Apostila e Caderno de Exercícios: Microsoft Excel

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1 Apostila e Caderno de Exercícios: Microsoft Excel I n s t i t u t o C S U

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3 Caro Aluno(a): Este material complementar foi desenvolvido pelos profissionais do Instituto CSU, com o intuito de oferecer a você atividades práticas que possibilitarão o uso de todo o conteúdo ministrado em sala de aula. Para que ele possa estar sempre à sua disposição, siga as orientações a seguir: Não amasse ou rasure o material; Ao manuseá-lo procure estar com as mãos limpas; Não retire as folhas da apostila e ao final da aula entregue-a ao Instrutor; Qualquer irregularidade comunique imediatamente ao Instrutor. O Instituto CSU deseja que seu aprendizado possa ser enriquecedor, eficaz, dinâmico e repleto de novas oportunidades que contribuirão para seu crescimento profissional. Boa Sorte!!! Apostila MS Excel 3

4 4 Apostila MS Excel

5 Índice: O que é o MS Excel:...7 Iniciando o MS Excel:...7 Iniciando um novo documento:...7 Dimensões de uma planilha...7 Entendendo uma planilha:...8 Barra de ferramentas:...8 Barra de ferramentas Padrão:...9 Barra de Formatação:...10 Barra de Status:...10 Barra de Fórmulas:...11 Barra de Desenho:...11 Você sabia? Selecionando célula e caractere #####...12 Barra de rolagem:...13 Formatação de Linhas, Colunas e Planilha...13 Você sabia? Organizar planilhas e selecionar toda à planilha...14 Primeiros passos do MS Excel...15 Abrindo uma planilha existente...15 Salvando uma planilha:...15 Inserindo planilhas...15 Você sabia? Tecla F5 e selecionando diversas células...16 Entendendo cálculos no MS Excel:...17 Formatação de células...17 Passo a passo: Formatando células...18 Passo a Passo: Classificação de dados...19 O que são fórmulas...19 Você sabia? Tecla F2 e Estilo de porcentagem...20 Trabalhando com Porcentagem...21 Erros de fórmulas e funções...21 Você sabia? Ocultar e Limpar formatação...22 O que são funções?...23 Funções: SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE e AGORA...23 Funções: MAIÚSCULA, MINÚSCULA, PRI.MAIÚSCULA e ROMANO...23 Funções: ABS, ARRED, ARREDONDAR.PARA.CIMA e ARREDONDAR.PARA.BAIXO...23 Você sabia? Navegar pelas planilhas através do teclado e Auto Preenchimento...24 Funções SE, CONT.SE, CONT.VALORES...25 Funções SE(OU) E SE(E)...25 Função PROCV...25 Você sabia? AutoFormatação e Inserir Comentários...26 Formatação Condicional...27 Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais...27 Adicionar um formato condicional...27 Alterar ou remover um formato condicional...29 Você sabia? Selecionar linhas ou colunas e ferramenta Zoom...30 Referência Relativa, Mista e Absoluta...31 Cabeçalho e Rodapé...31 Criando Gráficos:...32 Passo a passo: Criação e modificação de um gráfico...32 Você sabia? Botões: Autosoma, Classificação e Proteger planilha...35 Função SE composta:...36 Função MAIOR, MENOR E SOMASE...36 Visualizar impressão:...37 Configurar página:...37 Você sabia? Atalhos para ocultar linhas e colunas...38 Você sabia? Botões Aumentar ou diminuir casas decimais...38 Apostila MS Excel 5

6 Remover linhas de grade...39 Você sabia? Colar especial...40 Dicas para cálculos...40 Opções de Janela...41 Dividir painéis...41 Congelar painéis...41 Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha...42 Tabela dinâmica...43 Teclas de atalho Microsoft Excel...46 Caderno de Atividades Práticas...47 Atividade 1 Classificação...49 Atividade 1 Desenvolvida Classificação...50 Atividade 2 Fórmulas (Operações Matemáticas)...51 Atividade 2 Desenvolvida Fórmulas (Operações Matemáticas)...52 Atividade 3 Fórmulas e Função SOMA...53 Atividade 3 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA...54 Atividade 4 - Fórmulas e Função SOMA...55 Atividade 4 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA...56 Atividade 5 Fórmula da Porcentagem e Fixar células...57 Atividade 5 Desenvolvida - Fórmula da Porcentagem e Fixar células...58 Atividade 6 Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE...59 Atividade 6 Desenvolvida - Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE...60 Atividade 7 Fórmula da porcentagem e Fixar células...61 Atividade 7 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células...62 Atividade 8 Fórmula da porcentagem e Fixar células...63 Atividade 8 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células...64 Atividade 9 Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE...65 Atividade 9 Desenvolvida - Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE...66 Atividade 10 Função SE(OU) e SE(E)...67 Atividade 10 Desenvolvida - Função SE(OU) e SE(E)...68 Atividade 11 Função SE(OU)...69 Atividade 11 Desenvolvida - Função SE(OU)...70 Atividade 12 Formatação Condicional, CONT.SE e SE...71 Atividade 12 Desenvolvida - Formatação Condicional, CONT.SE e SE...72 Atividade 13 Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE...73 Atividade 13 Desenvolvida - Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE...74 Atividade 14 Função SE Composta...75 Atividade 14 Desenvolvida - Função SE Composta...76 Atividade 15 Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE...77 Atividade 15 Desenvolvida - Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE...78 Atividade 16 Função SE e CONT.SE...79 Atividade 16 Desenvolvida - Função SE e CONT.SE...80 Atividade 17 Função PROCV e proteger planilha...81 Atividade 17 Desenvolvida - Função PROCV...82 Atividade 18 - Função PROCV...83 Atividade 18 Desenvolvida - Função PROCV...84 Atividade 19 Função SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas...85 Atividade 19 Desenvolvida - SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas...86 Atividade 20 Gráfico (Tipo Linha)...87 Atividade 20 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Linha)...88 Atividade 21 - Gráfico (Tipo Pizza)...89 Atividade 21 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Pizza)...90 Atividade 22 - Gráfico (Tipo Coluna)...91 Atividade 22 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Coluna)...92 Atividade 23 Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células...93 Atividade 23 Desenvolvida - Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células Apostila MS Excel

7 O que é o MS Excel: O MS Excel, é uma planilha eletrônica feita para facilitar a automação de processos de cálculos, criação de gráficos e a manipulação de dados. Iniciando o MS Excel: Para iniciar o MS Excel, estando no WINDOWS, clique em: INICIAR PROGRAMAS MICROSOFT OFFICE MICROSOFT EXCEL ou INICIAR EXECUTAR DIGITE: EXCEL E CLIQUE OK Iniciando um novo documento: Quando o MS EXCEL é iniciado, ele apresenta uma planilha em branco. Sendo que necessitando de um novo documento, devemos clicar em: Menu Arquivo Novo e escolher o tipo de documento desejado. Dimensões de uma planilha: Uma planilha Excel (versões: 95, 97, 200, XP e 2003) possui as seguintes dimensões: Colunas: 256 representadas por letras Linhas: representadas por números Células: Além disso, um arquivo Pasta do Excel comporta 255 planilhas. Apostila MS Excel 7

8 Entendendo uma planilha: A planilha do MS EXCEL é composta por linhas (horizontal) e colunas (vertical). O encontro entre linhas e colunas formam as células. Cada célula tem um endereço de referência composto do código da coluna (letra) e o código da linha (número). Estes endereços são a chave para o uso do MS EXCEL. Célula Colunas Linhas Planilhas Barra de ferramentas: A barra de ferramentas do MS EXCEL, nos disponibiliza, atalhos de acesso rápido aos principais recursos. Para visualizar ou ocultar as barras de ferramentas, clique no menu Exibir Barras de ferramentas Uma lista de itens aparecerá, selecione clicando na barra que queremos exibir. 8 Apostila MS Excel

9 Barra de ferramentas padrão: Botão Nome Descrição Novo Iniciar uma nova planilha Abrir Salvar Permissão Imprimir Visualizar impressão Ortografia e gramática Pesquisar Recortar Copiar Colar Pincel Desfazer Refazer Inserir Hiperlink AutoSoma Classificação crescente Classificação decrescente Assistente de gráfico Desenho Zoom Ajuda do MS Office Excel Abre uma planilha já existente Salva a planilha ativa Permite ou não que o arquivo seja utilizado na rede simultaneamente Abre o Microsoft Outlook para que a apresentação seja enviada como anexo Imprime o documento ativo usando as configurações atuais na impressora Mostra como vai ficar a impressão quando a planilha for impressa Verifica a ortografia de toda planilha Faz uma busca dentro dos programas do Office Transfere o conteúdo selecionado para a área de transferência Faz a cópia do conteúdo selecionado e envia para a área de transferência Insere o conteúdo da área de transferência no local que estiver posicionado o cursor ou uma seleção do documento atual Copia o formato da célula selecionada para outra que desejamos que possua a mesma formatação Volta a última ação executada na digitação ou na maioria dos comandos (Ótimo para quando comete um erro) Se desfizermos alguma ação e quisermos refazê-la, basta clicar neste botão. Só estará disponível se já foi desfeita alguma ação anteriormente Insere um Hiperlink (um atalho) na planilha ativa Insere a função SOMA e as funções utilizadas recentemente Classifica o item selecionado em ordem crescente Classifica o item selecionado em ordem decrescente Inicia o Assistente de gráfico que permite a criação de gráficos Exibe e oculta a barra de ferramentas desenho Escolha a proporção em que sua planilha é apresentada na tela Ativa a pesquisa dos tutorias do Microsoft Office Excel Apostila MS Excel 9

10 Barra de Formatação: Nesta barra de atalhos para formatação, o usuário encontrará opções de formatação de fontes, células, planilhas, alinhamento, até formato numérico, data e monetário. Botão Nome Descrição Caixa de fonte Altera a fonte do texto selecionado Tamanho da fonte Altera o tamanho da fonte da célula selecionada Negrito Aplica o estilo Negrito na fonte Itálico Aplica o estilo Itálico na fonte Sublinhado Aplica o estilo sublinhado na fonte Alinhar à esquerda Alinha o texto à esquerda na célula Centralizar Centraliza texto na célula Alinhar à direita Alinha o texto à direita na célula Mesclar e centralizar Mescla as células selecionadas em uma única célula Estilo de moeda Aplica o estilo da moeda configurado em Configurações regionais Estilo de porcentagem Aplica o estilo de porcentagem Separador de milhares Aplica o separador de milhares Aumentar casas Aumenta o número de dígitos após a vírgula decimal decimais Diminuir casas decimais Diminui o número de dígitos após a vírgula decimal Diminuir recuo Diminui o recuo da linha Aumentar recuo Aumenta o recuo da linha Bordas Cor de preenchimento Cor da fonte Permite selecionar a borda e o tipo Permite alterar a cor de fundo de uma célula Permite alterar a cor da fonte Barra de Status: Esta barra encontra-se na parte inferior do MS EXCEL e fornecerá algumas informações importantes: Soma do conteúdo das células selecionadas NUM LOCK, CAPS LOCK e SCROLL LOCK. 10 Apostila MS Excel

11 Barra de Fórmulas: Localizada na parte superior da janela do Excel usada para inserir ou editar ou fórmulas em células ou gráficos. Exibe o valor constante ou a fórmula armazenada na célula ativa Barra de Desenho: O MS EXCEL, fornece aos usuários a opção da barra de desenhos. Nela o usuário consegue desenhar figuras simples e criar formas geométricas básicas, além, de itens existentes na biblioteca. Botão Nome Descrição Desenhar Oferece opções para o desenho como: girar, inverter, ordenar, etc. Seleciona Objeto Aciona a seta para seleção de objetos já inseridos AutoFormas Oferece figuras, faixas, setas e outras formas prontas para inserir na planilha Linhas Desenhar linhas Setas Retângulo Elipse Caixa de Texto WordArt Inserir diagrama ou organograma Inserir Clip-art Inserir imagem do arquivo Cor do preenchimento Cor da linha Cor da fonte Estilo da linha Estilo do tracejado Estilo da seta Estilo de sombra Estilo 3D Desenhar setas Desenhar retângulos Desenhar elipses e círculos Colocar uma caixa que podemos digitar textos Colocar uma autoforma que podemos digitar textos Inserir diversos tipos de diagramas ou organogramas na planilha Inserir um Clip-art no slide Inserir uma imagem ou foto na planilha Alterar a cor de preenchimento das autoformas ou WordArt Alterar a cor da linha Alterar a cor da fonte Alterar o estilo e espessura da linha Alterar o estilo do traçado de uma linha, seta ou autoforma Alterar o tipo de seta Aplicar o efeito sombra Aplicar o efeito tri-dimensional Apostila MS Excel 11

12 Você sabia? Na coluna e na linha da célula selecionada, os cabeçalhos das mesmas ficam em alto relevo. Caso um número seja maior do que a largura da coluna, o número é mantido, mas a célula será preenchida com o caractere #######, indicando que naquela célula se encontra um valor maior do que é possível exibir. Basta então, aumentar para a direita o tamanho da coluna. 12 Apostila MS Excel

13 Barra de rolagem: MS EXCEL, possui duas barras de Rolagem, uma para movimentação horizontal e uma para movimentação vertical. Para utilizá-las basta clicar na seta referente à direção desejada. Formatação de Linhas, Colunas e Planilha: No MS EXCEL, podemos formatar as células através do menu Formatar: Linhas Ajustar altura Ocultar linha Auto ajustar ao conteúdo Colunas Ajustar largura Ocultar coluna Auto ajustar ao conteúdo Planilha A formatação de planilha consiste em determinar alguns atributos, como por exemplo: Nome Ocultar Colocar em segundo plano Apostila MS Excel 13

14 Você sabia? Clicando no nome da planilha e arrastando para os lados podemos organizá-las de maneira rápida. Clicando no retângulo localizado na intersecção entre o cabeçalho de colunas e linhas, selecionamos toda à planilha. 14 Apostila MS Excel

15 Abrindo uma planilha existente: Instituto CSU 1. Clique no menu Arquivo Abrir Na caixa de diálogo escolha na pasta Meus documentos o arquivo desejado 3. Aponte e clique no arquivo e depois clique no botão Abrir ou Pressione CTRL + A Primeiros passos do MS Excel Salvando uma planilha: 1. Clique no menu Arquivo 2. Opção Salvar 3. Na caixa Nome do arquivo: digite o nome com que deseja salvar o seu arquivo ou mantenha a sugestão do título 4. Do lado direito da caixa de diálogo clique no botão Salvar ou para substituir os passos 1 e 2 Pressione CTRL + B Inserindo planilhas: Na parte inferior da planilha do MS EXCEL, acima da Barra de Status, encontra-se as planilhas existentes na pasta de trabalho. Para acrescentar uma nova planilha a esta pasta, clique no nome de qualquer planilha com o botão direito do mouse, e escolha a opção inserir. Como na figura abaixo ou utilize o atalho SHIFT + F11: Apostila MS Excel 15

16 Você sabia? Para movimentar o cursor rapidamente para uma célula, pressione a tecla F5. Aparecerá uma caixa de diálogo perguntando em qual célula ou planilha você quer ir. Digite a célula desejada e pressione ENTER. Mantendo a tecla CTRL pressionada podemos selecionar diversas células intercaladas (usando o mouse). 16 Apostila MS Excel

17 Entendendo cálculos no MS Excel: Para fazermos cálculos no MS EXCEL, teremos que deixar de pensar apenas em números, e sim, em endereços (células). Selecionamos primeiramente o endereço que queremos o resultado. Através do sinal de = (igual) definimos que neste endereço teremos um cálculo. Clique no endereço A1. Tecle + (adição) Clique no endereço B1. Este cálculo construído denominamos Fórmula, onde qualquer número digitado na A1 ou B1 será somado e apresentado o resultado na C1. Formatação de células: Para alterar as propriedades das células no MS EXCEL, devemos clicar no menu Formatar submenu Células ou utilizar o atalho CTRL + 1. Surgirá uma caixa de dialogo com as seguintes guias: Número Define que formato de valor deverá ser utilizado como padrão nas células selecionadas. Alinhamento Define os alinhamentos, horizontal, vertical, além da orientação de texto. Fonte Define todas as propriedades das fontes, tais como, cor, estilo e tamanho. Borda Neste item, podemos definir estilo, cor e espessura da borda. Padrões Define o sombreamento das células e até os padrões de células ou planilhas. Proteção Bloqueia ou oculta as células quando a planilha for protegida. Apostila MS Excel 17

18 Passo a Passo: Formatando células Selecione as células que deseja formatar; 1. Clique no menu Formatar 2. Clique no submenu Células Aparecerá uma caixa de diálogo com 6 guias: Número: Escolhemos o formato em que o número deverá aparecer, as mais utilizadas são: Contábil, Data, Geral, Número. Alinhamento: Nesta Guia escolhemos a forma em que o texto se comportará em relação à célula. Podemos escolher a inclinação, a posição e como se comportar quando o valor digitado é maior que o espaço disponível. Fonte: Escolheremos qual será a aparência do nosso texto (FONTE), temos as seguintes opções como: Fonte, estilo, tamanho, sublinhado e cor. Borda: Na guia Borda escolhemos a cor e seu estilo, a- lém de colocar borda apenas em uma parte da área selecionada. Padrões: Nesta guia, iremos escolhemos a cor de fundo das células selecionadas. Proteção: Definimos as opções de proteção, para destravar uma célula desmarcando a opção Bloqueadas e a opção oculta. Depois é só clicar no menu Ferramentas Submenu Proteger Proteger Planilha... e clique OK 18 Apostila MS Excel

19 Passo a Passo: Classificação de Dados: 1. Selecione os dados na tabela 2. Clique em Menu Dados 3. Submenu Classificar Classificar por Selecione a primeira coluna 5. Em seguida por Selecione a segunda coluna 6. E depois por Selecione a terceira coluna 7. Meu intervalo de dados tem Linha de cabeçalho 8. Clique no botão OK Passo 4 Passo 5 Passo 6 Passo 7 O que são fórmulas: Fórmulas são expressões lógicas ou matemáticas criados pelo usuário utilizando as 4 operações matemáticas mais a exponenciação. Adição + Subtração - Multiplicação * Divisão / Exponenciação ^ Os níveis de prioridade dos cálculos são: Prioridade 1 Prioridade 2 Prioridade 3 Exponenciação e Radiciação Multiplicação e Divisão Adição e Subtração Exemplo: * 5 = 17 (2 + 3) * 5 = 25 Apostila MS Excel 19

20 Você sabia? Pressionando a tecla F2 com a célula selecionada, consigo visualizar e alterar a fórmula. Pressionando F2, temos: O botão Estilo de porcentagem na barra de Formatação não insere apenas o símbolo da porcentagem, mas faz a conversão do formato numérico para o percentual. 20 Apostila MS Excel

21 Trabalhando com Porcentagem Na compra de uma calça de 70 reais o vendedor me ofereceu um desconto de 5%, como faço o cálculo? Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago 70 5% 70 * 5% * 5% * 5% 70-3,5 66,50 No caso de Acréscimo, repetimos o mesmo processo porém, utilizamos a soma no lugar da subtração para fazer o cálculo: Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago 70 5% 70 * 5% * 5% * 5% ,5 73,50 Erros de fórmulas e funções Valor do Erro Significado #DIV/0! A função ou fórmula da célula está efetuando uma divisão por 0 (zero), que não é correta #N/DN Não existe valor disponível (os valores que a fórmula utilizará não foram encontrados na planilha) #NOME? O Microsoft Excel não reconhece um dos itens da fórmula, podendo ter várias causas, dentre elas: Função digitada incorretamente; Inclusão do texto sem aspas; #NULO! #NÚM! #REF! #VALOR! Omissão de pontos que especifiquem intervalos de valores e outros Interseção de valores que não se referenciam Algum número da fórmula está incorreto Referência inválida na fórmula Argumento inserido de forma errada na fórmula ou função Apostila MS Excel 21

22 Você sabia? Conseguimos ocultar uma coluna ou linha simplesmente clicando no cabeçalho desejado. Clique com o botão direito e aponte a opção Ocultar. Caso queira limpar as formatações de um conjunto de células, basta selecionar o local e clicar no menu Editar submenu Limpar, Formatos. 22 Apostila MS Excel

23 O que são funções? Funções são recursos disponibilizados pelo Excel para maximizar a produtividade no uso do mesmo. =SOMA( : ) Executa uma adição do intervalo de células indicadas entre parênteses. =MÉDIA( : ) Executa o cálculo de média aritmética do intervalo de células indicadas entre parênteses. =MÁXIMO( : ) Retorna o maior valor do intervalo de células indicadas entre parênteses. =MÍNIMO( : ) Retorna o menor valor do intervalo de células indicadas entre parênteses. =HOJE() Retorna a data atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel. =AGORA() Retorna a data e hora atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel. =MAIÚSCULA(texto) Converte a sequência de caracteres de texto em maiúsculas =MINÚSCULA(texto) Converte todas as letras em uma seqüência de caracteres de texto em minúsculas =PRI.MAIÚSCULA(texto) Converte uma sequência de caracteres de texto no formato apropriado; a primeira letra de cada palavra em maiúscula e as demais letras em minúsculas. =ROMANO(número) Converte algarismo arábico em romano =ABS(número) Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o próprio número sem o respectivo sinal. =ARRED(número;número_dígitos) Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos. =ARREDONDAR.PARA.CIMA(número;número_dígitos) Arredonda um número para cima afastando-o de zero. =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(número;número_dígitos) Arredonda um número para baixo até zero. Apostila MS Excel 23

24 Você sabia? Mantendo pressionada a tecla CTRL e digitando Page Up e Page Down é possível navegar pelas planilhas. CTRL + Page Up Planilha da Esquerda CTRL + Page Up Planilha da Esquerda Clicando na área de Auto Preenchimento da célula é possível copiar o conteúdo e criar listas ordenadas Apostila MS Excel

25 Funções SE(), CONT.SE(), CONT.VALORES(): =SE( Teste Lógico ; Afirmativo ; Alternativo ) Retorna à resposta predefinida pelo usuário sempre verificando o teste lógico (pergunta). =CONT.SE( : ; Critério ) Retorna à quantidade de células que respeitam o critério definido em um intervalo de células. =CONT.VALORES( : ) Retorna o total de células preenchidas. =CONT.NUM( : ) Retorna o total de células preenchidas com números. =CONTAR.VAZIO( : ) Retorna o total de células não preenchidas. =SE( Ou ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo ) Funções SE(OU) e SE(E): Verifica se um dos testes é verdadeiro. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO, se falso, retorna o ALTERNATIVO. =SE( E ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo ) Verifica se os dois testes são verdadeiros. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO, se falso, retorna o ALTERNATIVO. =PROCV( O que Procurar ; Onde Procurar ; O que mostrar ) Executa uma busca no banco de dados e retorna o dado solicitado. Função PROCV: Apostila MS Excel 25

26 Você sabia? Selecionando a planilha e clicando no menu Formatar submenu AutoFormatação..., é possível escolher um entre vários exemplos e em seguida, clicar no botão OK. Autoformatação Excel 2003 Autoformatação Excel 97 Podemos acrescentar comentários, lembretes e informações importantes nas células. Para isso basta selecionar a célula que deseja incluir o comentário, clicar no menu Inserir submenu Comentário. 26 Apostila MS Excel

27 Formatação Condicional Formato condicional: um formato, como sombreamento de célula e cor de fonte, que o Microsoft Excel aplica automaticamente a células se uma condição especificada for verdadeira. Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais Selecione as células em que desejamos adicionar, alterar ou remover formatação condicional. No menu Formatar, clique em Formatação condicional. Siga um destes procedimentos: Adicionar um formato adicional Siga um destes procedimentos: Para usar valores nas células selecionadas como os critérios de formatação, clique em O valor da célula é, selecione a frase de comparação e digite um valor constante ou fórmula. Se inserirmos uma fórmula, devemos precedê-la de um sinal de igual (=). Para usar uma fórmula como critérios de formatação (para avaliar dados ou uma condição diferente dos valores nas células selecionadas), clique em A fórmula é e insira a fórmula que avalia para um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Vamos definir que o valor da célula é igual a letra F. Basta selecionar na caixa de lista suspensa a opção: igual a. Apostila MS Excel 27

28 Digite na caixa de texto à direita a letra ou palavra desejada. Neste caso a letra F. Em seguida clique no botão Formatar... Acessando a caixa de diálogo Formatar células, na guia Fonte escolha o Estilo da fonte e a Cor. Na guia Padrões escolha a cor para o Sombreamento da célula. Escolha na opção Cor: vermelho Escolha na opção Cor: amarelo Clique OK e temos a visualização da formatação escolhida. Para criar mais uma condição basta clicar no botão Adicionar. Podemos definir até três condições (Office 97 até 2003) Copiar formatos para outras células Selecione as células que têm os formatos condicionais que você deseja copiar. Na barra de ferramentas Formatação, clique em Pincel e selecione as células que você deseja formatar. 28 Apostila MS Excel

29 Alterar ou remover um formato condicional Siga um ou mais destes procedimentos: Para alterar os formatos, clique em Formatar para a condição que desejamos modificar. Para selecionar outra vez formatos na guia atual da caixa de diálogo Formatar Células, clique em Limpar e selecione novos formatos. Para remover uma ou mais condições, clique em Excluir e, em seguida, marque a caixa de seleção das condições que desejamos excluir. Clique OK. Dica Para remover todos formatos condicionais além de todos os outros formatos de célula para as células selecionadas, aponte para Limpar no menu Editar e clique em Formatos. Apostila MS Excel 29

30 Você sabia? Podemos selecionar toda a linha ou coluna apenas clicando no cabeçalho desejado. A ferramenta Zoom permite que a planilha seja visualizada em diferentes dimensões. 30 Apostila MS Excel

31 Referência Relativa, Mista e Absoluta Referência Relativa: =A1+B1 Todas as células sem trava. Referência Mista: =$A1+$B1 Apenas uma das partes da célula com trava. Referência Absoluta: =$A$1+$B$1 Todas as partes das células com trava Para fixar as células utilize a tecla F4 Cabeçalho e Rodapé: Utilizado para inserir nome, logotipo da empresa, data e outras informações na planilha. Acesse o menu Exibir Cabeçalho e Rodapé Digite o texto que deseja inserir no cabeçalho ou rodapé Apostila MS Excel 31

32 Criando Gráficos: 1. Digite sua planilha 2. Selecione os dados que deseja em seu Gráfico Importante! Selecione exatamente os dados que são necessários para o gráfico ao invés da planilha inteira. 3. Clique no menu Inserir ou no botão Assistente de gráfico 4. Clique em GRAFICO Etapa 1 de 4 Escolha o tipo de gráfico (Coluna, Linha, Barra, Pizza, etc) - Clique Avançar Etapa 2 de 4 Escolha entre linhas e colunas Clique Avançar Etapa 3 de 4 Configure o seu Gráfico (Título, Legenda e Rótulo de dados Clique Avançar Etapa 4 de 4 Escolha o Local do seu Gráfico (Objeto ou Nova planilha) Clique Avançar 5. Clique no botão Concluir Criação e modificação de um gráfico Com a planilha selecionada clique no botão assistente de gráfico. Passo a passo: Etapa 1 de 4 - Tipo do gráfico Escolha o tipo Pizza com subtipo: Pizza com efeito 3D. Etapa 2 de 4 - Dados de origem Visualize a série em Linhas ou em Colunas e veja qual delas apresenta uma melhor visualização dos dados. Neste exemplo escolhemos Série em: Colunas 32 Apostila MS Excel

33 Série em: Colunas Série em: Linhas Etapa 3 de 4 Opções de gráfico Na guia Título digite o nome que ficará na parte superior da área do gráfico. Neste gráfico ficou como título: Vendas semestrais Total bruto Na guia Legenda posicione a mesma em qualquer um dos lados do gráfico. Posicionamos a legenda Abaixo do gráfico. Na guia Rótulo de dados marque para exibir números em valores ou porcentagem. Neste exemplo marcamos a opção Porcentagem. Apostila MS Excel 33

34 Etapa 4 de 4 Local do gráfico Clicando em Como nova planilha: o gráfico é criado em uma nova planilha. Em Como objeto em: É posicionado ao lado da planilha para uma melhor visualização dos dados. Com a escolha de Como objeto em: ficará semelhante à imagem abaixo. Para posicionar o gráfico ao lado da planilha basta clicar na área do gráfico e arrastar para o local desejado. Observe que um contorno mostrará onde será posicionado antes de soltar o botão do mouse. Nas próximas imagens veremos como o gráfico terá uma fatia destacada e alterada a cor da mesma. Selecione o gráfico dando um clique na parte interna. Observe que todas as fatias do gráfico foram selecionadas. Clique apenas sobre uma das fatias e observe que somente ela está selecionada. Clique segure e arraste para fora, veja como a fatia se destaca do gráfico. Para modificar a cor clique no botão Cor de preenchimento e na paleta de cores escolha a cor Lima. 34 Apostila MS Excel

35 Você sabia? Podemos executar uma adição sem digitar a função soma. Para isso, basta selecionar e clicar no botão AutoSoma. Podemos organizar uma tabela com apenas alguns cliques. Para isso basta selecionar os dados e clicar em um dos botões de classificação. Classificação Crescente Decrescente Podemos proteger nossas planilhas clicando no menu Ferramentas Proteger Proteger planilha. Na caixa de diálogo que surgir podemos ou não atribuir senha proteger e desproteger. Obs: Se desejar que algumas células sejam editadas é necessário que antes de ativar a proteção essas sejam selecionadas e desbloqueadas no menu Formatar Células Guia Proteção e desmarcar Bloqueadas Apostila MS Excel 35

36 Função SE composta: =SE(teste1); afirmativo; SE(teste 1; Afirmativo; Alternativo) Verifica cada um dos testes e retorna uma das alternativas definidas =MAIOR( : ;1) Função MAIOR(), MENOR() e SOMASE(): Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida. =MAIOR( : ;2) Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida. =MENOR( : ;1) Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida. =MENOR( : ;2) Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida. =SOMASE(intervalo a ser contado; intervalo do critério; critério) Retorna a soma dos números respeitando os critérios escolhidos. 36 Apostila MS Excel

37 Visualizar impressão: Para visualizar a planilha antes de imprimir, clique no menu Arquivo submenu situado na barra de ferramentas pa- Visualizar impressão ou clique no botão drão. Configurar página: Permite ajustar as margens do impresso, a orientação do papel: retrato ou paisagem, tamanho do papel, etc. Clique no menu Arquivo Configurar página... Apostila MS Excel 37

38 Você sabia? Para ocultar uma coluna utilizar o atalho CTRL + 0 (zero), e para ocultar uma linha utilizar o atalho CTRL + 9. Podemos aumentar ou diminuir as casas decimais usando esses botões da barra de ferramentas de Formatação: Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Podemos avançar ou retroceder nas planilhas através dos botões de rolagem de guias. 38 Apostila MS Excel

39 Remover linhas de grade: Para remover as linhas de grade basta clicar no menu Ferramentas Opções Guia Exibir desmarque em Opções de janela o quadro Linhas de grade. Com linhas de grade Sem linhas de grade Apostila MS Excel 39

40 Você sabia? Recortando ou copiando os dados de uma planilha podemos colar apenas a formatação, valor, fórmula, etc, sem utilizar todo o conteúdo da área de transferência. Selecione o local que deseja colar e clique no menu Editar Colar especial... Na caixa de diálogo escolha o conteúdo que deseja colar. Multiplicar um número por 10: Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal para direita Ex.: 15,76 X 10 = 157,6 Dividir um número por 10: Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal para esquerda Ex.: 157,6 / 10 = 15,76 Dicas para cálculos: 40 Apostila MS Excel

41 Opções de Janela Dividir painéis Na parte superior da barra de rolagem vertical ou na extremidade direita da barra de rolagem horizontal, aponte para a caixa de divisão., arraste a caixa de divi- Quando o ponteiro se tornar um ponteiro de divisão são abaixo ou à esquerda para a posição desejada. Congelar painéis Permite selecionar dados que permanecem visíveis quando rolamos em uma planilha. Por exemplo, mantendo rótulos de linha e coluna visíveis enquanto rolamos a tela. Para congelar um painel, siga um destes procedimentos: O painel horizontal superior Selecione a linha abaixo do local onde desejamos que apareça a divisão. O painel vertical esquerdo Selecione a coluna à direita do local onde desejamos que apareça a divisão. Os painéis superior e esquerdo Clique na célula abaixo e à direita do local onde desejamos que apareça a divisão. No menu Janela, clique em Congelar painéis. Obs.: painel uma parte da janela do documento ligada e separada de outras partes por barras verticais ou horizontais. Apostila MS Excel 41

42 Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha Se precisar de ajuda enquanto trabalha, podemos usar estes recursos: Caixa: Digite uma pergunta Para acessar rapidamente a Ajuda, use a caixa Digite uma pergunta na barra de menus. Podemos digitar perguntas nessa caixa para localizar as respostas necessárias rapidamente. Por exemplo, digite como criar uma marca inteligente para aprender sobre marcas inteligentes. O conteúdo retornado é mostrado em ordem de relevância, onde a resposta mais provável para sua pergunta aparece primeiro. O painel de tarefas: Ajuda do Excel Podemos clicar em Ajuda do Microsoft no menu Ajuda para exibir o painel de tarefas Ajuda do Excel, um recurso que oferece diversas opções de ajuda. Podemos digitar palavras específicas ou frases na caixa Pesquisar para obter uma lista de respostas possíveis (em ordem de relevância com a resposta mais provável para a pergunta no início), ou pode clicar no link Sumário para procurar a ajuda necessária. Quando estivermos conectados à Internet, as informações disponíveis do painel de tarefas Ajuda do <Nome do Programa> incluirão todos os tópicos da Ajuda atualizados e os modelos de respostas mais prováveis para suas perguntas, bem como links diretos para cursos de treinamento, atualizações de produtos, clip-arts e mais itens do Microsoft Office Online. Digite uma palavra relacionada ao tema que deseja pesquisar 42 Apostila MS Excel

43 Tabela Dinâmica Basicamente a tabela dinâmica permite comparar e analisar grandes volumes de dados. Por exemplo, na tabela abaixo temos que analisar a quantidade de vendas de cada vendedor em seus respectivos produtos e dias. Para criar uma tabela dinâmica clique no menu Dados Relatório de tabela e gráficos dinâmicos... Surgirá o assistente da para criação da Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico Etapa 1 de 3 Mantenha selecionado a opção do Banco de dados ou lista do Microsoft Office Excel Em Que tipo de relatório você deseja criar? mantenha selecionado Tabela dinâmica. Etapa 2 de 3 Selecione o intervalo de dados da planilha. Neste exemplo da A3 até E17 e clique Avançar >. Apostila MS Excel 43

44 Etapa 3 de 3 Selecione o local onde deseja colocar o relatório da tabela dinâmica. Em uma nova planilha ou em uma planilha já existente. Neste exemplo, marque Na nova planilha e clique Concluir. Em uma nova planilha teremos o Layout da tabela dinâmica. Na caixa de diálogo Lista de campos da tabela dinâmica clique, segure e arraste o campo Vendedores para campos de linha, Produto para campos de página e itens de dados e Data venda para campos de coluna. Observe que a tabela dinâmica está exibindo uma relação dos vendedores, as datas de venda, a quantidade vendida por cada vendedor nesses dias e um total geral de vendas. 44 Apostila MS Excel

45 Vamos filtrar a tabela dinâmica para visualizar os produtos foram vendidos nas respectivas datas e por quais vendedores. Devemos clicar em Produto no campo da página (parte superior da tabela dinâmica) e escolher um produto para visualizar os dados. Neste exemplo selecionamos TV de plasma e clicamos OK. Veja que a tabela dinâmica filtrou os dados mostrando apenas os vendedores e as datas que essas vendas foram efetuadas deste produto. Barra de ferramentas Tabela dinâmica Ocultar listas de campo Opções da tabela dinâmica Formatar relatório Assistente de Gráfico Ocultar detalhe Atualizar dados Mostrar detalhe Configurações de campo Sempre exibir itens Apostila MS Excel 45

46 Teclas de Atalho Microsoft Excel Combinação Ctrl + O Ctrl + A Ctrl + B Ctrl + D Ctrl + L Ctrl + P Ctrl + T Ctrl + U Ctrl + N Ctrl + I Ctrl + S Ctrl + 1 Ctrl + 2 Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down Ctrl + barra de espaço Ctrl + ; Shift + F2 Shift + F3 Shift + F10 Shift + F11 Ctrl + F5 Ctrl + F6 Ctrl + F9 Ctrl + F10 Ctrl + F11 Ctrl + hífen Ctrl + Shift + 7 Ctrl + Shift + = Ctrl + Shift + P Ctrl + Shift + F Ctrl + Shift + L Ctrl + Shift + 1 (!) Ctrl + Shift + 3 (#) Ctrl + Shift + 4 ($) Ctrl + Shift + F10 Alt + S Alt + = F1 F2 F4 F5 F7 F10 F11 F12 Tarefa Novo Abrir Salvar Repete o valor da célula abaixo Localizar Imprimir Seleciona a planilha Substituir Negrito Itálico Sublinhado Caixa de formatação de células Insere hora do sistema Início da planilha Final da planilha Navega nas planilhas para à esquerda Navega nas planilhas para à direita Seleciona a coluna inteira Insere data do sistema Inserir comentário Inserir função Acesso ao menu rápido Insere uma nova planilha Restaura a janela da planilha Alterna entre as pastas de trabalho rapidamente Minimiza a janela da planilha Maximiza a janela da planilha Insere uma planilha de macro Exclui as células selecionadas Insere contorno Exibe caixa de diálogo de Inserir células Altera o tamanho da fonte na barra de formatação Altera o tipo da fonte na barra de formatação Criar lista Insere o formato Número Insere o formato Data Aplica o formato de moeda Exibe propriedades das barras de ferramentas Estilo da célula Função SOMA Ajuda Renomear o conteúdo de uma célula ou fórmula Fixar célula Ir para Correção ortográfica e gramatical Ativar Menus na barra de ferramentas Criar gráfico e posiciona-lo como planilha Salvar como 46 Apostila MS Excel