MICROSOFT EXCEL Básico e Avançado. Instrutor: Edson Lopes Maia Júnior.

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1 MICROSOFT EXCEL 2016 Básico e Avançado Instrutor: Edson Lopes Maia Júnior. Macapá 2018

2 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 2 Após aprender a criar planilhas com operações de adição, subtração, multiplicação, divisão, cálculos com porcentagem explore o potencial do Excel utilizando as funções. Planilha de Exemplo 01 Soma, Média, Máximo, Mínimo e Cont.Valores FUNÇÃO SOMA Para somar dois ou mais números. ESTRUTURA DA FUNÇÃO SOMA =SOMA(intervalo de células) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO SOMA A B C D 12 =SOMA(A4:A10) TOTAIS =SOMA(C4:C10) =SOMA(D4:D10) Você pode usar ponto e vírgula dentro da fórmula de soma, mas, lembre-se que ele representa E, ou seja, você está fazendo soma de um número E outro E mais outro E mais outro ainda, etc. Veja um exemplo de função soma com o uso do ponto e vírgula. =SOMA(A4;A6;A8;A10) No exemplo acima vamos somar os valores das células A4 E A6 E A8 E A10

3 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 3 FUNÇÃO MÉDIA Calcular a média aritmética de dois ou mais números. ESTRUTURA DA FUNÇÃO MÉDIA =MÉDIA(intervalo de células) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO MÉDIA A B C D 13 =MÉDIA(A4:A10) MÉDIA =MÉDIA(C4:C10) =MÉDIA(D4:D10) FUNÇÃO MÁXIMO Descobrir o 1º maior valor de um intervalo de células. ESTRUTURA DA FUNÇÃO MÁXIMO =MÁXIMO(intervalo de células) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO MÁXIMO A B C D 14 =MÁXIMO(A4:A10) MÁXIMO =MÁXIMO(C4:C10) =MÁXIMO(D4:D10) FUNÇÃO MÍNIMO Descobrir o 1º menor valor de um intervalo de células. ESTRUTURA DA FUNÇÃO MÍNIMO =MÍNIMO(intervalo de células) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO MÍNIMO A B C D 15 =MÍNIMO(A4:A10) MÍNIMO =MÍNIMO(C4:C10) =MÍNIMO(D4:D10)

4 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 4 FUNÇÃO CONT.VALORES Contar a quantidade de células preenchidas de um intervalo de células. ESTRUTURA DA FUNÇÃO CONT.VALORES =CONT.VALORES(intervalo de células) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO CONT.VALORES A B C 16 CONTAGEM =CONT.VALORES(B4:B10) FUNÇÃO MAIOR Descobrir o maior valor de um intervalo de células, porém, estabelecendo qual posição você quer. Se for o 1º use 1, se for o 2º use 2, se for o 5º use 5, etc... ESTRUTURA DA FUNÇÃO MAIOR =MAIOR(intervalo de células;posição) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO MAIOR Maiores valores de Quantidade F G 4 1º MAIOR =MAIOR(A4:A10;1) 5 2º MAIOR =MAIOR(A4:A10;2) 6 3º MAIOR =MAIOR(A4:A10;3) Maiores valores de Preço Unitário =MAIOR(C4:C10;1) =MAIOR(C4:C10;2) =MAIOR(C4:C10;3)

5 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 5 FUNÇÃO MENOR Descobrir o menor valor de um intervalo de células, porém, estabelecendo qual posição você quer. Se for o 1º use 1, se for o 2º use 2, se for o 5º use 5, etc... ESTRUTURA DA FUNÇÃO MENOR =MENOR(intervalo de células;posição) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO MENOR Menores valores de Quantidade F G 7 1º MENOR =MENOR(A4:A10;1) 8 2º MENOR =MENOR(A4:A10;2) 9 3º MENOR =MENOR(A4:A10;3) Menores valores de Preço Unitário =MENOR(C4:C10;1) =MENOR(C4:C10;2) =MENOR(C4:C10;3) OBSERVAÇÕES: No caso de existirem valores repetidos o Excel os trata como informações independentes, ou seja, se o 1º maior número for 30 e tiver outro número 30 na coluna, ele será o 2º maior. O mesmo ocorre com a função menor, ele irá procurar os valores, não importa se são repetidos ou não, ele cria um índice para indicar a sequência de quem é maior ou menor.

6 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 6 Planilha de Exemplo 02 - Se FUNÇÃO SE Fazer uma comparação lógica e exibir textos ou fazer cálculos com base nesta comparação. ESTRUTURA DA FUNÇÃO SE =SE(condição;resposta_se_verdadeiro;resposta_se_falso) Condição = comparação entre números ou textos Resposta se verdadeiro = Texto, número ou operação a ser realizada se a comparação tiver o resultado Verdadeiro Resposta se falso = Texto, número ou operação a ser realizada se a comparação tiver o resultado Falso Vamos estabelecer as seguintes regras para comparação: Se o Estoque atual for menor que 50 então "Reposição do Estoque" Senão se o Estoque atual for maior ou igual a 50 então "OK" APLICAÇÕES DA FUNÇÃO SE =SE(D4<50; Reposição do Estoque ; OK ) ou =SE(D4>=50; OK ; Reposição do Estoque )

7 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 7 Planilha de Exemplo 03 - Se Vamos estabelece as regras para comparação Salário a ser pago Se o total de vendas for maior ou igual à meta então o funcionário receberá o salário mínimo + o valor da comissão, senão irá receber somente o salário mínimo Aplicação da função SE em G4 para Salário a ser pago =SE(B4>=C4;F4+E4;F4) ou =SE(B4<C4;F4; F4+E4) Atingiu a meta? Se o total de vendas for maior ou igual à meta então "Sim" senão "Não" Aplicação da função SE em H4 para Atingir a meta? =SE(B4>=C4; Sim ; Não ) ou =SE(B4<C4; Não ; Sim ) A função SE é extremamente importante para quem pretende trabalhar com Excel e criar condicionais de exibição de textos, números ou cálculos.

8 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 8 Planilha de Exemplo 04 - Procv FUNÇÃO PROCV Procurar um valor em uma tabela de dados e retornar uma informação. Coluna 1 Coluna 2 ESTRUTURA DA FUNÇÃO PROCV =PROCV(valor_procurado;tabela_de_dados;número_da_coluna) valor_procurado = Célula, número ou texto que será usado como critério para procura. tabela_de_dados = Intervalo de células que possui as colunas de busca e valor correspondente. número_da_coluna = Número da coluna da tabela de dados que tem o valor que queremos como retorno. O que fazer? Na planilha de exemplo 04 podemos procurar em uma tabela de dados o preço unitário com base no nome do produto. Preparação 1. Precisamos de uma tabela de dados com os nomes dos produtos (em ordem alfabética) com os seus respectivos preços unitários. 2. Selecione de F4 até G10 e renomeie este intervalo para o nome Preços Aplicação da função PROCV para Preço Unitário Agora podemos digitar a fórmula em C4 =PROCV(B4;Preços;2)

9 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 9 Esta fórmula irá procurar o produto que está na célula B4 no caso é o Arroz, na tabela de Preços que está em $F$4:$G$10 com o nome Preços que nós colocamos. O número 2 indica o número da coluna da tabela de dados que queremos como retorno ou resposta. A coluna F é o número 1 e a G é a número 2, pois nossa tabela de dados tem apenas duas colunas. Planilha de Exemplo 05 - Procv Coluna 1 Coluna 2 Coluna 3 O que fazer? Na planilha de exemplo 05 podemos procurar em na tabela de dados a data de validade de cada produto com base no nome do produto. Preparação 1. Precisamos de uma tabela de dados com os nomes dos produtos (em ordem alfabética) com as suas respectivas informações de preços unitários, data de validade. 2. Selecione de F4 até H10 e renomeie este intervalo para o nome Validade Aplicação da função PROCV para Data da Validade Em C4 digite a fórmula =PROCV(B4;Validade;3) Situação do produto com base na data atual e na data de validade Vamos verificar se a data de validade é menor que a data atual, se for vamos escrever Produto Vencido, senão iremos calcular quantos dias falta para vencer subtraindo a data da validade com a data atual =SE(C4<C$12; Produto Vencido ;C4-C$12) Se quiser deixar mais apresentável pode usar o & para concatenar texto com o número =SE(C4<C$12; Produto Vencido ;C4-C$12 & dias para vencer )

10 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 10 Planilha de Exemplo 06 Cont.se, Somase Iremos utilizar esta planilha para estudar vários recursos do Excel: 1. Reforçar o recurso Renomear células 2. Utilização da função CONT.SE 3. Utilização da função SOMASE Renomear células Vamos selecionar cada coluna que vamos trabalhar nos cálculos e renomear. 1. Selecione de B4 até B23, renomeie para Produto 2. Selecione de C4 até C23, renomeie para Categoria 3. Selecione de D4 até D23, renomeie para Preço Por que renomear células? Renomear células facilita a digitação de funções que envolvem valores fixos. Além de facilitar a escrita, leitura e interpretação de fórmulas no Excel.

11 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 11 Adicione as informações a partir da linha 3 FUNÇÃO CONT.SE Contagem de dados com base em um critério. ESTRUTURA DA FUNÇÃO CONT.SE =CONT.SE(intervalo;critério) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO CONT.SE Em G4 digite a seguinte função =CONT.SE(Produto;F4) Pode copiar a fórmula para baixo até G9 Em K4 digite a seguinte função =CONT.SE(Categoria;J4) Pode copiar a fórmula para baixo até J5 FUNÇÃO SOMASE Somatória de dados com base em um critério. ESTRUTURA DA FUNÇÃO SOMA.SE =SOMASE(intervalo_do_criterio;critério;intervalo_de_soma) APLICAÇÕES DA FUNÇÃO SOMASE Em H4 digite a seguinte função =SOMASE(Produto;F4;Preço) Pode copiar a fórmula para baixo até H9 Em L4 digite a seguinte função =SOMASE(Categoria;J4;Preço) Pode copiar a fórmula para baixo até L5

12 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 12 FUNÇÕES DE DATA E HORA DICAS: Exibe data atual [não atualiza] Exibe hora atual [não atualiza] Em um novo arquivo do Excel na Planilha 1 faça: FUNÇÃO AGORA Exibir data e hora atual (atualiza a cada alteração feita em uma célula da planilha); A B 1 Data e hora atual =AGORA() FUNÇÃO HOJE Exibir data atual (atualiza automaticamente a cada dia) A B 2 Data atual =HOJE() FUNÇÃO DIA Exibe o dia de uma célula de data =DIA(célula_que_tenha_uma_data) FUNÇÃO MÊS Exibe o mês de uma célula de data =MÊS(célula_que_tenha_uma_data) FUNÇÃO ANO Exibe o ano de uma célula de data =ANO(célula_que_tenha_uma_data) FUNÇÃO DATA Exibe a data com base nos parâmetros (ano, mês e dia) que esteja em células separadas =DATA(ano;mês;dia)

13 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 13 FUNÇÃO DIA.DA.SEMANA Exibe o número inteiro do dia da semana de um campo de data. Sendo: 1 = domingo até 7 que é sábado, este é o tipo de retorno padrão. ESTRUTURA DA FUNÇÃO DIA.DA.SEMANA =DIA.DA.SEMANA(célula_de_data;[tipo_de_retorno]) D E F G H 1 DIA MÊS ANO DATA DIA DA SEMANA 2 =DIA(B1) =MÊS(B1) =ANO(B1) =DATA(F2;E2;D2) =DIA.DA.SEMANA(B1) FUNÇÃO TEXTO Converte um valor em texto e coloca em um formato específico. =TEXTO(célula_a_ser_convertida; formato_a_ser_aplicado ) H I J K 1 DIA DA SEMANA POR EXTENSÃO ABREVIADO COM ZERO 2 7 =TEXTO(H2; dddd ) =TEXTO(H2; ddd ) =TEXTO(H2; dd ) Resultados sábado sáb 07 FUNÇÃO PRI.MAIÚSCULA: Formata o texto de uma célula para ter a 1ª letra em maiúscula. EXEMPLOS: =PRI.MAÚSCULA(I2) ou =PRI.MAIÚSCULA(TEXTO(H2; dddd )) FUNÇÃO HORA Exibe a hora de uma célula de data e hora ou só de hora. =HORA(célula_que_tenha_uma_data_hora) FUNÇÃO MINUTO Exibe o minuto de uma célula de data e hora ou só de hora. =MINUTO(célula_que_tenha_uma_data_hora) FUNÇÃO SEGUNDO Exibe o segundo de uma célula de data e hora ou só de hora. =SEGUNDO(célula_que_tenha_uma_data_hora) D E F 4 HORA MINUTO SEGUNDO 5 =HORA(B1) =MINUTO(B1) =SEGUNDO(B1)

14 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 14 FUNÇÃO DATADIF Calcula a diferença entre duas datas, o retorno pode ser em dias, meses ou anos. E mostra o retorno como um número inteiro. ESTRUTURA DA FUNÇÃO DATADIF =DATADIF(data_inicial;data_final; tipo_de_diferença ) Aplicações da função DATADIF Se estiver na planilha que está testando data e hora, clique na Planilha 2 ou Adicione uma nova planilha para testar as funções: A B C 1 Data Inicial 01/01/ Data Final 30/06/ Dif. de Dias =DATADIF(B1;B2;"D") Diferença de dias entre duas datas 4 Dif. de Meses =DATADIF(B1;B2;"M") Diferença de meses entre duas datas 5 Dif. de Anos =DATADIF(B1;B2;"Y") Diferença de anos entre duas datas DICA: Use operador & para concatenar fórmulas com textos. FUNÇÃO DIATRABALHO Retorna uma data com base na data inicial e no número de dias úteis (positivo ou negativo). Podendo informar os Feriados, este parâmetro final é opcional. ESTRUTURA DA FUNÇÃO DIATRABALHO =DIATRABALHO(célula_da_data_inicial;núm_de_dias;[feriados]) Digite em C3 a função =DIATRABALHO(B2;B3) Digite em C4 a função: =DIATRABALHO(B2;B4) FUNÇÃO DIATRABALHO.INTL Retorna uma data com base na data inicial e no número de dias úteis (positivo ou negativo). Podendo informar escolher quais dias não serão contados. Por exemplo: 1 = não contar sábado e domingo.

15 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 15 ESTRUTURA DA FUNÇÃO DIATRABALHO.INTL =DIATRABALHO.INTL(célula_da_data_inicial;núm_de_dias;1) Digite em C8 a função =DIATRABALHO.INTL(B7;B8;1) Digite em C9 a função: =DIATRABALHO.INTL(B7;B9;1) FUNÇÃO DIATRABALHOTOTAL Retorna o número de dias úteis entre duas datas. Considerando que por padrão sábado e domingo não serão contados como dias úteis. Podendo informar os Feriados, este parâmetro final é opcional. ESTRUTURA DA FUNÇÃO DIATRABALHOTOTAL =DIATRABALHOTOTAL( data_inicial; data_final ; [feriados] ) Digite em C13 a função =DIATRABALHOTOTAL(B12;B13) FUNÇÃO DIATRABALHOTOTAL.INTL Retorna o número de dias úteis entre duas datas. Considerando que por padrão sábado e domingo não serão contados como dias úteis, mas, você pode configurar quais dias serão considerados como fim de semana. ESTRUTURA DA FUNÇÃO DIATRABALHOTOTAL.INTL =DIATRABALHOTOTAL.INTL( data_inicial ; data_final ; [fim_de_semana] ; [feriados] ) OBS.: Exemplos de fim_de_semana 1 = Sábado e domingo 11 = Somente domingo 17 = Somente sábado Digite em C13 a função =DIATRABALHOTOTAL.INTL(B12;B13;1)

16 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 16 Planilha de Exemplo 7 - Ordem.Eq Exibir número da posição de Classificação: FUNÇÃO ORDEM.EQ Classificar dados utilizando a função OR- DEM.EQ Retorna a posição de número em uma lista de número ESTRUTURA DA FUNÇÃO ORDEM.EQ =ORDEM.EQ(número;lista_dos_números;0) Parâmetro final 0 = decrescente (maior para menor) 1 = crescente (menor para maior) Preparação [opcional]: Antes podemos renomear o intervalo de células que contém os números. Selecione de B2 até B22, renomeie para Notas Aplicação da função ORDEM.EQ =ORDEM.EQ(B2;Notas;0) Faça em um novo arquivo do Excel e salve com o nome Ordem Planilha de Exemplo 8 - Médiase Em um novo arquivo do Excel, faça e a planilha abaixo e salve com o nome Média Se

17 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 17 FUNÇÃO MÉDIASE Calcula a média de um intervalo de células com base em um critério. O critério pode ser uma data ou uma comparação lógica. O parâmetro intervalo_média é opcional. ESTRUTURA DA FUNÇÃO MÉDIASE =MÉDIASE(intervalo_de_células; critério ;[intervalo_média] Exemplo 1: Se quiser calcular a média de vendas de Jan a Mar por vendedor, porém, só considerar as vendas maiores ou iguais a 500 faça conforme as fórmulas abaixo: Aplicação da Função MÉDIASE F 1 Média Se maior ou igual a =MÉDIASE(B2:D2;">=500") 3 =MÉDIASE(B3:D3;">=500") 4 =MÉDIASE(B4:D4;">=500") 5 =MÉDIASE(B5:D5;">=500") 6 =MÉDIASE(B6:D6;">=500") 7 =MÉDIASE(B7:D7;">=500") 8 =MÉDIASE(B8:D8;">=500") 9 =MÉDIASE(B9:D9;">=500") Exemplo 2: Se quiser calcular a média de vendas de Jan a Mar por vendedor, porém, só considerar as vendas menores que 500 faça conforme as fórmulas abaixo: G 1 Média Se menor que =MÉDIASE(B2:D2;"<500") 3 =MÉDIASE(B3:D3;"<500") 4 =MÉDIASE(B4:D4;"<500") 5 =MÉDIASE(B5:D5;"<500") 6 =MÉDIASE(B6:D6;"<500") 7 =MÉDIASE(B7:D7;"<500") 8 =MÉDIASE(B8:D8;"<500") 9 =MÉDIASE(B9:D9;"<500") OBSERVAÇÃO: No Exemplo 1 o resultado da linha 4 será #DIV/0. Isto significa Não é possível dividir por Zero, ou seja, na linha 4 não tem nenhum valor que cumpra o critério maior ou igual a 500. No Exemplo 2 vão aparecer vários resultados com #DIV/0.

18 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 18 FUNÇÃO CORRESP Retorna a posição relativa de um item em uma matriz que corresponda a um valor específico em uma ordem específica. A lista de dados precisa estar na mesma coluna ou na mesma linha. ESTRUTURA DA FUNÇÃO CORRESP =CORRESP(valor_procurado;matriz_procurada;[tipo_correspondencia]) valor_procurado = célula, valor ou texto que será usado como critério de busca. matriz_procurada = intervalo da coluna ou da linha que contém os dados. tipo_correspondencia = -1 é menor que, 0 exata, 1 é maior que. Aplicação da função CORRESP Você pode selecionar somente os valores de cada coluna e renomear o intervalo de células. De A2 até A6 = Código De B2 até B6 = Produto De C2 até C6 = Quant De D2 até D6 = Preço De A2 até D6 = Tabela_de_Dados Nesta tabela de exemplo podemos fazer busca da posição correspondente de um valor em qualquer uma das colunas: A = código, B = Produto, C = Quant e D = Preço Em G2 digite a função: =CORRESP(F2;Produto;0) Depois, você pode fazer a cópia relativa para baixo até a linha 6. O valor de célula F2, no caso, Computador, será procurado na matriz chamada Produto, vamos usar a 0 para exibir a correspondência exata. O retorno será um número com a posição dele na matriz. O resultado será 1, pois, o computador está na posição 1. Você pode pensar, para que serve isto? Com a posição de um valor você pode retornar qualquer valor correspondente usando a função ÍNDICE.

19 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 19 FUNÇÃO ÍNDICE Retorna um valor ou a referência da célula na interseção de uma linha e coluna específica, em um dado intervalo. ESTRUTURA DA FUNÇÃO ÍNDICE =ÍNDICE(matriz;núm_linha;[núm_coluna]) matriz = tabela de dados ou intervalo que contém várias colunas ou linhas com informações que desejamos pegar. núm_linha = número da linha ou célula que tenha o número da linha do valor que usaremos como critério para pegar uma informação na tabela de dados. núm_coluna = número da coluna ou célula que queremos como retorno, ou seja, em qual coluna está a informação que queremos. No nosso exemplo, a coluna 1 é o Código, a coluna 2 é Produto, coluna 3 é quant e coluna 4 é o preço. Veja que com base no número da posição podemos obter qualquer informação de uma tabela de dados, não temos a limitação que o procv tem de só pegar dados com base na 1ª coluna da esquerda. Com base na planilha que utilizamos para descobrir a posição com a função CORRESP vamos aplicar a função índice para retornar os valores desejados Em H2 digite a função =ÍNDICE(Tabela_de_Dados;G2;1) Depois, você pode fazer a cópia relativa para baixo até a linha 6. Veja abaixo os outros exemplos para pegar Nome do Produto, Quant e Preço com base na posição: =ÍNDICE(Tabela_de_Dados;G2;2) =ÍNDICE(Tabela_de_Dados;G2;3) =ÍNDICE(Tabela_de_Dados;G2;4)

20 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 20 FUNÇÕES ÍNDICE + CORRESP Podemos combinar as duas funções índice e corresp e assim obter informações com base em critérios. Vamos continuar utilizando como exemplo a planilha abaixo: Preencha a tabela ao lado para fazermos o uso combinado das funções: Em K3 digite a seguinte fórmula: =ÍNDICE(Tabela_de_Dados;CORRESP(K1;Produto;0);CORRESP(K2;A1:D1;0)) Sim, a fórmula ficou grande, mas, agora você pode escolher digitar o nome do produto, e mudar o critério, para Código, Quant ou Preço. Para automatizar o preenchimento dos dados de produto e critério podemos criar uma Lista com Valores por meio do recurso Validação de Dados que veremos, após estas funções. Em N3 digite a seguinte fórmula: =ÍNDICE(Tabela_de_Dados;CORRESP(N1;Produto;0);CORRESP(N2; A1:D1;0)) As duas fórmulas podem assustar um pouco, mas vamos explicar elas por partes: 1º a função Índice vai procurar na Tabela_de_Dados que é nosso intervalo de células de A2 até D6 2º O que ela vai procurar? O valor que tenha a posição correspondente ao nome do Produto 3º E quando encontrar? O Excel deverá retornar o valor da coluna que estamos pedindo no Critério, como ele vai saber o número da coluna? Usamos a função COR- RESP para ver do intervalo de A1 até D1 qual é o número da coluna que corresponde ao nosso Critério. Pronto! Temos duas funções combinadas.

21 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 21 VALIDAÇÃO DE DADOS Podemos fazer o Excel só permitir a digitação ou seleção de dados em células com base em regras. Vamos criar listas com base nos valores das colunas A, B, C e D da nossa planilha Criar listas com os nomes dos produtos com a validação de dados 1. Clique na célula K1, onde está a palavra Computador 2. Clique na Guia Dados 3. No grupo de opções Ferramentas de Dados, escolha a opção Validação de Dados 4. Na guia Configurações, no campo Permitir escolha a opção Lista Deixe habilitadas as opções: Ignorar em branco e Menu suspenso na célula No campo Fonte, escolha o intervalo de células que tem as informações que você quer que apareça na lista, no nosso caso é o intervalo de B2:B6 que já renomeamos para Produto. Depois só confirme no botão OK. Pronto! Faça o mesmo procedimento na célula N1. Crie também lista nas células K2 e N2 para mostrar os valores de A1 até D1.

22 fi Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 22 Validação de Valores Vamos criar uma regra para limitar a digitação de notas entre 0,0 e 10,0 não permitindo assim a digitação de valores fora desta faixa predefinida. Veja a planilha de exemplo: 1. Selecione de B2 até E4 2. Acesse a guia Dados 3. Clique no botão Validação de Dados 4. Na guia Configurações Escolha as opções: Permitir: Decimal Ignorar em branco Dados: Está entre Mínimo 0,0 Máximo 10,0 5. Na guia Alerta de erro Escolha as opções: Estilo: Parar Título: Regras de Notas Mensagem de erro: Digite um valor entre 0,0 e 10,0 Confirme no botão OK. Aparecerá a mensagem em caso de erro no preenchimento

23 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 23 Planilha Vendas 01 Classificar dados CLASSIFICAR DADOS Para organizar as informações das linhas de suas tabelas de dados, você precisa selecionar toda a tabela de dados (parte principal da planilha, com a 1 linha). 1. Selecione de A3 até D10 2. Clique no botão Classificar e Filtrar que está no grupo Edição da guia Página Inicial, escolha a opção Classificação Personalizada Escolha a opção Classificar por: Produto, e opção Ordem: De A a Z. 4. Confirme no botão OK. Se escolher um campo de número poderá ordenar do Maior para o Menor ou do Menor para o Maior.

24 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 24 Planilha de Vendas 02 Filtro Filtro é um recurso poderoso do Excel que nos permite mostrar dados com base em critérios específicos. Ele é recomendável quando temos dados que se repetem ou faixas de valores na planilha. No nosso exemplo podemos filtrar por produto(s), por preço unitário, por quantidade ou mesmo por faixas de valores personalizadas. Você também pode fazer filtros de Texto, Cor e Número. 1. Clique na 1ª linha da tabela de dados, no caso eu cliquei em A3. 2. Clique no botão Classificar e Filtrar, depois na opção Filtro ou CTRL + SHIFT + L Na 1ª linha da tabela de dados irão aparecer as caixas de combinação Clique na caixa do campo que deseja usar com critério de Filtragem, por exemplo vamos clicar em Produto Vamos clicar na caixa Selecionar Tudo, como a opção está habilitada, se clicarmos iremos desabilitá-la. Depois marque apenas os critérios que deseja, no nosso exemplo vamos marcar para mostrar apenas as linhas de Açúcar e Café. Confirme no botão OK. Veja os exemplos nas imagens seguintes.

25 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 25 Veja o resultado da nossa filtragem de dados: Só serão exibidos dados do Produto Açúcar e Café. Perceba que na caixa de combinação aparece um ícone de Filtro indicando qual coluna está sendo usada como critério de filtragem. Como tirar uma Filtragem? Existem 2 formas comuns 1ª forma: limpar ou desabilitar filtro Clique no botão Classificar e Filtrar, depois na opção Limpar ou na opção Filtro. 2ª forma: filtrar selecionando todos Clique na caixa da opção que você filtrou marque a opção Selecionar todos e clique no botão OK.

26 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 26 Experimente fazer filtro de Preço Unitário, veja as opções de Filtros de Número FILTRO AVANÇADO É um excelente recurso para criar lista de itens exclusivos, ou mesmo gerar novas tabelas de dados apenas com os dados filtrados. Vamos criar uma lista com os nomes dos produtos, a partir dos dados da coluna B. 1. Selecione de B4 até B18 2. Clique na guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique na opção Avançado 3. Faça as seguintes configurações: Ação: Copiar para outro local Intervalo da lista: B3 até B18 Intervalo de critérios: [vazio] Copiar para: célula: G4 da planilha Marque a opção Somente registros exclusivos. Confirme no botão OK.

27 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 27 Veja o resultado da filtragem avançada de nomes de produtos para criar uma lista: Filtrar para mostrar lista de produtos e preços unitários Vamos agora trabalhar para gerar uma nova tabela de dados a partir de filtro avançado que exiba apenas os dados dos produtos e preços unitários. 1. Selecione de B3 até C18 2. Clique na opção de filtro Avançado 3. Ação: Copiar para outro local, Intervalo da 3. Faça as seguintes configurações: Ação: Copiar para outro local Intervalo da lista: B3 até C18 Intervalo de critérios: [vazio] Copiar para: célula: I4 da planilha Marque a opção: Somente registros exclusivos. Confirme no botão OK. Veja o resultado da filtragem avançada: Classificação e Filtro são recursos importantíssimos do Excel. São extremamente úteis para organização e análises de dados.

28 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 28 Planilha Vendas 03 Formatar como Tabela e Segmentar dados FORMATAR COMO TABELA Ao formatar uma tabela de dados no Excel como tabela você poderá utilizar filtro, segmentação de dados e recursos de tabela dinâmica. 1. Clique na 1ª linha da tabela de dados, no caso eu cliquei na célula A3 2. Clique no botão Formatar como Tabela, e escolha uma opção Eu escolhi a 1ª opção da 2ª linha, mas, você pode escolher a opção de sua preferência. O Excel irá fazer modificações no aspecto da largura das colunas, irá ignorar as Quebras de texto automáticas.

29 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 29 Defina onde estão os dados da sua tabela. Veja que ele sugeriu a área de A3 até D18 que é exatamente a nossa tabela de dados. Confirme no botão OK. Veja o resultado abaixo: Ele irá criar as caixas para aplicação de filtros. Mas o recurso que vamos explorar será a Segmentação de Dados SEGMENTAÇÃO DE DADOS A segmentação de dados é um tipo de Filtro Avançado por meio de botões. 1. Você deve deixar o cursor em alguma célula da tabela de dados ou selecionar parte dela, para aparecer o menu contextual Ferramentas de Tabela com a guia Design 2. Clique na opção Inserir Segmentação de Dados que está no grupo Ferramentas 3. Marque apenas as opções que irá usar para segmentar os seus dados Habilite as opções Produto e Preço Unitário Depois confirme no botão OK. O Excel irá criar caixas com botões exibindo os itens exclusivos de cada critério que você definiu, no caso os nomes dos Produtos e os valores dos Preços Unitários.

30 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 30 Veja o resultado inicial da Inserção de Segmentação de Dados Agora cabe a você organizar estas caixas, redimensiona-las para melhor apresentar as opções. Você pode mover a caixa clicando e arrastando na área do seu cabeçalho ou barra de título. Ajuste também a largura e a altura. Como usar a Segmentação de Dados? Depois de inserir basta clicar no botão da opção que quer segmentar (Filtrar). Por exemplo eu clique no Produto Açúcar. O Excel irá exibir na tabela de dados apenas as linhas com os valores correspondentes ao Açúcar. Na linha de cabeçalho além do nome da coluna temos dois botões: 1º Seleção múltipla (ALT+S) e 2º Limpar Filtro (ALT+C) Para iniciar uma nova filtragem não precisa limpar. Se você habilitar a opção Seleção múltipla poderá selecionar mais de uma opção de filtragem da coluna.

31 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 31 Se quiser selecionar mais de um item, sem usar a opção Seleção múltipla, mantenha pressionada a tecla CTRL (control) e clique na opção desejada. Veja abaixo um exemplo de filtragem por Açúcar e Café. Como tirar a formatação de tabela? AVISO IMPORTANTE: Se você tirar a formatação de tabela de áreas que usou os recursos de Segmentação de Dados todo o seu trabalho de Segmentação será perdido. Se você quer tirar mesmo a formatação de tabela 1. Clique na área onde está formatada sua tabela, pode ser em qualquer célula dela. 2. Na guia Design das Ferramentas de Tabela clique na opção Converter em Intervalo 3. Leia com atenção a mensagem e confirme no botão Sim. A sua planilha irá deixar de ter as caixas de filtragem

32 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 32 TABELA DINÂMICA É um dos recursos preferidos de quem usa Excel Avançado, pois, você conseguirá fazer filtros de dados, contagens, somatórias com base em critérios sem precisar ficar fazendo a inserção de cada um deste recursos individualmente. 1. Clique na 1ª linha da sua tabela de dados, no caso eu cliquei em A3 2. Clique na guia Inserir, no grupo de opções Tabela escolha a opção Tabela Dinâmica 3. O Excel irá selecionar a área da tabela de dados, se não estiver correta, faça a seleção com o cursor (cruz branca), depois faça as seguintes configurações: Selecionar uma tabela ou intervalo: A3 até D18 Escolha onde deseja que o relatório de tabela dinâmica seja colocado: Nova Planilha Depois confirme em OK. Será criada uma nova planilha, no lado esquerdo ficará a Tabela Dinâmica, para gerar as informações basta arrastar os campos para as áreas de Linha (Rótulos) e Valores (Números, datas, etc).

33 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 33 No lado esquerdo da tela você verá a área onde ficará sua Tabela Dinâmica No lado direito da tela você terá o painel de Campos da Tabela Dinâmica. Ele é contextual, só irá aparecer se alguma célula da tabela de origem ou da área entre A3 e C20 estiver com o cursor posicionado na área em questão. Nesta área irá aparecer a tabela dinâmica Você precisa arrastar os campos para a áreas de Linhas e Valores Tabela Dinâmica de Produtos, Preços Unitários e Preços Totais Por exemplo se quisermos fazer uma tabela dinâmica que mostre os produtos e seus totais de preços unitários e totais dos preços totais, arraste os respectivos campos para as áreas, conforme o exemplo mostrado nas imagens a seguir:

34 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 34 Você precisa arrastar os campos para a áreas de Linhas e Valores 1. Clique e arraste o campo Produto para a área de Linhas. 2. Clique e arraste o campo Preço Unitário para a área de Valores 3. Clique e arraste o campo Preço Total para a área de Valores Por padrão o Excel irá configurar os Valores como Subtotais (Soma) Mas, depois podemos fazer as configurações do campo se queremos os Subtotais como: Soma, Contagem, Média, Máximo, Mínimo. O resultado será o seguinte: Para mudar a configuração do campo você deve clicar no painel de Campos e escolher Configurações do Campo... Altere os Subtotais para Personalizado e escolha operação que quer e OK.

35 Excel Básico e Avançado Funções e Recursos 35 GRÁFICOS DINÂMICOS Podemos criar gráficos também a partir da tabela dinâmica 1. Clique na 1ª linha da sua tabela dinâmica, no nosso caso será em A3 2. Clique na guia Analisar das Ferramentas de Tabela Dinâmica, clique no botão Gráfico Dinâmico 3. Escolha o tipo de gráfico desejado, no caso escolhi Colunas 2D e confirme em OK. Veja o resultado: Salve as alterações. Vimos até o presente momento um pouco de vários recursos básicos, intermediários e avançados do Excel. Persista no caminho e sucesso!