SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
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- Pedro Bastos Coradelli
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1 T U T O R I A I S SIPAC Sistema Integrado de
2 Busque pelo Manual clicando no link abaixo: Briefing do Módulo Acessar -> Composição do Módulo Acessar -> Perfis Envolvidos Acessar -> Principais Fluxos de Execução Acessar -> Operações Acessar -> > Fluxo de Execução Acessar -> > Solicitação de Cadastro de Material Acessar -> > Material Acessar -> > Autorização Técnica do Material Acessar -> > Descritor de Material Acessar -> > Grupo de Material Acessar -> > Subgrupo de Material Acessar -> > Solicitação de Atualização de Preço de Material Acessar -> > Calendário Acessar -> > OBSERVAÇÕES Acessar ->
3 Breafing do Módulo [Voltar] Definir datas para solicitação de materiais Atender, negar ou retornar solicitação de cadastros de materiais Padronização de denominação e códigos dos grupos, subgrupos e materiais Cadastrar materiais Essencial para Realização de compras (requisições) Cadastro de notas fiscais Tombamento de bens Entrada de materiais em um almoxarifado Composição do Módulo [Voltar] Operações: Solicitação de Cadastro de Material: usado para atender as solicitações; Material: permite cadastrar, consultar, listar/alterar, ativar e desativar o material; Autorização Técnica do Material: permite cadastrar um autorizador técnico, que é o responsável por analisar a especificação técnica e autorizar o encaminhamento ou não do pedido de um material para um registro de preço vigente. Descritor do Material: permite listar/alterar o descritor (características especificas) de um material; Grupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar grupos de materiais; Subgrupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar subgrupos de materiais; Solicitação de Atualização de Preço de Material: permite atender ou negar um solicitação atualização de preço; Calendário: permite cadastrar um evento de solicitação de material com data inicial e de fim referente a um mês especificado, para que usuários possam solicitar algum material.
4 Perfis Envolvidos [Voltar] 1. GESTOR CADASTO MATERIAL Acesso a todo o módulo, permitindo o cadastro de material sem restrições. 2. GESTOR CADASTRO MATERIAL RESTRITO Permite acesso a todo o módulo, contudo, ao cadastrar um material, só será permitido o cadastro referente ao grupo que tiver associado ao seu usuário. Para associar uma grupo de material ao usuário, ir em: **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Permissões. Entrar com usuário e clicar em buscar. Logo, clicar no ícone Associar Grupo de Material. Ao clicar no ícone, a tela abaixo é mostrada, sendo usado para o módulo Catálogo de Material e Patrimônio Móvel, para realizar o tombamento do bem. Assim, escolher o grupo de material digitando seu código ou procurando na lista e clicando em seguida em Cadastrar Associação de Cadastro. Após isso, o usuário com o papel em questão só poderá cadastrar material relacionado ao grupo associado.
5 Principais Fluxos de Execução [Voltar] 1. O Gestor do Catálogo define um calendário para solicitação de cadastro; 2. O Gestor cadastrar um grupo, subgrupo, descritores e/ou material; 3. O Usuário solicitante, com perfil para requisição de material, consulta um material e não encontra-o, então registra uma solicitação de cadastro de material; 4. O Gestor analisa a solicitação e realiza o atendimento ou não da solicitação; 5. O Gestor ativa/desativa um material.
6 Operações [Voltar] Fluxo de Execução [Voltar] 1. Primeiramente, o gestor do módulo deve cadastrar grupo de material (obrigatório), subgrupo de material e descrito de material pra grupo e/ou para subgrupo; 2. A seguir deve cadastrar um calendário para solicitação de material, em Calendário > Solicitação de Cadastro de Materiais.
7 O gestor pode cadastrar um material, levando-se em conta as particularidades se for gestor restrito ou não, ou aguardar uma requisição por parte de algum usuário; 3. Para o usuário solicitar um material, deve ir em **SIPAC > Portal Admin. > Requisições > Material > Catálogo > Solicitar Cadastro. Na mesma aba de opções, o usuário pode cadastrar material, consultar material, listar as solicitações de cadastro, solicitar atualização de preço de material, solicitar cadastro de material, ativar materiais e autorizar cadastramento de material, dependendo da permissão dada. Para dar permissões ao usuário, é necessário ir em **SIGAdmin > Usuários > Permissões > Implantar Permissões, buscando pelo usuário e especificando itens como mostrado na tela abaixo:
8 Então faz uma busca para saber se o material a ser solicitado já está cadastrado. Caso não encontre, será apresentado a opção de solicitar. Após, é mostrado a tela de escolha de Material Permanente e Material de Consumo. A seguir é mostrado a tela de grupos de materiais disponíveis, conforme a escolha do tipo de material. A seguir, é mostrado a tela de cadastro da solicitação de material, semelhante em ambos os casos. 4. Com a solicitação do cadastro, o GESTOR do módulo deve atender à solicitação, estando disponível em Atender Solicitações. A seguir, deve se clicar no ícone verde com seta para analisar solicitação para que assim possa Atender, Negar ou Retornar a solicitação.
9 5. Quando atendida, o material já está disponível em Consultar Material, Listar/Alterar, Ativar, Desativar. 6. Se clicar em Retornar, o gestor digita alguma justificativa para que o solicitante ou demandante corrija. Assim, este tem visível em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitações de Cadastro de Material Retornado a solicitação que deve ser corrigida. 7. Se clicado em Negar, o gestor deve digitar uma justificativa. O demandante para saber disso, precisa clicar em Acompanhar Solicitação de Cadastro de Material, mesma imagem acima,, item acima do Solicitações de Cadastro... e então deve marcar no item status NEGADA para que a solicitação seja mostrada. 8. FIM. Solicitação de Cadastro de Material [Voltar] Atender Solicitações: atender, negar ou retornar as solicitações enviadas pelos usuários. Listar Meus Atendimento: permite visualizar as solicitações atendidas ou negadas por mim. Material [Voltar] Ativar: disponibiliza o material. Cadastrar Consultar Desativar: bloqueia o uso do material. Listar/Alterar Autorização Técnica de Material [Voltar] Registrar Listar Materiais com Autorizadores Descritor de Material [Voltar] Cadastrar
10 Listar/Alterar Ou Grupo de Material [Voltar] Cadastrar Listar/Alterar Quando a Natureza de despesa é do tipo Equipamento Material Permanente e o Grupo de Material sofre depreciação, os campos de Vida Útil e Valor Residual devem ser preenchidos:
11 Subgrupo de Material [Voltar] Cadastrar Listar/Alterar Solicitação de Atualização de Preço de Material [Voltar] Atender Solicitações: atendimento quando houver requisição de atualização de preço de um material, realizado em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitar Atualização de Preço. Calendário [Voltar] Solicitação de Cadastro de Material: usado para cadastrar um calendário de compras, também podendo ser feito em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Calendário. As datas do calendário só fazem consistência para usuários com perfil de Gestor Cadastro Material Restrito. O calendário deve ser cadastrado para estabelecer um período de solicitação de cadastro para estes usuários, caso contrário estes usuários não conseguirão solicitar cadastro de materiais.
12 OBSERVAÇÕES [Voltar] Informações que devem ser definidas antes do uso de módulo: Unidade de Medida, Natureza de Despesa e Fornecedores. Dados que devem ser inseridos no sistema: Grupo, Subgrupo, Material e Descritores. Identificação do material: Cadastro do Material/Serviço: código criado automaticamente pelo sistema possui 13 dígitos divididos em grupo (04) subgrupo (03 sequenciais) e material (sequencial 06). Exemplo: O grupo a nível de elemento e subelemento. Grupo 5235 com denominação Equipamento de Processamento de Dados. Subgrupo 001 com denominação Notebook. Sequencial gerado automaticamente pelo sistema. Produto com denominação Notebook Acer: Relacionamento com outros módulos: O módulo de Catálogo de Materiais está relacionado com os módulos de Patrimônio, Almoxarifado, Compras, Requisições e sua implantação é essencial para o funcionamento desses módulos. Para inserir um item em uma nota fiscal, é necessário que o item esteja cadastro no catálogo de materiais. No tombamento, o material necessita estar cadastrado no catálogo de materiais. Só podem ser feitas requisições de compras de materiais que estejam cadastrados no catálogo de materiais.
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