Controle - 3. Realizar o Controle da Qualidade Relatório de Desempenho. Mauricio Lyra, PMP

Transcrição

1 Controle - 3 Realizar o Controle da Qualidade Relatório de Desempenho 1

2 Realizar o Controle da Qualidade Preocupa-se com o monitoramento dos resultados do trabalho, a fim de verificar se estão sendo cumpridos os padrões estabelecidos no Plano; 2

3 8.3 Realizar o controle da qualidade 1 Medições de controle da qualidade As medições de controle da qualidade são os resultados documentados das atividades de controle da qualidade de acordo com o formato especificado durante o planejamento da qualidade. 2 Mudanças validadas Todos os itens alterados ou reparados são inspecionados e serão aceitos ou rejeitados antes do fornecimento da notificação da decisão. Os itens rejeitados podem exigir retrabalho. 3 Entregas validadas Uma das metas do controle da qualidade é determinar a correção das entregas. Os resultados da execução dos processos de controle da qualidade são as entregas validadas. As entregas validadas constituem uma entrada para Verificar o escopo para a obtenção do aceite formal. 4 Solicitações de mudanças Se as ações corretivas ou preventivas recomendadas ou um reparo em um defeito exigir uma modificação no plano de gerenciamento do projeto, deverá ser iniciada uma solicitação de mudança de acordo com o processo Realizar o controle integrado de mudanças definido. 3

4 8.3 Realizar o controle da qualidade Realizar o controle da qualidade é o processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. O controle da qualidade é realizado durante todo o projeto. Os padrões de qualidade incluem os processos do projeto e as metas do produto. Os resultados do projeto incluem as entregas e os resultados do gerenciamento do projeto, tais como desempenho de custos e de prazos. O controle da qualidade em geral é realizado por um departamento de controle de qualidade ou uma unidade da organização com nome semelhante. As atividades de controle da qualidade identificam as causas da baixa qualidade do processo ou produto e recomendam e/ou executam as ações para eliminá-las. A equipe de gerenciamento do projeto deve ter um conhecimento prático de controle estatístico da qualidade, principalmente de amostragem e probabilidade, para ajudar a avaliar as saídas do controle da qualidade. Entre outros assuntos, é recomendável que a equipe conheça as diferenças entre os seguintes pares de termos: Prevenção (manter os erros fora do processo) e inspeção (manter os erros fora do alcance do cliente). Amostragem de atributos (o resultado está em conformidade ou não está em conformidade) e amostragem de variáveis (o resultado é classificado em uma escala contínua que mede o grau de conformidade). Tolerâncias (intervalo especificado de resultados aceitáveis) e limites de controle (limites que podem indicar se o processo está fora de controle). 4

5 Realizar o Controle da Qualidade Ferramentas Diagrama de causa-efeito Gráfico de controle Fluxogramas Histogramas Diagramas de Pareto Gráficos de execução Diagrama de dispersão Amostragem estatística Inspeção Revisão do reparo do defeito 5

6 Diagrama de causa-efeito Diagramas de causa e efeito Os diagramas de causa e efeito, também conhecidos como diagramas de Ishikawa ou diagramas de espinha de peixe, ilustram como diversos fatores podem estar ligados a problemas ou efeitos potenciais. Uma possível causa-raiz pode ser revelada ao continuar a perguntar por quê? ou como? seguindo uma das linhas. Os diagramas Por quê-por quê e Como-Como podem ser usados na análise de causa e efeito. Os diagramas de causa e efeito também são usados na análise de riscos. 6

7 Gráfico de controle Gráficos de controle Nesse processo, os dados adequados são coletados e analisados para indicar a qualidade dos processos e produtos do projeto. Os gráficos de controle ilustram como um processo se comporta com o passar do tempo e quando um processo está sujeito a uma variação com causa especial, resultando em uma situação fora de controle. Eles respondem graficamente à pergunta: A variação desse processo está dentro dos limites aceitáveis? O padrão dos pontos de dados em um gráfico de controle pode revelar valores flutuantes aleatórios, saltos repentinos nos processos ou uma tendência gradual de aumento de variação. Ao monitorar a saída de um processo ao longo do tempo, o gráfico de controle pode ajudar a avaliar se a aplicação das mudanças no processo resultou nas melhorias desejadas. Quando um processo está dentro dos limites aceitáveis, ele está sob controle e não precisa ser ajustado. Por outro lado, quando o processo está fora dos limites aceitáveis, ele precisa ser ajustado. Sete pontos consecutivos fora do limite de controle superior ou inferior indicam que o processo está fora de controle. O limite de controle superior e o limite de controle inferior geralmente são definidos como ±3S, onde 1S corresponde a um desvio padrão. 7

8 Fluxogramas O fluxograma é uma representação gráfica de um processo que mostra as relações entre as etapas do processo. Existem muitos estilos, mas todos os fluxogramas de processos mostram as atividades, os pontos de decisão e a ordem de processamento. Durante o planejamento da qualidade, a elaboração de fluxogramas pode ajudar a equipe do projeto a prever os problemas de qualidade que podem ocorrer. Estar ciente sobre os problemas em potencial pode resultar no desenvolvimento de procedimentos de teste ou abordagens para lidar com eles. A elaboração de fluxogramas é usada durante o processo realizar o controle da qualidade para determinar as etapas do processo que não estão em conformidade e identificar oportunidades potenciais de melhoria do processo. 8

9 Histogramas Um histograma é um gráfico de barras que mostra a distribuição de variáveis. Cada coluna representa um atributo ou uma característica de um problema/situação. A altura de cada coluna representa a freqüência relativa da característica. Esta ferramenta ajuda a identificar a causa de problemas em um processo pela forma e amplitude da distribuição. Histograma Um histograma é um gráfico de barras verticais que mostra com que frequência ocorreu um determinado estado de uma variável. Cada coluna representa um atributo ou uma característica de um problema ou uma situação. A altura de cada coluna representa a frequência relativa da característica. Essa ferramenta ajuda a ilustrar a causa mais comum dos problemas em um processo, com a quantidade e a altura relativa das barras. 9

10 Exemplo de Histograma 10

11 Diagramas de Pareto Diagrama de Pareto O diagrama de Pareto, ou gráfico de Pareto, é um tipo específico de histograma, ordenado por frequência de ocorrência. Mostra quantos defeitos foram gerados por tipo ou categoria de causa identificada. A ordem de classificação é usada para direcionar a ação corretiva. A equipe do projeto deve abordar em primeiro lugar as causas que estão gerando o maior número de defeitos. Os diagramas de Pareto estão conceitualmente relacionados com a Lei de Pareto, que afirma que em geral um número relativamente pequeno de causas é responsável pela maioria dos problemas ou defeitos. Essa regra é conhecida como o princípio 80/20, onde 80% dos problemas se devem a 20% das causas. Os diagramas de Pareto também podem ser usados para resumir vários tipos de dados visando análises 80/20. 11

12 Gráficos de execução Um gráfico de execução mostra o histórico e o padrão da variação. Um gráfico de execução é um gráfico de linha que mostra pontos de dados traçados na ordem em que ocorrem. A análise das tendências é realizada usando os gráficos de execução. A análise das tendências envolve o uso de técnicas matemáticas para prever resultados futuros com base em resultados históricos. Gráfico de execução Semelhante a um gráfico de controle sem a exibição dos limites, o gráfico de execução mostra o histórico e o padrão de variação. O gráfico de execução é um gráfico de linhas que mostra os pontos de dados plotados na ordem em que ocorreram. Os gráficos de execução mostram as tendências de um processo ao longo do tempo, a variação ao longo do tempo, ou as deteriorações ou melhorias em um processo ao longo do tempo. A análise das tendências é realizada usando os gráficos de execução e envolve técnicas matemáticas para prever os resultados futuros com base nos resultados históricos. A análise das tendências com frequência é usada para monitorar: Desempenho técnico. Quantos erros ou defeitos foram identificados e quantos permanecem sem correção? Desempenho dos custos e prazos. Quantas atividades por período foram concluídas com variações significativas? 12

13 Diagrama de dispersão Um diagrama de dispersão mostra o padrão da relação entre duas variáveis. Esta ferramenta permite que a equipe de qualidade estude e identifique a possível relação entre as mudanças observadas em duas variáveis. São traçadas as variáveis dependentes versus as variáveis independentes. Quanto mais próximos os pontos estiverem da linha diagonal, mais próxima será a relação entre eles. Diagrama de dispersão O diagrama de dispersão mostra o relacionamento entre duas variáveis. Essa ferramenta permite que a equipe de qualidade estude e identifique o relacionamento possível entre as mudanças observadas em duas variáveis. São plotadas as variáveis dependentes e as variáveis independentes. Quanto mais próximos estiverem os pontos em relação a uma linha diagonal, mais próximo será o relacionamento entre eles. 13

14 Exemplo de Diagrama de dispersão 14

15 Relatório de Desempenho Abrange a coleta e transmissão de informações relacionadas ao avanço e às realizações do projeto para os stakeholders, integrantes da equipe, equipe de gerencia e demais interessados 15

16 10.5 Reportar o desempenho Relatórios de desempenho Os relatórios de desempenho organizam e resumem as informações coletadas e apresentam os resultados das análises em comparação com a linha de base da medição do desempenho. Os relatórios devem fornecer informações da situação e do progresso, no nível de detalhes requerido pelas várias partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das comunicações. Os formatos comuns para os relatórios de desempenho incluem gráficos de barras, curvas S, histogramas e tabelas. A análise de variação, a análise de valor agregado e os dados de previsão geralmente são incluídos como parte dos relatórios de desempenho. Os relatórios de desempenho são emitidos periodicamente e seu formato pode variar desde um simples relatório de andamento até relatórios mais elaborados. Um relatório de andamento simples pode mostrar somente informações do desempenho, como o percentual completo, ou painéis de indicadores da situação de cada área (como escopo, cronograma, custo e qualidade). Os relatórios mais elaborados podem incluir: Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período dos relatórios; Trabalho a ser concluído durante o próximo período de relatórios; Resumo das mudanças aprovadas no período; Resultados da análise da variação; Término previsto do projeto (incluindo tempo e custo) e Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas. 16

17 10.5 Reportar o desempenho Reportar o desempenho é o processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. O processo Reportar o desempenho envolve a coleta e a análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar o andamento e o desempenho do projeto, bem como para prever os resultados do projeto. Os relatórios de desempenho precisam fornecer informações no nível adequado para cada público. O formato pode variar desde um simples relatório de andamento até relatórios mais elaborados. Um relatório de andamento simples pode mostrar informações do desempenho, como o percentual completo, ou painéis de indicadores da situação de cada área (ou seja, escopo, cronograma, custo e qualidade). Os relatórios mais elaborados podem incluir: Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no período e Outras informações relevantes que devem ser revistas e analisadas. Um relatório completo também deve fornecer o término previsto do projeto (incluindo tempo e custo). Esses relatórios podem ser elaborados periodicamente ou com base em exceções. 17

18 Exemplo Relatório de desempenho 18