Q&A sobre a Implementação de Sistemas de Gestão de IDI, de acordo com os requisitos da Norma Portuguesa 4457:2007

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1 Q&A sobre a Implementação de Sistemas de Gestão de IDI, de acordo com os requisitos da Norma Portuguesa 4457:2007 (Gestão da Investigação, Desenvolvimento e Inovação (IDI) Requisitos do sistema de gestão da IDI)

2 Requisitos do Sistema de Gestão de IDI Generalidades Qualquer organização pode certificar um sistema de gestão de IDI, mesmo quando não tem actividades de investigação, desenvolvimento e inovação? Não. A norma (NP 4457:2007) tem como objectivo o aumento da eficácia do desempenho inovador da organização, sendo aplicável a qualquer tipo de organização. Contudo, a certificação acreditada de um sistema de gestão de IDI implica a demonstração da existência de actividades de inovação, incluindo a demonstração de evidências de inovação de produto (bens ou serviços), de processo, de marketing ou organizacional. Existem âmbitos de sistemas de gestão, como por exemplo coordenação, gestão e execução de projectos de I&D de âmbito nacional e comunitário, que, desde logo, evidenciam a inexistência de inovação, como descrita anteriormente, e nessa perspectiva, não são passíveis de certificação acreditada. E se a organização apenas consegue demonstrar inovação ao nível da própria empresa? Tal como referido no preâmbulo da Norma, pretende-se que as organizações melhorem o seu desempenho, com ênfase no seu sistema de gestão da investigação, desenvolvimento e inovação (IDI) como método fundamental de criar conhecimento e de o transformar em riqueza económica e social. Assim, as organizações devem cumprir um conjunto de requisitos normativos que lhe permitam a geração de valor e aumento de competitividade, sendo expectável que, para efeitos de diferenciação num mercado alargado, a inovação demonstrada pela organização não se cinja a inovações que se situem no patamar mínimo de exigência ou seja o de apenas novo para a organização. A COTEC recomenda esta orientação de modo a que a certificação garanta efectivamente uma mais valia para a empresa e que o uso da marca de certificação não conduza a situações enganosas levantando dúvidas sobre as efectivas capacidades de inovar da organização certificada. A minha organização tem actividades de desenvolvimento e inovação. Contudo apenas recorre a investigação de modo pontual e recorrendo a parcerias. É passível de ser certificada? Sim. O modelo de interacções em cadeia um modelo para a economia do conhecimento reconhece que as organizações inovadoras podem obter do exterior o conhecimento de que necessitam para inovar. Logo, a organização, através da gestão da interface tecnológica e de actividades como a vigilância, a cooperação e previsão tecnológicas deve identificar e avaliar o conhecimento existente relevante para o cumprimento da sua política e objectivos. 2

3 As actividades de investigação identificadas como necessárias pela organização podem ser levadas a cabo com recursos internos ou externos à organização. Como devo definir o âmbito das actividades de investigação, desenvolvimento e inovação? O âmbito das actividades de IDI decorre das orientações estratégicas da organização, da política e dos seus objectivos. Embora pela sua natureza a inovação não se possa restringir, devendo ser considerados todos os tipos de inovação (bens e serviços, processos, marketing e organizacional), é expectável que as actividades de IDI da organização estejam ligadas aos bens e serviços por ela fornecidos. Para efeitos da explicitação do âmbito, na certificação acreditada, o mesmo deve referir claramente os bens e serviços que a organização abrange no seu sistema de gestão de IDI. Assim, recomenda-se ainda que a organização explicite no seu âmbito as componentes aplicáveis em termos de Investigação, Desenvolvimento e Inovação. Por exemplo: Desenvolvimento e Inovação no sector da construção civil e obras públicas, Inovação na produção de componentes têxteis para a indústria automóvel, Investigação, Desenvolvimento e Inovação na produção de medicamentos, Desenvolvimento e Inovação de software hospitalar. Os seguintes âmbitos I&D para a indústria automóvel, desenvolvimento de soluções em energia, desenvolvimento de software são exemplos de âmbitos vagos. Uma organização pode excluir algum tipo de inovação por considerar não aplicável? Não. Contudo, a extensão da aplicação dos quatro tipos de inovação depende de diversos factores tais como a política de IDI; dimensão e complexidade da organização, sector em que se insere, sua posição na cadeia de valor, tipo de bens e produtos fornecidos, entre outros. Uma organização que não consiga evidenciar resultados inovadores nos quatro tipos de inovação pode ser certificada? Sim, desde que a política e o sistema de gestão de IDI abranjam os quatro tipos de inovação. Numa fase inicial de implementação do sistema, é aceitável, para efeitos de certificação acreditada, que ainda não existam projectos ou evidências de resultados inovadores em todos os tipos de inovação como é frequentemente o caso da inovação organizacional ou de marketing. Com o desenvolvimento e amadurecimento do sistema de gestão da inovação é expectável que a organização apresente resultados nos quatro tipos de inovação. Uma organização que não tenha concluído qualquer Projecto IDI pode ser certificada? Sim. A existência de um sistema de gestão de inovação pressupõe que a organização cumpre um conjunto de requisitos que lhe permitem potenciar o seu desempenho inovador. Os projectos de IDI constituem um dos pilares das actividades de inovação, podendo, no entanto, dependendo da sua natureza e do domínio científico-tecnológico abrangido, ter uma duração variável pelo que poderá ocorrer a implementação, e certificação, de um SGIDI que enquadre projectos em curso mas ainda não concluídos. Por outro lado, caso a organização assim o entenda, pode ainda recuperar o seu histórico de projectos de IDI 3

4 para o SGIDI, procurando, desse modo, avaliar os seus resultados e dinamizar a gestão do conhecimento existente na organização. 4.2 Responsabilidades da Gestão Num sistema de gestão integrado, a política de IDI deve ser documentada de forma autónoma de outras políticas da organização? A norma NP 4457:2007 é uma norma compatível com outras normas de gestão. Independentemente do modo como é documentada, a política de IDI deve explicitar claramente as intenções e princípios da organização de modo inequívoco. (exemplo de política vaga: Ser uma organização inovadora no século XXI com o objectivo de manter a competitividade e a diferenciação ). Ao decidir documentar a política, de forma isolada ou partilhada com outras políticas, a organização deve reflectir sobre o modo mais eficaz de a comunicar. A política deve documentar os objectivos e metas para IDI? Não. A política estabelece orientações e princípios de carácter geral que enquadram a definição dos objectivos e das metas que dela decorrem, sendo uma peça de comunicação interna e eventualmente externa. Os objectivos e metas têm uma natureza operacional, de divulgação restrita e revisão periódica frequente, pelo que devem ser documentados separadamente da política. Como podemos avaliar o envolvimento da gestão de topo no sistema? As responsabilidades da gestão de topo estão estabelecidas na subcláusula Se algumas delas são passíveis de ser avaliadas através da documentação do sistema e da evidenciação de registos (exemplo: política, nomeação do representante, registos de revisão periódica), outras só podem ser avaliadas através da recolha de informação em entrevista. A finalidade última do auditor é obter confiança no alinhamento da política e objectivos de IDI e a estratégia da organização o que implica, em sede de auditoria, obter o testemunho da gestão de topo sobre o modo como cria condições para a promoção da cultura de inovação, criatividade interna e gestão do conhecimento, o modo como aprova e disponibiliza os recursos necessários e como actua face aos resultados do sistema de gestão de IDI. O testemunho obtido deve ser complementado com a avaliação de evidências documentadas A organização deve ter um orçamento para as suas actividades de IDI? A norma requer que a organização, através da gestão de topo ( ) aprove e disponibilize os recursos necessários, ( ) financeiros. Não é considerada boa prática que a alocação de recursos, entre os quais os financeiros necessários para as actividades de IDI não esteja documentada. É expectável (embora possam existir outras práticas) que a organização aprove e disponibilize os recursos de IDI através do orçamento, ou seja do mesmo modo 4

5 que disponibiliza recursos para outras actividades, embora o possa fazer de modo diferente. A alocação de recursos às actividades de IDI deve ser consistente com a política e os objectivos estratégicos. Sugere-se ainda que as organizações procurem, sempre que aplicável, avaliar o seu desempenho em termos de inovação, como é o caso do innovation scoring, ou demonstrem a afectação desses recursos a actividades de IDI através da ligação que fazem a mecanismos de incentivos neste domínio, como por exemplo o SIFIDE Planeamento da Investigação, Desenvolvimento e Inovação As interfaces tecnológicas, de mercado e organizacional terão de ser estruturas formais na organização? Não necessariamente. A norma requer, no ponto Gestão das Interfaces e da Produção do Conhecimento que a organização defina e documente as responsabilidades e autoridades dos colaboradores/áreas da organização que asseguram as diferentes interfaces. Na cláusula Responsabilidades e Autoridades a norma requer que as atribuições, responsabilidades e autoridades sejam definidas, documentadas e comunicadas. A NP 4457:2007 não prescreve nenhum tipo de estrutura formal para a gestão de IDI competindo à organização estabelecer as estruturas que considere adequadas, documentando-as. A organização deve definir processos de comunicação externa no âmbito das suas actividades de IDI? Sim. Tal como preconizado no modelo de interacções em cadeia, um modelo de inovação para a economia do conhecimento e referido na cláusula Gestão das interfaces e da produção do conhecimento uma organização com uma abordagem sistematizada à gestão da inovação necessita de comunicar com o exterior e o interior da organização. A cláusula Comunicação vem requerer que os processos de comunicação estabelecidos abranjam a comunicação interna e externa. Sendo a norma uma abordagem sistémica, os diferentes elementos inter relacionam-se entre si pelo que é expectável que os processos de comunicação externa e interna estejam fortemente interligados com a gestão das interfaces. Para obter e manter a certificação qual o número de projectos inovadores e com que frequência se devem lançar novos projectos? Não existe um número mínimo ou periodicidade, tudo dependendo do sector em que a organização opera, assim como dos seus objectivos e de outros factores, tal como a evolução do negócio, da tecnologia, do conhecimento inerente aos seus produtos, entre outros. É expectável que os resultados do sistema de gestão de IDI, em que se incluem os resultados de inovação, e o lançamento de novos projectos estejam consonantes com a política e os objectivos estratégicos da organização no contexto do sector/mercado em que opera. 5

6 Uma organização que pretenda certificar o seu sistema de gestão de IDI deve seguir a NP 4458:2007- Sistemas de gestão de IDI. Requisitos de um projecto de IDI para organizar os seus projectos de IDI? Não é um requisito. A norma NP 4457:2007 apenas tem como referência a NP 4456:2007, o que significa que a terminologia utilizada na norma tem o significado explicitado na NP 4456:2007. Para além desta norma não existe nenhuma referência ou obrigação de utilizar outras normas ou outra documentação, pelo que em auditorias de terceira parte a NP 4458:2007 não é um critério de auditoria. Contudo a organização pode adoptar a NP 4458:2008 como guia de orientação para os seus projectos de IDI se considerar que constitui uma mais valia. Uma organização que pretenda certificar o seu sistema de gestão de IDI deve adoptar o Innovation Scoring ou a Classificação de Actividades de IDI da iniciativa COTEC? Não é um requisito. Ver resposta à questão anterior sobre a NP 4458:2007. A adopção destas ferramentas não é um critério de auditoria para efeitos de certificação acreditada. Contudo constituem boas práticas de gestão de actividades de IDI. A COTEC recomenda que a classificação de actividades de IDI e o Innovation Scoring, ou ferramentas equivalentes, sejam adoptadas no sistema de gestão de IDI Implementação e Operação As actividades de gestão de IDI são as actividades de IDI? Qual a finalidade da cláusula 4.4.1? Não. As actividades de gestão de IDI são um subgrupo das actividades de IDI. Tal como definido na NP 4456:2007, Actividades de IDI consideram-se actividades de IDI todas as actividades de carácter científico, tecnológico, organizacional, financeiro e comercial, incluindo investimento em novo conhecimento, direccionado para a implementação de inovações (cf. Manual de Oslo, OCDE 2005: pág. 47, 149) e Actividades de gestão de IDI Todas as actividades de suporte estratégico e operacional desenvolvidas de forma contínua por grupos formal ou informalmente constituídos e que visam a prossecução dos objectivos estratégicos empresariais ou das suas unidades de negócio. Pertencem a este subgrupo as actividades de: gestão, coordenação e planeamento das actividades de IDI, gestão da propriedade intelectual e transferência de tecnologia, gestão do conhecimento, gestão de ideias e avaliação de oportunidades. A cláusula define requisitos para a execução das actividades de gestão de IDI, requerendo que as mesmas sejam efectuadas segundo critérios e procedimentos que garantam a capacidade da organização em implementar as acções planeadas e em obter os resultados esperados. No âmbito de uma abordagem sistémica de gestão é expectável que estas actividades de gestão se interliguem com outros elementos do sistema e que estejam encadeadas nos processos de IDI e outros processos da organização. Quando a norma requer procedimentos documentados? estamos a falar de procedimentos 6

7 Não necessariamente. O procedimento é o modo especificado de realizar uma actividade ou um processo (NP EN ISO 9000:2005, 3.4.5), podendo estar ou não documentado. Em nenhuma cláusula da norma é especificado que a organização defina procedimentos documentados. Compete à organização decidir sobre os procedimentos que necessita de documentar. Existe a necessidade de definir procedimentos para a gestão das ideias? Sim. A gestão das ideias é uma das actividades de gestão de IDI (ver NP 4456:2008), sobre a qual a cláusula e da NP 4457:2007 requer que em função da sua complexidade, risco e dimensão sejam definidos procedimentos que assegurem a sua correcta realização, documentação e registo. A organização necessita de formalizar as suas actividades de contratação ou parceria para o desenvolvimento conjunto de actividades de IDI? Sim. Nos termos do último parágrafo do requisito 4.1, quaisquer actividades contratadas devem ser adequadamente controladas e identificadas no sistema de gestão de IDI. Na cláusula a norma prevê que a organização desenvolva projectos de IDI em colaboração com outras entidades, pelo que as actividades desenvolvidas no exterior devem ser formalizadas através de acordos, parcerias, alianças ou outras formas de cooperação, tal como clarificado na nota 2 da referida cláusula. No âmbito da NP 4457:2007 quando se refere a processo, como por exemplo processo de gestão das interfaces está a dar-lhe o mesmo enquadramento das outras normas de gestão, nomeadamente da NP EN ISO 9001:2008? Sim. A definição adoptada na NP 4456:2007 é a definição dada pela NP EN ISO 9000:2005: conjunto de actividades inter-relacionadas ou interactuantes que transforma entradas em saídas. A norma NP 4457:2007 identifica os seguintes processos: processo de inovação, processo de gestão das interfaces e processo de comunicação. Complementarmente temos o processo de auditoria e o processo de melhoria contínua (NP 4456:2007). Para estes processos é expectável que as entradas e saídas estejam claramente identificadas e que haja lugar à avaliação dos respectivos resultados. Não sendo requerido que a organização identifique todos os processos necessários, defina um modelo de processos ou mesmo que documente esses processos, considera-se que esta pode ser uma boa prática para estruturar e encadear todas as actividades de IDI, sistematizando a abordagem e facilitando a avaliação de resultados. 4.5 Avaliação de resultados e melhoria Que competências são requeridas para os auditores internos de IDI? 7

8 A cláusula não estabelece requisitos de competência para os auditores. Contudo, enquanto actividade ligada à investigação desenvolvimento e inovação, a realização de auditorias deve ser assegurada por pessoal com competência (4.4.2) necessária para assegurar que os resultados da auditoria são válidos. A norma NP 4461:2007, define os requisitos de competência dos auditores de sistemas de gestão de IDI e pode ser aplicada pelas organizações que pretendam qualificar, manter, desenvolver e avaliar auditores para realizarem auditorias de primeira ou segunda parte, sendo recomendável que a organização siga estas orientações, no desenvolvimento das competências dos auditores internos adaptando-as ao contexto e complexidade da organização e das actividades de IDI. 10 de Novembro de