Central de Importação

Transcrição

1 Central de Importação Permite realizar a importação de Unidade Organizacionais, Usuários, Perfis, Cursos e Turmas e Matrículas, por meio de arquivo CSV. Crie previamente o CSV com os campos que deseja importar. Importações via Interface ORDEM DE IMPORTAÇÃO Para a importação dos Usuários no Konviva é necessário fazer a importação das Unidades previamente. Caso as Unidades tenham sido cadastradas manualmente no Konviva a importação dos Usuários pode ser feita diretamente. Para importação dos Perfis é necessário fazer a importação dos Usuários previamente. Caso os Usuários tenham sido cadastrados manualmente no Konviva a importação dos Perfis pode ser feita diretamente. A associação dos Perfis também pode ser feita manualmente pelo cadastro do usuário no Konviva. A importação de Cursos/turmas pode ser feita independente das importações de Unidades, Usuários e Perfis. Porém, para a importação das Matrículas é preciso ter feito a importação dos Usuários e dos Cursos/turmas previamente. Passo 1 Carregar arquivo a ser importado: Em importações via Interface, selecione a opção que você deseja importar. No passo 1 você pode baixar o template da

2 importação em Excel, deve ser salvo em formato CSV para o upload. Na tela abaixo, faça upload do arquivo CSV, clicando na opção Tem cabeçalho, caso a primeira linha corresponda ao título das colunas. Passo 2 Configurar Importação: Para Importação de Usuários: Selecione o delimitador. Apenas inserir novos usuários: não altera dados de usuários já cadastrados no Konviva e que estejam listados no arquivo; Atualizar todos e inserir novos: atualiza cadastros de usuários já cadastrados no sistema e faz o cadastro de novos usuários; Forçar atualização de senha: solicita que novo usuário troque a senha no primeiro acesso ao sistema. obrigatório: Caso esta opção não seja selecionada, o sistema permitirá a importação de usuários com s em branco e sem validação da unicidade de dados. Se selecionada, os s deverão ser únicos e obrigatórios. Origem do arquivo: podendo ser Windows (ANSI) ou Unicode (UTF-8). Demais Importações: Selecione o delimitador. Origem do arquivo: podendo ser Windows (ANSI) ou

3 Unicode (UTF-8). Passo 3 Confirmar Campo e Importar: Consiste no mapeamento dos campos, no qual você indica qual coluna de seu arquivo será utilizada para preencher o respectivo campo do cadastro do Konviva. A obrigatoriedade dos campos varia de acordo com o tipo de importação. Atenção! A importação de matrículas não contempla a atualização de matrículas, permitindo somente a inclusão de novas. Para importação de usuários, os campos nome, login, senha, e- mail e status são obrigatórios. Se não for informada a unidade exata o aluno será associado à unidade raiz. Se a unidade informada na planilha não estiver previamente cadastrada, não importará o usuário; Ao atualizar, se o usuário já possuir perfil no sistema, seu perfil não será alterado; Informe se usuário Ativo ou Inativo com A ou I. Se campo não mapeado, usuário será considerado Ativo.

4 Passo 4 Resultado Ao final do processo o sistema emite relatório com detalhamento da importação. A mensagem automática de novo cadastro de usuário ou de atualização de dados cadastrais Não é disparada para usuários importados em lote (importador de usuários). Desta forma, se o gestor fizer a carga de usuários via importador, prever uma comunicação externa ao sistema para informar dados de acesso. Nestes casos: Padronize uma lógica de criação de login e senha. Exemplo: CPF e/ou dados de acesso de outros sistemas; Configure o importador com a opção de troca de senha no primeiro acesso.

5 Baixe o template em Excel e salve no formato CSV para upload. Importação de Unidades Organizacionais Campo Obrigatório Tipo Tamanho Observações Nome da Unidade Sim A 255 Texto (não faz controle de homônimo) Código da Unidade Sim A 255 Campo chave primária Código da Unidade - Raiz Não A 255 Se código null ou não informado, a Unidade é cadastrada na raiz da árvore de Unidades (primeiro nível) Importação de Usuários Campo Obrigatório Tipo Tamanho Observações Nome Usuário Sim A 255 Data de Nascimento Sim Data 255 Login Sim A 255 Campo único. Poderá ser editado pelo administrador via interface do sistema

6 Senha Sim A 255 Obrigatório. Cliente poderá estabelecer uma senha única, padrão para todos os usuários e o Konviva poderá ser configurado para requerer que usuário troque sua senha no primeiro acesso. Opcional a obrigatoriedade. Se desligada a obrigatoriedade permite campo em Configurável a obrigatoriedade A 255 branco e repetido. Esta configuração deve ser mapeada na instalação do sistema, antes da importação de usuários CPF N 255 Situaçao Sim A/I 11 A Ativo, I Inativo Data de Admissão Não Data dd/mm/aaaa CEP Não A 255 Endereço Não A 255 Número Não A 20 Complemento Não A 255

7 Bairro Não A 255 Cidade Não A 255 Estado Não A 2 Sigla do Estado Telefone (Comercial) Telefone (Residencial) Telefone (Celular) Não A 255 Não A 255 Não A 255 Nome Cargo Não A 255 Descrição Cargo Não A 255 Código Cargo Não A 255 Campo chave estrangeira para o setor (estabelece a associação do usuário com o cargo) Nome Setor Não A 255 Descrição Setor Não A 255 Código Setor Não A 255 Campo chave estrangeira para o setor (estabelece a associação do cargo com o setor)

8 Código Unidade Identificador do Usuario Não A 255 Sim A 255 Campo chave estrangeira para a Unidade (estabelece a relação perfil Aluno com a Unidade). A Unidade deverá ser previamente cadastrada no Konviva ou importada pela carga de Unidades Campo chave que identificará o usuário e deverá ser único Campo extra 1 Sim A 255 Campo extra 2 Sim A 255 Campo extra "n" Sim A 255 Importação de Usuário X Perfil X Unidade Campo Obrigatório Tipo Tamanho Observações Identificador do usuário Sim A 255 Campo chave que identificará o usuário e deverá ser único

9 Código da Unidade Sim A 255 Campo chave estrangeira para a Unidade (estabelece a relação Perfil com a Unidade). A Unidade deverá ser previamente cadastrada no Konviva ou importada pela carga de Unidades.

10 Identificador do Perfil Sim A 3 Neste campo devem ser inseridas as siglas (3 letras) para a identificação do perfil do usuário. Cada perfil deve constar em uma linha da planhila (se um mismo usuário tiver 2 perfis, por exemplo, constará em 2 linhas da planhila). ADM - Administrador GES - Gestor TUT - Tutor INS - Instructor MOD - Moderador ADC - Administrador de Curso AUT - Autor MON - Monitor

11 Identificador da Operação Sim A 255 Este campo identifica qual a operação que será executada na importação. As operações permitidas são: DELETE - esta operação exclui o Perfil e a Unidade de usuário INSERT - esta operação insere o Perfil a Unidade para o usuário UPDATE - esta operacão atualiza a Unidade do Perfil de usuário (se perfil tiver mais de uma Unidade ficará somente como a nova) UPDATE_UNIDADE - esta operação atualiza o Perfil e o usuário da Unidade (ficará somente o usuário com o perfil na Unidade informada)

12 Importação de Cursos e Turmas Campo Obrigatório Tipo Tamanho Observações Nome do Curso Sim A 255 Código Curso Sim A 255 Campo chave Modalidade Curso Sim A 1 0 Presencial, 1 Distância, 2 Síncrono, 3 Prova, 4 Blended Situação Curso Sim N 1 I Inativo, A Ativo Aluno visualiza Curso no catálogo Sim S/N 1 S Sim, N Não. Padrão sim, aluno visualiza o curso no catálogo, se na importação de novos cursos, o campo for preenchido com dado null ou em branco, sistema seta sim, acessa catálogo.

13 Aproveitamento requerido no curso Frequência Requerida no Curso Sim D 11 Não D 11 Decimal (0 a 100). Até duas casas decimais. Exemplo: 80,65 (sem o sinal %). O separador decimal pode ser vírgula ou ponto. Aplicada no cadastro cursos de treinamentos presenciais e blended. Decimal (0 a 100). Até duas casas decimais. Exemplo: 80,65 (sem o sinal %). O separador decimal pode ser vírgula ou ponto Carga Horária Curso Não A 11 Em minutos. Objetivo Obrigatório A 64K Texto simples (sem formatação)

14 Conteúdo Não A 64K Metodologia Não A 64K Texto (sem formatação) Texto (sem formatação) Nome da Turma Sim A 255 Campo Chave Tipo da Turma Sim N 1 0 Periódica, 1 Contínua Período de Realização em Dias (somente para turma contínua) Sim N 11 Informação em dias. Valor maior que zero. Obrigatório se o tipo de turma for Contínua. Se valor informado null ou em branco, turma não será cadastrada. Se a turma for do tipo periódica será ignorado este campo e validará os campos referentes a data de realização de início e fim

15 Matrícula (Workflow da turma) Lista de Espera Tipo de Frequência Sim N 1 Sim N 1 Sim N 1 0 Sem aprovação, 1 Com aprovação. Tudo o que for diferente de 1, vale como se fosse 0 Sem aprovação 0 Sem lista, 1 Lista Manual, 2 Lista automática. Obrigatório quando curso. 0 Geral, 1 Por aula. Obrigatório para turmas de cursos presenciais e Síncronos Tutores (turma de curso distancia) e Monitores (turma de curso tipo prova) Não A Lista de tutores e monitores (Logins separados " ")

16 Aluno visualiza no catálogo / Turma Aluno acessa a turma encerrada Situação da Turma Necessita de Liberação Não S/N 1 Não S/N 1 Sim N 1 Sim S/N 1 S Sim, N Não. Padrão sim, aluno visualiza a turma no catálogo S Sim, N Não. Padrão sim, aluno acessa turma mesmo após o encerramento. I Inativo, A Ativo S Sim, N Não. No caso de uma turma de um curso do tipo Prova, se há ou não a necessidade de um monitor liberar a realização. Periodo de Obrigatório Realização Início (turma Sim Data dd/mm/aaaa somente se o tipo de turma periódica) for Periódica Periodo de Obrigatório Realização Fim (turma Sim Data dd/mm/aaaa somente se o tipo de turma periódica) for Periódica

17 Periodo de Inscrição Inicio Periodo de Inscrição Fim Data dd/mm/aaaa Data dd/mm/aaaa Opcional somente para turmas contínuas de cursos a distancia. Nestas turmas, se campo preenchido com campo Null ou "00/00/0000" não tem data início de inscrição Opcional somente para turmas contínuas de cursos a distancia. Nestas turmas, se campo preenchido com campo Null ou "00/00/0000" não tem data início de inscrição

18 Vagas N 11 Validade Não N 11 Se não for informado a turma não terá limite de vagas Em meses. Se vier 0 ou nulo o curso não expira Permitir aluno finalizar sua matrícula Não S/N 1 S Sim, N Não. Permite o aluno finalizar a matrícula antes do prazo final da turma

19 Se não há vencimento esta coluna não deve ser preenchida. Se o tipo de vencimento for em meses esta coluna também não Data da vencimento da Turma (validade para certificação) Não Data dd/mm/aaaa deve ser preenchida, pois a informação em meses deve ser preenchida na coluna Validade. Se o tipo de vencimento for data fixa esta coluna deve ser preenchida com a data

20 Tipo de Vencimiento Turma inicia no primeiro acesso Não N 1 Não N 1 Este campo deve ser preenchido com 0 quando não há vencimento, "1" quando o vencimento for em meses e "2" quando o vencimento for data fixa. Se for informado 0, a turma inicia na data da matrícula, se for informado 1, a turma inicia na data do primeiro acesso do aluno. Importação de Matrículas Campo Obrigatório Tipo Tamanho Observações Código Curso Sim A 255 Campo chave que identifica o curso

21 Nome da Turma Sim A 255 Campo chave que identifica a turma Identificador do usuário Status Matrícula Status Aprovação Sim A 255 Sim N 1 Sim N 1 Campo chave que identifica o usuário 0 Matrículado, 1 Concluido, 2 Lista de Espera, 3 Solicitado, 4 Rejeitado, 5 Cancelado, 6 Solicitação Cancelado, 7 Excluído da Lista 0 Pendente, 1 Aprovado, 2 Reprovado

22 Aproveitamento (%) D 11 O preenchimento do campo Aproveitamento é obrigatório para matrículas com status Concluído. Aproveitamento final (nota) em percentual de 0 a 100 (até duas casas decimais). Não enviar caracter % Frequência (%) Não D 11 Aceita valor de 0 a 100 (até duas casas decimais). Não enviar caracter % Data Realização Sim Data dd/mm/aaaa Data em que a matrícula foi efetuada Data Fim Sim AData dd/mm/aaaa Data de conclusão da matrícula

23 Data em que foi efetuada a solicitação da matrícula. Não Data Solicitação Não Data dd/mm/aaaa é obrigatória mesmo em turmas com workflow que exijam solicitação de matrícula Importação de Aulas Campo Obrigatório Tipo Tamanho Observações Código Curso Nome da aula Data da aula Sim A 255 Sim A 255 Sim Data dd/mm/aaaa Campo chave que identifica o curso Nome da aula. Irá identificar a aula juntamente com o código do curso e o nome da turma. Obrigatório. Data da aula no formato dd/mm/yyyy. Obrigatório. Horário inicial da aula Sim Horario HH:mm (hora:minutos) Horário inicial da aula no formato HH:mm (hora:minutos).

24 Obrigatório. Horário final da aula Sim Horario HH:mm (hora:minutos) Horário final da aula no formato HH:mm (hora:minutos). Código do local da aula Instutores da aula Enviar convite Outlook aos instrutores Não A 255 Não A 255 Não S/N 1 Identifica o local da aula. Lista de instrutores (Logins separados " ") Ao inserir o valor S, significa que a configuração da turma que envia aos instrutores o convite Outlook será considerada marcada e o convite será enviado. Caso o valor N seja inserido, significa que o convite não deve ser enviado aos instrutores

25 Histórico de Importações 1. Acesse Administração > Central de Importações > Histórico de Importações; 2. É possível utilizar filtros: Todas, Usuários, Unidades, Usuário x Perfil X Unidade, Curso/Turma e Matrículas; 3. Clique para fazer o download do arquivo que foi importado.