Banco de Dados Bibliográficos da USP - DEDALUS

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1 Banco de Dados Bibliográficos da USP - DEDALUS TUTORIAL PARA DESDOBRAMENTO DE FASCÍCULOS DE COLEÇÕES RETROSPECTIVAS DE SERIADOS NO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS - DEDALUS ALEPH 500 VERSÃO ª edição São Paulo Agosto

2 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Reitor: Prof. Dr. João Grandino Rodas Vice-Reitor: Prof. Dr. Hélio Nogueira da Cruz SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS CONSELHO SUPERVISOR Prof. Dr. Pedro Luis Puntoni (Presidente) Prof. Dr. Fernando Henrique de Oliveira Iazzetta Prof. Dr. Caetano Traina Junior Profa. Dra. Regina Melo Silveira Prof. Dr. Hussam El Dine Zaher Prof. Dr. Chao Lung Wen Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira (Diretora Técnica do SIBiUSP) Bibliotecária Maria Imaculada Cardoso Sampaio Bibliotecária Dina Elisabete Uliana DEPARTAMENTO TÉCNICO Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira

3 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA USP - SIBiUSP Banco de Dados Bibliográficos da USP - DEDALUS TUTORIAL PARA DESDOBRAMENTO DE FASCÍCULOS DE COLEÇÕES RETROSPECTIVAS DE SERIADOS NO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS - DEDALUS ALEPH 500 VERSÃO ª edição São Paulo 2012

4 Banco de Dados Bibliográficos - DEDALUS UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS Departamento Técnico Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira Divisão de Gestão de Sistemas de Apoio Técnico Zacharias da Costa Gadelha Neto Divisão de Gestão de Projetos Camila Molgara Gamba Divisão de Gestão de Desenvolvimento e Inovação Elisabeth Adriana Dudziak Divisão de Gestão de Formação e Manutenção do Acervo Maria Adelaide Alves Mestriner Divisão de Gestão de Tratamento da Informação Adriana Nascimento Flamino Divisão de Gestão de Sistemas de Comunicação e Disseminação de Produtos/Serviços Anderson de Santana Seção de Apoio ao Credenciamento de Revistas USP André Serradas Seção de Apoio Administrativo Elisabete de Oliveira Santos Elaboração do Manual Maria do Carmo Penteado Negraes Adriana Nascimento Flamino Revisão Adriana Nascimento Flamino Roseli Koizimi Matsuda Diagramação/Arte Final Lilian Ribeiro

5 APRESENTAÇÃO Esta é a 2ª edição do tutorial para Desdobramento de Fascículos de Coleções Retrospectivas de Seriados no Banco de Dados Bibliográficos DEDALUS: Aleph 500 Versão 20.01, com as seguintes modificações: alteração do título do item 5 e inclusão de apêndice (ofício circular SIBi/DGTI/OF.CIRC. 087/2012, procedimentos para Exclusão do Item Primo-Circ.Restrita, Desdobramento de Coleções em CD-ROM e Desdobramento de Coleções Anteriores a 1900). Os demais itens do referido tutorial continuam sem alterações. São Paulo, 29 de Agosto de DT/SIBiUSP

6 SUMÁRIO 1 INICIAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS ACESSAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS REALIZAR A BUSCA VISUALIZAR O REGISTRO CRIAR UMA ASSINATURA PARA O TÍTULO DE PERIÓDICO CRIAR O PADRÃO DA PUBLICAÇÃO: 853 / 853 Nível X CRIAR, ATUALIZAR, ALTERAR/CORRIGIR ITENS DAR CHEGADA DOS ITENS (Individual ou em Grupo) FECHAR A ASSINATURA COM A DATA REAL VISUALIZAR O REGISTRO COM OS ITENS NO MÓDULO CATALOGAÇÃO VISUALIZAR O REGISTRO NA INTERFACE WEB TÍTULOS DE PERIÓDICOS IRREGULARES TÍTULOS DE PERIÓDICOS (Itens Adicionais: Suplementos, Números especiais, índice, etc) ENCADERNAÇÃO DE FASCÍCULOS DE COLEÇÃO RETROSPECTIVA...60 APÊNDICES APÊNDICE A OFÍCIO CIRCULAR 087/ APÊNDICE B PROCEDIMENTOS PARA EXCLUSÃO DO ITEM PRIMO- CIR.RESTRITA NO MÓDULO PERIÓDICOS (KARDEX ELETRÔNICO)...78 APÊNDICE C - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES EM CD-ROM...82 APÊNDICE D - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES ANTERIORES A

7 1 1 INICIAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS Para iniciar o Módulo de Aquisição & Periódicos do DEDALUS (Kardex Eletrônico), clicar em Iniciar, Programas, Aleph 20, Aquisição & Periódicos, conforme figura 1. Figura 1 - Iniciando o Módulo de Aquisição & Periódicos 2 ACESSAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS Para acessar o Módulo de Aquisição e Periódicos do DEDALUS, identificar-se com o ID do operador e senha e clicar no botão OK, conforme figura 2. Figura 2 - Login na GUI do ALEPH

8 2 2.1 REALIZAR A BUSCA Clicar no ícone binóculo e ir à opção: Buscar, à esquerda da janela, e escolher o tipo de busca: por palavras ou por listas (índices), fazer a busca e filtrar por: Base de dados: Seriados e por Título. Por exemplo: Mechademia: an annual fórum for anime, manga, and fan arts. Clicar no botão OK e o sistema apresentará o título recuperado na janela inferior, conforme figura 3. Figura 3 - Tipos de busca

9 3 2.2 VISUALIZAR O REGISTRO Para visualizar o registro recuperado, clicar no botão Exibir, do lado direito da janela inferior, conforme figura 4. Figura 4 - Exibir o registro para visualização

10 4 O sistema exibirá o registro em formato de Lista resumida (janela superior) e em Formato completo (janela inferior), conforme figura 5. Figura 5 - Lista resumida (janela superior) e Formato completo (janela inferior)

11 5 Após localizar o registro e visualizá-lo na janela inferior, clicar no botão Periódicos (à direita da janela inferior), para movê-lo para o Módulo de Periódicos, conforme figura 6. Figura 6 - Visualização do registro localizado

12 6 O sistema exibirá a guia de periódicos com suas funções, conforme figura 7. Figura 7 - Guia de periódicos

13 7 3 CRIAR UMA ASSINATURA PARA O TÍTULO DE PERIÓDICO Somente após a criação da assinatura do periódico será possível a criação dos itens (coleção). Para criar uma assinatura para o título de Periódicos, clicar na opção: Lista de Assinaturas, na parte lateral esquerda da janela. Clicar no botão: Adicionar, do lado direito da janela superior, conforme figura 8. Figura 8 - Lista de assinaturas

14 8 O sistema exibirá o formulário de assinatura na janela inferior, guia 2.info. da Assinatura (1), o qual deverá ser preenchido com os seguintes campos obrigatórios, conforme figura 9. Sub-biblioteca Assinatura de/até * Status do item Código do fornecedor Tipo de entrega (selecionar C ) *Preencher no campo De o ano do primeiro fascículo da sua coleção e no campo Até uma data distante para que os itens sejam criados. Todos os campos abrem listas para facilitar o preenchimento. Figura 9 - Informação da assinatura (1)

15 9 Após o preenchimento do formulário, clicar no botão: Adicionar (à direita da janela inferior), conforme figura 10. Figura 10 - Adicionar a assinatura

16 10 O sistema apresentará os dados da assinatura na parte superior da janela, conforme figura 11. Figura 11 - Dados da assinatura Após a criação da assinatura, será necessário criar o padrão de publicação do título.

17 11 4 CRIAR O PADRÃO DA PUBLICAÇÃO: 853 / 853 Nível X Este método envolve a descrição de dois campos, 853 e 853 nível X, que permitem produzir, juntamente com uma assinatura válida, os itens que a biblioteca espera receber do periódico. Padrão 853: descreve os dados gerais de publicação dos fascículos do periódico. Define a periodicidade do título como mensal, bimestral, anual, etc. É o padrão para todas as bibliotecas. Exemplo: $$ a v. $$ b n. $$ i (ano) $$ j (mês) Padrão 853X: descreve o periódico dentro da coleção da sua biblioteca e o vincula a uma assinatura. Define a coleção da biblioteca que será controlada, ou seja, é específico para cada biblioteca registrar a sua coleção. Exemplo: a coleção da biblioteca se inicia no fascículo v.8:n.3(2007:jan.)

18 12 Para criar o padrão da publicação 853, clicar na opção: Controle [sem padrão], na parte lateral esquerda da janela, e acessar a sub-função; Padrão 853 (ativo=0, padrões=0) Clicar no botão: Adicionar (lado superior direito da janela), para abrir o formulário do padrão 853, conforme figura 12. Figura 12 - Padrão 853

19 13 No painel inferior da janela, clicar no botão Planilha (lado direito da janela inferior), para preenchê-lo a partir de um padrão pré-definido, conforme figura 13. Figura 13 - Padrão pré-definido

20 14 O sistema apresentará uma janela com as periodicidades padrão, já existentes. Selecionar a periodicidade desejada e clicar no botão OK para preencher a planilha do padrão 853, conforme figura 14. Figura 14 - Selecionar planilha do padrão

21 15 O sistema apresentará a planilha preenchida, de acordo com o padrão escolhido, conforme figura 15. Clicar no botão Adicionar e o sistema transferirá as informações da planilha para a janela superior, conforme figura 16. Figura 15 - Planilha preenchida

22 16 Figura16 - Visualização do padrão 853

23 17 Após a criação do padrão 853, criar o padrão 853 nível X. Para isso, selecionar no painel superior a aba 2. Nível-X e clicar no botão Adicionar (à direita da janela superior) para abrir o formulário de preenchimento das informações do campo 853X no painel inferior 4. Nível X, conforme figura 17. Figura 17 - Planilha padrão 853 Nível X

24 18 Clicar no botão planilha (à direita da janela inferior). O sistema exibirá a lista de planilha do padrão (periodicidade), selecionar o tipo desejado e clicar no botão OK (à direita da janela), conforme figura 18. Figura 18 - Selecionar planilha do padrão

25 19 OBS: Na planilha do padrão 853 Nível-X na janela inferior, corrigir manualmente os seguintes campos: Assinatura: mudar a opção de todas as assinaturas para a opção 1 Data de início: corrigir a data de assinatura do periódico. Cronologia I: corrigir a data de assinatura do periódico. OBS: Quando houver uma 2ª assinatura de um mesmo periódico para cada biblioteca diferente mudar a opção 1ª para 2ª assinatura e assim por diante. Clicar no botão Adicionar. O padrão Nível-X será transferido para a janela superior, conforme figuras 19 e 20. Figura 19 Correção dos campos

26 20 Figura 20 Padrão 853 Nível X Após a criação do padrão 853 e 853 Nível X, criar os itens do periódico.

27 21 5 CRIAR, ATUALIZAR, ALTERAR/CORRIGIR ITENS Para a criação dos itens, primeiro será necessário verificar o cronograma esperado. Clicar na guia 5.Cronograma esperado no painel inferior, conforme figura 21. Figura 21 - Guia cronograma esperado

28 22 O sistema exibirá o cronograma dos itens na parte inferior da janela, conforme figura 22. Figura 22 - Lista do cronograma

29 23 Clicar no botão criar itens (à direita da janela inferior), para a quantidade de anos que o periódico foi assinado. Observar que as informações no painel inferior irão mudar à medida que o botão criar itens for sendo clicado. Por exemplo: A assinatura do periódico iniciou-se em 2006 e foi até Clicar no botão criar itens quatro vezes, pois será necessário criar a previsão de chegada de um ano a mais para que os itens sejam criados corretamente, conforme figuras 23 e 24. Figura 23 - Criar itens

30 24 Na parte lateral esquerda da janela, na opção Lista de Itens, poderá visualizar a quantidade de itens que foram criados. Figura 24 - Itens criados

31 25 Na janela inferior, clicar na guia 3.Info. Geral (2), o qual deverá ser preenchido o campo estatística com o tipo de aquisição do periódico, conforme figura 25. Figura 25 Campo estatística

32 26 Após o preenchimento, clicar no botão Atualizar, conforme figura 26. Figura 26 Campo estatística preenchido

33 27 Para acrescentar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão Duplicar e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figura 27. Figura 27 Duplicar item

34 28 Para alterar/corrigir informações do item clicar na guia 3. Níveis de Periódicos, conforme figura 28. Figura 28 - Alterar/corrigir informações do item Após a criação dos itens e conclusão das correções, acusar o recebimento dos mesmos no sistema, ou seja, dar chegada.

35 29 6 DAR CHEGADA DOS ITENS (Individual ou em Grupo) Para dar chegada dos itens, acessar a função Controle [Padrão ADM], na parte lateral esquerda da janela, selecionar a sub-função Chegadas (item a item) ou Grupo (vários itens ao mesmo tempo) e clicar em chegada, conforme figuras 29 e 30. Figura 29 - Chegada dos itens - individual

36 30 Figura 30 - Chegada dos itens - em Grupo

37 31 Clicar em chegada Três (3) vezes, de acordo com a quantidade de itens selecionados, conforme figuras 30 e 31. Figura 31 - Lista de chegadas

38 32 Após esse procedimento, aparecerá uma mensagem informando que a chegada foi um sucesso, conforme figura 32. Figura 32 - Chegada com sucesso

39 33 Em seguida clicar no botão fechar, conforme figura 33. Figura 33 - Fechar janela de chegada

40 34 7 FECHAR A ASSINATURA COM A DATA REAL Após dar chegada dos itens, será necessário fechar a assinatura com a data real do periódico. Na parte lateral esquerda da janela, acessar novamente a sub-função: Lista de Assinaturas, conforme figura 34. Figura 34 - Lista de assinaturas

41 35 Fechar a assinatura com a data real e clicar sobre o botão Atualizar, conforme figura 35. Figura 35 - Atualizar a assinatura

42 36 O sistema apresentará os dados da assinatura atualizada na parte superior da janela, conforme figura 36. Figura 36 - Dados da assinatura atualizada Após o fechamento da assinatura, checar a visualização nas Interfaces GUI Módulo Catalogação e Web.

43 37 8 VISUALIZAR O REGISTRO COM OS ITENS NO MÓDULO CATALOGAÇÃO No Módulo Catalogação, digitar o número sysno no campo barra de título e clicar no botão carregar registro do servidor, conforme figura 37. Figura 37 - Carregar registro do servidor

44 38 O sistema exibirá o registro bibliográfico na parte superior e na parte lateral esquerda da janela, os itens relacionados ao registro. Clicar no sinal + do lado esquerdo de USP50 e clicar duas vezes em ITENS para visualização dos mesmos, conforme figuras 38 e 39. Figura 38 - Visualização do registro bibliográfico

45 39 Figura 39 - Visualização dos itens

46 40 9 VISUALIZAR O REGISTRO NA INTERFACE WEB Após a visualização do registro na janela superior, dar o comando CTRL+O. A visualização dos itens aparecerá na parte inferior da janela, conforme figuras 40 e 41. Figura 40 - Visualização dos Itens - geral

47 41 Figura 41 - Visualização dos Itens - detalhes OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca, conforme tutorial do Módulo de Catalogação no : Aleph 500 Versão 20.01, 2ª edição. <

48 42 10 TÍTULOS DE PERIÓDICOS IRREGULARES Há títulos de periódicos cujo padrão de publicação é praticamente impossível de se prever, no qual nenhum padrão lógico pode ser definido. Para esses casos de periódicos irregulares, todos os procedimentos são iguais como, 2.1 Realizar a busca; 2.2 Visualizar o registro; 3. Criar uma assinatura para o título do periódico; 4. Criar o padrão de publicação: 853 / 853 Nível X; 5. Criar itens; 6. Dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo); 7. Fechar a assinatura com data real; 8. Visualizar o registro com os itens no Módulo Catalogação; 9. Visualizar o registro na Interface Web. Somente os procedimentos 4.Criar o padrão da publicação: 853 / 853 Nível X e 6. Dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo) que diferem um pouco, por ser necessário prever um padrão de publicação aproximado ou irregular para o título e ir editando os itens (adicionando/excluindo) conforme eles forem sendo entregues. Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico: Titulo: Brasil suinícola Data do início da coleção: 1981 Data do último volume: 1983 Padrão: irregular Coleção: (3-6); (7,10); (13)

49 43 O padrão 853 /853 Nível X aproximado escolhido foi o trimestral, conforme figura 42. Figura 42 - Padrão 853 /853 Nível X aproximado - trimestral

50 44 Ao dar a chegada dos itens, excluir os itens não existentes, conforme figura 43. Figura 43 - Exclusão de itens

51 45 Para adicionar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão Duplicar e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figura 44. Figura 44 - Duplicar item

52 46 Para alterar/corrigir informações do item clicar na guia 3. Níveis de Periódicos, conforme figura 45. Não esquecer de alterar manualmente o campo Descrição. Figura 45 - Alterar/corrigir informações do item

53 47 Realizar os mesmos procedimentos para os demais itens da coleção. Após a conclusão das correções, dar chegada dos itens, conforme figura 46. Figura 46 - Dar chegada dos itens (individual ou em grupo)

54 48 Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretos e clicar em fechar, conforme figura 47. Figura 47 - Lista dos itens

55 49 Após dar a chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 48 e 49. Figura 48 - Visualização do registro Interface Web - Geral

56 50 Figura 49 Visualização do registro Interface Web Detalhes OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.

57 51 11 TÍTULOS DE PERIÓDICOS (Itens Adicionais: Suplementos, Números especiais, índice, etc) É possível adicionar fascículos que não foram previstos anteriormente na lista de itens esperados. Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico com Número Especial (NESP): Título: Ciência e tecnologia de alimentos Data de ínicio da coleção: 1992 Data do último volume: 1995 Padrão: trimestral Coleção: (1-4); (1-4); (1-4); (1-4); (5 NESP) OBS: Os procedimentos a seguir, serão os mesmos para Periódicos que contenham Suplemento, Índices.

58 52 Para adicionar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão Duplicar disponível no painel superior da sub-função Chegadas e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figura 50. Figura 50 - Duplicar item

59 53 Para acrescentar/alterar/corrigir informações do item como volume, número, ano e descrição clicar na guia 3. Níveis de Periódicos, conforme figura 51. OBS: Na parte inferior da planilha, no campo de descrição acrescentar a palavra NESP (Número Especial) em maiúsculo. Figura 51 - Acrescentar/Alterar/corrigir informações do item

60 54 Após ter acrescentado e/ou alterado as informações, clicar no botão Adicionar, conforme figura 52. Figura 52 - Adicionar item

61 55 O Sistema exibirá o registro bibliográfico na parte superior da janela já com as alterações feitas, conforme figura 53. Figura 53 - Visualização do registro alterado

62 56 Após a conclusão das correções, dar chegada dos itens, conforme figura 54. Figura 54 - Dar chegada dos itens (individual ou em grupo)

63 57 Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretas e clicar em fechar, conforme figura 55. Figura 55 - Lista dos itens Após o procedimento da chegada, será necessário fechar a assinatura com a data real do periódico. Seguir instruções conforme Tutorial para Desdobramento de Fascículos de Coleções Retrospectivas de Seriados (7 Fechar a Assinatura com a Data Real), página 34.

64 58 Após dar a chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 56 e 57. Figura 56 - Visualização do registro Interface Web Geral

65 59 Figura 57 - Visualização do registro Interface Web Detalhes OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.

66 60 12 ENCADERNAÇÃO DE FASCÍCULOS DE COLEÇÃO RETROSPECTIVA Para encadernação de fascículos de coleção retrospectiva, todos os procedimentos são iguais como, 2.1 Realizar a busca; 2.2 Visualizar o registro; 3. Criar uma assinatura para o título do periódico; 4. Criar o padrão de publicação: 853 / 853 Nível X; 5. Criar itens; 6. Dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo); 7. Fechar a assinatura com data real; 8. Visualizar o registro com os itens no Módulo Catalogação; 9. Visualizar o registro na Interface Web. Somente no procedimento 6. Dar chegada dos itens (individual ou em Grupo) que difere um pouco, ao selecionar a opção Encadernar. Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico: Titulo: Revista da Criação Data do início da coleção: 1995 Data do último volume: 1996 Padrão: mensal Descrição da coleção: 1995 (1-10); 1996 (11-22) Coleção encadernada: 1995 (1-10)

67 61 Para encadernar os fascículos desdobrados, acessar a opção [1] Funções, na parte lateral esquerda da janela, selecionar a sub-função Lista de Itens. Clicar em Encadernar, conforme figura 58. Figura 58 Lista de itens

68 62 Selecionar no quadro à esquerda os fascículos a serem encadernados, conforme figura 59. Figura 59 Fascículos a serem encadernados

69 63 Enviar os fascículos selecionados para o quadro à direita usando a seta e clicar no botão Encadernar, conforme figura 60. Figura 60 - Encadernar

70 64 O sistema exibirá o formulário Expandir item, conforme figura 61. Figura 61 Expandir item

71 65 Para alterar/corrigir informações do item clicar na guia 2. Info. Geral(1) e no campo descrição informar os fascículos encadernados. Dúvidas quanto a descrição do item (pontuação e normalização), consultar o Manual para transcrição de coleções de Seriados, disponível na área técnica do SIBiUSP. Na guia 5. Níveis de Periódicos no campo Nivel enum. inserir os números dos fascículos e clicar sobre o botão Atualizar, conforme figuras 62 e 63. Figura 62 Guia 2. Info.Geral (1) - Alterar/corrigir informações do item

72 66 Figura 63 Guia 5. Níveis de Periódicos - Alterar/corrigir informações do item

73 67 Após clicar no botão Atualizar ocorre a seguinte modificação no registro do item: No campo Suporte físico é substituído o código ISSUE por ISSBD (Fascículo encadernado), que é atribuído, automaticamente, pelo sistema para fascículos encadernados, permitindo que sejam ordenados na lista de fascículos, conforme figura 64. Figura 64 Suporte Físico ISSBD

74 68 Os fascículos que formaram o novo item encadernado são visualizados como um único item na Lista de itens, guia Lista de itens, e com um único código de barras, conforme figura 65. Figura 65 Lista de itens

75 69 Para visualizar as modificações nos itens, clicar em Histórico (Última atualização) na parte lateral esquerda da janela, na guia 3.Modificações no Item e clicar no botão ver conforme figuras 66 e 67. Figura 66 Modificações no Item

76 70 Figura 67 Ver informação do item

77 71 O sistema exibirá as informações bibliográficas do item e as modificações ocorridas no mesmo, conforme figuras 68 e 69. Figura 68 Informações bibliográficas do item

78 72 Figura 69 Informações modificadas do item

79 73 Em seguida clicar no botão fechar, conforme figura 70. Figura 70 Fechar janela da Informação do item

80 74 Para visualizar os fascículos encadernados na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizar o comando Ctrl + O na tela superior, conforme figuras 71 e 72. Figura 71 - Visualização dos fascículos encadernados Interface Web Geral

81 75 Figura 72 - Visualização dos fascículos encadernados Interface Web Detalhes OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.

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83 APÊNDICES

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85 77 APÊNDICE A OFÍCIO CIRCULAR 087/2012 DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI) SIBi/DGTI/OF.CIRC.087/2012 São Paulo, 06 de junho de 2012 Prezado(a) Senhor(a), Informamos que todos os títulos de seriados no Banco de Dados Bibliográficos DEDALUS receberam itens via máquina com o Status "Item Primo-Circ.Restrita" para a visualização da coleção no Portal de Busca Integrada da USP. No entanto, após o desdobramento da coleção, por meio do Módulo Periódicos (Kardex Eletrônico), não haverá necessidade de constar esse item atrelado ao registro do título de periódico. Portanto, elaboramos procedimentos para a exclusão do mesmo. Seguem abaixo, os procedimentos para aplicação nesta biblioteca. Contamos com a colaboração e compreensão de todos. Atenciosamente, Adriana Nascimento Flamino Divisão de Tratamento da Informação (DGTI) Departamento Técnico - Sistema Integrado de Bibliotecas Universidade de São Paulo

86 78 APÊNDICE B PROCEDIMENTOS PARA EXCLUSÃO DO ITEM PRIMO- CIR.RESTRITA NO MÓDULO PERIÓDICOS (KARDEX ELETRÔNICO) DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI) No Módulo Aquisição e Periódicos, digitar o número sysno na barra de periódico e clicar no botão Carregar registro de periódico, conforme figura 1. Figura 1 Carregar registro de periódico

87 79 Clicar em Lista de Itens, na parte lateral esquerda da janela. O sistema apresentará informações do Item PRIMO-Cir.Restrita na parte superior direita, conforme figura 2. Figura 2 Lista de Itens Item PRIMO-Circ.Restrita

88 80 Selecionar o Item-PRIMO-Circ.Restrita e na parte superior direita da janela, clicar no botão Excluir, conforme figura 3. Figura 3 Excluir Item PRIMO-Circ.Restrita

89 81 O sistema solicitará confirmação da exclusão do item. Clicar em Sim, conforme figura 4. Figura 4 Confirmar exclusão do Item PRIMO-Circ.Restrita

90 82 APÊNDICE C - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES EM CD-ROM DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI) Para desdobramento de coleções em CD-ROM, seguir os mesmos procedimentos de uma coleção impressa tais como: 2.1 Realizar a busca; 2.2 Visualizar o registro; 3. Criar uma assinatura para o título do periódico; 4. Criar o padrão da publicação: 853/853 Nível X; 5. Criar itens; 6. Dar chegada dos itens (individual ou em grupo); 7. Fechar a assinatura com data real; 8. Visualizar o registro com os itens no Módulo Catalogação; 9. Visualizar na Interface Web. Somente no procedimento 6. Dar chegada dos itens que difere um pouco, ao selecionar a guia 3. Níveis de Periódicos Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico: Título: Revista brasileira de ciências agrárias (CD-ROM) Data de início da coleção: 2006 Data do último volume: 2008 Coleção: ; (2) OBS: Os procedimentos a seguir, serão os mesmos para periódicos que contenham coleções em vários suportes físicos (Microficha, Microfilme, Braile, Outros Suportes).

91 83 Para desdobrar as coleções em CD-ROM, acessar a opção [1] Funções, na parte lateral esquerda da janela, e selecionar a sub-função Chegadas, conforme figura 1. Figura 1: Sub-função Chegadas

92 84 Clicar na guia 3. Níveis de Periódicos e acrescentar manualmente no campo Descrição a palavra CD-ROM em caixa alta e clicar sobre o botão Atualizar, conforme figura 2. Figura 2: Acrescentar informações no item

93 85 O sistema transferirá as informações acrescentada na janela superior, conforme figura 3. Figura 3: Informações nos itens acrescentados OBS: Através de Ctrl +C e Ctrl + V, acrescentar essa informação (CD-ROM) em todos os itens.

94 86 Após conclusão, dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo), conforme figuras 4 e 5. Figura 4: Chegada dos itens - individual

95 87 Figura 5: Chegada dos itens em grupo

96 88 Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretos e clicar em fechar, conforme figura 6. Figura 6: Lista dos itens

97 89 Após dar chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 7 e 8. Figura 7: Visualização do registro Interface Web Geral

98 90 Figura 8: Visualização do registro Interface Web Detalhes OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.

99 91 APÊNDICE D - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES ANTERIORES A 1900 DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI) Para estes casos de periódicos anteriores a 1900, será necessário criar os fascículos como itens. Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico: Título: Botanical magazine Data de início da coleção: 1787 Data do último volume: 1800 Coleção: Dentro do módulo de Aquisição & Periódicos, na Barra de periódico, selecionar a opção No. Sistema Bib e digitar o sysno do registro, conforme figura 1. Figura 1: Barra do periódico

100 92 Clicar no botão Carregar registro de periódico para criar os itens do documento, conforme figura 2. Figura 2: Carregar registro de periódico

101 93 Clicar em Lista de itens do lado esquerdo da tela, e no botão Novo do lado direito da janela, conforme figura 3. Figura 3: Novo item Preencher os campos das guias Info.Geral (1), Info. Geral (2) e Níveis de Periódicos, conforme orientações a seguir. Preencher na guia Info.Geral (1) os seguintes campos: a) Sub-Biblioteca (obrigatório): selecionar a sigla da biblioteca; utilizar os códigos definidos para cada biblioteca b) Status do Item (obrigatório): código de status definido para cada biblioteca, utilizar os códigos definidos na lista; c) Tipo de suporte físico (obrigatório); utilizar os códigos definidos na lista d) Status do processamento (opcional); utilizar os códigos definidos na lista e) Descrição da coleção.

102 94 - Digitar o volume, o número e ano correspondente a sua coleção, conforme figura 4. Figura 4: Guia Info.Geral (1)

103 95 Preencher na guia Info. Geral (2) os seguintes campos: a) Estatística: campo definido para informar a procedência do material: Correntecompra, Corrente-doação, Corrente-permuta, Não corrente-compra, Não correntedoação, Não corrente-permuta, conforme figura 5. Figura 5: Guia Info.Geral (2)

104 96 Preencher na guia Níveis de Periódicos os seguintes campos: a) Nível enumerado (1) (A) (vol.) b) Nível cronol. (1) (i)(ano) Após o preenchimento das guias, Info. Geral (1) e Info. Geral (2) e Níveis de Periódicos clicar no botão Adicionar (lado direito da janela inferior), conforme figura 6. Figura 6: Adicionar as informações

105 97 O Item cadastrado aparecerá na janela superior, conforme figura 7. Figura 7: Item cadastrado

106 98 Para acrescentar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão Duplicar disponível no painel superior da sub-função Lista de Itens e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figuras 8. Figura 8: Duplicar item

107 99 Após ter acrescentado e/ou alterado as informações, clicar no botão Adicionar, conforme figura 9. Figura 9: Adicionar item

108 100 Após a conclusão, dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo) conforme figuras 10 e 11. Figura 10: Chegada dos itens individual

109 101 Figura 11: Chegada dos itens em Grupo

110 102 Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretos e clicar em fechar, conforme figura 12. Figura 12: Lista dos itens

111 103 Após dar chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 13 e 14. Figura 13: Visualização do registro Interface Web Geral

112 104 Figura 14: Visualização do registro Interface Web Detalhes OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.