PROGRAMA 5 S. A busca da qualidade de vida com os novos 5 S

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1 1 PROGRAMA 5 S Prof. Edson Costa Aildefonso A busca da qualidade de vida com os novos 5 S A sustentação da motivação tem sido e continua a ser uma das questões capitais na gestão de recursos humanos na empresa. O especialista que descobrir a fórmula geral da motivação terá encontrado a pedra de toque da Administração. Nos programas de qualidade e produtividade, na implantação de novos procedimentos operacionais e de manufatura, nas mudanças estruturais e nos projetos de reengenharia, a permanência da motivação é sempre buscada, mas nem sempre conseguida. A continuidade da motivação depende da criação de um conjunto de condições ambientais propícias para que cada um tenha vontade própria de fazer, isto é, há necessidade de um movimento espontâneo, de dentro para fora do indivíduo, para continuar a atuar com a mesma intensidade e com o mesmo esforço e empenho. Os comportamentos dos trabalhadores japoneses, brasileiros e de outros países, são evidentemente diversos em relação à motivação e ocorrem em contextos distintos, com ambientes e condições sociais, culturais e econômicas diversificadas. Condições ambientais favoráveis ao processo de motivação parecem pré-existir no ambiente empresarial japonês, possivelmente devido aos antecedentes históricos e culturais. Aliás, foi a própria Técnica dos 5S que ajudou a criar essas condições ambientais favoráveis nas empresas japonesas após a guerra, e com essa técnica houve melhor possibilidade de gerar clima motivacional positivo na empresa. Histórico dos 5S No Japão pós-guerra faltava tudo: alimentos, roupas, moradia, trabalhadores, máquinas, equipamentos, materiais, dinheiro e métodos de gestão. Não podia haver nenhum tipo de desperdício. Uma foto da época mostra uma plantação de batatas feita no antigo jardim em frente ao prédio parcialmente destruído do Ministério do Exterior. O "Programa 5S" ou "Técnica dos 5s" foi concebido por Kaoru Ishikawa, um dos gurus da qualidade, em 1950 no Japão, ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos. Provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na grande confusão a que ficou reduzido o país após sua derrota para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país. Devido as suas características de gestão quase doméstica, ela passou a ser conhecida como técnica housekeeping.

2 No Brasil este programa foi formalmente lançado em 1991 através da Fundação Christiano Ottoni. No inicio de sua aplicação apenas os três primeiros "S" eram abordados, tendo sido incorporado depois o quarto e o quinto. Atualmente, outros 4 conceitos já foram acrescidos, tendo-se, portanto conhecimento da existência de 9 S, conforme abaixo, embora o nome do método permaneça o mesmo. Senso de Utilização - 1º S Senso de Ordenação - 2º S Senso de Limpeza - 3º S Senso de Asseio - 4º S Senso de Autodisciplina - 5º S Senso de Firmeza - 6º S Senso de Dedicação - 7º S Senso de Relato com ênfase - 8º S Senso de Ação simultânea - 9º S Bases e finalidades O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições. O aumento da demanda exige maior produção, o que requer mais empregos e portanto o pagamento de mais salários. A maior escala de produção permite ganhos de produtividade, reduzindo custos e, portanto baixando preços. Só assim é possível conseguir a competitividade, isto é, produzir produtos mais vendáveis que o concorrente, com custos reduzidos, porém com qualidade. Para o Brasil, país campeão mundial de desperdícios, com produtos não atualizados e caros quando comparados a padrões internacionais, certamente a Técnica dos 5S, instrumento de melhoria da qualidade e produtividade, será bem útil. 1. As fontes de desperdícios. Há dois tipos de perdas: as inevitáveis e as evitáveis. São perdas inevitáveis aquelas conseqüentes do desgaste e do envelhecimento naturais, com o uso adequado. Lâmpadas queimam, buchas se desgastam, folgas aparecem nos eixos e nas juntas. As perdas que podem ser evitadas, entretanto, são os desperdícios. As fontes de desperdícios podem ser concentradas em três grupos: tempo, instalações/máquinas/equipamentos e materiais. O desperdício de tempo ocorre na espera, nas complexidades, em movimentações inúteis, como procura, enganos, desinformação, transportes de objetos para locais impróprios, retrabalho e outros. Uma grande fonte de desperdício de tempo na movimentação das pessoas é a localização e busca de outras pessoas, documentos, materiais, setores, máquinas, equipamentos, etc. na empresa. Das 24 horas disponíveis das instalações, máquinas e equipamentos da empresa, uma parte é desperdiçada na espera, na parada por falha ou quebra, na substituição de componentes, na falta de matéria prima, na espera por mão de obra. Outra parte é perdida na troca de ferramentas, na preparação das máquinas, na limpeza e na manutenção preventiva. 2

3 3 O equipamento só é produtivo quando está agregando valor ao produto. Todo tempo não usado para esse fim corresponde a perdas que deveriam ser evitadas. O tempo dedicado à manutenção rotineira e preventiva das máquinas é inevitável para que não ocorram as quebras previstas pelos próprios fabricantes, que, supõe-se, conhecem melhor os produtos que fazem. Finalmente, os materiais são desperdiçados quando produtos são danificados, fabricados fora das especificações ou precisam ser manufaturados novamente (retrabalho). Desperdícios podem ocorrer com pontas, sobras e falta de planejamento no trabalho. Lembrando Deming, guru da qualidade, qualidade é fazer certo da primeira vez. Certamente se pensarmos assim, estaremos trabalho contra o desperdício. Afinal, desperdício é dinheiro... é perda de dinheiro! 2. O que é o Programa "5S"? O 5S ou Programa 5S como também é conhecido, é um conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. O termo 5S é derivado de cinco palavras japonesas, todas iniciadas com a letra S. Na interpretação dos ideogramas que representam essas palavras, do japonês para o inglês, conseguiu-se encontrar palavras que iniciavam com a letra S e que tinham um significado aproximado do original em japonês. Porém, o mesmo não ocorreu com a tradução para o português, sendo então, comum a diversidade de seus significados, como também a escrita correta para os termos em japonês. A melhor forma encontrada para expressar a abrangência e profundidade do significado desses ideogramas foi acrescentar o termo "Senso de" antes de cada palavra em português que mais se aproximava do significado original. Assim, o termo original 5S ficou mantido, mesmo na língua portuguesa. O termo 'Senso de' significa "exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender". Significa ainda a "aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular". Ao conhecer o significado de cada S você poderá avaliar melhor o porquê do uso desse termo auxiliar. Apesar de ser considerado um programa simples e de fácil aplicação é comum não se perceber a sua prática no dia a dia. Por isso, a maioria das empresas ao decidir pela implantação de um sistema da qualidade, iniciam o trabalho de cultura na empresa, através do Programa 5s, uma vez que este programa objetiva a mudança de hábitos e atitudes. Convém ressaltar que este é um programa que pode ser aplicado em qualquer lugar e situação independente do número de pessoas envolvidas. Vale também ressaltar a diversidade existente na tradução dos 'esses', uma vez que a língua portuguesa é bastante ampla em seus significados. Convém, por parte de quem está implantando o programa, a escolha dos significados condizentes. A seguir serão apresentados os principais significados para o Programa 5s:

4 4 1º S 2º S JAPONÊS INGLÊS PORTUGUÊS Seiri Seiton Sorting Systematyzing Senso de Senso de Utilização Arrumação Organização Seleção Descarte Arrumação Ordenação Sistematização Classificação 3º S Seiso Sweeping Senso de Limpeza Conservação Zelo 4º S Seiketsu Sanitizing Senso de 5º S Shitsuke Self-disciplining Senso de Asseio Higiene Saúde Integridade Padronização Autodisciplina Educação Compromisso 3. A seqüência dos 5S Primeiro passo: seiri A seqüência dos 5S foi estabelecida visando a maior praticidade. Neste passo, seiri, separa-se o que é necessário para as atividades mais imediatas, deixando próximo, à mão, é identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades. Os objetos que forem desnecessários devem ser removidos para serem guardados, consertados ou descartados. Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o Senso de Utilização pressupõe que além de identificar os excessos e/ou desperdícios, estejamos também preocupados em identificar "o porquê do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acúmulo destes excessos volte a ocorrer. Na terminologia da Qualidade, denominamos esta ação de "bloqueio das causas". Esse primeiro passo contribui para desocupar espaços anteriormente ocupados por coisas desnecessárias as quais poluíam visualmente o ambiente, contribuindo para esconder objetos necessários e dispersa a atenção das pessoas. Uma conseqüência do seiri é tornar o ambiente

5 mais claro. Ao remover objetos desnecessários, objetos perdidos podem ser encontrados e os espaços abertos precisam ser limpos. Observe que este conceito pode ser aplicado em casa (na cozinha, na despensa, na geladeira, no quarto das crianças, etc.), na escola, no lazer, etc. Como exemplo, basta verificar aquele espaço da casa onde colocamos tudo que não serve, os brinquedos quebrados que não usamos mais, a roupa velha que guardamos, as revistas e jornais que jamais serão lidos novamente, dentre outros exemplos que você já deve estar imaginando. No sentido mais amplo, o Senso de Utilização abrange ainda outras dimensões. Nesta outra dimensão, ter Senso de Utilização é preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência, apenas com sentimentos valiosos. Segundo passo: seiton Ter Senso de Ordenação é definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar". Na definição dos locais apropriados, adota-se como critério a facilidade para estocagem, identificação, manuseio, reposição, retorno ao local de origem após uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros. Da mesma forma que o Senso de Utilização, este senso se aplica no seu dia-a-dia. Não é incomum para você as cenas de correria pela manhã à procura da agenda, dos documentos, dos cadernos, das chaves do carro, dos documentos do carro. E na hora de declarar o imposto de renda? É aquela luta para encontrar os documentos, os recibos, a declaração do ano anterior. E as idas e vindas ao mercado? Cada hora falta alguma coisa para comprar. Estas e outras cenas são evitáveis com aplicação do Senso de Ordenação. Na dimensão mais ampla, ter Senso de Ordenação é distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, à família, aos amigos. É ainda não misturar suas preferências profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decisões, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e não somente criticá-las. É a arrumação do que restou da triagem inicial. O que permaneceu no local precisa ser organizado em seus devidos lugares. Contribuem para essa organização: placas, sinalizadores, identificadores que podem conter símbolos, códigos, números, letras, formas e cores. Uma vez localizados e identificados, os objetos precisam ser limpos. Terceiro passo: seiso A limpeza é o terceiro passo do programa. Ter Senso de Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de decisões. O mais importante neste conceito não é o ato de limpar, mas o ato de "não sujar". Isto significa que além de limpar é preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, de 5

6 modo a podermos evitar que isto ocorra. Na Qualidade isto é chamado de bloqueio das causas. A limpeza precisa chegar à minúcia, ao detalhe. Se possível, deve virar mania. Deve se tornar algo de responsabilidade e da rotina de cada um dos envolvidos. Basta que seja feito um trabalho de conscientização. Importante é trabalhar de modo que a limpeza possa ser evitada, ou seja, quanto menos for sujado o ambiente de trabalho, menos tempo e material serão gastos na limpeza. Nesta fase, pode ser implantado um programa de coleta seletiva do lixo, o que muito colaborará neste processo. No conceito amplo, ter Senso de Limpeza é procurar ser honesto ao expressar, ser transparente, sem segundas intenções com os amigos, com a família, com os subordinados, com os vizinhos, etc. Quarto passo: seiketsu Consiste em manter tudo limpo e higiênico, praticando rotineiramente os três S anteriores. A prática dos 3S iniciais deve ser repetida a intervalos regulares, até que seja hábito. Ter Senso de Asseio significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. Significa ainda ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações. Quinto passo: shitsuke O quinto S, shitsuke, é a disciplina para que os demais S sejam praticados. É importante que essa disciplina se torne um padrão de comportamento entre todos os membros da organização, passando a fazer parte da cultura da empresa. Ter Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de", "se predispor a". Não se trata puro e simplesmente de uma obediência cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer. É importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina inteligente que é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros. Ter Senso de Autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre até dez), ter paciência, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspirações, respeitar o espaço e a vontade alheios. 4. Os passos e os ciclos 6

7 Os três S iniciais são operacionais e os dois demais são de sustentação. Cada um dos três iniciais corresponde a um passo na implantação dos Novos 5S. 7 1 SEIRI 2 SEITON 3 SEISO 4 SEIKETSU 5 SHITSUKE SENSOS OPERACIONAIS SENSOS DE SUSTENÇÃO Ao aplicar os três S operacionais, os praticantes estão sendo sensibilizados ao mesmo tempo para o quarto e o quinto S. É a prática dos três S iniciais que provoca a conscientização de cada praticante para os S de sustentação, seiketsu e shitsuke. Portanto, ao aplicar o terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. Como todo aprendizado, no primeiro ciclo a prática é quase mecânica. No segundo ciclo, a prática melhora e aprende-se mais. O primeiro ciclo exige muita orientação. Dúvidas surgem a cada momento, durante a aplicação. A atuação solo, isto é, sem assistência externa, pode ocorrer no segundo ou no terceiro ciclo. Em geral, no terceiro ciclo pode começar o ajuste fino no processo. No quarto ciclo a prática dos 5S pode estar sendo um hábito sadio. A estabilidade dos procedimentos e a melhoria contínua do processo podem estar praticamente asseguradas. 5. O processo de mudança A mudança física e aparente As pessoas costumam vestir-se apropriadamente para cada ambiente social e profissional, adequando-se a sua aparência. Assim, o mecânico de uma oficina de automóveis suja entra no trabalho com roupa que pode sujar. Entretanto, o médico, mesmo que tenha risco de sujar-se, veste roupa branca. A técnica dos Novos 5S preconiza a eliminação dos problemas na origem, não nos efeitos. O que se busca não é atenuar o efeito, porém eliminar a causa. Não se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. Um ambiente sujo autoriza qualquer pessoa a sujá-lo mais ainda. Por exemplo, um banheiro sujo, com lixo e papel higiênico jogado no chão. Não há como evitar que fique cada vez mais sujo. Por outro lado um ambiente limpo não necessita de nenhum aviso para evitar, por exemplo, que se jogue papel no chão. De nada adianta um enorme aviso proibindo jogar entulho em um terreno abandonado, sujo, cheio de mato e lixo. O aviso não é compatível com o local e já está desacreditado. Do mesmo modo, uma ordem de manufatura de um produto com alta qualidade, conforme especificação rigorosa, não é compatível com um ambiente hostil e deteriorado, com equipamentos velhos e obsoletos. Em resumo, o ambiente fala, às vezes, mais forte que a sinalização, os comunicados e ordens escritas. Mudança comportamental

8 O ambiente criado dentro de um templo convida os seus fiéis à oração, reflexão e meditação. Um dia chuvoso e escuro não contribui favoravelmente para o humor das pessoas, enquanto um dia ensolarado pode melhorar a disposição delas. O ambiente físico pode induzir determinadas atitudes nas pessoas. As cores seguramente podem exercer uma influência significativa. Os odores, os ruídos, o ar idem. 6. Modelo japonês A cultura oriental e em particular a japonesa parece não exigir explicações tão profundas para tudo. Por exemplo, na prática das artes marciais, poucas explicações são dadas e muitas exercícios exigidos. O único conceito de conhecimento comum é o kihon, cujo significado é base. Sobre essa base de movimentos elementares se apóiam todas as seqüências do aprendizado de defesa e de ataque. Igualmente, no caso dos 5S, os conceitos fundamentais, representados por cinco palavras, apóiam todos os procedimentos e muitos outros instrumentos de gestão. Conforme esse modelo, a aplicação do primeiro esse, o seiri, ocorre sem muitos conhecimentos prévios, que vão sendo desenvolvidos e enriquecidos pela prática. O segundo S fortalece esse conhecimento, o terceiro ajuda a consolidá-lo e assim por diante, chegando aos S de sustentação, seiketsu e shitsuke quase naturalmente. Portanto, de acordo com o modelo japonês, o ambiente muda sem que o conhecimento esteja totalmente dominado, e a própria mudança ambiental fornece meios para a criação do conhecimento. A fixação do conhecimento passa por um amadurecimento interior, conseqüência de uma conscientização do que está sendo feito. Para os ocidentais, quase tudo parece ser um processo de tentativa e erro, portanto bastante empírico. A recomendação da aplicação de pelo menos três ciclos para assegurar a permanência e sustentação do processo dos 5S parece justificar-se pela fixação de um hábito, tornando os procedimentos elementares automáticos, como se fossem reflexos. 8. O 5S e o dia-dia A contratação de uma faxineira periodicamente pode nos transmitir a certeza de ter a casa sempre limpa e organizada. A faxineira é capaz de dispor adequadamente todo o mobiliário e utensílios da casa, retirar a sujeira do chão, do teto, das gavetas, organizar os armários e prateleiras. Porém, é fato que algum tempo depois de executado seu trabalho, às vezes horas depois, os chinelos estarão novamente espalhados e fora do lugar, o tapete sujo, gavetas desarrumadas, livros e revistas espalhados etc. Além da arrumação visível, a faxineira não é capaz de identificar se os remédios devem ficar aqui ou ali. Se estão no lugar que deveriam estar, se estão vencidos e devem ser descartados, se os eletrodomésticos estarão sempre disponíveis em seus lugares, fáceis de serem encontrados, limpos, e em perfeito estado. Se os procedimentos dos membros da família no cotidiano refletem preocupação com a segurança, com economia, com o não desperdício, com a afetividade e a compreensão. Não é incomum adquirir um novo abridor de lata pois não encontramos o antigo. Os armários e gavetas estarem sendo ocupados por objetos sem serventia. Alimentos sendo consumidos com data de validade vencida. Crianças se acidentando com facas ou fósforos esquecidos sobre algum móvel. Televisão ligada para a sala vazia. Luzes acesas a iluminar o nada para 8

9 ninguém. A comida feita em excesso indo para o lixo. Objetos entulhados nos cantos ocupando espaço desnecessário. Muitas outras cenas como estas também não são incomuns. Basta parar e observar. Da mesma forma como a faxineira, o trabalho dos garis não impede que haja lixo nas calçadas das cidades e que as lixeiras públicas, colocadas estrategicamente, permaneçam vazias ou depredadas. A partir destes exemplos, você pode avaliar a aplicação dos conceitos dos 5 sensos na sua vida cotidiana e como podem ajudar a melhorar a sua rotina, o seu bolso, o seu ambiente e, constituir um instrumento de educação para o convívio com seu dia-a-dia. 8. Fases para a Implantação FASES DA IMPLANTAÇÃO SENSOS PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO MANUTENÇÃO UTILIZAÇÃO Identificar o que é necessário para execução da tarefas e por que necessitamos daquilo. Prover o que é necessário para execução das tarefas e descartar aquilo julgado desnecessário ou em excesso. ORDENAÇÃO LIMPEZA ASSEIO AUTODISCI PLINA Definir onde e como dispor os itens necessários para a execução das tarefas. Identificar as fontes de sujeira, identificar causas, limpar e planejar a eliminação das fontes de sujeira. Identificar os fatores higiênicos de risco nos locais de trabalho e planejar ações para eliminá-los. Identificar nãoconformidades com os padrões existentes e as oportunidade de melhorias para os 4 outros sensos. Guardar, acondicionar e sinalizar de acordo com as definições feitas na fase anterior. Eliminar as fontes de sujeira. Eliminar os riscos do ambiente de trabalho ou atenuar seus efeitos. Eliminar as nãoconformidades encontradas na fase anterior. Consolidar os ganhos obtidos na fase de implantação de forma a garantir que os avanços e ganhos serão mantidos. Padronizar as ações de bloqueio que se mostraram eficazes na eliminação das causas. Promover ações de bloqueio contra reincidência (mecanismo à prova de bobeiras). Conclusão: A evolução da consciência pode ser medida pelo grau com que o estímulo externo à ação tende ao estímulo espontâneo. A consciência inferior é estimulada à ação por influências exteriores à ação por um movimento iniciado em seu próprio interior. Annie Besant - Dharma 9 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: