PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO. Título: Padronização de envio de amostras Análise Crítica: Deliane M. Ribeiro Data: 15/06/2015

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1 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Título: Padronização de envio de amostras Análise Crítica: Deliane M. Ribeiro Data: 15/06/2015 Aprovado: Myrian Farace Data: 29/06/2015 Assinatura: Assinatura: 1. OBJETIVO: O acondicionamento e o transporte do material biológico são etapas de absoluta importância para a garantia da qualidade no processo de realização dos exames. É importante verificar sempre a forma correta de acondicionar e de transportar cada material biológico de acordo com as legislações especificas. 2. APLICAÇÃO: Aplica-se a todos os laboratórios clientes visando a otimização e padronização dos processos no Lab Rede. Os laboratórios devem enviar para cada paciente a quantidade exata de tubos solicitados pelo sistema no ato do cadastro. O sistema Shift-Labsystem está programado a solicitar um recipiente para cada setor visando melhor fluxo de amostras dentro do laboratório. Este procedimento pretende minimizar o manuseio excessivo e a aliquotagem das amostras, o que pode gerar, em grandes rotinas, eventuais trocas por interferência humana. Salientamos a importância da utilização do tubo primário caso o laboratório utilize tubo com gel no ato da coleta. Para laboratórios impossibilitados de utilizar o tubo primário, o Lab Rede disponibiliza tubo de transporte. 3. DEFINIÇÕES: Logística: O Lab Rede não possui transporte próprio, mantém fornecedores qualificados para gerenciar este serviço. Meios de comunicação disponíveis: Telefone CRM (Via site Lab Rede) Tubo primário: Os laboratórios que enviam amostras em tubo primário devem obedecer às especificações de 13 x 75 mm, fundo redondo, capacidade para até 5,0 ml e gel separador. Os mesmos receberão, se necessário, as etiquetas para serem usadas em seus recipientes. Tubos Especiais: Tubos âmbar e desmineralizados devem ser solicitados com antecedência de acordo com a necessidade do laboratório cliente. 4. DESCRIÇÃO: 4.1. Procedimentos de solicitação de insumos ao Lab Rede De acordo com a rotina de cada laboratório, todo o material necessário para o envio de amostras deve ser requisitado via CRM. Sugerimos que a requisição seja feita quando o estoque de seu Laboratório for suficiente apenas para uma semana. O laboratório cliente pode solicitar os seguintes materiais para acondicionamento das amostras: Etiquetas térmicas com código de barras Embalagens secundárias personalizadas (sacos plásticos) Tubo com gel separador Tubo para transporte Tubo âmbar

2 Kit de citologia. Kit para triagem neo-natal (teste do pezinho) Kit para biologia molecular Lacre 4.2. Procedimentos de acondicionamento do material biológico: As amostras devem ser identificadas de forma inequívoca, sempre utilizando etiquetas com código de barras. Caso o formato da etiqueta gerada pelo laboratório não seja habilitado para o sistema do Lab Rede, o cliente deve solicitar etiquetas padronizadas com a faixa de identificação numérica referente ao seu laboratório e realizar a reetiquetagem das amostras. O procedimento de reetiquetagem deve ser padronizado pelo laboratório de origem e o pessoal devidamente treinado, minimizando assim o risco de troca de amostras durante a identificação. As amostras enviadas como alíquotas devem seguir os mesmos critérios de identificação dos tubos primários, respeitando o agrupamento de exames definido previamente pelo sistema. Os tubos devem ser acondicionados em embalagens secundárias personalizadas (sacos plásticos) e lacrados com os lacres numerados fornecidos pelo Lab Rede. Todos os campos do Romaneio enviado junto às amostras (anexo 01) devem ser devidamente preenchidos segundo os seguintes passos: 1. Preencher os campos: Código e Nome do Laboratório Cliente 2. Preencher o número do lacre 3. Marcar com X o Tipo de Acondicionamento 4. Registrar a Temperatura de Saída das amostras do seu Laboratório 5. Informar nos devidos campos a quantidade de cada tipo de amostras 6. Registrar a Data e Hora de Saída das amostras do seu Laboratório 7. Assinar como responsável pelo envio do material ao Lab Rede O acondicionamento das amostras é padronizado seguindo as seguintes codificações: A: amostras encaminhadas em Temperatura Ambiente. R: amostras encaminhadas Refrigeradas entre 2 º a 8ºC. C: amostras encaminhadas Congeladas, acondicionadas em gelo seco, em temperatura inferior a 0ºC. A montagem da embalagem terciária é de responsabilidade do operador logístico, a qual deve garantir que a temperatura seja mantida dentro dos limites permitidos em todo o transporte. No momento da chegada ao Lab Rede, o Colaborador do Pré-analítico é responsável por realizar as seguintes conferências: 1. Conferir o Número do Lacre 2. Conferir a Integridade das Embalagens secundárias 3. Conferir o Acondicionamento de cada material 4. Conferir a Temperatura de chegada 5. Conferir a Quantidade enviada 6. Registrar a Data e Hora de Chegada 7. Assinar como responsável pelo recebimento no Lab Rede A discrepância de informações entre o material enviado e o recebido deve ser registrada no campo observação deste Romaneio Acondicionamentos especiais Amostras congeladas Procedimento para laboratórios que enviam congelados através da caixa coletora da Logística Centrifugar a amostra logo após a coleta, guardando apenas o tempo para coagulação (quando se tratar do envio de soro) e de acordo com o Manual de Exames Lab Rede; Congelar as amostras de soro ou plasma imediatamente após; Colocar na embalagem secundária padronizada com os dizeres material congelado as amostras prendendo com o lacre; Solicitar ao motorista a caixa com gelo seco. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 2 de 14

3 Acondicionar o material corretamente e devolver a caixa ao motorista. A circulação desta caixa com gelo seco ocorrerá em dias determinados para cada rota, devendo cada cliente estar atento a esta padronização Conservação em gelo Seco: Algumas cidades não fazem parte da rota que utiliza caixa coletora, Nestes casos o laboratório deve: Comunicar ao setor de logística do Lab Rede via CRM que precisará de gelo seco para o envio das amostras; O setor de logística entra em contato com o fornecedor do município e efetua a compra; O Laboratório cliente se encarrega de retirar o gelo seco no fornecedor indicado pelo Lab Rede; A fatura deste insumo é enviada diretamente ao Lab Rede; Proceder de acordo com o item deste POP; Armazenar numa pequena caixa de isopor, colocar gelo seco e jornal para preencher os espaços vazios. Lacrar e identificar a caixa como Material Congelado. Armazenar a caixa contendo o(s) congelado (s) dentro da caixa para transporte. Atenção: O gelo seco se transforma em gás, portanto, as caixas que o contiverem devem ter um dos lados da tampa não vedado para que o gás possa escapar Conservação em gelo reciclável: Para distâncias curtas e na impossibilidade da utilização do gelo seco, o laboratório deve: Centrifugar a amostra logo após a coleta, guardando apenas o tempo para coagulação (quando se tratar do envio de soro) e de acordo com o Manual de Exames Lab Rede; Congelar a amostra de soro ou plasma imediatamente após, já envolta em gelo reciclável. Após o congelamento do sanduíche confirir o congelamento da amostra e do gelo gel reciclável (devem estar sólidos por completo), passar elástico de borracha gominhas para que a amostra não desloque durante o transporte; Colocar em um isopor pequeno, adicionar mais gelo gel reciclável congelado e preencher os espaços vazios com papel jornal, tampar a caixa e vedar toda a tampa com fita adesiva; Identificar a caixa como Material Congelado; Armazenar a caixa menor do material congelado dentro da caixa para transporte. Em embalagem isolante de capacidade suficiente, colocar uma camada de gelo reciclável congelado no fundo, colocar os sanduíches de amostras congeladas e, por cima, outra camada de gelo reciclável congelado em bastante quantidade, preencher os espaços vazios com papel jornal, tampar e vedar com fita adesiva. Orientamos para deixar um espaço de 1 cm entre o nível da amostra e a tampa do tubo, para permitir a expansão da amostra durante o congelamento sem destampar o tubo. Os gelos devem ser mantidos congelados por 72 horas em um freezer com temperatura inferior a menos 15ºC Urina ou Líquor Acondicionar as urinas e líquor em tubos padrão de 13 x 75 mm, enviado pelo Lab Rede. Estes devem estar organizados em sacos plásticos bem fechados, separados de outros materiais. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 3 de 14

4 4.5. Considerações: Os casos especiais, como pouca quantidade de amostra, coletas difíceis, acréscimo de testes depois da amostra já enviada, entre outros, serão tratados separadamente e aliquotados no Lab Rede, se necessário. Todas as amostras que necessitarem de aliquotagem serão destinadas ao Setor de pré-analitico. Estas amostras que necessitam de tratamentos especiais poderão sofrer atrasos na liberação de seus laudos Conseqüências do mau acondicionamento dos materiais: Resultados alterados Deterioração do material e código de barras Perda do material Contaminação do material 4.7. Cuidados com o transporte do material biológico: A descrição e as fotos dos diferentes tubos de amostra constam na cartilha (Anexo 02). Qualquer material biológico só deverá ser transportado se acondicionado de maneira apropriada. Em caso de acidentes, a manipulação do material só deve ocorrer com uso de equipamentos de proteção individual, como luvas descartáveis, óculos de proteção e máscaras. Qualquer incidente ou não conformidade detectada no Setor de pré-analítico do Lab Rede deve ser comunicado imediatamente ao laboratório de origem. 5. REFERENCIAS: Manual da qualidade Lab Rede Portaria IN METRO 326/06 RESOLUÇÃO - RDC Nº 20, DE 10 DE ABRIL DE ANEXOS: Anexo 01: Modelo de Registro de materiais enviados Anexo 02: Cartilha de acondicionamento de amostras 7. NATUREZA DAS ALTERAÇÕES: Versão Natureza da Alteração Alteração do item 4.1: especificação das dimensões dos frascos de amostra V01 Jun/06 Alteração do item 4.3: Acondicionamentos especiais Amostras congeladas Inclusão do anexo 04 Item 3: inclusão de caixas de isopor de 8 litros, CRM e tubos Desmineralizados Item 4.1: procedimento atualizado Item 4.2: procedimento atualizado Item 4.3: procedimento atualizado V02 Mai/08 Item 4.5: excluído Item 5: atualizado Ítem7: atualizado Item 9: anexos atualizados V03 Fev/09 Atualização dos itens 3 e 4.3. V04 Out/09 Atualização item 7 PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 4 de 14

5 V05 Jul/10 Atualização dos itens 3, 4.1, 4.2, 4.3, e 7. Atualização do anexo 02 e inclusão anexo 03. V06 Nov/11 Atualização do item 4.1 V07Jun/12 Atualização dos itens 3 e 4 Atualização anexos 2 e 3 Atualização dos itens 3, 4.1, 4.2, 4.3 e 4.7 realizada por Mônica Medeiros V08 Jun/13 Supervisora dos Processos Pré Analíticos e Aprovado pela nova Diretora Técnica Myrian Farace. V09 Jun/14 Atualização dos itens 4.1 e 4.2 por Monica Medeiros Supervisora do Pré Analítico. V09a Jun/15 Revisado sem alterações por Monica Medeiros Supervisora do Pré-Analítico. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 5 de 14

6 ANEXO 01: PLANILHA DE REGISTRO DE MATERIAIS ENVIADOS PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 6 de 14

7 ANEXO 02: CARTILHA DE ACONDICIONAMENTO DE AMOSTRAS Abaixo segue as diferentes formas de envio e acondicionamento de amostras: TUBO PRIMÁRIO: Tubo de tampa vermelha material soro. TUBO COM EDTA: Tubo de tampa roxa - material sangue total. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 7 de 14

8 TUBO PARA ALÍQUOTA: Tubo de acrílico transparente com tampa plástica branca pode ser utilizado para acondicionar soro, urina e sangue total. TUBO ÂMBAR: Tubo plástico marrom com tampa branca. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 8 de 14

9 TUBO DESMINERALIZADO: Tubo plástico grande e transparente com etiqueta e tampa brancas. TUBO DESMINERALIZADO E HEPARINIZADO: Tubo grande de tampa azul. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 9 de 14

10 IDENTIFICAÇÃO DE AMOSTRAS: As amostras devem ser identificadas de forma inequívoca, sempre utilizando etiquetas com código de barras. Caso haja necessidade de reetiquetagem, este procedimento deve estar bem padronizado pelo laboratório de origem e o pessoal bem treinado para evitar o risco de troca de amostras durante a identificação. Deve-se tentar ainda manter a identificação original visível sem obstruir a visão da amostra durante a fase de inspeção no recebimento. Porém, é extremamente importante ter o cuidado de não deixar mais de um código de barras à mostra, mesmo que seja apenas a sombra deste, porque os sensores conseguem ler esta identificação e recusam a amostra por entenderem que há dois códigos. A posição da etiqueta no tubo de amostra também deve seguir critérios rigorosos para evitar atrasos nos resultados. Segue abaixo as orientações: FORMA CORRETA DE ETIQUETAR O TUBO: Os códigos de barras devem estar o mais próximo possível da tampa do tubo. Sendo que a parte final da etiqueta deve estar voltada para baixo, conforme foto a seguir: PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 10 de 14

11 FORMA INCORRETA DE ETIQUETAR O TUBO: Observe na imagem acima que o código de barras, está muito próximo da base inferior do tubo. Dessa forma as Carriers dos aparelhos cobrem o código de barras, causando erro de leitura, conforme mostra a figura ao lado. Deve-se ter o cuidado de não cobrir a base inferior do tubo com a etiqueta, devido ao fato desta etiqueta grudar na Carrier podendo causar possível acidente com a amostra, conforme mostra a figura ao lado. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 11 de 14

12 Deve-se ter o cuidado de não deixar mais de um código de barra à mostra, mesmo que seja apenas a sombra deste, isso porque os sensores conseguem ler estas identificações e recusam a amostra por entenderem que há dois códigos diferentes em uma única amostra, conforme mostra as fotos abaixo: A visão da amostra não deve ser obstruída para facilitar sua inspeção quanto a volume, hemólise, lipemia, etc, conforme os modelos abaixo: CORRETO: PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 12 de 14

13 TESTE DO PEZINHO: Deve ser encaminhado em temperatura ambiente e em embalagem secundária personalizada. CITOLOGIA: Deve ser enviada em frasco ou embalagem de papel e armazenada em embalagem secundária personalizada. Jamais enviar fora da maleta. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 13 de 14

14 COLETORES DE URINA: MATERIAIS ENVIADOS À TEMPERATURA AMBIENTE: Deve ser transportado em uma caixa identificada como temperatura ambiente. As amostras devem ser devidamente acondicionadas em embalagens secundárias personalizadas. MATERIAIS ENVIADOS CONGELADOS: Acondicionar o material em embalagem secundária personalizada, colocar as embalagens secundárias na caixa isolante, cobrir com gelo seco, de forma que fique gelo embaixo e sobre o material. PROIBIDO REPRODUZIR Versão: 09a Página 14 de 14