Sumário. Questões administrativas e financeiras... 5

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1 Sumário Questões administrativas e financeiras... 5 Liberação de recursos Como é realizado o desembolso/repasse de recurso do PDRS para as organizações?.5 2. Haverá atualização dos valores previstos no projeto no momento da liberação dos recursos? Como transferir recurso de um item em que foi repassado um valor menor que o previsto para outro, onde o previsto está abaixo do necessário? As aplicações dos recursos do PDRS devem ser feitas exclusivamente em poupança?5 Aquisições A partir de que valor será obrigatória a licitação? Pode-se comprar o mesmo produto em momentos diferentes? Não caracteriza fracionamento? É necessário fazer seguro de equipamentos eletrônicos (do tipo data show, GPS, computadores, entre outros) ou automóveis adquiridos com recurso do PDRS? É possível comprar veículos, equipamentos ou bens usados com recurso do PDRS? Ao final de uma construção (obra) é necessário fazer seguro? O fornecedor que escolhi tem pendência no INSS ou FGTS, o que fazer? É possível comprar celular? É possível comprar mudas com nota do produtor? A Organização optou por comprar um computador com Sistema Operacional Windows 8 e Pacote Office inclusos (válidos por 1 ano). Poderia ser feita essa aquisição, mesmo se o SO e o Pacote Office foram orçados à parte no projeto. A Especificação Técnica do computador poderia listar SO e Pacote Office? O dinheiro que vai sobrar da desistência da compra do SO + Pacote Office pode ser remanejado? Caso a impressora já tenha sido adquirida, podem ser colocadas a marca e o modelo da impressora na Especificação Técnica do tonner?...7 Orçamentos Os orçamentos do trator podem ser realizados em 3 coopercitrus, desde que com CNJP diferentes? Orçamentos digitalizados e assinados enviados por pelas lojas podem ser aceitos? Ou apenas devem ser aceitos os orçamentos originais? Como funciona a tomada de preços via Internet? Podem ser os 3 orçamentos? Ou apenas um, para compor os 3 orçamentos? Se o preço via Internet for o vencedor, como deve se dar a compra se os sites costumam disponibilizar apenas boletos e o pagamento deve ser feito com cheque nominal?...8 1

2 4. É necessário anexar ao Processo os orçamentos originais? Ou basta apenas o upload deles no SASA? Caso nos orçamentos não forem descritas exatamente as mesmas especificaçõe s, podem ser aceitos ou não? O orçamento em papel timbrado precisa de carimbo e assinatura? As CND s (Certidos Negativas de Débito) são somente do orçamento com melhor preço? Há dificuldade em se conseguir 3 orçamentos do mesmo trator (por exemplo, a Organização pretende adquirir uma determinada marca de trator, então teriam que orçar em 3 lojas diferentes, só que os vendedores aceitam fornecer orçamentos apenas para as suas respectivas regiões). Como proceder? Em orçamentos que contêm mais de um item (mas que contenham os mesmos itens), vale a soma dos valores dos itens para se decidir pelo menor preço ou deve -se analisar item por item? O valor disponível para a compra da mesa-arquivo (R$ 500) e do armário de escritório (R$ 225,42) não condizem com o valor de mercado. Na verdade, o ideal seria que fosse o inverso (mesa-arquivo, R$ 225,42, e armário de escritório, R$ 500,00). Se forem feitos 3 orçamentos para os dois itens juntos, pode-se comparar a soma total para decidir pelo menor preço ou deve se comparar item por item? Deve-se sempre optar pelo menor preço ou pode-se escolher um orçamento de maior preço, justificando essa escolha?...9 Serviços e Mão de obra Pode-se contratar mão de obra em regime de CLT? Devem-se incluir os encargos no valor? A formalização da contratação de Consultoria Individual com Procedimentos Ampliados pode ser via contrato em Carteira de Trabalho ou só por RPA? Será possível contratar mão de obra (pessoa física) para trabalhar por diária ou empreitada, como por exemplo, um tratorista? Caso seja possível, qual a comprovação necessária para a prestação de contas? É possível contratar uma pessoa física no lugar de um escritório contábil? É possível contratar o serviço de despachante não previsto no Anexo IC para providenciar a documentação de veículo adquirido com recurso repassado? Devo incluir o critério de escolha no termo de referência para a contratação de pessoa física? Qual parâmetro pode ser utilizado para estabelecer o valor de hora técnica para a contratação de pessoa física? Um membro da organização ou de parceiro pode ser contratado como consultor? É possível a contratação de fundação para serviço de consultoria (estudos aplicados)? 11 2

3 10. A organização está contratando uma empresa para prestar consultoria e o valor reservado no cronograma físico financeiro para essa contratação é bastante inferior ao previsto na planilha de estimativa de custo montado com base na tabela FEHIDRO, mas o valor estimado no cronograma físico financeiro é suficiente para contratação pretendida. Como resolver? Com relação a visita aos SAFs onde os produtores cobram uma taxa para receber os visitantes, eles querem saber como será prestado contas uma vez que os produtores apenas possuem NF para venda de alimentos. Poderá ser feito um recibo para autônomo? Como prestar conta nesta situação? É possível fazer um orçamento para dois itens que no projeto estão separados? É preciso gastar o recurso previsto para hospedagem ou alimentação de uma única vez? É preciso gastar o recurso previsto para alimentação em um único estabelecimento? 12 Contrapartida O seguro dos bens que entrarem como contrapartida é facultativo ou obrigatório? Ele pode ser pago com recursos do PDRS? A organização adquiriu um equipamento em 2013 e quer inserir como contrapartida no projeto em substituição a uma outra atividade não realizada ou realizada parcialmente. Levando-se em consideração que não ocorra nenhum impacto técnico negativo nas metas e objetivos do projeto. É possível fazer essa alteração no cronograma? Pode -se aceitar uma nota com data anterior a assinatura do convênio? Caso esse novo valor ultrapasse o valor total, qual procedimento devemos adotar? Para oficinas de capacitação foram previstos recursos para café da manhã, aluguel de barracão, aluguel de cadeiras plásticas, contratação de almoço e contratação de palestrante. O único recurso do PDRS é para contratação de palestrante, os demais itens são contrapartida. No termo de referência de contratação de palestrante pode constar como responsabilidade do contratado esses demais itens (café, cadeiras, barracão). Como será prestado contas neste caso? Será tudo pela nota do palestrante? A associação coloca a refeição (serviço) de algumas atividades com contrapartida. Como ocorre a prestação de contas neste caso? A organização possui um técnico de ATER que está trabalhando para a Cooperativa sem cobrar por isso. Como prestar contas deste profissional (Contrapartida) uma vez que não existe transferência de dinheiro para ele? Operações no SASA Como incluir e acompanhar um pedido para a aquisição de bens? Posso juntar vários itens em um único pedido? Fiz vários pedidos, mas o orçamento dos itens foi feito junto, em um único orçamento. O que devo fazer? Onde devo incluir o Termo de Aceite de um pedido?

4 5. Após o envio do Termo de Aceite foi solicitada a inserção do relatório. Onde devo o inserir? Como pedir o recurso para a taxa que o banco cobra? Como eu faço para solicitar recurso para o SEDEX, já que só sei o valor após postar? Como acompanho a liberação de um recurso cujo pedido está com o status está "Aguardando liberação de recurso"? O que significa Recurso Liberado / Aguardando Documentação Fiscal no meu pedido de aquisição de bens? O pagamento foi feito com boleto O sistema acusa um erro quando tento anexar um arquivo. Por quê? Documentos que já foram colocados no SASA e analisados podem ser apagados para a inserção de novos documentos? Digo isso para as compras que ainda não foram aprovadas por falta de documentação (faltou a Especificação Técnica ou os orçamentos corretos, por exemplo) Questões sobre o convênio e a proposta de trabalho Após a finalização do convênio, de quem será o patrimônio dos bens adquiridos (proponente ou beneficiários)? Após o término do convênio os bens poderão ser doados aos beneficiários ou aos parceiros? Quem elaborou a proposta pode ser contratado na execução? Produtores que não são beneficiários podem utilizar bens adquiridos pelo PDRS (bens/estrutura)? Revisão de Cronograma O que é Custeio? O que é Investimento? Como utilizar recursos provenientes de economia ou cancelamento de item? Quais são os passos? É possível alterar o tipo de aquisição previsto inicialmente no cronograma físicofinanceiro (serviços, bens, combustível, etc.) durante a utilização dos recursos provenientes de economia e ou cancelamento de itens?

5 Questões administrativas e financeiras Liberação de recursos 1. Como é realizado o desembolso/repasse de recurso do PDRS para as organizações? A liberação de recursos será feita de forma parcelada, de acordo com o cronograma aprovado no Plano de Trabalho (Anexo 1 C do Convênio). Serão liberados os recursos item a item do cronograma, conforme documentação encaminhada pela organização, via sistema, e aprovação da UGL/PDRS. Para tanto a organização insere o pedido de recurso no Sistema (SASA) referente aos itens do Anexo 1-C; a equipe analisa a documentação inserida, conforme procedimentos estabelecidos na Manual de Aquisições dos Subprojetos (que consta na Aba Modelos do SASA). Caso esteja conforme a documentação inserida, e em se tratando de Bens, combustível, utilidade pública e gêneros alimentícios os recursos serão repassados em até 3 dias após processamento no sistema da Secretaria da Fazenda (SIAFEM) em conta da Organização, e em caso de consultoria, serviço e obras serão repassados após aceite de produto ou serviço encaminhado pela Organização. A liberação dos recursos da Parcela 3 dependerá da aprovação da Prestação de Contas da Parcela 1, e assim sucessivamente. Os depósitos serão efetuados obrigatoriamente em conta corrente em nome da Organização, no Banco do Brasil, e destinada exclusivamente ao Convênio (não poderá haver outros depósitos ou saques). Enquanto não utilizados, os recursos deverão ser transferidos e mantidos aplicados no Banco do Brasil. 2. Haverá atualização dos valores previstos no projeto no momento da liberação dos recursos? Não. Os valores definidos no Plano de Trabalho não serão reajustados, devendo ser repassadas as parcelas nos valores estabelecidos. Caso seja verificada, durante a execução do convênio, a necessidade de ajustes, deverá ser encaminhada solicitação à UGL/PDRS, com as devidas justificativas e cálculos, para análise. Qualquer alteração no valor total do convênio, seja contrapartida ou PDRS, deverá ser formalizada mediante Termo Aditivo/Modificativo ao Convênio. 3. Como transferir recurso de um item em que foi repassado um valor menor que o previsto para outro, onde o previsto está abaixo do necessário? As economias feitas em cada item durante os meses de execução do projeto poderão ser ajustados/revisados, por meio de uma revisão de cronograma com as devidas justificativas e o de acordo do gestor do convênio. 4. As aplicações dos recursos do PDRS devem ser feitas exclusivamente em poupança? Os recursos transferidos pela UGL/PDRS, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados pela ORGANIZAÇÃO em caderneta de poupança, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em títulos da dívida pública, quando a utilização dos mesmos verificar-se em prazos menores que um mês, nos termos do 4º do artigo 116 da Lei federal 8.666, de 21 de junho de

6 Aquisições 1. A partir de que valor será obrigatória a licitação? Para todas as despesas realizadas com recurso do PDRS deverão ser observados os procedimentos detalhados no Manual de Aquisições dos Subprojetos. Neste documento consta a classificação dessas despesas por tipo de aquisição/contratação e valores. 2. Pode-se comprar o mesmo produto em momentos diferentes? Não caracteriza fracionamento? Sim, pode-se comprar produtos com a mesma especificação em tempos diferentes do projeto, desde que os procedimentos para aquisição sejam observados. 3. É necessário fazer seguro de equipamentos eletrônicos (do tipo data show, GPS, computadores, entre outros) ou automóveis adquiridos com recurso do PDRS? Sim. É obrigatória a contratação de seguro para todos os bens e equipamentos adquiridos com os recursos repassados. 4. É possível comprar veículos, equipamentos ou bens usados com recurso do PDRS? Não. 5. Ao final de uma construção (obra) é necessário fazer seguro? Ao término de uma construção entenda-se construção como nova edificação ou ampliação da área de edificação já existente o valor gasto incorpora-se à edificação, e como tal tornase um bem permanente. Deverá, então, ser contratado seguro para a totalidade do imóvel. 6. O fornecedor que escolhi tem pendência no INSS ou FGTS, o que fazer? Não será possível fazer a aquisição ou contratação deste fornecedor, selecione um novo fornecedor. 7. É possível comprar celular? Sim. Desde que seja em nome da Organização e que o celular tenha um custo de até R$ 300,00. Antes de comprar pensar como será a forma da conta (pré pago ou pós pago e quem irá pagar a conta). 8. É possível comprar mudas com nota do produtor? Sim, desde que sejam apresentados três orçamentos válidos. 9. A Organização optou por comprar um computador com Sistema Operacional Windows 8 e Pacote Office inclusos (válidos por 1 ano). Poderia ser feita essa aquisição, mesmo se o SO e o Pacote Office foram orçados à parte no projeto. A Especificação Técnica do computador poderia listar SO e Pacote Office? O dinheiro que vai sobrar da desistência da compra do SO + Pacote Office pode ser remanejado? Geralmente na aquisição de computadores o equipamento já vem o sistema operacional Windows instalado pelo fabricante. O pacote Office geralmente é comprado a parte. Para tanto deve constar no Anexo 1-C da Organização o item de aquisição de pacote Office. Caso sobrem recursos, poderão ser remanejados através de uma revisão de cronograma. 6

7 10. Caso a impressora já tenha sido adquirida, podem ser colocadas a marca e o modelo da impressora na Especificação Técnica do tonner? Sim, lembrando que a recomendação é adquirir insumos (tonner) originais do fabricante. 7

8 Orçamentos 1. Os orçamentos do trator podem ser realizados em 3 coopercitrus, desde que com CNJP diferentes? Uma empresa pode ter várias filiais, mas a Razão Social e o CNPJ são os mesmo, ou seja, o corpo do CNPJ é o mesmo só mudando o final, mas é a mesma empresa, tanto que a Certidão do INSS só é emitida no CNPJ da matriz, portanto não são 03 orçamentos diferentes. 2. Orçamentos digitalizados e assinados enviados por pelas lojas podem ser aceitos? Ou apenas devem ser aceitos os orçamentos originais? Sim os orçamentos digitalizados podem ser aceitos, a organização encaminha os orçamentos pelo SASA e deve tomar o cuidado de guardar na organização (nas pastas dadas no treinamento) as copias dos orçamentos juntamente com os s de encaminhamento dos fornecedores. 3. Como funciona a tomada de preços via Internet? Podem ser os 3 orçamentos? Ou apenas um, para compor os 3 orçamentos? Se o preço via Internet for o vencedor, como deve se dar a compra se os sites costumam disponibilizar apenas boletos e o pagamento deve ser feito com cheque nominal? Conforme orientado nos treinamentos, os orçamentos da internet devem ser somente para compor os 3 orçamentos, pois como este fornecedores não oferecem validade da proposta, a organização não tem garantia que quando for efetuar realmente a compra valor continuará o mesmo. 4. É necessário anexar ao Processo os orçamentos originais? Ou basta apenas o upload deles no SASA? Resposta Nos treinamentos foi entregue para todas as organizações, pastas, divisórias e etiquetas e foi orientado que todos os documentos originais devem ser arquivos nestas pastas por número de pedido e que estas pastas devem ficar à disposição dos órgão de controle (SMA, Tribunal de Contas, Secretaria da Fazenda, Banco Mundial e Auditoria Externa) por um prazo de 10 anos. Nas prestações de contas enviadas para a UGL/PDRS, as cópias dos documentos. 5. Caso nos orçamentos não forem descritas exatamente as mesmas especificações, podem ser aceitos ou não? Conforme orientado nos treinamentos, O 1º documento a ser providenciando é a Especificação Técnica, pois é com esta especificação que os fornecedores irão ofertar o bem pretendido, se o bem ofertado pelo fornecedor não estiver de acordo com as especificações, o mesmo não estará de acordo e portanto não será aceito. 6. O orçamento em papel timbrado precisa de carimbo e assinatura? Conforme mencionado no Manual de Aquisições e informado a todas as organizações no treinamento, os orçamentos devem ser produzidos pelos fornecedores em papel timbrado, datado e assinado pelo funcionário. Caso o fornecedor não tenha papel timbrado ele poderá fazer o orçamento incluindo o carimbo do CNPJ e informando os dados para contato. 8

9 7. As CND s (Certidos Negativas de Débito) são somente do orçamento com melhor preço? As certidões são somente para o fornecedor que ofertar o menor preço. 8. Há dificuldade em se conseguir 3 orçamentos do mesmo trator (por exemplo, a Organização pretende adquirir uma determinada marca de trator, então teriam que orçar em 3 lojas diferentes, só que os vendedores aceitam fornecer orçamentos apenas para as suas respectivas regiões). Como proceder? As organizações podem ter orçamentos com valor maior de outras marcas para compor os 03 orçamentos. Os fornecedores distantes podem colocar no orçamento deles o frete pela entregue do trator. 9. Em orçamentos que contêm mais de um item (mas que contenham os mesmos itens), vale a soma dos valores dos itens para se decidir pelo menor preço ou deve-se analisar item por item? Quando a especificação técnica for confeccionada para vários itens, os itens serão adquiridos através do orçamento que ofertar o menor preço global. 10. O valor disponível para a compra da mesa-arquivo (R$ 500) e do armário de escritório (R$ 225,42) não condizem com o valor de mercado. Na verdade, o ideal seria que fosse o inverso (mesa-arquivo, R$ 225,42, e armário de escritório, R$ 500,00). Se forem feitos 3 orçamentos para os dois itens juntos, pode-se comparar a soma total para decidir pelo menor preço ou deve se comparar item por item? Quando a especificação técnica for confeccionada para vários itens, os itens serão adquiridos através do orçamento que ofertar o menor preço global, mesmo que um item esteja com valor maior do que o outro, desde que não ultrapasse a soma das atividades. 11. Deve-se sempre optar pelo menor preço ou pode-se escolher um orçamento de maior preço, justificando essa escolha? Os critérios a serem utilizados são sempre especificações iguais e menor preço. 9

10 Serviços e Mão de obra 1. Pode-se contratar mão de obra em regime de CLT? Devem-se incluir os encargos no valor? Para as Organizações do 2º Edital, é possível contratar/remunerar pessoa física, desde que se enquadro nos procedimentos para Apoio Administrativo-Financeiro. Entretanto cabe à Organização definir a forma de contratação, seja celetista (CLT) ou Recibo de Pagamento de Autônomo RPA, como exemplos, com seu contador. 2. A formalização da contratação de Consultoria Individual com Procedimentos Ampliados pode ser via contrato em Carteira de Trabalho ou só por RPA? Conforme orientado nos treinamentos, a definição da forma de contratação do apoio administrativo está a cargo da própria organização que deverá entrar em contato com o seu contador para maiores informações sobre a melhor forma de contratação. Quanto à consultoria os pagamentos são efetuados através de RPA. Lembrando que toda contratação de pessoa física tem incidência de impostos para a organização e para o contrato que deve ser considerado no valor da contratação. 3. Será possível contratar mão de obra (pessoa física) para trabalhar por diária ou empreitada, como por exemplo, um tratorista? Caso seja possível, qual a comprovação necessária para a prestação de contas? A contratação é possível. Deverá ser realizada como serviço de pessoa física, a partir da seleção de profissional mediante comparação de preços. Para contratações a partir de R$ 500,01 será obrigatória a assinatura de contrato. Para a prestação de contas deverá ser apresentado: (1) o Recibo de Pagamento de Autônomo RPA; (2) comprovantes de recolhimento de INSS da contratante (20% a cargo da contratante); (3) comprovantes de recolhimento do INSS retido do contratado (8%, 9% ou 11%); (4) comprovantes de recolhimento do IRPF Imposto de Renda Pessoa Física, se for o caso, conforme tabela divulgada pelo Ministério da Fazenda; e (5) comprovantes de recolhimento do ISS Imposto Sobre Serviços, se for o caso, de acordo com a legislação do município sede da Organização, caso em que deverá ser apresentada cópia do respectivo regulamento. 4. É possível contratar uma pessoa física no lugar de um escritório contábil? Sim, desde que a pessoa possua o registro no CRC. Deverão ainda ser atendidos os procedimentos para contratação conforme Manual de Aquisições dos Subprojetos Ambientais para o tipo Consultor Individual, dentre eles o de providenciar 03 currículos para apresentar nesta contratação. 5. É possível contratar o serviço de despachante não previsto no Anexo IC para providenciar a documentação de veículo adquirido com recurso repassado? Não, pois neste caso o Anexo IC previa somente o pagamento da documentação: IPVA, DPVAT e Emplacamento que são enquadrados como procedimento Utilidade Pública. Cabe à organização buscar informações junto aos órgãos competentes para providenciar a documentação do veículo. 10

11 6. Devo incluir o critério de escolha no termo de referência para a contratação de pessoa física? Sim, os candidatos devem ter conhecimento de como serão avaliados. Os critérios devem ser simples e compostos por, no mínimo, experiência do profissional e formação acadêmica, disponibilizados como um anexo ao TR. Após análise dos currículos a organização deve solicitar a proposta técnica e financeira somente para o melhor colocado, ou seja, que ficou em primeiro lugar conforme os critérios definidos. 7. Qual parâmetro pode ser utilizado para estabelecer o valor de hora técnica para a contratação de pessoa física? A referência a ser utilizada é a tabela FEHIDRO. 8. Um membro da organização ou de parceiro pode ser contratado como consultor? Não, conforme item 8.5 do Edital - Chamada PDRS/SA 02 - "Itens não financiados pelo PDRS: - Horas técnicas de funcionários e membros da organização ou parceiro, bem como de beneficiários do Projeto. 9. É possível a contratação de fundação para serviço de consultoria (estudos aplicados)? Sim, é possível, desde que sejam atendidos os procedimentos previstos no Manual de Aquisições dos Subprojetos Ambientais. 10. A organização está contratando uma empresa para prestar consultoria e o valor reservado no cronograma físico financeiro para essa contratação é bastante inferior ao previsto na planilha de estimativa de custo montado com base na tabela FEHIDRO, mas o valor estimado no cronograma físico financeiro é suficiente para contratação pretendida. Como resolver? O valor que está no cronograma físico financeiro é o que a organização tem para pagar para a consultoria e seus encargos. Como a base da tabela FEHIDRO é hora, a estimativa deve ser feita calculando as horas e tentando chegar ao valor aproximado que consta no cronograma. 11. Com relação a visita aos SAFs onde os produtores cobram uma taxa para receber os visitantes, eles querem saber como será prestado contas uma vez que os produtores apenas possuem NF para venda de alimentos. Poderá ser feito um recibo para autônomo? Como prestar conta nesta situação? Para viabilizar essa contratação como Serviço, a Organização deve elaborar uma Especificação Técnica, com as atividades que constam nesta visita; coletar três orçamentos, seguindo as orientações do Manual, e posteriormente à contratação o prestador do serviço deve Emitir um RPA. 12. É possível fazer um orçamento para dois itens que no projeto estão separados? Sim, pode providenciar os orçamentos dos dois itens juntos (exemplo: alimentação e hospedagem), e quando for incluir o pedido no sistema, os dois itens devem ser selecionados para compor o pedido. 11

12 13. É preciso gastar o recurso previsto para hospedagem ou alimentação de uma única vez? Não, o valor a ser liberado será de acordo com o menor orçamento ofertado e incluído no pedido. Por exemplo, 2 diárias (2 dias) para 16 pessoas com valor de R$ 70,00, o total do recurso a ser liberado será de R$ 2.240,00, se o valor total previsto no mês para esta atividade no Anexo IC-Cronograma era de R$ 3.360,00, houve uma economia de R$ 1.120,00, que poderá ser utilizada para o outro intercâmbio previsto na mesma linha de atividade. 14. É preciso gastar o recurso previsto para alimentação em um único estabelecimento? Pode ter mais de um local para a realização das refeições. Por exemplo, o café da manhã em um lugar e o almoço, lanche e jantar em outro. Neste exemplo, devem ser criados dois pedidos para a mesma atividade, lembrando que, para cada pedido deverão ser providenciados três orçamentos. 12

13 Contrapartida 1. O seguro dos bens que entrarem como contrapartida é facultativo ou obrigatório? Ele pode ser pago com recursos do PDRS? A contratação de seguro não é obrigatória para os bens integrantes da contrapartida (ou seja, os bens disponibilizados pelas organizações). Entretanto, é bom lembrar que cada organização firma, por meio do convênio assinado, um compromisso quanto ao fornecimento de determinados bens (quando for o caso). Assim, se por qualquer motivo, determinado(s) bem(s) não mais puder atender às ações previstas na proposta, deverá ser devidamente substituído. 2. A organização adquiriu um equipamento em 2013 e quer inserir como contrapartida no projeto em substituição a uma outra atividade não realizada ou realizada parcialmente. Levando-se em consideração que não ocorra nenhum impacto técnico negativo nas metas e objetivos do projeto. É possível fazer essa alteração no cronograma? Pode-se aceitar uma nota com data anterior a assinatura do convênio? Caso esse novo valor ultrapasse o valor total, qual procedimento devemos adotar? Sim é possível solicitar uma revisão de cronograma. Sim é possível aceitar uma nota com data anterior a assinatura do convênio desde que seja para comprovar uma atividade de CONTRAPARTIDA. 3. Para oficinas de capacitação foram previstos recursos para café da manhã, aluguel de barracão, aluguel de cadeiras plásticas, contratação de almoço e contratação de palestrante. O único recurso do PDRS é para contratação de palestrante, os demais itens são contrapartida. No termo de referência de contratação de palestrante pode constar como responsabilidade do contratado esses demais itens (café, cadeiras, barracão). Como será prestado contas neste caso? Será tudo pela nota do palestrante? Contratação dos palestrantes pessoa física: O palestrante não teria como comprovar em sua atividade o fornecimento de café da manhã, almoço e hospedagem, pois não faz parte da natureza do serviço prestado = horas de palestra técnica os demais escopos. - Contratação dos palestrantes pessoa Jurídica: A empresa contratada deverá comprovar que constam na sua documentação social as atividades: ministrar palestras com infraestrutura para treinamento. A prestação de contas para cada item de contrapartida deve ser de comprovado de acordo com o Anexo IC Cronograma Contrapartida e Parcelas, enviado para cada organização com cópia para cada gestor. 4. A associação coloca a refeição (serviço) de algumas atividades com contrapartida. Como ocorre a prestação de contas neste caso? No encaminhado pela UGL/PDRS para todas as Organizações e Gestores, com o Anexo 1C (com parcelas e contrapartida), consta na última coluna os documentos que deverão ser inseridos no SASA para a prestação de contas de cada contrapartida. 13

14 5. A organização possui um técnico de ATER que está trabalhando para a Cooperativa sem cobrar por isso. Como prestar contas deste profissional (Contrapartida) uma vez que não existe transferência de dinheiro para ele? A organização poderá comprovar a contrapartida com o relatório contendo: Descrição das atividades realizadas, Quadro síntese (modelo 4 do Apêndice II do Manual) com cálculo de horas das horas trabalhadas, de acordo com a tabela FEHIDRO. 14

15 Operações no SASA O Manual do Sistema contém todas as instruções para operar o sistema, consulte sempre que necessário. 1. Como incluir e acompanhar um pedido para a aquisição de bens? Você terá que incluir no sistema SASA, conforme explicação apresentada no Manual, o Pedido e incluir os documentos: especificação técnica em papel timbrado da organização e assinado pelo responsável; 3 orçamentos válidos em papel timbrado ou com o carimbo do CNPJ; planilha de fornecedores e preços em papel timbrado e assinada. Uma vez encaminhado para análise através do Sistema SASA, se tudo estiver certo aparecerá no sistema a situação "Liberação de Recurso" e, após a liberação do recurso (dinheiro) na conta, a situação será "Recurso liberado/aguardando liberação fiscal". Caso a documentação inserida no pedido esteja com algum problema, o pedido será devolvido e no sistema a situação será "Aguardando Adequação de Documentos". 2. Posso juntar vários itens em um único pedido? Sim, itens de natureza igual, com o mesmo fornecedor, previstos para o mesmo mês, podem ser unificados no mesmo pedido. 3. Fiz vários pedidos, mas o orçamento dos itens foi feito junto, em um único orçamento. O que devo fazer? O orçamento deve ser anexado em todos os pedidos. 4. Onde devo incluir o Termo de Aceite de um pedido? Na aba de Documentação Fiscal. 5. Após o envio do Termo de Aceite foi solicitada a inserção do relatório. Onde devo o inserir? Na aba Documentação fiscal. 6. Como pedir o recurso para a taxa que o banco cobra? Para pedir o recurso da taxa bancária é só criar um pedido com a cópia do extrato bancário onde conste a taxa. 7. Como eu faço para solicitar recurso para o SEDEX, já que só sei o valor após postar? Para incluir o pedido no sistema para a liberação do recurso, você deve imprimir a simulação do valor do SEDEX, que pode ser feita no site do correio ( 8. Como acompanho a liberação de um recurso cujo pedido está com o status está "Aguardando liberação de recurso"? Quando na Aba Pedido de Aquisição/Contratação, na linha referente ao pedido, aparecer o símbolo significa que o recurso já está liberado. A organização deve solicitar o extrato da conta para verificar se o recurso já está disponível em conta. 15

16 9. O que significa Recurso Liberado / Aguardando Documentação Fiscal no meu pedido de aquisição de bens? O pagamento foi feito com boleto. Devem ser anexados, na Aba Documentação Fiscal a nota fiscal, a cópia do cheque e o boleto pago. 10. O sistema acusa um erro quando tento anexar um arquivo. Por quê? Verifique o nome do arquivo, se foi usado algum caractere especial ou ponto (o nome após o ponto é entendido com extensão de arquivo, que caracteriza o tipo de arquivo). Tente renomear o arquivo e anexar no sistema. 11. Documentos que já foram colocados no SASA e analisados podem ser apagados para a inserção de novos documentos? Digo isso para as compras que ainda não foram aprovadas por falta de documentação (faltou a Especificação Técnica ou os orçamentos corretos, por exemplo). Conforme orientado no treinamento, todos os documentos inseridos nos pedidos não serão excluídos ou apagados. A Organização poderá inserir quantos documentos forem necessários para que o pedido fique correto. Os documentos que tiverem necessidade de ajustes serão marcado no sistema e não serão utilizado para compor o pedido. O Arquivo corrigido que for inserido será considerado o arquivo final. Caso a organização queira iniciar um novo pedido para fazê-lo corretamente, ela poderá solicitar o cancelamento do pedido que está errado através do informando o número do pedido, nome da organização e depois iniciar o novo pedido. 16

17 Questões sobre o convênio e a proposta de trabalho 1. Após a finalização do convênio, de quem será o patrimônio dos bens adquiridos (proponente ou beneficiários)? Ao término da vigência do convênio, os bens adquiridos com os recursos transferidos pela UGL/PDRS reverterão ao patrimônio da organização, desde que cumpridas todas as suas Cláusulas e condições. 2. Após o término do convênio os bens poderão ser doados aos beneficiários ou aos parceiros? Tal decisão compete à organização, observado o seu Estatuto e as estratégias de continuidade do Subprojeto após o término do apoio do PDRS. 3. Quem elaborou a proposta pode ser contratado na execução? Sim, desde que não se trate de membro da equipe da organização ou parceiro e não conste como responsável na proposta. 4. Produtores que não são beneficiários podem utilizar bens adquiridos pelo PDRS (bens/estrutura)? Os bens adquiridos pela organização com recursos transferidos pela UGL/PDRS deverão ser utilizados exclusivamente para a execução de ações relacionadas ao objeto do Convênio. 17

18 Revisão de Cronograma 1. O que é Custeio? Despesas com aquisição de material de consumo, pagamento de serviços prestados por pessoa física ou jurídica independentemente da forma contratual, bens que não sejam duráveis (ex. facão, carrinho de mão, mudas, rastelo e etc.), material didático. 2. O que é Investimento? Aquisição de equipamentos (notebook, computador e etc.) e material permanente (carro, tratores, roçadeiras, etc.). 3. Como utilizar recursos provenientes de economia ou cancelamento de item? Quais são os passos? Existem duas possibilidades para utilizar o valor de economia no cronograma físico financeiro: 1ª possibilidade: Acrescentar item no cronograma com o valor da economia e 2ª possibilidade: Utilizar o valor de economia em algum item que já consta no cronograma. A organização deverá solicitar estas alterações, devidamente justificadas, ao gestor do convenio que fará uma análise e, considerando que esteja de acordo, será encaminhado o pedido de revisão do Cronograma à UGL/PDRS que fará as adequações no SASA. 4. É possível alterar o tipo de aquisição previsto inicialmente no cronograma físico-financeiro (serviços, bens, combustível, etc.) durante a utilização dos recursos provenientes de economia e ou cancelamento de itens? Sim, no momento da revisão do cronograma, desde que devidamente justificada pela Organização e aceita pelo gestor e observada a relação entre custeio e investimento. 18

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