Monitoria Administração 1º Encontro

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1 Monitoria Administração 1º Encontro Douglas Schneider 8/11/2014 1

2 ITEM GABARITO 1 E 2 C 3 C 4 C 5 E 6 E 7 E 8 E 9 C 10 C 11 C 12 E 13 C 14 E 15 C 16 E 17 E 18 E 19 C 20 E monitoria.administracao@igepp.com.br 2

3 A Administração Def.: Sistema estruturado e intuitivo que consolida um conjunto de princípios, processos e funções para alavancar, harmoniosamente, o processo de planejamento de situações futuras desejadas e seu posterior controle e avaliação de eficiência, eficácia e efetividade, bem como a organização e a direção dos recursos alocados nas áreas funcionais das empresas, orientados para os resultados esperados, com a minimização dos conflitos interpessoais. (OLIVEIRA, 2009) monitoria.administracao@igepp.com.br 3

4 Teoria Geral da Administração Escola da Administração: Consolidação da concepção técnica e de conhecimentos inerentes a um conjunto de assuntos administrativos homogêneos, decorrentes da influência de uma ou mais teorias da administração. Teoria da Administração: Conjunto de princípios e conhecimentos disseminados e comuns à prática administrativa, dentro de uma abordagem específica, quanto às atividades e funções administrativas desempenhadas pelas empresas. monitoria.administracao@igepp.com.br 4

5 Teoria Geral da Administração 5

8 Balanced Scorecard - BSC Def.: Balanced Scorecard é uma metodologia de medição e gestão de desempenho. Reflete o equilíbrio entre objetivos de curto e longo prazo, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendências e ocorrências e, ainda, entre as perspectivas interna e externa de desempenho. (KAPLAN & NORTON, 1992) Perspectivas: 1. Financeira; 2. Clientes; 3. Processos internos; 4. Aprendizado e crescimento. monitoria.administracao@igepp.com.br 8

9 Balanced Scorecard - BSC monitoria.administracao@igepp.com.br 9

10 Balanced Scorecard - BSC Perspectivas Objetivos estratégicos Indicadores Metas Projetos São consideradas para gerar São mensurados por São quantificados por São alcançados por um ou mais monitoria.administracao@igepp.com.br 10

11 Mapa Estratégico 11

12 SOCIEDADE Mapa Estratégico do IPHAN PROMOVER E COORDENAR O PROCESSO DE PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL BRASILEIRO PARA FORTALECER IDENTIDADES, GARANTIR O DIREITO À MEMÓRIA E CONTRIBUIR PARA O DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÔMICO DO PAÍS. SER INSTITUIÇÃO COORDENADORA DA POLÍTICA E DO SISTEMA NACIONAL DO PATRIMÔNIO CULTURAL, CAPAZ DE IDENTIFICAR, PRODUZIR E DIFUNDIR REFERÊNCIAS PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL NO PLANO NACIONAL E INTERNACIONAL, DOTADA DE CARREIRA DE ESTADO, QUALIFICAÇÃO TÉCNICA E ESTRUTURA FUNCIONAL PARA ATENDER AS DEMANDAS DA SOCIEDADE. APROPRIAÇÃO SOCIAL DO PATRIMÔNIO CULTURAL DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÔMICO SÓCIOECONÔMICO Atributos de Valor - Qualidade de Vida; - Memórias e Identidades; - Acesso ao Patrimônio Cultural; - Valorização da diversidade; - Desenvolvimento Sustentável; - Cidadania Cultural; - Descentralização / Regionalização / Desconcentração; - Inclusão Social. ORGANIZAÇÃO INTERNA FOCO DE ATUAÇÃO 1- AMPLIAR A REPRESENTATIVIDADE DO PATRIMÔNIO CULTURAL INTERAÇÃO E ALINHAMENTO DE AÇÕES 5-ESTRUTURAR A POLÍTICA E O SISTEMA NACIONAL DO PATRIMÔNIO CULTURAL GOVERNANÇA 10-IMPLANTAR GESTÃO ESTRATÉGICA POR RESULTADOS 6-FORTALECER A GESTÃO DA PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL 11-APERFEIÇOAR A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO 2- AMPLIAR O ACESSO AO PATRIMÔNIO CULTURAL DEPAM 7- FORTALECER A COOPERAÇÃO INTERNACIONAL NO CAMPO DO PATRIMÔNIO CULTURAL 12-PROMOVER A GESTÃO DO CONHECIMENTO 3-DESENVOLVER AS POTENCIALIDADES DO PATRIMÔNIO CULTURAL 13-PROMOVER A INTEGRAÇÃO, COMUNICAÇÃO E SINERGIA INTERNA ENTRE AS UNIDADES 8-FORMAR E APERFEIÇOAR GESTORES E AGENTES NA ÁREA DO PATRIMÔNIO CULTURAL PESSOAS 4-FOMENTAR AS INICIATIVAS DA SOCIEDADE VOLTADAS PARA O PATRIMÔNIO CULTURAL 14- ESTRUTURAR E VALORIZAR O QUADRO DE PESSOAL COMUNICAÇÃO/ INFORMAÇÃO 9-DISSEMINAR INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO SOBRE O PATRIMÔNIO CULTURAL 15-DESENVOLVER AS COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS monitoria.administracao@igepp.com.br 12

13 SOCIEDADE ORGANIZAÇÃO INTERNA FOCO DE ATUAÇÃO APROPRIAÇÃO SOCIAL DO PATRIMÔNIO CULTURAL INTERAÇÃO E ALINHAMENTO DE AÇÕES GOVERNANÇA PROMOVER E COORDENAR O PROCESSO DE PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL BRASILEIRO PARA FORTALECER IDENTIDADES, GARANTIR O DIREITO À MEMÓRIA E CONTRIBUIR PARA O DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÔMICO DO PAÍS. SER INSTITUIÇÃO COORDENADORA DA POLÍTICA E DO SISTEMA NACIONAL DO PATRIMÔNIO CULTURAL, CAPAZ DE IDENTIFICAR, PRODUZIR E DIFUNDIR REFERÊNCIAS PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL NO PLANO NACIONAL E INTERNACIONAL, DOTADA DE CARREIRA DE ESTADO, QUALIFICAÇÃO TÉCNICA E ESTRUTURA FUNCIONAL PARA ATENDER AS DEMANDAS DA SOCIEDADE. 4-ESTRUTURAR A POLÍTICA E O SISTEMA NACIONAL DO PATRIMÔNIO CULTURAL 1- AMPLIAR A REPRESENTATIVIDADE DO PATRIMÔNIO CULTURAL 9-IMPLANTAR GESTÃO ESTRATÉGICA POR RESULTADOS Mapa Estratégico do IPHAN v3.0 5-FORTALECER A GESTÃO DA PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL DEPAM 6-FORTALECER A COOPERAÇÃO INTERNACIONAL NO CAMPO DO PATRIMÔNIO CULTURAL 10-APERFEIÇOAR A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÔMICO SÓCIOECONÔMICO 2-POTENCIALIZAR O PATRIMÔNIO CULTURAL COMO VETOR DE DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL E INCLUSÃO SOCIAL 7-FORMAR E APERFEIÇOAR GESTORES E AGENTES NA ÁREA DO PATRIMÔNIO CULTURAL PESSOAS Atributos de Valor - Qualidade de Vida; - Memórias e Identidades; - Acesso ao Patrimônio Cultural; - Valorização da diversidade; - Desenvolvimento Sustentável; - Cidadania Cultural; - Descentralização / Regionalização / Desconcentração; - Inclusão Social. 3-FOMENTAR AS INICIATIVAS DA SOCIEDADE VOLTADAS PARA O PATRIMÔNIO CULTURAL COMUNICAÇÃO/ INFORMAÇÃO 8-AMPLIAR O ACESSO E DISSEMINAR INFORMAÇÃO SOBRE O PATRIMÔNIO CULTURAL 11-INSTITUIR POLÍTICA E PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO E VALORIZAÇÃO DOS SERVIDORES monitoria.administracao@igepp.com.br 13

14 Estruturas Organizacionais 14

15 Projetos vs. Processos Projetos Exclusivos; NÃO se repetem; Temporários; Únicos; Visam MUDANÇA da realidade. Processos Contínuos; Repetitivos; Cíclicos; Visam o CLIENTE. monitoria.administracao@igepp.com.br 15

16 Gerenciamento de Projetos Práticas e Metodologias: Tradicionais PMBOK Prince2 ZOPP Ágeis SCRUM Agile Riscos monitoria.administracao@igepp.com.br 16

17 Gerenciamento de Projetos Definições: PMP PMO Stakeholder ou Parte Interessada Patrocinador Portfólio Programa 17

18 PMBOK 4ª Ed. vs. PMBOK 5ª Ed. PMBOK 4ª Ed. 9 áreas de conhecimento 42 processos Stakeholders dentro de Comunicação PMBOK 5ª Ed. 10 áreas de conhecimento 47 processos Stakeholders é uma nova área de conhecimento Ciclos de vida de processos: Preditivo Incremental Adaptativo monitoria.administracao@igepp.com.br 18

19 PMBOK 5ª Ed. Grupos de Processos Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e controle; e Encerramento. Ciclo de Vida do Projeto monitoria.administracao@igepp.com.br 19

20 Áreas de Conhecimento 1. Integração 2. Escopo 3. Tempo 4. Custos 5. Qualidade 6. RH 7. Comunicação 8. Riscos 9. Aquisições 10. Partes Interessadas PMBOK 5ª Ed. 20

21 PMBOK 5ª Ed. Gráfico típico de custos 21

22 PMBOK 5ª Ed. 22

23 PMBOK 5ª Ed. 1) INTEGRAÇÃO Termo de abertura Plano de gerenciamento do projeto (autonomia do GP) Orientar e gerenciar Monitorar e controlar Controle integrado das mudanças Alterações nas linhas de base ref. para comparação entre executado e planejado. Encerrar monitoria.administracao@igepp.com.br 23

24 PMBOK 5ª Ed. 2) ESCOPO Requisitos Não escopo Restricões Premissas EAP regra dos 100% A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas. Pacote de trabalho: O trabalho definido ao nível mais baixo da estrutura analítica do projeto para o qual o custo e a duração podem ser estimados e gerenciados. monitoria.administracao@igepp.com.br 24

25 PMBOK 5ª Ed. 2) ESCOPO 25

26 PMBOK 5ª Ed. 3) TEMPO NÃO é custo! Recursos Duração Relações de precedência Dependências Caminho crítico É um método usado para estimar a duração mínima do projeto e determinar o grau de flexibilidade nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo do cronograma monitoria.administracao@igepp.com.br 26

27 PMBOK 5ª Ed. 3) TEMPO Propriedades do caminho crítico: Folga total nula ou negativa Menor prazo para finalizar um projeto Qualquer atraso no CC gera atraso no projeto Maior caminho (em prazo) do projeto 27

28 PMBOK 5ª Ed. 3) TEMPO 28

29 PMBOK 5ª Ed. 4) CUSTOS Top-Down Bottom-up Três pontos (provável, otimista e pessimista) Orçamentação Indicadores de viabilidade Payback ou ROI VPL TIR VPL<0 Inviável VPL=0 Iguala o custo VPL>0 Viável monitoria.administracao@igepp.com.br 29

30 PMBOK 5ª Ed. 4) CUSTOS 30

31 PMBOK 5ª Ed. 5) QUALIDADE Pareto priorização Ishikawa causa Curva ABC priorização Matriz GUT priorização Análise de tendência controle Amostragem controle 5W2H plano de ação 31

32 PMBOK 5ª Ed. 6) RECURSOS HUMANOS Forma e momento da contratação/mobilização Necessidades de treinamento Matriz RACI Desenvolver Gerenciar monitoria.administracao@igepp.com.br 32

33 PMBOK 5ª Ed. 6) RECURSOS HUMANOS 33

34 PMBOK 5ª Ed. 6) RECURSOS HUMANOS 34

35 PMBOK 5ª Ed. 6) RH 35

36 PMBOK 5ª Ed. 7) COMUNICAÇÃO 36

37 PMBOK 5ª Ed. 7) COMUNICAÇÃO 37

38 PMBOK 5ª Ed. 8) RISCOS Os objetivos do gerenciamento dos riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto. Prevenir, transferir, mitigar ou aceitar eventos negativos Explorar, compartilhar, melhorar ou aceitar eventos positivos monitoria.administracao@igepp.com.br 38

39 PMBOK 5ª Ed. 8) RISCOS 39

40 PMBOK 5ª Ed. 8) RISCOS Ferramentas de identificação: Brainstorming Técnica Delphi def.: técnica de coleta de informações utilizada como meio de alcançar um consenso de especialistas em um assunto. Entrevista Análise de causa raiz def.: técnica específica para identificar um problema, descobrir as causas subjacentes que levaram a ele e desenvolver ações preventivas. monitoria.administracao@igepp.com.br 40

41 PMBOK 5ª Ed. 8) RISCOS Análise QUALITATIVA prioriza Análise QUANTITATIVA quantifica Análise do Valor Monetário Esperado VME É um conceito estatístico que calcula o resultado médio quando o futuro inclui cenários que podem ocorrer ou não (ou seja, análise em situações de incerteza) monitoria.administracao@igepp.com.br 41

43 PMBOK 5ª Ed. 8) RISCOS Análise do valor monetário esperado (VME): é um conceito estatístico que calcula o resultado médio quando o futuro inclui cenários que podem ocorrer ou não (ou seja, análise em situações de incerteza). Oportunidades: valores positivos Riscos: valores negativos O VME requer uma premissa de risco neutro, nem aversa nem propensa a riscos. Um uso comum desse tipo de análise é a árvore de decisão. monitoria.administracao@igepp.com.br 43

45 9) AQUISIÇÕES PMBOK 5ª Ed. Produtos, serviços, resultados e contratos Como, o quê e como adquirir Análise de fazer ou comprar Aceitação de entregas (recebimento) Documentação de lições aprendidas monitoria.administracao@igepp.com.br 45

46 PMBOK 5ª Ed. 10) PARTES INTERESSADAS Identificar Planejar Gerenciar e controlar o ENGAJAMENTO Poder/interesse monitoria.administracao@igepp.com.br 46

47 PMBOK 5ª Ed. 10) PARTES INTERESSADAS 47

48 Visão por Processos e a Estrutura Organizacional O objetivo não é o abandono, tampouco uma mudança radical na estrutura funcional convencional, mas sim conhecer e melhorar os processos de trabalho, para que haja melhor compatibilidade com a estrutura organizacional. Cadeia de valor Captura de processos e atividades que adicionam valor ao serviço ou produto entregue ao cliente. Conexões entre processos e entidades externas Fronteiras de processos Vínculos desnecessários Produtos gerados tanto pela organização quanto pelos processos em si Ponta a ponta monitoria.administracao@igepp.com.br 48

49 Cadeia de Valor 49

50 Gerenciamento de Processos Macroprocesso Processo primários (finalísticos) de suporte (apoio) de gerenciamento Subprocesso Atividade maiores gargalos Tarefa 50

51 Análise e Melhoria de Processos As etapas do MAMP envolvem: Identificação dos processos SIPOC Mapeamento dos processos JAD Monitoramento dos processos e seus resultados Identificação e priorização de problemas e suas causas Ações corretivas, preventivas e de melhoria Sistema de documentação e procedimentos operacionais. monitoria.administracao@igepp.com.br 51

52 Análise e Melhoria de Processos SIPOC monitoria.administracao@igepp.com.br 52

53 Análise e Melhoria de Processos Joint Application Design JAD monitoria.administracao@igepp.com.br 53

54 Fluxograma 54

55 AS-IS vs. TO-BE AS-IS IGUAIS?! TO-BE 55

56 Ferramentas em Gestão de Processos ENCONTRAR PROBLEMAS PRIORIZAR Pesquisas / inspeções / entrevistas Monitoração das reclamações Benchmarking Folha de verificação Folha de verificação Pareto GUT Pesquisa de opinião IDENTIFICAR CAUSAS Ishikawa 5 porquês GERAR ALTERNATIVAS Benchmarking Brainstorming Brainwriting Pesquisa de opinião IMPLEMENTAR A MELHORIA TO-BE monitoria.administracao@igepp.com.br 56

57 Implementação da Melhoria Estabelecer INDICADORES Produtividade Qualidade Capacidade Tempo Estabelecer a polaridade Quanto > melhor Quanto < melhor Estabelecer METAS quantificação do indicador monitoria.administracao@igepp.com.br 57

58 Qualidade Total Quality Management TQM Kaizen CCQ ISO 9000 PDCA Reengenharia CEP 6 Sigma Theory of Constrains TOC monitoria.administracao@igepp.com.br 58

59 BPM CBOK v3.0 Object Management Group - OMG BPM CBOK v3.0 Corpo comum de conhecimentos acerca de gerenciamento de processos. CBPP BPM Nova forma de articular e aplicar de modo integrado abordagens, metodologias, estruturas de trabalho, pra ticas, tećnicas e ferramentas para processos que muitas vezes sa o aplicadas de maneira isolada. BPM e uma visa o holiśtica de organizar, estruturar e conduzir o nego cio. BPM tambeḿ reconhece o papel-chave de pessoas com habilidades e motivac a o, bem como o uso correto de tecnologias para entregar melhores produtos e servic os para os clientes. Valores, crenc as, lideranc a e cultura A pra tica de BPM e definida por um conjunto de valores, crenc as, lideranc a e cultura que formam os alicerces do ambiente no qual uma organizac a o opera, influenciando e guiando o comportamento e a estrutura organizacional. monitoria.administracao@igepp.com.br 59

60 BPM CBOK v3.0 60

61 BPM CBOK v3.0 61

62 Conceitos importantes: Cadeia de valor Valor Agregado Handoff Gargalo Automatização Terceirização BPMN BI DW DM BPM CBOK v3.0 62

63 BPM CBOK v3.0 63

64 64

65 BPM CBOK v3.0 Papéis Dono de processos Gerente de processos Analista de processos Designer de processos Arquiteto de processos Representante funcional Analista de negoćios Especialista Patrocinador 65

66 BPM CBOK v3.0 Governança em processos: Conselho BPM Comitê de processos Escritório de processos Centros de excelência 66

67 BPM CBOK v3.0 Enterprise Process Management EPM Maturidade em processos Ponto no qual os processos são explicitamente definidos, administrados, medidos, controlados e otimizados monitoria.administracao@igepp.com.br 67