PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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1 Versão: Pag.: 1 de 8 1. OBJETIVO Estabelecer critérios que deverão ser adotados na manipulação e adequação das amostras, a fim de assegurar a qualidade técnica das análises. 2. ABRANGÊNCIA Aplica-se aos setores de Hematologia, Imunologia, Parasitologia, Laboratório de Apoio e Triagem Técnica. 3. DEFINIÇÕES E CONCEITOS 3.1. Hemólise: destruição das hemácias com consequente liberação de hemoglobina. Aspecto do soro: rosado 3.2. Lipemia: presença de substancia gordurosa no sangue. Aspecto do soro: amarelo leitoso 3.3. Icterícia: presença de bilirrubina na amostra em quantidade suficiente para produzir cor icterícia no soro ou plasma. Aspecto do soro: amarelo escuro 4. EQUIPAMENTOS Centrifugas Geladeiras Freezer Banho maria 5. RESPONSABILIDADES Atividades Transporte de Amostras Responsabilidade Recebimento das Amostras na Triagem Adequação das Amostras Avaliação das Amostras Solicitação de Recoleta Distribuição aos Setores Armazenamento e Descarte 6. OPERACIONAL 6.1 Diretrizes Gerais Qualquer Colaborador, preferencialmente o que avaliou a amostra

2 Versão: Pag.: 2 de A coleta e o envio do material devem seguir algumas especificações, pois estes processos são cruciais e fatores críticos para a garantia da qualidade das análises realizadas As amostras que precisarem de centrifugação deverão permanecer, após a coleta, em posição vertical por pelo menos 20 minutos de modo não interferir no processo de coagulação Após a coleta, as amostras deverão ser acondicionadas em temperatura ambiente com exceção das urinas que deverão ficar refrigeradas, até serem transportadas ao setor de triagem técnica em embalagem seguras, livres de vazamentos a fim de garantir sua estabilidade e integridade Na triagem, as amostras são inspecionadas e preparadas para análise de acordo com especificações de cada analito Os colaboradores do setor são responsáveis em conferir a temperatura dos equipamentos e das maletas que transportam as amostras das unidades, realizar manutenção nas centrifugas, recolher as amostras da coleta na matriz, receber as amostras vindas das unidades, preparar as amostras para análise, localizar todas as amostras no Smart como local Laboratório e destina-las aos setores responsáveis, registrar as não conformidades no Smart As amostras provenientes da coleta na matriz deve ser recolhidas periodicamente, em intervalos não superior a 30 minutos As informações sobre temperatura e manutenção diária das centrifugas são registradas em formulários próprios DOC 022 Controle de Temperatura e DOC 025 Manutenção de Centrifugas respectivamente As etiquetas devem estar bem aderidas aos tubos, com o código de barra na vertical, sem nenhum tipo de rasuras. 6.2 Transporte de Amostras O transporte das amostras provenientes da coleta dentro do próprio laboratório deve ser feito pelos colaboradores do setor de triagem em caixas térmicas impermeáveis e higienizáveis, onde são colocadas as estantes contendo as amostras O transporte das amostras provenientes da coleta nas unidades é realizado por empresa terceirizada, devidamente contratada, em caixas térmicas impermeáveis e higienizáveis, onde são colocadas as amostras acondicionadas em sacos plásticos divididas em setor que executa a análise Por envolver pessoas, o transporte deve ser feito em condições de segurança obedecendo rigorosamente às normas de biossegurança principalmente quando for realizado em áreas comuns a outros serviços ou de circulação de pessoas O transporte dos materiais exigem alguns critérios a serem seguidos de acordo com documento POP-STR Transporte de Material Biologico, onde também esta descrito a rotina. 6.3 Recebimento das Amostras na Triagem

3 Versão: Pag.: 3 de O colaborador responsável recebe as amostras e deve ter o cuidado de observar se já houve a retração do coágulo da amostra antes de centrifuga-la ou se a centrifugação realizada nas unidades foi adequada. No caso das amostras em que é necessário centrifugar, este procedimento deve ser feito antes da bipagem no Smart Quando ocorrer das amostras estarem identificadas com etiqueta manual devido a falha no sistema, o colaborador da triagem deve aguardar o cadastro no sistema das mesmas para identifica-las corretamente com etiqueta código de barra e só depois é que pode trabalhar com elas O setor de triagem deve identificar e priorizar sempre as amostras sinalizadas como de urgência, estas estarão conforme descrito no item do PG 010 Gestão da fase Pré Analitica Após preparo e inspeção das amostras, as mesmas serão triadas através da etiqueta de código de barra e distribuídas em estantes próprias a depender do setor Adequação das Amostras O setor de triagem é restrito de acesso exclusivo aos colaboradores escalados para trabalhar naquele mês, com exceção para os colaboradores da higienização, supervisão e do SCQ Os colaboradores da triagem deve ter o cuidado de preparar as amostras por setor solicitante, não devendo, em hipótese nenhuma, misturar as amostras provenientes de vários locais de coleta antes de disponibilizar para os setores As amostras já preparadas e inspecionadas são colocadas na bancada em estantes próprias por setor, cada setor tem uma cor de referencia que deve ser obedecida por todos. Esta padronização também é observada no local de coleta na matriz A cor da estante que identifica o setor segue padronização abaixo: Estante Azul: Soroteca, NTO Labforte Bioquímica, Laboratórios de Apoio Estante Verde: Imunologia Estante Vermelha: NTO Labforte Hematologia Estante Amarela: NTO Labforte Urinálise e Parasitologia De acordo com o setor para onde as amostras serão encaminhadas, estas poderão ter um procedimento de centrifugação/separação diferente conforme definido abaixo: Amostras de soro ou plasma dos setores de Imunologia, Laboratorios de Apoio, NTO Labforte Bioquímica e Imunologia deverão ser centrifugadas por 10 minutos a 3000rpm Amostras de plasma em citrato do setor NTO Labforte Hematologia e Laboratórios de Apoio deverão ser centrifugadas por 15 minutos a 3000rpm Algumas amostras do setor Laboratórios de Apoio poderão ter especificações diferentes das citadas acima, em caso de duvidas, o colaborador deve buscar informações nos manuais dos mesmos ou no site quando existir.

4 Versão: Pag.: 4 de Avaliação das Amostras Durante inspeção das amostras, o colaborador deve observar algumas alterações que, a depender do grau e do analito a ser dosado, definiram se serão aceitas ou não. No caso que for possível a analise, a amostra deverá esta sinalizando com uma etiqueta amarela indicando amostra aceita sobre concessão Para amostras de soro e plasma, o colaborador deve identificar na etiqueta de concessão através de siglas, o tipo de alteração que a amostra apresenta conforme descrito abaixo: HE Hemólise IC Icterícia LI Lipemia VIN Volume Inadequado Para as amostras de fezes e urina, o colaborador deve observar as condições de acondicionamento, visualização externa do recipiente e volume do material, qualquer inadequação será necessário solicitação de recoleta As informações referentes à concessão serão registradas em Diligenciamento no Smart e deverão constar na observação do laudo do respectivo exame É extremamente importante que todos os colaboradores envolvidos no processo de coleta e recebimento de amostras tenham conhecimento das inúmeras variáveis que poderão prejudicar a qualidade da amostra do paciente, a fim de evita-las ou eliminá-las. A seguir descreveremos os principais critérios de rejeição de amostras Tubo incorreto - Quando a amostra for coletada em um tubo incorreto para as análises requisitadas, o colaborador deverá seguir o fluxo de solicitação de recoleta item Volume insuficiente - O mesmo ocorrerá quando o volume da amostra não for suficiente para a análise de todos os exames solicitados. A amostra é sinalizada com etiqueta Amostra aceita sobre concessão e encaminhada ao setor. Onde o supervisor ou bioquímico/biomedico avaliará quais exames devem ser realizados e quais deverão ser solicitada recoleta, priorizando sempre os exames urgentes ou com prazos de liberação maior Identificação incorreta - Trocas de amostras podem causar problemas seríssimos. Para isso o colaborador deve estar sempre atento ao conferir a identificação do material no momento da identificação na coleta. No caso de uma identificação incompleta ou duplicidade de amostra, a(s) amostra(s) deverá(ão) ser rejeitada(s) Tempo de Coleta - As amostras que excederem o tempo para a realização dos exames deverão ser rejeitadas. O tempo máximo entre a coleta e a realização dos exames está definida nos documentos da coleta e nos procedimentos dos setores Temperatura Incorreta - A temperatura das caixas de transporte deverão estar entre 18 a 25 graus (Caixa Fezes e Urina) e 4 a 12 C (Caixa Sangue e Outros). Quando a temperatura divergir desse valor deverá ser comunicado ao supervisor técnico, para que este avalie e autorize ou não a realização dos exames sob concessão Amostra Hemolisada Lipemica ou Ictérica Estas situações interferem na análise de alguns exames, principalmente a depender de sua intensidade (Anexo 1). É importante que o colaborador, neste caso, comunique ao Supervisor técnico para que este avalie e

5 Versão: Pag.: 5 de 8 autorize a realização do exame sob estas condições, a fim de evitar uma recoleta. O colaborador avaliará o material de acordo com a tabela indicativo para rejeição de amostras (Anexo 2) O laudo dos exames com resultados obtidos nas amostras sob concessão deverão conter as condições em que se encontrava a amostra, caso seja relevante. 6.6 Solicitação de Recoleta As inadequações observadas nos materiais recebidos após avaliação pode gerar uma recoleta antes de ser distribuído aos setores Sempre que ocorrer qualquer rejeição da amostra, o colaborador deverá encaminhar as informações ao supervisor técnico que entrará em contato com o cliente para resolver a pendência As informações sobre a recoleta deverão ser comunicadas ao supervisor técnico via correio Smart pelo colaborador que identificou a necessidade de recoleta É de responsabilidade do supervisor técnico em contactar com o cliente solicitando a recoleta informando o motivo pelo qual se faz necessário, e registar no Smart opção Diligenciamento todas as informações referentes à comunicação com o cliente O registro das informações no Smart deve ocorrer também para os casos em que não foi possível contato com o cliente Nos casos de recoleta para confirmação de resultado, a responsabilidade passa a ser do bioquímico/biomédico que teve acesso às informações. O registro do contato com o cliente deve ser da mesma forma, no Smart opção Diligenciamento O material da nova coleta deverá esta identificado com etiqueta de código de barra e a etiqueta laranja de identificação de Recoleta. 6.7 Distribuição aos Setores Todo o material antes de ser distribuído aos setores será analisado quanto às condições descritas no item 6.5 deste documento e as inadequações deverão ser comunicadas ao supervisor técnico em até 24 horas após a chegada do mesmo no setor Os colaboradores da triagem são responsáveis em distribuir os materiais aos setores de destino onde serão processados ou preparados para envio aos laboratórios de apoio. 6.8 Armazenamento e descarte Este item esta descrito no documento POP-STR 002 Armazenamento de Materiais Biológicos. 7. REGISTROS N/A

6 Versão: Pag.: 6 de 8 8. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIAS 8.1 NBR ISO 9001: Manual PALC RDC ANEXOS N/A 10. CONTROLE DE ALTERAÇÕES VERSÃO DATA ITENS MODIFICADOS DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO Todos Elaboração inicial 11. FLUXOGRAMA N/A

7 Versão: Pag.: 7 de 8 ANEXO 1 PARAMETROS PARA AVALIAÇÃO DE AMOSTRAS

8 Versão: Pag.: 8 de 8 ANEXO 2 CRITÉRIOS PARA REJEIÇÃO DE AMOSTRAS Hemólise Coágulo Aldolase ++ ADA ++ Ácido Fólico ++ Cálcio ++ Cap. Fixação do ferro ++ Cloro ++ CK / CKMB ++ Ferro + Fosfase Ácida + Fosfatase Ácida Prostática + Insulina + LDH ++ Lítio ++ Sódio/Potássio ++ Hemograma Coombs Grupo Sanguíneo e Fator Rh VHS Coagulograma Eletroforese de Hb HbA1C Hemoglobina Glicada Obs.: Hemólise +++ será rejeitada para todos os analitos.