A Preservação da informação em ambiente digital

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1 A Preservação da informação em ambiente digital Da Preservação do Documento à Preservação da Informação Jornada de Profissionais da Informação Arquivo Distrital da Guarda 2007 Maria Manuela Pinto

2 O que é que conhecemos? Especificação Moreq A ISO 15836:2003- Information and documentation - The Dublin Core metadata element set A EAD - Encoded Archival Description (Library of Congress) e EAC - Encoded Archival Context RLG (Research Libraries Group) and the University of Virginia (US); METS- Metadata Encoding and Transmission Standard (Library of Congress) MODS - Metadata Object Description Schema DOD STD ISO 14721: OAIS - Reference Model for an Open Archival Information System DSPACE e FÉDORAF Projectos: TEL, DPE, PLANETS, CASPER Projecto InterPARES1 e 2 Projecto RODA

3 O que é que conhecemos? A ANSI/NISO Z X ANSI/AIIM X 200X - Data Dictionary Technical Metadata for Digital Still Images e o MIX - Metadata For Images in XML PREMIS - PREservation Metadata Implementation Strategies (OCLC / RLG) - Data Dictionary A ISO :2005 1: Document management : Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF (PDF/A) e a ISO/IEC PRF 26300: Information technology : Open Document Format for Office Applications (OpenDocument)) v1.0 A ISO/IEC 27001: Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements e a ISO/IEC 17799: Information technology - Security techniques - Code of practice for information security management

4 O que é que conhecemos? ISO/TR 15801: Electronic imaging - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability ISO 12142: Electronic imaging - Media error monitoring and reporting techniques for verification of stored data on optical digital data disks ISO 18927: Imaging materials - Recordable compact disc systems - Method for estimating the life expectancy based on the effects of temperature and relative humidity (cf. ISO 18921:2002 Imaging materials - Compact discs (CD- ROM) - Method for estimating the life expectancy based on the effects of temperature and relative humidity e ISO Imaging materials - Information stored on magneto-optical optical (MO) discs - Method for estimating the life expectancy based on the effects of temperature and relative humidity (available in English only)... Entre muitos outros...

5 Para reflectir! Storing digital information will be like preserving the flame of a fire: you have to tend to it constantly, maintain it, nourish it. Otherwise it will die out and be lost. On the other hand, it will remain eternally young Abdelaziz Aziz (UNESCO, Information Society Division), 2005 Digital heritage will disappear in 10 years (or earlier) without active preservation In INTERGOVERNMENTAL COUNCIL FOR THE INFORMATION FOR ALL PROGRAMME ME (IFAP) - Key Messages For Governments & Industry

6 Alguns númerosn No início do séc. s XXI se fosse digitalizada toda a informação publicada (texto, audiovisual, filme) estima-se se que corresponderia a: 12 ExaBytes (=12 biliões de GigaBytes) No âmbito da informação científica sós no caso de um acelerador de partículas do CERN (Large Hadron Collider (LHC) 1) são produzidos: 15 PetaBytes/ ano Só em suportes magnéticos a produção mundial de originais em 2003 foi de: 5.187,13 Petabytes O custo actual da preservação da informação digital é de: US$ 5-88 por GigaByte por ano Para preservar a informação existente no início do séc. s XXI corresponderia a um custo global de US$ billiões por ano

7 Preservar a INFORMAÇÃO

8 Que Informação?

9 Vivemos na Sociedade da Informação ou Sociedade em Rede

10 O impacto das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) nos mais diversos sectores e segmentos da sociedade, incluindo o da administração pública, p é inquestionável

11 O papel fundamental do desenvolvimento da Sociedade da Informação para a construção de uma Economia baseada no Conhecimento é hoje em dia amplamente reconhecido pelos diferentes Governos. Estratégias e planos de acção nacionais neste domínio têm vindo a ser definidos e implementados por todo o mundo.

12 Em Portugal Plano de Acção para a Sociedade da Informação, Plano de Acção para o Governo Electrónico Iniciativa Nacional para a Banda Larga visam a construção da Sociedade do Conhecimento

13 Nas iniciativas para a construção da Sociedade do Conhecimento destaque para: Redes comunitárias de banda larga Cidades e regiões digitais Programa nacional de compras electrónicas Portal do cidadão Iniciativa de reformulação dos processos de retaguarda Estrutura nacional de segurança da Informação Voto electrónico Plano Tecnológico PRACE, SIMPLEX etc..

14

15 Aos objectivos nacionais somam-se se os constantes da INICIATIVA COMUNITÁRIA em matéria de Sociedade da Informação, nomeadamente o: PLANO DE ACÇÃO eeurope 2005 Uma sociedade da informação para todos [aprovado pelo Conselho Europeu de Sevilha (21 e 22 de Junho de 2002)] Objectivos: - fomentar a criação de emprego - impulsionar a produtividade - modernizar os serviços públicos - oferecer a todos a oportunidade de participarem na sociedade da informação ão. i2010 An European Information Society for growth and employment

16 i2010 An European Information Society for growth and employment

17 A Administração Pública P aposta nos novos meios de relacionamento : Cidadão Estado Empresas Demais agentes OBJECTIVOS: Inclusão na Sociedade da Informação Governo electrónico (e-government e m-government) Administração Pública P electrónica Estado aberto Simplificar Racionalizar Mais rapidez Maior eficiência Maior eficácia cia Mais Qualidade

18 Com um enfoque primordial no CIDADÃO,, individual ou colectivo, cliente do serviço o públicop blico,, definem-se as acções que sustentarão: a mudança a do modelo de prestação de serviços por parte do Estado: criando novas formas (canais) alternativas para o contacto e prestação de serviço; deixando ao critério rio de cada cliente a escolha final da forma como deseja ser servido. com as consequentes alterações dos métodos m de trabalho, procedimentos/processos; assim como das plataformas tecnológicas e de comunicações que sustentam a prestação desse serviço.

19 SOCIEDADE INFORMAÇÃO Encontramo-nos nos num MOMENTO DE VIRAGEM: É preciso reequacionar: a estrutura organizacional os modelos de gestão os processos organizacionais os recursos utilizados a própria cultura organizacional Impera a necessidade de apostar na consolidação de INOVAÇÃO TIC? Ou algo mais? NOVAS COMPETÊNCIAS E CAPACIDADES

20 As plataformas tecnológicas (hardware e software) A utilização de meios digitais para interagir através s da Internet Eliminam limitações físicas ou fronteiras e permitem: Aceder ao cidadão/cliente e demais agentes Fazer aquisições Promover os serviços/produtos Assegurar o funcionamento da organização

21 Quando falamos em Gestão de informação consideramos: A gestão da plataforma tecnológica de informação e comunicação, mas também A gestão dos recursos de informação, A gestão do ciclo de vida da informação e actividades subjacentes, e. uma outra característica ESSENCIAL a necessária interligação com a ORGANIZAÇÃO e a sua dinâmica evolutiva Inúmeras vezes ultrapassada apetrechamento tecnológico pela premência do

22 Configura-se, desta forma, uma situação de desequilíbrio entre as variáveis veis referidas, sendo frequente: a falta de planificação do sistema de informação ão a inexistência de integração a não identificação das necessidades de informação a existência de informação redundante a não avaliação da informação a dispersão da informação por variados suportes a não aplicação de normalização a perda de produtividade o aumento desnecessário dos custos de manutenção e de transferência de suporte a possibilidade de não cumprimento dos imperativos legais a dificuldade em implementar um sistema de garantia da qualidade o uso da informação não direccionado à estratégia da organização o não cumprimento da missão e objectivos da organização

23 De facto não basta: possuir/gerir meios electrónicos (hardware/software) de captura/produção, processamento, armazenamento e disponibilização de informação possuir/gerir recursos de informação disponibilizar informação

24 Temos que ir mais além, sendo preciso: conhecer, avaliar e planear a estrutura produtora de informação/actores ão/actores,, os processos de negócio/produ cio/produção de informação, os consumidores/clientes, o ambiente interno e externo da organização planear estrategicamente a tecnologia,, a sua capacidade, performance, longevidade, compatibilidade, standards ; planear estrategicamente a produção de informação ão,, incluindo os standards de formatos de dados, as metodologias de exportação/importa ão/importação bem como de acesso e preservação da informação a longo termo, ; planear a administração do sistema,, os sistemas de segurança,, o acesso multinível e através s de diferentes meios (local, distribuído, do, VPN - Virtual Network Access, Internet) e suportes, o controle e avaliação de tempos de acesso e recuperação da informação;

25 No decurso da sua actividade uma ORGANIZAÇÃO produz/recebe, acumula e usa INFORMAÇÃO A informação que gera e recebe reflecte por inteiro a sua NATUREZA e OBJECTIVOS.

26 Uma ORGANIZAÇÃO APRENDE se, através s do seu processamento de informação ão,, o âmbito dos seus potenciais procedimentos é alterado. Assim, o objectivo principal da GESTÃO DE INFORMAÇÃO é aproveitar recursos de informação e capacidades de informação de modo a que a organização aprenda e se adapte ao seu meio ambiente em mudança [CHOO, Chun Wei - Gestão de informação para a organização inteligente: a arte de explorar o meio ambiente.. Lisboa: Editorial Caminho, SA, p. 57]

27 Como definir INFORMAÇÃO? Sinónimo nimo de Conhecimento explícito é o conjunto estruturado de representações mentais codificadas (signos, símbolos), s socialmente contextualizadas e passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco óptico, etc.) e comunicadas de forma assíncrona e multi-direccionada direccionada [SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - Das ciências documentais à ciência da informação ão: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular.. Porto: Edições Afrontamento,, 2002, (Biblioteca( das Ciências do Homem.. Plural; 4). ISBN , p. 37.]

28 C.I. a a disciplina que investiga as propriedades e o comportamento da informação ão,, as forças que regem o fluxo informacional e os meios de processamento da informação para a optimização do acesso e uso. Está relacionada com um corpo de conhecimento que abrange a origem, colecta, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e utilização da informação... [Harold Borko]

29 Uma C.I. assente na interacção transdisciplinar da: ARQUIVÍSTICA BIBLIOTECONOMIA SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE INFORMAÇÂO DOCUMENTAÇÃO ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS constituindo-se, se, assim, o core ou núcleo n duro e unitário de um campo científico aberto a uma intensa interdisciplinaridade

30 NOVO PARADIGMA PÓS-CUSTODIAL, DINÂMICO, INFORMACIONAL E CIENTÍFICO * PILARES Componente informacional Componente científica Informação (objecto de estudo) Objecto + Método de Investigação - Arquivo como Sistema de Informação - Profissional da informação / Gestor da Informação - Emergência do cientista da informação Cf. SILVA, Armando Malheiro da [et.al.] Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições Afrontamento, cop (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 2). ISBN vol.1

31 Sobressaindo no pólo p teórico a TEORIA SISTÉMICA inspirada pelo pensamento holístico e complexo e aplicada especificamente à compreensão e à organização da INFORMAÇÃO Recurso da ORGANIZAÇÃO

32 A INFORMAÇÃO SOCIAL está implicada no processo de gestão de qualquer entidade organizacional e, assim sendo, as PRÁTICAS INFORMACIONAIS decorrem e articulam-se com as e concepções e práticas dos GESTORES E ACTORES com a ESTRUTURA E CULTURA organizacionais, O cientista da informação deve, em vez de estabelecer ou impor regras operativas, COMPREENDER O SENTIDO DE TAIS PRÁTICAS e apresentar dentro de certos modelos teóricos as SOLUÇÕES (RETRO OU) PROSPECTIVAS MAIS ADEQUADAS.

33 Os sistemas de informação diferentes configurações: podem apresentar Contexto de (re)produção organizado ou operatório rio do tipo semi-fechado [equivalente ao ARQUIVO e um pouco como as bibliotecas especializadas ao serviço de uma entidade] Contexto de (re( re)produção combinatório ou aberto - BIBLIOTECA PÚBLICA P

34 O DESENVOLVIMENTO das organizações com êxito depende: da eficiente e eficaz utilização deste recurso no PRESENTE da sua capacidade de armazenar e recordar. ORGANIZAÇÃO RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIAIS RECURSOS FINANCEIROS RECURSOS INFORMACIONAIS

35 COMO? Através s de um MODELO SISTÉMICO DE INTERVENÇÃO anunciado e determinado pelo desencadear, em várias v frentes, da Sociedade da Informação ou Sociedade em Rede e não sós de um programa mínimo m de defesa de acervos em resposta concreta a condições crónicas de negligência e de perda iminente de incontáveis acervos organizacionais e que separa em dois hemisférios afins, mas distintos, - o dia a dia das organizações - e as necessidades da investigação e do uso da informação Dia a dia da organização Necessidades investigação e uso informação

36 Valorização da INFORMAÇÃO (fenómeno/processo humano e social), Afirmação do incessante e natural DINAMISMO INFORMACIONAL Trinómio criação selecção natural acesso/uso Oposto ao "imobilismo" documental Impossibilidade de manter a "compartimentação ão" " documentalista da informação pelo espaço o institucional e tecnológico onde se conserva serviço o de arquivo serviço o de biblioteca sistema informático critério rio é superficial e não abrange o dinâmico contexto de produção (organicidade), de retenção/mem ão/memória e de uso/consumo (funcionalidade)

37 Uma GESTÃO DA INFORMAÇÃO que adicione em permanência quatro variáveis veis elementares: produção eficiente e eficaz recolha prospectiva de informação válida v no futuro circulação eficiente do fluxo informacional actual recuperação ágil e exaustiva da informação armazenada Contribuir para uma organização forte, sólida s e bem adaptada aos desafios permanentes

38 Modelo sistémico e interactivo características 1º Distinção clara entre a noção operatória ria de SISTEMA DE INFORMAÇÃO e as noções Sistema Arquivo, Sistema Biblioteca ou Sistema Informático tico. O S.I. na acepção aqui adoptada é Informação nos seus diversos tipos e suportes gerida, pensada e estudada como um todo, um sistema (semi( semi-)aberto e dinâmico ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Pessoas Processos SISTEMA DE INFORMAÇÃO Informação de diversos tipos e suportes SISTEMA TECNOLÓGICO DE INORMAÇÃO

39 Estrutura Organizacional Gestão do SISTEMA DE INFORMAÇÃO Gestão do Sistema Tecnológico de Informação Gestão da Qualidade

40 A gestão de informação plena ou integral consubstancia-se, se, essencialmente, no modelo sistémico e interactivo designado por SI-AP Sistema de Informação - Activa e Permanente Organização/Negócio Gestão de informação Está registado no Produzem Gere e garante o uso do Agentes/Actores Criada por Usada por SI-AP Informação

41 2º A totalidade sistémica mica,, o SI, são: registos administrativos e contabilísticos publicações comerciais, jurídicas, publicitária... normas técnicas t (comércio e indústria...), imagens em fotografia e em vídeo v ou cd-rom rom, mapas e plantas de desenho técnico, t etc.,. (em papel ou suporte digital), Fruto de uma ACÇÃO protagonizada pela entidade EMPRESA/INSTITUIÇÃO com a sua ESTRUTURA ORGANIZACIONAL própria pria para atender a OBJECTIVOS

42 QUE MODELO? Records manager Gestão documentos (arquivos correntes, arquivos centrais) Arquivo histórico? Biblioteca Archivist Centro de Documentação INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Committee on current records in an electronic environment -Electronic Records : A workbook for archivists. -Paris : ICA, (Studies; 16

43 A tecnologia e o processo info-comunicacional A incontornável mediação tecnológica linguagem humana linguagem máquina linguagem humana

44 Presença E-Commerce Colaboração e interacção Integração e serviços Ênfase Olhos (revisão humana) Revisão e expansão Lucro Capacidades, serviços Tipo de transacção Nenhuma transacção B2B C2C, C2B, G2C, e-crm 1, B2B, B2E, cadeia de fornecimento, e-commerce, G2B Portais, e-learning, m-commerce, l-commerce Natureza Publicar informações Processar transacção Colaborar Integrar, oferecer serviços Destino Páginas Processar transacção Sistemas digitais Ambientes digitais Concentra-se em Web sites Sistemas existentes preparados para web, ponto-coms Consolidação de transformação de negócios Integração interna e externa Evolução da internet

45 Exemplo da arquitectura da plataforma tecnológica de uma Oganização [1] Exemplo da arquitectura da plataforma tecnológica de uma Organização

46 Exemplo do ambiente multimédia e multiplicidade das formas de entrada e saída

47 Sistemas de apoio executivo Sistemas business intelligence, DDS, Gestão Informação Sistemas business intelligence, DDS, data mining, funcional Sistemas business intelligence, DDS, data mining, funcional Sistemas automação escritório, Groupware, , etc. Executivos decisão estratégica Gestores de informação Gestores intermédios decisão táctica Gestores de nível inferior decisão operacional Pessoal administrativo Sistemas Departamentais: - contabilidade, - finanças, - recursos humanos, - produção,... Tranversais Sistemas de planeamento de recursos empresariais I n f r a - e s t r u t u r a Sistemas de processamento de transacções Serviços de TI : Desenvolvimento de STI, Gestão de segurança e risco, Gestão de aplicações e bases de dados Componentes de TI : Comunicações sem fios, Telecomunicações e Redes, Software e Hardware Aplicação das Tecnologias da Informação na Organização

48 Software de sistema como intermediário rio

49 Da BI (tecnologia) ao SI-AP (Informação) Repositórios fonte (todas as transacções do dia a dia - OLTP) Repositório de informação de suporte à BI (Business Intelligence) Repositórios de informação com interesse estratégico por área de negócio / departamental Data Warehouse (utilizando uma framework ) Utilizadores/clientes OLTP Data warehouse OLAP/Data marts Front End Tecnologias que visam BI (Business Intelligence) visam facilitar uma melhor e mais rápida tomada de decisão

50 Da BI (tecnologia) ao SI-AP (Informação) Repositórios fonte (Informação produzida / recebida) Multiplas formas de representação e disponibilização da informação armazenada: Classificação Descrição Criação de pontos de acesso Repositório de informação SI-AP Utilizadores/clientes (já avaliada e destinada a conservação definitiva) OLTP Data warehouse OLAP/Data marts Front End BI (Business( Intelligence)

51 Um único ciclo de Gestão de Informação Adapt. de Timothy Sprehe, J. Enterprise Records Management: Strategies and Solutions (Hummingbird Ltd) Em vez da TRADICIONAL DIVISÃO Gestão de documentos Gestão de conteúdos Gestão arquivos Produção Revisão Edição Versão final Avaliação Eliminação Escrita Captura Digitalização Versão Armazenamento Rede / Intranet Captura Internet Introdução dados ou Captura Outras fontes informação Informação e Meta-informação (descritiva, estrutural, técnica, preservação,...) Disponibilização Cd Rom, Impressa

52 3º Torna-se, assim, impossível trabalhar com categorias diferenciadas a partir de: Aspectos formais e físicosf Arquivo administrativo, Biblioteca ou Centro de Documentação Arquivo Fotográfico Videoteca, Temáticos Arquivo de Patentes Arquivo de Desenhos de MáquinasM Apesar da técnica t do registo, da tecnologia de suporte e a diversidade temática, tica, háh um denominador comum essencial : a a Informação produzida/recebida e acumulada num contexto organizacional específico ao longo de sequências temporais curtas ou longas

53 Preservation processes and operations involved in ensuring the technical and intellectual survival of authentic records through time [ISO 15489]

54 Consensualmente reconhece-se que: existem novos materiais : : os materiais digitais são produzidos no âmbito de: actividades quotidianas de organizações e indivíduos, duos, incluindo a actividade editorial podem ser nado-digital ou resultado de digitalização neles se inclui qualquer tipo de informação, em qualquer formato, desde que em código c binário (resultante de processamento de texto, s, e bases de dados, folhas de cálculo, c imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras, páginas p web, programas informáticos, etc.) envolvem um processo de codificação/descodifica ão/descodificação código c humano/código binário o acesso à informação sós é feito através s do computador (codificação/descodifica ão/descodificação da informação) podem encontrar-se online ou offline podem ser registados / existir em diferentes formatos e suportes para além m do conteúdo, o contexto, estrutura (física e lógica) l e apresentação são elementos essenciais para a sua referenciação são exigidos os requisitos de autenticidade, fidedignidade, integridade e usabilidade/inteligibilidade fazem parte da memória de organizações e indivíduos duos não existem noutro meio que não no digital.

55 Materiais digitais, recursos digitais, documentos digitais, objectos de informação digital, objecto digital... Num quadro típico t de transição definiríamos objecto digital como: Qualquer informação que possa ser gerada em, ou convertida para uma sequência de dígitos d binários rios,, armazenada e recuperada sob controlo de um computador e que é tratada como uma unidade do ponto de vista da informação. unidade de informação unidade de sentido (estruturada ou não) - que possa ser representada por uma sequência de dígitos d binários, isto é,, cuja produção, armazenamento e uso envolve necessariamente a codificação de código c humano para código c binário (e vice-versa), versa), o que a torna dependente do sistema tecnológico intermediário rio a partir da qual o processo de codificação/descodifica ão/descodificação se opera.

56 Contudo não se pode ignorar a complexidade da informação em ambiente digital, logo do objecto digital Sem ignorar a complexidade do objecto digital Dimensão essencial A interpretação individual do objecto conceptual OBJECTO DIGITAL Dimensão conceptual Humano Transformação dos sinais digitais em sinais analógicos, sua transmissão ao receptor e construção de ideia/sentimento/imagem na mente do receptor objecto conceptual. Texto / Imagem digitalizada Dimensão lógica Software Informação (organizada em estruturas de dados - formatos) resultantes da transformação efectuada pelo hardware e passíveis de utilização pelo software. DOC, PDF, TIFF, JPG Dimensão física Hardware Conjunto de símbolos/inscrições físicas registadas num suporte físico (interpretáveis pelo hardware). O suporte define o tipo de inscrição física. Disco rígido, CD, DVD, etc.

57 DLM Fórum, F UNESCO,... assumem que a informação digital pode considerar-se se como sendo constituída por: Conteúdo Contexto contexto de produção Estrutura jurídico ou quadro regulamentador das actividades organizacionais, orgânico,, se nos atendermos a unidades orgânicas produtoras funcional,, no caso da função ou processo em que o documento é produzido tecnológico gico,, relativamente à plataforma tecnológica em que foi produzido Informacional,, exprimindo a teia de relações informacionais subjacentes/decorrentes dàd actividade(s) desenvolvida no âmbito de um processo organizacional ou funcional. A informação é armazenada de forma a permitir aos futuros utilizadores compreendê-los, tal implica que um documento contenha, acrescidas ao conteúdo do(s) seu(s) documento(s), e para além m de informações relativas ao contexto, informações relativas à estrutura do documento. Apresentação a apresentação depende de uma combinação dos conteúdos dos documentos, da sua estrutura e (no caso dos documentos electrónicos) do software utilizado para a expôr.

58 A informação digital habitualmente é representada como objectos de informação logicamente delimitados, ou seja, como objectos discretos. todavia cada vez mais se encontra informação sob a forma de objectos distribuídos, como sejam bases de dados relacionais e documentos compostos.

59 Características da informação digital É dependente de um sistema intermediário rio (a plataforma tecnológica em que foi produzida) É independente e não solidária do suporte em que é mantida (ao contrário rio do papel em que a identicação entre conteúdo, estrutura e suporte é inalterável), mantendo com ele relações múltiplas. A sua estrutura e conteúdo configuram-se no momento da visualização A sua estrutura é lógica e não físicaf É dinâmica e por vezes são mantidas capacidades automodificáveis (por exemplo quando utilizadas macros)

60 Características da informação digital É complexa assumindo formas muito estruturadas ou combinando diferentes morfologias (texto, imagem, áudio, audiovisual, bases de dados e sítios s web) as quais condicionam as tecnologias de gestão Um objecto digital pode incluir em si vários v objectos ou apenas um É distribuída da (mesmo um caso simples como por exemplo um documento de texto inclui componentes externas a si próprio prio - ex., as fontes que pertencem ao sistema operativo) Têm um armazenamento distribuído do Podem ser acedidos de diversos pontos físicosf

61 Características da informação digital A informação digital deve: possuir a capacidade de ser autodemonstrável vel,, isto é,, conter em si mesma os elementos contextualizadores da sua produção e ciclo de vida, sob o ponto de vista ambiental, documental, orgânico, funcional e tecnológico. deve permanecer inteligível vel,, ou seja, manter a capacidade de ser interpretada independentemente do software ou hardware originais que a tenham produzido.

62 É,, pois, necessário uma GESTÃO DA INFORMAÇÃO que assegure a existência de informação: Autêntica a) ser aquilo que pretende ser b) ter sido produzida ou enviada pelo alegado produtor ou remetente c) ter sido produzida ou enviada no alegado momento de produção ou envio. Fidedigna aquela que é digna de crédito enquanto representação completa e fiel das transações, actividades ou factos que atesta, podendo dela depender subssequentes transações ou actividades. Integra que esta permaneça a completa e inalterada. Inteligível/utiliz vel/utilizável pode ser localizada, recuperada, apresentada e interpretada. Garantindo o uso dessa informação, a materialização das actividades da organização, a médio m e longo prazo

63 Uma gestão que passa pela utilização de META-INFORMA INFORMAÇÃO isto é, informação adicionada de forma automática tica ou semi- automatizada à informação produzida, em vários v momentos do seu ciclo de vida, e que permitirá a sua contextualização sob os diferentes aspectos jáj enunciados estruturas de informação paralelas indissociavelmente ligadas ao objecto de informação ão,, ou seja, que constituem parte integrante do mesmo.

64 Reforçando a importância da Meta-informa informação Funcionalidades Suporta META-INFORMAÇÃO Normas Obedece a e Recomendações Descreve Acrescenta valor Conteúdos

65 Meta-informa informação Meta-informa informação administrativa - usada na gestão e administração da informação Meta-informa informação técnica - Relacionada com o funcionamento do sistema ou da meta-informa informação. Ex.: NISO Z AIIM Data Dictionary Technical Metadata for Digital Still Images Meta-informa informação estrutural - descreve (analógicas ou digitais). Ex.: Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)... descreve a estrutura interna das unidades informacionais Meta-informa informação de preservação - relacionada com preservação da informação. Ex.: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS( OAIS) ) actual ISO 14721: Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS); PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES 1 and InterPARES 2) Meta-informa informação descritiva - descreve ou identifica a informação. Ex.: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF (International Standard for Describing Functions), EAD, EAC, Dublin Core Meta-informa informação de Uso - relacionada com o uso da informação

66 O desafio digital Assim, o digital requer uma visão sistémica que considere: diferentes abordagens: quer técnicast quer organizacionais sendo as estratégias influenciadas por: tipo de entidade produtora tipo do sistema de informação tipo de gestão desse sistema e relação com os serviços produtores infra-estruturas técnicast legislação tipos e níveis n de serviços prestados...

67 PROPOSTA CI SI-AP REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO Tradicional BIBLIOTECA DIGITAL REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL TESE NIVEL: ABERTO Unidade informaconal - informacão científica ARQUIVO DIGITAL NIVEL: SEMI-ABERTO Unidade informacional - acto orgânico e/ou administrativo

68 Envolvendo a aplicação de diversas estratégia de preservação Migração para suportes analógicos Migração / conversão de formatos Refrescamento de suportes/migração Normalização Preservação da tecnologia REPOSITÓRIO Emulação

69 4º Urgência de uma Informação selecção permanente da O Sistema de Informação organizacional (SI) ou da organização x, y, z z está sempre a ser alimentado enquanto ela funcionar e, nesse estado, impõe-se a urgência de uma selecção permanente,, ou seja, a aplicação de uma auto-regula regulação de selecção que zela pela existência e fluidez da memória organizacional, determinada por critérios rios científicos de AVALIAÇÃO ÃO [1]. [1]SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - A avaliação em arquivística: reformulação teórico rico- prática de uma operação metodológica. Páginas A&B: arquivos e bibliotecas.. Lisboa, 5 (2000). ISSN:

70 5º A interactividade informacional da organização Não sendo a interacção e a abertura ao outro/exterior uma novidade da época actual, a mediação tecnológica e a prática exponencial e geradora de efeitos múltiplos m graças as ao potencial das TIC e, mais precisamente, do conceito de rede potenciado com a rede das redes a Internet -, base tecnológica imprescindível à existência expansiva do SI, adquire nos nossos dias um papel fundamental nas organizações.

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