Plano de Acções de Melhoria

Transcrição

1 Rua Soeiro Pereira Gomes, nº 2 Loja B Amadora Telef: Plano de Acções de Melhoria CAF - Common Assessment Framework (Estrutura Comum de Avaliação) Disponibilizado sob licença Creative Commons 2.5 Portugal

2 Índice OBJECTIVO INTRODUÇÃO ESTRUTURA DO PAM PLANO DE ACÇÕES DE MELHORIA IDENTIFICAÇÃO DA ESCOLA ÁREAS DE MELHORIA IDENTIFICAÇÃO DAS AM MATRIZ DE PRIORITIZAÇÃO DAS AM Critérios de prioritização das AM Tabela de prioritização das AM VISÃO GLOBAL DO PAM FICHA DA ACÇÃO DE MELHORIA Another Step ii

3 Objectivo É objectivo deste documento servir de suporte à implementação de Acções de Melhoria na escola que contratou os serviços da Another Step, Lda. 1 Introdução O plano de acções de melhoria (PAM) resulta do relatório da auto-avaliação, baseando-se, assim, em evidências e dados provenientes da própria escola e, sobretudo, na perspectiva da comunidade escolar. O PAM a elaborar é determinado pelas acções de melhoria seleccionadas pela Equipa de Auto-Avaliação. Este deve conduzir directamente ao plano de acções para melhorar o desempenho da escola. Depois da apresentação dos resultados da auto-avaliação e das acções de melhoria à comunidade educativa, segue-se a criação das equipas que têm de elaborar um plano de implementação das AM identificadas, de acordo com um planeamento. Cada AM terá assim uma equipa responsável pela sua implementação, e essa equipa é coordenada por uma pessoa, o Coordenador da Acção. O PAM é um dos principais objectivos da auto-avaliação e as acções que constam do plano representam actividades fundamentais para o bom desempenho das pessoas e da própria organização. Estas acções, no seu conjunto, representam aquilo que poderá determinar, de forma positiva ou negativa, a identificação e o empenho das pessoas nos objectivos de melhoria do serviço, assim como mostrar à organização que o esforço que lhes foi solicitado ao longo de todo este processo tem, de facto, resultados concretos Another Step 1

4 2 Estrutura do PAM O relatório de auto-avaliação tem como objectivo apoiar a Direcção da escola na implementação de um conjunto de acções que permitam melhorar o desempenho organizacional, através da definição de um Plano de Acções de Melhoria, contribuindo assim para uma maior qualidade, eficiência e eficácia da escola. Os Pontos que foram considerados como Fortes devem também ser objecto de acompanhamento, de modo a reforçar a vantagem competitiva e sustentabilidade dos esforços já realizados. Os Aspectos a Melhorar são analisados pela equipa de auto-avaliação e de seguida são hierarquizados como acções de melhoria. O PAM é integrado no planeamento estratégico da escola (Projecto Educativo e Plano de Intervenção), sendo fundamental a sua divulgação e efectiva implementação. Vejamos a estrutura do PAM: Tabela 1 Estrutura do documento Plano de Acções de Melhoria Capítulo Identificação da Escola Áreas de Melhoria Identificação das AM Matriz de prioritização das Acções de Melhoria (AM) Visão global do PAM Fichas da AM Descrição Designação e Contactos da Organização Nome e contactos do Coordenador da EAA Período da Auto-avaliação (diagnóstico CAF) Lista de sugestões de melhoria agregadas por áreas Lista de acções de melhoria relevantes Critérios de prioritização das AM e tabela de ranking Quadro geral que permite visualizar todo o PAM (cronograma) Fichas para cada AM (planeamento) 2009 Another Step 2

5 3 Plano de Acções de Melhoria 3.1 Identificação da Escola Identifique, nos campos abaixo, os elementos da escola: Tabela 2 Elementos da escola Elementos da Escola Designação da Organização Nome do Coordenador da EAA Contacto do Coordenador Período da Auto-avaliação (diagnóstico CAF) Descrição António Júlio Rodrigues Tavares a.t@sapo.pt 2009/ Áreas de Melhoria Identifique as sugestões de melhoria propostas, agregadas por áreas de melhoria: Tabela 3 Identificação das Áreas de Melhoria Áreas de Melhoria Aspectos a Melhorar 1 Planeamento e Estratégia Liderança Pessoas Parcerias e Recursos Processos Resultados orientados para os Alunos e Encarregados de Educação Projecto Educativo de Escola. Plano Anual de Actividades. Comparação com outras instituições. Registo de propostas de melhoria. Comunicação entre as chefias do pessoal não docente com o pessoal respectivo. Divulgação de acções de formação. Indicadores-chave de desempenho. Critérios de distribuição do serviço e definição de horários do pessoal não docente. Reconhecimento e divulgação das iniciativas com sucesso do pessoal não docente. Trabalho de grupo. Protocolos. Associação de Pais. Associação de Alunos. Gestão do pessoal não docente. Informatização da prática docente. Bar e Refeitório da Escola Serviços Administrativos Higiene e Segurança Escolares 1 Descrição genérica da área em causa e dos aspectos detectados como áreas passíveis de melhoria 2009 Another Step 3

6 Áreas de Melhoria Aspectos a Melhorar 1 Resultados relativos às pessoas Impacto na sociedade Resultados do desempenho-chave Saídas Profissionais Envolvimento dos Pais e Encarregados de Educação Segurança e Vigilância na escola Comunicação entre as chefias do pessoal não docente e a Direcção. Divulgação das actividades da escola junto do pessoal docente. Disciplina na escola. Oferta educativa da escola. Sucesso escolar. 3.3 Identificação das AM Identifique, as acções de melhoria (abrangentes e relevantes): Tabela 4 Identificação das Acções de Melhoria Áreas de Melhoria Acções de Melhoria 2 Planeamento e Estratégia Liderança Pessoas Parcerias e Recursos Processos Reformular o Projecto Educativo Registar o cumprimento dos objectivos inerentes ao Plano Anual de Actividades. Estabelecer metodologias e critérios que permitam a comparação com outras escolas. Criação de formulários e registo centralizador de propostas de melhoria. Promover reuniões entre as chefias do pessoal não docente com o pessoal respectivo. Promover a divulgação das acções de formação. Definir indicadores-chave de desempenho da escola. Clarificar os critérios de distribuição do serviço e definição de horários do pessoal não docente. Criar medidas que promovam o reconhecimento e divulgação das iniciativas com sucesso nos diversos domínios de actividade do pessoal não docente. Dinamizar as acções que promovam e incentivem o trabalho de grupo. Divulgar os protocolos e parcerias existentes. Promover a criação de uma Associação de Pais. Promover a criação de uma Associação de Alunos. Melhorar a articulação entre a chefia do pessoal não docente e o pessoal não docente. 2 Indicação do nome da Acção de Melhoria a implementar, que será descrita pormenorizadamente mais à frente neste documento 2009 Another Step 4

7 Áreas de Melhoria Acções de Melhoria 2 Implementar o sumário digital. Resultados orientados para os Alunos e Encarregados de Educação Resultados relativos às pessoas Impacto na sociedade Resultados do desempenho-chave Melhorar a funcionalidade das instalações e a qualidade dos serviços prestados (atendimento e refeições) no Bar e Refeitório da Escola. Melhorar a funcionalidade das instalações dos Serviços Administrativos. Definição dos níveis de responsabilização pela Higiene e Segurança nas instalações escolares. Criar mais informação sobre as saídas profissionais proporcionadas pela escola. Dinamizar a participação dos pais na participação da vida da escola. Implementar esquemas de vigilância e segurança na escola. Promover reuniões entre as chefias do pessoal não docente e a direcção. Divulgar junto do pessoal docente as actividades da escola que externas quer internas. Continuar a melhorar a disciplina na escola. Diversificar a oferta educativa da escola. Aumentar o sucesso escolar Another Step 5

8 3.4 Matriz de prioritização das AM Critérios de prioritização das AM Descreva, o(s) critério(s) de prioritização utilizado(s), tendo em conta a visão e estratégia geral da escola (Projecto Educativo, Projecto de Intervenção e Relatório Avaliação Externa): Considerando que o Projecto Educativo de Escola se encontra em processo de revisão durante o estabelecimento deste Plano, a Equipa teve necessidade de conciliar as acções de melhoria identificadas, com os critérios definidos nesse mesmo Projecto. As prioridades estabelecidas foram-no considerando não só os resultados dos inquéritos feitos à Comunidade Escolar mas também os objectivos estabelecidos no Projecto Educativo e que: 1) Tivessem maior impacto nas estratégias educativas da escola; 2) Implicassem um aumento significativo na qualidade dos serviços prestados aos alunos e seus encarregados de educação; Tabela de prioritização das AM Uma das formas para prioritizar as AM consiste em combinar três critérios: impacto, capacidade e satisfação. Deste modo, as acções de melhoria são prioritizadas de acordo com a capacidade da escola em as implementar num determinado período de tempo, bem como na capacidade de mobilizar os recursos necessários, tendo sempre em conta o impacto que cada acção de melhoria irá ter no desempenho da escola e o que poderá contribuir para a melhoria da satisfação da comunidade escolar Another Step 6

9 Tabela 5 Pontuação a usar na prioritização das AM Níveis a usar para pontuar cada AM Nível Baixo (0 pontos) Nível Médio (3 pontos) Nível Elevado (5 pontos) Impacto Capacidade É improvável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho Improvável de ser implementada no curto prazo; requer um número significativo de recursos que a organização não possui Terá um impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicadores de desempenho É possível implementar no curto prazo; requer um número razoável de recursos Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenho Pode ser implementada no curto prazo; requer recursos que a organização possui ou irá possuir a curto prazo Satisfação Improvável impacto na satisfação da comunidade escolar A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação da comunidade escolar A acção tem impacto directo da satisfação da comunidade escolar Use o quadro seguinte para estabelecer a prioridade das AM, de acordo com os critérios estabelecidos: 2009 Another Step 7

10 Tabela 6 Prioritização das Acções de Melhoria Acção de Melhoria Reformular o Projecto Educativo Registar o cumprimento dos objectivos inerentes ao Plano Anual de Actividades. Estabelecer metodologias e critérios que permitam a comparação com outras escolas. Criação de formulários e registo centralizador de propostas de melhoria. Promover reuniões entre as chefias do pessoal não docente com o pessoal respectivo. Promover a divulgação das acções de formação. Definir indicadoreschave de desempenho da escola. Clarificar os critérios de distribuição do serviço e definição de horários do pessoal não docente. Criar medidas que promovam o reconhecimento e divulgação das iniciativas com sucesso nos diversos domínios de actividade do pessoal não docente. Dinamizar as acções que promovam e incentivem o trabalho de grupo. Divulgar os protocolos e parcerias existentes. Promover a criação de uma Associação de Pais. Promover a criação de uma Associação de Alunos. Melhorar a articulação entre a chefia do pessoal não docente e o pessoal não docente. Implementar o sumário digital. Impacto (a) Capacidade (b) Satisfação (c) Pontuação (a x b x c) Prioridade Another Step 8

11 Acção de Melhoria Impacto (a) Capacidade (b) Satisfação (c) Pontuação (a x b x c) Prioridade Melhorar a funcionalidade das instalações e a qualidade dos serviços prestados (atendimento e refeições) no Bar e Refeitório da Escola Melhorar a funcionalidade das instalações dos Serviços Administrativos Definição dos níveis de responsabilização pela Higiene e Segurança nas instalações escolares. Criar mais informação sobre as saídas profissionais proporcionadas pela escola. Dinamizar a participação dos pais na participação da vida da escola. Implementar esquemas de vigilância e segurança na escola. Promover reuniões entre as chefias do pessoal não docente e a direcção. Divulgar junto do pessoal docente as actividades da escola que externas quer internas. Continuar a melhorar a disciplina na escola Diversificar a oferta educativa da escola Aumentar o sucesso escolar A Equipa de Auto Avaliação da Escola entendeu, no momento presente, que esta não seria uma acção de melhoria de primeira prioridade na medida em que a escola lecciona na sua esmagadora maioria Cursos Profissionais do Ensino Secundário onde não existe, segundo a tutela, o conceito de retenção (reprovação) do aluno. No ano lectivo de 2009/2010 num total de 309 alunos apenas ficaram retidos 8 não entrando em linha de conta com os alunos transferidos, que anularam a matrícula ou que excluíram por faltas. Algumas taxas de sucesso referidas no estudo não se referem à transição de ano dos alunos mas à transição de ano sem negativas Another Step 9

12 3.5 Visão global do PAM Preencha, o quadro relativo ao cronograma de actividades: Tabela 7 Cronograma do PAM Prioridade AM Responsável pelo Projecto Data prevista para conclusão Cronograma temporal da actividade (assinalar com "X") Estado 4 S O N D J F M A M J J A Reformular o Projecto Educativo Definir indicadores-chave de desempenho da escola. Registar o cumprimento dos objectivos inerentes ao Plano Anual de Actividades. Prof. Jorge Ramalho Prof. António Tavares Prof. Carlos Banha Fevereiro 2011 x x x x x x Julho 2011 x x x x x x x x x x x Julho 2011 x x x x x x x x x x x Data: Setembro / Utilizar uma cor, de acordo com a legenda Another Step 10

13 3.6 Ficha da Acção de Melhoria A tabela seguinte descreve os campos exigidos para cada AM: Tabela 8 Descrição da Ficha da Acção de Melhoria Título Descrição Designação da Acção de Melhoria Título da Acção de Melhoria 5 Coordenador da Acção Equipa operacional Critério dominante da CAF Pessoa responsável pela acção As pessoas identificadas para desenvolver e implementar a acção Critério da CAF onde foi identificada a AM Descrição da acção de melhoria Descrição da AM Objectivo(s) da acção de melhoria Actividades a realizar Resultado(s) a alcançar Factores críticos de sucesso Constrangimentos Data de início e conclusão Recursos humanos envolvidos O que se pretende efectivamente obter com a aplicação da AM Descrição da forma como a AM será implementada, indicando as acções/actividades a realizar neste âmbito. As metas ou indicadores utilizados para a implementação da AM As condições necessárias e suficientes para que os objectivos sejam atingidos O que pode influenciar negativamente a concretização dos objectivos estabelecidos Datas em que a implementação da AM deve iniciar e deve estar totalmente concluída As pessoas necessárias para implementação da AM Custos Revisão e avaliação da acção Os custos envolvidos na implementação da AM Os mecanismos/suportes 6 e as datas para monitorização do progresso da AM de forma a assegurar a implementação da Acção conforme previsto e, se necessário, efectuar correcções 5 Sugere-se que o nome da Acção de Melhoria seja precedido do número do critério a que a mesma diz respeito. 6 Ex: questionário, entrevista, relatórios, etc. Em qualquer caso, se possível, anexar uma ficha/grelha de avaliação da AM Another Step 11

14 Preencha uma ficha para cada Acção de Melhoria: Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 1 2 Reformular o Projecto Educativo Coordenador da Acção Prof. Jorge Ramalho Equipa operacional Profª Carolina Guerra Profª Luísa Dinis Critério dominante da CAF 2 Planeamento e Estratégia Descrição da acção de melhoria Reformular o Projecto Educativo. Objectivo(s) da acção de melhoria Adequar o Projecto Educativo à nova realidade da escola. Actividades a realizar Promover reuniões com diversas estruturas da escola Recolher depoimentos das estruturas de orientação pedagógica (Conselho Pedagógico, Departamentos e SPO). Integrar o diagnóstico CAF e as acções de melhoria no Projecto Educativo de Escola. Resultado(s) a alcançar Realizar 3 reuniões com as diversas estruturas da escola Produzir um Projecto Educativo que reflicta a nova realidade da escola decorrente, não apenas das alterações legislativas verificadas nos últimos anos, mas também da mudança da escola para novas instalações e da recente diversificação da oferta formativa. Idealmente, o Projecto Educativo deverá estar concluído até ao final do primeiro período do ano lectivo de Factores críticos de sucesso Data de início O empenhamento da Equipa Operacional. 1 de Setembro de 2010 O apoio da Direcção Executiva. A colaboração da Comunidade Educativa. Constrangimentos Data de conclusão A compatibilidade entre os horários dos membros da Equipa Operacional. 1 de Fevereiro de 2011 A reduzida colaboração da Comunidade Educativa. A fiabilidade dos dados recolhidos. Recursos humanos envolvidos Custos A Equipa Operacional e os Serviços de Psicologia e Orientação. Fotocópias 100 euros Revisão e avaliação da acção Considerando os novos prazos estipulados para a conclusão desta acção, a revisão será feita em reunião do Conselho Pedagógico agendada para o mês de Novembro (acta). A avaliação final, e eventual aprovação, será feita em reunião do Conselho Geral (acta) Acompanhamento da acção de melhoria pela empresa Another Step (bimensal) 2009 Another Step 12

15 Preencha uma ficha para cada Acção de Melhoria: Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 2 3 Definir indicadores-chave de desempenho da escola. Coordenador da Acção Prof. António Tavares Equipa operacional Prof. Pedro Pereira Profª Patrícia Amaral Critério dominante da CAF 9 Resultados do desempenho-chave Descrição da acção de melhoria Definição e selecção dos indicadores-chave de desempenho escolar. Objectivo(s) da acção de melhoria Obter uma imagem do desempenho geral da escola tendo em vista a melhoria dos indicadores essenciais para o sucesso educativo dos alunos. Actividades a realizar Recolha de dados sobre os níveis de desempenho da escola, baseado num ficheiro de dados fornecido pela empresa Another Step (bechmarking). Recolha de depoimentos das estruturas de orientação pedagógica (Conselho Pedagógico e Departamentos). Compilação final dos dados escolares (benchmarking) e comparação com os resultados obtidos em anos anteriores. Informar as estruturas de orientação pedagógica da escola dos resultados obtidos para o estabelecimento de estratégias de correcção dos desvios encontrados face aos objectivos definidos no Projecto Educativo. Resultado(s) a alcançar Recolha e tratamento sistemático dos dados escolares até final do 1º período lectivo (benchmarking) Garantir a participação de 100% dos departamentos e CP até final do 2º período lectivo Identificar e construir um conjunto de indicadores de desempenho-chave da escola, a realizar até final do 2º período lectivo Levantamento de dados finais (benchmarking) até ao final do ano lectivo Informar as estruturas de orientação pedagógica da escola dos resultados obtidos para o estabelecimento de estratégias de correcção dos desvios encontrados face aos objectivos definidos no Projecto Educativo no final do ano lectivo Factores críticos de sucesso O empenhamento da Equipa Operacional. O apoio da Direcção Executiva. A colaboração da Comunidade Educativa. Constrangimentos A compatibilidade entre os horários dos membros da Equipa Operacional. A reduzida colaboração da Comunidade Educativa. A fiabilidade dos dados recolhidos. Data de início 1 de Setembro de 2010 Data de conclusão 31 de Julho de Another Step 13

16 Recursos humanos envolvidos A Equipa Operacional, a equipa do VIMES (Viver Melhor na Escola) e os Serviços Administrativos. Revisão e avaliação da acção Custos Nenhuns No início de cada período (acta de reuniões das equipas operacionais) Acompanhamento da acção de melhoria pela empresa Another Step (bimensal) 2009 Another Step 14

17 Preencha uma ficha para cada Acção de Melhoria: Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 3 2 Registar o cumprimento dos objectivos inerentes ao Plano Anual de Actividades. Coordenador da Acção Prof. Carlos Banha Equipa operacional Prof. Pedro Baptista Profª Manuela Almeida Silva Critério dominante da CAF 2 Planeamento e Estratégia Descrição da acção de melhoria Verificação do grau de consecução dos objectivos definidos no Plano Anual de Actividades. Objectivo(s) da acção de melhoria Monitorizar o cumprimento das acções programadas no Plano Anual de Actividades. Adequação do Plano Anual de Actividades à realidade escolar. Actividades a realizar Produção de documentos escritos (formulários) a aplicar para a monitorização das actividades a incluir no Plano Anual de Actividades Recolha de depoimentos das estruturas de orientação pedagógica (Conselho Pedagógico e Departamentos). Informar as estruturas de orientação pedagógica da escola dos resultados obtidos para o estabelecimento de estratégias de correcção dos desvios encontrados face aos objectivos definidos no Plano Anual de Actividades. Resultado(s) a alcançar Produção de documentos escritos (formulários) finais a concretizar até final do 2º período lectivo a aplicar para a monitorização das actividades realizadas no final do ano lectivo Recolha dos depoimentos dos departamentos e CP até final do 2º período lectivo. Informar as estruturas de orientação pedagógica da escola dos resultados obtidos para o estabelecimento de estratégias de correcção dos desvios encontrados face aos objectivos definidos no Plano Anual de Actividades até final do ano lectivo. 100% das actividades serem monitorizadas. Factores críticos de sucesso O empenhamento da Equipa Operacional. O apoio da Direcção Executiva. A colaboração da Comunidade Educativa. Constrangimentos A compatibilidade entre os horários dos membros da Equipa Operacional. A reduzida colaboração da Comunidade Educativa. A fiabilidade dos dados recolhidos. Recursos humanos envolvidos A Equipa Operacional. Data de início 1 de Setembro de 2010 Data de conclusão 31 de Julho de 2011 Custos Nenhuns 2009 Another Step 15

18 Revisão e avaliação da acção No início de cada período (acta de reuniões das equipas operacionais) Acompanhamento da acção de melhoria pela empresa Another Step (bimensal) Another Step 16