GUIA DO USUÁRIO. 1. Movimentação Cadastral de Beneficiários 7. Atualização Cadastral de Beneficiário Excluído

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1 A GUIA DO USUÁRIO 1. Movimentação Cadastral de Beneficiários 7. Atualização Cadastral de Beneficiário Excluído 2. Importação de arquivo 8. Consulta de Lotes 3. Consulta Movimentações Pendentes 9. Consulta Beneficiário e Situação do Pedido 4. Fechamento de Lote 10. Solicitar Segunda Via de Cartão 5. Registra Lotação 11. Dúvidas frequentes 6. Registra Centro de Custo

2 1 O Portal de Serviços On-Line Empresarial é o serviço da Central Nacional Unimed que torna a movimentação cadastral mais prática o seu dia-a-dia. Este manual explica todos os detalhes das movimentações cadastrais realizadas no ambiente digital, que traz benefícios como: Validação de dados exigidos pela ANS; Validação de acordo com parâmetros do Contrato; Visual mais dinâmico x tecnologia; Otimização do processo de movimentação. O portal pode ser acessado por meio do link: A Central Nacional Unimed disponibilizará um acesso para utilização da ferramenta. Para solicitá-lo envie um para portalcadastro@centralnacionalunimed.com.br, mencionando o código do grupo empresa, nome grupo, nome completo, CPF e do responsável pela utilização do login, lembrando que a senha de acesso é de uso pessoal e intransferível. Caso este usuário deixe de fazer parte do quadro de funcionários, sua área de RH deverá nos informar, para que o acesso seja desabilitado.

3 2 PORTAL DE SERVIÇOS ON-LINE EMPRESARIAL A entrada no sistema deve ser feita mediante a autenticação do cliente: Usuário = CPF do usuário responsável pela movimentação

4 3 1. Movimentação Cadastral de Beneficiários Deve obedecer as regras tratadas em contrato, como por exemplo: data de fechamento, prazo para carência. A imagem ao lado ilustra os itens que deverão ser utilizados para a movimentação. Endereço residencial completo (logradouro, número, complemento, bairro, cidade, UF e CEP). Após o preenchimento de todas as abas (dados pessoais, documentos, dados profissionais, endereços, plano de saúde e financeiro), clique em gravar Inclusão de Beneficiário Titular Para inclusão de titular é necessário preencher todos os campos obrigatórios, que possuem o asterisco *. São eles: Nome completo sem abreviações; Data de nascimento; Nome completo da mãe sem abreviações ou caracteres estranhos; CPF para todos os titulares e para os dependentes com idade igual ou maior de 18 anos; Insira o código de contrato e empresa Preencha os campos com asterico

5 4 Caso existam dados incorretos ou inválidos, aparecerá uma mensagem de ERRO ( ). Corrija-os e grave novamente até que não apareçam mais erros. Erros Atenção: mesmo que alguns dados não sejam obrigatórios para a movimentação cadastral, é importante para a Central Nacional Unimed que eles sejam preenchidos. Caso não sejam, um sinal de alerta aparecerá em sua tela. Alerta

6 Inclusão de Beneficiário Dependente Para inclusão de dependente é necessário preencher todos os campos obrigatórios, que possuem o asterisco *. Após o preenchimento de todas as abas, clique em gravar. Caso existam dados incorretos ou inválidos, aparecerá uma mensagem de ERRO. Corrija-os e grave novamente, até que não apareçam mais erros, com exceção da inclusão de companheiro(a) e inclusão de cônjuge, que ficarão com status Pendente de validação, para envio da documentação comprobatória ao analista responsável da área de Cadastro. No exemplo ao lado, o erro apontado refere-se ao sexo incompatível com grau de dependência. O sexo da dependente filha foi inserido como masculino, sendo que o correto é feminino. Caso não existam erros, mas existam ALERTAS, a movimentação cadastral não será impedida e poderá ser finalizada com sucesso.

7 Alteração Cadastral Para alteração de dados cadastrais, clique em Alteração Cadastral e altere os dados desejados. Após inseri-los, clique em gravar. Alteração do nome da mãe Caso existam dados incorretos ou inválidos, aparecerá uma mensagem de ERRO. Corrija-os e grave novamente, até que não apareçam mais erros, com exceção da alteração de data de nascimento, cuja documentação comprobatória deverá ser enviada ao analista responsável da área de Cadastro. Alteração do nome da mãe com acréscimo de SILVA

8 Reativação de Beneficiário Caso você não tenha o código do cartão do beneficiário, para localizá-lo utilize a lupa e localize-o mencionando outros dados, como por exemplo, CPF, nome, matrícula. Após localizá-lo, clique em. Caso não existam erros, mas existam ALERTAS, a movimentação cadastral não será impedida e poderá ser finalizada com sucesso.

9 Exclusão de Beneficiário Localize o beneficiário, insira a data e o motivo de exclusão e então clique em. Inserir a data de acordo com o fechamento contratual. Exemplo: Fechamento dia 20/05. Movimentação de exclusão em: 15/05 Exclusão para 31/05 Obs.: Caso a data informada no lote seja diferente da data do final do mês, a movimentação é devolvida. Após o fechamento cadastral, a exclusão deverá ser preenchida com data do último dia do mês subsequente, aproveitando o exemplo acima, dia 30/06. ATENÇÃO: A DATA DEVERÁ RESPEITAR A REGRA DO CONTRATO. CASO NÃO, APARECERÁ A MENSAGEM: 1.6. Troca de Plano Insira o código do cartão do beneficiário, o novo plano, a data de troca, e clique em. Aguardar a mensagem Operação realizada com sucesso!

10 9 2. Importação de arquivo A funcionalidade Importação de arquivo permite que o usuário insira mais registros de uma única vez, facilitando o dia-a-dia da movimentação cadastral. Como regra, o arquivo deve constar no layout da Central Nacional Unimed, respeitando o tipo/formato que deve ser delimitado por ponto e vírgula ; não conter o cabeçalho e ser salvo em texto (.txt/.csv). Importante: Deve-se respeitar a quantidade de caracteres e o formato para cada campo: numérico, alfanumérico e data (DD/MM/AAAA).

11 Passo a passo para importação de arquivo Para que os dados da empresa sejam visualizados, inserir o contrato na importação de arquivo. Inserir o arquivo sem cabeçalho e delimitado por ponto e vírgula ; Após selecionar o arquivo, ir em e clique no botão abaixo Atualizar Histórico, para que o status do processamento seja atualizado.

12 11 É possível acompanhar o status do arquivo conforme print abaixo: Após a validação do sistema, apresentará quantos registros foram rejeitados, processados e lidos: Rel. Erros: Informam os registros que foram rejeitados diretamente, opção de baixar para análise dos erros. Para exemplificar este caso, o erro pode ocorrer quando tiver um campo com informações com mais caracteres do que o permitido; Rel Mov. Pendentes: Mostram todos os registros que foram importados com sucesso, tanto com erro cadastral ou não. Este arquivo já está no formato de movimentação, porém, deve-se remover as colunas de A à W (colunas de identificação) para uma nova importação. Para identificar o status de cada situação, será apresentado as seguintes situações: Qtd. Lidos: Apresenta a quantidade de linhas lidas no arquivo, pode ser que estejam com os dados cadastrais corretos ou com erros; Resumo: Apresenta a quantidade de linhas que foram validadas no arquivo;

13 12 Após validação dos beneficiários na funcionalidade Consulta Movimentações Pendentes é necessário ir em fechamento de lote para que a movimentação seja enviada à equipe de Cadastro para processamento de lote em 1 dia útil. Importante: As movimentações que estiverem com divergências de dados cadastrais: status Com Erro de Validação ou com status de Pendente de Validação devido a documentação comprobatória, ficarão disponíveis na Consulta Movimentações Pendentes até a sexta-feira da semana vigente e posteriormente serão excluídas. Para identificar se a movimentação é digitação ou importação verificar no menu origem.

14 13 3. Consulta Movimentações Pendentes A funcionalidade Consulta Movimentações Pendentes é destinada a consulta das movimentações que foram realizadas e estão pendentes para validação e posterior fechamento do lote. As movimentações que foram concluídas com sucesso, ficarão com status de Validado e Pendente de Envio, com exceção de: inclusão de companheiro(a), inclusão de cônjuge, alteração de data de nascimento, que ficarão com status de Pendente de Validação, pois estas movimentações, serão tratadas pelo analista responsável na área de Cadastro da CNU, após análise da documentação encaminhada. Todas as movimentações que tenham erros, apresentarão o status Com Erro de Validação e poderão ser corrigidas posteriormente. Caso estas correções não tenham sido realizadas dentro da mesma semana, serão automaticamente excluídas. Veja abaixo alguns exemplos:

15 14 Salientamos que, caso haja necessidade de gerar um relatório dos beneficiários que estão na Consulta Movimentações Pendentes, temos as funcionalidades de extração de relatório abaixo: Relatório: Arquivo txt com delimitador (#) Em Tela Arquivo CSV

16 15 4. Fechamento de Lote Após a análise e validação dos beneficiários, que apresentarão o status Validado e Pendente de Envio, é necessário o fechamento do lote para envio da movimentação à Central Nacional Unimed. No momento em que o lote for fechado, você visualizará o protocolo com número de lote, data de envio, movimentações realizadas, quantidades, entre outros. E será disparado um na nossa Unidade de Cadastro alertando de que existem movimentações do seu contrato disponíveis para processamento em sistema. Após o fechamento do lote, o sistema mostrará o código do lote e o status de enviado. Atenção: O prazo de processamento da equipe de Cadastro é de 1 dia útil após o fechamento do lote.

17 16 5. Registra Lotação Essa funcionalidade existe somente para empresas parametrizadas a utilizar lotação. Para cadastro de uma lotação, clique em Novo, insira os dados e clique em Incluir. Após a mensagem a lotação ficará disponível para movimentação. Em uma movimentação que apareça o erro Lotação não cadastrada, será necessário cadastrá-la conforme orientações acima e inseri-la novamente, conforme exemplo ao lado: Após inserir a lotação, a mesma fica visível na relação de lotação

18 17 6. Registra Centro de Custo Funcionalidade somente para empresas parametrizadas a utilizar Centro de Custo. Lembrando que só existe um centro de custo se existir uma lotação cadastrada. Após a inserção dos dados, clique em. Deverá apresentar a mensagem:

19 18 7. Atualização Cadastral de Beneficiário Excluído A Atualização de Beneficiário excluído, foi desenvolvida para corrigir algum dado pendente exigido pela Agência Nacional de Saúde (ANS), de um beneficiário que esteja excluído na base cadastral da Central Nacional Unimed. Nome abreviado Esta funcionalidade será utilizada no momento da reativação de um beneficiário excluído que tiver algum dado cadastral pendente e o sistema apontará o erro para correção. A atualização será validada em sistema em até 1 dia útil, para posteriormente, reativar o beneficiário já com o dado corrigido.

20 19 8. Consulta de Lotes A funcionalidade Consulta de Lotes foi desenvolvida para auxiliar nos controles e acompanhamentos das movimentações diárias. É possível visualizar a movimentação do lote em PDF e/ou Excel de todos os registros dentro do lote. Os possíveis status do lote são: Enviado, Processado, Enviado com Erro (este último, trata-se dos casos que são devolvidos pelo analista responsável pelo contrato na CNU, após a análise e identificação de alguma divergência no processamento). Após análise e validação de dados pela Central Nacional Unimed, o lote é processado. Observe que o status foi alterado de Enviado para Processado e o Número Cartão já consta disponível para visualização. Veja um exemplo. Inclusão de Titular (status do lote como Enviado). Obs.: Dentro do lote em que consta um beneficiário com status de Enviado com Erro, a empresa é notificada pelo analista do Cadastro para correção/tratativa no beneficiário.

21 20 9. Consulta Beneficiário e Situação do Pedido A funcionalidade Consulta Beneficiário e Situação do Pedido permite a visualização dos dados cadastrais, carência, coberturas, imagem do cartão, pedido de reembolso e autorizações prévias. Desta forma, a busca de informações ficará mais prática e dinâmica. A imagem ao lado ilustra os itens disponíveis para a consulta.

22 Solicitar Segunda Via de Cartão A funcionalidade Solicitar segunda via de cartão, permite que o usuário solicite a 2ª via do cartão via Portal do Cliente Empresarial. É necessário inserir o código do cartão no campo Beneficiário. Caso você não tenha o código do cartão, para localizá-lo utilize a lupa e localize-o mencionando outros dados, como por exemplo, CPF, nome e matrícula. Após localizá-lo, o sistema abrirá a opção de solicitar a 2ª via do cartão para o grupo familiar. Selecione o beneficiário e após, insira o motivo da solicitação e dar um gravar. Após a solicitação, você poderá acompanhar o status através da funcionalidade Acompanhar solicitações de segunda via de cartão.

23 Dúvidas frequentes 1. Por que o meu acesso foi bloqueado? O seu acesso somente é bloqueado quando você tiver tentado mais de duas vezes inserir a senha incorreta ou não acessar o portal por 90 dias seguidos com o seu login. 2. O que devo fazer para desbloquear meu acesso? Na tela principal do Portal de Serviços On-Line Empresarial existe a funcionalidade Esqueci minha senha. Basta clicar e inserir o seu usuário e automaticamente o sistema enviará para o seu cadastrado o link de redefinição de senha. 3. Por que as movimentações são excluídas semanalmente? As movimentações que estão na Consulta Movimentações Pendentes com ou sem erro de dados cadastrais, e não forem corrigidas dentro da mesma semana, serão excluídas automaticamente. 4. Por que no fechamento do lote aparece Altera Mês Referência? A mensagem Altera Mês Referência aparecerá somente nos casos das movimentações que foram incluídas anteriormente à data de fechamento contratual. Para dar continuidade às movimentações, comunique o analista responsável para liberação dessa mensagem. 5. Por que a movimentação fica com status Pendente de Validação? Somente as movimentações de inclusão de companheiro(a), inclusão de cônjuge e alteração de data de nascimento, ficam com status Pendente de Validação, devido à necessidade do envio de documentação comprobatória ao analista responsável na Área de Cadastro. Após análise da documentação, essa movimentação será conduzida pelo analista, sendo devolvida com inconsistências ou processadas. 6. Por que não posso passar o meu login e senha para outra pessoa? O login e a senha são de uso pessoal e intransferível. Caso tenha quaisquer questionamentos, levantamentos ou demais tratativas, conduza-os com o responsável pelo login.

24 23 Informações complementares / Contato Para mais informações do Portal de Serviços On-Line Empresarial, como dúvidas referentes ao uso da ferramenta, acesso, senha, problemas sistêmicos, entrar em contato com: Nome Área João Alcântara dos Santos Equipe de Cadastro joao.santos@centralnacionalunimed.com.br Luciane Anacleto Equipe de Cadastro luciane@centralnacionalunimed.com.br Rosangela Lopes Franco Equipe de Cadastro rosangela.franco@centralnacionalunimed.com.br