Parte II Técnicas Contábeis

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1 Parte II Técnicas Contábeis Técnicas Contábeis Funções da Contabilidade As principais funções da Contabilidade são: registrar, organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as modificações do patrimônio em virtude da atividade econômica ou social que a empresa exerce no contexto econômico. Registrar: todos os fatos que ocorrem e podem ser representados em valor monetário; Organizar: um sistema de controle adequado à empresa; Demonstrar: com base nos registros realizados, expor periodicamente por meio de demonstrativos, a situação econômica, patrimonial e financeira da empresa; Analisar: os demonstrativos podem ser analisados com a finalidade de apuração dos resultados obtidos pela empresa; Acompanhar: a execução dos planos econômicos da empresa, prevendo os pagamentos a serem realizadas, as quantias a serem recebidas de terceiros, e alertando para eventuais problemas. Para que isso ocorra, primeiramente é necessário registrar todas as operações que ocorrem na empresa tais como compras, vendas, recebimentos, pagamentos, etc. Assim, o 1º passo é registrar, ou seja, contabilizar todas as operações da Entidade. O Registro das operações é executado no Livro Diário e em seguida no Livro Razão da qual estudaremos mais adiante. Os sistemas de controles deverão ser escolhidos pelo contabilista, pois serão como uma regra para desenvolver as técnicas contábeis bem como compreender o patrimônio de qualquer Entidade. E após a escolha do sistema de controle, que poderá ser manual, mecânico ou computadorizado, terão rotinas idênticas e constantes para que não haja inconformidade da informação. 21

2 Livro Diário Exemplo: Livro Diário: contém a escrituração contábil, ou seja, os registros devidamente documentados, conciliados de forma completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens conforme Decreto nº /69 e DL 486/69. Este livro deve ser registrado na Junta Comercial quando em papel conforme IN DNRC nº. 65/97. Entretanto as pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real farão a entrega da ECD Escrituração Contabil Digital, sendo o livro registrado eletronicamente conforme IN RFB nº. 787/07. Livro Diário Empresa: COI Consultoria Exercício: 01/01/2010 a 31/12/2010 Data: DD/ MM / AAAA * Débito Credito D Conta devedora... Valor R$ C Conta Credora... Valor R$ Histórico: Detalhes da informação e documentação ou norma. Exemplo: D Banco Conta Movimento ,00 C Receita com Vendas de Mercadoria ,00 DD= Dia; MM= Mês; AAAA= Ano. Responda: O que contém o Livro Diário e para que serve? 22

3 Livro Razão Exemplo: Livro Razão: contém toda escrituração contábil por elementos patrimoniais, de resultado, dentre outros, que possam existir. Sua origem é o Livro Diário. O Livro Razão tem as mesmas formalidades do Livro Diário, porém não tem obrigatoriedade de registro quando em papel. Porem as pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real fará a entrega da ECD Escrituração Contabil Digital, sendo o livro Razão auxiliar registrado eletronicamente conforme IN RFB 787/07. Empresa: COI Consultoria Período: 01/01/2010 a 31/12/2010 Razão Analítico Conta: Bancos Cta. Movimento Banco do Brasil S/A Data Histórico da Operação Débito Crédito Saldo 01/01/2010 Saldo Inicial 1.000,00 D 02/03/2010 Depósito 1500, ,00 D 02/06/2010 Cheque nº , ,00 D Totais 500,00 200, ,00 D Responda: O que contém o livro Razão? 23

4 Escrituração de fatos contábeis Os fatos contábeis deverão ser escriturados no Livro Diário e deverá atender a NBC T 2 : NBC T 2 DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL NBC T DAS FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico A escrituração será executada: a) em idioma e moeda corrente nacionais; b) em forma contábil; c) em ordem cronológica de dia, mês e ano; d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens; e)com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos. Além dos requisitos destacados, o Livro Diário deverá conter o termo de Abertura e de Termo de Encerramento com as informações da empresa, exercício, responsáveis, conforme segue modelo abaixo: Modelo de Termo de Abertura LIVRO DIÁRIO Número de Ordem TERMO DE ABERTURA Contém o presente livro ( número por extenso) páginas tipograficamente numeradas, compondo o livro diário número ( número por extenso) da empresa sita à Rua cidade Estado, com seu contrato social arquivado na Junta Comercial deste Estado sob número em, inscrita no CNPJ sob número. Local e data: Nome e Assinatura do Administrador CPF: Nome, CRC e Assinatura do Contabilista 24

5 Modelo de Termo de Encerramento LIVRO DIÁRIO Número de Ordem TERMO DE ENCERRAMENTO Contém o presente livro ( número por extenso) páginas tipograficamente numeradas, compondo o livro diário número ( número por extenso) das operações compreendidas no período de / / a / /, da empresa sita à Rua cidade Estado, com seu contrato social arquivado na Junta Comercial deste Estado sob número em, inscrita no CNPJ sob número. Local e data: Nome e Assinatura do Administrador CPF: Nome, CRC e Assinatura do Contabilista 25

6 Modelo Termo de Abertura do Livro Razão LIVRO RAZÃO Número de Ordem TERMO DE ABERTURA Contém o presente livro ( número por extenso) páginas tipograficamente numeradas, compondo o livro razão número ( número por extenso) da empresa sita à Rua cidade Estado, com seu contrato social arquivado na Junta Comercial deste Estado sob número em, inscrita no CNPJ sob número. Local e data: Nome e Assinatura do Administrador CPF: Nome, CRC e Assinatura do Contabilista Modelo termo de Encerramento do Livro Razão LIVRO RAZÃO Número de Ordem TERMO DE ENCERRAMENTO Contém o presente livro ( número por extenso) páginas tipograficamente numeradas, compondo o livro razão número ( número por extenso) das operações compreendidas no período de / / a / /, da empresa sita à Rua cidade Estado, com seu contrato social arquivado na Junta Comercial deste Estado sob número em, inscrita no CNPJ sob número. Local e data: Nome e Assinatura do Administrador CPF: Nome, CRC e Assinatura do Contabilista 26

7 Escrituração Contábil De acordo com as normas apresentadas pela Resolução CFC nº /11, a escrituração tem suas formalidades intrínsecas (internas) e as extrínsecas (externas). A seguir serão apresentadas diversas formas de contabilizações de fatos contábeis das quais não alcança todas as rotinas necessárias, mas forte base para conhecimento do leitor. Partidas Dobradas Para desenvolver a escrituração contábil são adotados pela Contabilidade o Método das Partidas Dobradas. Esse método tem como conceito que um registro de qualquer operação que ocorra na Entidade implica em um ou mais débito(s) e corresponde automaticamente em um ou mais credito(s). Observando o tratado, segue o exemplo hipotético: Imagine que você vai a uma padaria comprar pães. Ao chegar na padaria você diz: Por favor dez pãezinhos. O colaborador da padaria entrega a você os pães e você se dirige ao Caixa para pagar o que deseja levar para sua residência. No Caixa você entrega o valor dos pães para poder levar os mesmos. 27

8 Parece simples o exemplo não é? Mas é uma operação contábil clássica. Imagine que você seja a Empresa EU MESMO S.A. e a padaria o fornecedor de pães. Observe ainda que entrou para o seu patrimônio, ou seja, para seu estoque os pães e saiu do seu patrimônio dinheiro do seu bolso. Assim, chegamos a um entendimento que toda entrada tem sua contrapartida: a saída e vice versa. Exemplo disso são as operações de qualquer Entidade (pessoa física ou jurídica). Comprou máquinas, então entrou ativo na Entidade, e como será ou foi pago? Só poderá ser a vista ou a prazo, assim concluímos que a saída nesse caso foi a escolha entre a vista e/ou a prazo. 28

9 Débito, Crédito e Saldo. Débito: as contas com naturezas devedoras representam aplicações de recursos com objetivo de retorno. NOTA: São exemplos de contas de natureza devedora todos os bens, direitos, despesas e custos. Assim, ao observar o Balanço Patrimonial afirmamos que todo o ATIVO É DEVEDOR. Em contrapartida, ao observar a DRE todas as Despesas e Custos são de natureza devedora. D Caixa C 1000 Natureza devedora, neste caso, representa um bem e é do Ativo. Crédito: as contas com natureza credora representam as origens de recursos. NOTA: São exemplos as obrigações, o patrimônio líquido e as receitas. Assim, ao observar o Balanço Patrimonial afirmamos que todo o PASSIVO É CREDOR. 29

10 Em contrapartida, ao observar a DRE todas as Receitas são de natureza credora. D Fornecedor C Natureza credora, representa uma obrigação e é do Passivo. Saldo de Conta É a diferença entre o valor do débito e o valor do crédito sendo que o resultado poderá ser devedor, credor ou nulo. Em análise, a informação acima se rege pela regra: a) Quando o saldo do débito for maior que o saldo do crédito o saldo será DEVEDOR, ou seja, D < C. b) Quando o saldo do crédito for maior que o saldo do débito o saldo será CREDOR, ou seja, D > C. Quando o saldo do débito for igual ao saldo do crédito o saldo será NULO, ou seja, D = C. 30

11 Exemplo: D Apuração do Resultado C Soma: Soma: Saldo D C = Observe que o crédito é maior, assim o saldo da conta é CREDOR. Lançamento Contábil e o mecanismo do débito e do Crédito. Para registrar um fato necessário, como já estudado, uma aplicação e uma origem, ou seja, um OU MAIS DÉBITO(S) E UM OU MAIS CRÉDITO(S), e essas classificações provocam modificação na composição patrimonial bem como no resultado do exercício. As contas do ATIVO são aumentadas quando debitadas, pois sua natureza é devedora e são diminuídas quando creditadas. Exemplo: Aumento de numerários em caixa é débito e pagamento a vista de uma despesa com dinheiro do caixa é crédito. Assim também acontecem com as despesas e custos, pois, quando aumentadas, são débito e diminuídas, são créditos. Já as contas do PASSIVO são aumentadas quando creditadas, pois sua natureza é credora, indicando origem. Já a diminuição das contas do Passivo são devedoras. Exemplo compra a prazo de mercadorias, assim a origem será Fornecedores, sendo essa conta aumentada, assim aumenta o crédito. Quando há o pagamento ao fornecedor, a diminuição desse valor é débito. Assim também são as receitas, que quando aumentadas são créditos e quando diminuídas são débitos. 31

12 Resumo sobre Débito e Crédito Para o saldo Para o saldo SALDO AUMENTAR DIMINUIR Ativo (bens e direitos) D D C Passivo (obrigações e C C D exigibilidades) Patrimônio Líquido C C D Despesas D D C Custos D D C Receitas C C D Contas retificadoras (Ativo) C C D Contas retificadoras (Passivo / PL) D D C Livro Diário, Livro Razão e o Relatório Balancete de Verificação Para efetuar um lançamento devemos: 1) Analisar a ordem cronológica, ou seja, o dia, o mês e ano da operação. Exemplo: a operação é do dia 10/07/2010, assim deverá ser: 10 de julho de ) Analisar quais contas estão envolvidas no processo; Exemplo: Compra de mercadorias a vista. Assim temos: Estoques de mercadorias Caixa/Banco 3) Analisar a natureza da operação, ou seja, as contas são do Ativo, do Passivo, do PL, ou de Resultado (Despesa, Receita ou Custo), bem como qual delas são devedoras e qual dela são credoras. 32

13 No exemplo acima, o Estoque é conta do ativo, portanto devedor e a conta caixa também são do Ativo, porém, diminui o seu valor, assim crédito. D - Estoques de Mercadorias C - Caixa/Banco 4) Por fim contar o que aconteceu no fato com base em documentos probatórios, citando a fonte legal da operação. Ressaltamos que o histórico é algo que a empresa poderá criar padrões de escrita, mas sempre ligado a ocorrência dos fatos. Exemplo: Histórico: Compra de mercadorias para o Estoque conforme nota fiscal nº , com pagamento à vista no valor de R$ 5.000,00. Exemplo inteiro conforme explicação acima: Empresa Contabilizando Sucesso Ltda inicia sua atividade em 01/07/2010. Contrato social apresenta capital subscrito de R$ ,00 e integralização de 100% no dia 02/07/ ) Data: 01/07/2010 D - Capital Social a integralizar C - Capital Social Subscrito Valor: R$ ,00 Hist.: Pela Subscrição de capital conforme contrato social. 2) Data 02/07/2010 D - Banco X C - Capital Social a integralizar Valor R$ ,00 Hist.: Pela integralização do capital conforme documento bancário. Em seguida a empresa comprou estoques no valor de $ 5.000,00, no dia 10/07/2010 conforme NF 123: 3) Data: 10/07/2010. D - Estoques de Mercadorias C - Banco X Valor: R$ 5.000,00 Hist.: Compra de mercadorias conforme nota fiscal nº com pagamento à vista. O exemplo acima trata claramente como deverão ser feitos os lançamentos no Livro Diário. Portanto todas as informações no Livro diário deverão seguir as regras da Resolução CFC nº /11. 33

14 Em tempo, o Livro Razão absorve as informações do Livro Diário para que possa controlar as contas. Para assim desenvolver bastará abrir um razão de cada conta apresentada no lançamento e colocar os seus saldos, ora se devedor no débito, e se credor, no crédito. Exemplo em razonete: D Cap. Soc. a integ. C D Cap. Subscrito C (1) (2) (1) D Estoques C D Banco X C (3) 5000 (2) (3) Observe que o Estoque de Mercadorias apresentava a Débito o valor hipotético de R$ no lançamento contábil e no Livro Razão idem. O mesmo ocorre com a conta caixa, da qual no lançamento está a crédito, portanto no Livro Razão idem. Balancete de Verificação Depois de efetuados os lançamentos no Livro Diário e no Livro Razão o contabilista deverá apurar os saldos de todas as contas. Conforme já mencionado, obtém-se o saldo de uma determinada conta pela diferença entre o total dos débitos e o total dos créditos. O método das partidas dobradas apresenta o conceito que para todo débito existe um crédito de igual valor assim os saldos de todas as contas devedoras serão iguais aos saldos de todas as contas credoras. 34

15 O relatório denominado Balancete de Verificação do Livro Razão apresenta a relação de cada saldo das contas envolvidas em determinado exercício. Para tanto, basta apurar os saldos das contas no Livro Razão e transferi-los para o Balancete de verificação. Exemplo: Balancete de Verificação Empresa: COI Consultoria Contas Devedora Credora Saldo D/C Capital Social a Integralizar ,00 - Cap. Soc. Subsc C Banco X D Estoques D O Principal objetivo do balancete de verificação é o de observar, testar e verificar se o método das partidas dobradas está de maneira adequada, bem como encontrar possíveis falhas na interpretação dos fatos antes de executar o encerramento das contas de resultado. O Balancete de Verificação é tratado na NBC T 2.7, conforme segue: 01. O balancete de verificação do razão é a relação de contas com seus respectivos saldos, extraída dos registros contábeis em determinada data. 02. O grau de detalhamento do balancete deverá ser consentâneo com sua finalidade. 03. Os elementos mínimos que devem constar do balancete são: a) identificação da Entidade; b) data a que se refere; c) abrangência; d) identificação das contas e respectivos grupos; e) saldos das contas, indicando se devedores ou credores; f) soma dos saldos devedores e credores. 04. O balancete que se destinar a fins externos à Entidade deverá conter nome e assinatura do contabilista responsável. 05. O balancete deve ser levantado no mínimo mensalmente. 35