Disciplina: Processos Organizacionais Líder da Disciplina: Rosely Gaeta NOTA DE AULA 05 FERRAMENTAS E MÉTODOS PARA A RACIONALIZAÇÃO DOS PROCESSOS

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1 Disciplina: Processos Organizacionais Líder da Disciplina: Rosely Gaeta NOTA DE AULA 05 FERRAMENTAS E MÉTODOS PARA A RACIONALIZAÇÃO DOS PROCESSOS 4 Técnicas de Apoio à Melhoria de processo: As Sete Ferramentas e Terceirização Diversas técnicas podem ser utilizadas como apoio à melhoria contínua, à reengenharia e ao projeto de melhoria de processos. Cada uma dessas técnicas apresenta características e aplicações específicas. 4.1 As Sete Ferramentas básicas da Qualidade: 1) Lista de Verificação 2) Diagrama de Pareto 3) Diagrama de Causa-e-Efeito 4) Histograma 5) Diagrama de Dispersão 6) Fluxograma 7) Gráfico Linear e Gráfico de Controle 1) Lista de verificação Permite uma coleta de dados organizada, facilitando a sua análise e interpretação. 2) Diagrama de Pareto. Também denominada Curva ABC É uma forma de descrição gráfica aonde procura-se identificar quais itens são responsáveis pela maior parcela de problemas (JURAN) 3) Diagrama de Causa-e-Efeito Também denominado Diagrama de Ishikawa e Diagrama Espinha-de-peixe (porcausa de sua forma) Permite que seja identificada uma relação significativa entre um efeito e suas possíveis causas 4) Histograma É uma forma de descrição gráfica de dados quantitativos, agrupados em classes de freqüência 5) Diagrama de Dispersão Visa identificar se existe uma tendência de variação conjunta (correlação) entre duas ou mais variáveis

2 6) Fluxograma Mapeia o processo por meio de símbolos 7) Gráfico Linear e Gráfico de Controle O Gráfico Linear é um gráfico cartesiano que permite que seja avaliada a evolução de um conjunto de dados ao longo do tempo (série temporal) O Gráfico de controle segue a mesma lógica: também é um gráfico cartesiano que utiliza um conjunto de dados ao longo do tempo. Entretanto, ele permite avaliar se o comportamento de um processo, em termos de variação, é (ou não) previsível 4.2 TERCEIRIZAÇÃO (OUTSOURCING) Determinadas atividades da rede de operações, antes executadas pela empresa, são transferidas para terceiros. A terceirização deve estar acoplada à estratégia (ver a indicação dos textos para estudos) VANTAGENS DA TERCEIRIZAÇÃO (AGREGAR VALOR) - Economia de escala - Menores custos / investimentos - Estrutura mais enxuta - Mais flexibilidade da empresa e maior agilidade nas decisões - Maior foco nos processos centrais da organização - Melhoria da qualidade - Redução do nº. de problemas trabalhistas FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO DA TERCERIZAÇÃO - Planejar a terceirização (quais atividades devem ser terceirizadas; qual o objetivo a ser atingido; prazo de implementação) - Escolha criteriosa os fornecedores (competência, tipo de relacionamento a ser mantido) - Controlar a qualidade dos serviços prestados - Não terceirizar atividades ligadas às competências centrais da organização O PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO: ETAPAS Etapa 1: - Identificar as atividades a serem terceirizadas tendo em vista dois fatores-chave. Etapa 2: - Definir o tipo de relacionamento que se manterá com o fornecedor, - Grau de centralidade da atividade e Custos de troca do fornecedor Etapa 3: - Escolher o fornecedor e estabelecer o nível de serviço Etapa 4: - Gerenciar a terceirização

3 Atividades: 1. Estude os textos: As Sete Ferramentas Básicas da Qualidade: disponível nos Novos Olhos em Resumo de Aulas A Empresa e a Estratégia de Terceirização: disponível nos Novos Olhos em Resumo de Aulas e no site da RAE Terceirização: A Integração acabou? Disponível nos Novos Olhos em Resumo de Aulas e no site da RAE BENCHMARKING (CRIADO PELA XEROX EM 1979) Um processo contínuo e sistemático de pesquisa para avaliar produtos, serviços e processos de trabalho de organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com o propósito de aprimoramento organizacional. Permite comparações de processos e práticas entre empresas a fim de identificar o melhor do melhor e alcançar vantagem competitiva. TIPOS DE BENCHMARKING - Benchmarking interno: comparações entre as diversas áreas da própria organização - Benchmarking competitivo: comparações entre a empresa e seus concorrentes - Benchmarking funcional: comparações entre a empresa e outras, independentemente do ramo de atividade. ETAPAS Básicas de um PROCESSO DE BENCHMARKING As variações de metodologia ocorrem em torno dos seguintes passos: 1. PLANEJAMENTO a) Formar a equipe de benchmarking b) Identificar o alvo do benchmarking (aspectos críticos) c) Identificar / selecionar as melhores práticas utilizadas

4 d) Determinar o método de coleta de dados (questionário, entrevistas) 2. COLETA DE DADOS (sobre o alvo do benchmarking) a) Coletar dados internos da própria empresa b) Coletar dados externos (referenciais de excelência) 3. ANÁLISE a) Analisar os dados coletados (identificar diferenças de desempenho) b) Identificar as causas das diferenças de desempenho 4. IMPLEMENTAÇÃO a) Fixar metas de desempenho b) Desenvolver e implementar as ações necessárias para atingir as metas de desempenho Atividades: 1. Estude os textos: Benchmarking e a Gestão das Informações comparativas. Cadernos de Excelência FNQ. Disponível nos Novos Olhos em Resumo de Aulas e no site Caminho: publicações, Cadernos de Implementação 2006, Caderno Informações e Conhecimento O Benchmarking e o Aprendizado Texto de Carlos Amadeu Schauff. Disponível nos Novos Olhos em Resumos de Aula 4.4. ALIANÇAS ESTRATÉGICAS OBJETIVOS (OU BENEFÍCIOS) DAS ALIANÇAS ESTRATÉGICAS - Capacidade de oferecer novos produtos e serviços - Penetraçào em novos mercados - Aumento da receita - Melhor integração da cadeia de suprimentos (SCM) - Redução de custos (economia de escala) - Aprendizagem (mercados / produtos e serviços) - Menor necessidade de investimentos - Maior agilidade e flexibilidade da organização

5 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO DE UMA ALIANÇA - Comprometimento da alta administração - Metodologia adequada - Apoio de consultoria externa - Filosofia de aliança "ganha-ganha" - Saber lidar com as diferenças culturais - Comunicação constante, transparência e confiança mútua 4.5 MASP Método de Análise e Solução de Problemas A primeira definição que precisamos ter é sobre a palavra problema e seu conceito neste método. Problema é o resultado indesejável de um trabalho.

6 Há pequenas diferenças entre as etapas propostas por diversos autores e organizações, mas, basicamente, este método é composto das seguintes fases: 1) Identificação do Problema: definir claramente o problema e reconhecer sua importância. Esta fase possui subetapas que devemos seguir, são elas: - escolha do problema (mais importante = mais vital); - histórico do problema (freqüência por isso precisamos de indicadores de desempenho); - perdas atuais X ganhos viáveis - análise de pareto (que veremos com maiores detalhes mais abaixo); - nomear responsáveis (formar a equipe). 2) Observação do Problema à observar sob vários pontos de vista (tempo, local, tipo, sintoma e indivíduo), descobrindo as características do problema através de coleta de dados e observação do local. (OBS: nesta etapa já devemos elaborar o cronograma, orçamento do projeto e as metas finais deste). 3) Análise à nesta etapa temos a formação do grupo final de trabalho. Esse grupo irá definir as causas, escolher as mais prováveis e efetuar a devida análise destas (verificação de hipóteses) 4) Plano de Ação à Definição do plano de ação (nesta fase é muito utilizado o conceito do 5W1H (O quê / quando / quem / onde / por quê / e como). 5) Ação à nesta etapa executamos o plano de ação, incluindo (quando necessário) o devido treinamento aos funcionários envolvidos, bem como a equipe registrará todas as ações e resultados observados. 6) Verificação à utilizar os dados anteriores e posteriores ao projeto para verificar a efetividade das ações implementadas. Toda e qualquer alteração pode provocar efeitos secundários positivos e negativos. Existem vários métodos de análise de verificação, tais como: pareto, cartas de controle, histograma, gráfico seqüencial, etc. 7) Padronização à elaborar ou alterar o padrão do processo que está sofrendo a melhoria, efetuando a comunicação a toda a empresa, treinando e acompanhando os passos do processo alterado (neste caso, estamos utilizando o conceito do ciclo PDCA). 8) Conclusão à concluir os trabalhos atingidos os resultados esperados ou a grande maioria destes. Importante nesta fase é efetuar uma reflexão de todo o projeto e do processo mapeado e melhorado para que sirva de modelo para os próximos projetos (inclusive no que tange aos erros de execução).

7 Atividades: 1. Estude os textos: Alianças Estratégicas: disponível nos Novos Olhos em Resumo de Aulas e no site da RAE MASP Métodos de Análise e solução de Problemas. disponível nos Novos Olhos