10 dicas para elaborar um bom plano de cargos e salários

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2 10 dicas para elaborar um bom plano de cargos e salários Nós da B2HR estivemos em contato com vários profissionais da área de RH e identificamos que um dos grandes projetos que necessita de apoio técnico é a implantação do Plano de Cargos e Salários. Presenciamos problemas e dúvidas que ocorrem durante os processos de construção e de implantação dessa ferramenta. Para ajuda-los nesse objetivo elaboramos algumas dicas rápidas para os profissionais de RH e gestores que possuem interesse no assunto e que pretendem implantar a ferramenta em suas empresas, ou até mesmo revisá-la caso que percebam algum problema que possa estar impactando no atual PCS (Plano de Cargos e Salários). Espero que aproveitem as dicas e vivenciem o projeto com êxito! Carolina Mangoni Diretora Executiva Daniel Brayer Diretor Executivo

3 Estude o plano de negócios ou o planejamento estratégico da empresa em que você trabalha. Se não há essa ferramenta, busque dados, números e resultados que lhe ajudem a entender o direcionamento da empresa. Somente com os pontos negativos minimizados é que será possível evoluir na construção do projeto e convencer a Alta Direção e a Presidência da sua empresa a caminhar neste projeto. Para que o projeto seja aceito pela diretoria da sua empresa é necessário que eles entendam a importância da implantação do plano de cargos e salários. Para isto é fundamental apresentar os impactos que a ferramenta gerará ao negócio e entender os resultados e direcionamento da empresa. Cuidado com argumentos que resolvem apenas os problemas do RH, e que não são fortes estrategicamente para o negócio. O impacto financeiro e a sensação de rigidez do Plano de Cargos são outros pontos que podem trazer grandes obstáculos e devem ser estudados e avaliados antes da aprovação do projeto. 02

4 Com a aprovação da Diretoria para executar o projeto, se você ainda não conhece ou não escolheu a metodologia que vai adotar para a construção do projeto, será fundamental estudar um pouco esse assunto. Veja os pontos positivos e os negativos de cada uma das metodologias. É importante ter isso muito claro para escolher a metodologia compatível com a cultura da sua organização ou que atenda aos paradigmas que devem ser quebrados. A escolha da metodologia é um ponto chave que deve ser respeitado e analisado com muita calma antes do início do projeto. Se for possível, apresente esses argumentos à sua diretoria para validar a linha de pensamento e estruturação do projeto. Dessa forma, você poderá, inclusive, escolher melhor o parceiro que poderá lhe ajudar na construção do projeto, caso seja necessária alguma ajuda externa. Vale ressaltar que uma metodologia muito complexa em um ambiente muito simples vai dificultar o entendimento dos gestores e colaboradores a respeito do funcionamento da ferramenta. Já quando temos um ambiente complexo, uma metodologia mais completa é fundamental para que as diferenças existentes entre as posições fiquem claras e a subjetividade seja reduzida ao máximo. 03

5 É fundamental para o profissional que deseja fazer um bom PCS (Plano de Cargos e Salários) realizar entrevistas com os gestores para entender cada área, cada unidade da empresa. Essa etapa do projeto aproxima a atuação do RH as entregas de cada gestor, além de entender também os problemas existentes, o que pode ser melhorado com a implantação do plano e quais resultados são esperados por aquela unidade área. É neste momento que devemos alinhar as expectativas entre os gestores de cada área e o que o RH irá entregar, evitando assim falsas expectativas. Se o projeto não atende ao escopo do gestor, avise-o logo nesta reunião a aponte o que será efetivamente feito. Presenciamos vários projetos decepcionarem gestores e colaboradores por falta de comunicação e clareza em relação aos resultados esperados. Nessa hora corremos o risco de perder a confiança da organização, passando a não sermos estratégicos. Evite isso em seus projetos! 04

6 Descrições de cargos extremamente sucintas, sem informações importantes e principalmente mal preenchidas não são adequadas e futuramente dificultarão o processo. Do mesmo modo, descrições longas com informações em excesso e que muitas vezes sequer serão utilizadas para a elaboração de um plano de cargos, acaba dificultando o processo de atualização dos conteúdos relevantes (a descrição pode até ser longa se for usada em outros processos de RH, mas o objetivo dela deve ser claro). O foco é no cargo, e não no ocupante atual dele. Assim você evitará grandes problemas mais a frente em seu projeto. Mostre para os colaboradores e gestores a importância de fazer esse processo tanto para a empresa, como para eles também. Outra dica relevante é: colete a assinatura destes documentos tanto por parte do colaborador como por parte do gestor imediato. Em muitos projetos esse cuidado já ajudou bastante a sair de situações complicadas. O conteúdo da descrição de cargo é a fonte para realizar uma análise técnica com clareza para estruturar as carreiras da sua empresa. Sem essa parte bem realizada, certamente o plano terá problemas e características que deixarão de ser contempladas. Priorize uma boa descrição com as responsabilidades bem definidas, claras e olhando para os resultados esperados do cargo. Veja se a experiência está mesmo compatível e se a escolaridade está adequada às entregas que se espera do cargo. 05

7 Com a metodologia de avaliação de cargo escolhida e com as descrições concluídas, pode-se montar a estrutura de cargos da sua organização. É importante validar essa estrutura com a alta gestão da sua empresa e verificar se há alguma modificação a ser realizada. Neste momento é fundamental ter uma boa técnica na metodologia escolhida, bem como as descrições analisadas de forma mais profunda para que seja evitado ao máximo deslocamentos de cargos em razão dos seus ocupantes atuais. Lembre-se que a estrutura de cargos não olha para as pessoas e sim para as posições da organização (descrições de cargo). Cuidado com as mudanças solicitadas pela Alta Direção, elas precisam ser embasadas e adequadas à realidade da empresa, caso contrário o risco destas modificações pode ser alto para a continuidade do projeto e a credibilidade do RH e sua equipe. 06

8 Outro ponto que observamos dar errado muitas vezes em um plano de cargos e salários é quando se quer aprovar a estrutura de cargos junto da estrutura salarial. A análise do RH deve ser em cima das descrições de cargos e da metodologia escolhida e não em cima do cenário atual de colaboradores. Na maioria das vezes a estrutura salarial contamina a estrutura de cargos e joga fora a metodologia adotada, as descrições de cargos e traz uma série de vícios para o projeto, mudando cargos de posições devido aos valores salariais atuais, ao invés de considerar a estratégia que será traçada pela empresa. Portanto, muito cuidado quando alguém quiser olhar a estrutura de salários para ver se a estrutura de cargos está correta e tentar fazer com que a estrutura salarial seja mantida ou seguida como a grande referência para a construção do PCS. Isso realmente ocorre, presenciamos gestores de áreas bem remuneradas tentando fazer isso para manter o padrão salarial de sua equipe. 07

9 Quando vamos fazer a pesquisa salarial, é fundamental sabermos com quais empresas queremos nos comparar. Há várias formas para realização de pesquisa salarial e todas podem ser úteis dependendo da cultura da sua empresa, do orçamento que você possui e das ferramentas que você entende interessantes para o seu negócio. Você pode querer utilizar uma base já pronta que sua empresa tenha ou alguma pesquisa adquirida na internet (existem diversas bases online gratuitas ou pagas). Outra opção é realizar uma pesquisa salarial customizada, que pode ter seu custo até mais elevado, porém permite a sua organização se compare com o mercado que ela quer. Esse tipo de pesquisa é interessante quando temos muito bem definido o mercado de onde atraímos e/ou perdemos a nossa mão de obra, facilitando então a definição de uma estratégia que possa reter as posições críticas para o seu negócio. Não há nenhum problema em relação a isso, desde que tenha claro em sua mente qual o mercado você está levando em consideração para construir sua estratégia de remuneração e sua tabela salarial. É fundamental também saber se os dados são confiáveis e de onde vieram para evitar comparações que prejudiquem o resultado final do seu projeto. 08

10 Com os resultados da pesquisa salarial em mãos, é importante que você consiga desenhar dois ou três cenários com os impactos financeiros para implantação do PCS. Assim a diretoria da sua empresa poderá analisar qual a melhor estratégia de remuneração, os pontos fortes e fracos de cada proposta apresentada. Junto do turn over gerado a empresa pode perder os talentos e seus conhecimentos para gerir seus processos internos e até mesmo o planejamento da área e da empresa. Percebeu o quanto essa etapa é relevante? É fundamental apresentar as diferenças entre os cenários e estratégias e o porquê da proposta de cada um deles (prós e contras). Essa forma de atuação engajará os diretores na decisão, compartilhando os riscos e méritos envolvidos neste processo de tamanha responsabilidade e relevância para a empresa. Essa parte do projeto é essencial, pois ela é quem vai ajudar diretamente na atração, retenção e inclusive na valorização das carreiras na sua empresa. Uma estratégia errada impacta diretamente em um custo excessivo e desnecessário da folha de pagamento ou em uma estratégia tão fraca que seu turn over se eleva, pois as pessoas acabam encontrando melhores remunerações em outras empresas do mercado. 09

11 Após os cargos definidos, a pesquisa salarial realizada e a estratégia de remuneração definida e aprovada pela diretoria, bem como os impactos financeiros para a implantação do PCS, agora o foco é elaborar as regras de movimentação salarial. Muitas vezes as regras são fracas ou ruins e com isso acabam não sendo efetivas para o Plano de Cargos e Salários. Os colaboradores reclamam, não entendem o PCS, os gestores não sabem como usar a ferramenta e o que era para melhorar a gestão acaba virando uma grande catástrofe organizacional, que leva a uma série de pontos de vista equivocados em relação ao PCS. A dica aqui é que realmente haja uma série de critérios relevantes para que o colaborador seja movimentado, como por exemplo tempo no cargo atual e a existência de orçamento na organização. Um ponto relevante é em relação à avaliação de desempenho. Nós não recomendo o desenho da avaliação de desempenho dentro do PCS para que o processo de movimentação salarial do colaborador não seja contaminado pelo resultado desta outra ferramenta. Em nosso ponto de vista este é um critério, porém ele não é único e de forma alguma deve ser vinculado diretamente à remuneração. Alertamos para que não se vinculem os dois processos e não correrem o risco de passar uma mensagem errada de que a avaliação de desempenho é a ferramenta que gera as movimentações salariais. Já vimos grandes problemas em PCS que são construídos dessa forma. É claro que esses exemplos são simples e que vários planos possuem esses critérios, mas olhe para sua empresa e veja o que faz sentido dentro do seu negócio. Ser criativo é interessante, mas use também critérios tradicionais como os citados anteriormente. 10

12 Ao final do projeto é necessário comunicar, comunicar e por último comunicar mais um pouco. É importante sentar com os gestores e explicar o papel deles neste processo: O que sua empresa espera deles? O que e como devem fazer para solicitar uma movimentação salarial de alguém da própria equipe? Quando podem fazer isso? Qual a autonomia deles no processo? Quais as regras que devem saber? Isso tudo deve ser repassado pelo RH da empresa e cada gestor deve estar atento ao seu papel. Sabemos que não é uma etapa fácil, já passamos por situações bem complexas, mas sempre que o gestor entende o que deve fazer e o que se espera dele, tudo fica mais fácil e ele passa a ser um aliado seu. A mesma coisa deve ocorrer com os colaboradores. Eles precisam saber de todas as regras, da metodologia que foi adotada, a forma como serão realizadas as movimentações, os critérios que serão adotados e demais informações relevantes. Durante o projeto converse com os colaboradores da empresa e vá levantando as dúvidas deles. Ao final do projeto você poderá explanar a todos os colaboradores as dúvidas que foram sendo respondidas para um ou outro colaborador, mesmo que em conversas informais. É a hora de alinhar a organização e dar o recado certo, independente se haverá pessoas com expectativas frustradas. É melhor comunicar a verdade do que deixar uma situação sem ser resolvida ou na mão da rádio corredor. Pense na melhor forma de comunicar e vá em frente. Reforço também que é muito importante entregar ou disponibilizar o PCS para que os colaboradores possam acessá-lo, e claro, ler para sanar suas dúvidas. Fique disponível para conversas com os colaboradores, equipes e gestores. Isso será fundamental! E se percebeu que errou em algum lugar, ótimo! Avalie o que deu errado e como o problema pode ser corrigido. Não é pecado errar, o problema está em achar que tudo que devemos fazer precisa estar perfeito. Lembre-se disso e boa sorte em seu projeto! 11

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