MANUAL FLEX EMPRESA. Módulo Empresa Versão: 3.0. Desenvolvido por Federação das Unimeds da Amazônia. Todos os direitos reservados

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1 MANUAL FLEX EMPRESA Módulo Empresa Versão: 3.0 Desenvolvido por Federação das Unimeds da Amazônia. Todos os direitos reservados

2 Objetivo Proporcionar uma interatividade técnica e operacional entre Empresas e a Unimed, com uso da tecnologia para agilizar os canais de comunicação, à medida que reduz custos e aumenta a produtividade, oferecendo diferenciais competitivos nas rotinas e processos de todos os agentes envolvidos na utilização dessa ferramenta tecnológica.

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4 Acessando o FLEX Exemplo: Iniciando o sistema via web. Acesse site de sua Unimed ou diretamente pelo Flexempresa.unimedmanaus.com.br (verifique o nome de sua unimed) Informe o código da empresa: 1985 Usuário do sistema: flexempresa Senha: ********

5 Inicio do sistema e os módulos disponíveis para EMPRESA: Manual do sistema Nome do usuário que está usando o sistema Situação das solicitações. Em auditoria e negadas Dados da empresa acessada, inclusive o período de movimentação. Prévia do faturamento: visualize a sua fatura do dia.

6 Opção 1: A opção lista todos os beneficiários do contrato, trazendo os campos chaves CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO (formado por 13 números sem os 3 números iniciais que se refere ao código da Unimed), NOME (nome cadastrado na base Unimed), MATRÍCULA (numero cadastrado pela empresa do funcionário para localizar o beneficiário na Unimed), INCLUSÃO (data do cadastro do beneficiário no beneficio da empresa), DATA NASCIMENTO (data nascimento do beneficiário), SEXO (sexo), DEPENDÊNCIA (dependência cadastrada exemplo: filho, filha, conjugue e titular), FAIXA ETÁRIA (exemplo: ) e MENSALIDADE (valor do plano do beneficiário). Lista beneficiários ativos no contrato. Observe que disponibilizamos em pdf e Excel a lista de todos os beneficiários ativos. Pesquisa inteligente pelo os campos código, matricula e nome do beneficiário. Totaliza a quantidade de titulares e dependentes do contrato.

7 Lista beneficiários excluído/inativos no contrato. Observe que disponibilizamos em pdf e Excel a lista de todos os beneficiários inativos. Lista todas as operações feita na empresa. Observe que disponibilizamos em pdf e Excel.

8 Como saber se sua empresa pode fazer movimentação para inclusão de Titular e seus dependentes ou qualquer outra tipo de operação. Consultando o período de movimentação ou Status. Opções para inclusão de titular e dependentes. Caso esteja liberado fica abaixo das opções ATIVOS, INATIVOS E AUDITORIA. INCLUSÃO DO TITULAR 1-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR CLIQUE NO BOTÃO.

9 1-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR DADOS PESSOAIS Incluindo um novo titular no contrato. CPF: formato 11 números validado conforme receita federal. Nome: tamanho 70 caracteres tipo letras e não pode utilizar caracteres especiais e nem acentuação. Data Nascimento: Formato: dia/mês/ano no formato dd/mm/aaaa. CNS: Cartão nacional de saúde formado por 15 números que é fornecido no atendimento da rede publica de saúde. Declaração de Nascido Vivo: Nome: As operadoras deverão enviar para ANS a informação do número da declaração de nascido vivo para os beneficiários nascido a partir de 1 de janeiro de 2010, titulares ou dependentes, de planos individuais ou familiares, coletivos empresariais ou coletivos por a por adesão, até a data de 05 de junho de Sexo: Masculino ou feminino. Portador de Deficiência: Sim/Não - Campos para indiciar se o beneficiário é portador de deficiência. RG: Tamanho 15 numérico que vem na carteira de identidade ou carteira de motorista. Órgão: Tamanho 5 letras - disponível na carteira de identidade UF: Tamanho 2 letras - Local onde foi emitido o documento de identidade. Data Expedição do RG: Data que foi emitido o RG - dia/mês/ano no formato dd/mm/aaaa. Mãe: disponível na certidão de nascimento - tamanho 70 caracteres tipo letras e não pode utilizar caracteres especiais e nem acentuação.

10 Pai: disponível na certidão de nascimento - tamanho 70 caracteres tipo letras e não pode utilizar caracteres especiais e nem acentuação. Estado Civil: selecionar as opções disponíveis: casado, desquitado, divorciado, separado, solteiro, união Estável e Viúvo. Escolaridade: selecionar as opções disponíveis: Analfabeto, 1 grau incompleto, 1 grau completo, 2 grau incompleto, 2 grau completo, superior incompleto, superior completo, pósgraduado e doutorado. PIS: documento fornecido pela caixa econômica federal, tamanho de 11 números. Lotação: selecionar as opções disponíveis Matricula: fornecido pela empresa para os empregados, tamanho 12 números Setor: selecionar as opções disponíveis forma de comunicação pela internet tamanho 120 números ou letras 2-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR ENDEREÇO E TELEFONE DO TITULAR CEP: Numero disponível no site dos correios/ou em qualquer documento endereçado ao beneficiário que significa local residência. Tamanho 8 números. Endereço: depois de digitado o CEP mostrara o endereço correspondente. Número: numero da localização do endereço formado por 5 números. Complemento: campo de apoio ao correio. Tipo telefone: selecionar a opção disponível: residencial, comercial, celular, Pager e fax.

11 DDD: Numero da cidade chamada formada por 2 números (exemplo Manaus: 92) Telefone: formado por 8 números Ramal: formado por 4 números 3-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR SELECIONANDO O PLANO DO TITULAR Plano: Selecione os planos disponíveis Dependência: Selecione as dependências disponíveis. Descrição: acomodação, abrangência, mensalidade e faixa - simples conferencia do plano escolhido. 4-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR ANEXANDO OS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA INCLUSÃO DO TITULAR (Podendo variar documentos por contrato). ANEXAR OS DOCUMENTOS ESPECIFICADOS CONFORME A EXIGENCIA DA ANS NO FORMATO PDF OU JPEG.

12 5-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR OCORRÊNCIA. Opção escrever algum texto para se comunicar com a Unimed.

13 INCLUSÃO DE DEPENDENTES. 1-PASSO PARA INCLUSÃO DE DEPENDENTES ESCOLHA O TIPO DE DEPENDENTE COM CPF OU MENOR DE IDADE SEM CPF. Incluindo um novo dependente no contrato Regra conforme definido na sua Unimed.

14 Caso a opção seja com o CPF será obrigatório o CPF. Caso a opção seja menor sem CPF será solicitado à informação da data de nascimento para validação. 15/08/2005 Regra conforme definido na sua Unimed.

15 2-PASSO PARA INCLUSÃO DE DEPENDENTES ESCOLHA O TITULAR DO(S) DEPENDENTE(S) COM CPF OU MENOR DE IDADE SEM CPF. Pesquisa inteligente do titular por código ou por nome, após a localização do titular só clicar no mesmo.

16 Preencher os campos necessários para inclusão do dependente. CPF: formato 11 números validados conforme receita federal. Nome: tamanho 70 caracteres tipo letras e não pode utilizar caracteres especiais e nem acentuação. Data Nascimento: Formato: dia/mês/ano no formato dd/mm/aaaa. CNS: Cartão nacional de saúde formado por 15 números que é fornecido no atendimento da rede publica de saúde. Declaração de Nascido Vivo: Nome: As operadoras deverão enviar para ANS a informação do número da declaração de nascido vivo para os beneficiários nascido a partir de 1 de janeiro de 2010, titulares ou dependentes, de planos individuais ou familiares, coletivos empresariais ou coletivos por a por adesão, até a data de 05 de junho de Sexo: Masculino ou feminino. Portador de Deficiência: Sim/Não - Campos para indiciar se o beneficiário é portador de deficiência. RG: Tamanho 15 numérico que vem na carteira de identidade ou carteira de motorista. Orgão: Tamanho 5 letras - disponível na carteira de identidade UF: Tamanho 2 letras - Local onde foi emitido o documento de identidade. Data Expedição do RG: Data que foi emitido o RG - dia/mês/ano no formato dd/mm/aaaa.

17 Mãe: disponível na certidão de nascimento - tamanho 70 caracteres tipo letras e não pode utilizar caracteres especiais e nem acentuação. Pai: disponível na certidão de nascimento - tamanho 70 caracteres tipo letras e não pode utilizar caracteres especiais e nem acentuação. Estado Civil: selecionar as opções disponíveis: casado, desquitado, divorciado, separado, solteiro, união Estável e Viúvo. Escolaridade: selecionar as opções disponíveis: Analfabeto, 1 grau incompleto, 1 grau completo, 2 grau incompleto, 2 grau completo, superior incompleto, superior completo, pósgraduado e doutorado. PIS: documento fornecido pela caixa econômica federal, tamanho de 11 números. Lotação: selecionar as opções disponíveis Matricula: fornecido pela empresa para os empregados, tamanho 12 números Setor: selecionar as opções disponíveis forma de comunicação pela internet tamanho 120 números ou letras 3-PASSO PARA INCLUSÃO DE DEPENDENTES ENDEREÇO E TELEFONE DEPENDENTE Herdar do titular caso o dependente resida no mesmo endereço.

18 CEP: Numero disponível no site dos correios/ou em qualquer documento endereçado ao beneficiário que significa local residência. Tamanho 8 números. Endereço: depois de digitado o CEP mostrara o endereço correspondente. Número: numero da localização do endereço formado por 5 números. Complemento: campo de apoio ao correio. Tipo telefone: selecionar a opção disponível: residencial, comercial, celular, Pager e fax. DDD: Numero da cidade chamada formada por 2 números (exemplo Manaus: 92) Telefone: formado por 8 números Ramal: formado por 4 números 4-PASSO PARA INCLUSÃO DE DEPENDENTES SELECIONE O PLANO Plano: Selecione os planos disponíveis sendo obrigatório o mesmo do titular. Dependência: Verifique a dependência e selecione as disponíveis. Descrição: acomodação, abrangência, mensalidade e faixa - simples conferencia do plano escolhido.

19 5-PASSO PARA INCLUSÃO DO(S) DEPENDENTE(S) ANEXANDO OS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA INCLUSÃO DO(S) DEPENDENTES (Podendo variar documentos conforme exigência do contrato). ANEXAR OS DOCUMENTOS ESPECIFICADOS CONFORME A EXIGENCIA DA ANS NO FORMATO PDF OU JPEG. TAMANHO MAXIMO 2MB POR ARQUIVO PODENDO DEIXAR TODAS AS PAGINA EM UM SÓ ARQUIVO. 6-PASSO PARA INCLUSÃO DO TITULAR OCORRÊNCIA. Opção escrever algum texto para se comunicar com a Unimed.

20 ALTERAÇÃO DE DADOS BÁSICOS DOS BENEFICIÁRIOS. Procure o beneficiário a ser alterados os dados básicos ou que tenha campos em brancos e clique para selecionar. Veja o campo de pesquisa avançada que pode ser usada. Depois de selecionado observe os campos a ser alterado e clique no botão. Após a alteração aguarde a auditoria, caso queira alterar uma campo obrigatório utilizem a opção essa opção exige anexo de documentos. Caso seja usado a opção Vai ser obrigado anexar os documentos.

21 EXCLUSÃO/INATIVAÇÃO DE BENEFICIÁRIOS: Caso queira inativar um beneficiário selecione o mesmo e clique no botão abrirá um tela. Exemplo de texto.

22 SOLICITAÇÃO DE 2ª VIA DE CARTÃO MAGNÉTICO: selecione o beneficiário clique no botão e digite o motivo. IMPRIMINDO CARTEIRA PROVISÓRIA DE PAPEL: selecione o beneficiário clique no botão lembrando que só é permitido caso já tenha solicitado uma segunda via ou que seja novo beneficiário, para ter acesso a essa opção solicite a sua Unimed. Exemplo de Cartão Exemplo do Cartão de papel impresso pelo o FLEX.

23 ATUALIZANDO OU INCLUINDO NOVO ENDEREÇO: Selecione o beneficiário clique no botão Caso já tenha o endereço clique no botão CEP: Numero disponível no site dos correios/ou em qualquer documento endereçado ao beneficiário que significa local da residência. Tamanho 8 números. Endereço: depois de digitado o CEP mostrara o endereço correspondente. Número: numero da localização do endereço formado por 5 números. Complemento: campo de apoio ao correio. Tipo telefone: selecionar a opção disponível: residencial, comercial, celular, Pager e fax. DDD: Numero da cidade chamada formada por 2 números (exemplo Manaus: 92) Telefone: formado por 8 números Ramal: formado por 4 números

24 ATUALIZANDO OU INCLUINDO NOVO TELEFONE: caso já tenha telefone clique no botão Tipo telefone: selecionar a opção disponível: residencial, comercial, celular, Pager e fax. DDD: Numero da cidade chamada formada por 2 números (exemplo Manaus: 92) Telefone: formado por 8 números Ramal: formado por 4 números Endereço Associado: selecionar o endereço que se refere o numero. ALTERANDO O PLANO DO TITULAR/DEPENDENTE: É obrigatório o plano do(s) dependente(s) serem igual ao do titular. Para mudança de plano selecione o beneficiário desejado e clique no botão selecione o novo plano e clique no botão

25 TRANSFERENCIA DE LOCAL DE ATENDIMENTO DO BENEFICIÁRIO - INTERCÂMBIO: Selecione o beneficiário clique no botão Selecione a Unimed desejada clique no botão aprovação dos auditores. e aguarde a DEMONSTRATIVO DE FATURAMENTO: Está opção a empresa vai poder tirar o demonstrativo de faturamento o mesmo que é enviado para sua Unimed todo o mês. Clique no botão Selecione a referência e clique em gerar demonstrativo. Modelo em arquivo pdf.

26 FATURAS: Nesta opção pode se tirar a segunda via das faturas já emitidas em formato PDF o mesmo que é enviado para sua empresa todo o mês. Após a escolha da referencia clique no botão Gerar Fatura.

27 FINANCEIRO: Nesta opção pode ver a situação financeira das parcelas em aberto, inclusive emitir o boleto bancário para pagamento em formato HTML ou PDF REAJUSTES: Nesta opção pode emitir um relatório do reajuste aplicado em formato PDF.

28 QUITAÇÃO ANUAL DE DÉBITOS: Nesta opção emiti um relatório de todos os pagamentos efetuado conforme exigência da lei.

29 Mostra as suas solicitação e pendências que a empresa tem na Unimed.

30 Modelo de relatórios: Beneficiários ATIVOS/INATIVOS (pdf e Excel) Para emitir escolha pdf ou Excel e clique no botão download. E aguarde o processamento. Exemplo pdf.

31 Exemplo Excel. Campos disponíveis: Código do beneficiário, C.P.F. Nome, Sexo, Dependência, Mãe, Nascimento, Faixa, Inclusão, Matricula, Setor, Plano e Mensalidade. PRÉVIA DO FATURAMENTO (pdf)

32 RELATÓRIO DE AUDITORIA- (pdf e Excel) Este relatório registra tudo que é feito no FLEX por data. Exemplo PDF Exemplo Excel Contatos e suporte: Suporte via suporteflex@unimedfama.com.br Via telefone ligue para o setor de cadastro.

33 RESUMO DO MANUAL Inclusão de beneficiários titulares e dependentes Inativação/exclusão Programada Ativação de antigos beneficiários (aproveitando o mesmo código) prazo 30 dias. Alteração de Plano (dependente igual do titular) Atualização de dados Cadastrais (nome, data nascimento, endereço, telefone, e outros.) Controle de movimentação Empresarial Cobrança de valor proporcional (solicitar de sua Unimed) Impressão 2ª via do Faturamento Impressão 2ª via de boletos. Impressão 2ª via de demonstrativo de beneficiários. Impressão 2ª via dos reajustes aplicados pela Unimed. Impressão de relatório de Quitação Anual de débitos Impressão de relatórios de beneficiários ativos/inativos Excel-pdf Solicitação 2ª via de cartão magnético. Impressão de cartão provisório Impressão da prévia do faturamento. Pdf Solicitação de repasse para outra Unimed. Acompanhamento da Auditoria Cadastral feito pela Unimed Excel e pdf. Armazena todos os documentos dos beneficiários (RG, CPF e outros.) eliminando papel!