CURSO DE GESTÃO EM RECURSOS HUMANOS SISTEMAS ORGANIZACIONAIS

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1 SISTEMAS ORGANIZACIONAIS

2 APRESENTAÇÃO O conhecimento não deve ser colocado de forma muito restrita, de modo que o Aluno não acredite que o assunto está encerrado e que a pesquisa não deve ser feita. Apostilas possuem a missão de auxiliar um assunto de forma resumida, condensada, de forma que sirva como ponto de partida para se ir mais a fundo na busca de mais informações. Assim, o leitor deve ter um primeiro contato com o assunto mas, sabendo de sua natureza dinâmica, lembrar que deve ser, permanentemente, relido, pesquisado, ilustrado e sabido. Não há forma de retenção de conteúdo pelo ser humano que não seja pelo estudo. Isto deve ser permanentemente guardado. Esta apostila foi construída a partir do material utilizado em sala a partir das referências contidas em cada capítulo. Está sendo atualizado a cada semestre. Aproveite a oportunidade. Ninguém pode lhe roubar o conhecimento que você adquire. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 2

3 PROCESSOS DE PLANEJAMENTO SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 3

4 PROCESSOS DE PLANEJAMENTO - Definir Planejamento. - Descrever o processo de planejamento. - Descrever os componentes de um plano. - Explicar quais são as principais técnicas para o estudo do futuro. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - Definir estratégia e planejamento estratégico. - Explicar como a organização pode fazer o diagnóstico de seus pontos fortes e fracos a das ameaças e oportunidades do ambiente. - Descrever os principais tipos de estratégias. PLANEJAMENTO OPERACIONAL - Explicar o que é planejamento operacional. - Enumerar as principais variáveis do planejamento operacional. - Descrever as principais técnicas de planejamento operacional. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 4

5 INTRODUÇÃO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DEFINIÇÃO DE PLANEJAMENTO ATITUDES EM RELAÇÃO AO PLANEJAMENTO COMPONENTES DE UM PLANO TIPOS DE PLANO TÉCNICAS PARA ESTUDAR O FUTURO NÍVEIS DE PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL NÍVEIS DE PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ESTRATÉGIA E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DEFINIÇÕES PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO VISÃO PANORÂMICA ANÁLISE DA SITUAÇÃO ESTRATÉGICA ANÁLISE DO AMBIENTE ANÁLISE INTERNA ELABORAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO ESTRATÉGIAS SELEÇÃO DE ESTRATÉGIAS IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 5

6 PLANEJAMENTO OPERACIONAL OBJETIVOS - PLANEJAMENTO OPERACIONAL PLANEJAMENTO OPERACIONAL DEFINIÇÃO ANÁLISE DOS OBJETIVOS PLANEJAMENTO DO USO DO TEMPO PLANEJAMENTO DE RECURSOS POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PREVISÃO DOS MEIOS DE CONTROLE CONCLUSÃO REFERÊNCIA PROCESSOS DE PLANEJAMENTO: ESTUDO DE CASO PROCESSOS DE PLANEJAMENTO: PERGUNTAS PROCESSOS DE PLANEJAMENTO: RESPOSTA AO ESTUDO DE CASO PROCESSOS DE PLANEJAMENTO: RESPOSTAS SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 6

7 INTRODUÇÃO A importância de compreender o planejamento como algo fundamental a todas as organizações. PROCESSO DE PLANEJAMENTO DEFINIÇÃO DE PLANEJAMENTO O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo de tomar decisões. As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. Pode-se definir o processo de planejamento como: - Definir objetivos ou resultados a serem alcançado, bem como os meios para realizá-los. - Imaginar uma situação futura e trabalhar para construí-la. Ou: A melhor forma de prever o futuro é inventá-lo (Alan Ray) ATITUDES EM RELAÇÃO AO PLANEJAMENTO Atitude proativa; Atitude reativa; e Equilíbrio de forças. COMPONENTES DE UM PLANO Objetivos (e metas); Meios de realização; e Meios de controle. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 7

8 TIPOS DE PLANO Planos temporários Planos permanentes - Políticas; e - Procedimentos. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 8

9 TÉCNICAS PARA ESTUDAR O FUTURO Lidando com a certeza - Análise de séries temporais; - Projeções derivadas; - Relações de causa e efeito; e - Pesquisas de opinião e atitudes. Lidando com a incerteza - Método Delfos; e - Construção de Cenários. CURSO DE GESTÃO EM RECURSOS HUMANOS NÍVEIS DE PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL Planos estratégicos; Planos funcionais; e Planos operacionais. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - Definir estratégia e planejamento estratégico. - Explicar como a organização pode fazer o diagnóstico de seus pontos fortes e fracos a das ameaças e oportunidades do ambiente. - Descrever os principais tipos de estratégias. ESTRATÉGIA E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - DEFINIÇÕES Aplica-se a situações de concorrência, como guerra, jogos e negócios. Na atualidade as organizações competem e colaboram ao mesmo tempo. Além disso a ideia de estratégia ampliou-se para englobar qualquer situação que envolva a definição de objetivos e a escolha dos meios para realizá-los. - Estratégia empresarial. - Planejamento estratégico. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 9

10 PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO VISÃO PANORÂMICA Análise da Situação Estratégica presente na organização (Onde estamos?) Análise do ambiente (quais as ameaças e oportunidades do ambiente?) Análise interna (Quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização?) Elaboração do plano estratégico da organização (Para onde devemos ir? O que devemos fazer para chegar até lá?) ANÁLISE (MATRIZ) SWOT (FOFA) O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrônimo de: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities); e Ameaças (Threats). SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 10

11 Também conhecida como Matriz FOFA: - Forças; - Oportunidades; - Fraquezas; e - Ameaças. CURSO DE GESTÃO EM RECURSOS HUMANOS SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 11

12 ANÁLISE DA SITUAÇÃO ESTRATÉGICA Missão ou negócio Análise do desempenho - Participação dos clientes no faturamento; - Participação dos produtos e serviços no faturamento; e - Participação no mercado. ANÁLISE DO AMBIENTE Ramo de negócios; Mudanças Tecnológicas; Ação e controle do governo; Conjuntura econômica; e Sociedade. ANÁLISE INTERNA Análise das áreas funcionais; e Benchmarking. ELABORAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO Definição da missão ou negócio; Definição de objetivos estratégicos; e Vantagens competitivas. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 12

13 ESTRATÉGIAS Estratégias competitivas segundo Porter DIFERENCIAÇÃO: projetar uma forte identidade própria para o serviço ou produto que o torne nitidamente distinto dos produtos e serviços concorrentes. CUSTO: o objetivo não é diferenciar-se dos concorrentes, mas oferecer um produto ou serviço mais barato. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 13

14 SELEÇÃO DE ESTRATÉGIAS Matriz BCG (Boston Consuling Group) Estrelas (stars): produtos/unidades de negócios ganhadores de dinheiro Pontos de interrogação (question marks): precisam de dinheiro para investimento de retorno incerto Vacas leiteiras (cash cows): ganham dinheiro com baixo investimento Vira-latas (dogs): não representam boas oportunidades de investimento IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA A organização escolhe diferentes cursos de ação chamados estratégias funcionais e operacionais que se encadeiam em meios e fins. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 14

15 PLANEJAMENTO OPERACIONAL OBJETIVOS - PLANEJAMENTO OPERACIONAL - Explicar o que é planejamento operacional; - Enumerar as principais variáveis do planejamento operacional; e - Descrever as principais técnicas de planejamento operacional. PLANEJAMENTO OPERACIONAL - DEFINIÇÃO Processo de definir atividades e recursos. Etapas (ou decisões principais): 1. Análise dos objetivos; 2. Planejamento do uso do tempo; 3. Planejamento dos recursos; 4. Avaliação dos riscos; e 5. Previsão dos meios de controle. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 15

16 ANÁLISE DOS OBJETIVOS O processo de planejamento operacional começa com a divisão do objetivo principal em objetivos menores, formando uma cadeia de meios e fins. PLANEJAMENTO DO USO DO TEMPO Reflete o trabalho ou esforço necessários para realizar os objetivos. Necessidades: - Identificar as atividades necessárias para atingir os objetivos e fazer a estimativa de sua duração; e - Programar a distribuição das atividades no tempo em um cronograma. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 16

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18 PLANEJAMENTO DE RECURSOS Atividades consomem recursos. Identificadas as atividades a etapa seguinte é a definição dos recursos necessários para neutraliza-las, bem como seus custo. Etapas: 1. Identificação dos recursos; e 2. Preparação do orçamento. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 18

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20 POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS São planos operacionais permanentes. Políticas definem os critérios que devem orientar a tomada de decisão para resolver determinados problemas. Procedimentos especificam quais atividades devem ser realizadas para cumprir um objetivo. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Funciona como um plano permanente que define as responsabilidades, a autoridade e o sistema de comunicações dentro da organização. PREVISÃO DOS MEIOS DE CONTROLE O processo de planejamento operacional é concluído com a previsão dos meios de controle das atividades, do consumo de recursos, dos riscos, dos objetivos e de outras variáveis que tenham sido incluídas nos planos. CONCLUSÃO Ao final da aula os Alunos devem atingir os seguintes objetivos: No que se refere aos Processos de Planejamento - Definir Planejamento. - Descrever o processo de planejamento. - Descrever os componentes de um plano. - Explicar quais são as principais técnicas para o estudo do futuro. No que se refere ao Planejamento Estratégico - Definir estratégia e planejamento estratégico. - Explicar como a organização pode fazer o diagnóstico de seus pontos fortes e fracos a das ameaças e oportunidades do ambiente. - Descrever as principais tipos de estratégias. No que se refere ao Planejamento Operacional - Explicar o que é planejamento operacional. - Enumerar as principais variáveis do planejamento operacional. - Descrever as principais técnicas de planejamento operacional. REFERÊNCIA MAXIMINIANO, Antônio C. A. Introdução à Administração, 6ª Ed. São Paulo. Atlas SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 20

21 Planejamento de carreira, essencial para empresa e colaboradores por Fernando Mantovani * Em uma entrevista com um jovem profissional de 27 anos, recém-promovido a gerente de uma multinacional, perguntei qual seria o próximo passo de sua carreira. Ser diretor, respondeu. Ao pedir para calcular o tempo que essa ascensão de posto levaria, ele disse que gostaria de estar em um cargo de direção dentro de três ou quatro anos. Depois ele gostaria de ficar quatro ou cinco anos no cargo de diretor e, então, estaria pronto para uma vice-presidência. Após mais cinco anos, ele já seria um profissional experiente o suficiente para ser um CEO de uma empresa. Ao fazer as contas, mostrei para esse profissional que, se tudo seguisse como planejado, aos 40 anos ele estaria em um cargo de presidente e passaria os próximos 20 anos assim. Seria uma boa trajetória? Acostumado a sempre ser promovido em três ou quatro anos, ele suportaria passar os próximos duas décadas sem esse desafio pela frente? O jovem percebeu que o planejamento de carreira deveria ser algo além de subir de posto e que aprendizado e experiências também deveriam fazer parte de seus planos para o futuro. Observando o mercado de trabalho de média e alta gerência hoje, percebo que os jovens profissionais sofrem com a falta de planejamento de carreira. Em contrapartida, sofrem também as empresas onde essas pessoas trabalham, já que precisam lidar com um turnover alto, ansiedade de seus executivos e uma grande necessidade de formar colaboradores que sejam seus futuros líderes. Apesar de pouco praticado, o planejamento de carreira é uma ação essencial para definir os passos que se deve seguir na vida profissional. Nesse ponto, a empresa em que o profissional trabalha pode e deve colaborar com esse planejamento, levando em consideração seu perfil SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 21

22 comportamental e potencial. Gestores e chefes, além de exemplos para seus subordinados, podem ser conselheiros e parceiros nesse processo. Além das opções que já fazem parte dos programas de desenvolvimento de carreira de diversas empresas, como counseling, coaching e treinamento de novos líderes, os gestores podem orientar e direcionar sua equipe no dia a dia de trabalho. Jovens que já se consideram experientes e estão preocupados em sempre crescer na carreira devem ser desafiados constantemente. Um novo cliente, uma tarefa difícil ou até mesmo uma crise muitas vezes mostram que ainda não se aprendeu o suficiente. O trabalho de equipe e a diversidade de pares também podem agregar na carreira desse profissional. Na prática, essas ações revelam ao executivo a necessidade de aprender e passar por experiências importantes para estar preparado para a promoção. Planejar a carreira é uma decisão individual e racional, que determina um caminho único para cada profissional. Porém, a empresa e os gestores podem ser grandes parceiros nesse processo. *Fernando Mantovani é diretor da Robert Half, líder mundial em recrutamento especializado Fonte: SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 22

23 O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo de tomar decisões. As decisões que procuram de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. O texto nos mostra que o planejamento de carreira é uma ação essencial para definir os passos que se deve seguir na vida profissional. Para isso é necessário traçar um plano para se atingir os objetivos. Os componentes de um plano são: objetivos (e metas); meios de realização e meios de controle. A realização desse planejamento foi mostrada na entrevista onde o jovem profissional de 27 anos sabia passo a passo o que queria e quando isso deveria acontecer. De acordo com o texto, assinale a única alternativa incorreta com relação ao plano. 1 ( ) 2 ( ) 3 ( ) 4 ( ) Ser diretor é Objetivo Intermediário Subir de posto é meio de realização Aprendizado e experiências são meios de controle Ser gerente é Objetivo Final SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 23

24 PROCESSO DE PLANEJAMENTO PERGUNTAS O processo de planejamento e a ferramenta para administrar as rela coes com o futuro. E uma aplicação especifica do processo de tomar decisões. As decisões que procuram de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em pratica no futuro, são decisões de planejamento. O planejamento possui uma série de variáveis que devem ser consideradas para que seja confeccionado. Para isso, deve olhar para os ambientes que compõem a organização. Escolha qual das alternativas mostra o tipo de planejamento possivelmente que envolve o maior número de variáveis por possuir mais ambientes sobre os quais o planejamento deve-se basear. Nr Planejamento Tático Planejamento Estratégico Planejamento Operacional ALTERNATIVA 4.4 Nenhuma das Respostas Anteriores (NRA) SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 24

25 O processo de planejamento parte de um ponto de partida, definido pelo planejador, até um objetivo final. Estabelece, entre ambos, alguns objetivos intermediários, os quais balizam a execução desse planejamento para que atinja o objetivo final previsto. Abaixo são mostrados objetivos a atingir em um processo de planejamento e objetivos intermediários a serem executados para atingir o objetivo final. Assinale o planejamento que apresenta coerência entre objetivos intermediários e objetivo final. Nr 4.1 ALTERNATIVA Para que os colaboradores do setor financeiro atinjam o nível de erro zero no controle de contas a pagar e receber, o Gestor de RH inscreve todos eles em um curso de Administração de Materiais. 4.2 Para levar um colaborador a desenvolver características de liderança, de modo a concorrer a um cargo de chefia de projetos, o Gestor de RH programa dinâmicas na empresa e cursos de capacitação de gestores, verificando os resultados apresentados. 4.3 Visando fazer com que a Assessoria Jurídica da organização melhore o prazo de estudo e parecer dos processos que cheguem para sua apreciação, promove um workshop de ferramentas de correio eletrônico para essa repartição da empresa. 4.4 Para que a equipe de brigadistas da empresa consiga atender aos problemas causados pelas sucessivas faltas de energia elétrica ( apagões ), de modo a acionar os geradores de emergência e os nobreaks da rede de computadores, o Gestor de RH planeja uma visita de uma empresa que comercializa extintores de incêndio para explicar o funcionamento dos extintores de incêndio. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 25

26 A ideia de estratégia ampliou-se para englobar qualquer situação que envolva a definição de objetivos e a escolha dos meios para realizá-los. O planejamento estratégico deve ser realizado para que as empresas compreendam sua situação e estabeleça seus rumos. O uso da matriz SWOT é de grande valia. Assinale a alternativa correta. Nr ALTERNATIVA Um processo interno não mapeado e mal gerido é uma ameaça. Um setor de RH da empresa, competente e bem gerido, é uma força. Uma nova empresa aérea entrando no mercado de aviação civil é uma fraqueza. Uma equipe de vendas motivada, em uma loja, é uma oportunidade. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 26

27 1 ( ) 2 ( ) 3 ( ) 4 ( X ) Ser diretor é Objetivo Intermediário Subir de posto é meio de realização Aprendizado e experiências são meios de controle Ser gerente é Objetivo Final O Objetivo Final desse jovem entrevistado é ser Diretor. Ser Gerente é um Objetivo Intermediário. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 27

28 PROCESSO DE PLANEJAMENTO RESPOSTAS 4.2 Resposta: Planejamento Estratégico. Resposta: 4.2 Para levar um colaborador a desenvolver características de liderança, de modo a concorrer a um cargo de chefia de projetos, o Gestor de RH programa dinâmicas na empresa e cursos de capacitação de gestores, verificando os resultados apresentados. Resposta: 4.2 Um setor de RH da empresa, competente e bem gerido, é uma força. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 28