EXPRESSO NEPOMUCENO S.A

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1 MANUAL EXPRESSO NEPOMUCENO S.A Aprovação: Clayton Bassi Assis Gerente da Qualidade

2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO: OBJETIVOS DO PROGRAMA 5S s: DEFINIÇÕES: Coordenador do Programa: Comitê do Programa: Multiplicador: Auditoria Externa: Auditoria de Autocrítica: Auditoria de Itens Comuns: Auditor Líder: Auditor: Auditado: Não Conformidades: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA: Etapa nº1: Conscientização do Gestor: Etapa nº2: Definição do Coordenador do Programa: Etapa nº3: Definição do Comitê do Programa: Etapa nº4: Conscientização do Coordenador do Programa e Comitê: Etapa nº5: Conscientização de Todos os Colaboradores: Etapa nº6: Definição das Células de Auditoria: Etapa nº7: Levantamento das Necessidades de Ajustes: Etapa nº8: Implementação dos 5 Sensos: Etapa nº 9: Auditoria de Autocrítica: Etapa nº10: Auditoria de Adequação: Tabela Resumida de Implantação: Matriz de Responsabilidade: Quadro de Distribuição de Energia: Identificação de Itens Armazenados: PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO PROGRAMA: Auditoria externa: Auditoria de Autoavaliação: Auditoria dos Itens Coletivos: Inspeção Semanal: Quesito coerência: REGRAS DE APURAÇÃO DOS RESULTADOS DAS AVALIAÇÕES: Apuração por ciclo de auditoria: Manual do Programa 5s REV01 1

3 6.2 Apuração Mensal: Apuração semestral: REGRAS DE PREMIAÇÃO: Manual do Programa 5s REV01 2

4 1 INTRODUÇÃO: Criado no Japão após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar na reconstrução e reestruturação do país que necessitava reorganizar suas indústrias e melhorar a produção devido à alta competitividade do mundo pós-guerra, o programa 5S é uma ferramenta administrativa que auxilia na implantação da qualidade, organização e otimização do ambiente de trabalho e dos processos nas empresas. O programa 5S visa conscientizar todos da organização da necessidade e da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É uma reeducação cultural que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados. Vislumbra e objetiva termos nas organizações ambientes limpos, organizados, com asseio, bem como o bem estar das pessoas, proporcionando condições para uma maior produtividade. O Programa baseia se em cinco conceitos, conceitos estes que na verbalização em japonês, sua língua original, começam com a letra S: 1º S Seiri: Senso de Utilização e Descarte 2º S Seiton: Senso de Arrumação e Ordenação 3º S Seiso: Senso de Limpeza 4º S Seiketsu: Senso de Saúde e Higiene 5º S Shitsuke: Senso de Auto-Disciplina Para facilitar a memorização, o SEBRAE utiliza outra sigla para ensinar estes conceitos em português. É o programa D OLHO: D: Descarte O: Organização L: Limpeza H: Higiene O: Ordem mantida Este Manual tem como finalidade estabelecer regras e critérios para uma boa implantação e manutenção do Programa 5S. Define também os critérios para a realização das auditorias do Programa e os critérios de reconhecimento. Manual do Programa 5s REV01 3

5 2 OBJETIVOS DO PROGRAMA 5S s: A metodologia ora desenvolvida tem por objetivos: Retomar e consolidar a cultura 5S no. Eliminar o caráter obrigatório no cumprimento da metodologia. Levar os colaboradores a perceberem que antes do benefício para a empresa o programa beneficia a si mesmos. Motivar para a cultura da qualidade. Pela automotivação, internalizar os conceitos da Qualidade Total, via metodologia 5S s, repaginada. 3 DEFINIÇÕES: 3.1 Coordenador do Programa: Pessoa responsável pela gestão do Programa 5S s da unidade. 3.2 Comitê do Programa: Grupo de pessoas formado com objetivo de apoiar o Coordenador do Programa junto aos demais colaboradores servindo, inclusive, como Multiplicadores. 3.3 Multiplicador: Pessoa qualificada para repassar os conceitos e regras do Programa. 3.4 Auditoria Externa: Auditoria realizada por colaboradores credenciados pertencentes a outros departamentos ou unidades. 3.5 Auditoria de Autocrítica: Avaliações realizadas pelos próprios colaboradores nos itens sob sua responsabilidade. 3.6 Auditoria de Itens Comuns: Auditoria realizada em materiais do setor que são de uso ou benefício de todos, tais como: ventiladores, ar condicionado, salas de reunião e treinamento, etc. 3.7 Auditor Líder: Pessoa qualificada para coordenar a auditoria do Programa. 3.8 Auditor: Pessoa com atributos pessoais demonstrados e competência para conduzir uma auditoria. 3.9 Auditado: Organização que está sendo auditada Não Conformidades: Não atendimento a um requisito presente nas regras do Programa. 4 ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA: 4.1 Etapanº1: Conscientização do Gestor: Embora os conceitos que englobam o 5S reflitam técnicas simples, a implantação do programa deve respeitar e seguir algumas premissas. É preciso conscientizar e sensibilizar os gestoresdos Manual do Programa 5s REV01 4

6 departamentos / filiais (Diretor, gerente e supervisor) da necessidade de implantação dos conceitos do Programa. Ele tem que estar comprometido com a condução do Programa 5S. 4.2 Etapa nº2: Definição do Coordenador do Programa: É necessário também que seja definido e nomeado um coordenador do programa em cada unidade da empresa. Essecoordenador deverá ter capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse Programa para saber o que, quando, e de quem cobrar. 4.3 Etapanº3: Definição do Comitê do Programa: O Programa 5S para atingir os resultados esperados deverá contar com a participação e engajamento de todos os colaboradores da empresa. Para isso, define-se um comitê formado por pelo menos um representante de cada departamento. Esse comitê tem como papel principal agir como multiplicador dos conceitos doprograma para os demais membros da equipe sob sua responsabilidade. Lembrando que multiplicar é: aprender, praticar, ensinar, lembrar e cobrar a execução dos conceitos. Além disso, quando solicitados pelo Coordenador do Programa, realizar auditorias. 4.4 Etapanº4: Conscientização do Coordenador do Programa e Comitê: O programa 5S tem como pontos principais eliminar o desperdício, o custo extra, o cansaço em excesso, os problemas de saúde, a falta de produtividade e de comprometimento. Ele não trará resultados sozinho, é necessário que se invista também na melhoria do atendimento, na busca pela excelência da qualidade dos serviços prestados, na melhoria da imagem da empresa no mercado, na busca constante por satisfazer as necessidades de quem mantém a empresa viva no mercado: o cliente final. E para que todos esses objetivos sejam alcançados a conscientização do coordenador e dos membros comitê será de fundamental importância para o restante das etapas a serem cumpridas para uma boa implementação do Programa 5S. 4.5 Etapanº5: Conscientização de Todos os Colaboradores: Uma vez conscientizados o gestor, o coordenador e também os membros da equipe do comitê, chegou o momento de conscientizar os demais colaboradores enfatizando os benefícios que o Programa 5S trará para a sua vida profissional, pessoal e social. 4.6 Etapanº6: Definição das Células de Auditoria: Nesta etapa, o coordenador do programa, em conjunto com o comitê,realizama separação dos departamentos em células de auditoria levando em consideração as atividades fins que cada um desempenha e, não pelo espaço físico ou quantidade de colaboradores existentes. Para isso, utilizase o formulário (F-POQUA000-14). Manual do Programa 5s REV01 5

7 4.7 Etapa nº7: Levantamento das Necessidades de Ajustes: Cada departamento, sob a coordenação do multiplicador interno, faz um levantamento minucioso da infraestrutura local, conforme formulário (F-POQUA000-15) verificando possíveis situações não conformes que necessitam de alguma disponibilidade de recurso para o bom êxito do Programae, encaminha para o coordenador do Programa que compila a informações e entrega ao gestor da unidade ou departamento. O gestor analisa as informações levantadas e, dentro do que lhe é permitido, providencia o ajuste. Situações onde há necessidade de investimento, o gestor recorre ao seu diretor imediato pedindo autorização para execução. Com base no parecer o coordenador do Programa delimitará as áreas, estruturas, processos, etc. que pela sua criticidade não poderão ser contemplados, ou contemplados com restrição, no programa. 4.8 Etapanº8: Implementação dos 5 Sensos: Mediante agenda definida em comum acordo entre o gestor e coordenador, implementar os 5 sensos do Programa (aplicar na prática o descarte, organização, limpeza, higiene e ordem mantida). Para os itens individuais cada departamento deverá utilizar o anexo (A-POQUA000-01), e para os itens comuns o anexo (A-POQUA000-02). Utilização e Descarte: Colocar a casa em ordem separando o que é útil do que é inútil. Ou seja, o que é utilizado nas tarefas diárias e tudo o que raramente ou nunca usamos. Essa arrumação começa a dar sentido na reeducação e implantação da nova cultura dentro da empresa. O que não é necessário pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora. Ao iniciar este trabalho as pessoas verão que a maioria dos objetos e papeis guardados são sem importância. Que estavam simplesmente tumultuando e ocupando espaço no local de trabalho. Organização e Padronização: Arrumar e ordenar todo o material. Nesta etapa temos que classificar todos os objetos conforme sua necessidade de uso. Aqueles que usamos constantemente devem ficar com o acesso mais fácil do que os objetos usados pouco. É muito bom que os objetos sejam identificados, nomeados, rotulados para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade e rapidez. A ideia é: Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Limpeza:Agora que deixamos apenas o que é pertinente para o ambiente de trabalho e organizamos os materiais que ficaram, não existe hora mais propícia para um bom trabalho de limpeza geral. Um ambiente limpo além de ser simples de se encontrar, proporciona conforto às pessoas que ali trabalham. Nesta etapa buscamos a conscientização dos colaboradores em dois pontos fundamentais: o primeiro é que não sujem e o segundo é que se sujar limpe. É necessário que os colaboradores tenham em mente que se usar vai sujar, que para guardar é necessário limpar. É a conhecida tríade: Usou, limpe e guarde Se cada um contribuir com sua parte para a manutenção da limpeza do local de trabalho, muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados. Manual do Programa 5s REV01 6

8 Para a manutenção da limpeza dos itens de uso coletivo, cada departamento utiliza o formulário Matriz de Responsabilidade (F-POQUA000-21) que determina quais são os itens comuns presentes no departamento, frequência de limpeza desses itens e os nomes dos responsáveis por realizar essas limpezas. Saúde e Higiene:O quarto passo diz respeito ao senso de asseio. Cada pessoa tem a obrigação de cuidar da sua aparência e da higiene pessoal, principalmente porque elas são a imagem da empresa. É necessário ter cuidado com suas vestimentas, neste ponto o uso de uniformes facilita muito, mas é preciso que os funcionários cuidem da integridade e limpeza destes. É preciso que todos procurem sempre ter cuidado com o básico: roupas limpas, barba feita e cabelos penteados. É de suma importância que todos os colaboradores que trabalham em áreas em que são exigidos a utilização de EPIs (equipamento de proteção individual) que os mesmos estejam fazendo o seu correto uso a fim de evitar acidentes no ambiente de trabalho. Auto Disciplina: Esta é a última fase de implementação do programa, nela se busca o comprometimento das equipes de trabalho. Uma vez obtido o comprometimento de todos os envolvidos, cumprir rigorosamente as regras. 4.9 Etapa nº 9: Auditoria de Autoavaliação: Terminada a implantação dos 5S s, todos os colaboradores do setor realizarão a sua autoavaliação, conforme formulário (F-POQUA000-16)e também o multiplicador do setor realizará a avaliação dos itens coletivos do administrativo (F-POQUA000-17). Nos locais onde houver área operacional, a auditoria de autoavaliação será também realizada pelo multiplicador do setor, porém utilizando formulários específicos: depósito (F-POQUA000-18) e manutenção (F-POQUA000-19). As regras de pontuação das auditorias individuais e coletivaseguemquatro premissas, conforme anexos: Regulamento Individual (A-POQUA000-03), Regulamento Coletivo Administrativo (A- POQUA000-04), Regulamento Coletivo Depósito (A-POQUA000-05) e Regulamento Coletivo Manutenção (A-POQUA000-06) Etapa nº10: Auditoria de Adequação: Imediatamente após a auditoria de autoavaliação, o multiplicador do setor realizará a auditoria de adequação utilizando os formulários (F-POQUA000-16)e (F-POQUA000-17) para as áreas administrativas, e, quando aplicável, os formulários (F-POQUA000-18) e (F-POQUA000-19) para as áreas operacionais.esta auditoria tem somente o objetivo de identificar possíveis não aprendizados e/ou situações não conforme, não acarretando demérito para o setor. As regras de pontuação das auditorias individuais e coletiva seguem quatro premissas, conforme anexos: Regulamento Individual (A-POQUA000-03), Regulamento Coletivo Administrativo (A- POQUA000-04), Regulamento Coletivo Depósito (A-POQUA000-05) e Regulamento Coletivo Manutenção (A-POQUA000-06). Com base nesta auditoria, o multiplicador do setor dará um feedback a cada um dos colaboradores e ao setor quando, a partir de então, se iniciará formalmente o programa. Manual do Programa 5s REV01 7

9 4.11 Tabela Resumida de Implantação: Item Atividade Responsabilidade Evidência 01 Conscientizar Gestor (Diretoria / Gerência / Supervisor) Departamento da Qualidade Reunião e/ou 2 Vídeos 02 Definir o Coordenador do Programa. Gestor da Unidade F-POQUA Definir Comitê do Programa (Multiplicadores). Gestor da Unidade F-POQUA Conscientizar o Coordenador e o Comitê do Programa. Departamento da Qualidade 2 Vídeos / Treinamento das regras de implantação. 05 Conscientizar todos os colaboradores. 2 Vídeos / Treinamento das Multiplicador regras de implantação. 06 Definir células de auditoria. Multiplicador / Coordenador F-POQUA Realizar levantamento de necessidades de ajustes. Multiplicador F-POQUA Implantar o senso de Utilização e Descarte (Seiri). Multiplicador A-POQUA / A-POQUA Implantar o senso de Organização e Padronização (Seiton). Multiplicador A-POQUA / A-POQUA Implantar o senso de Limpeza (Seiso) Multiplicador A-POQUA / A-POQUA Implantar o senso de Saúde e Higiene (Seiketsu). Multiplicador A-POQUA / A-POQUA Implantar o senso de Auto Disciplina (Shitsuke). Multiplicador A-POQUA / A-POQUA Treinar o Coordenador e os Multiplicadores nas regras de auditoria do programa Departamento da Qualidade 14 Realizar auditoria de autoavaliação Colaborador 15 Realizar auditoria de adequação Multiplicador Treinamento das regras de auditoria / Manual do Programa A-POQUA / A-POQUA / F-POQUA / F-POQUA / F-POQUA / F-POQUA A-POQUA / A-POQUA / F-POQUA / F-POQUA / F-POQUA / F-POQUA Definir plano de implantação por departamento da unidade. Departamento da Qualidade F-POQUA Validar o programa dentro da unidade Departamento da Qualidade F-POQUA Observação: Durante a implantação, o Departamento da Qualidade irá atuar de forma que um departamento escolhido aleatoriamente fique dentro dos padrões do programa 5S. Esta atividade tem como foco principal qualificar o coordenador e os multiplicadores do programa. Ficará sob a responsabilidade desses o restante da implantação. O prazo para término da implantação será acordado entre o gestor da unidade, coordenador e departamento da qualidade Matriz de Responsabilidade: A planilha de Matriz de Responsabilidade (F-POQUA000-21) tem como objetivo definir um responsável, por tempo determinado, para manter limpo e em condições de uso os equipamentos e objetos de uso coletivo dentro do departamento. Esta planilha deve ser atualizada periodicamente sempre que houver alterações no quadro de colaboradores do setor e estar disponível para consulta no quadro de gestão à vista. Manual do Programa 5s REV01 8

10 4.13 Quadro de Distribuição de Energia: Todos os quadros de distribuição de energia disponível deverão conter uma tabela (F-POQUA000-24) identificando o número da chave e a área correspondente à chave. Esta tabela deverá estar fixada no lado interno da tampa de fechamento do quadro. Na frente de cada chave deve contar a numeração correspondente na tabela Identificação de Itens Armazenados: Itens diversos que necessitem ficar armazenados por algum período de tempo nos setores ou em áreas de sua responsabilidade devem ser identificados (F-POQUA000-25) para evidenciar que os mesmos estão sendo monitorados e não simplesmente deixados no local sem nenhuma tratativa. 5 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO PROGRAMA: A metodologia baseia-se em auditorias de duas naturezas: auditoria externa e deautoavaliação tantonos itens individuais (F-POQUA000-16) como também nos itens coletivos do administrativo (F- POQUA000-17), depósito (F-POQUA000-18) e manutenção (F-POQUA000-19). Para que a realização dessas auditorias seja o mais eficaz possível, utiliza-se como referência de padronização das áreas os seguintes Regulamentos:Regulamento Individual (A-POQUA000-03), Regulamento Coletivo Administrativo (A-POQUA000-04), Regulamento Coletivo Depósito (A-POQUA000-05) e Regulamento Coletivo Manutenção (A-POQUA000-06). 5.1 Auditoria externa: a) Na matriz, o Departamento da Qualidade definirá a agenda de auditorias (F-POQUA000-22) externas e nas filiais ela será definida pelo Coordenador do Programa da unidade, sendo que ambas não serão divulgadas para preservar a sua imprevisibilidade. b) Também convocará os auditores necessários às estas auditorias. c) O número de auditores será proporcional ao número de colaboradores dos setores. d) De maneira imprevisível os auditores serão encaminhados aos setores a serem auditados e será realizada a auditoria em aproximadamente 50% de todo efetivo, não sendo necessária a paralização das atividades. e) Para as avaliações serão utilizados formulários próprios desenvolvidos pelo Departamento da Qualidade. Um formulário para cada colaborador avaliado. f) As auditorias externas deverão ser criteriosas, rígidas, porém sem perder o seu caráter instrutivo e educativo, esclarecendo de antemão as divergências que ocorrerem. g) Poderão, e até mesmo deverão, obter esclarecimentos dos colaboradores acerca dos quesitos 5S s a serem avaliados, para mais fielmente os avaliarem. h) Para se evitar que os colaboradores promovam a arrumação imediata do setor, um dos auditores será nomeado como Auditor Líder, sendo que o mesmo terá entre outras Manual do Programa 5s REV01 9

11 atribuições, fiscalizar este tipo de atitude. Caso sejam observadas tais atitudes o gestor(es) será(ão)demeritado(s) conforme critério estabelecido. i) Não havendo consenso entre auditor e auditado acerca da avaliação de qualquer quesito auditado, o auditado/auditor deverá solicitar que o Comitê do Programaque arbitre sobre a discordância, prevalecendo o seu parecer. As auditorias externas, a princípio, no primeiro mês do programa serão quinzenais, sempre entre as quintas e sextas feiras, sendo que a periodicidade no mês seguinte dependerá do status do setor no fechamento da auditoria imediatamente anterior. Se o selo obtido for OURO, a frequência das auditorias externas seguintes deixará de ser quinzenale passará a ser mensal. As auditorias externas mensais ocorrerão sempre na segunda quinzena do mês corrente. O Auditor Líder deverá recolher os formulários da equipe de auditores externos, apurar o resultado do setor, correspondente à média das avaliações de todos os formulários (inclusive dos itens comuns), alimentar o sistema, encaminhando posteriormente para o Coordenador Geral do Programa 5S localizado na matriz. Na matriz, as auditorias externas em cada setor são realizadas por membros do Comitê de outros setores designados pelo Departamento da Qualidade. Nas filiais, as auditorias externas são realizadas pelos membros do Comitê do próprio setor. Observações: O Departamento da Qualidade, sempre que possível, alocará algum membro do Comitê da matriz para a realização de auditorias externas em outras unidades da empresa, potencializando viagens já programadas com outros objetivos durante o ano. O nível de abrangência (total ou amostral) desta auditoria será definido pelo Departamento da Qualidade Matriz. Quando amostral, o seu resultado prevalecerá para toda a filial em questão. Esta auditoria poderá acontecer em qualquer dia da semana e sua coerência avaliada conforme regra abaixo. Quando qualquer das auditorias externas for realizada por um colaborador externo ao setor, deve-se medir a coerência (máximo de 1 pontos permitidos para cima e para baixo) do resultado do Auditor Externo com a média dos resultados consolidados dos períodos anteriores. Sendo que esta média deverá considerar os resultados mensais obtidos desde a última auditoria externa também realizada por colaborador externo ao setor. Havendo incoerência, o resultado do Auditor Externo deverá retroagir durante todo este período. Havendo coerência, prevalecem os resultados anteriores, desconsiderando o resultado do Auditor Externo ao setor. 5.2 Auditoria de Auto avaliação: As auditorias de auto avaliação serão realizadas por todos os colaboradores do setor mediante formulário próprio (F-POQUA000-16) fornecido pelo Departamento da Qualidade. As auditorias de auto avaliação, a princípio, no primeiro mês do programa serão quinzenais, sempre entre as segundas e quartas feiras, sendo que a periodicidade no mês seguinte dependerá do status do setor no fechamento da auditoria imediatamente anterior. Se o selo obtido for OURO, afrequência das auto avaliações seguintes deixará de ser quinzenal e passará a ser mensal. Estas auditorias serão gerenciadas e controladas pelo membro do Comitê do setor. Manual do Programa 5s REV01 10

12 O membro do Comitê, interno ao setor, deverá recolher os formulários de auto avaliação da equipe de colaboradores. Também ficará responsável pela auditoria dos itens comuns, apurar o resultado do setor, alimentar o sistema, encaminhando posteriormente para o Coordenador do Programa 5S localizado na unidade. 5.3 Auditoria dos Itens Coletivos: As auditorias externas e de autocrítica dos itens de uso coletivo são realizadas pelo Auditor Líder e pelo membro do Comitê interno ao setor, em formulário próprio: itens coletivos do administrativo (F-POQUA000-17), depósito (F-POQUA000-18) e manutenção (F-POQUA000-19). 5.4 Inspeção Semanal: Com o objetivo de zelar pelo programa 5S, semanalmente o Coordenador do Programa da unidade, ou outra pessoa nomeada por ele, realiza uma inspeção geral nas dependências internas da unidade (escritório, depósito, manutenção, almoxarifado, etc.) verificando, de maneira criteriosa, as condições gerais de limpeza, organização e padronização. Caso seja percebida alguma situação de anomalia, o responsável pela inspeção registra o ocorrido em formulário específico (F-POQUA000-20) e encaminha para o responsável pelo programa 5S do setor e seu respectivo gestor onde a anomalia foi detectada, e estes providenciam o devido ajuste. Para a primeira ocorrência não haverá penalização com a retirada de ponto do Programa. Se a mesma anomalia for detectada na próxima inspeção, sem aviso prévio do que está sendo feito para saná-la, o responsável pela inspeção providenciará o demérito de 1 ponto por anomalia sem tratativa, e irá informar o ocorrido novamente ao responsável pelo programa do setor, o gestor do setor e o coordenador do programa, este último quando a inspeção for realizada por outra pessoa. O coordenador do programa irá proceder o(s) demérito(s) na planilha de gestão do programa. 5.5 Quesito coerência: O quesito coerência juntamente com as auditorias de autocrítica são os grandes diferenciais que serão atribuídos neste novo processo de auditorias 5S s. Tem o objetivo maior de estimular os colaboradores a internalizar a cultura da Qualidade Total ao perceberem que ela trará benefícios à sua rotina de trabalho. A coerência será medida pela comparação dos resultados das auditorias externas com os resultados das auditorias de autocrítica. 6 REGRAS DE APURAÇÃO DOS RESULTADOS DAS AVALIAÇÕES: 6.1 Apuração por ciclo de auditoria: Será realizado pelo Departamento da Qualidade. Apura-se a coerência pela comparação entre o resultado da auditoria externa e a média das auditorias deautocrítica realizadas dentro do mesmo ciclo. Manual do Programa 5s REV01 11

13 Havendo coerência (máximo de 1 pontos permitidos para cima e para baixo), os resultados das auditorias de autocrítica serão também utilizados no cálculo do resultado do setor, neste caso correspondendo à média geral de todas as avaliações (auditoria externa e de autocrítica), acrescido de mais 1 ponto. Havendo incoerência, será calculada a média apenas das auditorias externas, com penalização ainda de 2 pontos. Ex.1: havendo coerência Auditoria externa: 94,8 pontos Auditoria de Auto avaliação: 95,6 pontos Diferença verificada = 94,8 95,6 Diferença verificada = 0,8 pontos Como a diferença foi menor do que os 1 pontos permitidos, verifica-se que há coerência na auditoria de autocrítica do setor. Assim o resultado da auditoria deste ciclo para o setor será a média das duas auditorias (externa e de autocrítica) acrescido de 1 ponto, ou seja: Média das duas auditorias = (94,8 + 95,6) / 2 =95,2 pontos. Gratificação pela coerência = 1 ponto Resultado da auditoria do ciclo = 95,2 + 1 = 96,2 pontos. Ex.2: havendo incoerência Auditoria externa: 92,6 pontos Auditoria de Auto avaliação: 94,8 pontos Diferença verificada = 92,6 94,8 Diferença verificada = 2,2 pontos Como a diferença foi maior do que os 1 pontos permitidos, verifica-se que há incoerência na auditoria de autocrítica do setor. Assim o resultado da auditoria deste ciclo para o setor será o somente o resultado da auditoria externa, penalizadas em 2 pontos, ou seja: Auditoria externa = 92,6 pontos. Penalização pela incoerência = 2 pontos Resultado da auditoria do ciclo = 92,6 2 = 90,6 pontos. 6.2 Apuração Mensal: O resultado mensal será calculado pelas médias dos resultados das auditorias realizadas no mês. Esta média será utilizada para atribuir o selo do setor, ou seja: crítico, bronze, prata ou ouro, obedecendo o seguinte critério: Se o resultado da última avaliação mensal for maior que a média apurada, prevalece a média apurada, se não, prevalece a última avaliação mensal. Manual do Programa 5s REV01 12

14 Ex.1: Consideremos os seguintes resultados hipotéticos para um setor: Primeira Semana: Quarta Semana: 89 pontos 94 pontos Assim temos uma média mensal de 91,50 pontos. Como a avaliação da última semana foi 94 pontos, e é maior que a média, então o resultado final mensal será a média apurada (91,50 pontos), ou seja, selo crítico. Ex.2: Consideremos os seguintes resultados hipotéticos para um setor: Primeira semana: Quarta semana: 95 pontos 91 pontos Neste caso temos uma média mensal de 93 pontos. Como a avaliação da última semana foi 91 pontos, e é menor que a média, então o resultado final mensal será este último resultado (91,0 pontos), ou seja, selo crítico. A atribuição do selo mensal ao setor somente será realizada ao final de cada mês. Lembrando: este resultado mensal é o que será apropriado aos gerentes e supervisores nas suas avaliações de desempenho (ADG / ADS). Observação: Para os setores que estiverem dentro da faixa OURO, a apuração mensal seguirá as mesmas regras da Apuração por ciclo de auditoria. 6.3 Apuração semestral: A Diretoria da empresa definirá os locais onde deverão ocorrer as avaliações semestrais. O sistema 5S prevê uma avaliação semestral que vale como processo competitivo na empresa. A metodologia de apuração é muito semelhante àquela utilizada na apuração mensal, qual seja. O resultado semestral será calculado pelas médias dos resultados das auditorias realizadas mês a mês. Esta média será utilizada para atribuir o selo final do setor, ou seja: crítico, bronze, prata ou ouro, obedecendo ao seguinte critério: Se o resultado do último mês do semestre for maior que a média apurada, prevalece a média apurada, se não, prevalece a avaliação do último mês. Ex.1: Consideremos os seguintes resultados hipotéticos para um setor: 1º mês: 95 pontos 2º mês: 95 pontos 3º mês: 91 pontos 4º mês: 95 pontos 5º mês: 100 pontos Manual do Programa 5s REV01 13

15 6º mês: 97 pontos Assim temos uma média semestral de 95,50 pontos. Como a avaliação do último mês foi 97 pontos, e é maior que a média, então o resultado final semestral será a média apurada (95,50 pontos), ou seja, selo BRONZE. Ex.1: Consideremos os seguintes resultados hipotéticos para um setor: 1º mês: 75 pontos 2º mês: 87 pontos 3º mês: 91 pontos 4º mês: 85 pontos 5º mês: 80 pontos 6º mês: 79 pontos Neste caso temos uma média semestral de 82,8 pontos. Como a avaliação da última semana foi 79 pontos, e é menor que a média semestral, então o resultado final será este último resultado (79,0 pontos), ou seja, selo CRÍTICO. Para a escolha do vencedor e para efeito de premiação, serão considerados estes resultados (semestral), seguindo os seguintes critérios: 1) Vence aquele setor que apresentar a maior pontuação; 2) Havendo empate, o primeiro critério de desempate será o número de ciclo de auditorias por que passou o setor, ou seja, vencerá aquele setor que, dentre os de maior pontuação, tiver tido o menor número de ciclos de auditoria no semestre; 3) Persistindo o empate, o segundo critério será o número de ocorrências de colaboradores tentando burlar as auditorias externas pela arrumação imediata dos seus ambientes de trabalho. Vencerá aquele setor que, dentre os de maior pontuação, tiver tido o menor número de tentativas de burlar as auditorias ocorridas no semestre; 4) Por fim, como último critério de desempate deverá ser os resultados obtidos pelos setores no semestre anterior. A Diretoria, em conjunto com o Departamento da QualidadeMatriz, deliberarão sobre casos não considerados e/ou não previstos nestes critérios. A atribuição do selo semestral ao setor somente será realizada ao final de cada semestre. Desta forma, cada setor terá sempre visível os dois selos, mensal e semestral, evidenciando claramente para o público o seu status de evolução ou de declínio. 7 REGRAS DE PREMIAÇÃO: O programa terá duração anual com avaliações mensais. As avaliações dos resultados das auditorias seguirão o seguinte critério: Manual do Programa 5s REV01 14

16 a) Faixa crítica: <93 b) Faixa bronze: >93 e <95,99; c) Faixa prata: >96 e < 97,99; d) Faixa ouro: 98 O resultado mensal será apropriado aos gerentes e supervisores nas suas avaliações de desempenho (ADG / ADS), nos seguintes critérios: a) Faixa crítica: 0 (Zero) b) Faixa bronze: 50 pontos c) Faixa prata: O próprio resultado mensal d) Faixa ouro: 100 pontos Manual do Programa 5s REV01 15