint é possível: Criar apresentações em transparência, papel, slides de 35mm ou eletrônica. Acrescentar anotações do apresentador. Começar a trabalhar rapidamente usando a demonstração. Usar no PowerPoint materiais que você tenha criado em outros produto da microsoft, tais como: word e excel.

49 49 Tela Básica: Botão sair do Programa Barra de Título Barra de Ferramentas Padrão Barra de Ferramentas Formatação Barra de Menu Botão Minimizar, Maximizar Janela Sair do Programa Barra de Rolagem Vertical e Horizontal Botão de Sair do programa: clique neste botão para Sair do Programa ou Fechar o seu arquivo. Barra de Título: quando salvar o seu arquivo o nome aparecerá nesta Barra de Título. Botão Minimizar / Maximizar: neste botão você poderá Minimizar ou maximizar a sua tela. Bara de Menu: aqui nesta barra você poderá acessar todos os menus com suas opções. Barra de Ferramentas Padrão: nesta barra será possível trabalhar com as ferramentas que o PowerPoint oferece. Barra de Ferramentas Formatação: esta barra permite formatar o seu texto com negrito, sublinhado, sombreado, justificar o seu texto, alterar o tamanho, cor da fonte. Modo de Visualizar as Apresentações: são 5 modos que permitem alterar o modo de visualização da sua apresentação. Modo de Visualizar sua Apresentação Barra de Desenhos Barra de Status: esta barra mostra quantos slides você tem na apresentação e qual o modelo que está sendo utilizado; permite inserir novos slides e novos layout.

50 50 Criando uma apresentação no PowerPoint: Existem várias maneiras para você criar uma apresentação: 1- Assistente de AutoConteúdo. 2- Modelo. 3- Apresentação em branco. Dica: Assistentes é uma abordagem orientada para a criação de uma apresentação. Ele pode ajudá-lo a desenvolver suas idéias e projetar sua apresentação. Basta responder às perguntas exibidas na tela. Para iniciar o assistente de AutoConteúdo: 1- Vá para o Menu Arquivo, opção Novo, na caixa de diálogo escolha Assistente de AutoConteúdo. Assistente de AutoConteúdo: 2- Siga as instruções exibidas na tela. Inicia com um slide de título e, em seguida, ajuda você a escolher dentre uma seleção de categorias de apresentação com assuntos diversos. Depois que você escreve o título e o assunto, o PowerPoint prepara um roteiro de tópicos baseado nas respostas dadas ao assistente. Em seguida, digite as informações e vá para o modo slide para alterar o layout.

51 51 Conhecendo PowerPoint: Existem 5 modos diferentes de visualizar o seu trabalho, para ativar cada um, clique sobre o botão, localizado na parte inferior da janela principal. Modo de Slide Modo de Tópicos Modo de Classificação de Slides Modo de anotações Modo de apresentações de Slides Modo de Slide você pode digitar, desenhar, adicionar clip-art, inserir figuras e alterar a aparência de texto e objetos. Também alterar o layout de slide, adicionar gráficos, desenhar formas e adicionar artefinal e gráficos de outros aplicativos. Modo de Tópicos você pode exibir textos formatados ou simples e apenas títulos ou o texto completo. È a melhor maneira de desenvolver o conteúdo de sua apresentação. Modo de Classificação de slide esse modo permite a visualização de uma miniatura de cada slide, incluindo gráficos e textos. Você pode configurar transições de slides, ocultar slides e definir os intervalos entre as apresentações. Modo de Anotações você pode digitar anotações para utiliza-las como guias durante a apresentação. Cada página de anotações corresponde a um slide. Modo apresentação de slide este modo é parecido com um projetor de slide. Cada slide preenche a tela e você pode ver os efeitos das transições e dos intervalos.

52 52 Escolhendo uma nova aparência para sua apresentaçaõ: Tendo adicionado as informações, está na hora de decidir a aparência que elas devem Ter. Para isso utilize o botão Aplicar Modelo de Estrutura, na Barra de Ferramentas Padrão. Você pode utilizar o Modelo de Estrutura sempre que desejar, e não apenas para apresentações novas. Isso significa que você pode organizar melhor a aparência de sua apresentação. Slide Mestre: O slide que contém os espaços reservados formatados para os títulos e texto principal assim como quaisquer itens de segundo plano que devem ser exibidos em todos os slides de uma apresentação. Se você efetuar uma alteração no slide mestre, essa alteração afetará todos os slides da apresentação que estão de acordo com o mestre. Criando Slide Mestre: Para criar um slide mestre 1- Mantenha pressionada a tecla Shift, clique com o mouse no modo de slide. 2- Aparecerá um slide todo pontilhado, onde você terá condição de alterar o estilo de formatação e este será aplicado em toda a apresentação.

53 53 Como colocar efeitos no modo de Classificação O que são Modelos? Temos os efeitos de Transição que aparecem no momento da troca de slides e o efeito de Composição que tem sua ação em cada subtítulo e/ou figura. Modelos de estrutura são conjuntos de gráficos e formatos mestres pré-definidos que podem ser aplicados a qualquer apresentação. E você pode aplica-lo em qualquer apresentação, sem alterar o conteúdo existente dos slides ou das anotações. A vantagem de você usar modelos, é que além de economizar tempo, o ajuste entre as fontes, as cores e o layout foi elaborado para que a sua apresentação seja a mais harmoniosa possível. Começando uma Apresentação a partir de um Modelo: Para criar uma apresentação a partir de um modelo: 1- Vá para o Menu Arquivo, opção Novo. 2- Abrirá uma caixa de diálogo Nova Apresentação, nesta caixa de diálogo aparecerá três guias: Geral (apresentação em branco ou outras criadas anteriormente), Estrutura de Apresentação (aplica a aparência na apresentação) e Apresentações (são opções de autoconteúdo). Para criar um documento com base em um desses modelos clique sobre o botão desejado.

54 54 Começando uma apresentação em branco: Para criar uma apresentação em branco, inicializando o PowerPoint: 1- Clique na opção Apresentação em branco. 2- Abrirá uma caixa de diálogo Novo Slide, escolha um layout de slide. 3- Você estará no modo de slide, pronto para digitar sua apresentação. Para criar uma apresentação em branco, estando trabalhando com o PowerPoint aberto: 1- Vá para o menu Arquivo, opção Novo, escolha a guia geral, opção apresentação em branco. Aparecerá uma caixa de diálogo Novo Slide em AutoLayout, escolha o layout desejado para slide. Imprimindo sua apresentação: Para imprimir transparências, folhetos para o público, anotações, ou estrutura de tópicos da apresentação, vá para o Menu Arquivo, opção Imprimir, ou através do botão Imprimir da Barra de Ferramentas Padrão, mas se utilizá-lo, só serão impressos os slides.