Assembleia Legislativa do Estado de Goiás

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1 Assembleia Legislativa do Estado de Goiás

2 Índice 1- INTRODUÇÃO CONHECENDO O AMBIENTE DE TRABALHO DO EXCEL FORMATANDO UMA PLANILHA BORDAS, FORMATAÇÃO MONETÁRIA E SOMBREAMENTO INSERINDO LINHAS E COLUNAS NA PLANILHA EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS NA PLANILHA MESCLAR CÉLULAS, ALTERAR A ORIENTAÇÃO E QUEBRAR O TEXTO AUTOMATIZANDO OS RESULTADOS COM FÓRMULAS MATEMÁTICAS CONCEITOS BÁSICOS SOBRE FÓRMULAS MATEMÁTICAS Operadores Prioridade dos operadores: FUNÇÃO USANDO A FERRAMENTA AUTOSOMA ALÇA DE PREENCHIMENTO: GRÁFICOS CONFIGURANDO A PÁGINA E OPÇÕES DE IMPRESSÃO EXERCÍCIOS REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

3 1- Introdução Este material tem como objetivo apresentar de forma resumida o programa Excel e suas funcionalidades básicas, além de servir como material de apoio nos estudos teóricos e práticos. Nele são abordadas as ferramentas necessárias para a construção de uma planilha, as regras para lidar com os cálculos matemáticos, a construção de gráficos, configuração da página e opções de impressão. O Excel é um programa de planilha que auxilia na organização de seus gastos, orçamentos, lista de endereços, listas de tarefas ou até mesmo controle de vendas, podendo ser extraídas informações por meio dos dados ali organizados ou por gráficos para análises gerenciais ajudando na tomada de decisões dentro da empresa ou na vida pessoal. O programa permite que operações matemáticas simples e complexas sejam realizadas, como por exemplo, uma tabela com notas de matérias pode ser automatizada de forma a fornecer a média do aluno e até mesmo responder se está aprovado ou não, a partir do momento em que os cálculos são programados por quem criou a planilha. Uma das vantagens em se criar os cálculos nas planilhas é que se houver necessidade de alterar algum número, as fórmulas serão atualizadas automaticamente alterando as respostas. Outra vantagem é a facilidade de interação com outros aplicativos, como Word e Power Point.. 3

4 2 - Conhecendo o ambiente de trabalho do Excel Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Neste espaço estão disponíveis opções tais como: Salvar, Desfazer, Refazer e assim por diante. Além disso, neste campo é possível adicionar as funções que se mais utiliza. 2. Grupos: Os grupos são para reunir as ferramentas comuns e facilitar ser encontradas. 3. Alinhar no meio: É uma ferramenta que está dentro de um Grupo chamado Alinhamento. Com ela o conteúdo será alinhado dentro de uma célula na sua parte vertical. 4. Guia Exibição: 2 Essa guia permite ter acesso a ferramentas que adequam o modo de exibição das planilhas no Excel. 4

5 Colunas: É um grupo de células dispostas na vertical sendo identificadas por letras. 2. Linhas: É um grupo de células dispostas na horizontal sendo identificadas por números. 3. Célula: É a interseção (cruzamento) de uma linha e uma coluna. 4. Nome da célula: Neste campo é possível ver o nome da célula na qual você está trabalhando. 5. Barra de fórmulas: Aqui é possível escrever ou editar os dados de uma célula específica. 6. Planilhas: Os arquivos do Excel são chamados de pastas. Cada uma destas pastas pode conter uma ou mais planilhas. 7. Barra de rolagem horizontal: na tela do seu computador, clique sobre a barra de rolagem horizontal mantenha-a pressionada e arraste da esquerda para direita para visualizar todo o conteúdo. 8. Modos de visualização: Há três formas de ver uma planilha. Vejam quais são elas da esquerda para a direita: Normal: Quando o Excel é aberto, esta é a primeira forma que se apresenta. Ela mostra um número grande de linhas, células e colunas. A imagem acima está neste formato. Layout de página: Mostra a distribuição o conteúdo da planilha páginas. Quebra de página: Mostra onde as páginas serão quebradas e permite alterar a posição da quebra. 9. Zoom: Serve para ampliar e reduzir a visualização da planilha. Se sua planilha é muito extensa, com muitas colunas, e não cabe toda 5

6 3 - Formatando uma planilha Para que a planilha tenha uma aparência agradável e facilite a análise dos dados é necessária uma formatação, ou seja, que um formato seja dado. Na GUIA PÁGINA INICIAL estão as ferramentas necessárias, elas são divididas em GRUPO FONTE, ALINHAMENTO e NÚMERO. As formatações podem ser realizadas pelas ferramentas expostas ou clicar na setinha que está ao lado de cada grupo. 3.1 Bordas, formatação monetária e sombreamento. 1- Digite os dados em suas respectivas células Nessa seta, uma janela será aberta com mais recursos de formatação. 2 Caso seja necessário, altere a largura da coluna Leve o cursor no final da coluna desejada, quando aparecer segure e arraste para a direita ou clique duas vezes seguidas que ela ajustará automaticamente. Obs: Se aparecer o jogo da velha ####### é porque a célula contém valores numéricos e o seu tamanho não é suficiente para apresenta-los. Para corrigir basta aumentar sua largura. 6

7 3 Delimite a planilha com bordas - selecione a planilha, clique na ferramenta bordas, escolha as bordas desejadas ou clique em para obter mais recursos de formatação de bordas. Escolha o estilo de linha desejado 2 1 Caso necessário escolha uma cor para a linha 4 3 Defina se deseja a linha escolhida no contorno ou na parte interna ou ambas 4 - Formate os números com estilo monetário Selecione as células que contém números, clique na ferramenta e escolha o formato desejado ou se quiser mais opções escolha 7

8 5 - Formate as células com sombreamento Selecione as células desejadas, clique na ferramenta e escolha a cor desejada Inserindo linhas e colunas na planilha Uma linha ou uma coluna é inserida anterior à posição em que se clica, assim, se quiser inserir uma linha entre Pedro e João, deve-se clicar com o botão direito em Pedro. Se quiser inserir uma coluna entre Março e Total, deve-se clicar com o botão direito em Total. No exemplo abaixo uma linha acima e uma coluna anterior serão inseridas, por isso, posicione o botão direito na primeira linha e clique em INSERIR - LINHA INTEIRA. Da mesma forma, clique com o botão direito na primeira coluna e clique em INSERIR COLUNA INTEIRA. Dica: Para fazer alteração em uma célula já digitada: 1- Clique na célula desejada; 2- Aperte a tecla F2 3- Faça as alterações 4- Aperte ENTER 8

9 3.3 - Excluindo linhas e colunas na planilha Já no processo de exclusão, deve-se clicar na linha ou na coluna que deseja excluir. No exemplo a linha do Pedro Caetano será excluída e a coluna Março também Mesclar células, alterar a orientação e quebrar o texto O recurso serve para unir duas ou mais células e pode ser feito tanto com as células na horizontal quanto na vertical dando o seguinte efeito. 1 Selecione as células B1 até F1 e clique na ferramenta mesclar e centralizar 2 3 Para que o Valor Total fique como está, use a ferramenta. Selecione as células A1 até A7 e clique novamente em mesclar e centralizar. Use a ferramenta e depois para alterar a orientação do texto. Dica: Para que o texto fique bem centralizado na célula, use as duas ferramentas de alinhamento. 9

10 4 - Automatizando os resultados com fórmulas matemáticas Conceitos básicos sobre fórmulas matemáticas Operadores Para construir as fórmulas do Excel, primeiro é necessário conhecer os operadores matemáticos e de igualdade. Veja-os a seguir: Sinais de Operação Exemplo de adição SINAL FUNÇÃO + SOMA - SUBTRAÇÃO * MULTIPLICAÇÃO / DIVISÃO % PORCENTAGEM = IGUALDADE ^ EXPONENCIAÇÃO A B C D 1 Produto Vendas (Jan) Vendas (Fev) Total 2 Teclado =B2+C2 3 Mouse =B3+C3 Obs: Toda fórmula no Excel começa com o sinal de igual (=) Para que um cálculo seja automatizado é necessário que se use na fórmula o endereço (posição) dos números a serem calculados. O uso de endereços facilita também na cópia das fórmulas Prioridade dos operadores: Exemplo: 1º EXPONENCIAÇÃO 2º MULTIPLICAÇÃO E DIVISÃO 3º ADIÇÃO E SUBTRAÇÃO A B C D E 1º Alunos Nota1 Nota2 Nota3 Media 2º Maria =(B2+C2+D2)/3 3º Pedro =(B3+C3+D3)/3 10

11 4.2 - Função Uma função é uma fórmula predefinida que realiza cálculos usando valores específicos. Uma das principais vantagens de usar estas funções, é que podemos economizar bastante nosso tempo, pois elas já estão prontas. As partes de uma função Cada função possui uma estrutura, ou seja, uma ordem específica que deverá ser seguida para obter um resultado correto. A lógica básica para criar uma função é: 1) Clique na célula onde deseja a resposta e digite o sinal igual (=); =SOMA(B3:B12) Sinal de Igual Argumentos Nome da função 2) Comece a digitar a função e aparecerá uma lista, clique duas vezes na função desejada e um parêntese será aberto (SOMA, por exemplo, é o nome da função usada para a adição); 3) Selecione os dados que serão usados para a realização do cálculo, feche o parêntese e aperte a tecla ENTER. Dois pontos (:) Cria uma referência sequencial de células. Por exemplo, = MÉDIA(B3:B8) calcula a média do intervalo das célula B3 até B8, ou seja, 6 endereços. Ponto e Vírgula (;) Cria uma referência alternada de células. Por exemplo, =MÉDIA(B3;B5;B7) calcula a média apenas das células indicadas, ou seja, apenas de 3 endereços. Dica: Segure a tecla Control (CTRL) e o ponto e vírgula (;) irá aparecer à medida que se clica nas demais células. 11

12 4.3 - Usando a ferramenta AutoSoma Passo 1: Primeiro selecione a célula em que você deseja ver o resultado. Sugerimos a B10. Passo 2: Na guia Página Inicial, encontre a ferramenta AutoSoma. Clique na seta e selecione a função desejada, em seguida faça a seleção os valores que deseja fazer o cálculo e aperte ENTER. =MÉDIA(B3:B12) Retorna a média de uma referência de números informada. Da mesma forma, pode usar a função MÁXIMO(B3:B12) que retorna o valor máximo ou a função MÍNIMO(B3:B12) que retorna o valor mínimo. =HOJE() Retorna a data do Sistema Operacional, assim todos os dias que abrir a planilha a data será atualizada. 12

13 4.4 - Alça de preenchimento: A alça de preenchimento é utilizada para copiar dados ou preencher células vizinhas com uma série de dados. Arrastando-a, podemos preencher rapidamente o conteúdo das células vizinhas com o mesmo valor. O procedimento pode ser realizado horizontal e verticalmente. A ALÇA DE PREENCHIMENTO também pode criar sequências. Quando pressionamos a tecla CONTROL (CTRL), um pequeno sinal de mais (+) é exibido, haverá um incremento de valor a cada nova célula. Este procedimento funciona com valores numéricos. 13

14 5 Gráficos Gráfico é uma representação dos dados, na forma de figuras geométricas (diagramas), que permite ao leitor ter uma interpretação rápida e objetiva sobre esses dados. 1- Antes de iniciar a construção do gráfico, primeiramente selecione os dados que deseja e clique na GUIA INSERIR. 2 - Escolha a ferramenta GRÁFICOS RECOMENDADOS ou escolha diretamente o gráfico desejado. 3 clique OK Clique onde está escrito Título do Gráfico e digite o que deseja para o título Ao clicar em Alternar Linha/Coluna, a disposição das informações no gráfico mudam com no exemplo da 2ª imagem. 14

15 6 - Configurando a Página e Opções de Impressão Para melhorar a disposição da planilha na página e para IMPRIMIR, clique em ARQUIVO. Clique para iniciar o processo de configuração da página Para centralizar a planilha na página, clique na GUIA MARGENS Escolha se deseja em Retrato ou Paisagem Se a planilha ainda não couber na página, marque a opção AJUSTAR PARA: Marque a opção Horizontal e se desejar marque também a opção Vertical 15

16 7 - Exercícios Teóricos 1- Complete as seguintes afirmações com as palavras mais adequadas. a) Uma tabela no Excel contém e, sendo as linhas identificadas por e as colunas por. b) A interseção de uma linha com uma coluna dá origem a uma. A Posição de uma célula é chamada de. c) Uma ou uma começa sempre com o sinal igual =. 2- No Excel, se em uma célula que deveria conter um valor numérico, resultante de uma fórmula, aparece #####, significa que: a) houve erro na fórmula ou na sua assinatura digital. b) existe uma referência circular. c) a largura da célula não é suficiente para exibir o resultado. d) foi criada uma fórmula em macro. 3- De acordo com os valores da planilha, qual o resultado dos cálculos? a) =B2+C2+D2 b) =B5+C3-B3 c) =B3*D2 d) =C5/B3 e) =C5+B3/10 f) =(C5+B3)/10 16

17 Exercício Prático1 Formatação, fórmulas, configuração da página. 1- Digite os dados nas referidas células conforme a imagem apresenta. 2- Formate a planilha para que fique o mais parecido possível com a imagem abaixo. 3- Faça as fórmulas para que os cálculos sejam automatizados. Dicas para os cálculos: Subtotais: Preço Unitário * Qtd Total: Soma de todos os valores da coluna subtotais Pagamento em 4x sem juros: Total / 4 Obs: Faça apenas o primeiro cálculo e depois use a alça de preenchimento Experimente: Selecione de A3 até D13 e classifique a planilha em ordem crescente pela nome do Produto usando a ferramenta Classificar e Filtrar. 4- Configure a página para que a planilha fique centralizada na página no sentido horizontal. 17

18 Exercício Prático2 Formatação, fórmulas, funções e configuração da página. 1- Digite os dados nas referidas células conforme a imagem apresenta. 2- Formate a planilha para que fique o mais parecido possível com a imagem abaixo. 3- Faça as fórmulas e funções para que os cálculos sejam automatizados. Dicas para os cálculos: Total: Qtde * Preço Unit. Valor Mínimo: Use a função mínimo Valor Total: Use a função Soma Data atual: Use a função hoje Obs: Faça apenas o primeiro cálculo e depois use a alça de preenchimento Experimente: Selecione de A6 até H9 e classifique a planilha em ordem crescente pela Descrição do Produto usando a ferramenta Classificar e Filtrar. 4- Insira uma linha entre a Cadeira giratória e a Mesa para computador e digite valores fictícios para Qtde e Preço Unit dos Fornecedores. 5- Configure a página para PAISAGEM e que a planilha fique centralizada na página tanto no sentido horizontal quanto vertical. 18

19 Exercício Prático3 Formatação, fórmulas, funções, configuração da página e gráficos. 1- Digite os dados e formate a planilha para que fique o mais parecido possível com a imagem abaixo. 2- Use as funções adequadas para que os cálculos sejam automatizados. Dicas para os cálculos: Total semestral: Função Soma Media dos Gastos: Função Média Média semestral: Função Média Maior valor gasto: Função Máximo Total Gasto: Função Soma Menor valor gasto: Função Mínimo Obs: Faça apenas o primeiro cálculo e depois use a alça de preenchimento. Experimente: Selecione de B3 até J10 e classifique a planilha em ordem crescente pelo nome das despesas usando a ferramenta Classificar e Filtrar. 3- Insira um gráfico que represente os gastos de Jan a Jun R$ 1.400,00 R$ 1.200,00 R$ 1.000,00 R$ 800,00 R$ 600,00 R$ 400,00 R$ 200,00 R$ - Despesas 1º Semestre Jan Fev Mar Abr Mai Jun Alimentação Roupas Transporte Água Luz Educação Cartão de crédito Viagens Use a ferramenta Alternar Linha/coluna para mudar a disposição das informações no gráfico 4- Configure a página para PAISAGEM e que a planilha fique centralizada na página tanto no sentido horizontal quanto vertical. 19

20 Experimente! As planilhas podem ser criadas em um mesmo arquivo, como por exemplo: um Controle de Despesas pode ser organizado por meses, um Controle de Notas pode organizado por turmas, etc. Para realizar esse procedimento, clique no que está na parte inferior do programa e uma nova Guia Plan permitirá que faça outra planilha. Não construa a planilha novamente, agilize o procedimento copiando e colando o que etá pronto na nova Plan e assim altere apenas os valores ou dados necessários. Para alterar o nome da Guia, clique com o botão direito nela e escolha Renomear, digite o nome desejado e aperte enter. Da mesma forma, com o botão direito, pode-se excluir ou mudar a cor da guia. 8 - Referência Bibliográfica c9-13d4f1496f