O desconto, em folha de pagamento, do valor correspondente. à participação no PAT cobrada dos trabalhadores

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1 Boletim Manual de Procedimentos Contabilidade Geral Contabilização dos gastos com alimentação dos empregados SUMÁRIO 1. Classifi cação como custo ou despesa 2. Aspectos fi scais 3. Parcela descontada dos empregados 4. Formas de execução do PAT 5. Empresa que fornece tíquetes 6. Empresa que adquire refeições prontas 7. Manutenção de cozinha própria 1. CLASSIFICAÇÃO COMO CUSTO OU DESPESA O fornecimento de alimentação a empregado é um gasto com pessoal, cuja classificação contábil deve ser como despesa operacional, na parte relativa ao pessoal das áreas administrativas e de vendas, e como custo, na parte relativa ao pessoal dos setores de produção de bens ou serviços. 2. ASPECTOS FISCAIS Embora não seja próprio deste Caderno a abordagem de questões fiscais, cabe lembrar que, se a empresa for tributada pelo Imposto de Renda com base no lucro real: a) os gastos incorridos com o fornecimento de alimentação aos empregados são dedutíveis como custo ou despesa operacional, independentemente da existência de Programa de Alimentação do Trabalhador, desde que a alimentação seja fornecida, indistintamente, a todos os empregados (RIR/1999, art. 369); e b) se tiver aderido ao Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), ainda poderá deduzir, diretamente do Imposto de Renda, a parcela O desconto, em folha de pagamento, do valor correspondente à participação no PAT cobrada dos trabalhadores deve ser registrado como recuperação de custos de produção ou despesas operacionais, em conta ou subconta distinta dos grupos ou subgrupos correspondentes aos gastos com o PAT ou a crédito da conta transitória que for utilizada para registro dos gastos do incentivo fi scal, observados os limites e as condições previstas na legislação. A propósito, importa lembrar que, entre as condições para a empresa usufruir do incentivo fiscal, incluise o destaque contábil das despesas do PAT, com subtítulos por natureza de gastos (RIR/1999, art. 586). 3. PARCELA DESCONTADA DOS EMPREGADOS O desconto, em folha de pagamento, do valor correspondente à participação no PAT cobrada dos trabalhadores deve ser registrado como recuperação de custos de produção ou despesas operacionais, em conta ou subconta distinta dos grupos ou subgrupos correspondentes aos gastos com o PAT ou a crédito da conta transitória que for utilizada para registro dos gastos. 4. FORMAS DE EXECUÇÃO DO PAT Para a execução do PAT, a empresa poderá optar por uma das seguintes formas: a) fornecimento de tíquetes ou cupons, adquiridos de empresas especializadas (registradas no PAT), que permitam a aquisição de refeições em restaurantes credenciados ou a aquisição de gêneros alimentícios em estabelecimento comercial; b) aquisição de refeições prontas; c) terceirização da cozinha industrial; d) preparo da alimentação pela própria empresa (manutenção de cozinha industrial); e) fornecimento de alimentação in natura. IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 TC 1

2 5. EMPRESA QUE FORNECE TÍQUETES O fornecimento de tíquetes de refeição é a forma de execução do PAT mais acessível a empresas pequenas e médias. Por esse mecanismo a empresa adquire tíquetes (aceitos por restaurantes e lanchonetes em geral como forma de pagamento) de uma entidade especializada que, além do valor facial dos tíquetes, cobrará uma taxa de administração. Para a preservação do regime de competência na apropriação do gasto, o custo de aquisição dos tíquetes deve, inicialmente, ser registrado em conta de despesas antecipadas (no Ativo Circulante), para ser apropriado, como custo e/ou despesa operacional, no mês em que os tíquetes devam ser utilizados pelos trabalhadores. 5.1 Exemplo Admitamos as seguintes hipóteses: a) a empresa tem seu quadro de funcionários assim dividido: - Setor administrativo Setor comercial Setor industrial Total b) o valor de face dos tíquetes é de R$ 10,00 cada um, e a taxa de administração cobrada é de 10% sobre o valor dos tíquetes; c) em virtude de não haver tíquetes de reserva e para precaver-se de possíveis fl utuações no número a ser distribuído, a empresa adquiriu tíquetes em quantia 5% superior à quantidade necessária estimada. Logo, para um mês com 20 dias úteis, com a distribuição de um tíquete por dia para cada funcionário, temos: funcionários x 20 dias x 1,05 tíquetes = tíquetes - custo dos tíquetes adquiridos no mês: x R$ 10,00... R$ ,00 - valor da taxa de administração cobrada no R$ 2.100,00 mês: 10% de R$ ,00... Distribuição dos tíquetes: Setores Tíquetes Distribuídos 1 Valor total 2 Participação dos 3 Valor Líquido 4 Administração e Vendas R$ ,00 R$ 940,00 R$ 9.400,00 Industrial R$ ,00 R$ 1.060,00 R$ ,00 Totais R$ ,00 R$ 2.000,00 R$ ,00 (1) funcionários x 20 tíquetes (1 para cada dia útil). (2) tíquetes distribuídos x R$ 11,00 (valor de face + 10% de taxa de administração). (3) tíquetes distribuídos x R$ 1,00 (limite de desconto do funcionário por refeição). (4) Valor total menos a participação dos funcionários Contabilização 1) Pelo registro da aquisição dos tíquetes D - Tíquetes de Refeição a Distribuir (Despesas Antecipadas - Ativo Circulante) R$ ,00 - pelo valor dos tíquetes adquiridos = R$ ,00 - pelo valor da taxa de administração = R$ 2.100,00 C - Fornecedores (Passivo Circulante) R$ ,00 2 TC Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - IOB

3 2) Pela apropriação dos tíquetes distribuídos D - Gastos com Pessoal - Alimentação (Despesas Administrativas/Vendas - Conta de Resultado) R$ 9.400,00 D - Gastos com Pessoal - Alimentação (Custos de Produção - Conta de Resultado) R$ ,00 C - Tíquetes de Refeição a Distribuir (Despesas Antecipadas - Ativo Circulante) R$ ,00 3) Pelo desconto em folha de pagamento de salários da participação dos funcionários no custo das refeições D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Tíquetes de Refeição a Distribuir (Despesas Antecipadas - Ativo Circulante) R$ 2.000, Razonetes Fornecedores (Passivo Circulante) ,00 (1) Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) (3) 2.000,00 Tíquetes de Refeição a Distribuir (Despesas Antecipadas - Ativo Circulante) (1) , ,00 (2) 2.000,00 (3) , , ,00 6. EMPRESA QUE ADQUIRE REFEIÇÕES PRONTAS A aquisição de refeições prontas será contabilizada com base no valor da fatura do fornecedor distribuído pela quantidade de refeições servidas correspondentes a cada setor. Observe-se, ainda, que a utilização de refeitório dentro das dependências da empresa ou em prédio separado, alugado ou próprio, gera um gasto adicional que também é apropriável ao custo da alimentação. 6.1 Exemplo Gastos com Pessoal - Alimentação (Despesas Administrativas/Vendas - Conta de Resultado) (2) 9.400,00 Gastos com Pessoal - Alimentação (Custos de Produção - Conta de Resultado) (2) ,00 Tomando-se por base o quadro de funcionários do item anterior e os dados adicionais a seguir, temos: a) distribuição da fatura do fornecedor das refeições: - Refeições... R$ ,00 - Serviços de copa/restaurante... R$ 2.000,00 - Total... R$ ,00 b) distribuição do aluguel ou depreciação no valor mensal de R$ 4.000,00; c) quadro de distribuição dos gastos: Setores Refeições Servidas Fatura do Fornecedor Depreciação ou Aluguel Participação dos Valor Líquido Administração e Vendas R$ ,00 R$ 1.880,00 R$ 940,00 R$ ,00 Industrial R$ ,00 R$ 2.120,00 R$ 1.060,00 R$ ,00 Totais R$ ,00 R$ 4.000,00 R$ 2.000,00 R$ ,00 IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 TC 3

4 6.1.1 Contabilização 1) Pelo registro da fatura do fornecedor R$ ,00 - pelo valor das refeições = R$ ,00 - pelo valor dos serviços = R$ 2.000,00 C - Fornecedores (Passivo Circulante) R$ ,00 2) Pelo registro da depreciação ou aluguel C - Depreciação Acumulada - Bens Imóveis (Ativo Permanente) R$ 4.000,00 Ou C - Contas a Pagar - Aluguéis (Passivo Circulante) R$ 4.000,00 3) Pela apropriação dos gastos com base nas quantidades de refeições servidas D - Gastos com Pessoal - Alimentação (Despesas Administrativas/Vendas - Conta de Resultado) R$ ,00 D - Gastos com Pessoal - Alimentação (Custos de Produção - Conta de Resultado) R$ ,00 C - Alimentação de Empregados (Conta Transitória) R$ ,00 4) Pelo desconto da participação dos funcionários D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Alimentação de Empregados (Conta Transitória) R$ 2.000, Razonetes Fornecedores (Passivo Circulante) ,00 (1) Gastos com Pessoal - Alimentação (Custos de Produção - Conta de Resultado) (3) ,00 Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) (4) 2.000,00 Depreciação Acumulada - Bens Imóveis (Ativo Permanente) ou Contas a Pagar - Aluguéis (Passivo Circulante) 4.000,00 (2) Alimentação de Empregados (Conta Transitória) (1) ,00 Gastos com Pessoal - Alimentação (Despesas Administrativas/Vendas - Conta de Resultado) (3) ,00 (2) 4.000, ,00 (3) ,00 (4) , , TC Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - IOB

5 7. MANUTENÇÃO DE COZINHA PRÓPRIA A manutenção de cozinha própria requer um controle contábil específi co dos gastos com a alimentação do trabalhador, que deve obedecer ao sistema de custeio tradicional, por absorção, no qual a empresa mantém estoques de alimentos e irá apropriá-los, juntamente com outros gastos como depreciação, mãode-obra, material de limpeza etc., à medida que forem consumidos. 7.1 Estoque de alimentos A compra de alimentos será registrada em conta própria de estoques no Ativo Circulante, em contrapartida às contas de fornecedores. A baixa desses estoques pode ser feita por partida mensal mediante a soma das requisições do período. Os alimentos perecíveis de consumo imediato, ou que tenham programação de entrega no dia do preparo para o consumo, podem ser apropriados diretamente ao custo das refeições. 7.2 Grupo de contas específico De forma similar à contabilização dos custos de produção, a empresa pode utilizar um grupo ou subgrupo de contas transitório no resultado que seja subdividido em contas analíticas por espécie de gasto e, ao fi nal de cada mês, transferir mediante apontamentos os valores das refeições servidas para custo de produção de bens ou serviços e para despesas operacionais. Grupo de contas sugerido: 5.X ALIMENTAÇÃO DE EMPREGADOS 5.X.01 Alimentos e Ingredientes 5.X.02 Depreciações 5.X.03 Energia Elétrica/Água 5.X.04 Mão-de-Obra 5.X.04.1 Salários 5.X.04.2 INSS 5.X X.05 5.X.06 5.X.07 5.X.90 5.X.91 5.X Exemplo FGTS Material de Limpeza/Higiene Outros Gastos Transporte de Refeições (-) Transferência para Custo de Produção (-) Transferência para Despesas (-) Participação dos Trabalhadores nos Gastos Admita-se a seguinte situação: Gastos com o serviço de alimentação do mês de março/20x1: a) consumo de alimentos estocados: - Estoque no início do mês... R$ 2.280,00 - Compras do mês... R$ 2.500,00 - Estoque no fi nal do mês... (R$ 1.500,00) - Consumo no mês... R$ 3.280,00 Nota Para simplifi cação do exemplo, não discriminamos os alimentos por espécie, nem abrimos fi chas de controle de estoques para cada item. Porém cada empresa deve aferir sua necessidade de controle. b) alimentos perecíveis adquiridos no mês = R$ 1.140,00 c) gastos com mão-de-obra e encargos sociais: - Salários e ordenados... R$ 2.000,00 - INSS*... R$ 520,00 - FGTS*... R$ 160,00 R$ 2.680,00 (*) Valores hipotéticos. d) outros gastos: - Depreciação... R$ 4.000,00 - Consumo de energia elétrica... R$ 500,00 - Consumo de água... R$ 200,00 - Material de limpeza... R$ 200,00 R$ 4.900, Contabilização 1) Pelo registro da compra de alimentos D - Estoque de Alimentos (Ativo Circulante) C - Fornecedores (Passivo Circulante) R$ 2.500,00 IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 TC 5

6 2) Pelo registro da baixa do estoque dos alimentos consumidos no mês C - Estoque de Alimentos (Ativo Circulante) R$ 3.280,00 3) Pelo registro da aquisição dos alimentos de consumo imediato C - Fornecedores (Passivo Circulante) R$ 1.140,00 4) Pelos registros dos gastos com mão-de-obra e encargos sociais C - Salários a Pagar (Passivo Circulante) R$ 2.000,00 C - INSS a Pagar (Passivo Circulante) R$ 520,00 C - FGTS a Pagar (Passivo Circulante) R$ 160,00 5) Pelo registro da depreciação do mês C - Depreciação Acumulada (Ativo Imobilizado) R$ 4.000,00 6) Pelo registro do consumo de água e energia elétrica no mês C - Contas a Pagar - Energia Elétrica/Água (Passivo Circulante) R$ 700,00 7) Pelo registro do material de limpeza utilizado no mês C - Almoxarifado - Material de Limpeza/Higiene (Ativo Circulante) R$ 200,00 Vejamos, no balancete, o grupo Alimentação de Empregados após os lançamentos de todos os gastos incorridos no mês: Contas Saldo Anterior Débito Crédito Saldo Atual ALIMENTAÇÃO DE EMPREGADOS Alimentos e Ingredientes R$ 0,00 R$ 4.420,00 R$ 0,00 R$ 4.420,00 Depreciações R$ 0,00 R$ 4.000,00 R$ 0,00 R$ 4.000,00 Energia Elétrica/Água R$ 0,00 R$ 700,00 R$ 0,00 R$ 700,00 Mão-de-obra Salários R$ 0,00 R$ 2.000,00 R$ 0,00 R$ 2.000,00 INSS R$ 0,00 R$ 520,00 R$ 0,00 R$ 520,00 FGTS R$ 0,00 R$ 160,00 R$ 0,00 R$ 160,00 R$ 0,00 R$ 2.680,00 R$ 0,00 R$ 2.680,00 Material de Limpeza/Higiene R$ 0,00 R$ 200,00 R$ 0,00 R$ 200,00 (-) Transferência para Custo de Produção R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 (-) Transferências para Despesas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 (-) Participação dos Trabalhadores nos Gastos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ ,00 R$ 0,00 R$ ,00 6 TC Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - IOB

7 Como podemos observar no balancete, o custo total das refeições servidas no mês foi de R$ ,00. Para a apropriação desse valor como custo ou despesa operacional, é necessário efetuar a distribuição com base nos apontamentos das quantidades de refeições servidas e de empregados por departamento, além de lançar a participação dos empregados no custo. Utilizando os dados apresentados nos exemplos anteriores, temos o seguinte quadro: Setores Refeições Servidas Valor Total Participação dos Valor Líquido Administração e Vendas R$ 5.640,00 R$ 940,00 R$ 4.700,00 Industrial R$ 6.360,00 R$ 1.060,00 R$ 5.300,00 Totais R$ ,00 R$ 2.000,00 R$ , Contabilização da distribuição das refeições 1) Pelo registro dos gastos em despesa operacional com base na quantidade de refeições servidas ao pessoal dos setores administrativos e de vendas D - Gastos com Pessoal - Alimentação (Despesas Administrativas/Vendas - Conta de Resultado) C - Alimentação de Empregados (Conta Transitória) R$ 4.700,00 2) Pelo registro dos gastos em custos de produção com base na quantidade de refeições servidas ao pessoal do setor industrial D - Gastos com Pessoal - Alimentação (Custos de Produção - Conta de Resultado) C - Alimentação de Empregados (Conta Transitória) R$ 5.300,00 3) Pelo registro do desconto da participação dos funcionários no custo das refeições, com base na folha de pagamento de salários do mês D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Alimentação de Empregados (Conta Transitória) R$ 2.000,00 Vejamos como fi cou no balancete o grupo de contas transitórias Alimentação de Empregados ao fi nal dos registros: Contas Saldo Anterior Débito Crédito Saldo Atual ALIMENTAÇÃO DE EMPREGADOS Alimentos e Ingredientes R$ 0,00 R$ 4.420,00 R$ 0,00 R$ 4.420,00 Depreciações R$ 0,00 R$ 4.000,00 R$ 0,00 R$ 4.000,00 Energia Elétrica/Água R$ 0,00 R$ 700,00 R$ 0,00 R$ 700,00 Mão-de-obra Salários R$ 0,00 R$ 2.000,00 R$ 0,00 R$ 2.000,00 INSS R$ 0,00 R$ 520,00 R$ 0,00 R$ 520,00 FGTS R$ 0,00 R$ 160,00 R$ 0,00 R$ 160,00 R$ 0,00 R$ 2.680,00 R$ 0,00 R$ 2.680,00 Material de Limpeza/Higiene R$ 0,00 R$ 200,00 R$ 0,00 R$ 200,00 (-) Transferência para Despesas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 4.700,00 (R$ 4.700,00) (-) Transferências para Custo de Produção R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 5.300,00 (R$ 5.300,00) (-) Participação dos Trabalhadores nos Gastos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 2.000,00 (R$ 2.000,00) R$ 0,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ 0,00 IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 TC 7

8 Escrituração contábil - Síntese dos métodos e critérios previstos legalmente 1. CRITÉRIOS GERAIS DE ESCRITURAÇÃO A escrituração contábil deverá ser mantida em registros permanentes, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, devendo ser observados métodos e critérios contábeis uniformes no tempo, com obediência às disposições legais pertinentes e aos princípios de contabilidade geralmente aceitos (Princípios Fundamentais de Contabilidade). As mutações patrimoniais serão registradas segundo o regime de competência. Os registros devem ser feitos com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas ou transporte para as margens. Os erros cometidos serão corrigidos por meio de lançamentos de estorno. A individuação da escrituração compreende, como elemento integrante, a consignação expressa, no lançamento, das características principais dos documentos ou papéis que lhe deram origem. Na escrituração comercial é admitido o uso de códigos de números ou de abreviaturas, desde que estes constem de livro próprio, revestidos das formalidades a que estão sujeitos os livros comerciais. Os registros contábeis que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária, relativos à determinação do lucro real, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fi scal, constar da escrituração comercial ou forem diferentes dos lançamentos dessa escrituração, serão feitos apenas no Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur). A escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises e mapas demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista legalmente habilitado. 2. O QUE DISPÕE O CÓDIGO CIVIL Os arts a do Código Civil (Lei n o /2002) dispõem sobre as normas de escrituração do empresário e da sociedade empresária. De acordo com o Código Civil, com exceção do empresário rural e do pequeno empresário, o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o livro Diário, que pode ser substituído por fi chas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Ressalta-se que a adoção dessas fi chas não dispensa o uso de livro apropriado para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico. O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fi chas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, desde que observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para todos os registros. Tal livro Balancetes Diários e Balanços será escriturado de modo que registre: a) a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários; b) o balanço patrimonial e o de resultado econômico, no encerramento do exercício, devendo o balanço patrimonial exprimir, com fi delidade e clareza, a situação real da empresa e indicar, distintamente, o Ativo e o Passivo. Essas disposições a respeito de métodos e critérios de escrituração contábil constam dos seguintes dispositivos legais: Código Civil (Lei n o /2002), arts a 1.195; Lei n o 6.404/1976, art. 177; Decreto-lei n o 486/1969, art. 2 o ; Decreto n o /1969, art. 2 o ; RIR/1999, arts. 251 a 274; e Resoluções CFC n o s 563/1983, 790/1995 e 848/1999, que tratam da Norma Brasileira de Contabilidade - NBC T Das Formalidades da Escrituração Contábil. 8 TC Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - IOB