Gestão de Contratos da São Martinho

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Jónatas de Sá Salazar
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1 Gestão de Contratos da São Martinho

2 Quem somos Usina São Iracema Boa Santa Martinho Vista Cruz Em Pradópolis/SP Iracemápolis/SP Quirinópolis/GO Américo Brasiliense/SP Colaboradores Capacidade de 10,5 3,0 5,0 5,5 Mto Total de Unidades 4 Capacidade de processamento 24 Mto ETANOL Mm 3 AÇÚCAR Mt Área agrícola de colheita Ha ENERGIA 869 Mmwh

3 Nossa Jornada Selecionada uma ferramenta para Controles internos. Estágio Inicial das parametrizações Inicio da Implementação do Contencioso Parceria com TI e Parceiro Técnico para implantação da Gestão de Contratos Conclusão da Fase I de Contratos Implementação nas áreas do financeiro e comercial

4 Nossa Jornada 2015 Implementação nas áreas de RH, Tecnologia e o Agrário em duas unidades 2016 Atualização da ferramenta permitindo acesso em smartfones e tablets Conclusão da Fase 2 Implementação nas demais unidades 2017 Concluída a implementação para todos os processos

Gestão de contratos antes de 2014 Contratos solicitados por e-mail, telefone ou via física Sem padronização de informações Sem

5 Gestão de contratos antes de 2014 Contratos solicitados por , telefone ou via física Sem padronização de informações Sem os documentos necessários Contratos existiam em via física Não existia controle de prazos Controle mínimo em excel sem padronização

projetos de Sistematização de Contratos Tecnologia 31 pessoas

6 Nossa equipe Jurídico 21 pessoas (1 estagiário) 4 focadas em contratos, projetos estruturados e negociação 1 dedicada a projetos de Sistematização de Contratos Tecnologia 31 pessoas (3 estagiários) 9 focadas em negócios 1 dedicada a Jurídico e RH

Produtos da Fase 1 Integração com o SAP dos dados de cadastro de funcionários e fornecedores Padronização das informações Personalização de campos Registro de cláusulas adicionais Personalização de

7 Produtos da Fase 1 Integração com o SAP dos dados de cadastro de funcionários e fornecedores Padronização das informações Personalização de campos Registro de cláusulas adicionais Personalização de alertas por e usuário Solicitação e controle de aditivos de prorrogação, alteração e distratos Registro de todas as interações Criação do relatório geral de contratos Geração automática de minutas Controle de documentos Controle da validade dos documentos Controle e notificação por dos prazos de contratos

O ciclo de contratos hoje 230 (modelos) de contratos distribuídos em várias unidades de negócio Fluxos possíveis de contratos Mais de 500 campos personalizados nas minutas automatizadas O perfil

8 O ciclo de contratos hoje 230 (modelos) de contratos distribuídos em várias unidades de negócio Fluxos possíveis de contratos Mais de 500 campos personalizados nas minutas automatizadas O perfil robusto da ferramenta permite que o solicitante veja somente as informações que são do seu interesse Solicitante Jurídico Solicitante Solicitante: Cumpre o checklist de contratos e anexa a versão final Solicitante Cadastro Jurídico Solicitante Cadastro: Valida os documentos na solicitação e atualiza os documentos vencidos Célula cana: Valida negociações e programa os pagamentos Solicitante Cadastro Célula Cana Jurídico Solicitante

Produtos da Fase 2 Implementação de workflow robusto Desenvolvimento de novos fluxos Estruturação para acesso de escritório externo Rubrica do advogado e conversão automatizada para pdf Centralização

9 Produtos da Fase 2 Implementação de workflow robusto Desenvolvimento de novos fluxos Estruturação para acesso de escritório externo Rubrica do advogado e conversão automatizada para pdf Centralização das informações cadastrais dos imóveis rurais Participação de outras áreas nos fluxos de contratos Relatórios Vencimento de Contratos Histórico de Status de Contratos Valores de Contratos Vencimento dos Documentos Relatórios de Lead Time Auditoria de Contratos Status dos Contratos

Simples e prático Estatísticas Opções claras para e o organizadas cliente para o cliente Manuais Total sempre neste a mês mão, - É atualizados o total de contratos e

por volume mim no de mês contratos - Todos os solicitados contratos no período que você vigente, solicitou separados no mês por natureza vigente Parados comigo - Todos

10 Simples e prático Estatísticas Opções claras para e o organizadas cliente para o cliente Manuais Total sempre neste a mês mão, - É atualizados o total de contratos e disponíveis solicitados na tela por inicial todos da no tela Grupo de contratos no mês vigente Mais estatísticas para o cliente, gráfico informativo Solicitados com o por volume mim no de mês contratos - Todos os solicitados contratos no período que você vigente, solicitou separados no mês por natureza vigente Parados comigo - Todos que dependem de alguma ação minha, independente do período solicitado Em análise do jurídico - Todos que estão com jurídico, independente do período, que foram solicitados por mim

11 Simples e prático

12 Alguns números Volume de contratos Aumento de 38,9% Prazo médio de liberação Retorno ao cliente 14,6%

13 Para onde estamos indo Registro do histórico de contratos Desenvolvimento de fluxo para contratos imobiliários e CGC Registro do processo de pré negociação de contratos Escritórios externos como executores Assinatura digital de contratos

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