BI - Business Intelligence. Parametrização. Permissão de usuário. Atalhos

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1 BI - Business Intelligence BI Parametrização Permissão de usuário Pré Requisitos Contratação e Ativação Modulo BI Linx Microvix Dashboards Indicadores Gráficos Tabela Dinâmica Construindo Visões: Filtros de Medidas (Ranking, percentual de linhas e colunas) Filtros de Dimensão Relatórios Metas Configurações Atalhos BI Business Intelligence é uma solução desenvolvida para dar apoio à tomada de decisões estratégicas, de forma ágil e eficaz. Através desta ferramenta é possível fazer uso das informações de maneira diferenciada de acordo com as necessidades do usuário. Permite montar relatórios dinâmicos (visões) com mais de duas dimensões, selecionando as informações necessárias e criando de maneira rápida e fácil a visão desejada. Possui total flexibilidade para arrastar, mover, criar filtros, enfim, possibilita realizar diversas análises exploratórias das informações. Parametrização O Módulo BI é um modulo comercializado, para habilita-lo além da contratação comercial é preciso ativar a permissão de usuário. Permissão de usuário Acesse: Empresa> Segurança> Configurar Usuário: Selecione as permissões de usuário respectivas ao módulo, lembrando que um usuário do ERP lhe é permitido acesso à aplicação do BI, as suas permissões são totais:

2 Pré Requisitos Para o perfeito funcionamento do BI são necessários que o computador atenda alguns pré requisitos são eles: Versão do Linx Microvix POS atualizada. Sistemas operacionais compatíveis: Microsoft Windows 7; 8; 8.1 e 10. Net Framework 4.5. Atualmente a versão nova do BI é homologada para os navegadores: Internet explorer versão 10 e 11, Chrome e Firefox. É recomendado o uso do Internet Explorer para utilização do BI, para que isso ocorra é necessário a parametrização abaixo no navegador: Acesse Painel de Controle > Opções da Internet> Na janela que será exibida clique em "Configurações" na sessão "Histórico de Navegação". Selecione a opção "sempre que eu visitar a página da web" e aumente o espaço em disco a ser usado para 1024MB. Ainda na janela de opções da internet, desativar a opção de bloqueador de "pop-ups" dentro da aba "Privacidade". Na aba "Segurança", adicionar os endereços * e na opção de "Sites Confiáveis". Painel de Controle > Opções da Internet> Na janela que será exibida clique em "Configurações:

3 Na aba "Segurança", adicionar os endereços * e na opção de "Sites Confiáveis".

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5 Contratação e Ativação A contratação e ativação do BI é feito pelo comercial abrindo uma OS na classificação BI( Liberação 36). Nessa OS é anexada um ficha de liberação de BI, onde é informado o portal de acesso e listado os demais portais que serão integrados, e ainda a lista dos cubos adquiridos. Essa liberação é feito pelo Banco de Dados, ao finalizar, a OS retorna para a CENTRAL DE CONTRATOS. Para liberar o BI ainda é preciso ativar o módulo no ERP, mas isso é feito pelo comercial. A parte de liberação do BI e ativação pode ser feito sem seguir uma ordem exata, ou seja, uma não influencia a outra. O trabalho de liberação pela OS, é de criar o DW, o plano de extração e a base OLAP que é acessada pela aplicação do BI. A ficha de ativação deverá ser preenchida pelo cliente junto ao comercial, onde a mesma deverá ser anexada a OS de contratação e consecutiva liberação dos cubos contratados pelo cliente.

6 Modulo BI Linx Microvix A tela inicial do BI é apresentada da seguinte forma como tela inicial do BI, para que o usuário tenha o maior número de informações possíveis no menor tempo, será demonstrada a área de Dashboards da qual o usuário através dos gauges indicativos poderá visualmente ter condições de uma análise e mensuração imediata da situação.

7 Dashboards A área de Dashboards serve para o usuário visualizar de forma sintética os principais indicadores para mensuração e acompanhamento das lojas correlacionadas com as metas. É possível selecionar alguns filtros, são eles: Portal / Empresa / Período, isso para ter a opção de detalhamento da informação, ou a possibilidade de uma visualização completa de todas as lojas simultaneamente. O tempo pode ser analisado por um período ou em única data, através da seleção do Check Box "período". Cada usuário poderá configurar a sua área de dashboards com os indicadores que lhe convém e que lhe são mais úteis, para selecionar os indicadores o usuário deverá na área de "indicadores" selecionar através do ícone em cada um dos itens. Figura de um Gauge: As metas são indicadas pela cor verde, que indica que a meta está sendo cumprida, a cor amarela que indica atenção, pois está dentro dos 20% abaixo da meta. Existem três tipos de filtros na área de dashboards, são eles: Portal / Empresa/ Período, conforme figura acima.:

8 Indicadores Neste item é possível visualizar todos os indicadores padrões e os que porventura sejam customizados para a necessidade específica. A visualização pode ser realizada pelos mesmos filtros dos dashboards, ou seja, por consultor, portais, empresas, período, ou mesmo com todos simultaneamente. Os indicadores são ferramentas para tornar a visualização mais rápida, em uma única tela podemos saber diariamente os valores correspondentes. O sistema de cores (semáforo) permite ao usuário prontamente verificar os Abaixo segue figura dos indicadores: A diferença entre a área de indicadores e de dashboards é que na de indicadores é possível visualizar por dia do mês e pelo dia da semana. Possui da mesma maneira os filtros, conforme abaixo:

9 Clicando em cima de qualquer indicador que tenha meta cadastrada será possível a visualização do Gráfico, e efetuar download do mesmo em alguns formatos de arquivos. No Gráfico abaixo o que se refere a projeções são também indicadores, porém, utilizam-se de gráficos. Nas projeções é possível visualizar as informações de meta, realizado e projeção com base na média dos dois últimos meses. É possível também selecionar os períodos dos meses anteriores para que simultaneamente poder comparar, bastando selecionar na caixa ao lado que a linha será inserida ou retirada do gráfico. Gráficos Existem 04 (quatro) tipos diferentes de gráficos( onde poderão ser customizados mais de acordo com a necessidade da empresa), das quais o podem ser filtrados da seguinte forma: Portal/ Empresa / Período. TOP 10 VENDEDORES Gráfico dos 10 vendedores com o melhor faturamento:

10 FORMAS PAGAMENTO Gráfico para demonstrar em valores o valor correspondente a cada forma de pagamento.

11 TOP 10 PRODUTOS Gráfico dos 10 produtos mais vendidos.

12 TOP 10 EMPRESAS Gráfico de faturamento das 10 empresas que tiveram o melhor resultado anual.

13 Tabela Dinâmica Na aba "Tabela Dinâmica" será possível montar de maneira prática as informações que o usuário necessita, utilizando das medidas e dimensões disponibilizadas. Ícones disponível na tabela dinâmica: Conectar-se a(figura abaixo ): a um cubo de análise é necessário clicar sobre o ícone para que sejam exibidos os cubos adquiridos disponíveis para conexão. Os cubos disponíveis são os seguintes: Gestão Compras Gestão Vendas Gestão Estoque Gestão Vendas x Estoque Gestão Financeira Gestão Contábil Gestão Orçamentária Gestão CRM

14 Lembrando que ao clicar em conectar-se apresenta somente os cubos que foi contratado. Limpar Layout Atual: Através do ícone é possível limpar a área da tabela dinâmica para criar uma nova visão, esta função desfaz todos os filtros selecionados. Posição das Medidas: é possível controlar a forma como as medidas e as demais informações serão apresentadas na visão. Pode-se determinar se serão exibidas antes ou depois de tudo ou através de linhas ou colunas. Desconectar-se: o Ícone permite desconectar-se de um determinado cubo, de forma que retorna a tela inicial sem nenhuma informação Visão: o Ícone Para visualizar e analisar uma visão salva anteriormente, através do botão é possível selecioná-la. Salvar Visão Como: o Ícone após elaborar uma visão com as dimensões e medidas necessárias para uma boa análise, é possível salvá-la através do item. Ao clicar sobre a opção de salvar será exibida uma janela para o preenchimento das informações sobre a visão. Excluir Visão: o Ícone

15 Se alguma das visões salvas não for mais útil, o usuário que a criou poderá exclui-la através do botão. Exportar Visão: As visões podem ser exportadas para os formatos "xls", "xlsx", "csv", "pdf", "png" e "html", basta selecionar a opção desejada no menu e será exibida janela para download. Criar/Editar Campo Calculado: o Ícone É possível criar um campo calculado específico, do qual podem ser extraídos cálculos aleatórios referenciados pelas medidas fornecidas do BI. Remover Campo Calculado: o Ícone Mesmo após salvar um campo calculado é possível excluí-lo, basta acessar o botão e selecionar a medida que deseja remover. Ajuda: O ícone está disponibilizada informações sobre o funcionamento e utilização do BI, ao acessá-lo será exibido o manual do produto. Para melhor visualização das informações correspondentes às visões estão disponíveis as seguintes funcionalidades: 1. : Exibe todas as áreas 2. : Exibe apenas as áreas de dados e colunas 3. : Exibe apenas a área de dados 4. : Habilitar e desabilitar redimensionamento de células Importante lembrar: Medidas: São todos os dados quantitativos de um cubo (valores ou quantidades). Exemplos: Valor faturado, quantidade faturada, quantidade estoque, ticket médio, etc. Dimensões: são as categorias nas quais as informações serão visualizadas. Exemplos: empresa, consultor, nome do vendedor, período etc. Filtros: A área de filtros do BI é fundamental para que os valores sejam confrontados com o ERP, pois inicialmente o BI vem com todos os valores sem nenhum tipo de restrição, restrições estas que somente podem ser ajustadas com a utilização adequada e precisa de filtros. Existem os filtros de medidas e de dimensões.

16 É de extrema importância salvar visões para a otimização de tempo para a leitura das informações, consequentemente proporcionando um tempo de resposta para uma ação estratégica ou corretiva muito menor, além da diminuição da carga no servidor de dados. Construindo Visões: A tabela dinâmica é composta de três campos diferentes: a área onde é selecionado através do check Box as medidas e dimensões para a formação da visão, conforme figura:

17 A área de filtros, que possibilita todos os ajustes das dimensões e medidas selecionadas. Ao selecionar as dimensões e medidas através do check Box elas são ordenadas na área de coluna e de linhas, sendo possível a manipulação dessas posições e ordens através do arraste para melhor visualização. É também nesta área que é possível filtrar as dimensões e medidas, ou seja, fazer com que as informações que sejam demonstradas na tabela dinâmica sejam as mais objetivas possíveis, ex: Em uma relação de 10 (dez) lojas fazer a análise de apenas 02 (duas), ou selecionar dentre todos os vendedores apenas um grupo. A opção de filtros também pode ser ajustada e deixada na "área de filtro" da qual será considerado as informações, porém, não serão mostradas na tabela dinâmica. E por fim a área de visualização da visão, onde é possível vislumbrar todas as informações que foram selecionadas através das medidas e dimensões, conforme figura abaixo:

18 Filtros de Medidas (Ranking, percentual de linhas e colunas) Outro filtro de medida do BI auxilia para a elaboração de ranking de colunas ou linhas e também para apresentar o percentual dos valores correspondentes ao final das linhas e colunas, sendo essencial para uma verificação rápida e perceptível. Abaixo segue figura do filtro Filtros de Dimensão

19 Os filtros de dimensão assim com os de medida também servem para gerar as informações mais sucintas possíveis, como por exemplo, analisar apenas um grupo de lojas ou de vendedores ou selecionar um período para análise. Abaixo segue um exemplo de filtro de dimensão de período: Relatórios Na aba relatórios do Microvix BI são disponibilizados o acesso a relatórios customizados para atender à necessidade específicas de cada cliente.

20 Metas O Microvix BI possui uma aba para a inserção de metas dos indicadores disponíveis, ou seja, permite que o usuário possa estabelecer metas para acompanhamento junto ao realizado, fazendo que qualquer movimento contrário ao desejado possa ser rapidamente visualizado e tomado ação para o reajuste. Existem duas formas para inserção de metas: Usuário cadastra as metas através da ferramenta Inserção via banco de dados (solicitar planilha para preenchimento conforme padrão). Inserção de metas: O processo de inserção de metas é semanal, com a opção de metas por mês e também podendo ser alterada pontualmente no dia. A meta quando inserida no campo será distribuída pelos dias da semana (07 dias) onde a distribuição será feita apenas pela divisão, sem nenhum outro tipo de critério. Qualquer alteração nos valores diários resultará na alteração do valor preenchido inicialmente como valor principal da semana.

21 Caso queria apagar o valor informar é preciso zerar o primeiro dia do mês ao qual foi informado, e posteriormente clicar para o lado de fora. Se preciso, é possível cadastrar metas diferentes diariamente, bastando apenas alterar o valor do dia. Configurações Na "aba" podem ser parametrizadas algumas informações que serão utilizadas pela ferramenta. As configurações que podem ser definidas são de "Faixa de Preço", "Faixa de Idade" e "Faixa de Horário de Venda", abaixo estão descritas cada uma.

22 Faixa de Preço de Venda: permite conhecer quais faixas representam maior saída (faturamento). Faixa de Idade: demonstrará o faturamento conforme a faixa de idade registrada, ela poderá ser verificada no cadastro de CRM Faixa de Horário de Venda: é possível verificar a faixa de horário que representa maior faturamento Na configuração existem algumas regras: Na faixa de horário de venda deve ser cadastrada sem pontuação (22:00 = 2000) e as faixas precisam compreender horários do mesmo dia. Uma não deve sobrepor a outra.